Gestao do Tempo

Gestão de Tempo

“ Por que não temos nada, faremos tudo” (Carlos Dittborn)

Introdução

Uma das frases mais utilizadas no mundo dos negócios é:

“ Tempo é Dinheiro”

Parece que todo o Tempo do mundo não era suficiente para realizarmos todas as nossas Tarefas.

Introdução

A Falta de Tempo é, na maioria das vezes, sinónimo de uma Gestão de Tempo Deficiente .

A Gestão de Tempo é uma das Ferramentas a ser utilizada rumo ao Sucesso e à Concretização Profissional.

Objectivos

Formas de diagnosticar como Gere o seu Tempo.

Como identificar as Principais Fontes de Desperdício de Tempo.

O que é a Gestão de Tempo.

Como Gerir o seu Tempo.

Quais as Técnicas para utilização Eficaz do Tempo disponível.

Como fazer a Gestão de Tarefas e definição de Prioridades.

“ Do que nada se espera, nada sai” (Autor desconhecido)

O que é o Tempo ?

O Tempo é algo que existe desde sempre, está disponível para todos, independentemente de se o querer, ou não, utilizar.

O que é o Tempo?

O Tempo é algo:

Invisível

Insubstituível

Inesgotável

Não passível de não ser utilizado

Consumido logo que se recebe

Não passível de compra, aluguer, fabricação, reciclagem

Que pode apenas ser gerido, não pode ser comprado

O que é o Tempo?

Dimensões do Tempo:

Tempo é dinheiro

É tudo uma questão de Tempo

Toda a gente tem todo o Tempo que existe

Somos obrigados a gastar Tempo

É impossível reencontrar o Tempo

Tudo requer Tempo

Se não o usarmos, o Tempo desaparece na mesma

O Tempo significa coisas diferentes ao longo da vida

Todos nós temos 24 horas para gastar

“ Quando pomos a mão num fogão aceso por um minuto, parece uma hora. Quando estamos sentados ao lado de uma rapariga bonita por uma hora, parece um minuto.” (Albert Einstein)

O que é o Tempo?

O Tempo não é adaptável! É impossível Gerirmos o Tempo global.

É possível Gerirmo-nos a nós próprios e ao nosso Tempo.

O que é o Tempo?

Compreensão do Tempo

Vive-se na era da economia global das 24 horas, o Tempo é Dinheiro.

O recurso considerado como o mais escasso e o mais valioso à face da Terra é o Tempo.

“ O Tempo é a moeda da sua vida. É a única moeda que tem, e somente você pode determinar como ela será gasta. Tome cuidado para não deixar que outras pessoas a gastem por si.” (Carl Sandburg)

Definição de Gestão de Tempo

A única maneira de melhor gerir o Tempo é analisar a forma como se o Utiliza, e estudar as melhores maneiras de distribuir as Tarefas a serem feitas de um modo mais Eficaz.

Gestão de Tempo

=

Vontade

+

Motivação

+

Prática

+

Disciplina

Atenção

Mais importante do que “ganhar Tempo” é como usar o Tempo que se ganha.

Gerir o Tempo é, resumidamente, saber-se o que se quer no futuro e o que se deve fazer para o alcançar.

Diagnóstico utilização do Tempo

É comum uma pessoa comprometer-se com todas as tarefas que lhe são apresentadas!

O que sucede?

Não se termina as Tarefas,

Então sente-se desiludida e pensa:

- "Porque é que não consegui?"

Para além disto, é frequente dizer:

- “Trabalho das 9h às 9h!”

Trabalhar muito pode ser sinónimo de dedicação mas...

Atenção!

Muitas horas de trabalho contínuo diminuem a eficiência e a produtividade!

Trabalhar muitas horas por dia é sinónimo de:

Um bom Colaborador?

De Produtividade?

Não!

O problema de quem “trabalha” das 9h às 9h é que poucos admitem que grande parte do dia de trabalho foi inútil!

Ser Produtivo é produzir o esperado no horário de trabalho estabelecido.

A necessidade de estender esse mesmo horário para que se consiga cumprir o que inicialmente fora planeado é sinónimo de:

Ser Improdutivo

De desgaste físico e psicológico;

Desmotivação

Gestão de Tempo deficiente.

“ As pessoas que nunca têm Tempo para nada são as que menos conseguem fazer” (Georg Lichtenberg)

Tempo Produtivo Vs Tempo Improdutivo

Tempo Produtivo: actividades que levam aos resultados desejados.

Tempo Improdutivo: actividades que não levam aos resultados desejados.

Para se Avaliar o Seu Dia deve Responder:

Como divide o seu dia?

Dá Prioridade ao seu trabalho de modo a concentrar-se e dedicar-se nos assuntos mais Importantes e Urgentes?

Concentra-se a terminar primeiro as Tarefas mais agradáveis?

Distrai-se com as chamadas telefónicas ou tem um sistema de as resolver?

Desperdiça muito Tempo?

"Eu não lhe posso dar uma fórmula certa para o Sucesso, mas eu posso-lhe dar uma fórmula para o fracasso: Tente agradar a todos, o Tempo todo." (Herbert Bayard Swope)

Diário Do Tempo

Registar diariamente quanto Tempo passa com determinadas actividades é fundamental para conseguir gerir o seu Tempo Eficientemente.

Pode surpreender-se ao perceber a quantidade de Tempo que desperdiça a conversar e o pouco Tempo que está, realmente, a trabalhar e a Planear.

Um Diário do Tempo dá-lhe um ponto de partida para avaliar as áreas a melhorar.

Diário Do Tempo

Elabore um diário do seu Tempo, dividindo o dia em partes de 30 minutos e registando com exactidão como passou o seu Tempo.

Isto ajudá-lo-á a perceber quanto Tempo gasta com as Tarefas Úteis e com as Desnecessárias.

Calcule, então, a percentagem de Tempo gasto com cada Tarefa.

Isto dar-lhe-á a perceber como poderá distribuir melhor o seu Tempo.

Com o seu diário do Tempo pode avaliar a eficiência do seu trabalho!

“ O Tempo é o recurso mais escasso e, a não ser que seja gerido, nada mais pode ser gerido.” (Peter Drucker)

Como Gerir o Tempo

Eficácia Vs Eficiência

Competitividade actual

=

oferta mais diversificada de produtos/serviços

+

melhoria da qualidade dos Produtos/serviços,

+

Redução dos Prazos do Serviço.

Como Gerir o Tempo

Cliente procura:

Um Serviço Eficaz

+

Um Serviço Eficiente

=

Ao melhor Resultado no menor Prazo possível.

Como Gerir o Tempo

É preciso ser Eficaz e Eficiente!

Ser Eficaz é conseguir os resultados pretendidos num determinado Tempo

Ser Eficiente é conseguir os resultados com a máxima qualidade, com o mínimo de energia e com uma duração óptima

Atenção!!!

Ser Eficaz é  ser Eficiente!

Como Gerir o Tempo

Para se Eficaz é preciso

clarificar as Prioridades pessoais,

clarificar as Prioridades profissionais

clarificar as Prioridades organização,

identificar as Tarefas realmente importantes,

Perceber quais as Tarefas que determinam os Resultados mais significativos

Eficiente implica aplicar o esforço onde e quando necessário e na medida exacta do necessário para obter o efeito desejado

Como Gerir o Tempo

Para se Eficiente é preciso:

aplicar o esforço onde Necessário

aplicar o esforço quando necessário

aplicar o esforço na medida exacta do necessário

Obter o efeito Necessário e Desejado

Como Gerir o Tempo

O Objectivo é esforçar-se para conseguir:

O melhor possível – Qualidade

O mais possível – Quantidade

O mínimo de energia - Economia de movimentos

O melhor Tempo - O melhor Prazo

O vencedor é sempre o mais rápido e quem realiza os Objectivos no Prazo mais curto possível. A vida é cronometrada ao milésimo de segundo! (Autor Desconhecido)

Como Gerir o Tempo

Gerir o Tempo com Eficácia implica reflectir sobre:

“ O que deveria estar a fazer agora?”

“ O que estou a fazer agora está relacionado com que Objectivos e Prioridades?”

Como Gerir o Tempo

É necessário manter o foco nos Objectivos e interrogarmo-nos constantemente:

“ O que estou a fazer neste momento representa o melhor uso do meu Tempo?"

Como Gerir o Tempo

Existem três perspectivas diferentes relativamente à Gestão do Tempo:

Aumentar a quantidade de Tempo disponível

Realizar mais trabalho durante o Tempo disponível

Realizar somente as Tarefas importantes durante o Tempo disponível

Como Gerir o Tempo

Aumentar a quantidade de Tempo disponível

Esta perspectiva sugere que o Responsável “aumente” as suas horas de trabalho até onde for possível. Isso pode trazer como consequência um esgotamento, pouca Produtividade e falta de Eficiência.

Como Gerir o Tempo

Realizar mais trabalho durante o Tempo disponível

Esta perspectiva está focada no trabalho e nos métodos. Requer uma mente orientada de forma mecânica. Em casos extremos o Responsável pode converter-se num perito em Eficiência e num gestor de métodos, em vez de melhorar a sua capacidade de tomada de decisão, relacionamento interpessoal e qualidades de Líder.

Como Gerir o Tempo

Realizar somente as Tarefas importantes durante o Tempo disponível

Esta perspectiva sugere que se estabeleça uma escala de Prioridades na Gestão do Tempo. Propõe um compromisso exclusivo com as questões essenciais e conceptuais, em vez de se entreter com os detalhes massivos da natureza operativa. Exige uma estratégia orientada para a acção. Requer Preparação, Formação, e, em geral, um clima organizativo adequado

Como Gerir o Tempo

Como Gerir o trabalho de forma a optimizar o Tempo?

Organizar o trabalho e a documentação;

Fazer um Plano com as rotinas e as marcações diárias, semanais e mensais;

Planear o trabalho com critérios de importância e em função dos imprevistos;

Rever as Prioridades;

Planear as Tarefas que exigem mais concentração para períodos de Tempo em que não haja grandes probabilidades de interrupção;

Contemplar Tarefas de menor duração ou que exigem menor concentração para períodos em que ocorrem habitualmente mais interrupções;

Controlar ou filtrar as interrupções.

“ Um não dito com a maior das convicções é melhor que um sim dito apenas para agradar, ou o que é pior, apenas para evitar problemas.” (Mahatma Gandhi)

Planear o Tempo

"Levei vinte anos para fazer Sucesso da noite para o dia." (Eddie Cantor)

Planear o Tempo

Após fixar-se os Objectivos e Prioridades, um bom Planeamento é o caminho para atingi-los

O Planeamento deve:

1.Criativo

porque se está a Planear no futuro e no desconhecido,

2. Flexível

para nos podermos adaptar às possíveis alterações.

Planear o Tempo

Após saber-se quais os Objectivos, terá que resolver dois aspectos:

Quanto Tempo está ao seu dispor?

Com que antecedência pode Planear?

Planear o Tempo

Divisão de Tarefas

Distribua-a as suas Tarefas pelos três grupos:

Tarefas de Rotina

Projectos em Decurso

Planeamento

Analise quanto Tempo dedica às Tarefas de cada grupo e descubra a percentagem de Tempo passada com cada um.

Planear o Tempo

Distribuição Ideal Do Tempo VS Distribuição Real Do Tempo

Tarefas de Rotina:

15% Vs 60 %

Projectos em Decurso:

25% Vs 25%

Planeamento:

60% Vs 15%

Depois de ter verificado a distribuição do seu Tempo, veja se a divisão vai de encontro às expectativas do seu dia de trabalho.

“ Transportai um punhado de terra todos os dias e fareis uma montanha.” (Confúcio)

Planear o Tempo

Olhando novamente no Diário de Tempo

Há assuntos que se repetem no Diário?

As Tarefas demoram quase sempre mais Tempo do que estava planeado / pensado?

Tem Tempo suficiente para ser Criativo e inovador?

"Tudo tem o seu Tempo: não podes produzir uma criança num mês, por engravidares nove mulheres." (S. Handel)

Planear o Tempo

Estabeleça Prioridades

Muitas pessoas baseiam as Prioridades na Urgência

As coisas fáceis e rápidas são atingidas em detrimento das Tarefas maiores e mais difíceis que realmente contribuem para o Sucesso da empresa e de Desenvolvimento Profissional.

A Prioridade deve ser determinada tanto pela Urgência como pela importância, assim como pela duração da execução de uma Tarefa.

Planear o Tempo

Deve-se fazer uma Lista das Tarefas a desempenhar e atribuir uma Prioridade a cada uma:

Elevada

Média

Baixa

Planear o Tempo

Prioridade Elevada

Deve ser utilizada em Tarefas que sejam realmente importantes e que devam ser concluídas quase imediatamente.

Prioridade Média

Deve ser aplicada a Tarefas que sejam importantes mas não fundamentais e que possuam Prazos mais alargados.

Prioridade Baixa

Deve ser usada para Tarefas rotineiras.

Planear o Tempo

Não Esquecer!

Não devemos definir Tarefas como Prioritárias só porque são as mais fáceis e agradáveis de realizar!!!

"Quando o futuro se torna passado, é fácil ver o que tinha que de feito." (Autor desconhecido)

Planear o Tempo

Porque a Lista é importante?

Se não atribuir Prioridades aos seus Objectivos e Tarefas terá tendência a fazer as coisas de que mais gosta ou as que podem ser feitas mais rapidamente!

As Tarefas que levam mais Tempo e dão mais trabalho ficarão adiadas para o fim do dia ou para o dia seguinte!

Planear o Tempo

Comprometa-se com um início – após ter atribuído Prioridades, fixe a altura em que vai começar.

Concentrar-se nos Prazos é, por norma, sinónimo de deixar as Tarefas por realizar até ao último minuto!

Planear o Tempo

Os Prazos actuam como ímanes que o irão arrastar!

Se um Prazo termina na “6ª feira”, passa-se toda a semana a pensar: “Tenho até 6ª feira; não preciso de me preocupar pois ainda tenho Tempo, por isso vou começar amanhã!”

...E, de repente, é 6.ª feira e já não tem Tempo!!!

Quão frequentemente 'logo' e não 'agora' se torna 'nunca'. (Martin Luther King)

Planear o Tempo Urgência e importância

Planear o Tempo M1 -Pagar contas -Ir às Compras -Ir buscar os Filhos M2 -Alcançar Objectivos profissionais -Desenvolvimento Profissional e Pessoal P1 -Atender o Telefone -Pânico com reacções de Clientes -Interrupções P2 -Gestão Pessoal -Relacionamento Interpessoal Muita I M P O R T Â N C I A Pouca URGÊNCIA Muita Pouca

Planear o Tempo

O mais comum é realizar-se as actividades que ficam na zona M1 (muita Importância e muita Urgência) e P1 (pouca Importância e muita Urgência),

Raramente se encontra Tempo para as M2 (muita Importância mas pouca Urgência)!

"Uma das grandes desvantagens de termos pressa é o Tempo que nos faz perder." (Chesterton)

Planear o Tempo

Obtenha o máximo de cada dia

Trabalhe segundo os seus próprios níveis de energia. Se tem melhor desempenho de manhã, não as desperdice com Tarefas de pouca Prioridade;

Planifique o seu dia tanto quanto possível, mas deixe espaço para os imponderáveis;

Conceda a si mesmo 10 minutos do Tempo planeado no início de cada dia;

Faça uma lista do que tem que fazer. Atribua Prioridades a estas Tarefas e fixe um começo;

Agrupe os seus telefonemas e conceda a si mesmo um período destinado ao “telefone”;

Utilize a sua agenda para detalhar o dia. Um aviso visual ajudá-lo-á a Planear de modo mais Eficiente;

Se no seu trabalho tiver que ler, conceda a si mesmo períodos regulares para leituras;

Tente sempre terminar o dia com uma nota positiva.

Planear o Tempo

Não se torne escravo do seu Plano Diário!

Ele é apenas um Guia e pode ter que ser alterado ao longo do dia!

"Os dias talvez sejam iguais para um relógio, mas não para um homem." (Marcel Proust)

Planear o Tempo

Leis e Princípios da Gestão de Tempo

Lei de Pareto ou Lei dos 20/80

O essencial leva pouco Tempo; o acessório leva muito Tempo.

Devemos concentrar-nos no essencial.

80% dos resultados obtêm-se com 20% de esforço.

Planear o Tempo

Lei das Sequências Homogéneas de Trabalho

Todo o trabalho interrompido será menos Eficaz e levará mais Tempo do que se for executado de modo contínuo.

Evitar interrupções.

Interrupção de um trabalho provoca:

perda de eficácia

consumo de mais Tempo

Planear o Tempo

Lei de Parkinson

O Tempo investido num trabalho varia em função do Tempo disponível (e não do necessário).

Pensar em função do Tempo necessário e não em função do Tempo disponível.

A distribuição do trabalho varia em função do Tempo disponível e não do Tempo necessário.

Planear o Tempo

Lei da Contra-Produtividade do Tempo para Além de Certo Limite

Para além de um certo limite horário, a produtividade do Tempo investido decresce e torna-se negativa.

Princípio do equilíbrio – saiba parar para fazer outra coisa.

Planear o Tempo

Lei da Alternância

Há “um Tempo” para tudo e “um Tempo” para cada coisa.

Princípio da oportunidade: não faça mais do que uma coisa de cada vez, e faça-a bem!

Planear o Tempo

Lei dos Ritmos Biológicos

Cada ser humano é regulado por múltiplos ritmos biológicos.

Depende do nosso ritmo a distribuição que fazemos do Tempo ao longo do dia.

O rendimento máximo é de manhã?

A tarde começa por uma quebra?

A meio da tarde há um novo pico de eficácia?

No início da noite volta a descer?

Depois da meia-noite surge o pico mais baixo?

Planear o Tempo

Lei da Dimensão Subjectiva do Tempo

O Tempo tem uma dimensão objectiva e outra dimensão subjectiva que é função do interesse pela actividade exercida.

Ter em consideração a dimensão subjectiva do Tempo.

Planear o Tempo

Princípios para uma boa Gestão de Tempo

Definir claramente os Objectivos prioritários a atingir, a função a desempenhar na empresa e os resultados a alcançar, de forma a adequar o Tempo à actividade a realizar.

Ter uma boa agenda, onde são escritas todas as Tarefas a realizar e os compromissos, de modo a libertar memória para assuntos da vida (pessoal).

Saber gerir os outros, para controlar as interrupções e minimizá-las. Se trabalha num gabinete, feche a porta e isole-se. Se desenvolver a sua actividade em open-space , a solução pode passar, se possível, por mudar-se para outra sala, caso contrário, coloque um sinal na sua secretária a indicar que não quer ser incomodado.

Planear o Tempo

Princípios para uma boa Gestão de Tempo

Se recebe muitos telefonemas, peça para que sejam reencaminhados para um colega e saiba dizer “não” com amabilidade.

Saiba delegar Tarefas. Além de ficar com muito mais Tempo e de se preocupar menos com as questões operacionais, aumenta as competências das pessoas que o rodeiam.

Defina as Prioridades. Distinga o Essencial do Acessório e o Urgente do Importante.

As reuniões deverão ser curtas, Eficazes e bem preparadas.

É imprescindível muita auto-disciplina.

“ Só posso fazer uma coisa de cada vez, mas posso evitar fazer muitas coisas ao mesmo Tempo.” ( Ashleigh Brilliant)

Obstáculos à boa Gestão de Tempo

Formas de Desperdício de Tempo

Factores que ajudam a desperdiçar Tempo:

Informações insuficientes ou atrasadas

Desorganização do local de trabalho

Reuniões desnecessárias ou mal conduzidas

Ausência de planeamento, Objectivos e Prioridades

Amanhã! Dito algumas vezes, é prudência, dito muitas vezes, é o advérbio dos vencidos. (Josemaría Escrivá)

Adiamentos e Prorrogações

A Prorrogação é a arte de se convencer que pode deixar para amanhã o que deveria fazer hoje.

O exemplo clássico de Prorrogação é estar sentado à secretária, a olhar para um trabalho que tem que ser feito e pensar:

“ A última coisa que me apetece fazer agora é isto!”

Então, faz outra coisa qualquer, passando o problema a estar no regressar à secretária!

A Prorrogação é o um “ladrão do Tempo”. Principalmente quando nos deparamos com situações como:

Pessoas/ telefonemas difíceis

Contactos públicos

Trabalho arriscado / fora do comum

Tarefas fastidiosas

Grandes projectos

Identifique as áreas em que faz Adiamentos e actue de imediato, para reduzir o pânico e o stress.

Exija a si mesmo e inicie imediatamente o que lhe desagrada.

Quando se confrontar com um Prazo limite, calendarize, com base nele, o início do trabalho e mantenha-o.

Reparta os grandes projectos em várias etapas de modo a ocupar-se delas aos poucos de cada vez

O maior erro é a pressa antes do Tempo e a lentidão ante a oportunidade. (Autor Desconhecido)

Uma viagem de 1.000Km começa com um simples passo. (Lao-Tzu)

Conclusão

Não desanime ao primeiro fracasso; até porque ele vai acontecer;

Comece pelo que depender de si;

Se tiver uma Gestão do Tempo muito rígida e inflexível, isso poderá transformar-se numa fonte de stress;

Adapte-se às mudanças com naturalidade;

Reserve Tempo para programar as próximas horas de forma Produtiva;

Conclusão

Planear as actividades é bom a nível psicológico, pois permite-lhe comandar o Tempo;

Não “vire as costas” às situações que parecem não estar sob o seu controlo;

Guardarmos algum Tempo por dia para rever a forma como gerimos o Tempo;

Debruçarmo-nos sobre um assunto difícil e resolvê-lo imediatamente.

Gestão de Tempo

Um consultor, especialista em Gestão do Tempo, quis surpreender a Assistência numa conferência. Retirou de debaixo da mesa um grande frasco com uma grande abertura.

Colocou-o em cima da mesa, junto de um recipiente com Pedras do tamanho de um punho, e perguntou:

– "Quantas pedras pensam que cabem neste frasco?"

Depois de os presentes darem os seus palpites, começou a colocar pedras até encher o frasco. Então perguntou:

– "Está cheio?"

Todos olharam para o frasco e responderam que sim. Então ele retirou de debaixo da mesa um saco com gravilha (pedrinhas pequenas, menores que a "brita").

Colocou parte da gravilha dentro do frasco e agitou-o.

As pedrinhas penetraram pelos espaços deixados pelas pedras grandes. O consultor sorriu com ironia e repetiu:

– "Está cheio?"

Desta vez os ouvintes duvidaram:

– "Talvez não.", responderam.

– "Muito bem!", disse ele, e pousou na mesa um saco com areia que começou a despejar no frasco. A areia infiltrava-se nos pequenos buracos, deixados pelas pedras e pela gravilha.

– "Está cheio?", perguntou de novo.

– "Não!", exclamaram os presentes. Então o consultor pegou uma jarra com água e começou a derramar para dentro do frasco. O frasco absorvia a água sem transbordar.