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Modernización y Administración de la Información

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Salon 1 23 jueves 9 10 ...

Salon 1 23 jueves 9 10
Ponencia: Modernización y Administración de la Información
Conferencista: Ing. Luis Martínez-Negrete Gasque
Puesto: Managing Consultant Kodak Solutions for Business
Empresa/Dependencia: KODAK

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Modernización y Administración de la Información Modernización y Administración de la Información Presentation Transcript

  • Modernización y Administración de la Información Septiembre 2010 Solutions for Business
  • Contenido • ¿Qué es Información? • Importancia de la Información • Administración de la Información • Gobierno y la Información • Modernización Gubernamental Solutions for Business 2
  • ¿Qué es Información? Dato: Documento, testimonio, fundamento. Información: Comunicación o adquisición de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia determinada. Conocimiento: Entendimiento, inteligencia, razón natural. Los datos, dentro de un contexto contienen información, que, a través del Conocimiento uso y la experiencia se convierte en conocimiento. Información Datos Los datos y la información se almacenan para transmitir conocimiento Solutions for Business 3
  • Importancia de la Información La Información... • ayuda a obtener conocimiento (educar, entrenar...) • facilita el control (no hay control sin retroalimentación) • permite tomar decisiones (no se debe tomar decisiones sin información) • influencia acciones y actitudes (qué debemos y qué no debemos hacer?) La información se ha convertido en un recurso igual de valioso que la gente o el capital. El know-how (conocimiento) es el capital intelectual –y a veces el único capital– de las empresas. El conocimiento ya no es un recurso más, el conocimiento ahora es el recurso central que permite innovar y obtener ventajas competitivas. La información es la parte fundamental de toda empresa. Los archivos son instrumentos de la historia Solutions for Business 4
  • Administración de la Información La administración de la información es un conjunto de actividades para explotar, compartir y desarrollar el capital intelectual que posee una organización. La administración de la información es el arte de transformar los datos en un valor tangible (para esto, la información debe ser principalmente: precisa, actualizada, completa y oportuna). Primero hay que administrar los datos y la información (documentos, registros...) para después poder administrar el conocimiento (buscar, filtrar, analizar, resumir...). Un documento cuesta: Almacenar datos representa un costo que, en $1usd para almacenar muchos casos, no representa ningún beneficio, $5usd para recuperar $120usd para encontrar un documento mal archivado. inclusive es visto como un mal necesario (la ley $220usd para reproducir un documento perdido. nos obliga a...). Fuente: EMC2 Los profesionales gastan entre el 5 y 15% de su Lo cierto, es que si se logra administrar la tiempo leyendo información, y hasta 50% información y el conocimiento exitosamente, buscándola. Fuente: Gartner Group esta se se convertirá en uno de los mayores El 7.5% de la documentación se pierde. El 3% restante se archiva mal activos de cualquier organización. Fuente: PriceWaterhouseCoopers 2 de cada 5 compañías que sufren un desastre, se salen del negocio en 5 años. Fuente: Gartner Group Solutions for Business 5
  • Gobierno y la Información Todos los países necesitan gobernantes que administren los recursos económicos y establezcan leyes para vivir en armonía. Para vivir en armonía (paz social), el gobierno debe mantener la seguridad y el orden público, y para esto es necesario, entre otras cosas, registrar y salvaguardar los actos más importantes de los ciudadanos (nacimiento, matrimonio, escrituras, registro vehicular, pagos, etc.) con el fin de dar certeza jurídica y habilitar la protección de los derechos. Por lo tanto, una de las tareas más importantes del gobierno es resguardar y administrar nuestros registros. El gobierno es el custodio de los registros ciudadanos. Ya que el gobierno tiene esta muy importante tarea, ¿no hace sentido transformar este “mal necesario” en un valioso activo? Solutions for Business 6
  • ¿Porqué Modernizarse? Ø Los tiempos actuales nos obligan a optimizar procesos y procedimientos con el fin de alcanzar más logros con menos presupuesto. Ø La ciudadanía demanda cada vez más y mejores servicios. Ø La globalización supone que para ser competitivos a nivel mundial, los ciudadanos necesitan cada vez más del apoyo de un gobierno eficiente. Ø Mientras más somos, más compleja es la administración. Solutions for Business 7
  • Gobierno Moderno Gobierno Moderno Eficiente Accesible Transparente Seguro Ecológico Trámites ágiles y Preservación de la Uso eficiente del Simplificación Auditable sencillos Información papel operativa Visible Reducción de riesgos Optimización de Facilidad de acceso Uso eficiente de los Mejor percepción en la pérdida, filtrado recursos (energía, costos y recursos (transacciones ciudadana y mal uso de la agua, gasolina, etc.) simultaneas, internet) información Sustentable Confianza para atraer Excelencia en el Continuidad de los Comprometido con Mejora continua servicio inversiones el medio ambiente Servicios Gente Tecnología Información Estrategia Administración Desarrollos Desarrollo e implantación de Negocio y TI del Cambio a la Medida de modelos operativos Gestión Integración Arquitectura de Proyectos de Sistemas El éxito es el resultado del correcto manejo de la información Solutions for Business 8
  • Ejemplo, modernización - Situación Actual En la mayoría de las grandes dependencias, el sistema de aprobación y autorización para la ejecución de obras, esta distribuido a lo largo y ancho de la organización. Esto suele significar gastos importantes en papel, mensajería y tiempo. Copiar Solicitud Firmar Solicitud Enviar Solicitud Imprimir Solicitud Recibir y Organizar Crear Solicitud Firmar Solicitud Entregar Servicio Aprobar Solicitud Recibir y Organizar Enviar Solicitud Copiar Solicitud Solutions for Business 9
  • Ejemplo, modernización a través de la digitalización Al migrar la información a un formato digital y utilizar un administrador de contenidos, se pueden eliminar los gastos de impresión, copiado, envío y organización documental. Aumentan los controles de acceso a la información, se mejoran considerablemente los tiempos de respuesta y los procesos se optimizan. Firmar Solicitud Copiar Solicitud Enviar Solicitud Imprimir Solicitud Recibir y Aprobar Crear Solicitud Firmar Solicitud Entregar Servicio Aprobar Solicitud Recibir y Ejecutar Enviar Solicitud Copiar Solicitud Solutions for Business 10
  • Claves para la modernización Puntos clave para una modernización exitosa Gente Tecnología Información • Conocimiento • Explotar • Entendimiento • Herramientas adecuadas • Inteligencia • Aceptación • Alineación con iniciativas • Poder • Adaptación al Cambio • Conocimiento del Cambio: Sé que va a haber un cambio pero no sé de que Adopción del Cambio se trata. Compromiso Aceptación del Cambio • Entendimiento del Cambio: Sé que va a haber un cambio y entiendo porque Nivel de es necesario. Entendimientodel • Aceptación del Cambio: Comprendo el cambio y estoy de acuerdo en el. Cambio • Adopción del Cambio: Soy parte del cambio. Conocimientodel Cambio Tiempo • Red • Almacenamiento (SAN, NAS) • Administradores de documentos y contenido (EDM, ECM) • Inteligencia de Negocio (Business Intelligence, Data Mart, Data Mining, Meaning based computing) Solutions for Business 11
  • Claves para la modernización de información La administración de Información incluye las siguientes 3 dimensiones: Gestión de Datos Gestión de Contenido Inteligencia de Negocio (BI) Gobierno de Datos Gestión de Contenido Integración de Datos Empresarial Gestión de Datos Maestros Portal Web / Intranet Data Warehousing Gestión de Meta Data Colaboración Empresarial Análisis y Reporteo Réplica de Datos Búsqueda Empresarial Minería de Datos Seguridad Gestión de Se refiere a lo relativo al resguardo y administración de la Datos información (papel, bytes, cintas, videos...); definición de usuarios y perfiles, dueños, metadata, etc. Gestión de Es todo lo relevante al flujo de trabajo, ciclo de vida de la Contenidos información, forma de acceso, metodología de colaboración, etc. Inteligencia de Explotar la información de tal forma que se pueda obtener Negocio conocimiento a partir de ella que sirva para nuevas oportunidades de negocio/servicio. Solutions for Business 12
  • ¿Preguntas? © Kodak 2010