Freelance Survival Guide

Table of Contents

Freelancing = Entrepreneurship - Finding your passion - Getting clients & work - Document everything - Set your terms & conditions - Managing your income - Delegating your work - Project Financing - Don’t kill your market - Always remember - Writer’s short profile

Saat anda memilih untuk menjadi seorang freelancer, anda telah memilih untuk mendirikan sebuah usaha guna menghidupi diri anda. Banyak freelancer belum menyadari bahwa saat dirinya memilih menjadi seorang freelancer, ia telah menjadi sebuah atau mendirikan sebuah brand yang merepresentasikan dirinya. Layaknya sebuah business freelancing membutuhkan struktur management yang dapat menjamin kelangsungannya, menjaga dirinya, dan berkembang menjadi sebuah wadah yang mandiri. Mengapa saya harus menjalankan karir saya sebagai sebuah perusahaan? Freelancing = Entrepreneurship

Finding Your Passion “ If you don’t enjoy what you are doing, then you are already doing the wrong thing” Renee Suhardono Headhunter, AmropHeaver Jangan asal menentukan peluang usaha yang ingin anda jalankan. Do what you love to do and what you are good at. Mereka yang mengerjakan apa yang mereka suka lakukan memiliki titik jenuh yang sangat rendah dan rasa pride, expertise, serta ownership yang tinggi terhadap usaha mereka. Mereka yang passionate terhadap apa yang dia kerjakan akan selalu memberi yang terbaik ( their heart and soul ) pada pekerjaan mereka. Sifat idealis dan perfectionist akan tertuang dalam semua yang ia kerjakan. Passion bisa dipelajari, bisa datang dari awal, dan bisa datang terlambat. Passion itu bisa datang berupa cita-cita, hasrat, hobby, keterampilan, dan lain sebagainya. Identify your passion, and quickly identify opportunities that you can pursue.

Getting Clients & Work “ Laut ini luas, semua orang bisa mendapatkan ikan. Sekarang tinggal cara apa yang akan kamu lakukan untuk mendapatkan ikan itu” Prof.H.Bambang Marsono Director of Oxford Course Indonesia “ Jemput Bola!” Advertise Yourself! Minimal punya kartu nama pribadi. Buatlah katalog atau penjelasan jasa-jasa apa yang dapat anda kerjakan, contoh pekerjaan / produk, website perusahaan, dan company profile. Use existing Network s (Family, Friends, Business Contacts) or create new ones. Socialize in groups. Gunakan jalur yang sudah disediakan oleh potensi client anda. Kunjungi mereka, perkenalkan diri, dan ajukan diri anda untuk menjadi mitra/vendor bagi usaha mereka. Buatlah diri anda menarik. Buatlah proposal, berikanlah diskon / harga promosi. Kenali trend, situasi, kesempatan, buatlah innovasi, bungkus yang rapi, lalu juallah. If you can’t find work, then make one.

Getting Clients & Work

Getting Clients & Work “ It doesn’t matter if you don’t learn from your mistakes, as long as you get up and keep going!” Bob Geldoff

Document Everything Pastikan anda mendokumentasikan segala pekerjaan anda. Banyak pemilik usaha ditipu oleh client mereka karena tidak memiliki dokumentasi yang sah mengenai apa yang telah disepakati. Pastikan setiap pembicaraan anda dengan client anda direkam secara tertulis dengan jelas dan sistematis. (minutes of meeting) “ Everything must be signed!” Pastikan semua dokumen berisikan hasil rapat dan persetujuan oleh kedua pihak ditanda-tangani oleh kedua pihak dan diberi tanggal sebagai refferensi. Simpan semua file sebagai refferensi masa depan. Sortir antara per-client atau per job atau yang memudahkan anda. Jika client anda membayarkan pajak anda, mintalah lampiran surat pembayaran pajak tersebut untuk bukti laporan jika ditanyakan oleh kantor pajak. File yang telah kita buat harus disimpan selama setidaknya 5 tahun.

Set Your Terms & Conditions “ Letting your clients know about your terms and conditions helps you avoid possible legal problems, discipline yourself, and enhance your reputation” Jane Lambert , Barrister NIPC (National Intelectual Property Council) UK Terms & Conditions adalah penjelasan mengenai apa yang dapat anda lakukan dan apa yang tidak dapat anda lakukan, dimana letak tanggung jawab anda, dimana anda tidak bertanggung jawab, tuntutan yang harus dipenuhi, dan lain sebagainya. Intinya, ini adalah syarat dan ketentuan mengenai cara bekerja anda. Lindungi diri anda dari tuntutan client anda. Jelaskan tuntutan dan kondisi yang harus dimengerti oleh client anda saat mengambil anda sebagai vendor. Tulis terms & conditions anda dan pastikan anda menempatkannya mulai dari website anda hingga kontrak yang anda buat (clausa). Anda harus flexibel dalam berbisnis, tapi anda bukan pemain sirkus. Hindari mengerjakan sesuatu yang di luar batas kemampuan dan kendali anda. Tunjukkan professionalisme dan spesialisasi anda. Belajarlah untuk berkata tidak.

Managing Your Income “ Most business owners tend to forget that what your business makes belongs to your business, and you are an employee of your business” Walter Bos , Dutch finance minister. addressing self employed taxation problems in the EU Anda harus dapat membedakan antara uang pribadi anda dan uang untuk modal usaha anda. Usaha anda harus memiliki income sendiri agar berkembang dan membiayai segala kebutuhan usaha anda, baik untuk membiayai operasional, pengadaan, bahkan maintenance. Semua uang yang anda hasilkan harus masuk kedalam kas perusahaan. Anda akan digaji setiap bulannya oleh perusahaan. Ini akan memudahkan pembukuan, proses pajak, dan saat audit dari bank (guna peminjaman modal, dll) Sejalan dengan berkembang dan semakin mandirinya perusahaan, semakin banyak uang operasional yang dapat anda bebankan, seperti sewa tempat usaha, uang makan, dsb.

Managing Your Income

Delegating Your Work St. Francis de Sales Ada saatnya dimana anda harus mulai mendelegasikan pekerjaan-pekerjaan kecil anda agar dapat berkonsentrasi pada skala yang lebih besar. You are not Superman, your body comes with an expiration date. Buatlah SOP (Standard Operating Procedure) atau FAQ (Frequently Asked Questions) agar anda dapat terus menerus memberikan kualitas anda kepada pelanggan. Posisikan diri anda di posisi management dan quality assurance. Pendelegasian dan regenerasi merupakan sebuah proses evolusi normal dalam segala bentuk usaha. “ While I am busy with little things, I am not required to do greater things . ” “ The Job of Leaders today is not to create followers, but to create more leaders” Ralph Nader

Delegating Your Work Hard Skill Creativity Hard Skill Creativity Leadership Leadership Innovation New experience stage Skill development / maturization stage Work smart zone Comfort Zones Work hard zone Where Are You?

Project Financing Know your worth. Dalam memperhitungkan berapa besar pendapatan yang layak untuk anda dalam 1 jam bekerja, maka harus memperhitungkan beberapa variable dibawah ini:

Berapa gaji yang anda inginkan perbulannya?

Berapa pengeluaran listrik, telepon & internet untuk bekerja dalam sebulan?

Berapa ongkos sewa tempat anda sekarang ini?

Berapa tahun sekali anda mengganti alat kerja anda?

Berapa harga software yang anda gunakan dan berapa lama dapat digunakan?

Biaya-biaya lain yang menunjang usaha anda.

Rincikan semua itu dalam kurun waktu 1 bulan, lalu bagikan pada waktu efektif kerja anda (e.q. 25 hari) lalu bagi kembali pada jumlah efektif anda bekerja pada 1 hari (e.q. 8 jam).

Project Financing

Project Financing Ongkos menyewa freelancer atau ongkos pekerjaan lainnya harus berada dibawah 30% total cost proyek anda. Jika anda mengerjakan proyek 100 juta rupiah, maka ongkos maksimal yang anda keluarkan harus dibawah 30 juta rupiah. Hitung semua pengeluaran yang anda butuhkan sebelum memberikan quotation ke client anda. Jangan pernah merubah invoice karena salah perhitungan anda. Cashflow minimum anda adalah 6x pengeluaran perbulan anda. Jika anda mendapatkan proyek yang diluar jangkauan cashflow anda, buatlah business plan yang jelas yang dilampirkan P.O (Purchase order), dan ajukan pinjaman kepada bank. Jumlah yang anda pinjam haruslah dapat membiayai setidaknya jika anda harus membayar cicilan selama 1 tahun.

Don’t Kill Your Market Banyaknya pelaku bisnis di Indonesia yang melakukan operasi “Hit and Run” dan bekerja berdasarkan proyek. Selalu berikan kualitas yang terbaik berapapun anda dibayar. Berikan harga bersaing yang kompetitif, namun jangan menjatuhkan harga dan menghancurkan pasar anda. Keep Good Relations. Selalu hubungi client anda secara reguler, terutama setelah selesai pekerjaan. Informasikan penawaran baru, diskon dan lainnya. Berlakukan after sales service. Be Accessible.

Always Remember!! Always make sure you get Paid! Never do anything without a “Purchase Order” Always have a contract, and have it signed. Always have time. Simplify yourself, be a specialist. Take care of yourself, be insured. Never give up. If freelancing was easy, everybody would become a freelancer.

end of presentation

Chandra Marsono SSn, MM Creative consultant, Entrepreneur, Docent, Father. Chandra telah mengeluti dunia freelancing selama lebih dari 10 tahun di bidang multimedia design, identity, experience & advertising (khususnya viral campaign). Bosan bekerja pada orang lain dan bekerja sebagai freelance, akhirnya ia menemukan konsep hidup “malas” dan mulai menata cara ia melakukan pekerjaannya hingga akhirnya mendirikan TheCreativeFarm (2001) dan Sedna (2004, evolusi dari TCF). Sedna menjadi sebuah perusahaan design yang mandiri dan membuka beberapa usaha antara lain Anglindo Wisata (travel agent), Sedna Translations (SDI Media HK Official Vendor), dan Graventa. Kini ia mulai melepas sedikit demi sedikit pekerjaan utamanya di Sedna karena harus mengambil alih usaha keluarga. Sejak 2005 Chandra telah memberikan workshop kecil mengenai freelancing & entrepreneurship dengan harapan dapat membagi ilmu dan pengalamannya selama ini kepada rekan-rekan freelancer lainnya. Blog : http://chandramarsono.blogspot.com Flickr : http://www.flickr.com/photos/chandramarsono LinkedIn : http://www.linkedin.com/in/chandramarsono