1. Bienvenidos
PROSPECCIÓN

2. ¿QUÉ ES?
Se denomina al conjunto de acciones ejecutadas
por el encargado de negocios o por la empresa
encaminada a obtener información que les permita
identificar y calificar a los futuros clientes.

3. PROSPECCIÓN
A raíz de la creciente competencia, el éxito en la
negociación y comercialización depende de la
capacidad de encontrar clientes potenciales. Algunas
estrategias para ello son;
•Elaborar un plan organizado que identifique y evalué
candidatos.
•Determinar adecuadamente el método
de
prospección estableciendo un sistema de prioridades.
•Llevar un registro y ser realista en el número de
clientes potenciales.

4. VENTAJAS DE LA PLANEACIÓN
Reduce la incertidumbre.
Define el rumbo de acción.
Permite ver las actividades y el tiempo en que deben
realizarse.
Reduce costos, facilita el control permitiendo la
corrección y el replanteamiento.
Es la base para utilizar el tiempo y los esfuerzos de la
manera más eficaz.
Permite afrontar a los clientes con seguridad, de
conocer sus intereses y necesidades.
Facilita la acción y su autocontrol.

5. ERRORES QUE DEBEN EVITARSE
Esperar que el plan solucione todos los problemas.
Creer que el plan marcha solo y que por lo tanto no
hay necesidad de ejecutarlo, evaluarlo y corregirlo
permanentemente.
Esperar un plan perfecto en todo sentido, sin
considerar un margen de error.

6. CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN CLIENTE EN
PERSPECTIVA
Calificar un cliente significa explorar los siguientes
requisitos:
* Necesidad del producto o servicio. Si no se tiene la
necesidad del producto – servicio no se considera
candidato. Se debe crear conciencia de esta necesidad,
demostrando los beneficios y acrecentar los deseos del
cliente.

7. •Solvencia para pagar. Vender a una persona que no
pueda pagar perjudica al comprador, a la compañía y
al vendedor. La calificación de la capacidad del cliente
para pagar depende de los siguientes factores:
-Poder adquisitivo.
-Situación financiera.
-Posición .
-Ocupación e intereses financieros.

8. Autoridad para comprar. Implica determinar si el
cliente en perspectiva puede tomar por sí mismo la
decisión de compra o depende de otra persona.

9. MÉTODO DE ACTUACIÓN
El planeamiento es la predeterminación de un camino
de actuación, comprendido por las siguientes fases:
a)Establecer objetivos claros.
b)Recopilar la información concreta.
c)Determinar y organizar los medios necesarios .

10. a) Establecimiento de objetivos
Los objetivos se dan normalmente en:
•Cuotas de ventas.
•Número de clientes por visitar.
•Número de pedidos por diligenciar.
•Creación de programas de trabajo diarios - semanales.

11. b) Recopilación de información
Debe incluir todo lo relacionado con las seis preguntas
en la recopilación de información
¿Quién?
¿Qué?
¿Cuándo?
¿Dónde?
¿Cómo?
¿Por qué?

12. ¿Quién debe obtener la información?
Esta es una función fundamental del ejecutivo. Estará
asesorado, en ocasiones, por el jefe inmediato e
informará a la empresa proporcionando los datos
existentes sobre: zonificación, rutas, clientes actuales y
potenciales, productos y su disponibilidad, políticas y
procedimientos de ventas, créditos y cobranzas,
despachos, servicios complementarios, garantías, entre
otros.

13. ¿Qué nos interesa saber?
Es importante saber toda la información sobre: el cliente,
el producto o servicio y la competencia. Debemos conocer
fundamentalmente:
El cliente; necesidades, gustos, hábitos, deseos.
El artículo.
 Los argumentos de venta.
 La hora y sitio de localización.
 Los medios y documentación.

14. ¿Cuándo debemos obtener la información?
El momento de obtener la información ha de ser
antes de iniciar la acción de negociación o
comercialización. De no ser así habrá que improvisar
y perder tiempo.
El trabajo de recolección de información es
continuo.

15. ¿Dónde debemos obtener la información?
Internas
a) La dirección comercial de la
empresa.
b) Los departamentos de la empresa
que están en relación directa.
c) La oficina propia: las bases de
clientes, el archivo, la agenda.
Externas
a) Vendedores, clientes, la empresa, la
competencia.
b) Entidades y asociaciones varias.
c) Publicaciones especializadas.

16. ¿Cómo Obtener la Información?
La recolección de la información en forma sistemática
permite actuar con método, fija objetivos específicos de
acuerdo con la necesidad informativa y trae como
consecuencia más exactitud. Las formas más difundidas
son: el fichero de clientes, bases de datos (CRM) y el
archivo de clientes.

17. ¿Por qué obtener determinada información?
Es importante determinar con exactitud el “por
qué” ha de ser obtenido cada uno de los datos que
debemos recoger. Fijando objetivos concretos
para cada dato, evitaremos caer en dos errores
opuestos:
a. Recoger un número excesivo de datos
b. Limitarse a un número muy pequeño de datos
insuficientes.

18. MÉTODOS DE PROSPECTACIÓN
Existen muchos métodos para buscar clientes. Su
utilidad y eficacia variarán según el producto o
servicio ofrecido. El ejecutivo deberá emplear toda
la iniciativa y persistencia tratando de utilizar el
mayor número posible de métodos para aumentar
las ventas.

19. a) Información desde la empresa.
b) Información de otras organizaciones.
c) Clientes actuales.
Fuentes
d) Clientes antiguos.
e) Direcciones de competidores y no competidores.
f) Uso de listas.
g) Periódicos y revistas.

20. TIPOS DE PROSPECCIÓN

21. Información centralizada
Parte de los archivos de clientes actuales y antiguos
que tenga la empresa y los que no han vuelto a
comprar. También se incluyen: familiares, amigos y
referidos. Algunos veces se dejan de visitar clientes
que se fueron disgustados; es necesario volver con
nuevos argumentos y revivir los procesos

22. Observación personal
El ejecutivo durante toda su actividad recibe
información sobre situaciones de personas y
empresas de las cuales puede extractar quién
necesita de su artículo o servicio y en qué cantidad o
con qué frecuencia.

23. Cadena sin fin
Consiste en que el ejecutivo procura conseguir uno o
más posibles clientes adicionales a la persona a quien
entrevista. Este método produce una continua fuente
de buenos clientes en perspectiva. Es posible que haya
clientes que no colaboren con el encargado de
negocios, mas otros, los que hayan quedado
plenamente satisfechos, le darán nombres y
direcciones y hasta una recomendación o tarjeta de
presentación para el encargado de negocios.

24. Centro de influencia
Es una modificación del método anterior. El
ejecutivo se relaciona en su zona con un número de
amigos, conocidos o clientes que de alguna manera
sean reconocidos por su posición económica, social,
deportiva, cultural, artística, entre otras…, que hace
que tengan ascendencia sobre el resto del personal
de la zona. Estos podrán facilitarle la información
que necesita.

25. ESQUEMA PARA EL TRATAMIENTO
PROFESIONAL DE LAS REFERENCIAS
1. Buscar la relación personal con el cliente.
2. Hacer una relación de los clientes a los que tiene más
satisfechos.
3. Solicítele una entrevista para hablar exclusivamente
del tema de referencias.
4. Explíquele con calma lo que quiere de él.
5. Descríbale cómo es el cliente que a usted le interesa.
6. Hagan una lista de candidatos comunes.

26. 7. Asigne prioridades a los que aparecen en la lista antes
mencionada.
8. Explique al cliente qué espera que haga en relación a
cada uno de ellos.
9. Averigüe qué datos necesita que usted le dé para que
pueda hacer la introducción.
10. Acuerde con él, el seguimiento que van a hacer del
asunto.
11. Agradézcale su colaboración.
12. Manténgale al corriente de la situación cuando el
asunto pase por entero a sus manos.

27. Escrutinio en frío o puerta a puerta
En muchas ocasiones un producto puede tener gran
demanda entre las empresas o personas de una zona,
en cuyo caso el negociador o comercializador visitará a
todos y cada uno de los clientes en particular, sin tener
la información previa sobre las necesidades o situación
financiera de ellos.

28. Exposición y Demostraciones públicas
Muchas empresas hacen exposiciones generales o
sectoriales de sus productos de una u otra forma con
el objetivo de que, durante ellas, los representantes
de la compañía informen acerca de los productos o
servicios, cuando observen un interés tomen los
datos pertinentes a fin de hacerle posteriormente
una visita particular.
“El éxito de este método depende del trabajo que la
empresa y el encargado de negocios realicen
posteriormente”.

29. Correo Electrónico Directo
Consiste en que se tomen de los directorios
telefónicos (industriales, profesionales, de cámaras
de comercio, etc.) o de las bases de datos, los
nombres y direcciones y se le haga llegar información
anunciando el artículo o servicio y los planes de
venta.

30. Telemarketing
Consiste en hablar por teléfono ya sea con la persona
que conteste o con una persona escogida previamente a
la cual se le hace el ofrecimiento del producto o servicio;
de acuerdo con el resultado de la conversación, se
concierta una visita posterior. Implica la formación
precisa de la persona que va a realizar las llamadas en
cuanto al léxico, puntos clave en el ofrecimiento, tono
de voz y, sobre todo, la forma amable y expedita de
tratar a un posible cliente.

31. Las fases del contacto en la llamada:
1. Llamar al cliente por su nombre.
2. Citar el nombre de uno mismo.
3. Mencionar el nombre de la empresa.
4. Agradecer el tomar la llamada.
5. Mostrar cierto grado de intención.
6. Propósito de la entrevista.
7. Preguntas de verificación.
8. Preguntas de introducción del tema.
9. Mutua compatibilidad.
10. Concordancia emotiva (empatía).

32. LOS 8 PUNTOS CLAVE PARA TENER ÉXITO EN
LA LLAMADA Y CONSEGUIR LA PRIMERA
ENTREVISTA

34. LOS 8 PUNTOS CLAVE PARA TENER ÉXITO EN
LA LLAMADA Y CONSEGUIR LA PRIMERA
ENTREVISTA
1. Plantéese objetivos realistas.
La desmoralización nace de un planteamiento utópico de
objetivos. Las llamadas en frío nos ayudan a
mantener afinadas nuestra habilidades esenciales
para la venta, por mencionar alguna la comunicación.

35. 2. Diríjase a la cabeza.
Asegúrese de que la persona con quien conversará sea la
indicada para decidir la compra
3. Convénzase de que la persona a la que llama tiene
interés en hablar con usted.
El cliente se encuentra inmerso en sus actividades,
completamente ajeno al vendedor. Si el tono de voz y
el ánimo que adivina en el vendedor le agradan, le
escuchará un momento en el que decidirá si acepta o
no lo que el vendedor pretende conseguir: “la
entrevista”.

36. 4. Busque siempre pretexto para llamar.
Por ejemplo:
• Hemos trabajado con la empresa XXX y creo que sería
interesante que conociera nuestra experiencia con
ella.
• La semana próxima voy a estar en su ciudad y me
gustaría aprovechar para pasar a verle.
• La semana pasada estuve hablando con XXXXXX,
gerente de mantenimiento de sus empresa, y le
pareció importante que pudiese entrevistarme con
usted.

37. 5. Llame personalmente, nunca a través de una persona
de su equipo.
• Es necesaria para tener asegurada la cartera de
clientes.
• Le permitirá mantener su sensibilidad de el trato con
los clientes.
• En caso de ser otorgada una entrevista el prospecto
espera a la persona que le hizo la llamada y podría
provocar una sorpresa disminuyendo la confianza.

38. 6. Llame a las horas en las que no llama nadie.
Las primeras horas del día y las últimas de la tarde, esto le
permitirá conversar con la persona a quien considera
solicitarle la entrevista.
7. Sonría cuando hable por teléfono.
Al sonreír estiramos de determinada manera los músculos
del rostro y del cuello y nuestra voz suena más alegre.
8. Ojo a las repeticiones monótonas de llamadas.
Una llamada monótona es una llamada inútil, es
necesario hacerlas con ánimo, concentrado y
despierto.

39. PLAN IDEAL DE RUTAS
La organización del plan visitas en la zona constituye la
base para determinar la ruta haciéndola lo más práctica
posible.
Un procedimiento práctico para llegar a la definición de
la ruta implica 4 fases:
1ª Análisis de zona, que a su vez requiere un estudio de:
a)Número de clientes efectivos.
b)Número de clientes potenciales.
c)Frecuencia de visitas.
d)Tiempo medio por visita.

40. 2ª. Definición de la frecuencia de visitas por clase de
clientes, tanto efectivos como potenciales.
3ª Examen de los medios de transporte posibles y de
costos correspondientes.
4ª Determinación de la ruta básica.

41. NEGOCIACIÓN Y COMERCIALIZACIÓN
COMO PROCESO
En la negociación y comercialización tenemos que
considerar dos tipos de procesos: Psicológico y Activo.
Psicológico: La negociación y la comercialización de
productos y servicios no son un fenómeno estático, sino
el resultado de un proceso. Esto quiere decir que la
comercialización y la negociación es un hecho dinámico,
constituido por una serie de secuencias.

42. Activo: El ejecutivo tendrá el deber de realizar una
serie de acciones que le permita satisfacer las
necesidades de sus clientes. Para lograr que el cliente
decida cerrar positivamente la operación así como
cumplir con una sucesión de operaciones tendientes a
producir determinados resultados en la mente del
prospecto. Para ello es necesario desplegar su
estrategia, y el comprador, acusar los efectos de la
activación del agente de ventas.

43. Estos dos aspectos pueden encontrar diversas
interpretaciones. Las principales están contenidas en las
siguientes teorías:
1. Teoría de las decisiones de compra.
2. Teoría de las soluciones del problema.
3. Teoría del estimulo – respuesta.
4. Teoría de la etapas mentales.

44. Teoría de las decisiones de compra.
Se cree que los compradores realizan decisiones separadas
cada vez que adquieren un producto o servicio. Por
consiguiente realizan un planeamiento de ventas, lo hacen
alrededor de estas decisiones de compra; esto señala que el
proceso que se produce en la mente del comprador abarca
cinco decisiones sucesivas de compra:
•Reconocimiento de una necesidad.
•Decisión de que el producto satisface la necesidad.
•Decisión de que aquella empresa es la mejor fuente para
cubrir aquella necesidad.
•Decisión de que el precio es adecuado.
•Decisión de que ahora es el momento oportuno de
compra.

45. Teoría de las soluciones del problema
Sostiene que lo principal se halla en los deseos o
necesidades que están en la mente del consumidor y
que forman el punto inicial del proceso de ventas. El
ejecutivo deberá estimular estos deseos o
necesidades, relacionándolos con sus productos o
servicios de tal manera que el posible cliente se dé
cuenta perfectamente de que sus deseos o
necesidades pueden ser satisfechos mediante la
compra.

46. Teoría del estímulo
Cualquier cambio en la energía externa que da lugar a
una excitación del sistema nervioso, capaz de originar
un estimulo, no puede existir sin una pregunta
porque por definición es el origen de la respuesta. En
este sentido un acontecimiento consciente tiene que
ser considerado como una respuesta.
LENGUAJE NO VERBAL

47. Teoría de las etapas mentales.
Desde el comienzo de la negociación hasta su cierre
hay un camino o recorrido psicológico que se divide
en etapas, estas son: interés, deseo, acción y
satisfacción. Es necesario que el encargado de la
negociación planeé adecuadamente su presentación,
su interrogatorio, sus respuestas, su demostración,
entre las etapas hasta completar el ciclo de venta.

48. FORMAS DE DESPERTAR EL INTERÉS…

49. Objetivo: Despertar el INTERÉS.
Estos se pueden considerar entre dos modelos:
1.Modelo Consultivo: Este enfoque se basa en la aguda
capacidad para escuchar, identificación de problemas
reales y percibidos del cliente potencial, y la capacidad
del ejecutivo para encontrar una solución de dichos
problemas. Su mayor fuerza radica en su orientación
hacia el cliente.

50. 2. Modelo AIDA: Se basa primordialmente en el don
de convencimiento y la identificación de los
problemas reales y percibidos del cliente real. La
fortaleza es que permite al ejecutivo desempeñar un
papel activo. La negociación se logra en etapas que
deben seguir la siguiente secuencia:
“A” - atención.
“I” - interés.
“D” - deseo.
“A” - acción.

52. CLASIFIQUE A ESOS CLIENTES EN CATEGORÍAS
Las categorías en las que tiene que clasificar a los clientes
van a ser las siguientes:
a)Categoría 1.
Los clientes a los que puede llamar con probabilidades de
que le reciban. Se incluyen aquellos a quien nunca ha
llamado.
¿Cómo tratarlos?
Llamada telefónica inmediata bien preparada.

53. b) Categoría 2.
Los clientes que cree por lo que sabe de ellos, que no le
van a recibir aunque les llame, pero cubren el perfil que le
interesa a la organización. Será necesario buscar un
aliado antes de la búsqueda de una cita.
¿Cómo tratarlos?
Contactarlos a través de referencias.

54. c) Categoría 3.
Clientes que no conoce lo suficiente como para clasificar
en alguna de las categorías anteriores. Es necesario
realizar un trabajo previo de investigación acerca de las
características de los mismos, su negocio, sus intereses,
aficiones, etc.
¿Cómo tratarlos?
Averiguar todos los datos que se pueda de ellos,
clasificarlos y proceder después como en cada uno de los
casos anteriores.

55. ANALIZA LA ZONA DE ACTUACIÓN.
El análisis de la zona de actuación permite ver si se es un
expendedor o vendedor profesional. La diferencia radica
en que el segundo analiza su zona de actuación para ver
cómo puede desarrollar su cartera de clientes, mientras
que el expendedor lo único que le interesa es vender
cuanto antes y a quien sea.
El conocimiento de dicha zona permite ver dónde están
los clientes que ya le compran y dónde están los que aún
no lo hacen.

56. Es necesario planteárselas siguientes preguntas y después
responder con sinceridad.
* ¿A quién compran?
* ¿Cuánto?
* ¿Tienen el perfil que su empresa define como cliente
objetivo?
* ¿Quiénes son?
* ¿Por qué no han entrado antes en contacto con ellos?
* ¿Lo ha intentado?
* ¿Con quiénes de ellos?
* ¿Qué sucedió?
* Y con los demás, ¿ha intentado hacer algo?

57. IDEAS PARA RECORDAR
1. La relación que establezco con mis clientes nos
beneficia a ambos.
2. No trato de acercarme a clientes que no tienen el perfil
adecuado para beneficiarse de mi oferta, porque no
deseo perder el tiempo ni sentirme mal cuando me
rechazan ni cuando aceptan mi oferta
3. Si trabajo en la misma dirección que mi empresa, me
resulta más fácil la consecuencia de la primera entrevista.

58. 4. Antes de cada aproximación a un cliente tengo que
saber cómo es para de acuerdo a ello elegir que le
diré.
5. El objetivo no es hacer el mayor número posible de
llamadas telefónicas, ni pedir muchas referencias, sino
conseguir entrevistas.
6. Empezaré cuanto antes a realizar acciones para
darme a conocer en mi zona de actuación.

59. Por una mala clasificación de
clientes se estima la pérdida del
65% de sus visitas, pues estas se
realizan a personas no indicadas.