Implementación SAE Fase II

DOCUMENTO DE OPORTUNIDADES DE MEJORA Y RESULTADOS EN
LAS ACTIVIDADES DE ACOMPAÑAMIENTO Y SEGUIMIENTO EN EL
PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DEL SAE EN LA FASE II
Octubre de 2013

Oportunidades de Mejora y Resultados en Actividades de Acompañamiento y Seguimiento – Fase II
FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO
Título:
DOCUMENTO DE OPORTUNIDADES DE MEJORA Y RESULTADOS EN
LAS ACTIVIDADES DE ACOMPAÑAMIENTO Y SEGUIMIENTO EN EL
PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DEL SAE EN LA FASE II
Fecha elaboración: 2013-10-29
Sumario:
Informe sobre el avance en las actividades de acompañamiento y seguimiento
en la tercera etapa de la Fase II del proceso de implementación del SAE,
presentación de las oportunidades de mejora identificadas, conclusiones y
recomendaciones.
Palabras Claves:
Implementación, Soporte, Recurso Humano, SIREF, SAE, Gobernabilidad
de TI, Proceso de Responsabilidad Fiscal, Indicadores, Capacitación, Plan
de Regionalización, Oportunidades de Mejora.
Formato: DOC Lenguaje: Español
Dependencia: Oficina de Sistemas e Informática de la Contraloría General de la República
Código: Versión: 1.0 Estado: Generado
Categoría: Documento Técnico
Autor (es):
Oportunidad Estratégica
Contrato Nº 291 de 2013
Firmas:Revisó:
Oficina de Sistemas e Informática de la
Contraloría General de la República
Aprobó: Supervisor del contrato Nº 291 de 2013
Información
Adicional:
Ubicación:
Esta copia impresa del presente documento y sus anexos, tiene un archivo
magnético asociado al documento y está localizado bajo el nombre
SAE_Oportunidades_de_Mejora _3_V1.0, en disco adjunto.

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1.0 2013-10-29 Oportunidad Estratégica Elaboración del documento

TABLA DE CONTENIDO
DERECHOS DE AUTOR........................................................................................................................... 1
CRÉDITOS .................................................................................................................................................. 2
1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................ 3
2. RESUMEN DE ACTIVIDADES DESARROLLADAS..................................................................... 3
2.1 REUNIONES Y ACTIVIDADES ADELANTADAS................................................................ 3
2.1.1 Plan regional de implantación del SAE .............................................................................. 3
2.1.2 Avance equipo operativo SICA............................................................................................ 4
2.1.3 Entrega de informes y documentos..................................................................................... 4
2.1.4 Adopción de la Política “Cero Papel”.................................................................................. 4
2.1.5 Seguimiento SICA.................................................................................................................. 4
2.1.6 Modelo de datos del SAE ..................................................................................................... 5
2.2 INFORMES Y DOCUMENTOS PRESENTADOS ............................................................... 5
2.2.1 Informe de Hitos y/o Medidas Administración y Seguimiento SAE................................ 5
2.2.2 Informe de Seguimiento a Compromisos Adquiridos....................................................... 5
2.2.3 Guía para el usuario en videos............................................................................................ 5
2.2.4 Propuesta de Integración entre el Sistema de Información de Responsabilidad Fiscal
– SIREF – y el Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE –................................................ 6
3. OPORTUNIDADES DE MEJORA Y RECOMENDACIONES...................................................... 6
3.1.1 Seguimiento de hitos y/o medidas de SAE........................................................................ 7
3.1.2 Plan regional de implantación del SAE .............................................................................. 7
3.1.3 Proceso de capacitación....................................................................................................... 8
3.1.4 Aspectos de tecnología......................................................................................................... 8
3.1.5 Proceso de entrega del acta .............................................................................................. 10
ANEXOS .................................................................................................................................................... 11
ANEXO 1 – CRONOGRAMA DE REUNIONES .......................................................................... 11
ANEXO 4 – ACTAS DE REUNIONES........................................................................................... 21

Oportunidades de Mejora y Resultados en Actividades de Acompañamiento y Seguimiento – Fase II 1
DERECHOS DE AUTOR
La autoría de lo consignado en este documento es de Oportunidad Estratégica, quien a través
de un equipo de profesionales interdisciplinario, lo elaboró, presentó y obtuvo su aprobación
por parte de la Contraloría General de la República, en el marco de ejecución del contrato Nº
291 de 2013, suscrito con el objeto de: Prestación de servicios profesionales especializados
para el acompañamiento al proceso de implementación del Sistema de Aseguramiento
Electrónico –SAE. La Contraloría General de la República y Oportunidad Estratégica,
autorizan a que éste sea reproducido gratuitamente, en cualquier formato o medio sin requerir
un permiso expreso para ello, bajo las siguientes condiciones:
1. La copia no se hace con el fin de distribuirla comercialmente.
2. Los materiales no se deben utilizar en un contexto engañoso.
3. Las copias serán acompañadas por las palabras "copiado/distribuido con permiso de
la Contraloría General de la República. Todos los derechos reservados."
4. El título del documento y el autor (Oportunidad Estratégica) deben ser incluidos al ser
reproducidos como parte de otra publicación o servicio.
Si se desea copiar o distribuir el documento con otros propósitos, debe solicitar el permiso
entrando en contacto con la Oficina de Sistemas e Informática de la Contraloría General de la
República.

CRÉDITOS
Dentro del marco de implantación del Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE de la
Contraloría General de la República - CGR, se han generado por parte de la Oficina de
Sistemas e Informática, Oficina de Capacitación Producción de Tecnología y Cooperación
Internacional, Dirección de Impresión, Archivo y Correspondencia, Contraloría Delegada de
Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, Contraloría Auxiliar para el Sistema
General de Regalías, Unidad de Investigaciones Especiales contra la Corrupción, Unidad de
Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático y del Equipo de Trabajo que ha venido
liderando la implementación e implantación del Sistema de Aseguramiento Electrónico - SAE,
un conjunto de ideas, lineamientos y/o parámetros que han contribuido para la elaboración de
este documento.

1. INTRODUCCIÓN
La Fase II del proyecto inició el día 16 de agosto y terminó el 29 de octubre de 2013. La
ejecución de esta fase fue dividida en tres etapas, correspondientes a los meses de agosto,
septiembre y octubre. El objetivo principal de esta fase es el acompañamiento y seguimiento al
proceso de implantación SAE en el Nivel Central y en el Departamental. Para ello, se realizaron
una serie de reuniones y actividades, seguidas por entregas de informes relacionados con el
monitoreo y seguimiento a indicadores y de seguimiento a compromisos adquiridos durante las
reuniones que se llevaron a cabo en esta etapa. Igualmente, se entregaron los videos guía para
el usuario funcional y un documento de propuesta de integración entre el SIREF y el SAE.
La primera parte de este documento consiste en una recopilación de dichas actividades y
documentos. Posteriormente, se mencionan las oportunidades de mejora identificadas, así
como una serie de recomendaciones con respecto a temas de: tecnología, administración de
procesos, capacitación, regionalización y seguimiento a indicadores (mediciones de los días 26
de septiembre, y 2, 9, 15 y 23 de octubre de 2013).
2. RESUMEN DE ACTIVIDADES DESARROLLADAS
2.1 REUNIONES Y ACTIVIDADES ADELANTADAS
Durante esta tercera y última etapa, se llevaron a cabo once (11) reuniones, enfocadas en
temas relacionados con el seguimiento al proceso de regionalización e implantación del SAE,
reporte de avances del equipo operativo SICA y entregas de documentos.
Adicionalmente, se realizaron actividades complementarias como la realización de reuniones
con otras instituciones estatales sobre la adopción de la política de “Cero Papel”, la aplicación
de la encuesta de diagnóstico de la situación actual del Sistema Integral de Control de
Auditorías – SICA, y el modelo de datos del SAE.
2.1.1 Plan regional de implantación del SAE
Se realizaron dos (2) Comisiones Directivas del SAE, cuyos objetivos principales fueron:
Presentar el avance del proyecto en el nivel central.
Presentar el plan de regionalización y de capacitación.
Verificar y hacer seguimiento a los compromisos que se han adquirido.
Presentar la gestión realizada por el equipo de Oportunidad Estratégica.
Mostrar los resultados de los principales hitos del proyecto, proposiciones y varios.

Además, se hicieron tres (3) reuniones de seguimiento al Plan de Regionalización con el
objetivo de conocer su avance, y realizar las aprobaciones y correcciones necesarias para su
funcionamiento.
2.1.2 Avance equipo operativo SICA
Se hizo una reunión con el equipo operativo SICA y la señora Vicecontralora, con el fin de
presentar y contextualizar a la Dra. Ligia H. Borrero sobre los avances y ajustes generados por
parte del equipo operativo a la aplicación SICA.
2.1.3 Entrega de informes y documentos
Se hicieron tres (3) reuniones de entrega de informes en las que se presentaron los siguientes
documentos:
Documento de Oportunidades de Mejora y Resultados en las Actividades de
Acompañamiento y Seguimiento en el Proceso de Implementación del SAE en la Fase II
(Segunda entrega).
Guía para el usuario en videos.
Propuesta de Integración entre el Sistema de Información de Responsabilidad Fiscal –
SIREF- y el Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE-.
Adicionalmente, se enviaron los reportes del Informe de Hitos y/o Medidas Administración y
Seguimiento a SAE (Mediciones 4 a 9).
2.1.4 Adopción de la Política “Cero Papel”
Se realizaron dos (2) reuniones con funcionarios del Ministerio de Tecnologías de la
Información y Telecomunicaciones, entre éstos, la Viceministra María Isabel Mejía. Estas
reuniones tenían como objetivos:
Dar a conocer el proceso de implementación del SAE.
Comprender los procesos para la implementación de la política de “Cero papel”,
llevados por el Ministerio de las TICS.
Discutir sobre temas relacionados con la política, la modernización de la Rama Judicial
y el Sistema de Salud, y el proyecto de arquitectura empresarial del Estado.
2.1.5 Seguimiento SICA
Otra de las acciones que se ha venido adelantando es la revisión o seguimiento a la adopción
del SICA, con miras a revisar el proceso de sostenibilidad de este sistema misional. Para esto,

se aplicó una encuesta con el fin de tener un diagnóstico inicial sobre la percepción de los
usuarios del sistema en aspectos como el proceso de capacitación, SICA informático (aspectos
técnicos de usuario) y apoyo al SICA. A la fecha, la información recolectada se encuentra en
proceso de análisis.
2.1.6 Modelo de datos del SAE
Se ha venido adelantando la construcción del diagrama lógico del modelo de datos, a partir de
la información de las estructuras de datos (tablas) que se encuentran creadas en la base de
datos del SAE. Posteriormente, se hará un análisis para identificar posibles mejoras para dicho
modelo.
2.2 INFORMES Y DOCUMENTOS PRESENTADOS
2.2.1 Informe de Hitos y/o Medidas Administración y Seguimiento SAE
Se presentaron seis (6) informes de seguimiento SAE correspondientes a las mediciones de los
días 26 de septiembre, y 2, 9, 15, 23 y 29 de octubre de 2013. Los siguientes, son los
indicadores que se encuentran siendo monitoreados:
1. Firmas digitales asignadas
2. Usuarios capacitados en SAE
3. Documentos incorporados en SAE
4. Expedientes digitalizados
5. Carpetas digitalizadas
Es importante mencionar, que en los informes se hace una diferenciación en los indicadores
entre el nivel central y el regional.
2.2.2 Informe de Seguimiento a Compromisos Adquiridos
A partir de las reuniones realizadas, se ha venido construyendo un tablero de control de
compromisos adquiridos para su seguimiento, presentado periódicamente en estos informes.
A la fecha se han realizado cinco (5) informes de este tipo, en donde se incluyen los
compromisos adquiridos en las reuniones, y que han sido consignados en cada una de las
actas.
2.2.3 Guía para el usuario en videos

Con el fin de apoyar el proceso de capacitación en las regiones, se entregó de forma física y
digital una carpeta con el siguiente material:
Guía Rápida del PRF en SAE
Material audiovisual de consulta y capacitación del SAE. Se grabaron en total 95
minutos, distribuidos en 14 videos:
- Creación del antecedente
- Trámite del antecedente
- Creación de la indagación preliminar “IP”
- Trámite de la indagación preliminar “IP”
- Cierre de la indagación preliminar “IP”
- Creación del proceso de responsabilidad fiscal “PRF” ordinario
- Trámite del proceso de responsabilidad fiscal “PRF” ordinario
- Creación y trámite del proceso de responsabilidad fiscal “PRF” verbal
- Medidas cautelares
- Imputación
- Fallo
- Remisión del proceso para trámite de recursos
- Aspectos técnicos – configuración de clientes (Internet Explorer)
- Aspectos técnicos – configuración de clientes (Mozilla Firefox)
2.2.4 Propuesta de Integración entre el Sistema de Información de
Responsabilidad Fiscal – SIREF – y el Sistema de Aseguramiento Electrónico
– SAE –
Se realizó un documento que presenta una propuesta sobre la integración que se podría dar
entre el Sistema de Información de Responsabilidad Fiscal - SIREF y la plataforma del SAE.
El informe presenta en primer lugar los aspectos funcionales del PRF que soportan tanto el
SIREF como la plataforma SAE, así como una serie de aspectos tecnológicos relevantes de
cada uno de estos sistemas. De esta forma, a partir de un análisis riguroso de dichos aspectos,
se describe una propuesta de manejo de la información del SIREF, frente a la información que
maneja la plataforma SAE.
3. OPORTUNIDADES DE MEJORA Y RECOMENDACIONES
Las siguientes oportunidades de mejora y recomendaciones, surgieron como resultado de las
revisiones y análisis desarrollados a lo largo de esta etapa del proyecto:

3.1.1 Seguimiento de hitos y/o medidas de SAE
Se observa una disminución en la cantidad de carpetas digitalizadas a nivel central. Esto
puede atribuirse a una disminución de la producción como consecuencia de las
capacitaciones del nuevo personal que entró a reforzar el proceso, lo que implicó que los
digitalizadores debieron explicarle a los nuevos integrantes el proceso.
Igualmente, la disminución en productividad también está asociada al hecho de que no
todas las dependencias han reportado el inventario de carpetas que tienen por
digitalizar, por lo que el proceso se está llevando a cabo a medida que llegan los
expedientes y de acuerdo con la prioridad que éstos tengan, disminuyendo la
organización con que se adelanta el proceso.
Por lo anterior, sería recomendable hacer la gestión para tener al día dichos inventarios
y poder establecer un cronograma de digitalización, con lo que se tendría un mayor
orden sobre la producción de documentos digitales.
3.1.2 Plan regional de implantación del SAE
Es necesario aumentar el recurso disponible de la USATI para las actividades de
digitalización y así tener una capacidad de 9 personas con equipos (cámaras).
Se recomienda hacer seguimiento a las actividades de mitigación de los problemas
documentales reportados en Atlántico y Cauca.
Es muy importante que se haga cuanto antes la avanzada de la DIAC a la Gerencia
Departamental de Bolívar.
Es recomendable realizar un plan piloto en la Gerencia Departamental de Vichada, para
tener un diagnóstico sobre la conectividad y proponer alternativas para la operación del
SAE en las gerencias que cuentan con conexión satelital.
De igual forma, se debe planear el traslado de la información de las gerencias
satelitales. Para esto, se debe comunicar al NOC cuando se vaya a hacer la
digitalización para que sea más rápido el servicio y se le dé prioridad frente a otros
sistemas.
Es importante que se evalúe la adición de una nueva iteración para digitalizar las
carpetas “no disponibles” (saldos) de cada una de las gerencias.

Se sugiere realizar una actividad lúdica denominada “El que sabe… SAE”, en la que se
organizarán por segmentos las gerencias, con el fin de que realicen actividades de
cargue a ciertas horas predefinidas y se logre medir el comportamiento del aplicativo.
Esto, en el contexto de un juego en el que los usuarios funcionales serán premiados con
un reconocimiento, por la cantidad de archivos que logren cargar.
La Contraloría Auxiliar para el Sistema General de Regalías necesita apoyo de un
padrino funcional y necesitan más talleres de cargue.
Es importante que se tengan en cuenta las fechas en que se realizarán los traslados
necesarios para cumplir con las actividades de implementación del SAE. Lo anterior con
el fin de garantizar los viáticos para las fechas posteriores al 6 de diciembre de 2013.
3.1.3 Proceso de capacitación
Es conveniente que se adicionen 3 funcionarios nuevos al grupo de capacitadores, con
lo que se consolidaría un total de 9 facilitadores.
Es importante que se reevalúe el tiempo de dedicación al SAE de los funcionarios Juan
Andrés Leal y Magda Molano, en donde lo óptimo sería que pasaran a estar tiempo
completo en las labores del SAE.
Se encontró que los reportes generados por SAE sobre la cantidad de documentos
cargados, solo muestran los documentos “activos” pero no lo invalidados por los
usuarios, lo que genera confusión en la lectura del reporte.
Surgió la duda sobre si los documentos (procesos) son invalidados de forma consciente
o intencional por los usuarios, o si por el contrario, es una acción involuntaria. Con el fin
de verificar este punto, se hizo una encuesta a 26 usuarios, de los 38 que registraron
invalidaciones (Ver Anexo 2). Todos los usuarios consultados realizaron esta acción de
manera consciente. Sin embargo, es importante que en las capacitaciones se continúe
enfatizando sobre las implicaciones de invalidar un proceso, caso en el cual deberán
cargar nuevamente los archivos.
3.1.4 Aspectos de tecnología
Se solicitó la información correspondiente a los perfiles y proceso de escaneo, así como
una presentación sobre el proceso de cargue y no se ha tenido respuesta. Es importante
que esta información sea remitida a Oportunidad Estratégica, para incluirla en las
presentaciones.

Se observó que el SAE ha estado presentando el error “ERROR: ENG-0x 10003”. En el
documento de diagnóstico del componente tecnológico ya se había discutido sobre la
aparición de este error. Sin embargo, se puede evidenciar que no han tomado las
medidas correctivas para solucionarlo ya que se sigue presentando.
Se recomienda que el desarrollo de aplicaciones de sistemas sea orientado al uso del
bus de servicios (Procesa), y no a la conexión directa entre los diferentes aplicativos.
Particularmente, es muy importante que se mantengan los sistemas SIREF y SAE de
manera independiente y de acuerdo con sus aspectos funcionales.
Se ha detectado que la firma digital y el estampado de tiempo en los documentos pdf
que son firmados en SAE tienen una hora diferente a la de Colombia. Aparentemente se
estampa con la zona horaria GMT, mientras que la colombiana es GMT -5. Esto puede
tener implicaciones legales importantes, por lo que se recomienda realizar el ajuste lo
antes posible.
Se registró que algunos documentos pdf. aunque han sido firmados, no tienen el
estampado de la firma digital en el documento debido a que tienen una protección
(restricción) de impresión en las propiedades del documento. Esto puede generar
múltiples inconvenientes, tanto a nivel jurídico, como de trazabilidad y certificación de los
mismos. Por lo tanto se sugiere revisar con carácter prioritario esta situación. A
continuación se presenta una hipótesis sobre la causa de esta situación y unas
alternativas para la mitigación temporal (no definitiva) de la misma:
o Hipótesis sobre la causa: El problema puede estar asociado con la versión o
configuración Adobe Reader, principalmente, o con la configuración del escáner
con el que se genera el documento, con menor probabilidad.
o Estrategias de mitigación: 1- Verificar la versión y configuración del Adobe
Reader de los digitalizadores y de los abogados que interactúan con el SAE. 2-
Verificar la configuración de los escáneres de los digitalizadores y de los que se
están instalando en las distintas dependencias. 3- Solicitar a Mnemo que se
identifique en el inicio del proceso aquellos archivos que tienen esta protección y
que no permita su cargue a SAE. 4- Generar una solución a largo plazo, ya que
si el archivo tiene esta protección de impresión, se debe buscar que el sistema
cambie las propiedades del mismo y permita la impresión de la firma digital.
Se deben revisar un mensaje que se encuentra en las propiedades de los documentos
digitales firmados en SAE, el cual es visible al dar click derecho sobre el mismo, ya que
hay un mensaje que parece desvirtuar validez de la firma digital del documento.

Durante la semana del 21 al 25 de Octubre se realizó la semana de suspensión de
términos en la delegada de investigaciones y las gerencias departamentales de Caldas,
Quindío, Risaralda y Tolima, y se realizaron capacitaciones en las gerencias
departamentales de Antioquia, Boyacá y Valle. Durante dicha semana se registraron
inconvenientes con el desempeño de la plataforma SAE. Los usuarios expertos
(capacitadores) indicaron que la velocidad de acceso, cargue y firma estaba muy lenta y
generó un número importante de errores.
Con tal fin, se realizó el registro de la cantidad de documentos cargados durante este
periodo, por aquellos usuarios que participaron en la suspensión de términos. Se buscó
identificar aquellos que tienen un mayor número de documentos subidos a SAE,
agrupados conforme a cada una de las dependencias que participaron en el ejercicio.
Posteriormente se hizo una entrevista a estos usuarios, buscando identificar: aspectos
positivos del ejercicio, aspectos negativos, cuáles factores contribuyeron al éxito en el
cargue, recomendaciones y el tiempo que estarían dispuestos a destinar al cargue de
expedientes en SAE (Ver Anexo 3). Una vez analizados los resultados para esta
población (usuarios con mayor número de documentos cargados) estos fueron los
siguientes:
o Todos los usuarios registraron los problemas de funcionalidad del SAE, antes
indicados. De tal forma, se puede asumir que enfrentaron condiciones similares a
los demás usuarios.
o Todos los usuarios atribuyen su mayor cargue a factores de perseverancia e
insistencia, en donde algunos además buscaron espacios como la hora de
almuerzo y los fines de semana para adelantar su tarea de cargue.
o Todos los usuarios indican que el funcionamiento del aplicativo no fue óptimo y
solicitan que el problema de desempeño se corrija cuanto antes.
o Los usuarios coinciden en que tener regularidad en el cargue de archivos, bien
sea diariamente (una hora diaria) o semanalmente (un día a la semana), es una
forma efectiva de organizar el proceso de cargue de documentos a SAE.
3.1.5 Proceso de entrega del acta
Continúan presentándose inconsistencias en el manejo de las actas de entrega de
tokens. Por ejemplo, a nivel central no se han entregado todas las actas al SOC,
generando que haya problemas para hacer seguimiento al indicador de las firmas
digitales. Por esto, se recomienda que se centralice la gestión de estas actas a la mayor
brevedad posible.

ANEXOS
ANEXO 1 – CRONOGRAMA DE REUNIONES
OBJETO DE LA
REUNIÓN
CONTACTO CGR ASISTENTES OE FECHA HORA LUGAR
ESTADO
AGENDA
NÚMERO ACTA /
INFORME
REPORTE DE
AVANCES EQUIPO
SICA
Dra. Ligia Helena Borrero
Dra. María Judith Reyes Gómez
Ing. Gladys Rodríguez
Dra. Sandra Aragón
Dra. Marisol Cruz
Dr. Alcibíades Suárez Alba
Pablo Cubillos
Astrid Mora
1-Oct-13 8:00 Piso 9 CUMPLIDA 45
POLÍTICA CERO
PAPEL
MINISTERIO DE TICS
Viceministra María Isabel Mejía
Johanna Pimiento
Paola Vargas
CGR
Ing. Fernando Peña
Jorge Hernán Cárdenas
Pablo Cubillos
María Victoria Echavarría
Ana María González G.
1-Oct-13 10:00
Ministerio de
comunicaciones ,
Edif, Murillo Toro
CUMPLIDA 46
REUNIÓN
SEGUIMIENTO
REGIONALIZACIÓN
Ing. Libardo Núñez
Ing. Fernando Peña
Dra. Adriana Corredor
Dra. Martha Patricia Tovar
Luisa Fernanda Romero
Juan Andrés Leal
Gloria Blandón
Francy del Pilar Bahamón
Pablo Cubillos
José D. Tovar
Ana María González
COMISIÓN
DIRECTIVA SAE
Vicecontraloría General
Dirección de Investigaciones
Oficina de Sistemas
DIAC
USATI
Oficina de Planeación
Regalías
Anticorrupción
Pablo Cubillos
José D. Tovar

OBJETO DE LA
REUNIÓN
ESTADO
AGENDA
NÚMERO ACTA /
INFORME
ENTREGA 2 DE
INFORME DE
OPORTUNIDADES
DE MEJORA
Ing. Celeste Mendoza
Ing. Libardo Núñez
Pablo Cubillos
Daniela González
4-Oct-13 14:00 Piso 7 CUMPLIDA -
POLÍTICA CERO
PAPEL
MINISTERIO DE TICS
Dra. María Isabel Mejía
Dr. Víctor Beltrán
Dra. Sandra Ujueta
Dr. Hugo Sin
GOBIERNO EN LÍNEA
Dr. Joaquín Polo
CGR
Dra. Sandra Morelli
Dr. Javier Alonso Lastra
Ing. Libardo Núñez Páez
Coronel Jairo Gordillo
Jorge Hernán Cárdenas
Pablo Cubillos
Valentina Pérez
REUNIÓN
SEGUIMIENTO
REGIONALIZACIÓN
Ing. Gladys R. Rodríguez
Ing. Fernando Peña
Dra. Martha Patricia Tovar
Carlos Jiménez
Héctor Reina
Dr. Juan Andrés Lea
Pablo Cubillos
José D. Tovar
ENTREGA VIDEOS
SAE Y
SEGUIMIENTO
COMPROMISOS
Ing. Gladys R. Rodríguez
Pablo Cubillos
Juan Pablo Franco
ENTREGA
ANÁLISIS SAE-
SIREF
Ing. Libardo Núñez.
Pablo Cubillos
Astrid Mora
Francisco Rueda
Eliécer Vanegas

OBJETO DE LA
REUNIÓN
ESTADO
AGENDA
NÚMERO ACTA /
INFORME
REUNIÓN
SEGUIMIENTO
REGIONALIZACIÓN
Fernando Peña
Francy del Pilar Bahamón
Martha Patricia Tovar
Marieni Daza
Héctor Leonardo Peña
José David Tovar 23-Oct-13 4:00 Piso 7 CUMPLIDA 51
COMISIÓN
DIRECTIVA SAE
Vicecontraloría General
Dirección de Investigaciones
Oficina de Sistemas
DIAC
USATI
Oficina de Planeación
Regalías
Anticorrupción
Pablo Cubillos
José D. Tovar

ANEXO 2. VERIFICACIÓN DE LA INVALIDACIÓN DE DOCUMENTOS SUBIDOS AL SAE
A continuación se presenta el listado de los usuarios tanto del nivel central, como de las gerencias pertenecientes a las iteraciones 1 y 2, que han
invalidado documentos cargados al SAE, así como de las razones por lo que usaron dicha herramienta, algunos de ellos aún no han sido
entrevistados.
Lista de Usuarios que realizaron invalidaciones de procesos en SAE
Dependencia Usuarios
Documentos
Activos
Documentos
Inactivos
Conscientemente / Inconscientemente
INVESTIGACIONES -
COACTIVA
Hernando Medina 432 20
Durante el taller de cargue realizaron
invalidaciones
Juan Andrés Leal Parada 279 1
María Angelica Perez Grimaldos 51 27
INVESTIGACIONES -
PRIMERA INSTANCIA
Martha Yinneth Suarez Quiroga 695 50
Invalidó conscientemente, con ayuda de Juan
Andrés.
Isaac Pedraza Ordoñez 383 21
Durante el taller de cargue realizó
invalidaciones
Ronald German Machado Guerrero 308 20
invalidaciones
CARLOS ANDRES TELLEZ RONCANCIO 262 127
Realizó invalidación de un proceso que se
traslado a otro sustanciador.
Derly Jhoana Leon Cruz 210 127
Invalidó conscientemente, debido a que un
antecedente no se conectó con la IP
Margareth Rodriguez Mora 196 2
invalidaciones
Luis María Useche Piña 186 15
invalidaciones
Jhon Robert Sánchez Vargas 112 30
invalidaciones
Alejandra María del Pilar Gutierrez Flórez 75 14
invalidaciones
LEONARDO FABIO GUTIERREZ BECERRA 75 20
invalidaciones

Carol Arlette Rojas Sanchez 62 68
Juan Andrés Leal Parada 15 6
invalidaciones
ANTICORRUPCION
Lina María Tamayo Berrio 1023 132
José Miguel Char Chicre 238 89
Teresa de Jesús Ortega Pedroza 164 149
Jorge Antonio Vasquez Subiroz 124 4
Teresa Botello Parada 80 16
REGALIAS Ana María Garzon Botero 2 2
QUINDIO Winston Alexander Cabrera Tamato 8 14
RISARALDA
MARÍA DEL R GARZON GUZMAN 712 14 Invalidó conscientemente
MONICA BEATRIZ MURILLO MORENO 543 6
invalidaciones
CLAUDIA C ALZATE CIFUENTES 533 1
invalidaciones
SANDRA PATRICIA VELEZ CADENA 167 11
invalidaciones
Carolina Gallego Martínez 88 5
CALDAS
JORGE HERNAN CARVAJAL CIFUENTES 510 76 Invalidó conscientemente
ANA LUCY BERRIO GALEANO 457 20
invalidaciones
Diana Marcela Hoyos Cuervo 438 55
invalidaciones
Juan Carlos Martinez Botero 194 5
invalidaciones
TOLIMA
GABRIEL ALFONSO MORALES GAMBOA 296 21
ANA EDDY CHITIVA RAMIREZ 219 2
SAN_ANDRES Diego Javier Rivero Gonzalez 150 24
invalidaciones

BOYACA Alexandra María Ojeda Pulido 89 20
VALLE
SANDRA MILENA DUQUE BETANCOURTH 188 6
invalidaciones
LILIAN CERON VERGARA 86 23
invalidaciones
BEATRIZ EUGENIA CUBIDES MORENO 81 6
invalidaciones

ANEXO 3. ENTREVISTAS A LOS USUARIOS CON EL MAYOR NIVEL DE CARGUE DE DOCUMENTOS DURANTE LA
SEMANA DE SUSPENSIÓN DE TÉRMINOS.
Resultados de las entrevistas a los usuarios que presentaron mayor nivel de cargue durante la semana de suspensión de
términos. Se incluyen las dos personas con más documentos en el nivel central, y cada uno de los usuarios con mejores
resultados de las 4 gerencias de la iteración 1.(Quindío, Risaralda, Caldas y Tolima).
EXPERIENCIA EN EL CARGUE DEL SAE
DEPENDENCIA FUNCIONARIO
INICIO
21-10-
2013
FIN
26-10-
2013
DOCUM
ENTOS
CARGAD
OS
ASPECTOS
POSITIVOS
FACTORES
NEGATIVOS
FACTORES ÉXITO RECOMENDACIONES
TIEMPO QUE
ESTARÍA
DISPUESTO A
DESTINAR AL
SAE
INVESTIGACIO
NES -
PRIMERA
INSTANCIA
Martha
Yinneth
Suarez
Quiroga
220 695 475
Durante el taller
de cargue se
lograron afianzar
los
conocimientos en
el manejo del
SAE, permitiendo
en la semana de
suspensión de
términos cargar
los expedientes
con mayor
confianza.
El sistema colapsó
por la gran cantidad
de usuarios en el
SAE
simultáneamente,
presentando errores
constantes que no
permitían cargar los
documentos. Eso
entorpeció la labor.
Mucha
insistencia,
cargó 1
proceso por día
ya que asegura
son procesos
cortos. Sólo
tiene 2
procesos más
grandes por
cargar.
En el momento de
subir los archivos,
la notificación de si
desea cargar
documentos
adicionales debería
ser más notorio.
Eso puede generar
problemas, ya que
al finalizar una
etapa no se puede
volver a incluir
documentos.
1 HORA
DIARIA
Se recibió ayuda
por parte de
Juan Andrés Leal
y de Daniel B.
No se logró
conectar
correctamente un
antecedente con
una IP, debido a
una falla del SAE, y
tocó invalidar un
proceso.
Utilizó las
carpetas en
físico para
asegurarse de
subir todo
correctamente.

INVESTIGACIO
NES -
PRIMERA
INSTANCIA
Blanca
Lucía
Espinosa
Cepeda
54 425 371
Se lograron
cargar archivos
en horas de la
tarde, cuando el
sistema estaba
menos saturado.
Se presentaron
muchos errores al
firmar, teniendo que
convertir los
documentos en PDF
Creator.
Intentar
constantement
e
Debería mostrar
una nota de
advertencia de qué
archivos están
cargados, antes de
realizar el cargue
de documentos y
no hasta que se
vayan a firmar.
1 HORA
DIARIA
El SAE estaba muy
lento, y no hay un
sistema de consulta
que permita verificar
los archivos ya
cargados.
El sistema deja los
documentos en
desorden, debería
tener un motor de
búsqueda y dejar
los archivos
ordenados.
Los documentos
contenidos en los
DVD son muy
pesados y no se
pueden cargar
fácilmente.
Debería contar con
un ambiente de
prueba, como lo
tenía el SIGEDOC.
QUINDIO
Cruz Elvira
Escobar
Pineda
212 404 192
Todos los
usuarios estaban
dispuestos,
algunos
trabajaron el día
sábado.
Se envió un correo
con los errores
presentados al Ing.
José Miguel
Miranda.
Mucha
insistencia
Corregir los errores
presentados y
aumentar la
velocidad de
respuesta del
sistema para poder
cargar los archivos
de forma rápida.
RISARALDA
María Del
Rosario
Garzón
Guzmán
263 712 449
Se pueden
cargar todas las
actuaciones
rápido.
Presentó muchos
errores, cuando se
quería entrar a un
proceso se dirigía a
Bastante
dedicación, se
lograron subir
más archivos el
Destinar un día a la
semana para todos
los de la gerencia
en donde se
1 DÍA A LA
SEMANA

los detalles, además
tenía
complicaciones con
el JAVA, otros
errores fueron los
1003, el 84 y 86.
día viernes en
horas de la
tarde-noche.
dediquen a cargar
procesos, se está
pensando en que
sean los viernes.
El sistema es
complicado,
requiere de seguir
muchos pasos para
subir un documento,
y los sube en
desorden.
Se recibió
mucha ayuda
por parte de la
directora.
CALDAS
Jorge
Hernán
Carvajal
Cifuentes
228 510 282
No había presión
de los
coordinadores
frente a las
tareas
cotidianas,
mientras que
otros
compañeros
debían cumplir
ciertos
compromisos.
La semana fue
perdida, ya que por
los errores no se
logró el objetivo de
cargar la mayor
cantidad de
expedientes. El
diseño del SAE no
es eficiente, es muy
lento. Se tiene que
sacar información
del SIREF, lo que
hace más lento el
proceso de cargue.
Coordinadores
no estaban
pidiendo otros
conceptos.
Más ágil el
programa.
2 HORAS
Cada 5 documentos
cargados
presentaba un error,
y tocaba salir del
sistema
constantemente.

Un proceso no
apareció en la
bandeja de entrada
completo y tocó
invalidarlo.
TOLIMA
Gloria
Ascened
Varón
Devia
154 365 211
Durante la
presente semana
(28-01) el
sistema estaba
más rápido, pero
en la semana de
suspensión
estaba lento.
Todos trabajando al
tiempo se ponía
lento el sistema. Se
presentaron
problemas con el
JAVA y con la
creación de
entidades.
Persistencia y
dedicación, se
comprimieron
en.zip los CDS.
Mejorar la velocidad
del sistema.
1 HORA
DIARIA
Se generó
inconveniente para
entrar a las
carpetas, además,
es muy demorado
firmar de a uno en
uno los
documentos.

ANEXO 4 – ACTAS DE REUNIONES

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