2. CONTENIDO
CAPÍTULO 1 MARCO CONCEPTUAL
CAPÍTULO 2 EL AUDITOR
CAPÍTULO 3 METODOLOGÍA DE L AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
CAPÍTULO 4 INDICADORES
CAPÍTULO 5 CUESTIONARIOS
CAPÍTULO 6 CÉDULAS Y GRÁFICOS
CAPÍTULO 7 ESCALAS DE MEDICIÓN
CAPÍTULO 8 NORMAS DE CALIDAD
CAPÍTULO 9 LA AUDITORIA EN EL SECTOR PRIVADO
CAPÍTULO 10 LA AUDITORIA EN EL SECTOR PÚBLICO
CAPÍTULO 11 AUDITORIA INTELIGENTE
3. LA AUDITORIA
ANTECEDENTES
-La auditoria es una de las aplicaciones de los principios de la contabilidad,
basada en la verificación de los registros patrimoniales de las empresas.
-En países de Europa, en la edad media, muchas asociaciones de
profesionales, ejecutaban funciones de auditorias, destacándose los consejos
Londinenses en 1310.
-Inicialmente se limito a las verificaciones de los registros contables,
dedicándose a observar si los mismos eran exactos, es decir confrontar los
escrito con las pruebas de lo acontecido y las respectivas referencias de los
registros.
OBJETIVO
- Apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades
-Proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e
información concerniente a las actividades revisadas.
-Apoya principalmente a Directorios y Gerencias.
4. FINALIDAD
-Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial.
-Indagaciones y determinaciones sobre el los estados financieros.
-Descubrir y prevenir fraudes y errores.
-Aspectos fiscales y legales.
-Estudios generales sobre casos especiales.
CLASIFICACION
EXTERNA
-Es el exámen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información
de una unidad económica, con el objeto de emitir una opinión independiente
sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y
formular sugerencias para su mejoramiento.
-Realizado por un CPA, sin vínculos laborales con la entidad auditada.
-El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a terceros, pues da
plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce
bajo la figura de Fé Pública.
-Se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar el producto del
sistema de información examinado.
5. AUDITORIA INTERNA
-Es el exámen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información
de una unidad económica, con el objeto de emitir una opinión independiente
sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y
formular sugerencias para su mejoramiento.
-Realizado por un CPA, con vínculos laborales con la entidad auditada.
-Los informes son de circulación interna y no tiene trascendencia a terceros,
pues no se producen bajo la figura de Fé Pública.
-Se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar el producto del
sistema de información examinado.
-La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles .
-Reporta al más alto nivel de la organización y tiene características de
función asesora de control, por tanto no puede, ni debe tener autoridad.
-No debe de modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones
de los sistemas de la empresa.
6. LA AUDITORÍA FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA
AUDITORÍA FINANCIERA
- Es un examen sistemático de los libros y registros de un organismo;
con el fin de determinar o verificar los hechos relativos a las
operaciones financieras y los resultados de éstas para poder informar
sobre los mismos.
La auditoría financiera mira el pasado, o sea, versa sobre las
transacciones que ya se han efectuado. Por ejemplo: los informes de
auditoría de estados financieros son medios para satisfacer a bancos,
proveedores, accionistas, etc., a esta técnica le interesan los
desperdicios, errores, fraudes pasados, etc., y se enfocan a la mera
situación financiera.
Objetivo
- Su objetivo es confirmar un estado de asuntos financieros, verificar
que los principios de la contabilidad hayan sido aplicados en forma
consistente y expresar una opinión acerca del manejo financiero.
7. AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Concepto
Una auditoría administrativa es la revisión analítica total o parcial de
una organización con el propósito de conocer su nivel de desempeño y
perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y crear una ventaja
competitiva sustentable.
Involucra una revisión de los objetivos, planes y programas de la
empresa, su estructura orgánica y funciones, sus sistemas,
procedimientos y controles, el personal y las instalaciones de la
empresa y el medio en que se desarrolla, en función de la eficiencia de
operación y el ahorro en los costos.
OBJETIVOS
- Evaluar el nivel del desempeño de los recursos de la empresa y los
niveles de gestión funcional en la organización.
8. - Evaluar el nivel del desempeño de los recursos de la empresa y los
niveles de gestión funcional en la organización.
- Examinar los métodos y procedimientos utilizados en el
control y operaciones de la empresa en las diversas áreas,
observando el grado de confiabilidad y eficiencia.
- Servir de base o plataforma para elaborar los planes
empresariales.
- Determinar los problemas y las potencialidades de la empresa
a fin de tomar medidas correctivas.
- En definitiva la Auditoria Administrativa nos proporciona una
evaluación cuantificada de la eficiencia, con la que cada unidad
administrativa de la empresa desarrolla las diferentes etapas del
proceso administrativo.
9. NECESIDAD DE QUE LA AUDITORÍA FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA SE COMPLEMENTEN
- Cuando se lleva a cabo exclusivamente la auditoría financiera, se está
dirigiendo únicamente a una parte mínima de la función general de la
empresa, y por tanto, al no contemplar el todo simplemente se están
viendo efectos y no causas.
- Cuántas veces los informes de auditoría de estados financieros
culminan con un dictamen de razonabilidad dichos estados; pero casi
nunca aportan las causas administrativas que están provocando una mala
o deficiente administración.
- Los estados financieros son el producto de un proceso de información
debidamente integrado y, desde luego, la información y la comunicación
en una empresa no son materia del área administrativa.
- Cuántas veces el manejo inadecuado de políticas es consecuencia de
una información financiera deficiente, La propia organización
administrativa, y el desconocimiento de ésta ocasiona el manejo
inadecuado de la estructura contable y financiera.
10. - Actualmente, la elaboración de estados financieros está basada en
métodos coma la guía de contabilización, instructivos de operación,
diseño y planeación de formas, etc., que son fruto de la actividad
administrativa y no contable.
- El control interno es el punto de coincidencia de ambas auditorías, pero
con distintos usos.
1. La auditoría financiera se aboca a analizar el control interno,
exclusivamente para determinar las pruebas y procedimientos que ésta
utilizará.
2. En cambio, la auditoría administrativa se aboca a analizar y evaluar el
control interno, para determinar los grados de eficiencia y eficacia que la
administración de una empresa tiene.
En términos generales, podemos resumir que:
La primera trabaja sobre el examen de registros y libros de carácter
contable, o sea, examina los efectos de las decisiones administrativas,
pero sin llegar a hacer un análisis exhaustivo de sus causas.
En cambio la segunda pretende un conocimiento integral de la empresa
determinando el porqué, o sea, la causa de los fenómenos que afectan los
resultados reflejados en los estados financieros.
11. Alcance
• Naturaleza jurídica • Relaciones de coordinación
• Criterios de • Desarrollo tecnológico
funcionamiento
• Sistemas de comunicación
• Estilo de administración
e información
• Enfoque estratégico
• Proceso administrativo • Nivel de desempeño
• Giro industrial • Trato a clientes
• Sector de actividad (internos y externos)
• Ámbito de operación • Entorno
• Tamaño de la empresa • Productos y/o servicios
• Número de empleados
• Sistemas de calidad
12. Áreas de aplicación
PROCESO ADMINISTRATIVO ELEMENTOS ESPECÍFICOS
PLANEACIÓN
DIRECCIÓN
Visión
Misión Liderazgo Adquisiciones
Objetivos Comunicación Almacenes e inventarios
Metas Motivación Asesoría externa
Estrategias / tácticas Grupos y equipos de trabajo Asesoría interna
Procesos Manejo del estrés, el conflicto y Coordinación
Políticas la crisis Distribución del espacio
Procedimientos Tecnología de la información Exportaciones
Programas Toma de decisiones Globalización
Enfoques Creatividad e innovación Importaciones
Niveles Informática
Horizontes Investigación y desarrollo
Marketing
Operaciones
Proveedores
ORGANIZACIÓN CONTROL Proyectos
Recursos financieros y contabilidad
Estructura organizacional Naturaleza Servicio a clientes
División y distribución Sistemas Servicios generales
de funciones Niveles Sistemas
Cultura organizacional Proceso
Recursos humanos Áreas de aplicación
Cambio organizacional Herramientas
Estudios administrativos Calidad
Instrumentos técnicos
13. CAMPO DE APLICACIÓN
SECTOR PÚBLICO: Se emplea en función de la figura jurídica,
atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de
coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia.
EFECTO: Pretende mejorar la actuación de los órganos y mecanismos que
lo integran considerando sus acciones particulares y la interacción
proveniente de la naturaleza de sus funciones a partir de la idea de los entes
reguladores (legislativo, ejecutivo, judicial).
SECTOR PRIVADO: Se emplea en función de la figura jurídica, objeto,
tipo de estructura, elementos de coordinación, área de influencia, relación
comercial y pensamiento estratégico sobre la base de:
TAMAÑO DE LA EMPRESA: microempresa, pequeña, mediana, grande.
TIPO DE EMPRESA: refiere al ramo específico en el que se desenvuelve
NATURALEZA DE OPERACIONES: nacionales, extranjeras, mixtas.
ENFOQUE ESTRATEGICO: aquel por medio del cual las empresas
orientan sus acciones para poner en práctica estrategias a nivel funcional, de
negocios, global y corporativo, para crear valor y lograr ventajas
competitivas sustentables
14. Enfoque estratégico
Selección estratégica
Estrategia internacional: intentan crear valor mediante la transferencia de capacidades y productos
valiosos
Estrategia multinacional
Estrategia global
Estrategia trasnacional
Modo de ingreso
Exportación
Licencia
Franquicia
Alianza estratégica
Subsidiaria propia
Fusión
Adquisición
Subcontratación global
Estrategia a nivel negocios
Liderazgo en costos
Diferenciación
Concentración
Diversificación
Integración vertical
Integración horizontal
15. EL AUDITOR
La calidad y el nivel de ejecución de la auditoria dependen en gran medida del
profesionalismo y sensibilidad del auditor y de su comprensión de las
actividades que deben revisar.
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
Conjunto de creencias cognitivas y habilidades confirmadas, experimentadas y
contextuales que se transforman en la capacidad de resolver problemas de
manera eficaz.
La creación del conocimiento en una organización se basa en la conversión de
tácito a explícito y viceversa.
Conocimiento Tácito: está implícito en la forma de afrontar el trabajo, no está
codificado y se registra como propio o público.
Conocimiento Explícito: se expresa de manera formal, está codificado en las
normas, rutinas, procedimientos y procesos de operación que se derivan de la
habilidad del personal o del sentido común.
Formación Académica, complementaria y empírica
Habilidades y destrezas
Experiencia: Conocimientos en las áreas sustantivas y adjetivas de la
organización, conocimientos de esfuerzos anteriores, conocimientos de casos
prácticos, conocimiento derivado de estudios organizacionales, conocimiento
personal basado en elementos diversos.
16. RESPONSABILIDAD PROFESIONAL
- Preservar independencia mental
- Realizar su trabajo sobre la base del conocimiento y capacidad profesional
- Cumplir con las normas y criterios que se le señalen
- Capacitarse en forma continua
IMPEDIMENTOS PERSONALES:
- Vínculos personales, profesionales, financieros u oficiales
- Interés económico personal en la auditoría
- Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas
- Relaciones con organizaciones que interactúan con la organización
- Ventajas previas obtenidas en forma ilícita o no ética
IMPEDIMENTOS EXTERNOS:
- Injerencia externa de selección o aplicación de técnicas o metodología
para le ejecución de la auditoría
- Interferencia con los órganos de control internos
- Recursos limitados que pueden limitar el alcance de la auditoría
- Presión injustificada para propiciar errores
ETICA: Conjunto de normas que ordenan e imprimen sentido a los valores
y principios de conducta de una persona, tales como compromiso, lealtad,
honestidad, integridad, franqueza, respeto y sentido de responsabilidad.
17. CODIGO DE ETICA
- Es la declaración formal de los valores de una organización en relación a
aspectos éticos y sociales.
A. declaraciones basadas en principios
b. declaraciones basadas en política
NORMAS GENERALES DE AUDITORIA
- Tener independencia de criterio
- Poseer una adecuada formación y capacidad profesional
- Mantener actualizado los conocimientos
- Informar a las instancias competentes sobre cualquier limitación
- La labor debe ser planificada, supervisada y soportada
- Obtener evidencias suficientes, competentes y relevantes
- Los informes deben ser imparciales, objetivos, oportunos
- los informes deben presentar los hallazgos de manera convincente e ideas
- Las sugerencias y recomendaciones deben ser concretas, pertinentes y viables
CRITERIOS PARA LA TOMA DE DECISIONES ETICAS
1. Magnitud de las consecuencias
2. Consenso social
3. Probabilidad del efecto
4. Inmediación temporal
18. 5. Proximidad
6. Concentración del efecto
MECANICA PARA LA TOMA DE DECISIONES ETICAS
1. Definir el asunto a resolver
2. Identificar los valores fundamentales
3. Ponderar los valores en conflicto y seleccionar una alternativa para
balancearlos
4. Definir y valorar la estrategia para presentar la decisión
5. Implementar la decisión
6. Monitorear el efecto de la decisión
ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO DE AUDITORES
ESTRUCTURA
- Coordinador general
- Líder del proyecto
- Asistente o analista del proyecto
INSTRUMENTOS NORMATIVOS
1. Carta de convenio
2. Convenio de servicios profesionales
3. Contrato de prestación de servicios
19. METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
DIAGNOSTICO PRELIMINAR:
•Se basa en la percepción del auditor
•Se prepara un marco de referencia que fundamenta la razón por la que surge la
necesidad de auditar
OBJETIVO:
•Justificar la necesidad de auditar
•Determinar el alcance de auditoria
•Determinar acciones para atender prioridades detectadas
•Cuantificar las necesidades de recursos
•Conformar el equipo auditor y asignar responsabilidades
•Seleccionar tentativamente los indicadores financieros y gestión
•Precisar los mecanismos de decisión , supervisión y control
•Especificar la forma y periodicidad para reportar avances
TECNICAS DE RECOLECCIÓN:
•Investigación documental - Observación directa - Entrevista
•Cuestionarios - Cuestionarios - Cédulas
•Acceso a redes de información
20. Diagnóstico preliminar
Génesis de la organización
Creación de la organización
Cambios en la composición jurídica
Traducción del objeto en estrategias
Manejo de la delegación de facultades
Infraestructura
Esquema de operación (procesos/funciones)
Estilo de administración
Modificaciones en la estructura organizacional
Nivel de desarrollo tecnológico
Forma de operación
Desempeño registrado
Logros alcanzados
Expectativas no cumplidas
Proceso de toma de decisiones
Posición competitiva
Naturaleza, dimensión, sector y giro industrial de la organización
Competencias centrales
Clientes, proveedores y competidores
21. PAPELES DE TRABAJO
•Registros donde se describen las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas,
la información obtenida y las conclusiones a las que se llega.
•Permite ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo .
•Proporcionan soporte principal que en su momento el auditor incorporará al informe.
•Deben formularse con claridad y exactitud, sobre los datos del análisis, comprobación,
opinión y conclusiones de los hechos, transacciones o situaciones detectados.
•Son confidenciales y deben ser resguardados.
ELEMENTOS:
•Identificación de la auditoria
•El proyecto de auditoria
•Índices, cuestionarios, cédulas y resúmenes de trabajo realizado
•Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicación de la auditoria
•Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo
•Anotaciones sobre información relevante
•Ajustes realizados durante su ejecución
•Lineamientos recibidos por área o fase de la aplicación
•Reporte de posibles irregularidades
22. EVIDENCIA
•Preveen el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que puede traer consigo, así como el
grado de confiabilidad, calidad y utilidad real.
FÍSICA: mediante la inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos y
se presenta a través de notas, fotos, gráficas, cuadros, mapas o muestras materiales.
DOCUMENTAL: análisis de documentos, contiene cartas, contratos, registros, actas,
minutas, facturas, recibos.
TESTIMONIAL: declaraciones de personas que realizan durante el exámen.
ANALÍTICA: comprende, cálculos,, comparaciones, razonamientos, desagregación de la
información por áreas, apartados y/o componentes.
CARACTERISTICAS:
Suficiente: cantidad
Competente: debe ser consistente, convincente, confiable y haber sido validada.
Relevante: (Calidad) aportar elementos de juicio para demostrar o refutar en forma lógica
Pertinente: existir coherencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones.
CUESTIONES A INFORMAR
1. Problemas para obtener evidencia suficiente, producto de registros incorrectos,
operaciones no registradas, archivos incompletos y documentación inadecuada o alterada.
2. Transacciones realizadas fuera del curso normal
3. Limitaciones para acceder a los sistemas de información
23. Diagnóstico administrativo
Contexto
Fisonomía de la organización de su situación actual y su trayectoria histórica
Mecánica para generar bienes, servicios, capital y conocimiento
Posición en el mercado
Ciclo de vida de la organización
Información operativa
Gestión de funciones, procesos y proyectos
Coordinación de las acciones
Administración de la tecnología de la información
Análisis de la interacción planeación, organización, dirección y control
Desempeño
Manejo de indicadores de gestión - Comportamiento organizacional
Resultados alcanzados - Margen de efectividad
Estrategia competitiva
Propósito estratégico - Enfoque estratégico
Procesos estratégicos - Habilidades distintivas
Liderazgo
Cultura organizacional - Valores
Trabajo en equipo - Calidad de vida de la organización
Perspectivas
Estructura - Oportunidades de negocio
Administración del cambio - Potencial de innovación
Control estratégico
24. 4. Registros incongruentes con las operaciones realizadas
5. Condicionamiento de las áreas para suministrar evidencias
SUPERVISIÓN DEL TRABAJO: realizar un seguimiento del trabajo planificado.
EXAMEN
Aplicación de las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos.
1.¿Qué trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que se realizan
2.¿Para qué se hace? Propósitos que se persiguen
3.¿Quién lo hace? Personal que interviene
4.¿Cómo se hace? Métodos y técnicas que se aplican
5.¿Con qué se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan
6.¿Cuándo se hace? Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridos
7.¿Por qué se hace? Lógica o razón que se persigue
INFORME
25. Normas de calidad
Objetivo y campo de aplicación
Normas de referencia
Términos y definiciones de la norma ISO 9000:2000
Antecedentes de las normas de calidad
Cambios registrados en las normas entre los años de 1994 y
2000
Orientación al servicio: normas ISO 9001:2000 Sistemas de
gestión de la calidad: requisitos e ISO 9004:2000 Sistemas de
gestión de la calidad: directrices para la mejora del desempeño.
Norma ISO 9004:2000. Principios de gestión de la calidad
ISO 19011:2000 Sistemas de gestión de la calidad y la gestión
ambiental: directrices sobre la auditoría de sistemas de gestión
de la calidad y ambientales
Términos y definiciones de la norma ISO 19011:2000
Directrices para la autoevaluación
26. ALTERNATIVAS DE ESTRUCTURA PARA CAPITALIZAR
HABILIDADES DISTINTIVAS, VENTAJA COMPETITIVA Y ENFOQUE
ESTRATÉGICO
Organización vertical
Con una sola sede
Con unidades desconcentradas
Con unidades descentralizadas
Con unidades desconcentradas y descentralizadas
Con unidades globales
Con unidades desconcentradas, descentralizadas y globales
Organización horizontal
Unidades al mismo nivel
Equipos de trabajo
En red de tecnología
En red global
Organización vertical/horizontal
Función/proceso
Proceso
Estratégica
Organización virtual
Unidades en el lugar de origen
Unidades a nivel global
27. Auditoría administrativa en empresas con
una red global
JAPÓN
AUSTRALIA FRANCIA
APLICACIÓN
AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA
EGIPTO EJE ITALIA
RETROALIMENTACIÓN
E.U.A.
BRASIL
MÉXICO
28. Auditoría administrativa en empresas que
operan en base a función/proceso
EMPRESA
APLICACIÓN
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
PROCESO
A
PROCESO
B
PROCESO
RETROALIMENTACIÓN C
29. Auditoría administrativa en empresas que
operan basadas en procesos
APLICACIÓN
EMPRESA
PROCESO
A
AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA
PROCESO
B
PROCESO
C
RETROALIMENTACIÓN
30. Auditoría administrativa en empresas que
operan bajo una organización estratégica
APLICACIÓN EMPRESA
UEC
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
UEF UEF UEF
UEN
UEN UEG
UEN
RETROALIMENTACIÓN
31. Auditoría administrativa en una empresa
con un modelo de organización virtual con
unidades a nivel global
APLICACIÓN
U.E.
AMERICA
U.E. U.E.
ASIA EUROPA
AUDITORÍA MATRIZ
ADMINISTRATIVA
U.E.
AFRICA
RETROALIMENTACIÓN
33. Reconocer y evaluar
la necesidad del cambio
Reconocimiento proactivo
Reconocimiento reactivo
Diagnóstico
34. Campo dinámico de fuerzas del cambio
Condiciones
Fuerzas impulsoras
nuevas
Condiciones Condiciones
Fuerzas estabilizadoras
prevalecientes estables
Condiciones
Fuerzas restrictivas
sin cambio
35. Proceso del cambio
FUERZAS DEL CAMBIO
CAMBIO AJUSTE
FUERZAS DEL CAMBIO MENOR AUTOMÁTICO
FUERZAS DEL CAMBIO
GESTIÓN DEL CAMBIO
ACCIÓN
SECUENCIAL
CAMBIO
PROFUNDO
ANÁLISIS
DIALÉCTICO
FUERZAS DEL CAMBIO
37. Polígono de tendencias
Estrategia
Cultura Capital
intelectual
Competencias
Valores Rentabilidad
centrales
Liderazgo Tecnología
Estructura
38.
39. De forma
Por capítulo:
Objetivos
Resumen
Conclusión
Preguntas para debate
Casos para análisis extraídos de auditorías
administrativas implementadas en instituciones
públicas y privadas
Apéndices con aplicaciones clave
Un caso integrador basado en la presentación
completa de una auditoría administrativa a una
empresa del sector de la construcción
40. De fondo
Integración de:
• 103 hechos y aportaciones que a lo largo de la historia han dado rezón
de ser a la auditoría administrativa
• Todas las vertientes de estrategia que inciden en el desempeño de una
organización
• Un marco ético y de responsabilidad social y profesional profundo
• 53 áreas de aplicación (componentes fundamentales)
• Nueva visión para el diagnóstico organizacional y el análisis multinivel
de variables
• 250 enfoques organizacionales y cuantitativos para orientar el examen
de una organización
• 700 indicadores financieros y de gestión
• 3400 preguntas para evaluar el comportamiento de los componentes
fundamentales
• 13 herramientas operativas, de diagnóstico y evaluación
• 130 escalas de medición
• Sistemas de gestión de la calidad en materia de mejora del
desempeño, auditoría y autoevaluación (Normas ISO 9000: 2000)
• 15 versiones de estructura organizacional
• Todas las normas, programas, guías o lineamientos clave para auditar
en el sector público
• Un nuevo modelo de gestión del cambio
41. Enrique Benjamín Franklin F.
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