Vertragsmanagement am SharePoint mit ecspand

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Wie Sie Ihren SharePoint zum vollwertigen ECM System erweitern zeigt diese Präsentation anhand der Lösung ecspand Vertragsmanagement.

Präsentation im Rahmen des pentadoc ECM Tag 2011 in Wien

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Vertragsmanagement am SharePoint mit ecspand

  1. 1. SharePoint zum vollwertigenECM System erweiternECM Tag Wien 2011d.velop GmbHJosef Gemeri, Christian Kiesewetter
  2. 2. Herzlichwillkommen
  3. 3. Microsoft SharePoint
  4. 4. Enterprise Content Management
  5. 5. Long Tail Präsentationen, Kalkulationen, Planungen, Strategien, Vorlagen, Budget-Pläne, Organigramme, Vorschläge, Entwicklungsdokumente, Spezifikationen, Notizen, Berichte, Umsatz- Reports, Reisedokumente, Abrechnungen, Wikis, Blogs, Info-Texte, Kantinenplan, Gebäudepläne, Vertragsentwürfe, Angebotstexte, Preisinformationen, Business Pläne mit externen Partnern, Web-Texte, Mitbewerbs-Analysen, Grafiken, Agenturkommunikation, Event- Agenda, Vortragsbeschreibiungen, Prozess-Definitionen, Projekt- Unterlagen, externe Kommunikation, etc.Rechnungen, Verträge, Mitarbeiterakten, Lieferscheine, etc.
  6. 6. Long TailRechnungen, Verträge, Mitarbeiterakten, Lieferscheine, etc. Präsentationen, Kalkulationen, Planungen, Strategien, Vorlagen, Budget-Pläne, Organigramme, Vorschläge, Entwicklungsdokumente, Spezifikationen, Notizen, Berichte, Umsatz- Reports, Reisedokumente, Abrechnungen, Wikis, Blogs, Info-Texte, Kantinenplan, Gebäudepläne, Vertragsentwürfe, Angebotstexte, Preisinformationen, Business Pläne mit externen Partnern, Web-Texte, Mitbewerbs-Analysen, Grafiken, Agenturkommunikation, Event- Agenda, Vortragsbeschreibiungen, Prozess-Definitionen, Projekt- Unterlagen, externe Kommunikation, etc.
  7. 7. PC Browser Phone SocialTraditionelles Networking and Content CollaborationManagement
  8. 8. PC Browser Phone Traditionelles ECM mit Collaboration
  9. 9. Rückblick MOSS 2007
  10. 10. Medienberichte Sharepoint: Ohne Zusatzhilfe keine Lösung ...... muss meist eine DMS- oder ECM-Anbin- dung über Drittan- bieter einkalkuliert werden......vielmehr öffnetMOSS den Markt undbietet Raum fürzahlreiche Adaptionenund Lösungen. Diesekommen vor allemvon den etabliertenDMS- und ECM-Größen.
  11. 11. TOP-8 der neuen ECMFunktionen in SharePoint 2010
  12. 12. Aktenverwaltung (Document Sets)
  13. 13. Eindeutige Document ID
  14. 14. Zentrales Metadatenmanagement
  15. 15. Auditierungs-Funktionalitäten
  16. 16. Business Data Connectivity (R/W)
  17. 17. Enterprise Search
  18. 18. Remote Blob StorageMETA
  19. 19. Optimierung für sehr große Listen
  20. 20. Alles gut?
  21. 21. konkrete Lösungen
  22. 22. ecspand your SharePoint SharePoint als „Single Point of Service“ einheitliche Oberfläche prozessgesteuert Integration Umsysteme & PapierAktenplan, Rendition & Compliance fertige Lösungen
  23. 23. Unterschied klassisches DMS Link zu Capture Link zu ERP …. SP 2010 DMS Server Storage
  24. 24. ... zu ecspand your SharePoint Capture Link zu ERP …. Storage
  25. 25. Das Gold liegt in den Prozessen Die Herausforderung: Prozesse automatisieren, standardisieren und flexibilisieren
  26. 26. Archiv
  27. 27. Archiv
  28. 28. ?
  29. 29. € Kosten Aufgaben Dokumente Notizen Anmerkungen Emails Fristen / Vorlagen Laufzeiten Vertragsaktevollständig in SharePoint integriert, standardisiertes und konfigurierbares Produkt,vordefinierte Workflows, intuitive Bedienung, rechtssichere Ablage Erstellen Archivierung Verwaltung Controlling
  30. 30. Erstellen Archivierung Controlling Vertragsvorlagen / Vertragsakte Digitalisierung / Vertragsstammdaten-Verwaltung Genehmigungsverfahren erfassung Fristenüberwachung Reporting Aufgaben/Wiedervorlagen Suche / Recherche
  31. 31. Erstellen Vertragsakt Kopf- und vertragsspezifische Metadaten Stammdaten aus ERP Systemen übernommen flexibel anpassbar mehrfachabhängige Wertemengen intuitives Bedienkonzept zusätzliche Vertragsinformationen Frist- und Aufgabenverwaltung Dokumentablage Office Integration
  32. 32. VertragsakteStammdaten ERPMetadatenFristen, Aufgaben
  33. 33. VertragsakteStammdatenMetadatenDokumente
  34. 34. VertragsakteStammdatenMetadatenDokumente
  35. 35. Erstellen Erstellung: Metadaten
  36. 36. Erstellen Erstellung: Metadaten 1) Stammdatenerfassung
  37. 37. Erstellen Erstellung: Metadaten 1) Stammdatenerfassung 2) Detaildatenerfassung
  38. 38. Erstellen Erstellung: Metadaten 1) Stammdatenerfassung 2) Detaildatenerfassung 3) Laufzeiterfassung
  39. 39. Erstellen Erstellung: Metadaten 1) Stammdatenerfassung 2) Detaildatenerfassung 3) Laufzeiterfassung 4) Kündigungsstichtagsbenachrichtigung
  40. 40. Erstellen Fristen Fristen / Laufzeiten
  41. 41. Erstellen Kostenverwaltung € Fristen / Kosten Laufzeiten
  42. 42. Erstellen Aufgabenverwaltung € Fristen / Kosten Aufgaben Laufzeiten
  43. 43. Erstellen Notizen € Fristen / Kosten Aufgaben Notizen Laufzeiten
  44. 44. Erstellen Dokumentablage € Fristen / Kosten Aufgaben Notizen Emails Dokumente Scannen Laufzeiten
  45. 45. Erstellen Vertragsdokument anlegenTemplates für Vorlagenverwaltung MehrereVerträge Vertragstypen
  46. 46. Erstellen Berechtigungen setzenVerwaltung auf Ebene Vertragsaktautomatische VererbungBenutzer- / GruppenebeneStandardkonzept SharePoint
  47. 47. Erstellen Berechtigungen setzenBerechtigungsprofileauf Basis von MetadatenKombination mit klassischer Regelung
  48. 48. Erstellen Prüfen und Freigeben Vertragsakte Stammdaten Metadaten Aufgaben Fristen Dokumente
  49. 49. Erstellen Prüfen und Freigeben Vertragsakte Stammdaten Metadaten Aufgaben Fristen Dokumente
  50. 50. Erstellen Prüfen und Freigeben Vertragsakte Stammdaten Metadaten Aufgaben Fristen Dokumente
  51. 51. Erstellen Prüfen und FreigebenManuell oder Automatisch bei Erreichen von FristenVertretungsregelungEskalationsmanagementDokumentation der Ergebnisse
  52. 52. Erstellen Prüfen und FreigebenManuell oder Automatisch bei Erreichen von FristenVertretungsregelungEskalationsmanagementDokumentation der Ergebnisse
  53. 53. Erstellen Abwesenheitsassistent
  54. 54. Archivierung Archivieren & Ablegen Revisionssichere Archivierung vertragsrelevanter Daten und Dokumente Auditing Auslagerung auf Langzeitstorage Zugriff über SharePoint Aufbau einer Vertragsakte
  55. 55. Archivierung Archivieren & AblegenAblage von PapierdokumentenScannen direkt in den VertragsaktAblage in SharePointbibliothek
  56. 56. Archivierung Archivieren & Ablegenecspand SidebarDrag & Drop Ablage direkt aus WindowsRecherche über Client
  57. 57. Verwaltung Suche & Recherche Standard SharePoint Volltextsuche ecspand Metadatensuche aktenspezifische Suchmaske
  58. 58. Verwaltung Suche & Recherche Volltextsuche
  59. 59. Verwaltung Suche & Recherche ecspand Suche
  60. 60. Verwaltung Suche & Recherche ecspand Suche
  61. 61. Verwaltung Suche & Recherche
  62. 62. Verwaltung Vertragscockpit
  63. 63. Verwaltung Metadatensuche
  64. 64. Controlling Reporting SharePoint Standard • Listenansichten • Gruppierungen und Filter ecspand Features • Recherche in den Vertragsinfos • vertragsspezifisch und -übergreifend
  65. 65. Controlling Stichtage
  66. 66. Controlling Überblick
  67. 67. Controlling Kosten
  68. 68. Fazit
  69. 69. Archiv
  70. 70. Archiv
  71. 71. Archiv
  72. 72. Archiv
  73. 73. Archiv
  74. 74. Archiv
  75. 75. Archiv
  76. 76. Archiv ERPLOB/DB
  77. 77. Archiv ERPLOB/DB
  78. 78. Fragen?
  79. 79. Josef Gemeri Christian KiesewetterGeneral Manager Sales & Partner Managerjosef.gemeri@d-velop.ch christian.kiesewetter@d-velop.atd.velop GmbHEURO PLAZA, Technologiestraße 5, 1120 WienT: +43 1 908 08 96W: www.d-velop.at | www.ecspand.com
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