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Firmenguidline Aufbau Social Media

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  • 1. Social Media GuidelinesProlog:Soziale Netzwerke werden während der Arbeitszeit genutztSoziale Netzwerke erfreuen sich riesiger Beliebtheit und sind in allen Bevölkerungsschichtenverbreitet. Allein auf Facebook tummeln sich weit über 2 Mio Schweizer. Und die Hälftedavon loggt sich täglich mindestens einmal ein. Das bedeutet: Egal ob ein Unternehmendiese neuen Medien nutzt oder nicht, ein Grossteil seiner Belegschaft ist selbst aktiv aufFacebook & Co. Und dies oft auch während der Arbeitszeit.Facebook & Co zu blockieren ist zwecklosNatürlich gibt es technische Hilfsmittel, um diese Plattformen zu sperren und damit denZugang zu den Social Networks aus dem Firmennetzwerk für die Mitarbeiter zu unterbinden.Aber das ist wenig wirksam. Denn mit den heutigen Smartphones umgehen die Mitarbeiterdiese Barriere problemlos mit ihrem persönlichen Gerät. Wenn jemand also während derArbeit Zeit in den Social Networks verbringen will, dann kann er das.Zugang zu sozialen Medien relevant für StellenwahlKommt dazu, dass ein Unternehmen, das zu einem solchen Schritt greift, wenig Sympathienauslöst und für Stellensuchende sogar zu einem No-Go werden kann. Denn für jungequalifizierte Arbeitsnehmer ist es heute ein relevanter Entscheidungsfaktor bei der Wahlihres Arbeitgebers, ob Social Networks geblockt werden oder nicht.ciaramella & partner, Rolandstrasse 8, 8004 ZürichT: 044 536 68 38 I info@ciaramella-partner.ch I www.ciaramella-partner.ch Authentic I Reliable I Consistent
  • 2. Leitfaden schafft mehrfach positiven EffektDer wesentlich konstruktivere Weg ist, dass man Facebook & Co nicht sperrt und dessenNutzung auch nicht a priori verhindert. Sondern, dass man die Mitarbeiter schult, auf dieGefahren und Risiken von sozialen Netzwerken hinweist und sie sogar motiviert, diese imSinne des Unternehmens zu nutzen. Mit einem Leitfaden, einer sogenannten Social MediaGuideline, erzeugt ein Unternehmen in mehreren Aspekten einen positiven Effekt:1. Er schafft Klarheit und Sicherheit im Umgang der Mitarbeiter mit sozialen Netzwerken.2. Er wirkt attraktiv für junge, qualifizierte Arbeitnehmer, weil sie ihren beliebtesten Kommunikationskanal nutzen dürfen.3. Die Mitarbeiter werden zu Botschaftern des Unternehmens in den sozialen Netzwerken und helfen, unternehmensrelevante Informationen zu verbreiten oder zu melden. Wir haben im Folgenden die 10 wichtigsten Verhaltensregeln aufgelistet, die einen sicheren Umgang in der Kommunikation in sozialen Netzwerken ermöglichen. Halten sich die Mitarbeiter an diese 10 Verhaltensregeln, so droht einer Firma kein Ungemach, wenn sie den Zugang auf Facebook & Co. auch vom Firmen-Netzwerk aus zulässt.Social Media Guidelinesciaramella & partner, Rolandstrasse 8, 8004 ZürichT: 044 536 68 38 I info@ciaramella-partner.ch I www.ciaramella-partner.ch Authentic I Reliable I Consistent
  • 3. 1. Während der Arbeitszeit muss die Arbeit erledigt werden.Im Grundsatz gilt ganz unabhängig von der Frage, wie man soziale Netzwerke sinnvoll nutzt:Die Arbeit hat während der Arbeitszeit Vorrang.Hat man Zugriff auf die Echtzeitmedien wie Facebook und Twitter, wird man schnell verleitet,immer mal wieder einen Blick in die Statusmeldungen der Freunde zu riskieren. Die Gefahrdabei ist, dass man sich in den unzähligen Meldungen verliert und dadurch schnell viel Zeitverstreicht. Die durchschnittliche Nutzungszeit pro Zugriff auf Facebook beträgtbeispielsweise rund 20 Minuten.2. Verwenden Sie Ihren echten Namen und seien Sie authentisch.Wirkt eine Person, die offensichtlich einen Fantasienamen oder eine Comicfigur als Profilfotoverwendet, glaubwürdig? Würden Sie dieser Person etwas anvertrauen oder sie für vollnehmen? Eben. Das gilt im Privaten und noch viel mehr im geschäftlichen Umfeld. Wenn Siedas Vertrauen Ihrer Geschäftskunden gewinnen und erfolgreich Geschäfte abschliessenmöchten, dann müssen Sie sich auch zu erkennen geben und Ihren echten Namen nennen.Veröffentlich Sie auch ein ansprechendes Foto um noch mehr Transparenz und Vertrauenauszustrahlen. Geben Sie zudem an, was Ihrer Funktion im Unternehmen ist, insbesonderewenn Sie zu Themen rund um eigene Produkte und Services im Internet kommentieren.Übrigens: Auch das Eröffnen von 2 Personenprofilen – eins für das private Netzwerk undeins für das geschäftliche – macht wenig Sinn. Erstens widerspricht das den meistenNutzungsbedingungen der sozialen Netzwerke, zweitens wirkt es nicht authentisch und fliegtfrüher oder später auf und drittens ist es im Handling extrem anspruchsvoll.3. Übernehmen Sie Verantwortung für Ihre Aussagen und Handlungen.Wie und was Sie auch immer im Internet und speziell in sozialen Netzwerken publizieren,kommentieren oder einfach nur bewerten, seien Sie sich bewusst, dass diese Handlungenfür lange Zeit und für ein grosses Publikum sichtbar bleiben. Mit einer falschen Aussage,einem unpassenden Kommentar oder auch nur dem Beitritt in eine merkwürdige Gruppeschaden Sie nicht nur Ihrem persönlichen Ruf, sondern bald einmal auch dem IhresArbeitgebers – ganz unabhängig, ob Sie dies als Privatperson oder als Vertreter einer Firmatun,Es zirkulieren immer wieder Screenshots von unglücklichen oder sogar peinlichenKommentaren von Firmenvertretern, die dadurch weit über das persönliche Netzwerk hinausverbreitet werden und so die dumme Handlung einer noch viel grösseren Zielgruppe sichtbarmachen – sogar dann, wenn die ursprüngliche Aussage schon längst wieder gelöschtworden sind.4. Das Urheberrecht gilt auch im Internet.Im Internet findet man eine schier unendliche Fülle an Informationen und Daten.Insbesondere Fotos und Grafiken gibt es zu jedem erdenklichen Thema in diversenVersionen, Grössen und Qualitäten. Wenn immer Sie solche im Internet gefundenen Bilderoder Informationen verwenden und selbst in irgendeiner Form Nutzen oder veröffentlichenmöchten, bedenken Sie, dass dafür Datenschutzbestimmungen, Urheber-, Persönlichkeits-und Markenrechte gelten. Klären Sie in jedem Fall genau ab, wie es um die Rechte steht undkaufen Sie wenn nötig die entsprechenden Nutzungsrechte ein.ciaramella & partner, Rolandstrasse 8, 8004 ZürichT: 044 536 68 38 I info@ciaramella-partner.ch I www.ciaramella-partner.ch Authentic I Reliable I Consistent
  • 4. 5. Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse bleiben intern.Jedes Unternehmen hat vertrauliche Informationen, welche nicht für die Öffentlichkeitgedacht sind. Diese dürfen nicht an Dritte kommuniziert werden. Unstimmigkeiten imUnternehmen oder Probleme mit Partner und Kunden sollten zuerst intern bearbeitet undnicht veröffentlicht werden. Selbst schon die Nennung der Partner und Kunden, auch in einerpositiven Angelegenheit, sollte mit der eigenen Unternehmensführung abgesprochen sein.Eventuell darf über die bevorstehende Zusammenarbeit wegen bestimmten Situationen(noch) nicht kommuniziert werden. Insbesondere Anfragen der Presse sollten nie selberbeantwortet werden, sondern direkt an die verantwortliche Stelle im Unternehmen verwiesenwerden.6. Gehen Sie respektvoll mit anderen um.In der Kommunikation über Internet passiert es immer wieder, dass Aussagen undKommentare vom Empfänger anders verstanden und interpretiert werden als vom Absender.Lassen Sie im Zweifelsfall den Text von einer unbeteiligten Person gegenlesen. Seien Sieimmer höflich und respektieren Sie die Meinungsfreiheit. Wenn Sie provoziert werden undnicht wissen, wie Sie darauf reagieren sollen, kontaktieren Sie einen erfahreneren Mitarbeiteroder Ihre Kommunikationsabteilung. Grundsätzlich sollten Sie andere Personen im Internetimmer so behandeln, wie Sie gerne behandelt werden möchten.7. Leben Sie eine offene Fehlerkultur.Fehler sind menschlich und passieren. Wann immer möglich, sollten diese natürlichvermieden werden. Wenn Ihnen ein Fehler oder Irrtum unterlaufen ist, stehen Sie dazu.Versuchen Sie es nicht zu bestreiten, zu vertuschen oder sogar nachträglich eine Aussagezu löschen. Im Gegenteil: Stellen Sie es einfach richtig, entschuldigen Sie sich der erklärenSie, warum Sie die ursprüngliche Aussage gemacht haben. Wer zu seinen Fehlern steht, derwirkt authentisch, dem wird viel schneller verziehen und der kann den ganzen Sachverhaltsogar in eine positive Richtung drehen und dadurch Sympathien gewinnen.8. Veröffentlichen Sie Inhalt mit Mehrwert.Facebook, Twitter & Co. werden überflutet mit Informationen. Ein Grossteil davon istbelanglos. Heben Sie sich aus dieser Masse von unnützen Informationen heraus, in dem Sieinteressanten und für Ihre Freunde relevanten Inhalt publizieren. Dadurch werden Sie alsspannende und kompetente Person wahrgenommen und Ihre Publikationen werden mehrbeachtet. Überlegen Sie sich also immer aus der Sicht Ihres Zielpublikums, ob die neueStatusmeldung wirklich interessant oder hilfreich ist. Aber Achtung: Reduzieren Sie„interessant und relevant“ nicht auf reine Fachinformationen. Das wäre langweilig.Interessant für Ihr Zielpublikum sind auch Informationen zu Ihrer Person, zu Ihren Hobbies,zu Ihren Freizeitaktivitäten.Das bedeutet, um wirklich als spannende Person wahrgenommen zu werden, vermischt sichPrivates und Geschäftliches fast zwangsläufig. Genau diese Tatsache ist vielen Nutzern aufden ersten Blick ein Dorn im Auge oder ein Hinderungsgrund, soziale Netzwerke überhauptgeschäftlich zu nutzen. Doch worüber sprechen wir mit unseren Geschäftspartnern vor odernach dem Meeting, auf dem Weg zur Arbeit, beim gemeinsamen Businesslunch? Genau.Über die letzten Ferien, die Golfrunde vom Vorabend, den neusten Kinofilm, über den erstenSchultag des Kindes, etc. Genau über diesen „privaten“ Austausch lernen wir dasGegenüber richtig kennen, schaffen eine Vertrauensbasis und eine menschliche Sympathie.Und genau dieselbe Wirkung kann man in den sozialen Netzwerken erzielen.ciaramella & partner, Rolandstrasse 8, 8004 ZürichT: 044 536 68 38 I info@ciaramella-partner.ch I www.ciaramella-partner.ch Authentic I Reliable I Consistent
  • 5. Übrigens: Auch für Firmenauftritte in den sozialen Netzwerken gilt: Ein guter Mix anInformationen wirkt am spannendsten: ¼ Fachinformationen, ¼ Unternehmensinformationen,¼ Unternehmenskultur und ¼ direkte Interaktion mit Fans (Wettbewerbe, Fragen,Feedback).9. Zeigen Sie Engagement.Wenn Sie sich dazu entschliessen, in den sozialen Netzwerken aktiv zu sein, dann tun Siedas konsequent und nachhaltig. Kommunizieren Sie nicht eine Woche fünfmal am Tag umdanach wieder 2 Monate gar nicht zu kommunizieren. Wenn Sie Kommentar erhalten oderFragen gestellt werden, dann reagieren Sie zeitnah. Und gehen Sie insbesondere auch aufKritik ein. Fördern Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter und spornen Sie sie insbesonderean, wichtige Unternehmensinformationen in den sozialen Netzwerken weiter zu verbreiten.10. Halten Sie die Augen und Ohren offenBeobachten und Zuhören sind wichtige Grundsätze im Zusammenhang mit einem SocialMedia Engagement. Nur wer zuerst zuhört, kann sich auch richtig einbringen und nur werbeobachtet, erfährt, wenn irgendwo über etwas Interessantes diskutiert wird.Im Fall eines Unternehmens gilt das auch für Mitarbeiter, welche keine direkte Rolle in derSocial Media Strategie der Firma haben. Denn vielleicht stolpert ein Mitarbeiter per Zufallüber einen positiven oder negativen Beitrag über das Unternehmen, über eine wichtigeInformation aus der Branche, über einen interessanten Kandidaten für eine offene Stelle, etc.Fördern Sie, dass Mitarbeiter Ihres Unternehmens auf relevante Beiträge dieser Art achtenund diese an die geeignete Stelle im Unternehmen weiterleiten.ciaramella & partner, Rolandstrasse 8, 8004 ZürichT: 044 536 68 38 I info@ciaramella-partner.ch I www.ciaramella-partner.ch Authentic I Reliable I Consistent

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