SharePoint als Prozess- und
Enterprise Content Management Portal.
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ECM statt Inseln
  SharePoint als „Single Point of Service“



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Collaboration
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Enterprise Content Management
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Dokumentverwaltung

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Große Datenmengen


   Help!   In 2010 gelöst!
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Taxonomien
„Web-Office“
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            Ablöse Papier
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            Fertige Lösungen
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Prozesse & Workflows
           Visio und SharePoint Designer
           auch im 2010er noch nicht zufriedenstellend




 ...
Integration externer Partner ohne Active Directory (AD)
Drei mögliche Szenarien: SQL Authentifizierung, ADAM & ECTS,
AD Fe...
Zusammenfassung

 Nahtlose Integration                    Zukunftssichere Plattform
  gewohnte Arbeitsumgebung          ...
Zielgruppe
 Kleinstunternehmen
  Schnelle Quick-Wins mit kostenlosem Angebot
  SharePoint Foundation (WSS), Online Servic...
Sofortlösungen
Vertragsmanagement
 Vertragsverwaltung
 Workflows und Wiedervorlagen
 Beschlagwortung
 Datenübernahme durch Scanning
Abwesenheiten

           Formulare
           Reiseantrag, Urlaub, Zeitausgleich

           Workflow
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Beschaffungsantrag

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Dokumentverwaltung                        Knowledge Management
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Recordmanagement
Erweiterung des SharePoint zu einem vollwertigen
    Enterprise Content Management System.
ecspand
your SharePoint
Ordnung
Struktur & Metainformation
Manuell
Automatisch
Record Management

      ERP Integration

SharePoint Compliance

   Workflow Solutions
Aktensicht
Dokumentviewer
ERP Integration …
… in den SharePoint
Verfügbar für …
Archivierung

         Interaktive Archivierung
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Qualitäts Management
Vertrags Management
  Patent Management
  Eingangsrechnungs-
         verarbeitung
     HR Management
Eingangsrechnungen
Rechnungsdaten   Workflow Aufgabe
                                     Eingangsrechnungen




Rechnungsbeleg       Aktenst...
Verträge


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           Recherche
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           Prozessgesteuert
Qualitätsmanagement

               Metadatenverwaltung
               Automatische
               Dokumenterstellung
    ...
Patentmanagement
Patentmanagement
HR-Management
HR-Management

           Aktenplan
           Metadatenverwaltung
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SharePoint als ECM Plattform

  1. 1. SharePoint als Prozess- und Enterprise Content Management Portal.
  2. 2. Das Unternehmen Größter privater Software Dienstleister in Hagenberg. 27 angestellte SW Entwickler (10 SharePoint Entwickler) Vertreten in Hagenberg und Wien.
  3. 3. Cloud Solutions Rich Internet Applications
  4. 4. Prozess-Fokus Prozesse & Wissensarbeiter Alle Wissens-Arbeiter Beteiligte Benutzer – strukturiert als auch unstrukturiert arbeitende – interne wie externe Teilnehmer Entsprechend dem Bedarf – intern wie extern An strukturierten Fach- Prozessen beteiligte Spezialisten Web-Meetings Zeit Präsenz, IM, VOIP Projekt Management Business Intelligence Enterprise Search Technologien Portale Enterprise 2.0 Collaboration Email Mgmt. WCM Workflow Enterprise Content Management Formulare Microfiche Archiv Zeit
  5. 5. Knowledgeworker
  6. 6. Dokumentenflut
  7. 7. Informationen ablegen
  8. 8. ... und wiederfinden.
  9. 9. Komplexe Prozesse ...
  10. 10. Long Tail Beteiligte Anzahl Präsentationen, Kalkulationen, Planungen, Strategien, Dokumente Benutzer Vorlagen, Budget-Pläne, Organigramme, Vorschläge, Entwicklungsdokumente, Spezifikationen, Notizen, Berichte, Umsatz- Reports, Reisedokumente, Abrechnungen, Wikis, Blogs, Info-Texte, Kantinenplan, Gebäudepläne, Vertragsentwürfe, Angebotstexte, Preisinformationen, Business Pläne mit externen Partnern, Web-Texte, Mitbewerbs-Analysen, Grafiken, Agenturkommunikation, Event- Agenda, Vortragsbeschreibiungen, Prozess-Definitionen, Projekt- Unterlagen, externe Kommunikation, etc. Rechnungen, Verträge, Mitarbeiterakten, Lieferscheine, etc. Arten des Inhalts verwalteter Inhalt nicht verwalteter Inhalt Traditionelles Enterprise 2.0 ECM
  11. 11. Szenario
  12. 12. 5 2 8 15
  13. 13. 1 Digitales Dokument Ordner auf Fileserver 4 Ablage & Archivierung Hauspost / Email Scannen & Routing zu den Papier 2 Klassifizierung 3 Entscheidern 4 Erzeugung
  14. 14. Was tun?
  15. 15. SharePoint als 1 Zentrale Storage 3 Webformulare, Cockpits, Social Networking, Auslagerung und Archivierung, Aufgaben und Workflows, Suche, Reporting Revisionssicherheit 2 Client Integration, Offline Fähigkeit, Prozesssteuerung, (Desktop) Search, zentrale Plattform
  16. 16. ECM statt Inseln SharePoint als „Single Point of Service“ einheitliche Oberfläche Integration Umsysteme / Papier Prozess gesteuert kurze Entscheidungswege
  17. 17. Collaboration Collaboration Business- Portal Intelligence Business Process Search and Forms Enterprise Content Management
  18. 18. Enterprise Content Management
  19. 19. PC Browser Phone Traditionelles ECM mit Collaboration Traditionelles Social Content Networking and Management Collaboration
  20. 20. Dokumentverwaltung Check in / out Versionierung (Adhoc) Workflows Berechtigungen Einbindung Filesystem Offlinefunktion
  21. 21. Große Datenmengen Help! In 2010 gelöst! Technik Throtteling-Threshold User Navigation, Filter Auslagerung Remote Blog Storage
  22. 22. Office Integration
  23. 23. Schlüsselwörter
  24. 24. Taxonomien
  25. 25. „Web-Office“
  26. 26. „Offline Client“
  27. 27. Enterprise Search Sortierung Visual Best Bets Scrolling PowerPoint Voransichten Drilldown Thumbnails Ähnlichkeits -suche
  28. 28. Formulare Ablöse Papier im Browser Fertige Lösungen Digitale Signatur Prozessintegration
  29. 29. Prozesse & Workflows Visio und SharePoint Designer auch im 2010er noch nicht zufriedenstellend Benutzt SharePoint Workflow Engine Realtime Erstellung in wenigen Stunden Designen statt Coden Templates
  30. 30. Integration externer Partner ohne Active Directory (AD) Drei mögliche Szenarien: SQL Authentifizierung, ADAM & ECTS, AD Federation Services
  31. 31. Zusammenfassung  Nahtlose Integration  Zukunftssichere Plattform gewohnte Arbeitsumgebung zentrale MS Strategie  Umfangreiche Features  Zahlreiche Erweiterungen Funktionsumfang wie herkömmliche DMS leicht ausbau- und wartbar  ECM meets Collaboration  Kein ECM Server notwendig keine isolierte Insellösung wie bei OpenText, SER, IBM, …
  32. 32. Zielgruppe  Kleinstunternehmen Schnelle Quick-Wins mit kostenlosem Angebot SharePoint Foundation (WSS), Online Services  Klein- & Mittelbetriebe SharePoint Foundation (WSS) oder SharePoint Server Standard bzw. Online Services Gute Skalierung und kostengünstiges professionelles ECM System  Großbetriebe SharePoint Server mit Enterprise Features Als Ersatz für herkömmliche DMS- und Prozessplattformen für ganzheitliches ECM
  33. 33. Sofortlösungen
  34. 34. Vertragsmanagement Vertragsverwaltung Workflows und Wiedervorlagen Beschlagwortung Datenübernahme durch Scanning
  35. 35. Abwesenheiten Formulare Reiseantrag, Urlaub, Zeitausgleich Workflow Freigabe durch Vorgesetzte Kalender Abwesenheitskalender, Outlook
  36. 36. Beschaffungsantrag Formular Bestellformular, Infopath Workflow Komplexer Entscheidungsbaum, State Machine Digitale Signatur elektronische Unterschrift
  37. 37. Knowledgebase Dokumentverwaltung Knowledge Management Publishing, Feedbackzyklen, Information Dokumente & WIKI, mit externen Partnern Rights Management Search Workflow Keywords und Freigabe, Auslieferung an Partner Taxonomien
  38. 38. Recordmanagement
  39. 39. Erweiterung des SharePoint zu einem vollwertigen Enterprise Content Management System.
  40. 40. ecspand your SharePoint
  41. 41. Ordnung Struktur & Metainformation
  42. 42. Manuell
  43. 43. Automatisch
  44. 44. Record Management ERP Integration SharePoint Compliance Workflow Solutions
  45. 45. Aktensicht
  46. 46. Dokumentviewer
  47. 47. ERP Integration …
  48. 48. … in den SharePoint
  49. 49. Verfügbar für …
  50. 50. Archivierung Interaktive Archivierung Regelbasierte Archivierung Verschiedenste Compliance-Plattformen Volle Integration Zertifiziert
  51. 51. Qualitäts Management Vertrags Management Patent Management Eingangsrechnungs- verarbeitung HR Management
  52. 52. Eingangsrechnungen
  53. 53. Rechnungsdaten Workflow Aufgabe Eingangsrechnungen Rechnungsbeleg Aktenstruktur
  54. 54. Verträge Erfassung Recherche Verwaltung Prozessgesteuert
  55. 55. Qualitätsmanagement Metadatenverwaltung Automatische Dokumenterstellung Suche über Metadaten / Prozesschritt Prozessgesteuert
  56. 56. Patentmanagement
  57. 57. Patentmanagement
  58. 58. HR-Management
  59. 59. HR-Management Aktenplan Metadatenverwaltung Einfache Suche Rechtemanagement Integration von LOB Applikationen Export in Personalverrechnung
  60. 60. Unsere Erfahrungen
  61. 61. Fragen ?
  62. 62. Christian Kiesewetter Christian Kiesewetter | Business Development Management M: +43 699 / 13343 664 | E: kiesewetter@hagenberg-software.at | W: www.hagenberg-software.at
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