Aula 3 2013

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Terceira aula para a turma de pós-graduação em Gestão de Documentos Arquivísticos.

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Aula 3 2013

  1. 1. Descrição Arquivística – Aula 3GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO Aula 3 – Descrição Arquivística Formas de descrição de documentos e acervos. Os instrumentos de pesquisa. O perfil de metadados. Aplicando os instrumentos de pesquisa: divulgação, programas educativos e projetos etc.
  2. 2. Descrição Arquivística – Aula 3 Arquivo Corrente Arquivo Arquivo Permanente IntermediárioValor Primário Primário SecundárioAcesso Restrito aos Restrito aos Aberto acumuladores acumuladores ou com autorizaçãoConservação Física Centralizada ou Centralizada Centralizada DescentralizadaJustificativa de Apoio às atividades Razões administrativas, Pesquisa, administrativaconservação cotidianas legais ou fiscaisVolume 100% Sensível diminuição 5-10% do total acumuladoLocalização física Próxima ao acumulador Fora do setor de Instituição arquivística trabalhoProcessamento Classificação, Temporalidade Arranjo, descriçãoTécnico temporalidade
  3. 3. Descrição Arquivística – Aula 3
  4. 4. Descrição Arquivística – Aula 3As atividades de descrição:1. identificar conceitos;2. gerenciar informações;3. estabelecer controle intelectual;4. localizar;5. explicar o acervo arquivístico e;6. promover o acesso.
  5. 5. Descrição Arquivística – Aula 3 Identificação de Conceitos• primeira aproximação do documento (ou do conjunto documental)• leitura do documento (quando se tratar de um item documental).• Leitura e entendimento dos documentos que fornecem informações gerais sobre a totalidade do conjunto (quando se tratar de níveis de descrição mais abrangentes)• avaliação e seleção dos conceitos que se deve reter• redação de um resumo
  6. 6. Descrição Arquivística – Aula 3 Identificação de Conceitos• numa apresentação das características físicas (inclusive diplomáticas) de um ou vários documentos; – uma parte introdutória, denominada protocolo, onde se encontram as informações que contextualizam os documentos (data, local, assunto destinatário do ato/do documento, fórmulas de polidez introdutórias, etc). É aqui também que se pode localizar o autor do ato/autor do documento. – uma segunda parte, denominada texto, onde se encontram as informações acerca do ou dos atos que deram origem ao documento e do objeto do ato. É aqui que se encontra a razão de ser do documento e se pode identificar o ato consignado por meio de um verbo. – uma terceira e última parte, denominada escatocoio (ou protocolo final), onde se identificam as fórmulas de polidez conclusivas, o redator do documento (responsável pela articulação do discurso) e outras intervenções no documento.
  7. 7. Descrição Arquivística – Aula 3 Gerenciar Informações• Ter a informação organizada• Escolher Normatização para descrição• Escolher sistema de gerenciamento de informação
  8. 8. Descrição Arquivística – Aula 3Gerenciar Informações
  9. 9. Descrição Arquivística – Aula 3Gerenciar Informações
  10. 10. Descrição Arquivística – Aula 3Localizar
  11. 11. Descrição Arquivística – Aula 3Explicar o Acervo
  12. 12. Descrição Arquivística – Aula 3Relação Hierarquia / Instrumento Fundo Guia Seção Inventário Subseção Catálogo Série Índices Subséries 12
  13. 13. Descrição Arquivística – Aula 3
  14. 14. Descrição Arquivística – Aula 3 Gerenciar o digital: Metadados• Descritivos ou intelectual: descrevem e identificam os recursos de informação (Handle, PURL, DC, MARC, HTML Meta tags, vocabulários controlados).• Estruturais: facilitam a navegação e a apresentação dos recursos eletrônicos, linguagens para expressar metadados (SGML, XML, EAD, MOA2).• Administrativos: facilita o gerenciamento de longo e curto prazo e o processamento de coleções digitais (MOA2, CEDARS, OAIS).
  15. 15. Descrição Arquivística – Aula 3 Metadados• A especificação e utilização de padrões garantem a existência de um conjunto de informações comuns sobre um determinado tema ou área.• Padrões facilitam a compreensão, integração e o uso compartilhado de informações entre usuários de diferentes formações, níveis de experiências e propósitos.• O estabelecimento de padrões implica - compromisso em usar as terminologias e definições estabelecidas.
  16. 16. Descrição Arquivística – Aula 3 Metadados• Dublin Core (DC - Dublin Core Metadata Element Set) - dados sobre documentos eletrônicos• Government Information Locator Service (GILS) - informações governamentais;• Federal Data Geographic Committee (FGDC) - descrição de dados geo-espaciais;• Machine Readeble Card (MARC) - catalogação bibliográfica;• Consortium for the Interchange of Museum Information (CIMI) - Informações sobre Museus.• Spatial Archive and Interchange Format (SAIF)• Meta Content Format (MCF)• Text Enconding Iniciative (TEI)• Electronic Archive description (EAD)• Resource Description Framework (RDF)
  17. 17. Descrição Arquivística – Aula 3• RDF / Dublin Core Padrão de metadados – composto por 15 elementos: – Contributor – Coverage – Creator – Format – Date – Description Veremos estes – Identifier elementos – Language também na – Publisher ISAD-G e – Relation NOBRADE – Rights – Source – Subject – Title – Type
  18. 18. Descrição Arquivística – Aula 3Documento Digital:Informação registrada, codificada em dígitos binários,acessível e interpretável por meio de sistemacomputacional. (Glossário da CTDE, 2009)Documento Arquivístico:Documento produzido (elaborado ou recebido), no cursode uma atividade prática, como instrumento ou resultadodessa atividade, e retido para ação ou referência.(Glossário da CTDE, 2009)
  19. 19. Descrição Arquivística – Aula 3 Documento Arquivístico DigitalDocumento Arquivístico digitalDocumento digital reconhecido e tratado como documentoarquivístico.Documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de umaatividade prática, como instrumento ou resultado dessa atividade, eretido para ação ou referência ...+... codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por meiode sistema computacional.Edeve cumprir com as demais características básicas de um documentoarquivístico LACOMBE, 2012.
  20. 20. Descrição Arquivística – Aula 3Documento Arquivístico Digital LACOMBE, 2012.
  21. 21. Descrição Arquivística – Aula 3Anatomia do Objeto Digital FERREIRA, 2006, p. 25.
  22. 22. Descrição Arquivística – Aula 3 Gestão de Documentos Digitais: GDD, GADD e GEDA• Gestão Arquivística de Documentos: Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. (Lei 8.159/91);• GED não é Gestão Arquivística, ficou relacionado à sistema/programa ou tecnologias e não incorporou os referenciais arquivísticos;• GADD e GEDA.
  23. 23. Descrição Arquivística – Aula 3 CTDE do CONARQCâmara Técnica de Documentos EletrônicosCriação: 1995Objetivo:Sugerir normas, procedimentos técnicos e instrumentoslegais, para a gestão arquivística e a preservação dosdocumentos digitais das instituições públicas e privadas.Composição multidisciplinar.Representantes especialistas de vários setores dogoverno e da sociedade civil.Resultados e publicações.
  24. 24. Descrição Arquivística – Aula 3 e-ARQ BrasilModelo de Requisitos paraSistemas Informatizados deGestão Arquivística deDocumentos, elaborado pelaCâmara Técnica deDocumentos Eletrônicos doConselho Nacional deArquivos.
  25. 25. Descrição Arquivística – Aula 3 SIGADO SIGAD é um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador.Um SIGAD pode ser composto por software único ou vários softwares integrados, adquiridos ou encomendados. Entretanto, seu sucesso dependerá da implantação prévia de um programa de Gestão Arquivística de Documentos.
  26. 26. Descrição Arquivística – Aula 3 SIGADs/Repositórios/Descrição s nto me : stru quisa In pes de as, i s, SIGAD Gu álogo os, i cat entárFases: Corrente e inv . Intermediária etc Descrição arquivística: SepiaDES, ICA-AtoM, etc. Repositórios Digitais: DSpace, Fedora, Eprints e ARCHIVEMATICA (OAIS)
  27. 27. Descrição Arquivística – Aula 3 Sistemas de GDNuxeo DMSistema de Gestão Documental open source desenvolvido com a plataformaNuxeo Enterprise - <http://www.nuxeo.com/en/products/document-management>KnowledgeTreeConforme o website trata-se de um software de Gestão Documental (DMS) opensource capaz de ligar pessoas, idéias e processos -<http://www.knowledgetree.com/pt>Agorum CoreSistema de Gestão Documental (DMS) Open Source desenvolvido pela empresaAlemã Agorum Software GmbH. Disponibiliza duas versões: Agorum Core OS eAgorum Core Pro - <http://www.agorum.com>.AlfrescoSistema Gerenciador de Documentos que possui três funcionalidades principais:Gestão Documental (DMS), Gestão de Conteúdo Web (CMS) e Colaboração (Share)- <http://www.alfresco.com>.
  28. 28. Descrição Arquivística – Aula 3 Sistemas de GDArchivista BoxSistema de Gestão Documental (DMS) Open Source desenvolvido pela empresa alemã Archivista GmbH e possui integração com um Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP)- <http://www.archivista.ch/en>;MaarchSistema de Gestão Documental (DMS) open source desenvolvido pela empresa francesa Maarch SAS. Conforme seu website caracteriza-se por ser um conjunto de ferramentas e soluções para gestão e arquivamento de documentos - <http://www.maarch.org/en>.Owl IntranetÉ um Sistema de Gestão Documental (DMS), porém, tem como principal aplicação um repositório de documentos multi-usuário (knowledgebase). De acordo com seu website, é voltado para a publicação de arquivos e documentos web em grandes e pequenas empresas, bem como em corporações on-line - <http://www.owl.anytimecomm.com>.
  29. 29. Descrição Arquivística – Aula 3 Descrição Arquivística: Sepiades e ICA-AtoM A Descrição Arquivística, uma das 7 funções arquivísticas* deCOUTURE (1999), é o ato de descrever e representar informaçõescontidas em documentos e/ou fundos de arquivo, gerandoinstrumentos de pesquisa (guias, catálogos, inventários, índices,repertórios, edições de fontes, etc.), os quais explicam os documentosde arquivo quanto à sua localização, identificação e gestão, além desituar o pesquisador quanto ao contexto e os sistemas de arquivo queos gerou, enriquecem o documento arquivístico para o pesquisador. Asatividades de descrição são importantes em um arquivo porquegarantem a compreensão do acervo arquivístico. * Produção, Classificação(Arranjo), Avaliação, Aquisição,Descrição, Preservação e Difusão.
  30. 30. Descrição Arquivística – Aula 3 Descrição Arquivística: Sepiades e ICA-AtoMSepiaDESSoftware com código aberto, para a descrição de fotografias e que permite a inclusão de metadados, possui funções de descrição multinível (árvore hierárquica), armazenamento de registros em formato XML (eXtensible Markup Language); função de exportação de acordo com o recomendado pelo mapeamento no relatório consultivo, implementação do Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH)ICA-AtoMÉ o acrônimo de Access to Memory. O projeto do software resulta de um esforço de colaboração entre o ICA e alguns parceiros e patrocinadores. Destaques: - Total conformidade às normas do ICA; - Apoio para outras normas relacionadas, incluindo EAD, EAC, METS, MODS, Dublin Core; - Aplicação concebida inteiramente para ambiente web; - Interfaces multilingues; - Catálogo multi- institucional; - Interfaces com repositórios digitais.
  31. 31. Descrição Arquivística – Aula 3 SEPIADESO SEPIADES é umsoftware livre delicença de uso queserve para adocumentação dearquivosfotográficos digitais.http://www.ica.org/download.php?id=1265Requer JAVA;
  32. 32. Descrição Arquivística – Aula 3 ICA-AtoMICA-AtoM é um projeto colaborativo com a missão de prover a comunidade arquivística internacional com um software aplicativo gratuito e de código- fonte aberto para gerenciamento de descrição arquivística, em conformidade com os padrões do Conselho Internacional de Arquivos (ICA).www.ica-atom.orgRequer LAMP ou WAMP
  33. 33. Descrição Arquivística – Aula 3 Difusão de AcervoAo desenvolver uma reflexão acerca da disciplina arquivística e daatuação profissional na área, Garcia (1996) caracteriza a difusãocomo uma prática arquivística que deve “desarrollar, de formapráctica, el derecho de los ciudadanos a acceder a lacultura, recogiendo la antigua aspiración decimonónicade instruir al público”.Conseqüentemente, para alcançar este fim, a difusão arquivísticadeve proporcionar aos usuários conhecimento do acervo existente;do contexto da produção documental, ou seja, do organismoprodutor, e; da importância do tratamento de acervos arquivísticose das instituições e profissionais que o fazem.
  34. 34. Descrição Arquivística – Aula 3• Três enfoques para difusão de acervo: o cultural, o editorial e o educativo.
  35. 35. Descrição Arquivística – Aula 3A difusão cultural é promovida através de palestras, debates,lançamentos de obras, eventos populares, comentários naimprensa, filmes, documentários, folhetos publicitários,exposição de documentos, entre outras ações.A difusão editorial ocorre com a publicação do conteúdo doacervo, das atividades e dos programas, através da publicaçãode catálogos informativos, manuais, edições comemorativas,publicações que referenciam o acervo, entre outrasiniciativas.A difusão educativa é desenvolvida com a realização deexposições a estudantes no arquivo, reprodução dedocumentos, visitas guiadas aos arquivos, entre outras açõesdevidamente planejadas.
  36. 36. Descrição Arquivística – Aula 3
  37. 37. Descrição Arquivística – Aula 3
  38. 38. Descrição Arquivística – Aula 3
  39. 39. Descrição Arquivística – Aula 3
  40. 40. Descrição Arquivística – Aula 3Mais idéias para divulgar o acervo de seuarquivo?
  41. 41. Descrição Arquivística – Aula 3 A internet na difusão• Vantagens obtidas no uso da Internet como mecanismo de difusão: – na disponibilização de informações arquivísticas a diferentes usuários, ao mesmo tempo a qualquer hora ou lugar; – redução de custos de publicação, uma vez que a edição de páginas, em nível básico, não é difícil nem cara e; – a preservação dos documentos sem impedir a consulta, pois além de informações sobre o acervo pode disponibilizar inclusive peças ou conjuntos documentais digitalizados.
  42. 42. Descrição Arquivística – Aula 3Revisão para a prova e mãos àobra!
  43. 43. Descrição Arquivística – Aula 3
  44. 44. Descrição Arquivística – Aula 3 Referências (1-2)• ARELLANO, Miguel Angel Mardero. Critérios para a preservação digital da informação científica. 2008. 356 p. Tese (Doutorado em Ciência da Informação). Universidade de Brasília, Departamento de Ciência da Informação. Disponível em: <http://bdtd.bce.unb.br/tedesimplificado/tde_busca/arquivo.php?codArquivo=4547>• CCSDS - CONSULTATIVE COMMITEE FOR SPACE DATA SYSTEM. Reference Model for Open Archival Information System (OAIS): recommendation. Washington, 2002. 139 p. Disponível em: <http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0b1.pdf>.• CENADEM. O GED, plataforma e Software Livre. Jornal Mundo da Imagen. No 60, Nov/Dez, 2003, p. 1 – 9.• ___. Tecnologias de GED / CENADEM. [on-line] 2005. <http://www.cenadem.com.br/ged04quadro.php> [Consultado em outubro de 2005]• CHARÃO, Andrea Schwertner, FLORES, Daniel, SANTOS, Flaviane Cezar dos. Análise de produtos para gerenciamento eletrônico de documentos. 2002. [On-line] <http://www.cinform.ufba.br/iv_anais/artigos/TEXTO09.HTM>• CIA – Conselho Internacional de Arquivos. Documentos de Arquivo Electrónicos: Manual para Arquivistas. Estudo no 16 – Manual para Arquivos Electrónicos, Abril de 2005. Tradução do original: “Electronic Records: A Workbook for Archivists (ICA Study 16)”, disponível on-line: http://www.ica.org/biblio/ICAEstudo16_PT_4.pdf.• CONDE, Maria Luisa. Os Sistemas de Gestão de Documentos e as Novas Tecnologias. 2005. IV Seminário Internacional de Arquivos de Tradição Ibérica. ALA – Associação Latino Americana de Arquivos. 24-28 Out.05. Lisboa.• COUTURE, Carol, MARTINEAU, Jocelyne, DUCHARME, Daniel. A formação e a pesquisa em Arquivística no mundo contemporâneo. Trad. Luis Carlos Lopes. Brasília: FINATEC, 1999. 190 p.• DODEBEI, Vera. Repositórios institucionais: por uma memória criativa no ciberespaço. In: SAYÃO et al. (Org.). Implantação e gestão de repositórios institucionais: política, memória, livre acesso e preservação. Salvador : EDUFBA, 2010. p. 83-106.• FLORES, Daniel. Análise do Programa de Legislação Educacional Integrada – PROLEI : uma abordagem Arquivística na gestão eletrônica de documentos – GED. Santa Maria, 2000. (Dissertação de Mestrado da Universidade Federal de Santa Maria – UFSM).• ___. Gestão de Documentos Eletrônicos - G.D.E.. JIARQ – Jornal Informativo de Arquivos. Santa Maria-EDUFSM, 1998.
  45. 45. Descrição Arquivística – Aula 3 Referências (2-2)• ___. Ged – Gerenciamento Eletrônico de Documentos: uma abordagem enquanto sistema e área de conhecimento arquivístico das ciências da informação, no desempenho das funções arquivísticas e de políticas de software livre. 2002. [on-line]. <http://www.arquivologia.ufsm.br> [Consultado em: outubro de 2003]• LIBRO BLANCO. El libro blanco del software libre en España. [en línea]. 2004. <http://www.libroblanco.com> [Consulta en: 20 de enero de 2004]• ___. El libro blanco del software libre en España. [en línea]. 2005.<http://www.libroblanco.com> [Consulta en: 20 de noviembre de 2005]• LUZ, André Ricardo. PSL - Ciência da Informação: Projeto de Software Livre em Ciência da Informação. 2005. Arquivística.net, Rio de Janeiro, v.1, n.2, p.43-52, jul./dez. 2005.• PROYECTO GNU – el proyecto GNU e a Fundação para el Software Libre [em línea]. 2003. <http://www.gnu.org/philosophy/free- sw.es.html> [Consulta en: 21 de dezembro de 2003]• PSL BRASIL. Projeto software libre – Brasil. [en línea]. <http://www.softwarelivre.org> [Consulta en: 20 de enero de 2004• RLG/NARA.Trustworthy repositories audit & certification. RLG, OCLC, Feb. 2007. Disponível em <http://www.crl.edu/sites/default/files/attachments/pages/trac_0.pdf>.• RLG/NARA. An audit checklist for the certification of trusted digital repositories: draft for public comment. Mountain View, CA. : RLG, OCLC, 2005. <http://www.rebiun.org/opencms/opencms/handle404?exporturi=/export/docReb/audit_cheklist.pdf&%5d >.• RLG/OCLC. Trusted digital repositories: attributes and responsibilities. Mountain View, CA. : RLG, OCLC, 2002. Disponível em <http://www.oclc.org/programs/ourwork/past/trustedrep/repositories.pdf>• THOMAZ, Katia. Repositórios digitais confiáveis e certificação. Arquivistica,net, v.3. n.1, p.80-89, jan,/jun. 2007. Disponível em <http://www.arquivistica.net/ojs/include/getdoc.php?id=372&article=118&mode=pdf >.• TRAMULLAS, Jesús. Herramientas de software libre para la gestión de contenidos [en linea]. “Hipertext.net”, núm. 3, 2005. <http://www.hipertext.net> [Consulta: 15 jan. 2005].• VENKADESAN, S. Digital preservation of electronic resources. Jan. 2010. Disponível em http://www.pdfchaser.com/DIGITAL- PRESERVATION-OF-ELECTRONIC-RESOURCES.html>.

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