Télétravail
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Télétravail Presentation Transcript

  • 1. Comment concilier efficacement télétravail, efficacité du travail et travail en équipe? Isabelle Choquet Mâitre-assistant ICHEC Prof. invité Université de Metz Membre du CA de la Belgian Teleworking Association JACQUES FOLON Chargé de cours ICHEC Chargé de cours UCL Prof. invité Université de Metz Membre du CA de la BTA
  • 2.
    • Table des matières
    • Introduction
    • Avant l’implémentation
    • Pendant la période de télétravail
    • Après
  • 3. 1. introduction
  • 4.
    • Le défi d ’aujourd’hui :
    • Trouver un équilibre entre
    • La flexibilité du travail
    • La sécurité des travailleurs
    • Un management efficace
    • Un travail en équipe
  • 5.
    • Les potentialités et les risques sont connus.
    • Mais nous y croyons et la tendance au développement du télétravail est constante
  • 6.
    • Comment gérer:
    • humainement et
    • avec efficacité
    • pour les travailleurs
    • ET
    • l’entreprise
    • un projet de télétravail?
  • 7.
    • La méthodologie:
      • Un projet pilote
      • Une formation préalable des travailleurs et des managers
      • Un accompagnement
      • Un suivi
      • Un debriefing
      • Une implémentation croissante
  • 8.
    • La démarche doit rencontrer la satisfaction:
      • Des travailleurs
      • Des managers
      • De l’entreprise
      • De ses clients
  • 9. Avantages et inconvénients pour les entreprises
    • Efficacité :
      • moins de stress lié au transport
      • Équilibre vie professionnelle – vie privée
    • Economies
      • Locaux
      • Mais avec IT Performante
    • Fidélisation
      • Volontariat
      • Mise « au vert »
    • Flexibilité
      • Grève des transports
      • Déplacements à l’étranger
    • Partage
      • Amélioration des processus
      • Formalisation
    Source: http://www.journaldunet.com/management/dossiers/050166teletravail/avan_incon.shtml
  • 10.
    • Juridique
    • Cohésion de l’équipe
    • Equipement IT du travailleur
    • Sécurité informatique
    • Accès à des ressources off line
    • Isolement
    • Ne convient pas à tout le monde
    Avantages et inconvénients pour les entreprises
  • 11.
    • Consensus général
      • Moins d’absentéisme
      • Amélioration de la productivité
  • 12.
    • Comment préparer une entreprise au télétravail?
    • Quelle est sa stratégie?
    • Quel est son type de management?
    • Quelle est sa culture d’entreprise?
  • 13. 2. Avant l’implémentation 2.1 stratégie 2.2 culture d’entreprise 2.3 style de management 2.4 freins 2.5 choix 2.6 le télémanager 2.7 le télétravaileur 2.8. caractéristiques des télémanagers 2.9. caractéristiques des télétravailleurs 2.10. préparation du Télétravail 2.11. aspects juridiques 2.12. quelques questions juridiques connexes
  • 14.
    • 2.4. Freins
      • Avant la mise en place : il faut être conscient des freins potentiels:
        • Perte de statut
        • Perte de contrôle
        • Résistance au changement
        • Manque de connaissance IT
  • 15.
    • 2.5. Choix:
      • Sélection des postes et des fonctions
      • Ce n’est pas possible pour toutes les fonctions
      • Caractéristiques des télétravaileurs et des télémanagers
      • Mission d’information
      • Aspects juridiques
      • Critères de performances
  • 16.
    • 2.6. Le Télétravailleur
    • Choix des postes
    • Volontariat
    • Ce n’est pas possible pour tous
    • Compétence IT
    • Expérience préalable
    • Capacité et personnalité apte à télétravailler
  • 17.
    • 2.7. Télémanager
      • Compétences IT nécessaire
      • Capacité à évaluer sur la base d’objectif à atteindre
      • Un télémanager n’est pas un « cybercop »
      • La supervision et les objectifs sont semblables
  • 18.
    • 2.8. Le Télémanager
      • Relation de confiance
      • Flexibilité
      • Communicateur
      • Coordinateur
      • Motivation
  • 19.
    • Préparation des pratiques du management adaptées au télétravail
      • Environnement et support
      • Évaluation des performances
      • Formation et coaching
      • Feed-back et réajustement
      • caractéristiques des télétravailleurs
  • 20.
    • 2.9 Caractéristiques des télétravailleur
      • Automotivation
      • Autodiscipline
      • Expérience IT
      • Compatibilité avec la fonction et son cadre de vie
      • Flexibilité
      • Emplacement du poste de travail
  • 21.
    • La procédure de sélection
      • Débuter avec des volontaires
      • Effet « rond dans l’eau »
      • Vision réaliste du télétravail
      • Derniers conseils
  • 22.
      • 2.10. Préparation du télétravail
        • 2.10.1.Définition des critères de qualité du travail par le télémanager
          • Produit ou processus
          • Diminution des erreurs
          • Attitude positive
          • Définition des tâches et responsabilités
          • Démarche qualité
  • 23.
      • 2.10.2. Mission d’information
        • Auprès des clients et collègues sur le succès des opérations de télétravail
        • Auprès des collègues non télétravailleurs
        • Auprès des représentants du personnel
  • 24. 3. Pendant l’implémentation 3.1 tableau de bord quotidien 3.2 Communication 3.3 style de management 3.4 sécurité informatique 3.5 la boite à outils du manager 3.6 la boite à outil du télétravailleur 3.7. la gestion du temps 3.8. quelques conseils pratiques
  • 25.
    • 3.1. Le tableau de bord quotidien
      • Durant la phase de test
      • Éventuellement durant les premiers mois
      • Transmission quotidienne
      • Analyse statistique
      • Améliorations générales et particulières
  • 26.
    • 3.2. Communication
      • Horizontale (dans les deux sens)
      • Verticale (dans les deux sens)
      • Contrôle
      • Équivalence des traitements
      • Gestion des dates de réunion
      • Entretien d’évolution
      • Résolution des problèmes
      • Les collaborateurs sont égaux!
  • 27.
    • Importance de la communication
      • Relation de confiance
      • Confiance à distance
      • Attention aux reproches
      • Communication verbale et écrite
      • Profiter de la présence pour des entretiens informels
      • Qualité et fréquence de la communication
      • Communication à l’équipe (tout le monde est là?)
  • 28.
    • Secret d ’une communication réussie
      • Face à face
      • Messages complexes ou émotionnels
      • Non verbal
      • Scripta manent
      • Choix du vecteur de communication
  • 29.
    • Conclusions
      • Le manager doit maximiser toutes les formes de communication
      • Le travailleur doit choisir le meilleur moyen
      • Entre le contrôle et l’abandon
      • Entre l’envie de communiquer et la crainte de « tomber au mauvais moment »
      • Plus de réflexions à ce sujet pour les deux parties!
    EuroTélétravail Isabelle Choquet
  • 30.
    • Question du manager
      • Est-ce qu’il/ elle travaille?
    • Question du travailleur
      • Est-ce qu’ils m’oublient?
    • Est-ce la bonne question?
  • 31.
    • 3.3. Style de management
      • C’est votre leadership qui les fera travailler
      • Attention à Big Brother
      • Coaching à distance ou en face à face
      • Le télétravail ne changera pas fondamentalement le style de management, ni le style des employés
  • 32.
    • Le rôle du Manager
      • Coordinateur
      • Management by objectives
      • Participatif veut dire participation de tous
      • Personne de contact
      • Porte ouverte (virtuelle et réelle)
  • 33.
    • Conclusion en matière de communication
      • Le télétravailleur fait partie de l’équipe
      • C’est un accord gagnant gagnant
      • Travailler à distance est aussi valorisant et utile pour tous
  • 34.
    • 3.5. la boite à outils du manager
      • Être attentif au « feed back » vers le télétravailleur car :
        • il est souvent peu informé de ce qui se passe durant ses « absences »
        • Attention au vocabulaire employé
        • Il a aussi droit aux félicitations
        • Équilibre entre feed-back positif et négatif
  • 35.
    • Solutions classiques mais pratiques
      • L iste de diffusions complètes
      • R épertoire complet
      • I nvitations aux activités hors bureau
      • F ixation des dates en fonction des télétravailleurs
      • A utres idées?
      • ...
  • 36.
    • Une bonne gestion des réunions:
      • F ixation des dates
      • R éunions en face à face avec le télétravailleur avant la réunion
      • R éunions de groupe concernant le télétravail
      • F aire partager les expériences
      • A ttention au vocabulaire
      • C onfier des responsabilités aux télétravailleurs
  • 37. Importance du Feed-Back les télétravailleurs se plaignent de l’absence de feed-back. Une démarche volontaire et systématique du manager est indispensable .
  • 38.
      • Quelques moyens
        • 5 minutes de « chat » avec le télétravailleur
        • e-mail ou voice-mail
        • Annotation dans la marge du mémo pour le télétravailleur
        • valorisation lors des réunions avec les collègues
        • Quand avez-vous dit merci à un collaborateur récemment?
  • 39.
    • Gestion des carrières et évaluations
      • “ Out of sight, out of mind”
      • R otation des tâches entre télétravaileurs et autres
      • F ormations communes
      • C ritères d’appréciation communs
      • C hacun sa chance
      • U n télétravailleur n’est pas un travaileur à temps partiel
  • 40.
    • Attention aux “Red Flags”
      • A bsentéisme
      • D iminution de la communication
      • M oins de participation lors des réunions
      • M ails et communication sans réponse
      • D iminution de la réactivité
      • ...
  • 41.
    • Solutions
      • E mpathie
      • D iscussion franche
      • N e pas laisser “pourrir”
      • L a réintégration au bureau n’est pas une sanction
  • 42.
    • 3.6 La boite à outils du télétravailleur solitaire
      • Job description (existant ou à créer)
      • Proactivité, Rechercher le feedback
      • Participer aux réunions
  • 43. 3.8. Quelques conseils pratiques pour travailler à domicile avec efficacité
  • 44. LE TELEMANAGEMENT
    • Les conseils suivants proviennent des « témoignages » et « cas vécus » pour profiter de la flexibilité du TT sans les embûches afin de:
    • Faire en sorte que le travail soit fait
    • Gérer les urgences
    • Communiquer efficacement et professionnellement
    • Faire les « corvées » indispensables
  • 45.
    • Faire en sorte que le travail soit fait...
    • Mon stimulant : l’idée du retour des enfants de l’école, «  je sais que je dois tout finir pendant que j’ai la paix et le silence ! »
    • Planifier son travail de la sorte que la 1 ère chose à faire le matin soit importante mais pas trop peu agréable.
    • Il faut aussi s’arrêter le soir à un endroit où il sera facile de reprendre aisément le lendemain qu’on soit au bureau ou pas.
  • 46.
    • Mais gérer et planifier :
      • Les action importantes avant les urgentes
      • Les activités conséquentes qui doivent se diviser en un certain nombre de sous-activités
      • Le travail de routine (ex: rapports mensuels)
      • Le travail périodique comme la mise à jour des données/ fiches et notes de frais
      • Les appels téléphoniques à passer
      • Les courriers électroniques à envoyer
      • Les rendez-vous et réunions…
  • 47.
    • Il est utile,
    • pour vous,
    • d’affecter le temps passé sur chaque projet,
    • et
    • de le noter systématiquement (time sheet)
  • 48. Commencez bien votre journée :
    • Consulter votre messagerie VOCALE et votre boite email pour voir si une tâche importante ne vous a pas été attribuée et qui devrait être réalisée en priorité
    • SI CE N’EST PAS LE CAS NE REPONDEZ PAS AUX EMAILS MAIS CHOISISSEZ UNE TÄCHE IMPORTANT DANS VOTRE PLANNING ET FINISSEZ LA
    • Puis prenez votre planning des travaux « à faire » et choisissez une tâche urgente
    • Attention! Eviter les mangeurs de temps, ne consulter pas sans cesse votre messagerie électronique.
    • Planifiez votre travail en prévoyant un moment pour les « urgences » et les éventuels appels téléphoniques, la vérification de la boite mail
  • 49. COMMUNIQUER efficacement :
    • Si vous communiquez professionnellement sur votre travail et son état d’avancement, votre employeur sera assuré que vous dominez le travail demandé et qu’il peut compter sur vous pour le finir.
    • Pour bien communiquer, il faut les bons outils...
    • Le TELEPHONE/ Le GSM : durant un appel ne pas oublier de prendre des notes (surtout si vous aviez l’esprit occupé par un autre dossier), quand cela est possible, reformulez l’information pour être sûr que vous l’avez bien comprise.
  • 50. Le COURRIER ELECTRONIQUE : S’il existe un code de bonne conduite relatif aux e-mails dans votre société, ou des pratiques généralement acceptées, celà s’applique également quand vous travaillez chez vous.
  • 51. L’indispensable administration :
    • Faire régulièrement les copies de sauvegarde de vos données conformément aux pratiques en vigueur.
    • Mettre régulièrement à jour vos bases de données : tâches à accomplir, listes et adresses de vos correspondants...ces activités prennent en général plus de temps que prévu.
    • Remplir votre feuille de gestion du temps.
    • Nettoyer votre bureau, classer et ranger vos documents, vous assurer du transfert adéquat des données entre votre domicile et votre bureau (ne pas oublier de dossiers...).
  • 52. 4. APRES
  • 53.
    • Questionnaires
    • Evaluer les résultats
    • B est practices
  • 54. Évaluer les résultats Coûts et bénéfices ne sont pas toujours mesurés en termes économiques, il y a aussi la qualité de vie et l’impact sur l ’environnement
  • 55.
      • Impact social :
      • Vie privée : qualité des relations familiales, sentiment de gérer sa propre existence..
      • Vie professionnelle : changements + dans les relations avec les supérieurs,
      • responsabilité professionnelle,
      • Diminution du turn-over
        • .
  • 56. Amélioration des pratiques de télétravail
      • Workshop télétravailleurs et télémanagers
      • Formations
      • Témoignages
      • Communication interne des résultats
      • Décision managériale sur l’extension de l’expérience
  • 57.
    • Merci de votre attention
    • Et
    • Bon télétravail