100% ECM für SharePoint mit ecspand

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Welche Vorteile ECM im Kontext SharePoint und ecspand gegenüber herkömmlichen ECM Systemen bietet, wie einfach Scanning, mobile Workflows, Office- und ERP-Integration, (Metadaten-)Suche und …

Welche Vorteile ECM im Kontext SharePoint und ecspand gegenüber herkömmlichen ECM Systemen bietet, wie einfach Scanning, mobile Workflows, Office- und ERP-Integration, (Metadaten-)Suche und Standardprozesse wie Vertragsmangement umgesetzt sind und wie uns das in unser alltäglichen und zukünftigen Arbeit unterstützen kann zeigt diese Präsenation anhand eines typischen Geschäftsprozesses.

Session im Rahmen des d.forum 2012 in Bochum.

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Mehr Infos zu ecspand und den verwendeten Lösungen finden Sie auf http://www.ecspand.de

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  • 1. Prozentrechnen! 1 𝑊 = 𝑝% × 𝐺 = × 𝐺 𝑝
  • 2. Prozentrechnen!„Prozentrechnen“ als Titel unseres Vortrages und „back to 1school“ als Motto des heurigen d.forum bestimmen die 𝑊 = 𝑝% × 𝐺 = × 𝐺Inhalte und Vorträge. 𝑝 Schule eherViele von uns verbinden jedoch mitErinnerungen wie diese ….
  • 3. Versprechen
  • 4. VersprechenAber wir versprechen Sie die nächste Stunde weder zuschlagen noch viel länger auf den Vergleichen mit derSchulzeit herumzureiten Beschäftigen wir uns lieber mit dem eigentlichen Inhaltdieses Vortrages:
  • 5. SharePoint und ecspandThe nextLevel ECM
  • 6. Wir möchten mit Ihnen über aktuelle Trends undHerausforderungen, die Unterschiede zwischenklassischen ECM Systemen und ecspand your SharePointsowie die TOP 5 Gründe für den Einsatz von ecspandsprechen.
  • 7. Trends in der ECM Branche
  • 8. „Trends“ in der ECM BrancheBeobachtet man die ECM Branche und Ihre Analys(t)enwerden immer drei aktuelle Trends genannt: Cloud,Mobile und Social.Die Realität sieht aber wie folgt aus: Mobile
  • 9. Realität der Branche
  • 10. Realität der BrancheWir beschäftigen uns nach wie vor mit den Themen-blöcken Akten, Archivierung und Scanning.Das lässt sich sowohl an den Ausstellern als auch denVorträgen hier am d.forum beobachten.Doch wie sieht eigentlich die Zukunft aus?
  • 11. Zukunftsrealitiät? Microsoft Future Vision www.microsoft.com/office/vision
  • 12. Zukunftsrealitiät?Es gibt dazu von Microsoft ein sehr interessantes MicrosoftVideo zum Thema „Future Vision“ aus dem wir drei –auch für den ECM Bereich interessante - Ausschnitte Future Visiongenauer anschauen möchten. www.microsoft.com/office/visionDas komplette Video finden Sie auf http://youtu.be/a6cNdhOKwi0?hd=1
  • 13. Zukunftsrealität? mobilerDer erste Ausschnitt beschäftigt sich mit denWorkflow ThemenMobile und Workflow und der Möglichkeit ortsun-abhängig Prozesse bearbeiten zu können.
  • 14. Zukunftsrealität?So oder so ähnlich könnten wir schon bald mitDokumenten arbeiten. Synchronisiert über die Cloud arbeiten mitmit komfortablen Editier- und Suchfunktionen. Dokumenten
  • 15. Zukunftsrealität?Gemeinsam und parallel an Dokumenten und Collabo-Aufgaben zu arbeiten – vernetzt über die Cloud und rationdamit komplett ortsunabhängig.
  • 16. Zukunftsrealität? mobiler Workflow Collabo- ration arbeiten mit Dokumenten
  • 17. Zukunftsrealität? mobiler WorkflowEgal ob Collabo- daran glaubt oder nicht, dass so oder man jetzt rationso ähnlich die Zukunft aussehen könnte … arbeiten mit Dokumenten
  • 18. Arbeitsrealität dezentrale Suchen und Teams Finden steigende Wissens- Informations- Zeitmangel arbeiter mengen
  • 19. Arbeitsrealität… die Arbeitsrealität vieler MitarbeiterInnen ist heute dezentrale Suchen undschon von Wissensarbeit geprägt mitFinden Teams Herausforder-ungen wie Mobilität, BYOD (Bring your own device),Arbeit in verteilten Teams … steigende Wissens-Dafür werden mehr und mehr andere Informations- Tools eingesetzt: Zeitmangel arbeiter mengen
  • 20. Arbeitsrealität und ihre Werkzeuge Google box.com Docs Dropbox Skydrive Evernote
  • 21. Arbeitsrealität und ihre WerkzeugeDie Nutzungszahlen der etabliertenGoogle (Cloud-)Anbieter box.comim Bereich Collaboration und Dokumentenaustausch Docs(Skydrive >100Mio User, Dropbox >50Mio. User,Evernote >14Mio User) zeigen eindrucksvoll, dass sichimmer mehr Benutzer (auch im Arbeitskontext) neue Dropbox SkydriveTools suchen und diese auch einsetzen. Evernote
  • 22. Medienbrüche
  • 23. MedienbrücheTagtäglich haben wir an ständigen mit Medienbrüchenzu kämpfen und müssen viele verschiedeneApplikationen und Suchrepositories bemühen umunsere Informationen zu finden und Arbeit erledigen zukönnen.
  • 24. „The Big Disconnect“ How can it be that I am so powerful as a consumer and so lame as an employee? Geoffrey Moore
  • 25. „The Big Disconnect“Christoph Pliete hat dieses Zitat von Geoffrey Mooregestern schon in seiner Keynote gezeigt.Warum gibt es einen it be that How can so großen Unterschied in der I am so powerful as aQualität und Benutzerfreundlichkeit der Tools die wirprivat bzw. beruflich einsetzen? Und warum nicht eine consumer and so lameSoftware einsetzen, die bereits viele der Problem-stellungen employee? as an (wie Collaboration, Portal, Suche, Content-management, …) adressiert? Moore Geoffrey
  • 26. Lösung? Portal Content Mgmt Reporting Collaboration Suche Self Service
  • 27. SharePointis a great toolfor pumping upproductivity.
  • 28. Garantiert!Sobald allerdings imECM Kontext vonSharePoint die Redeist kommen immerwieder Kritikpunkte wie:
  • 29. Einschätzung der Analysten
  • 30. Einschätzung der Analysten Business
  • 31. Einschätzung der AnalystenInteressant wird es wenn man sich die Einschätzung vonForrester im Detail - aufgeteilt nach Foundational(Suche, Archivierung, Workflow, Records Management,Security), Business (Portal, DMS, Collaboration, BPM,Rights Management) und Transactional (Imaging,Cold, Formulare) - ansieht.
  • 32. Trotz fehlender Features wie …
  • 33. Diese „Lücke“des SharePoint ...
  • 34. Diese „Lücke“des SharePointwird gefüllt mitecspand yourSharePoint!
  • 35. TOP 5Gründe für den Einsatz vonSharePoint als ECM System
  • 36. 1SharePointals Basis
  • 37. Anders als klassische ECM Systeme Link zu Capture Link zu ERP SharePoint DMS Server Storage
  • 38. Anders als klassische ECM Systeme … Link zu Capture Link zu ERP SharePoint... die einen eigenen DMS Server voraussetzen undSharePoint wie andere Drittapplikationen integrieren … DMS Server Storage
  • 39. … basiert ecspand zu 100% auf SharePoint Link zu Capture Link zu ERP … SharePoint DMS Server Storage
  • 40. … basiert ecspand zu 100% auf SharePoint Capture Link zu ERP …... nutzt die vorhandenen DMS Features und erweitertden SharePoint damit zum Server DMS vollwertigen ECM System. Storage
  • 41. SharePoint als Basis einfaches Office Verwalten Integration eine zentrale Infrastruktur Nutzung der für dokumentenbasierte Features Prozesse
  • 42. Logische Strukturierung
  • 43. Logische StrukturierungDer ecspand Aktenplan aggregiert Dokumenteübersichtlich anhand ihrer Metadaten aus unterschied-lichen Dokumentenbibliotheken.
  • 44. Logische Suche
  • 45. Logische Suche
  • 46. Logische SucheDie ecspand Suche erlaubt das komfortable Wieder-auffinden von Dokumenten anhand der spezifischenMetadaten.
  • 47. Zusätzliche ECM „Standardfeatures“ integrierter (Web-)Viewer Dokumentumwandlung Archiv- (Rendition) in normierte anbindung langzeitstabile Formate
  • 48. Zusätzliche ECM „Standardfeatures“Der Renditionservice wandelt (nahezu) beliebige integrierter (Web-)ViewerDokumentformate in langzeitstabile und compliance-konforme PDF Dateien um, zeigt diese direkt imBrowser an und unterstützt Annotationen und DokumentumwandlungHighlightings. Archiv- (Rendition) in normierte anbindung langzeitstabile Formate
  • 49. 2 Integration
  • 50. Integration Drag & ERP LOB, ,Dokumente werden an den verschiedensten Stellen im Drop am Datenbanken Desktop auf Papier oderUnternehmen erzeugt. Egal obelektronisch: ecspand bietet zahlreiche Schnittstellenzum Dokumentimport. Drag & Scanning Drop im Browser
  • 51. Integration Drag & ERP LOB, , Drop am Datenbanken Desktop Drag & Scanning Drop im Browser
  • 52. IntegrationDer Scanclient (verfügbar für& Drag Desktop und Web) ERP LOB, ,digitalisiert Papierdokumente, legt diese im SharePoint Drop am Datenbanken Desktopin den Vorgangsakt ein.ab und ordnet sie automatischDie sidebar hilft bei der einfachen Drag&Drop Ablagevon Dokumenten aus dem Filesystem oder Microsoft Drag & Scanning Drop imOutlook Browser
  • 53. Integration Drag & ERP LOB, ,Mit den ERP Connectoren werden Drop am (Stamm-)Daten Datenbanken Desktopabgeglichen, (Ausgangs-)Dokumente archiviert und imERP verfügbar gemacht und applikationsübergreifende(Standard-)Prozesse zur Verfügung gestellt. Drag & Scanning Drop im Browser
  • 54. 3 Joy of Use
  • 55. Joy of Use Device- Office unabhängig Integration 100% Web - Einheitliches Social und Social100% Funktion Interface Collaboration
  • 56. Joy of UseArbeiten von wo und wie man will, eine 100%ige und Device- Officenative Officeintegration, das gewohnte Benutzerinter- unabhängig Integrationface und die Nutzung der in SharePoint vorhandenenCollaboration- und Socialfeatures erhöhen nicht nurden Arbeitskomfort sondern reduzieren auch 100% Web - Einheitliches SocialSchulungsaufwände. 100% Funktion Interface
  • 57. 4 Lösungen
  • 58. Lösungen Rechnungen PosteingangAufbauend auf den Basisservices und Importschnitt-stellen bietet ecspand zahlreiche konfigurierbareLösungen und Lösungstemplates. Qualitäts- Case Verträge management Management
  • 59. Lösungen Rechnungen Posteingang Qualitäts- Case Verträge management Management
  • 60. VertragsmanagementUnterstützt das Arbeiten mit Verträgen über die Archivierung Controllinggesamte Laufzeit hinweg, verwaltet Dokumente undMetadaten, beinhaltet Workflowtemplates undmetadatengesteuerte Berechtigungen. zentraler Erstellung Verwaltung Akt
  • 61. Vertragsmanagement Archivierung Controlling zentraler Erstellung Verwaltung Akt
  • 62. Vertragsmanagement integrierte einfaches Dokument- Userinterface erstellung alles im Überblick
  • 63. EingangsrechnungsverwaltungVom Scannen über die Vorerfassung Prozess zu Frei- Erkennung bis hingabeworkflows, Verbuchung in das ERP System undLangzeitarchivierung hilft ecspand die Rechnungspro-zesse zu beschleunigen. Scannen Ablage Integration
  • 64. Eingangsrechnungsverwaltung Erkennung Prozess Scannen Ablage Integration
  • 65. Eingangsrechnungsverwaltung Integration mobiler Geräte einfaches Cloud Userinterface
  • 66. Qualitätsmanagement Dokumenten-Erstellen Sie Ihr QM-Handbuch lenkung mit der SharePointLösung von ecspand inklusive Dokumentenlenkung, ISO9001 Konformität, komfortable Workflowmasken undIntegration in Microsoft Office. vollständige Fokus auf Dokumen- Anwender tation
  • 67. Qualitätsmanagement Dokumenten- lenkungvollständige Fokus auf Dokumen- Anwender tation
  • 68. 5 Sicherheit
  • 69. Sicherheit geringere Nummer 1 Durchlauf- Plattform zeitenInvestitions- bewährte Standardprodukte sicherheit
  • 70. Sicherheit geringereMit SharePoint als die Nummer 1 Businessplattform Nummer 1 Durchlauf-und ecspandPlattform zwei bewährte Standardprodukte stehen zeitenzur Verfügung die durch Konfiguration und Parame-trisierung spezifisch an Ihre Bedürfnisse angepasstwerden. Investitions- bewährte Standardprodukte sicherheit
  • 71. Sicherheit geringere Nummer 1 Durchlauf-Dies Plattform gewährleistet rasche Projektumsetzung und zeiten–änderungen, geringe Folgekosten und eine hoheUpdate- und Investitionssicherheit!Investitions- bewährte Standardprodukte sicherheit
  • 72. Fazit
  • 73. FazitSo ähnlich könnte ein typischer Geschäftsfall mitSharePoint und ecspand aussehen.Geprägt von kollaborativem Arbeiten, Officeintegration,(mobile) Workflows und komfortablen Editier-, Such-und Auswertungsmöglichkeiten.
  • 74. Fazit Integration Lösungen SharePoint und Joy of Use Sicherheit ecspand
  • 75. Kombination von SharePoint & ecspandMit der Kombination von und wirdIhre Collaborationplattformform vom Strong Performerzum ECM Leader!
  • 76. /us christian.kiesewetter@ecspand.com Christian Kiesewetter +43 664 2075372 Technical Sales Manager d.velop International GmbH anne.repky@ecspand.deAnne Repky +49 176 1930 7144Technical Sales Managerd.velop International GmbH
  • 77. CreditsBilder: iStockphoto – ausgenommen Folie 11 (Nokia, Apple), 13 (Minolta), 31 (Nokia) und 35 (Microsoft)Alle verwendeten Logos und Markennamen sind Warenzeichenoder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Firmen.