1. Concepto.- Es una ciencia, un arte y una técnica que tiene por objeto analizar, clasificar y registrar las transacciones comerciales que realiza una empresa así como de interpretar los resultados para dar una orientación financiera a sus interesados. Se aplica en las empresas comerciales que se encargan de comprar y vender bienes por ejemplo: automóviles, tractores, computadoras, vestidos, zapatos, útiles de aseo y limpieza, alimentos, etc. En este tipo de empresas, es necesario establecer un control permanente en el inventario de mercaderías, de modo que se conozca al momento la existencia real de todos los ítems que integran el inventario. IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD. La importancia de la Contabilidades. Su importancia radica en que todo negocio o empresa sea pública o privada lleve el sistema de contabilidad. Presentar los estados financieros para el cálculo de impuestos. Registra, controla y analiza los movimientos económicos de una empresa, dependencia y aún del estado. Obtiene resultados económicos en un periodo contable (pérdida o ganancia). Evalúa los resultados obtenidos (muchos gastos, muchas rentas, demasiados créditos obtenidos o concedidos). Da a conocer el estado financiero del sujeto controlado. OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD. Los objetivos de la Contabilidad son: Ordenar en la empresa o negocio el sistema contable. Propender un sistema contable actualizado. Establecer un sistema de cuentas lo que determina y rige en nuestro país. FINES DE LA CONTABILIDAD. Los fines de la contabilidad son los siguientes: Permite el control financiero de los negocios. Registra las transacciones. Conoce a fondo las utilidades de una empresa o negocio. Proporciona información financiera al momento que se refiere. Si le va bien en el negocio tiene la oportunidad de ampliar. CARACTERÍSTICAS DE LA CONTABILIDAD. La información financiera que genera la contabilidad debe ser oportuna y adecuada, es decir: Estar a disposición en el momento en que se necesite. Ser confiable, presentar resultados razonables. Presentarse en un lenguaje de fácil compresión, incluso para los no contables. FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD. La contabilidad es una actividad de prestación de servicios y constituye un instrumento de los negocios, como medio para facilitar información financiera de las empresas. “Contabilidad es el conjunto de conocimientos y funciones referentes a la sistemática iniciación, la comprobación de autenticidad, el registro, la clasificación el procesamiento, el resumen el análisis, la interpretación y el suministro de información confiable y significativa, relativa a las transacciones y a los acontecimientos que son, al menos en parte, de índole financiera, requeridos para la administración y la operación de una empresa para la preparación de informes que deben rendirse para cumplir con las responsabilidades derivadas del mandato encomendados y de índole diversa”. “La posición profesional en que se encuentra colocada la Contabilidad justifica que se coordine el “conjunto de conocimientos” con las “funciones” de la Contabilidad a la información, resalta la necesidad de planear y controlar; así como la expresión “requeridas para la administración y operación” abarca los principales fines internos, en tanto que “los informes”… en el cumplimiento de las obligaciones derivadas de mandatos encomendados y de índole diversa”, cubre los propósitos externos primordiales de la contabilidad”. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS. Los principios de contabilidad se originan en los requerimientos de las bolsas de valores, el gobierno central, los bancos y las empresas en general, lo que ha hecho que los contadores traten de dar cumplimiento con estos pedidos, a cuyo efecto se han organizado en núcleos locales, sectoriales, nacionales e internacionales a fin de dar a la contabilidad un tratamiento al que se ajuste con las necesidades de quienes requieren utilizar los estados financieros como una herramienta de sus negocios. Los principios de contabilidad generalmente aceptados son los siguientes: Derechos de la propiedad privada; Entidad; Negocio en marcha; Unidad monetaria; Consistencia; Diversidad de los sistemas contables; Conservatismo; Revelación suficiente; Objetividad; Período contable; Principio del costo. DERECHOS DE LA PROPIEDAD PRIVADA. La contabilidad se diseña en función de la libre empresa que actúa en un mercado de competencia, donde todos podemos comprar y vender; no existe una restricción gubernamental para hacer de los negocios una profesión habitual. Cada individuo goza de una libertad en asuntos políticos y económicos. En este tipo de economía hay una garantía constitucional de la propiedad privada como inviolable. De ahí que los principios contables generalmente aceptados, que tienen plena vigencia en un país, puedan ser vedados en otro. ENTIDAD. Juna empresa de negocios consiste en una organización de una, dos o más personas que reúnen sus bienes, dinero y sus intereses en general para lograr fines económicos. Los objetivos de las empresas son el suministro de bienes y servicios a los consumidores, con el propósito de generar utilidades que permitan mantener la empresa, entregar dividendos a los accionistas y el pago a los acreedores, para continuar con el negocio indefinidamente. NEGOCIO EN MARCHA. Es fundamental para el mantenimiento en la empresa en el mercado: a nadie le interesa incluirse de alguna manera en la empresa cobijada con la sombra de la liquidación. Por fuerte que aparezca un banco, sus clientes retirarán rápidamente sus depósitos cuando se rumora la liquidación. Nadie se embarcará en un barco si sabe que su casco está roto y pronto se hundirá. Una empresa generalmente se organiza para una duración ilimitada. Hay casos de excepción como aquellas que se forman para un determinado propósito, y terminado éste, se liquida la empresa. La complejidad de las empresas comerciales en la actualidad requiere de una planificación a largo plazo; se adquieren activos para ser pagados en varios períodos económicos, se garantiza al personal su estabilidad en el trabajo con incentivos propios en la materia, como la jubilación patronal. La tecnología debe ser modernizada permanentemente, para ofrecer mejores productos a los consumidores y mantenerse en el campo de la competencia sin mayor problema. UNIDAD MONETARIA Las diversas actividades empresariales permiten el manejo de varios tipos de moneda. Es necesario determinar la unidad monetaria que servirá para el registro contable, en el Ecuador la Ley de Régimen Tributario Interno determina que la moneda es el dólar. El registro contable se realiza con precios históricos, basándose en el supuesto de que el poder adquisitivo de la unidad monetaria no es de mayor importancia que requiera realizar ajustes permanentes. En la realidad existe una variación permanente del poder adquisitivo de la moneda, por esa razón a la moneda no se le toma como un común denominador, sino únicamente como unidad de cambio. Las fluctuaciones en el poder adquisitivo de la moneda limitan significativamente los resultados de los estados financieros de un período sino se ajusta la variación del poder adquisitivo de la moneda. CONSISTENCIA. Las normas establecidas por los estatutos de las compañías, por las leyes tributarias y otras de aceptación tácita por efectos de períodos anteriores. La consistencia proporcionas una utilidad en la comparabilidad de los estados financieros en dos o más períodos contables de una empresa. Si existe un cambio en las prácticas contables, debe avisarse con una nota a los estados financieros para conocer del cambio y poder dar una opinión razonable sobre los mismos. Por ejemplo: para el control de inventarios se utilizan en unos ítems el método de primeras entradas y primeras salidas PEPS y en otros ítems, el método últimas entradas primeras salidas UEPS. Estos métodos se han venido utilizando consistentemente durante varios períodos contables, esto exige una información adecuada en los estados financieros y no viola el concepto de uniformidad. DIVERSIDAD DE LOS SISTEMAS CONTABLES. De acuerdo con los principios de la libre empresa, aisladamente pueden adoptar un sistema contable propio diseñado para satisfacer las necesidades financieras internas y externas de las sociedades. Cada uno de los sistemas debe diseñarse bajo las normas o principios de contabilidad generalmente aceptados, las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, la Ley de Régimen Tributario Interno, la Ley de Compañías, etc. Para un inversionista no tiene mayor importancia sobre las reglas o costumbres que adopte una sociedad para determinar sus utilidades, si previamente conoce el sistema integrado de contabilidad y tiene certeza de que se aplica uniformemente de un año a otro. CONSERVATISMO. Es de dudosa validez en la contabilidad, pues da la sensación que se trata de minimizar las utilidades, manteniendo cifras conservadoras que arrojen menores resultados y que puedan traer conflictos con las leyes tributarias, debido a que estarían reduciendo las utilidades. Las ventas, los ingresos, los costos de venta, los gastos, las ganancias y las pérdidas deben contabilizarse de tal manera que reflejen razonablemente los resultados de las operaciones de un período o varios períodos. El principio de conservatismo nos hace conocer que todos los cálculos mercantiles, las proyecciones de valores, etc.; deben realizarse en forma conservada, no exagerada, manteniendo siempre un criterio sistemático para su aplicación; por ejemplo: en la depreciación de un montacarga, con relación a la depreciación en línea recta y de los números dígitos, la primera nos arroja valores constantes y el segundo procedimiento nos arroja valores decrecientes, de acuerdo con el tipo de industrias. Por el principio del conservatismo debe aplicarse el método de depreciación de línea recta que aplica al gasto de producción en menor cuantía. REVELACIÓN SUFICIENTE. Este principio se refiere al hecho de que los estados financieros deben ser presentados con todo el contenido económico y financiero de la empresa, acompañando las notas explicativas en las cuales se demuestren los hechos trascendentales de la empresa, de modo que la interpretación a los mismos se realice en forma fácil. OBJETIVIDAD. Es la evidencia de los documentos de soporte que respaldan a cada una de las transacciones registradas en la contabilidad. La objetividad se usa como un argumento clave de apoyo al principio del costo en la contabilidad. La evidencia de que las transacciones se realizaron radica precisamente en las facturas de compra, de venta, cheques, estados de cuenta y otros documentos de soporte y que han sido verificados adecuadamente por el control interno. El control interno está diseñado en cada una de las empresas como un plan de organización y todos los métodos son coordinados para salvaguardar, la propiedad, planta y equipo, revisar con precisión los datos contables, promover la eficiencia en la administración, evitar el uso indebido de fondos empresariales, etc. PERÍODO CONTABLE. Las actividades comerciales de una empresa son dinámicos, es decir no se detienen en un solo instante: se encuentran en actividad continua; por tanto, al determinar un período contable de un mes, un trimestre, un semestre o de un año se compaginan con los sucesos empresariales. PRINCIPIOS DEL COSTO. Los bienes y servicios se adquieren deben registrarse a su costo real, que se denomina también costo histórico. Aunque exista una variación de los precios es necesario mantener los registros al costo histórico. El principio del costo histórico determina que los registros contables deben mantenerse al costo histórico durante el tiempo que la empresa determine, debido a que el costo es una medida confiable. EMPRESA COMERCIAL. Concepto.- La empresa es una organización de personas que realiza una actividad económica debidamente planificada, y se orienta hacia la intervención en el mercado de bienes y servicios, con el propósito de obtener utilidades. La empresa es la unidad de producción económica. Está integrada por diversos elementos personales y materiales, coordinados. La empresa se caracteriza por su organización. La empresa realiza la coordinación de los elementos materiales y personales necesarios para la producción, sujetándolos a una dirección común, ordenándolos en el espacio y el tiempo para conseguir el objetivo propuesto; es necesario que exista el espíritu directivo y coordinador sustancial con la idea de empresa. En resumen la empresa requiere: Un fin u objetivo común propuesto; Una voluntad dirigida a conseguir tal fin, representada por una autoridad directiva y coordinada de los esfuerzos necesarios para conseguirlo; Una energía y trabajo puestos a disposición de tal autoridad; Unos medios o patrimonio sobre los que actúa el trabajo. FINES DE LA EMPRESA Prestar un servicio o producir un bien económico: Se presta un servicio al vender productos (supermercado), curar enfermos (hospital), ofrecer diversión (circo), etc. Se produce un bien económico al extraer minerales, recoger frutos alimenticios, fabricar coches, muebles, aviones, etc. Obtener un beneficio: La empresa al desarrollar su actividad trata de conseguir una ganancia para retribuir el esfuerzo de quién a coordinado los factores productivos. Restituir los valores consumidos para poder continuar su actividad: Si la empresa es una librería deberá ir haciendo nuevos pedidos de libros a las editoriales para ir reponiendo los libros vendidos y poder continuar vendiendo. Así, las editoriales deberán imprimir nuevos libros para reponer los vendidos, las empresas papeleras fabricar más papel para sustituir al consumido, las madereras replantar nuevos árboles y producir más pasta de papel, etc. Contribuir al progreso de la sociedad y desarrollo del bienestar social: Una particularidad de este aspecto es la contribución de las empresas a las cargas públicas. El Estado, como representación de este bien común, desarrolla servicios públicos de índole muy variada (carreteras, hospitales, seguridad, etc.) cuyo sostenimiento justifica los impuestos que revierten a la comunidad social de la cual forma parte. CONFORMACIÓN U ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA. Organizar una empresa es dotarla de todos los elementos que le son necesarios para cumplir adecuadamente sus funciones y lograr los objetivos propuestos. La empresa como unidad económica capaz de crear riqueza está debidamente organizada en sus diferentes departamentos o secciones, la empresa está organizada de la siguiente forma: Correcta y apropiada inversión de sus capitales Afectivo desempeño de funciones y trabajadores Producción y comercialización adecuada que justifique la actividad para la que fue creada. La empresa ideal en la actualidad es la que cumple de manera exitosa sus finalidades en forma ordenada, debiendo su organización cuidar de manera preferente estos aspectos: Su organización administrativa (directriz) Su organización financiera- técnica contable Su organización productiva o de trabajo. LA ORGANIZACIÓN ADMINSTRATIVA.- Se refiere a la organización general de la empresa, en sus diferentes departamentos o secciones, de acuerdo a los planes de los directivos: Junta general de socios – directorio Presidente – Gerente general Gerentes o jefes departamentales LA ORGANIZACIÓN FINANCIERA TÉCNICO CONTABLE.- Es la forma como se manejan las finanzas de la empresa Planes de financiación Programas de producción o comercialización El aspecto contable es importante para el control de todos los movimientos económicos y la obtención de resultados de la organización contable, depende en gran parte del éxito y fracaso de la empresa siendo necesario: Un apropiado sistema contable a utilizarse. Personal debidamente capacitado adecuado. Registros, libros, documentos y comprobantes de venta. LA ORGANIZACIÓN PRODUCTIVA O DE TRABAJO.- Se refiere a la perfecta organización del departamento de producción de la empresa, este departamento es importante, por que genera realmente los bienes y servicios que dan utilidades. Una empresa puede conformarse o integrarse de una sola persona o de dos o más personas. En el primer caso se denomina empresa unipersonal, de propietario único, o persona natural, que realiza sus actividades comerciales a cuenta y riesgo de esa persona. En el segundo caso, existen sociedades de hecho y de derecho. Las sociedades de hecho son aquellas que se integran para realizar una cierta actividad comercial y luego se auto disuelven; y las sociedades de derecho con personería jurídica, son aquellas que se integran a través de escritura pública de conformidad con lo que es estable la ley de compañías en el Ecuador. TIPOS DE EMPRESAS. Existen dos tipos de empresas, las que ofertan bienes y las que ofertan servicios. NEGOCIOS DE SERVICIOS.- Es aquel que vende más bien un servicio que un producto. Ejemplo: barberías, agencias de viaje, servicios médicos, etc. NEGOCIOS COMERCIALES.- Son los que compran un producto a los mayoristas o fabricas directamente y luego revenden a los consumidores sin cambiar las características del producto. El objeto es vender los artículos a precios por encima de los costos de tal forma que: Les permita pagar al mayorista o a la fábrica. Permite cubrir los gastos de operación. Les deje una ganancia. Ejemplo: las tiendas de víveres los almacenes, etc. NEGOCIOS INDUSTRIALES.- Compran materiales con el fin de convertirlos en nuevos productos que más tarde son vendidos al público. La función principal de estos negocios es convertir unos materiales en otros. Las empresas que ofertan bienes como parte de sus transacciones conforman los sectores de la producción y la comercial; por ejemplo: las empresas que venden, vehículos, barcos, yates, aviones, electrodomésticos, prendas de vestir, alimentos, juguetes, etc. Las empresas que ofertan servicios como parte de sus transacciones conforman el sector servicios en una economía; por ejemplo: las empresas eléctricas, telefónicas, aseo de calles, hospitales, empresas de transporte de carga y de pasajeros, servicios profesionales, etc... FUNCIONES DE LA EMPRESA. En toda empresa pueden concretarse tres grandes funciones que determinan su actividad, su eficacia y su papel social. Función económica.- La empresa es un instrumento económico de la sociedad industrial y desde este ángulo los factores importantes de la empresa son la determinación de costes y lucros. Esto es, saber todo lo que aporta los elementos que integra la empresa y conocer las ganancias que se obtienen con la actividad empresarial. Función de dirección.- Comprende el análisis de cual debe ser la función de dirección, su organización, sus calificaciones, la formación de su personal y la preparación (por la dirección existente) de sus sucesores. Función social.- Para que la empresa funcione, todos sus miembros deben tener una clara noción personal de su propio trabajo y del de la empresa, y de su lugar en le empresa, como ciudadanos consiguientes y no como sujetos impersonales. Para que sea productiva y eficiente, la empresa tiene necesidad de las capacidades, de la iniciativa y de la cooperación de todos sus miembros. Sus recursos humanos y su organización representan su activo más importante y más eficiente. PARTIDA DOBLE. La partida doble desglosa la transacción separando equitativamente la parte real y la parte financiera. Toda transacción afecta a dos o más cuentas, de tal manera que coincida el total de los cargos de dichas cuentas con el total de los créditos de las mismas. Si el valor del débito, es igual al valor del crédito en cada una de las transacciones; la suma de los débitos es igual a la suma de los créditos de dichas cuentas. CUENTA CONTABLE. Cuenta es un medio de agrupar o resumir los cambios variaciones que causan las transacciones. Es el resultado de seleccionar y clasificar, conjuntamente, todas las operaciones relativas a un asunto, persona o negociación. Es el nombre que sirve para controlar los movimientos de un determinado grupo de valores. Cuenta en Contabilidad, es el resultado de seleccionar y clasificar, conjuntamente, todas las operaciones relativas a un solo asunto, persona o negociación. Es el nombre genérico que se asigna a un grupo homogéneo de bienes, servicios o valores que se registran en Contabilidad. PARTES DE UNA CUENTA. Las partes que se compone una cuenta contable, son: Débito o debe Crédito o haber Saldo Por aceptación general, los contadores han decidido que el débito se registre en el lado izquierdo y el crédito al lado derecho de la cuenta. En el débito se registran los bienes, servicios y valores que se reciben, expresados en términos monetarios. En el lado del crédito se registran los bienes, valores o servicios entregados, expresados en términos monetarios. El saldo se registra a continuación del débito y el crédito, y es el resultado de restar el valor del débito del valor del crédito; si el débito es mayor que el crédito, el saldo deudor; si el valor del crédito es mayor que el débito, el saldo es acreedor. Partiendo de la Ecuación Contable: Activos = Pasivos + Patrimonio Los activos se incrementan por el débito y disminuyen por el crédito. Los pasivos y el patrimonio se incrementan por el crédito y se disminuyen por el débito. Las cuentas “T” ayudan eficazmente en el reconocimiento del débito y crédito de las diferentes cuentas que intervienen en una transacción, y se utilizan en todo momento de un análisis contable. RECONOCIMIENTO DEL DÉBITO YCRÉDITO EN UNA TRANSACCIÓN. Es indispensable el reconocimiento de la cuenta o cuentas que se registran en el débito y la cuenta o cuentas que se registran en el crédito, en cada una de las transacciones realizadas por la empresa. Los bienes, valores o servicios recibidos, se registran en el lado del débito de la cuenta. Los bienes, valores o servicios entregados, se registran en el lado del crédito de la cuenta. PERSONIFICACIÓN DE LAS CUENTAS. Personificar una cuenta es considerarla como una persona, pero en forma abstracta, cualquiera que sea el valor que se represente. Una cuenta puede ser deudora y acreedora según la operación que se efectúe. REGISTRO DE LAS CUENTAS. En la aplicación del principio del incremento y disminución de los activos, pasivos y patrimonio, en función del débito y crédito, registramos el Balance General inicial y las transacciones propuestas en las correspondientes cuentas “T”. En las transacciones que intervienen cuentas de activos, el saldo inicial y valores con signo positivo se registran en el lado izquierdo de la cuenta, (lado del débito). Los valores con signo negativo se registran el lado derecho de la cuenta, (lado del crédito). En las transacciones que intervienen cuentas de pasivos y patrimonio, el saldo inicial y los valores con signo positivo, se registra en el lado derecho de la cuenta, (lado del crédito). Los valores con signo negativo se registran el lado izquierdo de la cuenta, (lado del débito). En el sistema de contabilidad por partida doble, toda transacción se registra de tal forma que la suma del débito sea igual a la suma del crédito. Con este principio fundamental, las transacciones se registran en las diferentes cuentas de la contabilidad, pasado cierto período, y al acumularse los valores en las cuentas, estas no pierden esa igualdad entre el débito y el crédito. Antes de elaborar el Balance de Situación Final, es necesario probar la igualdad del débito y el crédito de todas las cuentas. A esa prueba de la igualdad de los créditos, se denomina Balance de Comprobación. El Balance de Comprobación se elabora en dos partes: la primera, con la suma del débito y del crédito de cada una de las cuentas; y la segunda, con los saldos de estas cuentas, según las necesidades del contador. Sin embargo, muchos contadores prefieren elaborar el Balance de Comprobación utilizando únicamente los saldos de las cuentas. TIPOS DE CUENTAS. Las cuentas se clasifican en tres grupos: CUENTAS REALES: Pertenecen al balance general y por su naturaleza no se cierran al finalizar un ejercicio económico, sino que su saldo al final del período se constituyen en saldo inicial. Se encuentran cuentas como: Caja, Bancos, Vehículos, Cuentas por Pagar. CUENTAS TEMPORALES: En este grupo se encuentran cuentas que representan rentas y gastos, cuentas que, por su naturaleza, al final de un ejercicio se cierran con el fin de incrementar i disminuir el patrimonio empresarial con el resultado económico; se encuentran cuentas como, Ventas, Ingresos por Servicios prestados, Gastos Generales, etc. CUENTAS MIXTAS: Son cuentas formadas por una parte real y una temporal, como el caso de los pagos y cobros anticipados, cuyo valor inicial (real) será modificado por efectos de los ajustes que muestren el gasto o renta devengados al final de un ejercicio económico. CLASIFICACIÓN DE CUENTAS Existen diversas formas de clasificar las cuentas. Las más utilizadas son: SEGÚN SU NATURALEZA.- PERSONALES. Ejemplo.: Cuentas por cobrar. IMPERSONALES. Ejemplo.: Caja. SEGÚN EL GRUPO AL CUAL PERTENECEN.- ACTIVO. Ejemplo.: Bancos. PASIVO. Ejemplo.: Cuentas por Pagar. CAPITAL. Ejemplo.: Aportes de capital. GASTOS. Ejemplo.: Sueldos. RENTAS. Ejemplo.: Intereses ganados. POR EL ESTADO FINANCIERO.- BALANCE GENERAL, Ejemplo.: Muebles de oficina. RESULTADOS. Ejemplo.: Beneficios sociales. POR EL SALDO.- DEUDORAS. Ejemplo.: Sueldos. ACREEDORAS. Ejemplo.: Intereses Ganados. CUENTAS DEL ACTIVO. Representadas por todos los bienes, valores y derechos que una empresa posee en una fecha determinada en estas cuentas pueden ser tangibles, Caja, Documentos por Cobrar, Vehículos, etc. Intangibles, como Franquicias, Marcas, Patentes, etc. CUENTAS DE VALUACIÓN DEL ACTIVO. Tienen el propósito de presentar el valor de realización de ciertas cuentas del activo al final de un ejercicio económico, mediante un ajuste que registre la disminución del costo histórico del activo. Se encuentran cuentas como Provisión para Cuentas incobrables, Depreciaciones, Amortizaciones, etc..; se presentan en el balance general con signo negativo; por lo tanto, su saldo por naturaleza, es acreedor. CUENTAS DEL PASIVO. Representan obligaciones y responsabilidades contraídas por la empresa con terceras personas, las mismas que en un plazo determinado deben ser honradas, pagadas o devengadas. Ejemplo.: Documentos por Pagar, Ingresos cobrados por Adelantado, etc. CUENTAS DEL PATRIMONIO Representa los aportes de los socios, los resultados obtenidos por la actividad de la empresa, y las reservas de la empresa. Ejemplo.: Capital Social, reserva legal, Utilidades presentes del ejercicio, etc. CUENTAS DE GASTOS Se denomina a los conceptos que denotan usos, consumo, extinción o devengo de bienes y servicios necesarios para mantener las operaciones de la empresa; estos valores se relacionan con el nivel de ingresos operativos de una empresa; un ejemplo son los pagos de remuneraciones del sector administrativo (GASTO OPERATIVO), ya que independientemente de que las ventas aumenten o disminuyan se deberán cumplir con estos pagos en forma periódica. Los gastos que no se relacionan con la actividad propia de la empresa se denominan no operativos. CUENTAS DE COSTOS Son valores pagados para (cumplir) cubrir actividades indispensables para generar un ingreso operativo; estos valores se recuperan con la venta de un bien o un servicio. Ejemplo: los costos de la materia prima. CUENTAS DE RENTAS. Representan los Beneficios o Ganancias de una empresa; cuando estas se generan por el giro normal del negocio, se denominan rentas operativas; ejemplo. La venta de mercaderías para una empresa para una empresa comercial. Cuando los ingresos provienen de actividades ocasionales, se denominan rentas no operativas; ejemplo. Intereses ganados en una inversión temporal. CUENTAS DE ORDEN. Son cuentas que por su naturaleza no afectan la situación económica ni financiera de la empresa, pero es necesario mantenerlos registrados para controlar ciertas operaciones que podrían significan derechos u obligaciones empresariales. Estas cuentas se registran al pie del balance general; en este grupo se encuentran cuentas como mercaderías en consignación, valores entregados en garantía. PLAN GENERAL DE CUENTAS. “Es la lista de cuentas ordenada metódicamente, ideada de manera específica para una empresa o ente, que sirve de base al sistema de procesamiento contable para el logro de sus fines”. El plan de cuentas es un instrumento de consultas que permite presentar al gerente estados financieros y estadísticos de importancia trascendente para la toma de decisiones, y posibilitar un adecuado control. Se diseña y elabora atendiendo los principios de contabilidad generalmente aceptados y las normas de contabilidad. También constituye un listado lógico y ordenado de las cuentas de mayor general y de las sub cuentas aplicables a una entidad espesifica con su denominación y código correspondiente. Todo plan obedece a la imaginación pero basada en hechos reales, la imaginación supone error por lo cual debe estar acompañado de ajustes para que se acerque a la realidad. IMPORTANCIA DEL PLAN DE CUENTAS El plan de cuentas como medio de consulta produce enormes beneficios a los propios contadores que tendrán en el un instrumento que facilita sus tareas. ESTRUCTURA DEL PLAN DE CUENTAS El plan se debe estructurar de acuerdo con las necesidades de información presentes y futuras de la empresa, y se elabora luego de un estudio previo que permita conocer sus metas, particularidades, políticas, etc. Un plan de cuentas debe ser específico y particularizado. Debe reunir las siguientes características: Sistemático en el ordenamiento y presentación. Flexible y capaz de aceptar nuevas cuentas. Homogéneo en los agrupamientos practicados. Claro en la denominación de las cuentas seleccionadas. La estructura de un plan de cuentas debe partir de agrupamientos convencionales, los cuales, al ser jerarquizados, presentan los siguientes niveles: PRIMER NIVEL: El grupo está dado por los términos de la situación financiera, económica y potencial, así: SITUACIÓN FINANCIERA. Activo Pasivo Patrimonio SITUACIÓN ECONÓMICA. Cuentas de resultados deudoras (Gastos) Cuentas de Resultados acreedoras (Rentas) SITUACIÓN POTENCIAL. Cuentas de Orden. SEGUNDO NIVEL: El subgrupo está dado por la división racional de los grupos, efectuada bajo algún criterio de uso generalizado, así: EL ACTIVO SE DESAGREGA BAJO EL CRITERIO DE LIQUIDEZ: Activo corriente. Activo fijo o propiedad, planta y equipo. Diferidos y otros activos. EL PASIVO, SE DESAGREGA BAJO EL CRITERIO DE TEMPORALIDAD: Pasivo Corriente (corto plazo) Pasivo fijo (largo plazo) Diferidos y otros pasivos EL PATRIMONIO SE DESAGREGA BAJO EL CRITERIO DE INMIVILIDAD: Capital Reservas Superávit de Capital Resultados LAS CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS SE DESAGREGAN ASÍ: Operacionales No operacionales Extraordinarios LAS CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS SE DESAGREGAN ASÍ: Ingresos operacionales Ingresos no operacionales Extraordinarios LAS CUENTAS DE ORDEN SE DESAGREGAN ASÍ: Deudoras Acreedoras CODIFICACIÓN DE CUENTAS. Es la expresión resumida de una idea a través de la utilización de números, letras y símbolos; en consecuencia, el código viene hacer el equivalente a la denominación de una cuenta. Con la codificación de cuentas se obtienen las siguientes ventajas: Facilita el archivo y la rápida ubicación de las fichas o registros que presentan las cuentas. Permite la incorporación de nuevas cuentas dentro del plan, como consecuencia de nuevas operaciones. Posibilita, mediante la asignación de código, que se puedan distinguir las clases de cuentas (Ejemplo: se asigna el dígito 1 al activo, una cuenta que lleve el número 1101 indicará que forma parte del Activo.). Permite el acceso, con relativa facilidad, al procesamiento automático de datos. El código de cuentas se debe acoger a las siguientes características: Ser flexible: capacidad de aceptar la intercalación de nuevos ítems. Ser amplio: capacidad de aceptar la interrelación de nuevas categorías o jerarquías. Ser funcional: capacidad para funcionar a través de cualquier medio. SISTEMAS DE CODIFICACIÓN. ALFABÉTICO: cuando se asigna a cada cuenta del plan el código formado por una o varias letras. NUMÉRICO: se basa en la asignación de números como códigos para identificar las cuentas. NEMOTÉCNICO: se basa en la asignación de códigos que consisten básicamente en las abreviaturas de los nombres de las cuentas. MIXTO: cuando se utiliza simultáneamente el número, la letra o la abreviatura. MÉTODOS DE CODIFICACIÓN. MÉTODO SERIAL SIMPLE: se deben ordenar los datos bajo algún criterio; luego se les asigna un número, comenzando por el (1), respetando la serie numérica. Este método no permite una clasificación jerarquizada y sería un grupo. MÉTODO SERIAL SIMPLE SALTADO: ordenando los datos bajo algún criterio, se salta o interrumpe la serie, con el objeto de intercalar en el futuro nuevos datos. Tampoco permite jerarquizar los datos y sería cuenta. MÉTODO SERIAL EN BLOQUES: establece un tipo de agrupamiento y de jerarquía al determinar límites, respetando la serie numérica, para el grupo o categoría. Generalmente, el límite está dado por el (o) y sería subcuenta. RECOMENDACIÓN. Para codificar se tiene que: Clasificar los datos bajo algún criterio predeterminado. Luego hay que considerar los conceptos más amplios, es decir, la jerarquía de los datos, aunque sea con un simple subrayado. Codificar bajo cualquiera de los sistemas, siempre que se ajuste a las necesidades de información y naturaleza de los elementos a codificar PLAN GENERAL DE CUENTAS CODIGONOMBRE DE LA CUENTA1.1ACTIVO 1.1.CORRIENTE1.1.01Caja1.1.02Caja Chica1.1.03Bancos1.1.04Inventario de Mercaderías1.1.05IVA Compras1.1.06Anticipo IVA Retenido1.1.07Anticipo Impuesto Renta Retenido1.2PROPIEDAD,PLANTA Y EQUIPO1.2.02Edificios1.2.03Depreciacion Acumulada de Edificios1.2.04vehículo1.2.05Depreciacion Acumulada de Vehículo1.2.06Muebles de Oficina1.2.07Depreciación Acumulada de Muebles de Oficina1.2.08Equipo de Oficina1.2.09Depreciacion Acumulada de Equipo de Oficina2PASIVO2.1CORRIENTE2.1.01Cuentas por Pagar 2.1.02Documentos por Pagar2.1.03Sueldos Acumulados por Pagar2.1.04IESS Patronal por Pagar2.1.05IESS Personal por Pagar2.1.06Impuestos por Pagar2.1.07IVA Ventas2.1.08Impuesto Retenido por Pagar2.1.09IVA Retenido por Pagar2.3DEFERIDOS Y OTROS ACTIVOS2.3.01Arriendos Cobrados por Anticipado2.3.02Intereses Cobrados por Anticipado3PATRIMINIO3.1RESULTADOS3.1.01Utilidad del Ejercicio3.1.02Pérdida del Ejercicio4RENTAS4.1OPERATIVAS4.1.01Ventas4.2NO OPERATIVAS4.2.02Comisiones Ganadas4,2,03Intereses Ganados4.2.04Arriendos Ganados DEFINICIÓN DE LAS CUENTAS. ACTIVO Parte del balance que recoge los bienes y derechos de propiedad de la sociedad que son susceptibles de valorización Monetaria Contraparte del Pasivo en el Balance. Es todo lo que posee en propiedad, no solamente esta formado por valores materiales sino también, esta formado por valores imparciales o intangibles como son los patentes, llaves de negocio, renombre comercial. También comprende créditos, derechos y obligaciones que tiene el empleado a favor de la empresa. ACTIVO CORRIENTE.- Esta constituido por aquellos valores que sirven para evolución general de un negocio, es decir que esta constantemente en m movimiento, y que se van a convertir en dinero a plazo mas o menos corto. El activo corriente incluye (a) el efectivo; (b) los activos se convertirán en dinero en efectivo; (c) los gastos pagados por anticipado. CAJA.- Pertenece al activo corriente y representa el dinero en efectivo, que dispone la empresa en un momento determinado. Se debita por todos los valores recibidos en efectivo, por venta al contado, cobro de cuentas. Se acredita por los valores cancelados en efectivo, por depósitos realizaos en cuentas bancarias. El saldo representa los valores que la empresa dispone en caja a una fecha determinada. BANCOS.- Pertenece al activo corriente y refleja las disponibilidades efectivas que tiene la empresa, en las cuentas corrientes y de ahorro así como de los diferentes movimientos realizados. CUENTAS POR COBRAR.- Pertenece al activo corriente, comprende otras deudas pendientes de cobro que se conceden sin la suscripción de documentos y deben efectivizarse dentro del corto plazo. DOCUMENTOS POR COBRAR.- Pertenece al activo corriente son las deudas pendientes de cobro que se encuentran respaldadas con algún documento como letras de cambio, pagares, etc. INVENTARIO DE MERCADERIAS.- Encargada de dar cuentas del ingreso y egreso de las mercaderías que el comerciante compra o vende, y que representan el objeto principal de su negocio. La existencia de mercaderías en el día podrá comprobarse de dos modos: Yendo al almacén y tomando nota del número y peso de los diferentes géneros o artículos que se encuentran en bodega. Por medio del libro del almacén, si lo llevamos, dado que este muestra las entradas y salidas de mercadería. Los inventarios son identificados en dos momentos: Inventario Inicial.- Es el valor de mercaderías con el que se inicia en el ejercicio económico. Inventario Final.- Es el valor de mercaderías que se cuenta al final del ejercicio económico. IVA COMPRAS.- Es una cuenta que pertenece al activo corriente. Para el registro de la compra de bienes o servicios por parte de la empresa que se encuentran gravados con tarifa 12% del IVA, se utiliza la cuenta contable IVA COMPRAS o IVA PAGADO. Se debita en la adquisición de bienes o servicios. Se acredita por la devolución en compras, por la liquidación y pago del IVA. ANTICIPO IVA RETENIDO.- Controla todos los valores que a retenido del IVA. ANTICIPO IMPUESTO RETENIDO POR PAGAR.- Controla valores que a retenido del impuesto a la renta. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO La propiedad es cuenta del activo perteneciente a la cuenta de inmovilizado, inmaterial que recoge los importes satisfechos por la propiedad y los derechos de uso o la concesión del mismo. Planta y Equipo son activos fijos utilizados en el proceso productivo de la empresa. EDIFICIOS.- Inmuebles destinados para el uso del negocio, corresponde a la parte edificada, no se incluye el valor del terreno. DEPRECIACION ACUMULADA DE EDIFICIO.- De origen acreedor por ser una contrapartida. Se debita cuando se vende el edificio. Se acredita para ir cargando la depreciación del edificio. MAQUINARIA Y EQUIPO.- Controla la maquinaria y equipo comprado para el desenvolvimiento de alguna industria. DEPRECIACION ACUMULADA DE MAQUINARIA Y EQUIPO.- A esta venta se le denomina de valorización, su finalidad es ayudar a valorizar correctamente su otra cuenta. EQUIPO DE COMPUTACION.- Controla el equipo adquirido para el desenvolvimiento de la empresa. DEPRECIACION ACIUMULADA DE EQUIPO DE COMPUTACION.- Cuando hace el asiento de depreciación en lugar de acreditar la cuenta del Activo, se acredita la depreciación acumulada. MUEBLES DE OFICINA.- Controla todos los muebles adquiridos por la empresa. DEPRECIACION ACUMULADA DE MUEBLES DE OFICINA.- Es una cuenta que no pertenece a ningún grupo de cuentas: Activo, Pasivo, Capital, Ingresos, Egresos. EQUIPO DE OFICINA.- Es utilizado para el desenvolvimiento correcto de la empresa. DEPRECIACION ACUMULADA DE EQUIPO DE OFICINA.- Esta cuenta se utiliza en lugar de acreditar la cuenta de Activo. PASIVO Conjunto patrimonial que recoge el total de las deudas y obligaciones que tiene contraídas una empresa. Columna derecha del Balance de Situación de una empresa en el que se recogen los elementos que constituye la contrapartida financiera de las partidas de cativo recogidos en le conjunto de deudas y obligaciones que tiene la empresa y que son susceptibles de valorización en dinero. Además es una deuda que tiene el comerciante o la empresa, también hay créditos, derechos y obligaciones que tiene en contra el comerciante o la empresa. PASIVO CORRIENTE.- Todos los pasivos que se venden en el plazo de un año, contado desde la fecha del Balance General. Está constituido por todas las deudas del negocio a un plazo corto (hasta un año). SUELDOS ACUMULADOS POR PAGAR.- Esta cuenta se origina cuando ha devengado los gastos utilizados por la empresa IMPUESTOS POR PAGAR.- Es la que se realiza en un tiempo muy largo. IVA VENTAS.- Para el registro contable de la venta de bienes o servicios que realiza la empresa, se utiliza la cuenta IVA VENTAS o IVA COBRADO (en el haber), es una cuenta que pertenece al pasivo corriente. Se debita por las devoluciones en ventas, liquidación y pago del IVA. Se acredita por el cobro del impuesto en la venta de bienes y servicios. IMPUESTO RETENIDO POR PAGAR.- Cuenta de activo que tiene un plazo de hasta un año. IVA RETENIDO POR PAGAR.- Representa un gravamen que se debe pagar al Estado, cuando se compran o venden algunos artículos o que se presten algún servicio, que estén cobijados en la norma que reglamenta este impuesto. Se acredita por l valor que resulte al aplicar el porcentaje establecido al artículo vendido o al servicio prestado. Se debita por lo que se haya pagado cuando se aplica el porcentaje a las compras o cuando nos hayan prestado algún servicio y cuando giremos el saldo de la cuenta a la Administración de Hacienda. ARRIENDOS COBRADOS POR ANTICIPADO.- Registran los valores de la empresa recaudada en forma anticipada por arriendos. INTERESES COBRADOS POR ANTICIPADO.- Es un cobro anticipado pero aun no es una ganancia, a futuro lo será. PATRIMONIO Conjunto de bienes, derechos y obligaciones contraídas por el dueño del negocio. Conjunto formado por estructuras de diferente carácter, una economía formada por bienes y derechos, denominada ACTIVO y otra financiera integrada por las obligaciones, denominada PASIVO. Los bienes y derechos integrantes del activo patrimonial se ordenan de mayor a menor siguiendo al criterio de su mayor a menor capacidad por hacerse líquidos. UTILIDAD DEL EJERCICIO.- Es una expresión que se utiliza para saber cuanto es el resultado de la ganancia o utilidad de la empresa en el presente año. PÉRDIDA DEL EJERCICIO.- Cuando las diferencias se han producido por obligaciones efectivamente pagadas. RENTAS Aumenta los activos netos de la compañía. VENTAS.- Sirve para registrar la salida de mercaderías de la empresa, al precio de venta. La venta de mercadería realizada a los clientes puede ser al contado o a crédito; e respaldo de esta transacción es la factura o nota de venta. Se debita al final del ejercicio para determinar las ventas netas y eliminar el valor de ventas. Se acredita por las ventas de mercaderías al contado o a crédito. COMISIONES GANADAS.- Dinero que se recibe por la entrega de un servicio. INTERESES GANADOS.- Utilidad producidos por el capital. ARRIENDOS GANADOS.- Se acreditan por los valores recibidos y por los valores devengados efectivamente. Se debitan por ajustes y al final del ejercicio por el cierre de las cuentas de ingreso. Saldo acreedor. DESCUENTO EN VENTAS.- Rebaja de precios que se hace a los artículos vendidos al contado, que se hacen al momento de liquidar la factura. Aumenta o se debita por el valor de los descuentos que hagan los clientes. GASTOS Es cuando sale el dinero por alguna compra o servicio que se paga. COMISIONES A VENDEDORES.- Encargar a los vendedores, cantidad que se paga por ejecutar un cargo ajeno. SERVICIOS BÁSICOS.- Gasta en pagos de luz, agua, teléfono, etc. LOS DOCUMENTOS DE SOPORTE EN CONTABILIDAD Toda transacción da origen a un documento comercial, como una factura, una nota de venta, un cheque, etc.. Estos documentos deben ser archivados ordenadamente hasta 5 años, para justificar las transferencias de bienes y servicios ante el servicio de Rentas Internas SRI. QUIENES ESTÁN OBLIGADOS A ENTREGAR Y EMITIR COMPROBANTES DE VENTA. Todas las personas y sociedades que venden o transfieren bienes y servicios, en forma habitual están obligadas a emitir y entregar comprobantes de venta. En caso de las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, la obligación de emitir y entregar comprobantes de venta nace cuando la transacción es superior a 4.00. Es obligación también emitir y entregar comprobantes de venta para la venta o transferencia de bienes y servicios gravados con tarifa cero. COMPROBANTES DE VENTA Es el conjunto de comprobantes de venta, autorizados reglamentariamente: CLASIFICACIÓN DE LOS COMPROBANTES DEVENTA: Los siguientes comprobantes de venta son los autorizados, siempre que cumplan con los demás requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Ventas y de Retención. Facturas; Notas o boletas de venta; Tiquetes emitidos por máquinas registradoras; Notas de crédito, notas de débito; Liquidación de compras y de servicios; Boletos o entradas a espectáculos públicos; Documentos autorizados en el artículo 13 del Reglamento de Comprobantes de Venta. Documentos autorizados en el artículo 13 del Reglamento de Comprobantes de Venta. Documentos autorizados en el artículo 13 del Reglamento de Comprobantes de Venta y Facturación. Son documentos autorizados para sustentar crédito tributario del Impuesto de Valor Agregado y costos o gastos a efectos del Impuesto a la Renta, siempre que se identifique al comprador mediante su número de RUC o Cédula de Identidad, razón social, denominación o nombres y apellidos y se haga constar por separado del IVA, los siguientes. Los documentos emitidos por bancos, instituciones financieras, crediticias que se encuentren, bajo el control de la Superintendencia de Bancos, siempre que cumplan los requisitos que se establezcan en la resolución que, para el efecto dictará el director del SRI. El Documento Único de Aduanas y demás comprobantes de importación. Boletos aéreos por transporte de personas. AUTORIZACIÓN DE IMPRESIÓN. El SRI autorizará la impresión de los comprobantes de venta a través de los establecimientos gráficos autorizados, en los términos y bajo las condiciones del Reglamento de Comprobantes de Ventas y de Retención. De igual forma, el SRI podrá limitar o restringir la impresión de los comprobantes de venta, en función del grado de cumplimiento de las obligaciones del contribuyente que haya solicitado su impresión. SUSTENTO DEL CRÉDITO TRIBUTARIO. Para ejercer el derecho al Crédito Tributario en el caso del Impuesto al Valor Agregado, sólo se considerarán válidas las facturas, las liquidaciones de compras de bienes o adquisición de servicios, los pasajes expedidos por las empresas de aviación por el servicio de transporte aéreo de personas, el Documento Único de Aduanas y documentos de importación. FACTURAS. Se emitirán facturas en los siguientes casos: Cuando las operaciones se realicen para transferir bienes o prestar servicios a sociedades o personas naturales que tengan derecho al uso de crédito tributario; En operaciones de exportación. NOTAS O BOLETAS DE VENTA. Se emitirán notas o boletas de venta únicamente en operaciones con consumidores o usuarios finales. LIQUIDACIÓN DE COMPRA DE BIENES O PRESTACIÓN DE SERVICIOS. La liquidación de compra de bienes o prestación de servicios las emitirá el adquiriente en los siguientes casos: Cuando se trata de adquisiciones de bienes y servicios a personas naturales no obligadas a emitir comprobantes de venta, La liquidación de compras considerará, de ser el caso, el impuesto al valor agregado, que será retenido en su totalidad y pagado por el comprador. TIQUETES O VALES EMITIDOS POR MÁQUINAS REGISTRADORAS. Se emitirán tiquetes o vales emitidos por máquinas registradoras en operaciones con consumidores o usuarios finales. NOTAS DE CRÉDITO. Las notas de crédito de emitirán por modificación en las condiciones de venta originalmente pactadas es decir, para anular operaciones, efectuar devoluciones, conceder descuentos y bonificaciones, subsanar errores o casos similares. Deberán contener los mismos requisitos y características de los comprobantes de venta a los cuales se refiera. Las notas de crédito solo podrán ser emitidas al mismo adquiriente o usuario, para modificar comprobantes de venta que dan derecho al Crédito Tributario, otorgados con anterioridad. Quién reciba la nota de crédito deberá consignar en ella su nombre o razón social, número de RUC o C.C, fecha de recepción, y de ser el caso, el sello de la empresa. NOTAS DE DÉBITO. Las notas de débito se emitirán para recuperar costos o gastos, tales como intereses de mora u otros, incurridos por el vendedor con posterioridad a la emisión de comprobantes de venta. Deberán contener los mismos requisitos y características de los comprobantes de venta a los cuales se refiere y sólo podrán ser emitidos al mismo adquiriente o usuario, para modificar comprobantes de venta otorgados con anterioridad. CONCEPTUALIZACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS. Los estados financieros son informes que se elaboran al finalizar un período contable, con el objeto de proporcionar información sobre la situación económica y financiera dela empres. Esta información permite examinar los resultados obtenidos y evaluar el potencial económico de la entidad. Los estados financieros sirven para: Tomar decisiones de inversión y crédito. Formularse un juicio sobre los resultados financieros de la administración, en cuanto a la rentabilidad, solvencia, generación de fondos y capacidad de desarrollo empresarial. Evaluar la gestión gerencial, la solvencia y la liquidez de la empresa, así como su capacidad para generar fondos. Conocer el origen y las características de sus recursos, para estimar la capacidad financiera de crecimiento. REGLAS DE PRESENTACIÓN. En la presentación de cualquier estado financiero, se deben proporcionar algunos datos y seguir ciertas normas, que se denominan reglas generales, y son: Nombre de la empresa o razón social, sea persona natural o jurídica. Número de identificación. Título del estado financiero. Fecha del período al cual pertenece la información. Márgenes individuales que debe conservar cada grupo y clasificación. Cortes de subtotales y totales claramente indicados. Moneda en que se expresa el Estado. TRANSACCIÓN COMERCIAL. Concepto. Es la actividad que realizan dos o más personas ya sea comprando, vendiendo y permutando unas cosas con otras. La EMPRESA COMERCIAL “RAINBOW” entrega los siguientes datos al 1 de julio del 2008 Documentos por Pagar $ 350 Documentos por Cobrar 3900 Vehículo 31800 Local Comercial 32000 Muebles de Oficina 3600 Equipo de Oficina 3200 Proveedores 3100 Inventario Inicial de Mercaderías 31642 (100 u) Clientes 310000 OPERACIONES REALIZADAS DURANTE EL MES 01/07/08 Se compra 15 unidades al Sr. Juan Mancheno por el valor de $ 3800 c/u condición de pago 10/15N/60. 02/07/08 Se compra 3 unidades por un valor de $ 31000 c/u nos cancelan el 6% de descuento, se paga por transporte $ 38 al contado. 03/07/08 Se compra 5 unidades por $ 3500 c/u condición de pago 2/10N/30. 04/07/08 Se compra 1 unidad al contado por $3400 se paga $ 10 por transporte. 06/07/08 Se cancela $ 320 por anuncio en Radio Mundo. 15/07/08 Se vende 8 unidades por $ 5000 con 5% de descuento, el 30% en efectivo y por la diferencia una Letra de Cambio a 30 días plazo con un interés del 36% interés que cobramos por adelantado. 16/07/08 Se cancela el 20% de los documentos por pagar mas los intereses vencido del 36% de 60 días plazo. 18/07/08 Se venden 2 unidades por $ 3200 c/u formula PL 5-2% 3/16 N/45. 20/07/08 Se venden 6 unidades a $ 3800 c/u con un descuento del 10%-7% el 70% con cheque y por la diferencia una Letra de Cambio a 90 días plazo y con un interés del 36% interés que cobramos por adelantado. 21/07/08 Se venden 10 unidades por $ 10000 formula PL 6%-3% 3/16 N/22. 25/07/08 Se paga la primera quincena al personal: Contador $ 200 Gerente $ 300 Secretaria $ 200 correspondiente al 60% en efectivo (deducir aporte IESS) 26/07/08 Nos cancelan el 50% de los clientes. 30/07/08 Nos cancelan las ventas de julio 18. DATOS ADICIONALES Los activos fijos se deprecian en línea recta, vida útil 5 años valor residual 10% Se Pide: Utilizar el periodo cuenta múltiple Proceso Contable Realizar los respectivos asientos de ajuste. ESTADO DE SITUACIÓN INICIAL. En el Estado de Situación Inicial se registran todas las cuentas de activos, pasivos y patrimonio. PRESENTACIÓN DEL BALANCE GENERAL INICIAL. En la presentación más elemental del Balance General Inicial se tomarán en cuenta los siguientes parámetros. UBICACIÓN DE LAS CUENTAS. Los activos se presentan en función de la liquidez. Se ubican primero las cuentas que representan dinero en efectivo, y, en su orden, las demás, de acuerdo con la facilidad que tengan para convertirse en efectivo. Las cuentas de los pasivos se clasifican en función de su vencimiento, primero las de vencimiento inmediato y sucesivamente las demás. FORMAS DE PRESENTACIÓN. El encabezamiento del Balance General inicial está integrado por tres partes: Razón social o nombre del dueño del negocio. Nombre del documento contable, Balance General Inicial. Fecha a la que corresponde el Balance. El estado de situación se presenta de dos formas: En forma de cuenta, ubicando a los activos en el lado izquierdo y a los pasivos y patrimonio, en el lado derecho. En forma vertical, los activos en primer lugar y a continuación con un desplazamiento hacia la derecha, los pasivos y patrimonio. VARIACIÓN DEL BALANCE GENERAL INICIAL. Una vez iniciadas las operaciones financieras de una empresa, operan las transacciones, que son los elementos que generan movimientos en las diferentes cuentas de la contabilidad financiera que determinan cambios constante y consecuente entregan resultados nuevos, debidamente actualizados. VARIACIÓN DE LOS ACTIVOS Cuando en una transacción intervienen dos cuentas del activo, generan el incremento de una cuenta y la disminución de la otra. ELABORACIÓN DEL ESTADO DE SITUACIÓN INICIAL. EMPRESA COMERCIAL “RAINBOW” ESTADO DE SITUACION INICIAL SAN MIGUEL AL 1 JULIO/2008 ACTIVOS PASIVO Clientes $ 310000Proveedor $ 3100 Dtos x Cobrar 3900Dtos x Pagar 350 Inv.Inc.Mercad 31642TOTAL PASIVO $ 3450 Vehículo 31800CAPITAL 412692 Local Comercial 32000 Muebles de Oficina 3600 Equipo de Oficina 3200 TOTAL DE ACTIVO $ 416142TOTAL PAS+ CAP $ 416142 PRESIDENTEGERENTECONTADOR LIBRO DIARIO Es el registro de entrada original sirve para el registro de todas las transacciones que realiza la empresa diariamente. Las transacciones se realizan en orden cronológico. El libro diario es el registro contable principal, en el que se anotan todas las transacciones en forma de asientos. Nótese que: Este libro principal tiene un diseño especial, incluso si se procesara por medio de la computadora. Cada operación está fechada y numerada, a fin de conocer de inmediato la cantidad de transacciones ejecutadas. Cada transacción se presenta en forma de asiento, el cual contiene cuentas deudoras y cuentas acreedoras. Cada partida incluye: Fecha compuesta, por año, mes y día. Registro de la cuenta o cuentas deudoras con sus valores. Registro de la cuenta o cuentas acreedoras con sus valores. Una explicación de la transacción. Registro de la columna referencia, ésta columna tiene relación con el número de la cuenta del mayor general. En el diario general se encuentran los: ASIENTOS CONTABLES: Es la inscripción de una operación en un libro, es la fórmula que interpreta la causa y efecto de la transacción comercial. Además es la fórmula técnica de anotación de las transacciones, bajo el principio de partida doble. CLASIFICACIÓN DE LOS ASIENTOS CONTABLES: Los asientos se clasifican en: Simples: Constan de una cuenta deudora y una cuenta acreedora. Compuestos: Constan de dos o más cuentas deudoras y dos o más cuentas acreedoras. Mixtos: Consta de una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras o viceversa. ASIENTOS DE AJUSTE. Son ciertos alcances que se hacen a los saldos de las diferentes cuentas para obtener resultados reales y que reflejen la situación financiera de un período dado. Las partidas de ajuste se anotan en el diario general y se mayorizan una vez formalizados los estados financieros. CAUSAS Y EFECTOS DE LOS SALDOS INCORRECTOS. Omisión. Por la falta de registro de operaciones efectuadas, que el sistema contable no las ha conocido. Esta provoca que las cuentas presenten saldos incompletos. Errores. Por selección equivocada de cuentas y aplicación de valores incorrectos. Estas acciones inapropiadas provocarán que ciertas cuentas presenten valores que no les corresponden, por lo que algunas cuentas subvalorarán sus saldos, pero también podrán presentar sobrevaloraciones por los valores aplicados incorrectamente. Desactualizaciones. Por uso sistemático de bienes o servicios, por realización de rentas que fueron precobradas o que no pudieron ser liquidadas en el período; por gastos que se pagaron por anticipado o que aún no se han pagado. Además, por previsión objetiva de situaciones futuras, como es el caso de posibles incobrables. En cualquier caso, los saldos estarán desactualizados en el memento de preparar el Balance de Comprobación. Uso Indebido. Por abuso o exceso de confianza de parte de los custodios de dinero, bienes, etc., se suelen presentar desfases (faltantes) entre los saldos contables y la presencia física de recursos. MOMENTO Y LUGAR APROPIADOS PARA REGISTRAR LOS AJUSTES. Los ajustes se deberán registrar tan pronto se evidencie el error, omisión o desactualización; sin embargo, algunos prefieren ajustar las cuentas en bloque, es decir, a fin de mes o a fin de año, como prerrequisito indispensable para elaborar los estados financieros. ESTUDIO DE LOS PRINCIPALES AJUSTES. Se propone el siguiente agrupamiento natural: Omisiones. Errores. Usos indebidos. Pérdidas fortuitas. Prepagados y precobrados. Gastos y rentas pendientes de pago y cobro. Desgaste de la propiedad, planta y equipo. Provisiones para posibles incobrables. Amortización de cargos diferidos. Ajustes por omisión. En el momento en que se realiza la operación. Se deberá corregir mediante mejoras en el flujo de la documentación. Ajuste por errores. Se realiza la corrección en la fecha en que avoca conocimiento del error, en este caso suponemos que fue al día siguiente Ajustes por usos indebidos. El personal responsable del manejo del directo del dinero, mercaderías y otros bienes puede caer en abuso de confianza al disponer de los recursos de la empresa para fines personales. Este tipo de usos indebidos se puede detectar a partir de estudios específicos, como constataciones físicas, arqueos, confirmaciones, etc. En caso de faltantes, se deben correr asientos de ajuste para evidenciar estos hechos. Ajuste por pérdidas fortuitas. Cuando la empresa se ve despojada de recursos monetarios o bienes de su propiedad, que no estaban protegidos por seguros, surge la necesidad de reportar estas pérdidas no deseadas por medio de ajustes. Ajustes por Prepagados y Precobrados. En las ocasiones, la venta de servicios requiere de pagos anticipados por varios meses e incluso año; este es el caso de arriendos, seguros, etc. Que, con el tiempo, se deben ir devengando o actualizando. En otros casos es conveniente para las empresas proveerse de suministros para uso posterior, en cantidades significativas. En cualquiera de las opciones, se reconoce la existencia de los Prepagados. Ajustes por gastos y rentas pendientes. Regularmente, a los clientes habituales se les suelen vender los bienes y servicios a crédito; sucede lo mismo cuando en calidad de clientes regulares adquirimos bienes y servicios que serán satisfechos (pagados) a futuro. Estos servicios son: Servicios básicos (agua, luz, teléfono) Servicio de civilización y transporte. Remuneraciones a empleados. Servicio de la deuda (intereses). Servicios de publicidad y propaganda. Ajustes por desgaste de propiedad, planta y equipo. La depreciación es el desgaste que sufren los activos fijos, por uso, obsolescencia o destrucción (robo, incendio, etc.) Este desgaste se debe reportar periódicamente a fin de: Depurar resultados. Actualizar el valor del activo fijo. El asiento tipo para registrar el gasto por este concepto es el siguiente. El cálculo de la depreciación aproximada de un bien durante un período, se efectúa por medio de métodos técnicos, entre los cuales se destacan: Método lineal. Método de unidades producidas. Método acelerado. Aspectos del método lineal o línea recta; Costos de adquisición. Es el valor efectivamente pagado por un bien, en el que se incluyen todos los conceptos legalmente atribuibles al activo hasta su funcionamiento o puesta en marcha. Vida Útil. Productivo es el tiempo que se espera que el activo contribuya a la generación de ingresos o que sea económicamente productivo para la empresa. Tiempo estimado de vida, expresados en año, en meses e incluso en horas. Este dato se obtiene de catálogos o de opiniones técnicas basadas en experiencias o conocimientos plenos del producto. En este caso, el propio fabricante puede aportar debidamente a resolver este asunto. Valor Residual. Valor estimado, de última recuperación, es decir precio en el que podría vender el bien cuando éste se encuentre obsoleto o fuera de uso. Puede incluso ser cero (0). La fórmula de cálculo para la depreciación es: Valor de adquisición- Valor residual Depreciación año = Vida útil en años. Ajuste por provisión para posibles incobrables. Se debe registrar la posibilidad cierta de que parte de las cuentas pendientes de cobro no podrán hacerse efectivas, por cualquiera de los siguientes acontecimientos: Quiebra, liquidación e insolvencia declarada del deudor. Muerte del deudor, sin dejar activos suficientes para que se pueda cubrir la deuda. Pérdida del rastro del deudor. Paso del tiempo desde su vencimiento (al menos 5 años). Para prevenir estos hechos, la empresa debe, a través de estudios serios, técnicos y objetivos, calcular estimativamente los posibles valores que no se podría cobrar. Estos cálculos se realizan mediante métodos técnicos, entre los cuales se destacan: Método estadístico. Método de antigüedad de saldos. Método de calificación de riesgo. CLASIFICACIÓN DE LOS ASIENTOS DE AJUSTE. LOS ASIENTOS DE AJUSTE SE DLASIFICAN EN: ASIENTOS DE AJUSTE ACUMULADOS. CAJA SE MUEVE CON RETARDO. RENTAS.- Son rentas ganados pero no cobradas. GASTOS.- Son aquellos gastos incurridos pero no pagados. ASIENTOS DE AJUSTE DIFERIDOS. CAJA SE MUEVE CON ANTICIPACIÓN. RENTAS.- Son cobros anticipados pero aún no es una renta, a futuro lo será. GASTOS.- Son aquellos pagos anticipados pero aún no es un gasto a futuro lo será. MAYORIZACIÓN Consiste en trasladar los registros contables del diario general o de cualquier otro registro de entrada original hacia el mayor general. El libro mayor es el segundo registro principal que se mantiene en cada cuenta, según sea el caso, el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular. TIPOS DE LIBRO MAYOR Se reconoce la existencia de dos tipos: Libro mayor principal. Para las cuentas de control general; ejemplo: Caja General. Libro mayor. Para las subcuentas y auxiliares. PASOS DE LA MAYORIZACIÓN. Escribir el nombre completo de la cuenta en la parte superior de la hoja del mayor general, este paso se conoce como apertura de la cuenta. Se registra el número o código de la cuenta, en la parte superior derecha de la hoja del mayor general. Registro de la fecha en función del año, mes y día. Utilización de la columna descripción, al pasar valores iniciales se escribe, balance inicial y al pasar otros valores se registra el nombre de la cuenta o simplemente se deja en blanco. Los valores registrados en el débito del diario se registra en el débito igual que el crédito y se determina los saldos. Columna referencia, se registra el número de la página del diario en la cual se jornalizó la cantidad que se mayoriza. Finalmente retorna al diario y en la columna referencia se registra el número de la cuenta del mayor general. EMPRESA COMERCIALCUENTA: CajaCODIGO:FECHADETALLEREFDEBEHABERSALDO01/08/2008V/R E.S.I1$ 50000 5000003/08/2008Compra2 30931.2019068.806/08/2008venta344463.6 63532.408/08/2008Compra4 24631.7038900.715/08/2008venta610000 48900.730/08/2008pago sueldo8 3036.4545864.25 CUENTA: BancosCODIGO:FECHA DETALLEREFDEBEHABERSALDO01/08/2008V/R E.S.I1$ 30000 3000004/08/2008Compra3 28466.371533.6325/08/2008venta773735.20 75268.83 CUENTA: Cuentas por C.CODIGO:FECHA DETALLEREFDEBEHABERSALDO01/08/2008V/R E.S.I1$ 5000 500025/08/2008venta7 6256.3211256.32 CUENTA: Documentos por C.CODIGO:FECHADETALLEREFDEBEHABERSALDO01/08/2008V/R E.S.I1$ 8000 800015/08/2008venta64000 12000 CUENTA: Inventario I M.CODIGO:FECHADETALLEREFDEBEHABERSALDO01/08/2008V/R E.S.I1$ 35000 35000 CUENTA: Muebles de O.CODIGOFECHADETALLEREFDEBEHABERSALDO01/08/2008V/R E.S.I1$ 15000 15000 CUENTA:Equipo de O.CODIGO:FECHA DETALLEREFDEBEHABERSALDO01/08/2008V/R E.S.I1$ 25000 25000 CUENTA: VehículoCODIGO:FECHADETALLEREFDEBEHABERSALDO01/08/2008V/R E.S.I1$ 28000 28000 CUENTA: cuentas por P.CODIGO:FECHADETALLEREFDEBEHABERSALDO01/08/2008V/R E.S.I1$ 6000 600008/08/2008Compra4 2089.968089.96 CUENTA: Documentos por P.CODIGO:FECHADETALLEREFDEBEHABERSALDO01/08/2008V/R E.S.I1$ 6000 600011/08/2008Compra5 32229222 CUENTA:CapitalCODIGOFECHADETALLEREFDEBEHABERSALDO01/08/2008V/R E.S.I1$ 186500 $ 186500 CUENTA: ComprasCODIGO:FECHADETALLEREFDEBEHABERSALDO03/08/2008Compra2$ 3200 320004/08/2008Compra330000 3320008/08/2008Compra424880.5 58080.511/08/2008Compra55000 63080.5 CUENTA:IVA comprasCODIGO:FECHADETALLEREFDEBEHABERSALDO03/08/2008Compra23456 345604/08/2008Compra33180.6 6636.608/08/2008Compra42985.66 9622.2611/08/2008Compra5360 9982.26 CUENTA: Descuento en C.CODIGO:FECHADETALLEREFDEBEHABERSALDO03/08/2008Compra23200320004/08/2008Compra3 3495669511/08/2008Compra5 20008695 CUENTA:IVA retenido por P.CODIGO:FECHADETALLEREFDEBEHEBERSALDO03/08/2008Compra2 1036.801036.8004/08/2008Compra3 954.181990.9808/08/2008Compra4 895.702886.6811/08/2008Compra5 1082994.68 CUENTA:IRF retenido por P.CODIGO:¨FECHADETALLEREFDEBEHABERSALDO03/08/2008Compra2 28828804/08/2008Compra3 265.05553.0508/08/2008Compra4 248.80801.8511/08/2008Compra5 30831.85 CUENTA: VentasCODIGO:FECHADETALLEREFDEBEHABERSALDO06/08/2008venta3 450004500015/08/2008venta6 100005500025/08/2008venta7 74480129480 CUENTA:IVA en ventasCODIGO:FECHADETALLEREFDEBEHABERSALDO06/08/2008venta3 4968496815/08/2008venta6 1200616825/08/2008venta7 8937.6015105.6 CUENTA: Descuento en V.CODIGO:FECHADETALLEREFDEBEHABERSALDO06/08/2008venta33600 3600 CUENTA: Anticipo IVA retenidoCODIGO:FECHADETALLEREFDEBEHABERSALDO06/08/2008venta31490.4 1490.415/08/2008venta6360 1850.425/08/2008venta72681.28 4531.68CUENTA: Anticipo IRF retenidoCODIGO:FECHADETALLEREFDEBEHABERSALDO06/08/2008venta3414 41415/08/2008venta6100 51425/08/2008venta7744.80 1258.8 CUENTA: Interés PrecobradosCODIGO:FECHADETALLEREFDEBEHABERSALDO15/08/2008venta6 360360 CUENTA: Gastos sueldosCODIGO:FECHADETALLEREFDEBEHABERSALDO30/08/2008pago sueldo83000 3000 CUENTA: Gasto IESS PatronalCODIGO:FECHADETALLEREFDEBEHABERSALDO30/08/2008pago sueldo836.45 36.45 CUENTA: Aporte Personal por P.CODIGO:FECHA DETALLEREFDEBEHABERSALDO30/08/2008pago sueldo8 28.0528.05 CUENTA: Aporte Personal por P.CODIGO:FECHADETALLEREFDEBEHABERSALDO30/08/2008pago sueldo8 36.4536.45 BALANCE DE COMPROBACIÓN Es una transcripción exacta del balance de comprobación formulado para chequear el registro del diario y del mayor general. PARTES DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN Nombre de las cuentas. Total de las sumas del débito y del crédito. Saldos deudores y acreedores de las diferentes cuentas. Total de las diferentes columnas. Con los saldos iguales se puede formular el Estado de Situación. ASIENTOS DE LIQUIDACIÓN Todos los asientos que se refieren a la liquidación se deberán registrar en libros contables. Se podrán utilizar los mismos libros que se llevaban dentro del funcionamiento de la empresa, antes del proceso de liquidación. Asiento inicial. El primer asiento que constará en el libro diario y que hace referencia al período de liquidación, será el que corresponda al balance inicial que los liquidadores habrán formulado de conformidad con los ex representantes de la sociedad en liquidación. Este primer asiento tendrá la misma forma general del asiento llamado “de reapertura de libros”, tan solo varía la explicación del mismo. El liquidador, el representante de la empresa-en liquidación-y el vocero de los acreedores (en caso de liquidación por quiebra), deberán recurrir a los libros contables con el fin de valorar debidamente los efectos de comercio, la cartera pendiente y los cativos fijos, haciendo los ajustes del valor contable si fuera necesario, con el objetivo de ponerles el valor justo de realización. La diferencia en menos daría lugar al aparecimiento de un resultado negativo, que deben presentarse como el primer resultado de la liquidación. Luego de este asiento seguirán los demás que correspondan a las operaciones ordinarias de liquidación, la misma forma en la que se contabilizarían las operaciones normales. Operaciones en el período de liquidación. La actuación de los liquidadores tiene por objeto percibir los créditos de la compañía, extinguir las obligaciones contraídas de antemano, a medida que se vayan realizando y venciendo, respectivamente. No pueden contraerse nuevas obligaciones ni firmar nuevos documentos; por tanto, los liquidadores efectuarán operaciones de cobros, pagos de cuentas pendientes, ventas, compras de bienes y servicios de operaciones excepcionales, etc., los cuales presentarán las mismas características externas de las operaciones ordinarías que se producen durante los períodos normales de actividad social y, en consecuencia, su contabilización será también la misma. HOJA DE TRABAJO.