Congresos clase completa

1,603 views

Published on

Published in: Education
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
1,603
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
8
Actions
Shares
0
Downloads
90
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Congresos clase completa

  1. 1. Los Congresos y sus Etapas
  2. 2. CONGRESO Acontecimiento programado que responde a una finalidad específica, en el cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente. Los congresos responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados. Tienen Objetivos pre-fijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las etapas de su planificación.
  3. 3. CLASIFICACIÓN DE LOS CONGRESOS GE N N R E LA D R U SSIA C N D A A A E R P U OE U SA MID LE E S D A T ASIA AFR IC A S U O TH A ME IC R A A S A U TR LIA AN TAR C TIC A
  4. 4. Etapas de un Congreso Etapas Evento Etapas Proceso Administrativo Pre-Congreso Congreso Dirección Post-Congreso * Planificación Organización Evaluación
  5. 5. Pre-Congreso
  6. 6. Pre-Congreso 1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre. Determinar QUÉ se quiere alcanzar con la realización del Congreso
  7. 7. Pre-Congreso 1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre. El nombre debe ser: • Corto y llamativo. • Adecuado al propósito que se persigue con la realización del Evento. En algunos casos es conveniente ubicarlo contexto, local, regional, nacional o internacional en el Ejemplo: 2do Congreso Nacional de Turismo y Deportes de Aventura
  8. 8. Pre-Congreso 2.- Nombrar Comité Organizador Production Costs 200 Millions of Dollars 195 190 Unit Price 185 180 Profits 175 170 165 160 155 150 1990 1991 1992 Comisiones de Trabajo Coordinador General Es el responsable general del desarrollo del evento. Supervisa las labores de las Comisiones, y es el enlace de éstas con la máxima autoridad de la institución responsable del Evento Son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del Evento sistematizadamente
  9. 9. Pre-Congreso 2.- Nombrar Comité Organizador Comisiones de Trabajo Comisión de Logística Transporte Alojamiento Alimentación Secretaría Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que operativisa y hace posible la ejecución del evento Servicios Generales
  10. 10. Pre-Congreso 2.- Nombrar Comité Organizador Comisiones de Trabajo Comisión Técnico-Académica Entre sus responsabilidades se pueden mencionar: • Elaborar las normas para la presentación de trabajos en el evento, y seleccionarlos en función de éstas. • Revisar el temario a desarrollar. • Determinar metodología de trabajo. • Coordinar la reproducción y distribución de las ponencias.
  11. 11. Pre-Congreso 2.- Nombrar Comité Organizador Comisiones de Trabajo Comisión de Promoción, Relaciones Públicas y Protocolo • Atiende las actividades que abarcan la promoción y difusión del evento. • Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de la ejecución del Evento. •Todo lo relacionado con protocolo y asistencia a lo participantes en el evento.
  12. 12. Pre-Congreso 2.- Nombrar Comité Organizador Comisiones de Trabajo Comisión de Festejos y Recreación Planifica y coordina: • Lo relativo a la cócteles y fiestas. celebración de • Los tours y excursiones para los participantes en el evento. • La presentación de grupos artísticos y culturales en el evento.
  13. 13. Pre-Congreso 3.- Seleccionar la Fecha 89 19 1 1989 Se debe tener en cuenta: • Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida. • Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de público. •Horario y frecuencia de los transportes. • Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de ésta. 25
  14. 14. Pre-Congreso 4.- Determinar el Número y el Tipo de Asistentes al Evento Participantes: Expositores o Ponentes: Son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento. Personas que asisten al evento en calidad de público. Delegados: Asisten al evento en representación de una empresa, institución o grupo particular. Acompañantes: No están directamente relacionados con el evento, acompañan a ponentes, delegados o invitados especiales. Invitados Especiales: Personas que por su prestigio, reconocimiento científico, social o político ,le confieren notoriedad al evento
  15. 15. Pre-Congreso 5.- Seleccionar el Lugar o Lugares de Realización. • Ciudad Sede. • Instalaciones específicas donde se realizará el evento:  Capacidad  Comodidad  Iluminación  Equipos  Acceso
  16. 16. Pre-Congreso 6.- Elaborar Cronograma de Actividades Programas: DURACIÓN OBJETIVOS • Técnico o Científico • Social • Para Acompañantes • De Visitas Técnicas • Turístico
  17. 17. Pre-Congreso 7.- Estimación de Recursos HUMANOS: Personal profesional, especializado y obrero que se requiere para la realización del evento Recursos TÉCNICOS: MATERIALES: Implementos necesarios (Ejemplo: lápices, carpetas, mesas, sillas), y las instalaciones a utilizar. Equipos de sonido, grabación, interpretación simultánea, apoyo audiovisual, computación, comunic aciones y reproducción; así como formatos, fichas, programas, crono gramas, etc.
  18. 18. Pre-Congreso 8.- Elaborar Presupuesto y Determinar Fuentes de Financiamiento Egresos: •Publicidad y Promoción •Impresos y Originales •Alojamiento •Alquiler y Montaje Salones •Transporte Ingresos: •Espacios Publicitarios •Actividades especiales •Venta de comidas y bebidas •Eventos Sociales 7.1 •Recursos Humanos 6 3.1 3 28 .0 % *M ON CE 4 7 C 00 -= 3 2 1 Ö 6 5 + 8 0 9 = M +M x -M •Donativos y patrocinios •Papelería .99 •Cuotas de registro al evento •Servicios Profesionales 5 0 2.9 5 1.7 •Concesiones para venta •Venta de boletos para actividades sociales, artísticas, Culturales y Deportivas. •Alquiler de Equipos ¥ •Otros •Imprevistos
  19. 19. Pre-Congreso 9.- Promoción del Evento Medios de Comunicación Correo Directo Publicidad Impresa Volante Aviso de Prensa
  20. 20. Pre-Congreso 10.-Diseño y Elaboración de Impresos
  21. 21. Pre-Congreso 11.- Selección y Capacitación del Personal
  22. 22. Pre-Congreso 12.- Adquisición o Contratación de Materiales, Equipos y Servicios
  23. 23. CONGRESO
  24. 24. Congreso 1.- Recepción de los Participantes y traslado Alojamiento
  25. 25. 2.- Registro de los Participantes Congreso 3.- Realización del Acto de Inauguración 4.- Realización Cóctel de Bienvenida 5.- Implantación del Programa General de Actividades 6.- Clausura del Evento 7.- Realización Evento Social de Despedida 8.- Traslado de los participantes a los Terminales de Transporte
  26. 26. Post-Congreso
  27. 27. Post-Congreso 1.- Recopilación y Archivo de la Información Pertinente al Evento. Conclusiones Elaboración de la Memoria Información de Tipo Académica y Administrativa
  28. 28. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento Post-Evento OPINIÓN •Participantes •Expositores o Ponentes •Comité Organizador 2.- Evaluación EVALUACIÓN Comparación cualitativa y cuantitativa entre lo programado, lo ejecutado y lo alcanzado
  29. 29. Post-Congreso 3.- Agradecimientos •Auspiciantes •Patrocinantes •Ponentes •Otros Colaboradores
  30. 30. Post-Congreso $ $ $ $ $ 4.- Cumplimiento de Compromisos •Cancelación de Obligaciones con proveedores. •Pago recurso humano contratado para trabajar durante el congreso. •Devolución de cualquier material o equipo que se haya solicitado en préstamo.
  31. 31. GRACIAS Gracias…

×