Enterprise Content Management am SharePoint mit ecspand
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ecspand erweitert den SharePoint zur vollwertigen ECM Plattform! ...

ecspand erweitert den SharePoint zur vollwertigen ECM Plattform!
Ob Archivierung, Compliance, Dokumentenintegration, ERP Anbindung oder eine der fertigen Prozesslösungen (Vertragsmanagement, Eingangsrechnungsverwaltung, Qualitätsmanagement): ecspand macht Ihren SharePoint zur zentralen Plattform für dokumentengetriebene Prozesse und das ohne zusätzlichen Archivserver!

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    Enterprise Content Management am SharePoint mit ecspand Enterprise Content Management am SharePoint mit ecspand Presentation Transcript

    • Enterprise Content Managementam SharePoint mit ecspand Christian Kiesewetter Partner & Sales Management
    • ecspand - Strategie
    • ecspand your SharePoint SharePoint als „Single Point of Service“ einheitliche Oberfläche prozessgesteuert Integration Umsysteme & PapierAktenplan, Rendition & Compliance fertige Lösungen
    • Kompetenzprofil SharePoint
    • Kompetenzprofil
    • Unterschied klassisches DMS Link zu Capture Link zu ERP …. SP 2010 DMS Server Storage
    • ... zu ecspand your SharePoint Capture Link zu ERP …. DMS Server Storage
    • Highlights
    • ecspand Services Integration Record Management SharePoint ComplianceImage / Rendition Services Workflow
    • Record Management
    • Record Management
    • SharePoint Compliance Revisionssichere Archivierung Kopieren, verschieben oder verlinken Verschiedenste Compliance- Plattformen Zugriff über SharePoint
    • Image Services
    • Rendition Services
    • Workflow Integration von SharePoint Standard Workflows komplexe, indidviduelle Workflows „ecspand Workflow“ (Nintex OEM) fertige Templates
    • Integration
    • Integration von(Dritt-)Applikationen SharePoint als „Single Point of Service“ Konsolidierung des Wissens und der Informationen zentrale (applikationsüber- greifende) Prozessplattform
    • Bestehendes ERP …
    • … in den SharePoint
    • ERP Connector (revisionssichere) Archivierung aus ERP direkter Dokumentzugriff auf SharePoint / Archiv applikationsübergreifende Prozesse ERP Erweiterungen (classifier, Rechnungsbuch)
    • drag & dropecspand SidebarDrag & Drop Ablage direkt aus Windows (inkl. Aktenzuordnung und MetadatenvererbungRecherche über Client
    • ecspand captureAblage von PapierdokumentenScannen direkt in den VertragsaktAblage in SharePointbibliothek
    • ecspand captureFrühes Scannen mit Kopfdatenerkennung (OCR, Klassifizierung, Stammdatenverprobung)Sichtprüfung und IndexierungÜbergabe an ERP und SharePoint
    • Cloud Solutions Stamm- datenClient PC
    • Cloud Vision Einbindung Office 365 in Szenario Scanclient als Cloudservice ohne lokale Installation Einbindung Azure Blobstorage als Dateiablage ecspand als „Service“ für Office 365
    • Das Gold liegt in den Prozessen Die Herausforderung: Prozesse automatisieren, standardisieren und flexibilisieren
    • Vertragsmanagement € Kosten Aufgaben Dokumente Notizen Anmerkungen Emails Fristen / Vorlagen Laufzeiten VertragsakteErstellen Archivierung Verwaltung Controlling
    • Qualitätsmanagement Prozesslösung Workflows Dokumenterstellung Übersichtliches Interface (Integration in Office)
    • Eingangsrechnungsverarbeitung Erhöhung der Effizienz Erhöhung der Transparenz Integration in ERP Standardisierte Prozesse
    • SharePoint als Prozessplattform
    • SharePoint als Prozessplattform
    • SharePoint als Prozessplattform Belegübergabe an SAP
    • SharePoint als Prozessplattform Belegübergabe an SAP
    • SharePoint als Prozessplattform Belegübergabe an SAP Workflowintegration
    • SharePoint als Prozessplattform Belegübergabe an SAP Workflowintegration
    • SharePoint als Prozessplattform Belegübergabe an SAP Workflowintegration Prozessabarbeitung
    • SharePoint als Prozessplattform Belegübergabe an SAP Workflowintegration Prozessabarbeitung
    • SharePoint als Prozessplattform Belegübergabe an SAP Workflowintegration Prozessabarbeitung Belegablage
    • CloudStrategie
    • Cloud Stack Mobile Cloud Capture, Silverlightclient Wrapper um Abby OCR Engine Klassifzierungsservice (Rechnungs-)Analyseservice Exportservice
    • Azure Integration
    • Szenario
    • Szenario Stamm- datenClient PC
    • (1) Erfassung Mobile Cloud Capture (WP7 Client) Fotografie des Kassenbeleges Silverlight Capture Client (*) Übergabe an Azure Service (*) derzeit in Entwicklung
    • (2) OCR AnalyseMessage QueuesAbbyy OCR Engine
    • (3) Klassifizierung Stamm-Message Queues datenmandantenübergreifende Templates
    • (4) Export Aufruf des Cloudservices Import in SharePoint Dokumentbibliothekt Alternative: ERP oder CRM System
    • Vision Einbindung Office 365 in Szenario Scanclient als Cloudservice ohne lokale Installation Einbindung Azure Blobstorage als Dateiablage ecspand als „Service“ für Office 365
    • Live
    • Capture
    • Queues
    • Queues
    • Dokumentbibliothek
    • Detailansicht
    • Belegansicht
    • Eingangsrechnungs-verwaltung
    • Ausgangsituation viele Rechnungen pro Tag viel Aufwand, wenig Transparenz manueller (papierbasierter) Freigabeprozess kein Automatismus, keine digitale Unterstützung Technologie SharePoint & ERP (SAP, Dynamics AX, Dynamics NAV, …)
    • Ausgangsituation Erhöhung der Transparenz Erhöhung der Effizienz Scannen mit automatischer Klassifizierung Workflow mit Prüfung und Freigabe Integration von SharePoint und ERP Nintex Workflow und ecspand
    • Schematischer Überblick
    • Technischer Überblick
    • Technische Details Nutzung der bestehenden Technologien (SharePoint, ecspand Archivierung, ecspand Scanning, Import, …) ecspand link for SAP/AX/NAV inkl. Customizing Workflow Customizing mit Nintex WF Deployment mit SharePoint WSP
    • Die Lösung mit ecspandERP Integration, Scannen von Altbelegen,Belegarchivierung aus ERPScannen mit automatischerKlassifizierungWorkflowintegration
    • Scannen und KlassifizierenFrühes Scannen mit Kopfdatenerkennung Optional: Eingabe von(OCR, Klassifizierung, Workflowinformationen, Anpassung derStammdatenverprobung) FormularmaskeSichtprüfung und Indizierung Übergabe an ERP und SharePoint
    • Workflowintegration mit ERP initiale Übergabe an SharePoint bei Workflowstart Statusupdate aus dem Workflow an ERP Übergabe und optionale Buchung aus dem Workflow direkt in ERP
    • WorkflowstrukturVerteilung, sachliche Prüfung, Freigabe, FiBu-FreigabeClearingstelle, Subprüfung/Rückfrage
    • Konfiguration SharePoint Oberfläche (gewohntes Look & Feel für Anwender) ergonomische Masken mit Wertelisten, Logikprüfungen, … verschiedene Workflowtypen definierbare Verantwortlichkeiten auf Gruppenebene (Verantwortliche, Vertreter, Kostenstellenaufteilung, …)
    • Workflowmaske
    • Workflowmaske
    • Reporting und HistoriePDF Report und Verknüpfung mit ERP DatensatzIntegriertes Nintex ReportingSharePoint Berichts-Center
    • Qualitätsmanagement
    • Qualitätsmanagement Prozesslösung Workflows Dokumenterstellung Übersichtliches Interface (Integration in Office)
    • Key FactsElektronisches Abbilden der Arbeitsschritte zum Erzeugen eines neuen QMDokumentsElektronisches Abbilden der Arbeitsschritte zur Änderung eines vorhandenen QMDokumentsNachvollziehen der einzelnen Arbeitsschritte und Aufgaben für Verantwortlicheund QM LeitungDarstellung der QM Dokumente für Mitarbeiter in unveränderbarem Format beigleichzeitiger Bearbeitung durch DokumentverantwortlicheAbbilden der QM Dokumente in der Struktur des QM HandbuchsTimer Job zum automatischen Erzeugen von Aufgaben zur Überarbeitung von QMDokumenten
    • Key FactsEinfache Suche in den ca. 2500 QM Dokumenten für MitarbeiterÖffnen des gesuchten QM Dokuments für Mitarbeiter nach max. 3 MausklicksÜbersichtliche Oberfläche zur Darstellung von mitgeltenden Dokumenten
    • Überblick Workflow zur Dokumenterstellung QM Handbuch  Aufgaben Abstract  Änderungsmitteilungen  Postkorb Records Organizer Rendition Service Genehmigung zur Dokumenterstellung Änderungs- mitteilung Genehmigung zur DokumenterstellungSuche in QM Workflow zurDokumenten Dokumentänderung
    • CockpitStart des QM-Workflows über Erstellung eines Abstracts
    • Neues DokumentDer Mitarbeiter aus demFachbereich kann dieErstellung eines neuen QMDokumentes mit Hilfe vonAbstracts beginnen.Er beschreibt kurz den Inhaltdes neuen Dokumentesohne auf die QM/ISOtypische Form undKlassifizierung achten zumüssen.Er wird dabei durch einespezielle Erfassungsmaskegeführt.
    • Klassifizierung AbstractDie Einordnung desAbstracts(späteresDokumentes) in dieUnternehmensprozesseserfolgt geführt durchentsprechendeAuswahlmasken.Die Zuordnung kann zujedem beliebigen Zeitpunktdes Workflows erfolgen undauch wieder geändertwerden.
    • Prüfung / Freigabe mit WorkflowMehrstufige Workflowsunterstützen denGenehmigungs- undFreigabeprozess.Die QM Mitarbeiter werdenjeweils mittels Aufgabenund Benachrichtigungenüber neue Prozessschritteinformiert
    • Automatische DokumenterstellungWurde der Abstractgenehmigt, so erfolgt dieautomatische Erzeugungeines entsprechenden QMDokumentes basierend aufdie im Abstract definiertenMetadaten..Die Metadaten werden indas Word-Dokument alsTextbausteine übernommen.
    • Aufgabenübersicht Nachverfolgung der Aufgaben (Wo „hängt das Dokument“?) Jeder betroffene Mitarbeiter besitzt eigene Aufgabenübersicht Automatisches Update der Aufgaben nach Bearbeitung
    • Erzeugen PDFAutomatisches Erzeugeneiner PDF- Datei nachBestätigung durch FreigeberBearbeitung des Dokumentssomit für „normaleMitarbeiter“ nicht mehrmöglichVersionshistorie für jedesDokument aufrufbar
    • Suche nach QM DokumentenMehrere Möglichkeiten:• Volltext-Suche in den Inhalten der vorhandenen Dokumente• Suche mittels Metadaten der Dokumente
    • Suche nach QM DokumentenMehrere Möglichkeiten:• Volltext-Suche in den Inhalten der vorhandenen Dokumente• Suche mittels Metadaten der Dokumente• Suche mittels grafische Prozessvisualisierung
    • Suche nach QM DokumentenMehrere Möglichkeiten:• Volltext-Suche in den Inhalten der vorhandenen Dokumente• Suche mittels Metadaten der Dokumente• Suche mittels grafische Prozessvisualisierung• Suche/Navigation entsprechend QM/ ISO Struktur (Aktenplan)
    • Vertragsmanagement
    • Archiv
    • ?
    • Realität: getrennte Welten statische juristische Dokumente und Ablage mühsame Bearbeitung in Listen keine Automatismen und kein zentrales RepositoryGegenstand, Partner, Laufzeit Papierarchiv, DMSBestimmungen, Sondervereinbarungen elektronisches Archiv
    • € Kosten Aufgaben Dokumente Notizen Anmerkungen Emails Fristen / Vorlagen Laufzeiten Vertragsaktevollständig in SharePoint integriert, standardisiertes und konfigurierbares Produkt,vordefinierte Workflows, intuitive Bedienung, rechtssichere Ablage Erstellen Archivierung Verwaltung Controlling
    • VertragsakteStammdaten ERPMetadatenFristen, Aufgaben
    • VertragsakteStammdatenMetadatenDokumente
    • Erstellen Erstellung: Metadaten
    • Erstellen Vertragsdokument anlegenTemplates für Vorlagenverwaltung MehrereVerträge Vertragstypen
    • Erstellen Berechtigungen setzenVerwaltung auf Ebene Vertragsaktautomatische VererbungBenutzer- / GruppenebeneStandardkonzept SharePoint
    • Erstellen Berechtigungen setzenBerechtigungsprofileauf Basis von MetadatenKombination mit klassischer Regelung
    • Erstellen Prüfen und Freigeben Vertragsakte Stammdaten Metadaten Aufgaben Fristen Dokumente
    • Erstellen Prüfen und FreigebenManuell oder Automatisch bei Erreichen von FristenVertretungsregelungEskalationsmanagementDokumentation der Ergebnisse
    • Erstellen Prüfen und FreigebenManuell oder Automatisch bei Erreichen von FristenVertretungsregelungEskalationsmanagementDokumentation der Ergebnisse
    • Archivierung Archivieren & Ablegen Revisionssichere Archivierung vertragsrelevanter Daten und Dokumente Auditing Auslagerung auf Langzeitstorage Zugriff über SharePoint Aufbau einer Vertragsakte
    • Archivierung Archivieren & AblegenAblage von Papierdokumenten ecspand SidebarScannen direkt in den Vertragsakt Drag & Drop Ablage direkt aus WindowsAblage in SharePointbibliothek Recherche über Client
    • Verwaltung Suche & Recherche Volltextsuche
    • Verwaltung Suche & Recherche ecspand Suche
    • Verwaltung Suche & Recherche ecspand Suche
    • Verwaltung Suche & Recherche
    • Verwaltung Vertragscockpit
    • Controlling Reporting SharePoint Standard • Listenansichten • Gruppierungen und Filter ecspand Features • Recherche in den Vertragsinfos • vertragsspezifisch und -übergreifend
    • Controlling Stichtage
    • Controlling Überblick
    • Controlling Kosten
    • Christian KiesewetterSales & Partner Managerchristian.kiesewetter@d-velop.atd.velop GmbHEURO PLAZA, Technologiestraße 5, 1120 WienT: +43 1 908 08 96W: www.d-velop.at | www.ecspand.com