SharePoint als ECM Plattform

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SharePoint als Prozess- und …

SharePoint als Prozess- und
Enterprise Content Management Portal

Erweitern Sie Ihren SharePoint zum vollwertigen ECM mit Lösungen von ecspand.

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  • 1. SharePoint als Prozess- und Enterprise Content Management Portal.
  • 2. Das Unternehmen Größter privater Software Dienstleister in Hagenberg. 27 angestellte SW Entwickler (10 SharePoint Entwickler) Vertreten in Hagenberg und Wien.
  • 3. Cloud Solutions Rich Internet Applications
  • 4. Prozess-Fokus Prozesse & Wissensarbeiter Alle Wissens-Arbeiter Beteiligte Benutzer – strukturiert als auch unstrukturiert arbeitende – interne wie externe Teilnehmer Entsprechend dem Bedarf – intern wie extern An strukturierten Fach- Prozessen beteiligte Spezialisten Web-Meetings Zeit Präsenz, IM, VOIP Projekt Management Business Intelligence Enterprise Search Technologien Portale Enterprise 2.0 Collaboration Email Mgmt. WCM Workflow Enterprise Content Management Formulare Microfiche Archiv Zeit
  • 5. Knowledgeworker
  • 6. Dokumentenflut
  • 7. Informationen ablegen
  • 8. ... und wiederfinden.
  • 9. Komplexe Prozesse ...
  • 10. Long Tail Beteiligte Anzahl Präsentationen, Kalkulationen, Planungen, Strategien, Dokumente Benutzer Vorlagen, Budget-Pläne, Organigramme, Vorschläge, Entwicklungsdokumente, Spezifikationen, Notizen, Berichte, Umsatz- Reports, Reisedokumente, Abrechnungen, Wikis, Blogs, Info-Texte, Kantinenplan, Gebäudepläne, Vertragsentwürfe, Angebotstexte, Preisinformationen, Business Pläne mit externen Partnern, Web-Texte, Mitbewerbs-Analysen, Grafiken, Agenturkommunikation, Event- Agenda, Vortragsbeschreibiungen, Prozess-Definitionen, Projekt- Unterlagen, externe Kommunikation, etc. Rechnungen, Verträge, Mitarbeiterakten, Lieferscheine, etc. Arten des Inhalts verwalteter Inhalt nicht verwalteter Inhalt Traditionelles Enterprise 2.0 ECM
  • 11. Szenario
  • 12. 5 2 8 15
  • 13. 1 Digitales Dokument Ordner auf Fileserver 4 Ablage & Archivierung Hauspost / Email Scannen & Routing zu den Papier 2 Klassifizierung 3 Entscheidern 4 Erzeugung
  • 14. Was tun?
  • 15. SharePoint als 1 Zentrale Storage 3 Webformulare, Cockpits, Social Networking, Auslagerung und Archivierung, Aufgaben und Workflows, Suche, Reporting Revisionssicherheit 2 Client Integration, Offline Fähigkeit, Prozesssteuerung, (Desktop) Search, zentrale Plattform
  • 16. ECM statt Inseln SharePoint als „Single Point of Service“ einheitliche Oberfläche Integration Umsysteme / Papier Prozess gesteuert kurze Entscheidungswege
  • 17. Collaboration Collaboration Business- Portal Intelligence Business Process Search and Forms Enterprise Content Management
  • 18. Enterprise Content Management
  • 19. PC Browser Phone Traditionelles ECM mit Collaboration Traditionelles Social Content Networking and Management Collaboration
  • 20. Dokumentverwaltung Check in / out Versionierung (Adhoc) Workflows Berechtigungen Einbindung Filesystem Offlinefunktion
  • 21. Große Datenmengen Help! In 2010 gelöst! Technik Throtteling-Threshold User Navigation, Filter Auslagerung Remote Blog Storage
  • 22. Office Integration
  • 23. Schlüsselwörter
  • 24. Taxonomien
  • 25. „Web-Office“
  • 26. „Offline Client“
  • 27. Enterprise Search Sortierung Visual Best Bets Scrolling PowerPoint Voransichten Drilldown Thumbnails Ähnlichkeits -suche
  • 28. Formulare Ablöse Papier im Browser Fertige Lösungen Digitale Signatur Prozessintegration
  • 29. Prozesse & Workflows Visio und SharePoint Designer auch im 2010er noch nicht zufriedenstellend Benutzt SharePoint Workflow Engine Realtime Erstellung in wenigen Stunden Designen statt Coden Templates
  • 30. Integration externer Partner ohne Active Directory (AD) Drei mögliche Szenarien: SQL Authentifizierung, ADAM & ECTS, AD Federation Services
  • 31. Zusammenfassung  Nahtlose Integration  Zukunftssichere Plattform gewohnte Arbeitsumgebung zentrale MS Strategie  Umfangreiche Features  Zahlreiche Erweiterungen Funktionsumfang wie herkömmliche DMS leicht ausbau- und wartbar  ECM meets Collaboration  Kein ECM Server notwendig keine isolierte Insellösung wie bei OpenText, SER, IBM, …
  • 32. Zielgruppe  Kleinstunternehmen Schnelle Quick-Wins mit kostenlosem Angebot SharePoint Foundation (WSS), Online Services  Klein- & Mittelbetriebe SharePoint Foundation (WSS) oder SharePoint Server Standard bzw. Online Services Gute Skalierung und kostengünstiges professionelles ECM System  Großbetriebe SharePoint Server mit Enterprise Features Als Ersatz für herkömmliche DMS- und Prozessplattformen für ganzheitliches ECM
  • 33. Sofortlösungen
  • 34. Vertragsmanagement Vertragsverwaltung Workflows und Wiedervorlagen Beschlagwortung Datenübernahme durch Scanning
  • 35. Abwesenheiten Formulare Reiseantrag, Urlaub, Zeitausgleich Workflow Freigabe durch Vorgesetzte Kalender Abwesenheitskalender, Outlook
  • 36. Beschaffungsantrag Formular Bestellformular, Infopath Workflow Komplexer Entscheidungsbaum, State Machine Digitale Signatur elektronische Unterschrift
  • 37. Knowledgebase Dokumentverwaltung Knowledge Management Publishing, Feedbackzyklen, Information Dokumente & WIKI, mit externen Partnern Rights Management Search Workflow Keywords und Freigabe, Auslieferung an Partner Taxonomien
  • 38. Recordmanagement
  • 39. Erweiterung des SharePoint zu einem vollwertigen Enterprise Content Management System.
  • 40. ecspand your SharePoint
  • 41. Ordnung Struktur & Metainformation
  • 42. Manuell
  • 43. Automatisch
  • 44. Record Management ERP Integration SharePoint Compliance Workflow Solutions
  • 45. Aktensicht
  • 46. Dokumentviewer
  • 47. ERP Integration …
  • 48. … in den SharePoint
  • 49. Verfügbar für …
  • 50. Archivierung Interaktive Archivierung Regelbasierte Archivierung Verschiedenste Compliance-Plattformen Volle Integration Zertifiziert
  • 51. Qualitäts Management Vertrags Management Patent Management Eingangsrechnungs- verarbeitung HR Management
  • 52. Eingangsrechnungen
  • 53. Rechnungsdaten Workflow Aufgabe Eingangsrechnungen Rechnungsbeleg Aktenstruktur
  • 54. Verträge Erfassung Recherche Verwaltung Prozessgesteuert
  • 55. Qualitätsmanagement Metadatenverwaltung Automatische Dokumenterstellung Suche über Metadaten / Prozesschritt Prozessgesteuert
  • 56. Patentmanagement
  • 57. Patentmanagement
  • 58. HR-Management
  • 59. HR-Management Aktenplan Metadatenverwaltung Einfache Suche Rechtemanagement Integration von LOB Applikationen Export in Personalverrechnung
  • 60. Unsere Erfahrungen
  • 61. Fragen ?
  • 62. Christian Kiesewetter Christian Kiesewetter | Business Development Management M: +43 699 / 13343 664 | E: kiesewetter@hagenberg-software.at | W: www.hagenberg-software.at