Wie kommt die Milch eigentlich in die Buchhaltung? Reisekostenabrechnung am SharePoint

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Wie einfach Mobile Apps, SharePoint und Cloudservices dabei helfen können Unternehmensprozesse zu vereinfachen zeigt die ecspand Lösung "Travel Expense Management".
Scannen Sie Ihre Rechnungen mit Ihrem Smartphone, ergänzen Sie fehlende Informationen mobil oder am SharePoint und verschaffen Sie sich Überblick dank komfortabler Auswertungen.

Session im Rahmen des Microsoft BIGDay 2012 in Wien.

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Wie kommt die Milch eigentlich in die Buchhaltung? Reisekostenabrechnung am SharePoint

  1. 1. WIE KOMMT DIE MILCH(RECHNUNG) EIGENTLICHIN DIE BUCHHALTUNG?Christian Kiesewetterd.velop GmbH, Technical Sales Manager
  2. 2. Milch?
  3. 3. Was hat eigentlich Milch …
  4. 4. Was hat eigentlich Milch mit Rock‘n Roll …
  5. 5. Was hat eigentlich Milch mit Rock‘n Roll und Buch-haltung zu tun?
  6. 6. Recherchiert man etwas imInternet zu Milch (oderKuh) und Rock‘n‘Roll findetman sehr wenig außereinem Album vonAerosmith aus den 90ernmit Rock-“Klassikern“ wieAmazing, Crazy oder Cryin.
  7. 7. Vertauschen wir also Milch …
  8. 8. Vertauschen wir also Milch mit Bier …
  9. 9. Vertauschen wir also Milch mit Bier - oder doch mitnoch mehr Bier - …
  10. 10. … so hat man zwangsläufig viele Rechnungen …
  11. 11. … so hat man zwangsläufig viele Rechnungen, die nichtnur bezahlt sondern auch verbucht werden müssen.
  12. 12. Nach soviel Bierkonsum geht es einem aber meist eherso …
  13. 13. … und man hat wenig Lust sich zeitintensiv um Belegeoder Rechnungen zu kümmern.
  14. 14. Hier kommt die d.velop ins Spiel!Wir beschäftigen uns seit vielen Jahren mit …
  15. 15. Prozesse LösungenDokumente Integration
  16. 16. … Dokumente und darauf aufbauende Lösungen für Prozesse Lösungendokumentenbasierte Prozesse sowie die Integrationder unterschiedlichsten Umsysteme.Eine dieser Lösungen ist …Dokumente Integration
  17. 17. … Travel Expense Management welche unserem„Rocker “ das Leben deutlich erleichtern wird.
  18. 18. Szenario
  19. 19. Für das folgende Szenario benötigen wir einenbeliebigen Beleg …
  20. 20. … ein Windows Phone …
  21. 21. … und Software – im konkreten Windows Azure,einen SharePoint und die d.velop Lösung ecspand.
  22. 22. OCR Analyse und Klassifizierung Prozess, Ablage und Auswertung
  23. 23. Im Anschluss an die Belegerfassung über das OCR Beleg an Analyse undWindows Phone wird der ein Cloudservice Klassifizierungübergeben, welches vollautomatisch die Daten desBeleges (wie Kreditor, Brutto/Nettobetrag, Steuer, ..)ermittelt und anschließend an den SharePoint zuweiteren Bearbeitung (Ablage, Auswertung undFreigabeprozess) übergibt. Prozess, Ablage und Auswertung
  24. 24. Import
  25. 25. Beim Import von Papierdokumenten sprechen wirvon „unstrukturierten Dokumenten“, also …
  26. 26. Unstrukturierte Dokumente Rechnungen Belege Akten
  27. 27. Für diesen Import stehen die verschiedenstenMöglichkeiten zur Verfügung wie z.B. …
  28. 28. Datenimport Scanner Windows Web/Cloud Phone Service
  29. 29. Datenimport Scanner… Apps für Windows Mobile, Integration vonScannern oder die Anbindung beliebiger Drittappli-kationen über Cloud- und Webservices. Windows Web/Cloud Phone Service
  30. 30. Analyse
  31. 31. Nach der Erfassung wird der Beleg zur Analyse an dasecspand Cloudservice übergeben.
  32. 32. In Schritt 1 wird das - als Bitmap vorliegende - Bild durchecspand cloud ocr in ein volltextdurchsuchbaresDokument umgewandelt.
  33. 33. Anschließend wird der Beleg klassifiziert und analysiert.Dabei werden die Metaeigenschaften (wie UID, Kreditor,Beträge, MwSt, …) anhand von vordefinierten Regelnvollautomatisch ausgelesen und mit Stammdaten (zBaus ERP Systemen wie Dynamics NAV / SAP oderbeliebigen Datenbanken) abgeglichen.
  34. 34. Rechnungsanalyse beliebig kombinierbar pay per use selbstlernend
  35. 35. RechnungsanalyseDie Vorteile dieser Art der Rechnungsanalyse liegen inder hohen Flexibilität: die einzelnen beliebig sind unter- Services kombinierbareinander beliebig kombinierbar und das pay-per-usePrinzip erlaubt es auch kleinen Unternehmen oderPrivatpersonen kostengünstig komplexe „Enterprise-Services“ zu nutzen. pay per use selbstlernend
  36. 36. Rechnungsanalyse beliebigUm die Erkennung der Belege laufend zu verbessern kombinierbar sindselbstlernende Konzepte integriert: jede analysierteRechnung verbessert somit die Erkennungsrate. pay per use selbstlernend
  37. 37. Prozess
  38. 38. Der Prozess zur weiteren Bearbeitung läuft überSharePoint und beinhaltet einen Importservice sowieeinen Freigabeworkflow welcher mit unterschiedlichstenGeräten bearbeitet werden kann.
  39. 39. Prozess Workflow Import- verschiedene service Geräte
  40. 40. Importservice Im Anschluss an die Analyse werden die erkannten Belege vom Cloudservice an den SharePointWorkflow übergeben und dort in einer Doku- mentenbibliothek abgespeichert.Auswertung Neben lokalen SharePointDokumentablage Installationen wird auch SharePoint Online unterstützt.
  41. 41. Workflow Der Freigabeworkflow ist zweistufig aufgebaut. In Schritt 1 sind vom Benutzer fehlende InformationenWorkflow (wie zB Dienstreise, Art des Beleges, …) nachzupflegen.Auswertung Um die Formulare über mobile GeräteDokumentablage bedienen zu können stehen diese nicht nur am SharePoint sondern auch gehostet in der Cloud zur Verfügung.
  42. 42. Workflow In Schritt 2 erfolgt die Freigabe durch den Vorgesetzten.Workflow Die Formulare beinhalten neben einem Bild des korrespondierendenAuswertung Beleges auch die in der Analyse extrahierten Metadaten undDokumentablage Beträge.
  43. 43. Auswertung Für Auswertungen steht ein zentrales Cockpit im SharePoint mit Aufgabenlisten und grafischenWorkflow Reports zur Verfügung.AuswertungDokumentablage
  44. 44. Dokumentablage Die ecspand Lösung bietet neben dem SharePoint Standardfunktions- umfang zusätzliche Extrafeatures:Workflow Der ecspand Aktenplan gruppiertAuswertung Dokumente logisch aus den unter- schiedlichsten Dokumentbibliothe-Dokumentablage ken anhand Ihrer Metadaten und präsentiert diese übersichtlich als Baumstruktur.
  45. 45. Dokumentablage Der Imageservice zeigt Doku- mente direkt im Browser ohne notwendigen Download.Workflow Nach der Umwandlung derAuswertung Dokumente in normierte Formate durch ecspand Rendition könnenDokumentablage diese mit dem Storagemanager revisionssicher und compliance- konform archiviert werden.
  46. 46. Erweiterungsmöglichkeiten Übergabe an Scanner- Buchhaltung Integration „klassische“Zeiterfassung Eingangs- rechnungen
  47. 47. ErweiterungsmöglichkeitenDieses Szenario lässt sich natürlich unkompliziert um Übergabe an Scanner-weitere Features erweitern: wie z.B.Integration Buchhaltung Integration mit IhrerZeiterfassung oder FIBU, Anbindung von beliebigerScannerhardware oder die Ausweitung auf sämtlicheeingehende Eingangsrechungen. „klassische“Zeiterfassung Eingangs- rechnungen
  48. 48. Conclusio
  49. 49. Conclusio Zeitersparnis Prozess Lösung Chaos
  50. 50. Conclusio Zeitersparnis Prozessecspand Travel Expense Management ist eine Standard-lösung welche Ihnen dabei hilft Zeit zu sparen und dastypische Belegchaos zu minimieren. Lösung Chaos
  51. 51. Conclusio Besuchen Skalierbar Sie uns!Kombination Kosten
  52. 52. ConclusioMit der Kombination von lokalen und in der Cloud Skalierbar Besuchen Sie uns!gehosteten Diensten sowie der Integration mobiler Geräteist größtmögliche Flexibilität bei klar kalkulierbarenKosten sichergestellt.Kombination Kosten
  53. 53. Machen Sie es wie Aerosmith im Video von Amazing underleben Sie die Vorzüge der Cloud: treten Sie mit unsin Kontakt und lassen Sie sich vorführen wie durch dieKombination unterschiedlichster Technologien und Geräteauch komplexe Szenarien einfach und kostengünstigrealisierbar sind.
  54. 54. Fragen?
  55. 55. /me Christian Kiesewetter Technical Sales Manager d.velop GmbH christian.kiesewetter@ecspand.com +43 664 2075372 www.ecspand.com www.d-velop.com
  56. 56. Credits flickr flickr by by PUNKassPhotos christopher.woww iStockphoto flickr flickr by Dave Dugdale by Punchup
  57. 57. Credits iStockphoto iStockphoto iStockphoto iStockphoto iStockphoto
  58. 58. Credits iStockphoto iStockphoto iStockphoto iStockphoto Nokia
  59. 59. Credits iStockphoto iStockphoto Samsung Minolta iStockphoto
  60. 60. Credits iStockphoto iStockphoto iStockphoto iStockphoto iStockphoto

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