Modernización y Administración de la Información

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Salon 1 23 jueves 9 10
Ponencia: Modernización y Administración de la Información
Conferencista: Ing. Luis Martínez-Negrete Gasque
Puesto: Managing Consultant Kodak Solutions for Business
Empresa/Dependencia: KODAK

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Modernización y Administración de la Información

  1. 1. Solutions for Business Modernización y Administración de la Información Septiembre 2010
  2. 2. Solutions for Business 2 Contenido • ¿Qué es Información? • Importancia de la Información • Administración de la Información • Gobierno y la Información • Modernización Gubernamental
  3. 3. Solutions for Business 3 ¿Qué es Información? Datos Información Conocimiento Los datos, dentro de un contexto contienen información, que, a través del uso y la experiencia se convierte en conocimiento. Información: Comunicación o adquisición de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia determinada. Dato: Documento, testimonio, fundamento. Conocimiento: Entendimiento, inteligencia, razón natural. Los datos y la información se almacenan para transmitir conocimiento
  4. 4. Solutions for Business 4 Importancia de la Información La Información... • ayuda a obtener conocimiento (educar, entrenar...) • facilita el control (no hay control sin retroalimentación) • permite tomar decisiones (no se debe tomar decisiones sin información) • influencia acciones y actitudes (qué debemos y qué no debemos hacer?) La información se ha convertido en un recurso igual de valioso que la gente o el capital. El know-how (conocimiento) es el capital intelectual –y a veces el único capital– de las empresas. El conocimiento ya no es un recurso más, el conocimiento ahora es el recurso central que permite innovar y obtener ventajas competitivas. La información es la parte fundamental de toda empresa. Los archivos son instrumentos de la historia
  5. 5. Solutions for Business 5 Administración de la Información Primero hay que administrar los datos y la información (documentos, registros...) para después poder administrar el conocimiento (buscar, filtrar, analizar, resumir...). Un documento cuesta: $1usd para almacenar $5usd para recuperar $120usd para encontrar un documento mal archivado. $220usd para reproducir un documento perdido. Fuente: EMC2 Almacenar datos representa un costo que, en muchos casos, no representa ningún beneficio, inclusive es visto como un mal necesario (la ley nos obliga a...). Lo cierto, es que si se logra administrar la información y el conocimiento exitosamente, esta se se convertirá en uno de los mayores activos de cualquier organización. El 7.5% de la documentación se pierde. El 3% restante se archiva mal Fuente: PriceWaterhouseCoopers Los profesionales gastan entre el 5 y 15% de su tiempo leyendo información, y hasta 50% buscándola. Fuente: Gartner Group 2 de cada 5 compañías que sufren un desastre, se salen del negocio en 5 años. Fuente: Gartner Group La administración de la información es un conjunto de actividades para explotar, compartir y desarrollar el capital intelectual que posee una organización. La administración de la información es el arte de transformar los datos en un valor tangible (para esto, la información debe ser principalmente: precisa, actualizada, completa y oportuna).
  6. 6. Solutions for Business 6 Gobierno y la Información Todos los países necesitan gobernantes que administren los recursos económicos y establezcan leyes para vivir en armonía. Para vivir en armonía (paz social), el gobierno debe mantener la seguridad y el orden público, y para esto es necesario, entre otras cosas, registrar y salvaguardar los actos más importantes de los ciudadanos (nacimiento, matrimonio, escrituras, registro vehicular, pagos, etc.) con el fin de dar certeza jurídica y habilitar la protección de los derechos. Por lo tanto, una de las tareas más importantes del gobierno es resguardar y administrar nuestros registros. El gobierno es el custodio de los registros ciudadanos. Ya que el gobierno tiene esta muy importante tarea, ¿no hace sentido transformar este “mal necesario” en un valioso activo?
  7. 7. Solutions for Business 7 ¿Porqué Modernizarse? Ø Los tiempos actuales nos obligan a optimizar procesos y procedimientos con el fin de alcanzar más logros con menos presupuesto. Ø La ciudadanía demanda cada vez más y mejores servicios. Ø La globalización supone que para ser competitivos a nivel mundial, los ciudadanos necesitan cada vez más del apoyo de un gobierno eficiente. Ø Mientras más somos, más compleja es la administración.
  8. 8. Solutions for Business 8 Gobierno Moderno Ecológico Gobierno Moderno Eficiente Accesible Transparente Seguro Simplificación operativa Optimización de costos y recursos Sustentable Mejora continua Trámites ágiles y sencillos Facilidad de acceso (transacciones simultaneas, internet) Excelencia en el servicio Auditable Visible Mejor percepción ciudadana Confianza para atraer inversiones Preservación de la Información Reducción de riesgos en la pérdida, filtrado y mal uso de la información Continuidad de los Servicios Estrategia de Negocio y TI Administración del Cambio Desarrollo e implantación de modelos operativos Integración de Sistemas Gestión de Proyectos Desarrollos a la Medida Arquitectura El éxito es el resultado del correcto manejo de la información Uso eficiente del papel Uso eficiente de los recursos (energía, agua, gasolina, etc.) Comprometido con el medio ambiente InformaciónTecnologíaGente
  9. 9. Solutions for Business 9 Ejemplo, modernización - Situación Actual Crear Solicitud Imprimir Solicitud Copiar Solicitud Firmar Solicitud Enviar Solicitud Recibir y Organizar Firmar Solicitud Aprobar Solicitud Copiar SolicitudEnviar Solicitud Entregar Servicio Recibir y Organizar En la mayoría de las grandes dependencias, el sistema de aprobación y autorización para la ejecución de obras, esta distribuido a lo largo y ancho de la organización. Esto suele significar gastos importantes en papel, mensajería y tiempo.
  10. 10. Solutions for Business 10 Ejemplo, modernización a través de la digitalización Firmar Solicitud Imprimir Solicitud Copiar SolicitudFirmar Solicitud Enviar Solicitud Aprobar Solicitud Copiar SolicitudEnviar Solicitud Crear Solicitud Entregar Servicio Recibir y Aprobar Recibir y Ejecutar Al migrar la información a un formato digital y utilizar un administrador de contenidos, se pueden eliminar los gastos de impresión, copiado, envío y organización documental. Aumentan los controles de acceso a la información, se mejoran considerablemente los tiempos de respuesta y los procesos se optimizan.
  11. 11. Solutions for Business 11 Claves para la modernización Puntos clave para una modernización exitosa • Conocimiento • Entendimiento • Aceptación • Adaptación al Cambio • Herramientas adecuadas • Alineación con iniciativas • Explotar • Inteligencia • Poder Gente Tecnología Información • Conocimiento del Cambio: Sé que va a haber un cambio pero no sé de que se trata. • Entendimiento del Cambio: Sé que va a haber un cambio y entiendo porque es necesario. • Aceptación del Cambio: Comprendo el cambio y estoy de acuerdo en el. • Adopción del Cambio: Soy parte del cambio. Nivelde Compromiso Tiempo Adopción del Cambio Aceptación del Cambio Entendimientodel Cambio Conocimientodel Cambio • Red • Almacenamiento (SAN, NAS) • Administradores de documentos y contenido (EDM, ECM) • Inteligencia de Negocio (Business Intelligence, Data Mart, Data Mining, Meaning based computing)
  12. 12. Solutions for Business 12 Claves para la modernización de información La administración de Información incluye las siguientes 3 dimensiones: Gestión de Contenido Gestión de Contenido Empresarial Portal Web / Intranet Colaboración Empresarial Búsqueda Empresarial Gestión de Datos Gobierno de Datos Gestión de Meta Data Réplica de Datos Gestión de Datos Maestros Inteligencia de Negocio (BI) Integración de Datos Data Warehousing Análisis y Reporteo Minería de Datos Se refiere a lo relativo al resguardo y administración de la información (papel, bytes, cintas, videos...); definición de usuarios y perfiles, dueños, metadata, etc. Es todo lo relevante al flujo de trabajo, ciclo de vida de la información, forma de acceso, metodología de colaboración, etc. Explotar la información de tal forma que se pueda obtener conocimiento a partir de ella que sirva para nuevas oportunidades de negocio/servicio. Gestión de Datos Gestión de Contenidos Inteligencia de Negocio Seguridad
  13. 13. © Kodak 2010 ¿Preguntas?

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