Vertragsmanagement am SharePoint mit ecspand
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Wie Sie Ihren SharePoint zum vollwertigen ECM System erweitern zeigt diese Präsentation anhand der Lösung ecspand Vertragsmanagement. ...

Wie Sie Ihren SharePoint zum vollwertigen ECM System erweitern zeigt diese Präsentation anhand der Lösung ecspand Vertragsmanagement.

Präsentation im Rahmen des pentadoc ECM Tag 2011 in Wien

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    Vertragsmanagement am SharePoint mit ecspand Vertragsmanagement am SharePoint mit ecspand Presentation Transcript

    • SharePoint zum vollwertigenECM System erweiternECM Tag Wien 2011d.velop GmbHJosef Gemeri, Christian Kiesewetter
    • Herzlichwillkommen
    • Microsoft SharePoint
    • Enterprise Content Management
    • Long Tail Präsentationen, Kalkulationen, Planungen, Strategien, Vorlagen, Budget-Pläne, Organigramme, Vorschläge, Entwicklungsdokumente, Spezifikationen, Notizen, Berichte, Umsatz- Reports, Reisedokumente, Abrechnungen, Wikis, Blogs, Info-Texte, Kantinenplan, Gebäudepläne, Vertragsentwürfe, Angebotstexte, Preisinformationen, Business Pläne mit externen Partnern, Web-Texte, Mitbewerbs-Analysen, Grafiken, Agenturkommunikation, Event- Agenda, Vortragsbeschreibiungen, Prozess-Definitionen, Projekt- Unterlagen, externe Kommunikation, etc.Rechnungen, Verträge, Mitarbeiterakten, Lieferscheine, etc.
    • Long TailRechnungen, Verträge, Mitarbeiterakten, Lieferscheine, etc. Präsentationen, Kalkulationen, Planungen, Strategien, Vorlagen, Budget-Pläne, Organigramme, Vorschläge, Entwicklungsdokumente, Spezifikationen, Notizen, Berichte, Umsatz- Reports, Reisedokumente, Abrechnungen, Wikis, Blogs, Info-Texte, Kantinenplan, Gebäudepläne, Vertragsentwürfe, Angebotstexte, Preisinformationen, Business Pläne mit externen Partnern, Web-Texte, Mitbewerbs-Analysen, Grafiken, Agenturkommunikation, Event- Agenda, Vortragsbeschreibiungen, Prozess-Definitionen, Projekt- Unterlagen, externe Kommunikation, etc.
    • PC Browser Phone SocialTraditionelles Networking and Content CollaborationManagement
    • PC Browser Phone Traditionelles ECM mit Collaboration
    • Rückblick MOSS 2007
    • Medienberichte Sharepoint: Ohne Zusatzhilfe keine Lösung ...... muss meist eine DMS- oder ECM-Anbin- dung über Drittan- bieter einkalkuliert werden......vielmehr öffnetMOSS den Markt undbietet Raum fürzahlreiche Adaptionenund Lösungen. Diesekommen vor allemvon den etabliertenDMS- und ECM-Größen.
    • TOP-8 der neuen ECMFunktionen in SharePoint 2010
    • Aktenverwaltung (Document Sets)
    • Eindeutige Document ID
    • Zentrales Metadatenmanagement
    • Auditierungs-Funktionalitäten
    • Business Data Connectivity (R/W)
    • Enterprise Search
    • Remote Blob StorageMETA
    • Optimierung für sehr große Listen
    • Alles gut?
    • konkrete Lösungen
    • ecspand your SharePoint SharePoint als „Single Point of Service“ einheitliche Oberfläche prozessgesteuert Integration Umsysteme & PapierAktenplan, Rendition & Compliance fertige Lösungen
    • Unterschied klassisches DMS Link zu Capture Link zu ERP …. SP 2010 DMS Server Storage
    • ... zu ecspand your SharePoint Capture Link zu ERP …. Storage
    • Das Gold liegt in den Prozessen Die Herausforderung: Prozesse automatisieren, standardisieren und flexibilisieren
    • Archiv
    • Archiv
    • ?
    • € Kosten Aufgaben Dokumente Notizen Anmerkungen Emails Fristen / Vorlagen Laufzeiten Vertragsaktevollständig in SharePoint integriert, standardisiertes und konfigurierbares Produkt,vordefinierte Workflows, intuitive Bedienung, rechtssichere Ablage Erstellen Archivierung Verwaltung Controlling
    • Erstellen Archivierung Controlling Vertragsvorlagen / Vertragsakte Digitalisierung / Vertragsstammdaten-Verwaltung Genehmigungsverfahren erfassung Fristenüberwachung Reporting Aufgaben/Wiedervorlagen Suche / Recherche
    • Erstellen Vertragsakt Kopf- und vertragsspezifische Metadaten Stammdaten aus ERP Systemen übernommen flexibel anpassbar mehrfachabhängige Wertemengen intuitives Bedienkonzept zusätzliche Vertragsinformationen Frist- und Aufgabenverwaltung Dokumentablage Office Integration
    • VertragsakteStammdaten ERPMetadatenFristen, Aufgaben
    • VertragsakteStammdatenMetadatenDokumente
    • VertragsakteStammdatenMetadatenDokumente
    • Erstellen Erstellung: Metadaten
    • Erstellen Erstellung: Metadaten 1) Stammdatenerfassung
    • Erstellen Erstellung: Metadaten 1) Stammdatenerfassung 2) Detaildatenerfassung
    • Erstellen Erstellung: Metadaten 1) Stammdatenerfassung 2) Detaildatenerfassung 3) Laufzeiterfassung
    • Erstellen Erstellung: Metadaten 1) Stammdatenerfassung 2) Detaildatenerfassung 3) Laufzeiterfassung 4) Kündigungsstichtagsbenachrichtigung
    • Erstellen Fristen Fristen / Laufzeiten
    • Erstellen Kostenverwaltung € Fristen / Kosten Laufzeiten
    • Erstellen Aufgabenverwaltung € Fristen / Kosten Aufgaben Laufzeiten
    • Erstellen Notizen € Fristen / Kosten Aufgaben Notizen Laufzeiten
    • Erstellen Dokumentablage € Fristen / Kosten Aufgaben Notizen Emails Dokumente Scannen Laufzeiten
    • Erstellen Vertragsdokument anlegenTemplates für Vorlagenverwaltung MehrereVerträge Vertragstypen
    • Erstellen Berechtigungen setzenVerwaltung auf Ebene Vertragsaktautomatische VererbungBenutzer- / GruppenebeneStandardkonzept SharePoint
    • Erstellen Berechtigungen setzenBerechtigungsprofileauf Basis von MetadatenKombination mit klassischer Regelung
    • Erstellen Prüfen und Freigeben Vertragsakte Stammdaten Metadaten Aufgaben Fristen Dokumente
    • Erstellen Prüfen und Freigeben Vertragsakte Stammdaten Metadaten Aufgaben Fristen Dokumente
    • Erstellen Prüfen und Freigeben Vertragsakte Stammdaten Metadaten Aufgaben Fristen Dokumente
    • Erstellen Prüfen und FreigebenManuell oder Automatisch bei Erreichen von FristenVertretungsregelungEskalationsmanagementDokumentation der Ergebnisse
    • Erstellen Prüfen und FreigebenManuell oder Automatisch bei Erreichen von FristenVertretungsregelungEskalationsmanagementDokumentation der Ergebnisse
    • Erstellen Abwesenheitsassistent
    • Archivierung Archivieren & Ablegen Revisionssichere Archivierung vertragsrelevanter Daten und Dokumente Auditing Auslagerung auf Langzeitstorage Zugriff über SharePoint Aufbau einer Vertragsakte
    • Archivierung Archivieren & AblegenAblage von PapierdokumentenScannen direkt in den VertragsaktAblage in SharePointbibliothek
    • Archivierung Archivieren & Ablegenecspand SidebarDrag & Drop Ablage direkt aus WindowsRecherche über Client
    • Verwaltung Suche & Recherche Standard SharePoint Volltextsuche ecspand Metadatensuche aktenspezifische Suchmaske
    • Verwaltung Suche & Recherche Volltextsuche
    • Verwaltung Suche & Recherche ecspand Suche
    • Verwaltung Suche & Recherche ecspand Suche
    • Verwaltung Suche & Recherche
    • Verwaltung Vertragscockpit
    • Verwaltung Metadatensuche
    • Controlling Reporting SharePoint Standard • Listenansichten • Gruppierungen und Filter ecspand Features • Recherche in den Vertragsinfos • vertragsspezifisch und -übergreifend
    • Controlling Stichtage
    • Controlling Überblick
    • Controlling Kosten
    • Fazit
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    • Josef Gemeri Christian KiesewetterGeneral Manager Sales & Partner Managerjosef.gemeri@d-velop.ch christian.kiesewetter@d-velop.atd.velop GmbHEURO PLAZA, Technologiestraße 5, 1120 WienT: +43 1 908 08 96W: www.d-velop.at | www.ecspand.com