Aula 4 Descrição Arquivística 2013

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Aula para a turma da pós-graduação de gestão de Documentos de Arquivo

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Aula 4 Descrição Arquivística 2013

  1. 1. Descrição Arquivística – Aula 4GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO Aula 4 – Descrição Arquivística . A normatização e as diretrizes para a elaboração de instrumentos de pesquisa. Instrumentos de pesquisa: como chegar a eles. Esmiuçando a ISAD-G
  2. 2. Descrição Arquivística – Aula 4Classificação de Documentos de Arquivo “ Determinação das categorias ou dos grupos entre os quais devem ser distribuídos logicamente e sistematicamente os dossiês em grupos ou categorias de assuntos segundo uma ordem para facilitar a utilização”.
  3. 3. Descrição Arquivística – Aula 4
  4. 4. Descrição Arquivística – Aula 4
  5. 5. Descrição Arquivística – Aula 4
  6. 6. Descrição Arquivística – Aula 4
  7. 7. Descrição Arquivística – Aula 4
  8. 8. Descrição Arquivística – Aula 4
  9. 9. Descrição Arquivística – Aula 4 Os princípios de classificação• a classificação é uma representação da realidade e como tal uma aproximação. É necessário definir níveis de tolerância; – Inesgotabilidade (nenhuma classificação é tão exaustiva que será capaz de englobar tudo);• Provisoriedade.• a classificação persegue um objetivo;• a classificação tem por trás um mecanismo classificador que executa as operações necessárias (denominação, hierarquia, subordinação);
  10. 10. Descrição Arquivística – Aula 4• a classificação necessita de um princípio de Alunos classificação ou de divisão; Descrição Arquivísticas• o princípio de classificação é natural quando é o mais adequado (aproximado) ao conjunto; Masculino Feminino Princípio de Classificação: Sexo
  11. 11. Descrição Arquivística – Aula 4 Relações entre Conceitos• Relação hierárquica Árvore (gênero/espécie) – se dois conceitos diferentes possuem características idênticas e um deles possui uma Árvore Árvore de característica a mais Frutífera Nozes do que o outro, então entre eles se estabelece a relação hierárquica ou gênero/espécie. macieira pessegueiro amendoeira nogueira
  12. 12. Descrição Arquivística – Aula 4 Relações entre Conceitos• Relação Árvore partitiva (todo/parte) – a relação partitiva existe entre Raízes Tronco Galhos Folhas um todo e suas partes.
  13. 13. Descrição Arquivística – Aula 4 Relações entre Conceitos• Relações Funcionais – aplicam-se, Produção → Produto → Produtor → Comprador sobretudo, a conceitos que expressam processos.
  14. 14. Descrição Arquivística – Aula 4Exercicio Monte o Arranjo daAtividade Meio
  15. 15. Descrição Arquivística – Aula 4 Instrumentos de PesquisaInstrumentos de pesquisa completam otrabalho de um arquivo com a finalidade depropiciar o acesso aos documentos, consulta edivulgação do acervo e se apresentam emvários formatos e cada um possuicaracterísticas próprias, que vão atender asnecessidades dos pesquisadores
  16. 16. Descrição Arquivística – Aula 4Outros instrumentos de Pesquisa E online?
  17. 17. Descrição Arquivística – Aula 4Observações importantes:•Na tarefa de elaboração dos instrumentos de pesquisa é necessário saber, em primeirolugar, em que nível de sintonia se encontram as atividades de descrição em relação às declassificação.•Por exemplo: se durante a ordenação interna dos documentos de uma série for possível aanotação das datas-limite, no momento da descrição não será necessário voltar àquelesdocumentos.•Infelizmente essa situação nem sempre ocorre e os arquivistas acostumaram-se adescrever a posteriori os conjuntos documentais já classificados.•Independentemente de se efetuar a descrição no mesmo momento ou após aclassificação, é necessário estabelecer uma sistemática de coleta de informações doacervo e de seus documentos.•A utilização de fichas eficientes, informatizadas ou manuais, é muito importante. Tambémé fundamental a realização de um bom controle sobre o preenchimento e oprocessamento das fichas, a fim de se garantir uma padronização rigorosa.•A criação de manuais de preenchimento e a revisão sistemática são imprescindíveis.•Igualmente importante é ter controle do vocabulário e das siglas utilizadas.
  18. 18. Descrição Arquivística – Aula 4Metadados
  19. 19. Descrição Arquivística – Aula 4Metadados
  20. 20. Descrição Arquivística – Aula 4Receitinha
  21. 21. Descrição Arquivística – Aula 4 Como chegar a eles:• 1 - planejamento e definição de prioridades• 2 - estabelecimento do conteúdo do instrumento• 3 - preparação para o recolhimento das informações• 4 - recolhimento das informações• 5 - confecção e divulgação do instrumento de pesquisa
  22. 22. Descrição Arquivística – Aula 4Passo 1 - planejamento e definição de prioridades:· escolha do material a ser descrito;· escolha do tipo de instrumento;· definição da forma de divulgação do instrumento;· definição dos recursos materiais, humanos e financeiros;· estabelecimento de cronograma;
  23. 23. Descrição Arquivística – Aula 4Passo 2 - estabelecimento do conteúdo do instrumento:· definição das informações a serem apresentadas;· definição do modo pelo qual as informações serãoapresentadas;· estabelecimento do sistema de coleta e deprocessamento dos dados;
  24. 24. Descrição Arquivística – Aula 4Passo 3 - preparação para o recolhimento das informações:· definição dos elementos do sistema informatizado (se for o caso);· elaboração de fichas para coleta da informação;· elaboração de manuais para o preenchimento das fichas a fim de se garantir sua correta utilização e a manutenção de um padrão;· teste das fichas e do manual em uma parte do acervo;· finalização das fichas e do manual;· treinamento do pessoal técnico responsável pelo preenchimento das fichas;· escolha de um técnico responsável pelo preenchimento (será o revisor das fichas, com o objetivo de garantir a padronização das informações);
  25. 25. Descrição Arquivística – Aula 4Passo 4 - recolhimento das informações:· preenchimento das fichas;· revisão das fichas;Passo 5 - confecção do instrumento de pesquisa e divulgação do instrumento de pesquisa. Escrever, escrever e escrever.
  26. 26. Descrição Arquivística – Aula 4 Normatização da Descrição Arquivistica• A preocupação com a descrição arquivística é recente, surge por volta do final da década de 1980, com o início do processo de construção de normas de descrição de documentos arquivísticos.• Em 1992 foi produzida a primeira versão da ISAD(G), sua publicação ocorreu em 1993, sendo decidido que após 5 anos seria novamente revista. Ainda em 1992 foi proposta a elaboração de outra norma, a ISAAR (CPF), porém sua publicação ocorreu somente em 1996.• A ISAD (G) padroniza a descrição arquivística em fundos como um todo e em suas partes e contém regras gerais que podem servir como base para a criação de normas locais ou ser usada em conjunto destas se já existirem.
  27. 27. Descrição Arquivística – Aula 4• Vamos conhecer mais da ISAD (G)
  28. 28. Descrição Arquivística – Aula 4 a deDic e hoj
  29. 29. Descrição Arquivística – Aula 4• Vamos ver o trabalho de vocês?• 2 itens: – Apresentação do acervo (História Administrativa- Biografia e História Arquivística) – Quadro de arranjo.

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