Att skapa tillgängliga dokument

545 views
331 views

Published on

Lathund på svenska om att skapa tillgängliga dokument. Hur man arbetar med formatmallar, skapar innehållsförteckning, alternativtexter till bilder, sparar som PDF med bokmärken och kontrollerar tillgängligheten med Adobe Acrobat Professional. accessible documents, stylesheets

Published in: Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
545
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
9
Actions
Shares
0
Downloads
5
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Att skapa tillgängliga dokument

  1. 1. Att skapa tillgängliga digitala dokument
  2. 2. Version 3 - 2012-08-28 2 (9) Innehåll: Vad är tillgängliga dokument…? .....................................................3 Riktlinjer i korthet ..........................................................................3 Tänk på följande:....................................................................................................................3 Att undvika ............................................................................................................................. 3 Så här gör du..................................................................................4 Formatmallar.......................................................................................................................... 4 Innehållsförteckning...............................................................................................................5 Bilder ......................................................................................................................................5 Webbadresser och hyperlänkar............................................................................................. 5 Spara som PDF (Word 2007) ..................................................................................................6 Spara som… PDF från Powerpoint 2007 ................................................................................8 Kontrollera tillgängligheten av ditt pdf-dokument ..........................9
  3. 3. Version 3 - 2012-08-28 3 (9) Vad är tillgängliga dokument…? Tillgängliga dokument är dokument som kan läsas av ALLA, även personer som använder olika typer av läshjälpmedel, t.ex. skärmläsare och talsyntes för blinda. Med hjälp av ett par enkla riktlinjer kan du öka tillgängligheten i de digitala dokument som du skapar. Riktlinjerna är särskilt viktiga att följa då du i slutfasen publicerar din information som PDF- filer. Dessutom, om du skapar pdf-filer enligt riktlinjerna underlättas även användbarheten för ALLA användare! Riktlinjer i korthet Tänk på följande:  Använd alltid formatmallar – mycket viktigt  Använd inbyggda verktyg för punktlistor och numrerade listor  Om du skriver in webbadresser i ditt dokument ska du markera dem och sedan välja Infoga > hyperlänk. Då skapas klickbara hyperlänkar även i pdf-filen.  Ge alternativtexter till meningsbärande bilder  Använd alltid skarpa kontraster. Svart på vitt, mörkblått på vitt t.ex. Undvik murriga färger i kombination.  Om din text ska ligga i spalter – använd spaltfunktionen i Word  Använd tabeller endast för tabelldata – inte för att skapa layout. Använd verktyget Infoga > Tabell Att undvika:  Gör inte en rubrik genom att markera och sedan välja fet stil. Det blir ingen riktig rubrik. Du måste använda formatmallarna för detta.  Använd inte blankrader för att få luftig layout. Om du gör det så skapas ett nytt stycke i taggningen.  Använd inte tomma tabellkolumner för att få en luftig layout. Du kan justera cellbredden manuellt istället.  Använd inte tabbtangenten för att skapa spalter eller tabeller.
  4. 4. Version 3 - 2012-08-28 4 (9) Så här gör du Formatmallar Formatmallarna är mycket viktiga i alla dokument för tillgänglighetens skull. De är dessutom mycket praktiska att använda i långa dokument och möjliggör att pdf-dokument kan förses med s.k. bokmärken, dvs. en klickbar innehållsförteckning som avsevärt underlättar navigeringen i ett långt dokument. Att använda formatmallar innebär att man märker upp rubriknivåer, brödtext, bildtext osv. Denna märkning eller s.k. taggning, syns inte i själva dokumentet men ligger som bakgrundsinformation i den digitala filen. Taggningen är en förutsättning för att personer som använder skärmläsare, smidigt skall kunna navigera i dokumentet samt få informationen presenterad (uppläst) i den ordning som det var tänkt. Denna taggning är väldigt enkel att skapa om du konsekvent använder dig av formatmallar när du arbetar i t.ex. Word eller Powerpoint. I Office2007 hittar du formatmallarna under fliken START Markera din text och klicka sedan på önskad formatmall. Rubrik 1,2,3 osv används för rubriker och formatmallen Normal använder du för all brödtext. OBS! Utseendet på respektive formatmall kan du ändra själv genom att högerklicka på formatmallsknappen och välja alternativet Ändra… Du får upp en dialogruta med formateringsval; fet stil, kursiv, teckenstorlek, teckensnitt osv. När du ändrar utseende på en rubriknivå/formatmall på detta sätt, kommer alla rubriker som har blivit märkta med denna formatmall att uppdateras automatiskt.
  5. 5. Version 3 - 2012-08-28 5 (9) Innehållsförteckning Om du konsekvent har använt dig av formatmallar (Normal för brödtext, Rubrik 1, Rubrik 2 osv) så är det enkelt att skapa en automatisk innehållsförteckning i dokumentet. Rubrikerna i innehållsförteckningen blir klickbara och till stor hjälp då man snabbt vill förflytta sig till en plats i dokumentet. Skapa innehållsförteckning i Word 2007: 1. Klicka på fliken Referenser 2. Klicka på Innehållsförteckning och välj i det s.k. galleriet eller Infoga innehållsförteckning 3. Om du väljer Infoga innehållsförteckning… får du upp en dialogruta och kan då göra ett antal val, t.ex. hur många rubriknivåer som ska visas i innehållsförteckningen. Bilder Bilder som är meningsbärande skall ges en s.k. alternativtext för att även de som inte kan se bilden ska kunna få information om vad bilden innehåller. Så här gör du: 1. Högerklicka på bilden 2. Välj Formatera bild… 3. Välj fliken Alternativtext 4. I rutan skriver du in en kort beskrivning av bilden. Webbadresser och hyperlänkar För att hyperlänkar skall bli klickbara även då du konverterar dokumentet till en pdf så måste du (I MS Word): 1. Markera texten som ska bli klickbar 2. Gå till Infoga-fliken och välj Hyperlänk 3. Skriv eller klistra in webbadressen (även kallad URL) i fältet efter rubriken Adress. T.ex. http://www.nhv.se
  6. 6. Version 3 - 2012-08-28 6 (9) 4. Här är några generella regler för länkar (oavsett om du gör dem i Word, Powerpoint eller i ett webbaserat verktyg): a. OBS! En god regel är att skriva en beskrivande länktext för att användaren skall veta i förväg vart länken går, gäller både för pdf och när du skriver på ”webben” (på hemsida eller i forum/meddelande i lärplattformen) b.Om länken går till ett dokument i annat filformat än webbsida (t.ex. PDF eller .doc), välj alltid alternativet ”Öppna i nytt fönster” eller motsvarande. Spara som PDF (Word 2007) I Microsoft Word 2007 – Under förutsättning att du följt ovanstående riktlinjer när du skrev och formaterade ditt Word-dokument, så kan du enkelt med följande steg-för-steg- instruktion skapa en tillgänglig PDF: 1. Klicka på Office-knappen eller Arkivmenyn 2. Välj > Spara som… och sedan 3. Välj filmformat PDF 4. Skriv in filnamnet (Om du använder flera ord i filnamnet förbind dem med bindestreck, t.ex. guide-till-nhv.pdf) 5. Kontrollera under Alternativ… Inkludera icke utskrivbar information att ”Skapa bokmärken med: Rubriker” är förbockat/förkryssat.
  7. 7. Version 3 - 2012-08-28 7 (9) 6. Klicka på OK 7. Klicka slutligen på Publicera/Spara Inställningen Skapa bokmärken med Rubriker innebär att de rubriker som du gjort med formatmallar automatiskt blir klickbara länkar i pdf-läsaren. Bokmärkena gör att man smidigt kan navigera i långa dokument. Se bokmärken i vänsterspalten i exemplet nedan:
  8. 8. Version 3 - 2012-08-28 8 (9) Spara som… PDF från Powerpoint 2007 I Microsoft Word 2007 – gör du enligt följande för att ditt dokument ska skapas som tillgänglig PDF: 1. Klicka på Office-knappen eller Arkiv-menyn 2. Välj > Spara som… och sedan alternativet PDF 3. Skriv in filnamnet (Om du använder flera ord i filnamnet förbind dem med bindestreck istället för mellanslag) 4. Klicka på Alternativ… a. Område: välj vilka bilder som ska finnas med - Alla bilder eller ett urval b.Under Publiceringsalternativ väljer du hur många powerpoint-bilder som ska finnas på varje sida, t.ex. Åhörarkopior med sex bilder på varje sida c. Inkludera icke utskrivbar information: Båda alternativen ska vara förbockade för att dokumentet ska bli tillgängligt. d.Klicka på OK 5. Klicka slutligen på Publicera/Spara
  9. 9. Version 3 - 2012-08-28 9 (9) Kontrollera tillgängligheten av ditt pdf-dokument Om du har tillgång till programmet Adobe Acrobat Professional kan du kontrollera tillgängligheten av dina PDF-dokument. Så här gör du: 1. Öppna ditt pdf-dokument i programmet Adobe Acrobat Professional. 2. Välj Avancerat i menyraden 3. Välj Tillgänglighet > Fullständig kontroll… 4. Du får upp en dialogruta där du kan göra ett antal val och sedan välja Starta kontroll (längst ner) 5. Du får sedan upp en ”Tillgänglighetsrapport” med en specifikation på vilka tillgänglighetsproblem som kvarstår. Det kan handla t.ex. om att ett antal bilder saknar alternativ text eller att dokumentet inte är ”taggat” och därför kanske inte läsordningen blir rätt (detta beror då på att formatmallar inte använts och/eller att man inte sparat korrekt, med bokmärke)

×