Salon 1 23 jueves 9 10 Ponencia: Modernización y Administración de la Información Conferencista: Ing. Luis Martínez-Negrete Gasque Puesto: Managing Consultant Kodak Solutions for Business Empresa/Dependencia: KODAK

1. Solutions for Business
Modernización y Administración de la Información
Septiembre 2010

2. Solutions for Business 2
Contenido
• ¿Qué es Información?
• Importancia de la Información
• Administración de la Información
• Gobierno y la Información
• Modernización Gubernamental

3. Solutions for Business 3
¿Qué es Información?
Datos
Información
Conocimiento
Los datos, dentro de un contexto
contienen información, que, a través del
uso y la experiencia se convierte en
conocimiento.
Información: Comunicación o adquisición de conocimientos que permiten ampliar o
precisar los que se poseen sobre una materia determinada.
Dato: Documento, testimonio, fundamento.
Conocimiento: Entendimiento, inteligencia, razón natural.
Los datos y la información se almacenan para transmitir conocimiento

4. Solutions for Business 4
Importancia de la Información
La Información...
• ayuda a obtener conocimiento (educar, entrenar...)
• facilita el control (no hay control sin retroalimentación)
• permite tomar decisiones (no se debe tomar decisiones sin información)
• influencia acciones y actitudes (qué debemos y qué no debemos hacer?)
La información se ha convertido en un recurso igual de valioso que la gente o el capital.
El know-how (conocimiento) es el capital intelectual –y a veces el único capital– de las
empresas.
El conocimiento ya no es un recurso más, el conocimiento ahora es el recurso central que
permite innovar y obtener ventajas competitivas. La información es la parte fundamental
de toda empresa.
Los archivos son instrumentos de la historia

5. Solutions for Business 5
Administración de la Información
Primero hay que administrar los datos y la información (documentos, registros...) para
después poder administrar el conocimiento (buscar, filtrar, analizar, resumir...).
Un documento cuesta:
$1usd para almacenar
$5usd para recuperar
$120usd para encontrar un documento mal archivado.
$220usd para reproducir un documento perdido.
Fuente: EMC2
Almacenar datos representa un costo que, en
muchos casos, no representa ningún beneficio,
inclusive es visto como un mal necesario (la ley
nos obliga a...).
Lo cierto, es que si se logra administrar la
información y el conocimiento exitosamente,
esta se se convertirá en uno de los mayores
activos de cualquier organización.
El 7.5% de la documentación se pierde.
El 3% restante se archiva mal
Fuente: PriceWaterhouseCoopers
Los profesionales gastan entre el 5 y 15% de su
tiempo leyendo información, y hasta 50%
buscándola. Fuente: Gartner Group
2 de cada 5 compañías que sufren un desastre, se
salen del negocio en 5 años. Fuente: Gartner Group
La administración de la información es un conjunto de actividades para
explotar, compartir y desarrollar el capital intelectual que posee una
organización.
La administración de la información es el arte de transformar los datos en un
valor tangible (para esto, la información debe ser principalmente: precisa,
actualizada, completa y oportuna).

6. Solutions for Business 6
Gobierno y la Información
Todos los países necesitan gobernantes que administren los recursos
económicos y establezcan leyes para vivir en armonía.
Para vivir en armonía (paz social), el gobierno debe mantener la seguridad y el
orden público, y para esto es necesario, entre otras cosas, registrar y
salvaguardar los actos más importantes de los ciudadanos (nacimiento,
matrimonio, escrituras, registro vehicular, pagos, etc.) con el fin de dar certeza
jurídica y habilitar la protección de los derechos.
Por lo tanto, una de las tareas más importantes del gobierno es resguardar y
administrar nuestros registros. El gobierno es el custodio de los registros
ciudadanos.
Ya que el gobierno tiene esta muy importante tarea, ¿no hace sentido
transformar este “mal necesario” en un valioso activo?

7. Solutions for Business 7
¿Porqué Modernizarse?
Ø Los tiempos actuales nos obligan a
optimizar procesos y procedimientos con
el fin de alcanzar más logros con
menos presupuesto.
Ø La ciudadanía demanda cada vez más y
mejores servicios.
Ø La globalización supone que para ser
competitivos a nivel mundial, los
ciudadanos necesitan cada vez más del
apoyo de un gobierno eficiente.
Ø Mientras más somos, más compleja es
la administración.

8. Solutions for Business 8
Gobierno Moderno
Ecológico
Gobierno Moderno
Eficiente Accesible Transparente Seguro
Simplificación
operativa
Optimización de
costos y recursos
Sustentable
Mejora continua
Trámites ágiles y
sencillos
Facilidad de acceso
(transacciones
simultaneas, internet)
Excelencia en el
servicio
Auditable
Visible
Mejor percepción
ciudadana
Confianza para atraer
inversiones
Preservación de la
Información
Reducción de riesgos
en la pérdida, filtrado
y mal uso de la
información
Continuidad de los
Servicios
Estrategia
de Negocio y TI
Administración
del Cambio
Desarrollo e implantación
de modelos operativos
Integración
de Sistemas
Gestión
de Proyectos
Desarrollos
a la Medida
Arquitectura
El éxito es el resultado del correcto manejo de la información
Uso eficiente del
papel
Uso eficiente de los
recursos (energía,
agua, gasolina, etc.)
Comprometido con
el medio ambiente
InformaciónTecnologíaGente

9. Solutions for Business 9
Ejemplo, modernización - Situación Actual
Crear Solicitud
Imprimir Solicitud
Copiar Solicitud
Firmar Solicitud
Enviar Solicitud
Recibir y Organizar
Firmar Solicitud
Aprobar Solicitud
Copiar SolicitudEnviar Solicitud
Entregar Servicio
Recibir y Organizar
En la mayoría de las grandes dependencias, el sistema de aprobación y autorización para la
ejecución de obras, esta distribuido a lo largo y ancho de la organización. Esto suele significar
gastos importantes en papel, mensajería y tiempo.

10. Solutions for Business 10
Ejemplo, modernización a través de la digitalización
Firmar Solicitud
Imprimir Solicitud
Copiar SolicitudFirmar Solicitud
Enviar Solicitud
Aprobar Solicitud
Copiar SolicitudEnviar Solicitud
Crear Solicitud
Entregar Servicio
Recibir y Aprobar
Recibir y Ejecutar
Al migrar la información a un formato digital y utilizar un administrador de contenidos, se
pueden eliminar los gastos de impresión, copiado, envío y organización documental.
Aumentan los controles de acceso a la información, se mejoran considerablemente los
tiempos de respuesta y los procesos se optimizan.

11. Solutions for Business 11
Claves para la modernización
Puntos clave para una modernización exitosa
• Conocimiento
• Entendimiento
• Aceptación
• Adaptación al Cambio
• Herramientas adecuadas
• Alineación con iniciativas
• Explotar
• Inteligencia
• Poder
Gente Tecnología Información
• Conocimiento del Cambio: Sé que va a haber un cambio pero no sé de que
se trata.
• Entendimiento del Cambio: Sé que va a haber un cambio y entiendo porque
es necesario.
• Aceptación del Cambio: Comprendo el cambio y estoy de acuerdo en el.
• Adopción del Cambio: Soy parte del cambio.
Nivelde
Compromiso
Tiempo
Adopción del Cambio
Aceptación del Cambio
Entendimientodel
Cambio
Conocimientodel Cambio
• Red
• Almacenamiento (SAN, NAS)
• Administradores de documentos y contenido (EDM, ECM)
• Inteligencia de Negocio (Business Intelligence, Data Mart, Data Mining,
Meaning based computing)

12. Solutions for Business 12
Claves para la modernización de información
La administración de Información incluye las siguientes 3 dimensiones:
Gestión de Contenido
Gestión de Contenido
Empresarial
Portal Web / Intranet
Colaboración Empresarial
Búsqueda Empresarial
Gestión de Datos
Gobierno de Datos
Gestión de Meta Data
Réplica de Datos
Gestión de Datos Maestros
Inteligencia de Negocio (BI)
Integración de Datos
Data Warehousing
Análisis y Reporteo
Minería de Datos
Se refiere a lo relativo al resguardo y administración de la
información (papel, bytes, cintas, videos...); definición de usuarios
y perfiles, dueños, metadata, etc.
Es todo lo relevante al flujo de trabajo, ciclo de vida de la
información, forma de acceso, metodología de colaboración, etc.
Explotar la información de tal forma que se pueda obtener
conocimiento a partir de ella que sirva para nuevas oportunidades
de negocio/servicio.
Gestión de
Datos
Gestión de
Contenidos
Inteligencia de
Negocio
Seguridad

13. © Kodak 2010
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