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1.5 planificacion de recursos empresariales (erp)
 

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    1.5 planificacion de recursos empresariales (erp) 1.5 planificacion de recursos empresariales (erp) Document Transcript

    • ING. EN GESTION EMPRESARIAL MATERIA: Gestión de la Producción II CATEDRATICO: Ing. Brissa Roxana de León de los Santos TRABAJO: Unidad I1.5 Planificación de recursos empresariales (ERP) INTEGRANTES DEL EQUIPO: Chable Ramírez Tania Ivonne De la Cruz Castro José Manuel Fuentes Castillo Stephanie Gutiérrez Calao Sheila Rossana Pérez Juárez Rubén Arturo Ramón Pereyra Mayra Alejandra Ruiz Villegas Trino Alberto Villarreal Cornelio Miriam Guadalupe Villahermosa, Tabasco, a 2 de Octubre 2012 1
    • ÍndiceIntroducción ............................................................................................................. 3¿Qué es un ERP? ................................................................................................... 4Historia del surgimiento de los sistemas ERP ......................................................... 5Realidad de los ERP en las empresas .................................................................... 6Características del ERP .......................................................................................... 7Nociones del ERP (Enterprise Resource Planning) ................................................ 8Estructura del ERP ................................................................................................ 10Criterios para la elección de un ERP ..................................................................... 12Porque invertir en un ERP ..................................................................................... 15Ventajas y desventajas del ERP .......................................................................... 16Implementación de los sistemas ERP ................................................................... 19Conclusión............................................................................................................. 21Glosario de términos ............................................................................................. 22 2
    • IntroducciónEs indudable que el ambiente competitivo en el que se vive en el ámbitoempresarial actualmente, requiere de promover los procesos y actividades denegocio que generan las ventajas competitivas de las compañías ante sus másfuertes competidores.Por esto, desde hace ya varios años, se ha dado mayor importancia a lasTecnologías de Información y su alineación con las estrategias del negocio paramejorar sus procesos clave de negocio. Prueba de ello, es el incremento tansustancial de adquisiciones de paquetes de software empresariales tales como elERP (Enterprise Resource Planning), con el cual los directivos de las compañíasesperan tener integradas todas las áreas o departamentos de la compañía queapoyan para la generación de sus productos y servicios.Hoy mas que nunca las empresas requieren de herramientas que les proporcionancontrol y centralización de su información, esto con el fin tomar las mejoresdecisiones para sus procesos y estrategias de negocios. Los ERP son unasolución robusta para aquellas empresas que buscan una solución universal a lacentralización de su información.La implementación de un sistema de ERP por lo general es largo y complejo, yaque implica rediseñar los esquemas de trabajo. Su implementación es dealto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamaño, altos costos, un equipoconsiderable de desarrollo, además de inversión de tiempo.En la mayoría de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente,lo que implica inversión de capital adicional, especialización y hasta la posibilidadde parar el negocio temporalmente para la implementación: por otra parte esimportante señalar que el grado de experiencia de los proveedores es un factorimportante para el buen funcionamiento del sistema. 3
    • ¿Qué es un ERP?El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado paramodelar y automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área definanzas,comercial, logística, producción, etc.). Su misión es facilitar la planificación detodos los recursos de la empresa (www.adpime.com).Los ERP – Enterprise Resource Planning (Planificación de RecursosEmpresariales) se crearon con la finalidad de facilitar un sistema que cubrieratodas las áreas de una empresa de forma integrada. O Debe de funcionar en entornos internacionales. O La mayoría de los ERP’s adoptan una estructura modular. O Los módulos están interconectados y comparten una base de datos común.Esto posibilita la implantación del sistema por etapas. El primer modulo enponerse en marcha es el financiero, y después se integran los demásdependiendo de la empresa y sus necesidades. Estos pueden: - Cubrir casi todas las necesidades operativas, tácticas y estratégicas de una empresa en casi todas sus áreas de actividad. Es integrado (encajado, unido, sin repeticiones inútiles) y modular (encajan las partes y podemos añadir más tarde módulos y trabajar con ellos). - ERP es una Aplicación Integrada de Gestión, con altas prestaciones, estándar, modular, multiplataforma, que cubre las necesidades de todas las Áreas de Negocio, aporta conectividad, una metodología de implantación, unas ciertas garantías de futuro y herramientas de desarrollo.Lo más destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la información de laempresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista deforma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma más rápida y 4
    • segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajocontrol e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos. Historia del surgimiento de los sistemas ERPLos sistemas de Control y Planeación de Manufactura (MPC, ManufacturingPlanning and Control) existieron desde los primeros días de la revoluciónindustrial, para automatizar varias tareas y mejorar la exactitud, confiabilidad ypredicibilidad de la manufactura. Después se le dio importancia al punto dereorden (ROP), estos sistemas se automatizaron con la introducción de losmainframes a finales de 1950 e inicios de 1960 (Orlicky, 1975).A mediados de los 60, los sistemas computarizados de Planeación deRequerimiento de Materiales (MRP, Material Requirement Planning), empezaronlentamente a reemplazar los sistemas ROP como sistema de control demanufactura. Los sistemas MRP presentaron una clara ventaja ya que ofrecíanuna búsqueda hacia delante, un enfoque basado en la demanda para laplaneación y orden de la manufactura de productos y del inventario.Los sistemas MRP introdujeron herramientas de reportes de producción básicoscomputarizados, que se podían usar para evaluar la viabilidad de la agendamaestra contra la demanda de los materiales proyectada. A mediados de los 70,los sistemas de Manufacturing Resource Planning (MRP II), gradualmenteempezaron a reemplazar los sistemas MRP como principal sistema de control demanufactura. Estos sistemas desarrollados con las capacidades de administraciónbasados en la demanda de los MRP, agregando la capacidad de la planeación delos requerimientos, (CRP), capacidades para crear una integración. Por primeravez los sistemas MRP II hicieron lo posible para integrar ambos requerimientos demateriales y capacidad de producción y las limitantes en el cálculo de todas lascapacidades de producción.La Tecnología de Información que caracterizaba los ambientes de manufactura enlos 60,70 y 80 estaba enfocada principalmente en automatizar el poder de latecnología que pudiera ser usada para hacer las grandes operaciones demanufactura más eficientes. Los sistemas ROP, MRP y MRP II que eventualmenteevolucionaron se caracterizaban por usar computadoras mainframe, bases dedatos jerárquicas y sistemas de procesamiento de transacciones complejas,ajustándose principalmente hacia la administración de un ambiente de producciónde pocos productos, con altos volúmenes, bajo condiciones de demandaconstante. Aunque la eficiencia era alta, estos sistemas eran a menudo inflexiblescuando venía la producción de cantidades variables de más productos del clienteen órdenes cortas.A finales de los 80 el crecimiento de la inestabilidad de la manufactura queenfrentaba Estados Unidos, las empresas podían directamente ligarse al naturalcambio de tecnología de información y el advenimiento de la competencia basadaen el tiempo.La Tecnología crea y transforma ambas opciones, la cual en turno transforma elmercado a través de cambios revolucionarios hacia las capacidades de losclientes y proveedores. 5
    • Los avances rápidos de las tecnologías de información dejaron las viejas reglas decompetencia y el duradero entendimiento de la relación cliente-proveedorobsoleto. Esta “nueva realidad” se traduce a la necesidad de un entorno deproducción dinámico en el cual los productos y procesos pueden cambiarsemanalmente y las agendas de la producción pueden cambiar diariamente. Lossistemas MRP-II requieren un alto grado de intervención del humano, en hacer losajustes apropiados a las agendas y en la determinación de la secuencia óptimade las órdenes de manufactura que se adapten mejor al entorno dinámico y amenudo volátil. La solución a este problema vino durante los principios de los 90,en la forma de ejecutar los sistemas de manufactura.La salida de los MES (Manufacturing Execution Systems), representan eldesarrollo de una interfase crítica entre los sistemas MRP-II de las empresas y lossistemas de control. La contribución más importante de los sistemas MES es queunifica los procesos de manufactura centrales con un sistema de valor de entregaenfocado a los requerimientos y demanda de los clientes. Provee para laflexibilidad, la ejecución de tiempo real, la retroalimentación y control de unextenso rango de procesos relacionados con la manufactura, un mejor encuentrocon los requerimientos futuros del mercado (Rondeau, Litteral; 2001).A finales de los 90 el incremento de los niveles de competitividad globalcombinados con los cambios del mercado y de la tecnología, causaron quemuchas empresas repensaran y reinventaran sus productos y servicios,incluyendo su estructura organizacional y controles operacionales. Las empresasque operan globalmente pronto se dieron cuenta que entre más flexible sea eldesarrollo de recursos y mejor sea el enfoque para la extracción del valor de suinformación enriquecedora del entorno fueron necesitadas para alinear lasempresas con las necesidades de los clientes. (Reary, 2000).Aunque la introducción de los sistemas MES mejoraron grandemente el grado deintegración vertical con las funciones de producción de los 90, los sistemas ERP(Enterprise Resource Planning) generan un mejor grado de integración horizontalde las empresas ahora. Los sistemas ERP marcan un punto significante en eldesarrollo de los sistemas MPC ya que habilitan a las empresas hacia la directrizglobal de la mejora continua de los procesos de cadena con el proveedor a travésde una administración flexible con el cliente.El éxito de la implementación de un sistema ERP permite la identificación eimplementación de un conjunto de las mejores prácticas, procedimientos yherramientas diseñadas para lograr la excelencia organizacional a través de laintegración funcional. (Mabert, Ashok, Venkataramanan; 2000).Los sistemas ERP prometen entregar un incremento en las ventas sobre suspredecesores MPR-II en la forma de una suite de productos integrados corriendobajo una arquitectura común de Tecnologías de Información que pueda seraltamente acoplada e integrada con cualquier otra aplicación de los sistemasheredados (legacy). (Tetu, 1998). Realidad de los ERP en las empresas 6
    • Este tipo de software ha comenzado a tener un lugar relevante en el mundo de lagran empresa desde hace relativamente escaso tiempo. De hecho se hanconocido fallos en la puesta en marcha en compañías que lo adoptaron. Pero apesar de esto fallos la gran mayoría de las compañías que lo han integrado estánobteniendo resultados satisfactorios. Características del ERPEl sistema posee algunas de las siguientes características fundamentales:- Flexibilidad Un sistema ERP es flexible de tal manera que responde a lasconstantes transformaciones de las empresas. La tecnología cliente/servidorpermite al sistema ERP operar sobre diferentes bases de datos por las conexionesde bases de datos abiertas, pues es muy probable que el mismo producto migrede un área de producción para otra durante el ciclo total de producción.- Modularidad El sistema ERP es un sistema de arquitectura abierta, es decir,puede usar un módulo libremente sin que este afecte los restantes. El sistemasoporta plataformas múltiples de hardware pues muchas empresas poseensistemas heterogéneos. Debe también facilitar la expansión y o/adaptabilidad deotros módulos posteriormente.- Comprensivo El sistema debe estar apto a soportar las diferentes estructurasorganizacionales de las empresas, así como una vasta área negocios.- Conectividad El sistema no se debe confinar al espacio físico de la empresa ypermitir la conexión con otras entidades pertenecientes al mismo grupoempresarial.- Selección de diferentes formas de negocio debe contener una selección de lasmejores prácticas de negocios en todo el planeta.- Simulación de la Realidad debe permitir la simulación de la realidad de laempresa en el ordenador. De forma alguna el control del sistema debe estar fueradel proceso negocial y debe ser posible la elaboración de informes para losusuarios que controlan el sistema. 7
    • Nociones del ERP (Enterprise Resource Planning) ERP es un término genérico para un conjunto de actividades ejecutadas porun software multi-modular, que tiene por objetivo ayudar a los administradores deuna empresa en las fases importantes de su negocio, incluyendo el desarrollo deproductos, compra ventas de ítems, mantenimiento de stocks, interacción con losproveedores, servicios a clientes y seguimiento de órdenes de producción. El ERP puede también incluir módulos aplicativos para los aspectosfinancieros e incluso para la gestión de recursos humanos. Típicamente, unsistema ERP usa o está integrado a una base de datos relacional.ERP El ERP tiene su raíces en el MRP, - se trata de un proceso evolutivonatural. Posee algunas funciones básicas de un ERP (proveer datos integrados yfidedignos) y ejemplos de módulos que pueden componer un ERP (fabricación,finanzas, RH, etc). Los sistemas ERP son proyectados para que sean independientes de laplataforma, con interfaz GUI y arquitectura cliente/servidor. 8
    • Podemos definir al ERP como una arquitectura de software que facilita elflujo de informacion entre todas las actividades de una empresa, como produccion,logística, finanzas y recursos humanos. Normalmente, esta compuesto por unabase de datos único, operando en una plataforma común que interacciona con unconjunto de aplicaciones. El ERP emplea tecnología cliente/servidor. Esto significa que el usuario delsistema (cliente) corre una aplicación (rutina de un módulo del sistema) queaccede a la informacion de una base de datos única (servidor). El banco de datosinteracciona con todos los aplicativos del sistema. De esta forma, se elimina laredundancia de informacion y redigitación de datos, lo que asegura la integridadde la informacion obtenida. Es montado sobre una base de datos centralinteraccionando con los distintos módulos de una arquitectura ERP, dentro de unavisión logística de administración de recursos, estando en un extremo los clientesy en el otro los proveedores. De entre los motivos que llevan una empresa a usar ERP, pueden sercitados: . Ser competitivas . Mejorar la productividad . Mejorar la calidad . Mejorar los servicios prestados a los clientes . Reducir costos, stocks . Mejorar la planificación y utilización de recursos Los componentes típicos de un ERP: . Finanzas . Contabilidad . Planificación y Control de la Producción . Recursos Humanos . Costos . Ventas . Marketing 9
    • Estructura del ERPCuando hablamos de modularidad, estamos hablando de una ventaja estratégicaen la implementación de aplicaciones de gran complejidad, esto hace que nuestrasolución tipo ERP muestre su versatilidad al momento de implementarla ya quepermite optimizar los recursos de la empresa (personal y tiempo). Esta ventaja deimplementación permite definir y enfocar los esfuerzos por modulo y asegura eléxito de cada uno de estos.El ERP, cuenta con los siguientes módulos:Producción:Este módulo es el encargado de la gestión de los códigos de los productos, de losmateriales, concretamente de la lista de materiales, llamada BOM (Bill OfMaterials), las órdenes de producción, las compras de materias primas etc.Este módulo integra todos los procesos que estén relacionados con la produccióncon los módulos de inventario y ventas, evitando así la duplicidad de informaciónLas personas que se ven afectadas por la organización de este módulo son losproveedoresFinanzasEs uno de los principales en el núcleo de un ERP, ya que todos los movimientosque se realicen en la empresa se tienen que traducir en un movimiento financiero.Integra toda la información del resto de los módulos y a la vez proporciona lainformación necesaria para una gestión fiscal de la empresa generando asíinformes contables y financieros.Las personas afectadas por este módulo son los clientes de la empresa.Recursos HumanosEste módulo es uno de los básicos, ya que se encarga de gestionar laplanificación dentro de la empresa y a las personas que trabajen en ella,proporcionando así información sobre el empleo y la productividad del empleadoen cuestión. Las funciones principales que lleva a cabo este módulo son: la contratación denuevos empleados, la planificación de los recursos a corto y largo plazo, gestionarlos gastos etc.Las personas afectadas por este módulo son los accionistas de la empresa.Ventas y MarketingEste módulo enfoca la relación clientes-empresa. Tanto los clientes como laempresa utilizan este módulo para gestionar sus estrategias o modos de venta ysu rentabilidad.Las funciones básicas de este módulo son: recepción y tratamiento de órdenes deventa, organizar las promociones de la empresa y la mejora de la relación cliente-empresa.Las personas afectadas por este módulo son la empresa en sí y sus clientes. 10
    • Inventario y LogísticaEste módulo es el encargado de la gestión de los stocks de la empresa y seresponsabiliza de distribuir los productos que realice la empresa.Dentro del módulo el área logística es la encargada de las actividadesrelacionadas con el flujo de materialesEste mismo apartado da a conocer información de los costos del proceso einformación importante para tomar decisiones de abastecimientos.Las personas o movimientos que se ven afectados por este módulo son losservicios externos de la empresa. 11
    • Criterios para la elección de un ERPFuncionalidad del ERP: módulos que ofrece el sistema para dar soporte a lasnecesidades de las distintas áreas funcionales de la empresa. Si el ERP presentacarencias en alguna de estas áreas, es importante que pueda integrarse con otrosproductos que suplan dichas carencias, o bien, que facilite la realización dedesarrollos a medida. Criterios técnicos: plataformas técnicas soportadas por el ERP, bases de datos utilizadas, lenguajes de programación incorporados, herramientas de desarrollo, facilidad de comunicación con otros sistemas y aplicaciones, soporte a los estándares de las tecnologías Internet (XML, EDI-Web…), etc.Criterios económicos: coste de las licencias, del proceso de implantación y de losservicios de consultoría asociados, así como de las posteriores revisiones yactualizaciones. En este apartado conviene realizar un análisis del retorno de lainversión, teniendo en cuenta tanto los beneficios tangibles, como los intangibles,que puede generar para la organización la implantación del sistema ERP.Criterios organizativos: evaluación del impacto y de los cambios en los procesos yen la organización necesarios para la correcta implantación del ERP.Facilidad de uso de las herramientas del sistema.Proveedores: es necesario conocer tanto al fabricante del ERP como a lasempresas de consultoría encargadas de su implantación. 12
    • Así mismo, es importante constatar su experiencia real en empresas del mismosector y con características similares (volumen de negocio, dispersión geográfica,número de empleados, etc.). Por otra parte, es conveniente tener en cuenta todoslos servicios ofrecidos para dar soporte a su correcta implantación: formación,desarrollo de aplicaciones a medida, integración con otros sistemas,actualizaciones futuras, etc.Referencias de implantación, tanto del producto como de la empresa consultoraencargada del proyecto, siendo de especial importancia el nivel de referencias enel propio sector de actividad.Además de considerar los criterios anteriores, es importante seguir un procesoadecuado a la hora de seleccionar tanto el producto a implantar como la empresaque llevará a cabo dicha implantación, es decir, se necesita definir el binomioproducto - proveedor.En la selección del producto y del proveedor se suele hacer un análisis de la ofertadisponible, siguiendo para ello un proceso más o menos formalizado. Confrecuencia las empresas identifican posibles soluciones, a las que solicitandocumentación sobre el producto, referencias, o cualquiera de los aspectosrecogidos anteriormente, para identificar los posibles candidatos, restringiendo laselección final a una lista corta (short list), que habitualmente incluye entre 3 y 5candidatos.En el proceso de selección se suele hacer partícipe a las áreas más implicadas dela organización, ya que la decisión tendrá una gran repercusión, pues se trata deun proyecto que además de ser complejo en lo que se refiere a la implantación,suele orientarse como una solución a largo plazo o de futuro.Para reducir la dedicación que supone el análisis de toda la información de losproductos y proveedores del mercado, lo más habitual es establecer una “comisiónde selección del producto” y un responsable de la misma, que habitualmente seráel responsable de Sistemas de Información de la empresa. 13
    • Esta comisión es la que participa en las reuniones de presentación de losproveedores, la que debe encargarse de trasladar todos los requisitos y la quefinalmente realiza la valoración de las alternativas planteadas, elaborando uninforme para la dirección general, que tomará la decisión final.En el proceso es importante partir de unas especificaciones o descripción de lasnecesidades funcionales a cubrir en los distintos procesos, como base de trabajopara los proveedores, a la hora de diseñar sus presentaciones o demostraciones ytambién para la realización de sus ofertas.Así mismo también es importante establecer otros requisitos, como el número deusuarios que accederán a los sistemas, las ubicaciones de estos usuarios (parapoder definir el esquema de comunicaciones necesario), las necesidades demigración de datos, etc.Uno de los aspectos que suele ser muy importante en los procesos de selecciónde una solución ERP para la empresa es la identificación de los desarrollos amedida que pueden necesitarse, es decir, aquellas funcionalidades que no puedanrealizarse con el ERP. Los desarrollos a medida suelen ser un elemento de riesgoimportante. 14
    • Porque invertir en un ERP Se reduce la incertidumbre con respecto a la veracidad de la información, es decir todas las áreas de la empresa manejan la misma información integrada, no existen diferentes sistemas departamentales que hacen que pueda haber datos corruptos y que ponen en duda la veracidad de la información y por lo tanto ponen en peligro la toma de decisiones. Mejora considerable en la comunicación interdepartamental permitiendo tener un mayor conocimiento de lo que está sucediendo en la empresa. Se elimina la duplicidad de información, se cuentan con datos más robustos produciendo información más confiable. Se hace más eficiente la integración de los procesos comerciales. El acceso a tecnología de clase mundial. El aumento de la productividad es inminente gracias a la automatización de los procesos y la integración del negocio.Los puntos anteriores son ventajas consideradas al momento de adquirir unsistema ERP, sin embargo, la implementación de dichos sistemas no es una tareafácil. 15
    • Ventajas y desventajas del ERPLas principales ventajas de este tipo de sistema son las siguientes:· Integración de la cadena de suministro, producción y proceso administrativo.· Creación de una base de datos común.· Se pueden incorporar mejoras, rediseñando mejor los procesos.Reducción de costos.Agilización en las operaciones del Negocio.Mejor administración de la información.Incrementa la comunicación y la colaboración mundial.Ayuda a integrar múltiples sitios y unidades de negocio.Puede proveer una ventaja estratégica sobre los competidores.El mayor beneficio que un sistema ERP puede brindar a una empresa, porsupuesto tomando en cuenta que se ha implementado efectivamente es que unsistema ERP en la principal fuente de información para otros sistemas críticos delnegocio. En otras palabras un ERP sirve como base o plataforma paraimplementar otros sistemas que se alimentarán de la adecuada información queun ERP administre.Además sirve de plataforma o base para la implementación de otros sistemas quepermitan que la empresa evolucione a un negocio electrónico. Entre los sistemasque están sobre un ERP podemos mencionar:DatawarehousesSistemas de Soporte a las DecisionesCRMSCME-ProcurementSistemas ExpertosSistemas de Información EjecutivosOtros 16
    • Otra ventaja que hay que tener muy en cuenta es que los directivos de lasempresas pueden conocer la situación en la planta de producción, en el almacénde productos terminados y de materias primas, por mencionar algunos, con lo cualpueden tomar decisiones más acertadas y en menos tiempo.Los ERP otorgan a la empresa la posibilidad de reducir sus costos y de ser máscompetitivas además de tomar ventaja con respecto a su competencia si ésta nocuenta con un sistema como esteEl resultado final de tener un sistema ERP dentro de la empresa es el queincrementa las utilidades de la compañía por medio de la reducción de inventarios,más rápida recolección de efectivo y entrega de pedidos en el tiempo establecido.10. VENTAJAS SISTEMAS ERP PARA CADA ÁREA DE LA EMPRESALas ventajas que ofrece un sistema ERP a cada departamento y a la empresa son: CONTABILIDAD Y FINANZAS:Permite a los encargados de este departamento tener un mejor control de costos yde horas trabajadas, administrar mejor el efectivo y las cuentas bancarias, generarcheques electrónicos, aceptar pagos y pagar cuentas en diferentes monedas,manejar los estados de cuenta, analizar los flujos de efectivo, producir reportes ycerrar los periodos contables de manera más rápido.CONTROL DE INVENTARIOS: Optimiza la inversión en inventarios ayudando a reducir los niveles de inventariosy ordenar los productos por número de serie y loteMANUFACTURA: En lo que respecta a las operaciones administra la producción en cualquierambiente estandarizando la producción de altos volúmenes con gran control de laplanta de producción, el sistema también ayuda a crear pronósticos de produccióny una mejor calendarización para la producción.DECISIONES EJECUTIVAS: Un sistema ERP provee una visión más clara de los instrumentos de mediciónmás importantes para una empresa como son el flujo de efectivo, producción yreportes, ayuda a corregir errores que se presenten de manera inmediata.Herramientas adicionales permiten monitorear el funcionamiento interno como:ventas por región o periodo.COMPRAS:Actividad de la empresa altamente relacionada con el plan de producción, unprograma ERP ayuda a los encargados de compras puedan comprar losmateriales correctos a los proveedores correctos en el tiempo correcto y al preciocorrecto.EMBARQUE:Administra el almacén y herramientas de embarque lo cual permite controlar todoslos embarques de productos terminados ayudando a entregar los pedidos en el 17
    • tiempo establecido a los clientes por lo tanto reducen las fallas en las entregas yademás incrementa la satisfacción del cliente.DESVENTAJAS SISTEMAS ERPUna desventaja por la que muchas empresas se detienen para obtener un sistemacomo este, es el alto costo de estos programas ya que por ser tan complejos senecesita de capacitación para los empleados, además de que este tipo deprogramas deben ser específicos para cada empresa y deben tener personalcapacitado y que solo se dedique a manejar el programa del servidor.Otras desventajas son:La implementación puede requerir importantes cambios en la empresa y losprocesos.Es tan complejo que muchas compañías no pueden ajustarse a él.Requiere de procesos actuales (en curso), por lo cual la implementación puedenunca ser completada.En el mercado los expertos en Sistemas ERP son limitados, por lo cual se puedenpresentar problemas en la contratación. 18
    • Implementación de los sistemas ERPEn los últimos años ha habido una serie de avances en las diferentes tecnologíasde información, esto ha permitido crear sistemas de información más sofisticadosy por supuesto más integrados. Los ERPs son uno de estos sistemas, integrandolas grandes áreas de información de una empresa en un solo sistema. Sinembargo se han establecido varios sabores de sistemas ERPs, cada uno con susrespectivas particularidades. Esto ha permitido tener una gran variedad desistemas ERPs, para que las diferentes empresas tengan varias opciones aseleccionar.A. ORGANIZAR EL PROYECTOLos sistemas ERP se podrían catalogar como sistemas selectos que solo puedenser implementados por algunas empresas, ya que los costos que éstosrepresentan son muy altos. Es decir, cuando las empresas cuentan con el dinero,los equipos, la infraestructura y la disposición de personal para la implementaciónde este tipo de sistema, se puede decir que se debe dar el primer paso, organizarcomo es que va a funcionar y desarrollar el proyecto que dará una nuevafuncionalidad y visión de los recursos y procesos de la organización a cada áreade la empresa.B. DEFINIR LAS MEDIDAS DE DESEMPEÑO:Cuando el proyecto ya se planteado, se debe definir las actividades que se debenrealizar para poder llevarlo a cabo. Se debe tener en cuenta hasta el más mínimodetalle para la implementación del sistema ERP.C. CREAR UN PLAN INICIAL DETALLADO DEL PROYECTO:Como todo proyecto, la implementación de un Sistema ERP implica una adecuadadistribución de tiempo, empleados, funciones y recursos; por lo cual es de vitalimportancia que se planifiquen cada una de las actividades que se van a llevar acabo, que se construya una bitácora que guíe cada uno de los pasos a seguir.D. CAPACITAR AL EQUIPO PARA EL PROYECTO:Como los Sistemas ERP son nuevos, se debe de hacer una capacitación en lacual se incluyan cada uno de los empleados que posteriormente ante éste se vana desenvolver. Esta implantación se torna en una situación nueva que revolucionael quehacer diario del talento humano.Para la implementación de sistemas tan avanzados como éste, muchas veces sedebe enseñar a algunos empleados hasta como prender un computador, ya queen algunas empresas y sobre todo, en algunos puestos de trabajo específico, estetipo de tareas no son muy conocidas por las personas.E. REVISAR LA INTEGRIDAD DE LA BASE DE DATOS:La integridad de la base de datos, constituye uno de los pasos más importantes enla implementación de cualquier sistema de información, pero en especial de los 19
    • sistemas ERP. La base de datos se convierte en el eje central del proceso, es laencargada de almacenar, distribuir y reportar la información que se va a manejaren los distintos niveles de la organización.F. INSTALAR EL NUEVO HARDWARE:El hardware o parte dura del proceso es una de las mayores inversiones de laempresa. Se deben abolir la vieja tecnología utilizada por la empresa, para instalarnuevos equipos que puedan dar soporte al desarrollo de este sistema.G. INSTALAR EL NUEVO SOFTWARE (MONTAR SALA PILOTO):El nuevo software a instalar, se convierte en una sala piloto o una sala de prueba,la cual será utilizada en todo el proceso de instalación del sistema. Se debe tenerun continuo cuidado de cada uno de los pasos realizados, ya que el software es lamedula espinal del sistema.H. CAPACITAR MASA CRÍTICA:La masa crítica se refiere al personal de la empresa. Se define como crítica ya quese refiere al personal que va a estar directamente relacionado con el nuevosistema, es decir, el que va a estar en continuo contacto y el encargado de lamanipulación del mismo.I. ENTRENAMIENTO SALA PILOTO:Una vez instalada la sala piloto, se debe pasar a la utilización de la misma, pormedio del entrenamiento que al personal se le dará en ella.J. INTEGRACIÓN DE DATOS:La integración de datos consiste en la recopilación de la información provenientede diferentes fuentes o áreas organizacionales, que hasta el momento no han sidoorganizados. Esto se convierte en la base del funcionamiento del sistema.K. EJECUCIÓN:Poner en marcha el Sistema ERP no es fácil, se debe pasar por todas las etapasanteriores teniendo en cuenta que el éxito o fracaso en cualquiera de ellas puedelimitar la ejecución del sistema.L. MEJORAMIENTO CONTINÚO:Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer una continua retroalimentaciónde éste e implementar un mejoramiento continuo son las características de lascompañías que han sido victoriosas en la implementación de este tipo desistemas. 20
    • ConclusiónEn la actualidad las tecnologías de información juegan un papel importante en lasestrategias de negocios, ya que están cambiando la forma en que las empresasrealizan sus procesos. Los sistemas de información permiten a las compañíaslograr ventajas competitivas de diferentes maneras: coordinando actividadesde valor en localidades que se encuentran en una amplia geografía, o tambiénmediante la creación de nuevas interrelaciones entre los negocios, ampliando elalcance de las industrias.Asimismo le sirve a las empresas para soportar sus estrategias competitivas, yasea para ir un paso delante de la competencia o reducir las ventajas que la mismapueda presentar.El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado paramodelar y automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área de finanzas,comercial, logística, producción, etc.). Su misión es facilitar la planificación detodos los recursos de la empresa.Como todo sistema, tiene sus ventajas y sus desventajas, de los beneficios máscomunes e importantes podemos mencionar: Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales Integración entre las funciones de las aplicaciones Reduce los costos de gerencia Incrementa el retorno de inversión Fuente de Infraestructura abiertaDe las desventajas podemos mencionar: Son muy caros. Requiere cambios en la compañía y procesos para su instalación. Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos. Hay pocos expertos en ERPs. 21
    • Glosario de términosAdministración de las Relaciones con el Cliente: Es la respuesta de la tecnología ala creciente necesidad de las empresas de fortalecer las relaciones con susclientes, estableciendo la estrategia de negocio centrada en anticipar, conocer ysatisfacer las necesidades y los deseos presentes y previsibles de los clientes.Administración total de la calidad (TQM): Manejo y control de la calidad a través deanálisis y estudios para toma de decisiones que mejores las empresas.Comercio Electrónico: Es el uso de las tecnologías computacional y detelecomunicaciones que se realiza entre empresas o bien entre vendedores ycompradores, para apoyar el comercio de bienes y servicios.Funcionalidad: los mecanismos o secuencia de eventos que hacen que el objetorealice cierta operación o forma de hacer las cosas.Globalización: cambios en las sociedades y la economía mundial que resultan enun incremento sustancial del comercio internacional y el intercambio cultural.Justo a Tiempo (JIT): Es una filosofía industrial que considera a la reducción oeliminación de todo lo que implique desperdicio en las actividades de compras,fabricación, distribución y apoyo a la fabricación en un negocio.Milestones: Lista de actividades a desarrollar para cumplir con un objetivo o plan.Planeación de los Recursos de la Empresa: es un sistema estructurado que buscasatisfacer la demanda de soluciones de gestión empresarial, basado en elconcepto de una solución completa que permita a las empresas unificar lasdiferentes áreas de productividad de la misma. Es un proceso gerencial para laefectiva planeación de los recursos que una empresa requiere para satisfacer lasnecesidades de sus clientes.Planeación de los Requerimientos de Manufactura: planear y monitorear todos losrecursos del departamento encargado de producir (manufacturar), incluyendo losdepartamentos de mercadeo, las finanzas e ingeniería de procesos, permitiendouna simulación de los procesos.Planeación de los Requerimientos de Materiales (MRP): es un sistema deplanificación de la producción y de administración de inventarios que responde alas preguntas: qué, cuánto, cuándo. 22
    • Proyección Mundial: Planificación de actividades posibles de desarrollarse encualquier parte del mundo, utilizando diferentes formas de comunicación paradifundirlo.Sistemas incompatibles: Sistemas "aislados" que manejan información de formaindependiente y no pueden relacionarse, es decir no comparten datos en común.Supply Chain (Cadena de Abastecimiento): Conocimiento y control sobre lasoperaciones de una empresa, incluyendo Proveedores y líneas de producción,Clientes y líneas de producción, Entregas, Inventarios, Compras, Ventas. 23