El documento describe los servicios de digitalización y gestión documental de Saetha Engineering & Technology, incluyendo la digitalización de documentos, la implementación de un sistema de gestión de contenidos para almacenar y acceder a los documentos digitalizados, y los beneficios de dicho sistema como mayor productividad, rentabilidad y control sobre los documentos de una empresa.

1. Servicio de Digitalización y Gestión Documental
Maximice la
En Saetha Engineering & Technology realizamos la digitalización en masa de los documentos utilidad y
de su empresa y, diseñamos e implementamos una solución especializada para la gestión versatilidad de
electrónica de los mismos por medio de un sistema de administración de contenidos los documentos
empresariales y los procesos asociados a ellos. de su empresa
llevándolos a
formato digital”
DIGITALIZACIÓN
Se trata de capturar y transformar los documentos del papel a formato digital Para esto se crean
digital.
archivos de imágenes escaneadas de los documentos y se tratan electrónicamente por diferentes
métodos para conseguir la máxima calidad estética (limpieza de fondo, reconstrucción de
caracteres, alineamiento, limpieza de bordes, entre otros), almacenándose y comprimiéndose en
múltiples formatos de acuerdo a su utilidad. El proceso de digitalización de los documentos de
su organización esta conformado por las siguientes fases:
• Preparación de los documentos: Se revisan todos los
documentos que se deben digitalizar, clasificándolos según
su tipo y preparándolos para la fase de escaneo.
• Escaneo: Utilizando múltiples tipos de escáneres
especializados se lleva cada documento a formato digital,
para esto se sigue un estricto control de calidad (QA
Imágenes).
• Importación y Mejoramiento de archivos: Se lleva cada
documento digitalizado al o los formatos que según sus
características le corresponde y se optimizan sus niveles de
uso mediante el mejoramiento de imágenes.
• Almacenaje o Indexación en ECM: Según sea el caso se
almacenan los documentos en el soporte solicitado o se
incorporan en el Sistema de Administración de Contenidos
a implementar en la organización para así aumentar su
versatilidad y aprovechamiento.

2. GESTION DOCUMENTAL
Es la administración inteligente de los documentos de su empresa mediante el uso de
La gestión
tecnologías y procedimientos que permiten la creación, modificación, almacenamiento,
documental
seguimiento y recuperación de toda la información generada por su organización Éste permite el
organización.
está ligada de
manejo de documentos de diversas índoles como los ofimáticos tradicionales (Doc, Ppt, Xls,
forma directa
etc.), imágenes, planos CAD, documentos HTML, PDF, otros.
al desarrollo,
la evolución y
Un sistema documental es mucho más que llevar a un archivo digital los documentos que se
la optimización
encuentran en formato papel. Se trata de un sistema que permite acceder a la información
de los
almacenada de forma práctica y provechosa para su empresa. Un software de gestión
procesos
documental debe generar valor a la organización en forma de ahorro de tiempo (por la mejora de
operativos de
los procesos), disminución de costos de materiales (hojas, tinta, otros) y de espacio físico dentro
la
l empresa”
de la organización.
Partiendo de un análisis exhaustivo de las particularidades que conforman su empresa
procedemos a la implementación de un software especializado que se adapte a sus necesidades
específicas según el caso d negocio, volumen d d
ífi ú l de i l de documentos y, el ti y cantidad d procesos
t l tipo tid d de
que se llevan a cabo. Dicho sistema poseerá un alto nivel de escalabilidad, asegurando la
adaptación del mismo al crecimiento de la organización (volumen de documentos, procesos,
procedimientos y/o usuarios).
Los archivos electrónicos generados en la digitalización son introducidos de forma lógica en el
software de administración de contenidos, donde se asocian a la información correspondiente a
su contenido mediante múltiples métodos tales como OCR / ICR, identificación de código de
barras, OMR,
barras OMR mecanográfica o indexación manual
manual.
Una vez establecido el sistema este permitirá la introducción de nuevos archivos mediante
varias formas: un módulo de escáner, en el cual se digitalizan y tratan los documentos
generados en formato papel; un módulo de incorporación de archivos, que permite introducir al
sistema cualquier tipo de documento digital generado en los ordenadores de su empresa; un
módulo de e-mail, el cual captura los correos electrónicos enviados y recibidos, así como los
archivos asociados y los almacena en el sistema.

3. FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
• Permite la definición de perfiles de usuario y los permisos asociados a cada uno, contando Aumente el
con un sistema de seguridad que evita los accesos no permitidos. control sobre
los
• Hace posible la administración eficiente de todo tipo de documento dentro de la organización
organización;
documentos
permitiendo la creación, visualización, modificación, almacenamiento, seguimiento y
de su
recuperación de la información según los permisos asociados de cada usuario.
empresa,
• Permite la publicación de comentarios asociados a los documentos. evite los
• Automatización de procesos mediante el desarrollo de Flujos de Trabajo (Workflow) accesos no
prediseñados o definidos por los usuarios de acuerdo a sus necesidades específicas; permitidos y
permitiendo el ordenamiento secuencial o en paralelo de tareas. la fuga de
• Incrementa el dinamismo de los trámites internos mediante la implementación de firmas información”
electrónicas.
• Manejo de versiones de un mismo documento por diferentes usuarios y/o distintos workflow.
• Definición del ciclo de vida de los documentos.
• Trazabilidad del documento y de las acciones de los usuarios, lo cual permite saber quien
hizo qué y cuando.
• Un sofisticado motor de búsqueda para la localización de archivos.
• La gestión y control de la entrada y salida de la documentación (información) en la
organización.
i ió
• Sistema de backup masivo o selectivo, de forma manual o automática periódicamente. Se
respalda a la vez la información de gestión del sistema.
Mayor productividad Mas rentabilidad
BENEFICIOS DE LA GESTION DOCUMENTAL
• Agiliza los procesos y elimina los cuellos de botella, lo que se traduce directamente en un Lleve su
incremento de la productividad. empresa a
• Facilita de manera cuantiosa la localización de la información necesaria, lo que aumenta la un esquema
posibilidad de ser utilizada de forma más ventajosa. de
integración
• Optimiza el espacio físico de almacenamiento de Información. y
• Aumenta las restricciones de seguridad de los documentos y permite llevar un mejor control eficiencia”
de los usuarios responsables de cada documento y los autores de cada acción realizada
sobre el.
• Permite llevar a la empresa a un esquema de integración y eficiencia.
• Se evita el traslado de los documentos y la realización de copias no permitidas.
• Se asegura la vida útil de los documentos.
• Reduce importantemente los costos de impresión y copiado.
• Facilita la repartición eficiente de las cargas de trabajo.
• Contribuye directamente a la mejora de los servicios y la atención al cliente.
• Facilita la implementación de mejores prácticas en cuanto a los procesos internos de la
empresa.
• Desaparece el riesgo físico de pérdida de documentos.
• Permite la integración con otras aplicaciones.
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4. METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACIÓN
Contamos con
En Saetha Engineering & Technology trabajamos siguiendo una metodología formal para una metodología
garantizar el cumplimiento cabal de los requerimientos de nuestros clientes, llevando sus formal con la que
necesidades a un desarrollo que le permita crecer evitando las fallas y los contratiempos en el garantizamos l
ti la
desarrollo del proyecto. satisfacción de
las necesidades
de nuestros
clientes “
En colaboración con:
(0281) 286.9522 / (0414) 813.9650 / (0414) 826.2076
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