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Cartilla notarios Document Transcript

  • 1. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR Manual de Inducción aNotarios y Función Notarial Consular 1 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 2. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de ColombiaManual de Inducción a Notariosy Función Notarial Consular.Resolución No. 8423 de Noviembre 21 de 2008Superintendencia de Notariado y RegistroMinisterio del Interior y de JusticiaCalle 26 No. 13-49 Int. 201www.supernotariado.gov.coe-mail: divulgacion@supernotariado.gov.coBogotá D.C. 2008 2 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 3. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR Dirección Lida Beatriz Salazar Moreno Superintendente de Notariado y Registro Andrés Tapias Torres Superintendente Delegada para el Notariado Doris Amanda Rodríguez Ortega Secretaria General María Teresa Salamanca Acosta Jefe Oficina Asesora Jurídica Diego Andrés Triana Trujillo Jefe Oficina Investigación y Capacitación Julia Beatriz Gutiérrez Rodríguez Coordinadora Grupo de Divulgación Grupo de Trabajo Concepción Farfán Montaño Nancy Álvarez Garzón Miguel Ángel Quintero Lizarazo 3SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 4. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR 4 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 5. 1. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS Introducción NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARSeñor notario, la Superintendencia de Notariado y Registro,a través de la Delegada para el Notariado, presenta estaherramienta de trabajo con el fin de que pueda tener unaguía sencilla, útil y productiva para el desarrollo de lafunción pública notarial, que empezará a ejercer a partir dela fecha. Actualizaremos la cartilla, en la medida en que lalegislación notarial pueda ir cambiando, para facilitarle sudesempeño.Es importante para el desarrollo armónico de las relacionesdel notario con los ciudadanos y a través de esta guía laSuperintendencia aspira a consolidar el conocimiento quepueda usted tener y con ello contribuir a mejorar la prestacióndel servicio público notarial.Con el fin de divulgar lo que es el Notariado colombiano,sus funciones y responsabilidades, se ha diseñado esta pu-blicación de una forma didáctica, que le permita consultarlarápidamente, para guiarlo hacia la norma aplicable a cadafunción que va a desarrollar en su nuevo cargo.Sea esta la oportunidad, señor notario, para impulsarlo a queavance siempre en la modernización y nueva tecnología dela institución notarial. Estamos prestos a recibir sus aportesque coadyuven al beneficio general, con el pleno recono-cimiento que debe existir sobre la dignidad, honestidad yprofesionalismo en el ejercicio de su cargo. Lida Beatriz Salazar Moreno Superintendente de Notariado y Registro 5 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 6. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR 6 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 7. 2. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS Resolución NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR No. 8423 (Noviembre 21 de 2008) Por la cual se adopta el Manual de Inducción a Notarios y Función Notarial Consular. LA SUPERINTENDENTE DE NOTARIDO Y REGISTRO en ejercicio de sus facultades legales, en especial lasprevistas en el numeral 14 del artículo 12 y los numera- les 1 y 3 del artículo 13 del Decreto 412 de 2007, y Considerando:Que a la Superintendencia Delegada para el Notariadole compete preparar los documentos técnicos que sirvande base para orientar y mejorar la prestación del serviciopúblico notarial, la inducción a los nuevos Notarios y elasesoramiento en la función notarial a los nuevos Cón-sules de Colombia en el exterior.Que en desarrollo de lo anterior, se preparó el “Manualde Inducción a Notarios y la Función Notarial Consular”para coadyuvar en el desarrollo de la función fedanteque deben cumplir los Notarios y los Cónsules, y comoherramienta para la consulta frente a las responsabilida-des que el Estado les ha encomendado en el interior yexterior del país. 7SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 8. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR Resuelve:Artículo Primero: Adoptar el Manual de Inducción a Notariosy la Función Notarial Consular, que se divulgará a través deuna cartilla editada y publicada por la Superintendencia deNotariado y Registro. Publíquese y CúmplaseDada en Bogotá D.C. Noviembre 21 de 2008 Lida Salazar Moreno Superintendente de Notariado y Registro 8 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 9. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARTabla de Contenido1. Introducción.......................................................2. Resolución........................................................3. ¿Quiénes somos? Superintendencia de Notariado y Registro.....................................134. Función Notarial............................................195. Competencias funcionales del notario..........296. Aspectos administrativos..............................357. Obligaciones del Notario...............................398. ¿Quién vigila a los notarios?..........................9. Procedimiento para la entrega de la Notaría con verificación de la SNR................10. Función notarial consular...............................11. Casuística sobre temas consulares................ 9SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 10. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR10 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 11. 3. ¿Quiénes MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR somos?Superintendencia deNotariado y RegistroNaturaleza:La Superintendencia de Notariado y Registro, es una entidaddescentralizada, técnica, con personería jurídica, autonomíaadministrativa, financiera y patrimonial.Adscripción:La Superintendencia de Notariado y Registro, está adscritaal Ministerio del Interior y de Justicia.Objetivo:La Superintendencia deNotariado y Registro ejercela orientación, inspección,vigilancia y control de laprestación del servicio pú-blico registral y orienta, ins-pecciona, vigila y controla elservicio público notarial. 11 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 12. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARMisión:“La Superintendencia de Notariado y Registro garantiza laguarda de la fe pública en Colombia mediante la prestacióndel servicio público registral y la orientación, inspección,vigilancia y control del servicio público notarial; soportadaen un sistema de información integral, con talento humanocompetente y comprometido con los principios de oportunidady transparencia, para brindar confianza, calidad y seguridadal ciudadano, usuario del servicio”.Visión:“En el año 2011, la Superintendencia de Notariado y Registrohabrá incorporado en todas sus oficinas las tecnologías parainterconectar, optimizar y ampliar la cobertura en la prestacióndel servicio público registral, así como en la orientación y con-trol del servicio público notarial, con talento humano compe-tente y comprometido en garantizar la guarda de la fe públicaen Colombia y la satisfacción de los usuarios del servicio”.Marco Normativo:La Constitución Política de Colombia, preceptúa como deberinalienable del Estado, asegurar la prestación eficiente delos servicios públicos, de los cuales hace parte el ServicioPúblico Notarial. Artículos 131 y 365.La competencia y facultades de la Superintendencia de No-tariado y Registro, en materia notarial, están consagradasen el Estatuto del Notariado, Decreto Ley 960 de 1970, su12 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 13. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR Decreto Reglamentario No. 2148 de 1983, Ley 29 de 1973, Ley 734 de 2002, Decreto 412 del 15 de febrero de 2007, por el cual se reestructura la Superintendencia de Notariado y Registro, y demás normas complementarias. Competencias: Prestación Vigilancia del Servicio del Servicio Registral Notarial Control VigilanciaOrientación Orientación Vigilancia Control Inspección Inspección Nuevas Competencias Ley 975 de 2005 sobre Justicia y Paz, Decreto Reglamentario 3391 de 2006 (Justicia y Paz). Estatuto de Desarrollo Rural Ley 1152 de 2007, traslado de funciones del INCODER a la Superintendencia de Notariado y Registro (RUP). Ley 1182 de 2008, por medio de la cual se establece un proceso es- pecial para el saneamiento de la titulación de la propiedad inmueble y la Ley 1183 de 2008, “por medio de la cual se asignan unas funciones a los notarios”. 13 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 14. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR Objetivos Estratégicos 2007 - 2011 Adoptados mediante Resolución 8155 del 23 noviembre de 2007. Invertir en tecnología, Promover y desarrollar1 infraestructura física, 2 una cultura de servicio desarrollo organiza- al ciudadano, orienta- cional, capacitación da al posicionamiento e implementación de de la imagen institu- un sistema integrado cional. de información. Mejoramiento conti-3 nuo de los procesos de la Superintenden- cia de Notariado y Registro. Mejorar estructura Promover investiga- 4 salarial y desarrollar5 ción y desarrollo para ofrecer nuevos ser- planes de bienestar laboral, para los ser- vicios. vidores públicos de la Superintendencia de Hacer actualización Notariado y Registro.6 normativa y unifica- ción de criterios jurí- Garantizar la custodia, dicos, aplicables en la 7 conservación y seguri- Superintendencia de dad de la información, Notariado y Registro. para la guarda de la fe pública.14 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 15. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARValores CorporativosRespeto:Miramiento, consideración, deferencia por el otro. Recono-cimiento de la legitimidad del otro para ser distinto a uno.Empatía, amabilidad, cortesía y calidez en el trato con elotro. Cumplir con las responsabilidades, resultados y logrospropuestos para beneficio de los demás.Confianza:Esperanza firme que se tiene en una persona o cosa. Esel resultado del juicio que se hace sobre una persona paraasumirla como veraz, competente o interesada en el bien-estar de uno mismo.Compromiso:Obligación contraída, palabra dada, fe empeñada. Palabraque se da uno mismo para hacer algo. Ser fiel a sus convic-ciones y efectivo en el cumplimiento de las obligaciones con-traídas. Disposición para asumir como propios los objetivosestratégicos de la organización a la cual pertenece.Integridad:Es comportarse de manera consistente con sus valores ycreencias. Es ser abierto, honesto y hablar siempre conla verdad. Ser coherente entre lo que “se dice y se hace”.Comportamiento probo, recto e intachable. 15 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 16. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARSolidaridad:Adhesión y apoyo a las causas o empresas de otros.16 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 17. 4. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS Función NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR Notarial¿Qué es lafunción notarial?La función notarial es un serviciopúblico descentralizado por cola-boración, ya que sú prestación ylas funciones inherentes a él, hansido encomendadas de manerapermanente a particulares. Lasatribuciones de las que han sidoinvestidos los notarios implicansu sometimiento al régimen jurídico fijado por el legisladory aparejan el control, inspección y vigilancia que ejerce elEstado.Fe pública: El artículo 1o. del Decreto Reglamentario 2148de 1983, describe la fe pública o notarial que otorga plenaautenticidad a las declaraciones emitidas ante el notario y loexpresado por éste respecto de los hechos percibidos en elejercicio de sus funciones, en los casos y con los requisitosque la ley establece.Normatividad: Decreto Ley 960 de 1970, Decreto Regla-mentario 2148 de 1983, Decreto Ley 1260 de 1970, Ley 29de 1983, Sentencia C-741 de1998, C-181 de 1997 y demásnormas complementarias. 17SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 18. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR¿Cómo se ejerce lasupervisión a lasnotarías del país?La supervisión se realiza a través de: Orientación, vigilancia,inspección y control. Orientación: Atiende y resuelve preventiva- mente las dificultades que se observen en la prestación del servicio notarial, mediante ins- trucciones, circulares y conceptos proferidos por esta Entidad. Vigilancia: El Estado observa la conducta de los particulares, sin interferencia directa en sus actividades. Vigila su conducta a partir de la información recibida por los diferentes medios. Inspección: Existe una carga para el admi- nistrado. A través de las visitas generales y/o especiales o al requerir la entrega de la notaría. Para tal efecto, las visitas generales, cuentan con dos modalidades la extra-situ o análisis de escritorio y la in situ tendiente a revisar de manera integral y general los aspectos administrativos, financieros y jurídicos en el círculo notarial. Control: Es el grado más alto de supervisión, consiste en la facultad de imponer sanciones en el orden de la multa, suspensión y destitu- ción del cargo de notario.18 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 19. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARBeneficiosA la SNR:• Adelantar acciones preventivas y correctivas en el desarrollo de la función de orientación, vigilancia, inspección y control.• Salvaguardar la fe pública.• Apoyar los fines esenciales del Estado delegados a la Entidad por competencia misional.A los vigilados:• Identificar, orientar, atender y resolver pre- ventiva y correctivamente las dificultades que se observen en la prestación del servicio notarial.• Brindar confiabilidad al ciudadano.• Evitar extralimitaciones y abuso de poder.• Impulsar el ejercicio de la autoevaluación y autocontrol en la prestación del servicio.A la comunidad:• Generar confianza.• Garantizar un servicio público notarial efi- ciente, oportuno y transparente• Interactuar con la ciudadanía.• Atender las quejas, peticiones y consultas. 19SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 20. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR Estructura administrativa para la supervisión • Ejercer la vigilancia, inspección y control delSuperintendencia servicio público que dan los notarios. • Conocer y fallar, en los términos de la Ley 734Delegada para de 2002, y en primera instancia, los procesosel Notariado disciplinarios que se adelanten contra los notarios, sin perjuicio del poder preferente que podrá ejercer la Procuraduría General de la Nación. La segunda instancia estará a cargo del Superintendente de Notariado y Registro. • Programar y realizar las visitas de inspección a fin de verificar el cumplimiento de las normas legales que rigen la actividad notarial. • Atender los trámites previos y posteriores previstos en la ley, para los actos de nombra- Dirección miento de los notarios, verificando que estos de Gestión cumplan con los requisitos exigidos para el Notarial cargo y certificarlo así al nominador. • Estudiar las solicitudes de permisos, licen- cias, modificaciones de horario y cambios de local, presentadas al Superintendente por los notarios. • Llevar, mantener actualizado y propender por la modernización del archivo de las hojas de vida de los notarios y sus diversas situaciones institucionales. • Certificar con su firma el ejercicio del cargo de notario. • Realizar el reparto de minutas notariales del círculo notarial de Bogotá, D.C. Fuera del círculo de Bogotá corresponde a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de ciudades capitales.(ORIP). 20 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 21. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR • Planear, ejecutar y controlar la política institu-Dirección cional en las áreas de tesorería, presupuesto yFinanciera contabilidad. • Ejercer el control de los recursos del Fondo Cuenta Especial de Notariado, dados en administración a los distintos organismos de cooperación. • Recaudar, verificar y controlar los recursos que de conformidad con las disposiciones legales, deban consignar los notarios al Fondo Cuenta Especial de Notariado, y dar los avisos nece- sarios a la Superintendencia Delegada para el Notariado para lo de su competencia. • Fijar y unificar la posición doctrinaria institucional en las materias propias de las competencias deOficina la Superintendencia de Notariado y Registro, yAsesora dar la asesoría jurídica a los funcionarios encar-Jurídica gados de atenderlas. • Estudiar y proyectar las providencias que deba proferir el Superintendente relacionadas con la vigilancia, inspección y control del servicio que suministran los notarios en segunda instancia en materia disciplinaria. • Preparar instrucciones y directrices sobre materias jurídicas y aplicación de normas para ser impartidas a los notarios y registradores de instrumentos públicos. • Adelantar estudios jurídicos, relacionados con los servicios de notariado y registro de instru- mentos públicos, coordinar su difusión y análisis, procurando que se tengan en cuenta para la regulación de dichos servicios. 21 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 22. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR¿Quién es el notario?Es un particular que se constituye en una institución delEstado Social de Derecho y que representa honorabilidady confianza al ciudadano, por el desempeño de su funciónde dador de fe pública.Naturaleza de la funcióndel notarioEs un servicio público, de carácter administrativo prestadopor particulares . Entre sus funciones tenemos:• Imparcialidad.• Asesoría a los ciudadanos que soliciten el servicio públiconotarial.• Ser consejero.• Hacer las observaciones jurídicas pertinentes para prevenirnulidades o irregularidades que afecten los negocios jurídicoso los actos notariales sometidos a su consideración.De qué responde el notario:Responde de la regularidad formal de los instrumentos queautoriza, mas no de la veracidad de las declaraciones, ni dela capacidad legal de los comparecientes para celebrar elacto o negocio jurídico respectivo. También responde de lafunción fiscal, civil, penal y disciplinaria.Artículos 6, 8 y 9 del Decreto Ley 960 de 1970, artículo117 del Decreto 2148 de 1983, Sentencia C-1508 de 2000,C-93 de 1998.22 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 23. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARRequisitos de ley paraser notarioRequisitos generales:Para ser notario a cualquier título, (interino, encargado,ad-hoc, o en propiedad cuando se provea por concursopúblico), requiere ser nacional colombiano, ciudadano enejercicio, persona de excelente reputación y tener más detreinta años de edad.Articulo 132, Decreto Ley 960 de 1970.Requisitos específicos:Para ser notario de primera categoría:Para ser notario de los círculos de primera categoría, ade-más de los requisitos generales se exige por ley, en formaalternativa: • Ser abogado titulado y haber ejercido el cargo de notario o de registrador de instrumentos públicos por un término no menor de cuatro años, o la judicatura o el profesorado universitario en Derecho, si quiera por seis años, o la profesión por diez años a lo menos. • No siendo abogado haberse desempeñado con eficiencia en el cargo de notario o el de Registrador de Instrumentos Públicos en un Círculo de dicha categoría, por tiempo no menor de ocho años, o en uno de inferior categoría siquiera por doce años.Véase: Artículo 153 Decreto Ley 960 de 1970, Artículo 62del Decreto 2148 de 1983. 23SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 24. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARPara ser notario de segunda categoría:Para ser notario de los círculos de segunda categoría, ademásde los requisitos generales se exige por ley, dos alternativas:• Ser abogado titulado y haber sido notario por dos años o ejercido la judicatura, o el profesorado universitario en Derecho, al menos por tres años, o la profesión con buen crédito por término no menor de cinco años o haber tenido práctica notarial o registral por espacio de cuatro años.• No siendo abogado, haber ejercido el cargo en cìrculo de igual o superior categoría, durante seis años o en uno de inferior categoría por un término no menor de nueve años.Véase: Artículo 154 Decreto Ley 960 de 1970.Para ser Notario de tercera categoría:Además de los requisitos generales se requiere alternativa-mente:• Ser abogado titulado.• No siendo abogado, haber sido notario por tiempo no inferior a dos años, o haber completado la enseñanza secundaria o normalista y tenido práctica judicial, notarial o registral por espacio de tres años, o tener experiencia judicial, notarial o registral por término no menor a cinco años.Véase: Artículo 155, Decreto Ley 960 de 1970.La Ley 588 de 2000 reglamentó algunos aspectos en el ejer-cicio de la actividad notarial. Entre ellos el nombramiento delos notarios en propiedad, para este caso expresa el citadoDecreto que se hará mediante concurso de méritos. A lafecha de publicación de presente manual está culminando elconcurso público para el acceso a la carrera notarial.24 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 25. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARNombramientos yresponsabilidadesde los notariosPrimera categoría:Los nombra el Presidente de la República y toman posesiónante el Ministro del Interior y de Justicia en el caso de Bogotá.Los de fuera del Círculo de Bogotá, luego de ser nombradospor el Presidente de la República, toman posesión ante elGobernador del DepartamentoSegunda y tercera categoría:Los nombra el Gobernador del respectivo departamento,toman posesión ante él o ante el alcalde municipal.Responsabilidad en ejercicio de la función:Decreto 960 de 1970, artículos 195. Decreto Reglamentario2148 de 1983 Arts. 116 y SS.• Civil: Responden de los daños y perjuicios que causen a los usuarios del servicio, por culpa o dolo.• Penal: Responden por las conduc- tas en las que puede incurrir el nota- rio por la prestación del servicio.• Disciplinariamente: Responden por el incumplimiento de deberes, el abuso o extralimitación de los derechos y funciones. 25 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 26. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARCompetencia territorialEl notario prestará sus servicios públicos notariales, dentrode un círculo territorial, integrado por uno o varios municipiosde un mismo departamento. Debe residir obligatoriamenteen la cabecera municipal de uno de ellos y que correspondaa la sede de la notaría.La actuación del notario por fuera de su respectivo círculo,viciará los actos o negocios jurídicos que se tramiten.Véase: Artículo 2 y 99, numeral 1 del Decreto Ley 960 de1970.26 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 27. 5. Competencias MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR funcionales del notario • Autorizar escrituras públicas. • Actos de Fe. • Registro Civil. • Jurisdicción Voluntaria. • Remates. • Conciliaciones. Véase: Decreto 960 de 1970, Decreto Reglamentario 2148 de 1983, Decreto Ley 1260 de 1970, Código Civil, Código de Procedimiento Civil, Decreto 2168 de 1988, Decreto 902 de 1988, Decreto 999 de 1988, Ley 54 de 1989, Ley 794 de 2003. Decreto 890 de 2003, Resolución 1519 de 2003, Instruc- ción Administrativa 14 de 2003, Ley 640 de 2001, Decreto 1000 de 2007 y demás normas que las modifiquen y com- plementen. Competencia del notario en el proceso de escrituración De las escrituras públicas: Escritura pública: es un documento o instrumento que contiene los actos jurídicos declarados por las personas 27 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 28. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARante el notario con el lleno de los requisitos exigidos en laley para cada caso, que deben ser insertados en el protocolode la notaría.Actos escriturarios de competencia del notario:El notario, dentro de su círculo notarial, tendrá la compe-tencia para extender, otorgar y autorizar los actos jurídicosprescritos en el artículo 12 del Decreto Ley 960 de 1970, con-cordante con los artículos 8 y 9, del Decreto 960 de 1970.Proceso de escrituración:El proceso de escrituración que debe seguir el notario com-prende los pasos de recepción, extensión, otorgamiento yautorización.Véase artículo 14 del Decreto Ley 960 de 1970. • Recepción: Acto mediante el cual las personas declaran el acto jurídico ante el notario. • Extensión: Versión escrita del acto jurídico de- clarado ante el notario por los interesados. • Otorgamiento: Aceptación de las partes que intervienen en la extensión del acto jurídico (firma de las partes). • Autorización: Es la aprobación (fe que imprime el notario al instrumento), que da el notario a las declaraciones emitidas por las partes en el documento.“Véanse: Artículos 13 a 40 del Decreto 960 de 1970 y susnormas concordantes.28 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 29. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARDe los actos de fe Otra de las competencias jurídicas que tiene el notario dentro de la prestación de su servicio tiene que ver con los procesos de fe de vida, los cuales se encuentran descritos en el Decreto 960 de 1970.• Autenticación de firmas: Es la autorización o legaliza- ción de documentos por parte del funcionario competente para revestirlos de ciertas formalidades y solemnidades según lo establecido por la ley. Es dar testimonio escrito de que la firma puesta en un documento corresponde a la de la persona que la haya registrado ante él.• Fe de vida o supervivencia: Es un acto escrito y testi- monial del notario, consistente en la certificación sobre la existencia de la misma, bajo ciertas circunstancias de: fecha, hora, día, nombres y apellidos de acuerdo con el documento de identificación y huella impresa.• Declaraciones extraproceso y madres cabeza de familia: Es un acto mediante el cual el notario recibe de las personas, bajo la gravedad del juramento, decla- raciones con fines procesales. Igualmente, el notario recibirá esta misma clase de actos para efectos de la Ley 861 del 2003, es decir las declaraciones de las madres cabeza de familia.Véase: Artículos 73 a 78 del Decreto 960 de 1970, artículo37 del Decreto 2148 de 1983, Decreto 1557 de 1989 con-cordante con el Decreto. 2282 de 1989. 29 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 30. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARJurisdicción voluntariaÉsta debe entenderse como la función que ejerce el Esta-do mediante las autoridades judiciales y administrativas apetición de los particulares y que tiene por objeto completaro desarrollar relaciones jurídicas entre los particulares ydocumentar y tutelar sus derechos cuando entre ellas nomedie conflicto jurídico.El notario tendrá competencia para conocer de ciertos pro-cesos de jurisdicción voluntaria, mencionados taxativamen-te en las diferentes normas del ordenamiento jurídico.• Matrimonio Civil: Contrato solemne por el cual un hombrey una mujer se unen con el fin de vivir juntos, de procreary auxiliarse mutuamente.Véase: Decreto 2668 de 1988, 1556 de 1989, Ley 57 de1990, Instrucción Administrativa No.1 de enero 26 de 2005,Instrucción Administrativa No. 03 de enero 11 de 2006 ,Instrucción Administrativa No. 01-32 de junio 8 de 2001.• Sucesiones: Los notarios están autorizados para liquidarsucesiones siempre que todos los herederos y el cónyugesuperviviente procedan de común acuerdo.Véase: Decretos 902 de 1988; 1729 de 1989; 2651 del1991.Divorcio o cesación de los efectos civiles del matrimo-nio: Acto mediante el cual las personas deciden dar fin alos efectos civiles del matrimonio, se podrá adelantar eltrámite ante el notario siempre y cuando las partes lo hagande común acuerdo.Véase: Ley 962 de 2005 y Decreto 4436 de 2005.30 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 31. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARInventario solemne de bienes del menor: Proceso porel cual las personas divorciadas que tienen en administra-ción bienes del menor realizan el inventario de sus bienesidentificando como requisito previo para poder contraernuevas nupcias.Véase: Decreto 2817 de 2006, Instrucción AdministrativaNo. 13 de agosto 1 de 2005.Igualmente la notaría podrá llevar otros procesos comoremates y conciliaciones que están regulados a través delas siguientes normas.Decreto 890 de 2003, Instrucciones Administrativas Núme-ros, 5, 8 y 25 de 2004 y 10 del año 2003. 31SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 32. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARRegistro del estado civilde las personasSituación jurídica mediante la cual, las personas naturalesse identifican e individualizan ante la familia y la sociedad,determina igualmente su capacidad para ejercer ciertosderechos y obligaciones.Con fundamento en la Resolución número 1346 del 23 demarzo de 2007, proferida por el Registrador Nacional delEstado Civil y según Circular 94 del 04 de junio de 2007de la Superintendencia de Notariado y Registro, el notariotiene la facultad para llevar el registro del estado civil de laspersonas.Véase: Decreto ley 1260 de 1970, Decreto 2158 de 1970 ydemás normas concordantes y complementarias.32 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 33. 6. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS Aspectos NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR administrativosEl local:Debe tener las siguientes especificaciones:Previa autorización de la Dirección de Gestión Notarial, unavez surtida la correspondiente inspección por parte de laSuperintendencia Delegada para el Notariado o por quienésta comisione, teniendo en cuenta:• Que la notaría esté ubicada en un lugar céntrico de la localidad.• Óptimas condiciones de ubicación y comodidad.• En sitio de fácil acceso al público.• Las mejores condiciones de presentación.• Debe poseer buena ventilación e iluminación.• Baño de servicio al público.• Las diferentes secciones de la notaría, deberán en- contrarse distribuidas dentro de un mismo inmueble, conservando su unidad locativa.• Rampas.Véase: Artículos 159 delDecreto Ley 960 de 1970;7º del Decreto 2148 de1983 y las demás normasque lo modifiquen o com-plementen. InstrucciónAdministrativa No. 01-12de junio 8 de 2001. 33 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 34. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAREquipo de Oficina:Consiste básicamente en un mobiliario suficiente y en buenestado (sillas, mesas, escritorios), equipos de comunicación(teléfonos, fax, internet, correo electrónico), equipos decómputo.Véase: Instrucción Administrativa No. 17 de 1993 (devoluciónde muebles inservibles) y las demás normas que la modifi-quen o complementen.• Sistema de Información Notarial-SIN:Software utilizado en las notarías subsidiadas, el cual per-mite la estandarización de los procesos notariales, así comomejorar las herramientas de supervisión, control de legalidady de gestión de la notaría.El señor notario está obligado a utilizar el SIN para todos losservicios que se autoricen en ejercicio de su función notarialy a generar y enviar la información mensual requerida por laSuperintendencia.Véanse: Circulares No. 10 del 19 de Enero de 2004; CircularNo. 46 del 21 de mayo de 2004; artículo 14 Ley 29 de 1973;artículo 124 Decreto Reglamentario 2148 de 1983 y lasdemás normas que lo modifiquen o complementen.Avisos:Toda notaría debe fijar los siguientes avisos, en un lugarvisible al público: • El que identifica la notaría (parte externa). • El de inscripción en el RUT. • El de horario de atención al público. Mínimo 4434 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 35. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR horas semanales previamente autorizado por la Superintendencia de Notariado y Registro. • El de horario de consulta del protocolo y registro del estado civil. • El de tarifas notariales. • El de la gratuidad en la inscripción del registro civil. • Notarías de turno los días sábados. • Cartelera para edictos . • Reparto de minutas (En Bogotá se efectúa por parte de la Superintendencia de Notariado y Re- gistro y en otras ciudades mediante las oficinas de registro de instrumentos públicos). • Toma de huellas.Véase: Decreto 2788 de 2004 y Ley 1111 de 2006; Ley 29 de1973; Decreto Reglamentario 2148 de 1983; InstruccionesAdministrativas No. 01-12 de junio 8 de 2001; 01 y 02 de 2007y las demás normas que lo modifiquen o complementen.Licencias y permisosPermisos:El tiempo o período hasta de tres (3) días solicitados por elnotario titular con causa que lo justifique, para no asistir ala oficina y poder ausentarse de la cabecera y en generalde su círculo notarial.La concesión de tales permisos está a cargo del respectivoalcalde municipal, en el caso del notario de segunda y terceracategoría, quien a la vez designará o nombrará a otro titularcomo notario encargado en reemplazo de aquel, y, comoconsecuencia, la primera autoridad política dará posesiónal encargado. 35 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 36. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARLos notarios de primera categoría deben solicitar los permisosy licencias a la Superintendencia de Notariado y Registro,quien debe emitir el acto administrativo correspondiente.La entidad también atiende las licencias de notarios de pri-mera categoría de los demás círculos.El notario no podrá hacer uso de permisos y licencias sinouna vez posesionado su reemplazo.Licencias:Estas se consideran a partir del cuarto día en adelante.• Ordinaria: Hasta por noventa días continuos o discon- tinuos en cada año.• Por maternidad, enfermedad o incapacidad física temporal: El notario tiene la facultad de postular la per- sona que deba remplazarlo durante estas ausencias. Bajo su responsabilidad, el postulado deberá cumplir con los requisitos generales exigidos para ejercer el cargo de notario. Debe usted conservar la copia de la providencia que los concedió, el acta de posesión del encargado, y la remisión a la Superintendencia de No- tariado y Registro.Véase: Artículo 11, 105, 107, 112, 113; Decreto 2148 de1983, Artículo 188 Decreto Ley 960. Instrucción Administra-tiva 09/200736 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 37. 7. Obligaciones MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR del notarioObligaciones personales:Debe abrir una carpeta, que contenga la siguiente informa-ción y documentos. • Nombre del notario titular. • Documento de identidad. • Grado de escolaridad. • Edad. • Decreto de nombramiento. • Acta de posesión. • Domicilio: El notario debe residir en la cabecera del círculo notarial. • Afiliación a los regímenes de salud, pensiones, cesantías, riesgos profesionales y demás pre- vistos por la Ley. • Dirección electrónica y teléfonos.Véase: Artículo 157 del Decreto Ley 960 de 1970, artículo153 numeral 2º de la Ley 100 de 1993.Obligaciones Patronales:Vinculación: Bajo su responsabili-dad, el notario podrá crear los em-pleos que requiera para el eficaz fun-cionamiento de la oficina a su cargo,tendrá especial cuidado en la selec-ción de los empleados, velará por sucapacitación, por el buen desempeñode sus funciones y cumplirá las obli-gaciones que para sus subalternos leseñalan las normas legales. 37 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 38. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARLa naturaleza del vínculo jurídico del personal subalterno delas notarías, es de carácter particular y por tanto, las relacio-nes laborales que surgen entre el notario y sus empleados serigen por el Código Sustantivo del Trabajo y por las normasespeciales que se dicten sobre la materia. El personal quelabora en la notaría debe estar vinculado mediante contratode trabajo y tiene derecho a todas las prestaciones consa-gradas en el Código Sustantivo del Trabajo y el Régimende Seguridad Social Integral.Véase: Ley 29 de 1973; Artículo 118 del Decreto 2148 de1983; Instrucción Administrativa No. 01-39 de junio 8 de 2001;Ley 100 de 1993; Decreto 412 de 2007; Ley 712 de 2001;Código Sustantivo del Trabajo y el Régimen de SeguridadSocial Integral y las demás normas que lo modifiquen ocomplementen.Obligaciones con la Superintendenciade Notariado y Registro:El notario debe cumplir con las obligaciones para con elGrupo de Tesorería de la Superintendencia de Notariadoy Registro, consignando el valor fijado por la resolución detarifas notariales vigente por concepto de recaudos, porcada escritura no exenta autorizada, teniendo en cuenta lasexcepciones que existen sobre la materia.Véase: Artículos 122 y 123 del Decreto 2148 de 1983. Re-solución de tarifas notariales vigente para cada año.Obligaciones con el Fondo Especial de la38 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 39. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARSuperintendencia de Notariado y Registro.(Recaudos y Subsidios Notariales).Además del recaudo deberá consignar el valor de los apor-tes, que se establece conforme al rango de escrituraciónreportado en el año inmediatamente anterior y el cual se fijaen la resolución de tarifas notariales vigente.Véase: Parágrafo 2° artículo 28, Decreto 1681 de 1996.Aportes Especiales:De los actos entre particulares y entidades exentas de losderechos notariales que se causen, el notario sólo podrápercibir como remuneración por sus servicios la tarifa esta-blecida en la resolución anual emitida por la Superintendenciade Notariado y Registro.De los actos entre particulares y entidades no exentas delos derechos notariales que se causen, él notario sólo podrápercibir como remuneración por sus servicios la tarifa esta-blecida en la resolución anual emitida por la Superintendenciade Notariado y Registro.El aporte especial debe ser consignado y remitirse dentrode los cinco (5) días siguientes a aquél en que lo percibadel usuario.Véase: Artículos 122 y 123 del Decreto 2148 de 1983. Re-solución de tarifas vigente para cada año. 39SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 40. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARObligaciones con la Dirección de Impuestos yAduanas Nacionales DIAN:Inscripción en el RUT:El notario debe cumplir con los presupuestos legales esta-blecidos, mediante Decreto Reglamentario de cada año, paratener la calidad de contribuyente declarante del Impuestosobre la renta, es responsable del impuesto sobre las ventasy agente retenedor se encuentra obligado a inscribirse enel RUT, que es el mecanismo para identificar, ubicar y clasi-ficar a los sujetos pasivos de obligaciones administradas ycontroladas por la DIAN.Véase: Decreto 2788 de 2004 y Ley 1111 de 2006 y las demásnormas que lo modifiquen o complementen.Declaraciones mensuales de retención en la fuente:En el archivo contable de la notaría debe reposar copia delos recibos oficiales en los que consten las consignaciones delos dineros por concepto de retención en la fuente. Este im-puesto debe ser cancelado dentro de los términos que ordenala normatividad que regula la materia. Cuando no se hayanefectuado retenciones, se debe presentar la declaración enceros, atendiendo los plazos establecidos. (Ley 1066 de julio29 de 2006 – Normalización de Cartera de la DIAN).Véase: Artículos 365, 366, 375, 376, 398, 399, 400, 603 al606 del Estatuto Tributario; Decreto 2509 de 1985 artículos8º y 9º; artículo 20 del Decreto 1189 de 1988, enajenación odación en pago de derechos sucesorales, sociales o litigiososque constituyan activos fijos para el enajenante y la Ley 1111de 2006 , Decretos Reglamentarios y las demás normas quelo modifiquen o complementen.40 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 41. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARRelación de enajenación de bienes:Anualmente debe presentar una relación de las enajena-ciones efectuadas, por el valor señalado por el GobiernoNacional.Véase: Artículo 629 de Estatuto Tributario, Resolución No.12804 proferida por la DIAN. La información tributaria debeser presentada por los notarios sin perjuicio del valor de latransacción y las demás normas que lo modifiquen o com-plementen.Declaración bimestral impuesto al valoragregado IVA:En el archivo contable de la notaría debe reposar una carpetacon las copias de los recibos oficiales en los que constenlas consignaciones de los dineros por concepto del impuestosobre las ventas. Este documento debe contener el adhesivode la entidad financiera que recibió el pago, dentro de lostérminos ordenados por el Gobierno Nacional.Véase: Artículo 5º del Decreto Reglamentario 1250 de 1992;artículos 17 y 18 del Decreto Reglamentario 2076 de 1992y Artículos 600 al 603 del Estatuto Tributario y las demásnormas que lo modifiquen o complementen.Timbre nacional:El notario está obligado al pago de este impuesto en el formu-lario de retención en la fuente, en el renglón correspondientea otros conceptos.Véase: Libro Cuarto del Estatuto Tributario (artículos 514 y si-guientes); Instrucción Administrativa No. 01-26 de junio 8 de 2001y las demás normas que la modifiquen o complementen. 41 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 42. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARAporte especial a la Administración de Justicia:Del ingreso bruto de los derechos notariales, el notario debeconsignar el 10% para la Administración de Justicia, a tra-vés de la DIAN, dentro de los primeros cinco días de cadames, conservando en una carpeta las copias de los pagosrespectivos.Véase: Constitución Política, artículo 131, inciso 1º, Ley 6ªde 1992, artículo 135, Decreto 1960 de 1993, InstrucciónAdministrativa No. 01-26 de junio 8 de 2001 y las demásnormas que lo modifiquen o complementen.Impuesto de industria y comercio:El notario debe realizar los pagos correspondientes a esteimpuesto, siempre y cuando el acuerdo municipal lo obli-gue.Véase: Decreto Ley 1421 de 1993 (Estatuto Orgánico deBogotá, Distrito Capital) y las demás normas que lo modifi-quen o complementen.Aspectos ContablesLibros de contabilidad notarial:El notario debe llevar un libro de contabilidad que refleje losmovimientos de ingresos, egresos y saldo líquido, el cualestará foliado y registrado ante la Dirección de Impuestos yAduanas Nacionales.Véanse: Decreto 1347 de 1970; Instrucción AdministrativaNo. 01-26 de junio 8 de 2001 y las demás normas que lomodifiquen o complementen42 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 43. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARComprobantes de ingreso:El notario debe archivar en una carpeta los comprobantesque respalden los ingresos.Véase. Artículos 615 y 617 del Estatuto Tributario; InstrucciónAdministrativa No. 01-26 de junio 8 de 2001 y las demásnormas que lo modifiquen o complementen.Véase: Artículo 629 de Estatuto Tributario y Resolución No.12804 proferida por la DIAN. La información tributaria debeser presentada por los notarios sin perjuicio del valor de latransacción.Informe estadístico notarial:El notario debe reportar a la Superintendencia de Notariadoy Registro dentro de los quince (15) primeros días de cadames, todos los aspectos relacionados con los impuestos,recaudos, aportes, pago de nómina y prestaciones socia-les de empleados, gastos de funcionamiento de la notaría,escrituración, registro civil y demás actos en el Informeestadístico notarial.Véase: Artículo 123 del Decreto 2148 de 1983; InstrucciónAdministrativa No. 03 de febrero 27 de 2003; InstrucciónAdministrativa No. 16 de junio 6 de 2003; Instrucción Admi-nistrativa No. 22 de noviembre 1º de 2005.Cuenta única notarialEl notario abrirá en un banco la Cuenta única notarial la cualquedará a nombre de la notaría. Allí consignará los valorescon destino al pago de registro mercantil y el registro deinstrumentos públicos, a la Administración de Justicia, a lascuentas o fondos especiales del Notariado, a la Direcciónde Impuestos y Aduanas Nacionales, (DIAN), a la Superin- 43SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 44. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARtendencia de Notariado y Registro y los demás organismospúblicos que deban recibir ingresos provenientes de losrecaudos efectuados, y en ningún momento podrá usarsepara hacer pagos o transferencias a terceros distintos a losya mencionados.Véase: Artículo 64 de la Ley 863 de 2003, y la InstrucciónAdministrativa No. 01 de enero 2 de 2004.44 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 45. 8. ¿Quién MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR vigila a los notarios?La Superintendencia de Notariado y Registro a través de laSuperintendencia Delegada para el Notariado.Véase: Decreto Ley 960 de 1970, Decreto Reglamentario2148 de 1983, Ley 734 de 2002 y Decreto 412 de 2007.Responsabilidaddisciplinaria del notarioEl notario en calidad de particular que ejerce funcionespúblicas está sujeto al cumplimiento de las disposicioneslegales establecidas en el Código Disciplinario Único, quecontiene un capítulo especial del régimen aplicable a losparticulares y al notario.De las Faltas: . Gravísimas: Son las que es- tán taxativamente señaladas en el citado Código. . Graves . Leves: Son los deberes y prohibiciones que están señalados no sólo en el Có- digo Único Disciplinario sino también en el Decreto Ley 960 de 1970 y demás normas complementarias. 45 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 46. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARDe las Sanciones: . Destitución . Suspensión . MultaLa Superintendencia de Notariado y Registro, a través de laSuperintendencia Delegada para el Notariado, de acuerdocon la facultad de control, sin perjuicio del poder preferentede la Procuraduría General de la Nación, es el ente encar-gado de adelantar los procesos disciplinarios.Véase: Libro III, Título II, artículo 58 y siguientes de la Ley734 de 2002.Decreto 412 del 2007, artículo 24.46 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 47. 9. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS Procedimiento NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR para la entrega de la notaría con verificación de la SNREn qué casos: • Por muerte de notario. • Por renuncia. • Por suspensión. • Por destitución.Quién la hace: • Entrega personal del notario saliente al sucesor. • Su apoderado, curador, heredero, cónyuge o albacea y por urgencia la recibe otro notario o el alcalde.Siempre debe ser practicada por funcionarios de la vigilancianotarial o delegado de la misma.A quién se debe entregar: • Sucesor en primer término. • Por comisión a quien se delegue: Registrador de Instrumentos Públicos, Personero Municipal o funcionario de la Superintendencia de Notariado y Registro. 47SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 48. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARAspectos a entregar: • Cumplimiento de las obligaciones patronales y situación laboral de los empleados. • Cumplimiento de obligaciones frente a la Superintendencia de Notariado y Registro. (Aportes y Recaudos). • Cumplimiento de las obligaciones fiscales o impuestos que señalen las asambleas departa- mentales o concejos municipales. • Retención en la Fuente. • IVA. • ICA. (Bogotá). • Información Tributaria Especial. • Aporte del 10% Administración de Justicia.• Archivos de la Notaría: (D. 960/70 Art. 106.) • Libro de protocolo: Inventario pormenorizado que incluya tomos, número de escrituras y uni- dades por tomo. Totalizando tomos. • Libro de relación. • Índice anual: Inventario indicando tomo, año, nombre del primer otorgante y nombre del último otorgante. • Libro de actas de visita.Otros archivosActas que se suscriban en ejercicio de la función notarial yque no deban ser protocolizadas según la ley. • Libros de actas de reparto del año en que se entrega.48 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 49. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR • Registro Civil: Registros de nacimientos, ma- trimonios y defunciones por año, tomo, serial inicial, serial final y libro, los cuales deberán estar empastados; libro de varios y/o tomo, año, número de libros, observaciones, folio inicial, fo- lio final; índices de los registros de nacimientos, matrimonios y defunciones y libro de visitas.De lo enunciado anteriormente se levantará el acta respec-tiva, suscrita por los intervinientes, donde se plasmarán lasconstancias del notario saliente y entrante, con la firma delfuncionario comisionado para la verificación de la entregapor parte de la Superintendencia de Notariado y RegistroVéase: Decreto 960 de 1970, artículos 116,117,118,119 y120, Decreto 2148 de 1983, artículos 55, 56 y 57; Ley 29 de1973; artículos 16 y 17; Instrucción Administrativa 02 y 03de 2002. 49SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 50. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR50 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 51. 10. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS Función NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR notarial consularEl Decreto 110 de 2004, por medio del cual se modifica laestructura del Ministerio de Relaciones Exteriores, en suartículo 24 establece funciones para la Dirección de AsuntosConsulares y Comunidades Colombianas en el Exterior.Esta Dirección es la encargada de orientar y evaluar lasactividades de los consulados de Colombia, en el numeral6º del citado artículo, establece: “dirigir y supervisar a losconsulados de la República, en el proceso de expedición depasaportes, otorgamiento de visas y funciones notariales,asignadas al personal consular”. (negrillas y subrayadofuera del texto).Con fundamento en la norma citada, esta SuperintendenciaDelegada para el Notariado, orienta al personal consular enla función notarial. Por tal razón en este capítulo, daremosa conocer a los cónsuleso demás funcionarios queejercerán esta función enel exterior, las normas y losprocedimientos en el ejer-cicio de la prestación delservicio público notarial enel exterior. Esto como apoyoa la guía consular que dirijedirectamente el Ministerio deRelaciones Exteriores. 51SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 52. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARNormas generales querigen la función notarial:Decreto Ley 960 de 1970, su Reglamentario 2148 de1983, 1260 de 1970, 2158 de 1970, 1873 de 1971, 231de 1985, 999 de 1989, 902 de 1988, 2668 de 1988,1534,1555,1556,1557,1712,1729,1900,2275, y 3047 de1989, Ley 75 de 1968, 54 de 1989. La Resolución de tarifasnotariales 8850 de 2007 y es actualizada año a año porla Superintendencia de Notariado y Registro de acuerdoal incremento que establece el Banco de la República deacuerdo al IPC.Los cónsules colombianos tienen algunas funciones queejercen los notarios en el país. Daremos a usted señor cónsuluna guía sencilla y didáctica, que le permita apoyarse jurídi-camente en el desarrollo de sus funciones notariales.Escritura públicaLa escritura pública es el documento escrito que contienedeclaraciones de actos jurídicos, emitidas ante el notarioo cónsul, con los requisitos de ley y que se incorporan alprotocolo.Perfeccionamiento de la escritura pública:La elaboración de la escritura pública tiene unas etapasconsecutivas que son:1. Recepción: Es percibir las declaraciones que hacen anteel cónsul los interesados.52 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 53. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR2. Extensión: Es la versión escrita de lo declarado.3. Otorgamiento: Es el asentimiento expreso del ciudadanoal instrumento extendido.4. Autorización: Con su firma, el cónsul aprueba que se hanllenado los requisitos pertinentes y que las declaraciones hansido emitidas realmente por los interesados. • El ciudadano puede presentar ante el cónsul, el texto escrito de lo que se va a convertir en escritura, que se llama minuta, o expresar verbal- mente el objeto de sus declaraciones para que el cónsul efectúe la versión escrita en papel de seguridad que posee el consulado respectivo. • Antes de firmar el texto el Cónsul y el ciudadano que solicita el servicio de la escritura pública, deben efectuar las correcciones que estimen pertinentes. Asímismo es necesario el original de los comprobantes fiscales vigentes.Otros aspectos importantes que debe contener la escri-tura pública:En el encabezamiento: • Número de la escritura, asignada en orden su- cesivo y anotado en letras y números. • La fecha, señalando día, mes y año. • Lugar, indicando país nombre del cónsul.Comparecencia: • Nombres y apellidos completos de los otorgan- tes. • Documento de identidad. • Domicilio. • Edad, sólo si otorga un menor adulto o el adop- 53 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 54. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR tante o el adoptado. En los demás casos se indicará que es mayor de edad. • Estado civil, señalando la situación de los inmue- bles respecto de la sociedad conyugal, teniendo en cuenta el estado civil de los otorgantes. • Representación, si actúan en nombre de otro se indicará la clase de aquélla. • Tratándose de inmuebles si el bien está afectado a vivienda familiar o a patrimonio de familia.Estipulaciones: • Declaraciones: Redactadas con toda claridad y precisión para que se acomoden a la esencia del contrato y a los propósitos de las partes . • Identificación del objeto del acto o negocio. Si se trata de inmuebles, por su ubicación, nomencla- tura, linderos (utilizar sistema métrico decimal en números y letras) y cédula catastral. • Título de adquisición. Respecto de bienes inmue- bles se indicará los datos de registro y si carece de título inscrito, la fuente de la que deriva su derecho. • Valor del bien, fijado en moneda colombiana, y si está referido en moneda extranjera , indicando su equivalencia conforme a las normas vigentes sobre el particular. Su forma de pago. • Lugar y fecha de cumplimiento de las obliga- ciones. • Expresión de la situación jurídica del bien en re- lación con gravámenes, limitaciones de dominio y medidas cautelares.54 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 55. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARAlgunos actos que se elevan a escriturapública:Compraventa, donación, hipoteca, cancelación de hipote-ca, comunidad, venta de derechos herenciales, usufructo,propiedad horizontal, patrimonio de familia, afectación avivienda familiar, capitulaciones matrimoniales, liquidaciónde la sociedad conyugal, liquidación de la sociedad pa-trimonial de hecho, testamentos, sucesiones, englobe ,desenglobe, actualización de linderos de inmuebles, actosy contratos comerciales , entre ellos: constitución de socie-dad, escisión, empresa unipersonal, sociedad anónima porsuscripción sucesiva de acciones, fiducia mercantil, leasinginmobiliario, etc.Protocolización:Señor cónsul, a medida que usted va autorizando las escri-turas públicas, debe ir organizando y llevando de maneraordenada su protocolo de escrituración que consiste en elarchivo fundamental de su consulado, y se forma con todaslas escrituras que se otorguen ante usted, y con las actua-ciones y documentos que se insertan en el mismo. Tendrávigencia desde el 1º de enero hasta el 31 de diciembre decada año y constará del número de tomos que sea necesarioformar, procurando que no exceda de 1000 el número dehojas de cada tomo. Al final de cada tomo el Cónsul asentaráuna nota de clausura con la firma y la fecha .( artículo 107del decreto 960 de 1970).Adicionalmente el ciudadano puede acudir al consulado,con el fin de guardar en el archivo del protocolo documentospúblicos y privados. Por ejemplo un proceso de sucesión 55SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 56. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARadelantado ante un juzgado, de resolución de adjudicaciónde un predio del Incoder, un documento privado que contengaobligaciones. Tenga presente: protocolizar por mandato dela ley, por orden de un juez o por espontánea voluntad, esincorporar en el protocolo, sin que el documento adquiera unvalor probatorio distinto del que en sí mismo represente.Conjuntamente con el protocolo de escrituración debe ir ustedllevando el libro de relación e índice según lo establece losartículos 106 al 111 del Decreto Ley 960 de 1970.Poderes:Representación para trámites consulares:El artículo 28 del decreto ley 960 de 1970, establece (…)“en caso de representación, el representante dirá la clase derepresentación que ejerce y presentará para su protocoliza-ción los documentos que la acrediten. (…)Clases:Poder especial: este debe estar elaborado de forma escritaindicando detalladamente el acto para el cual se confiere, yla descripción del inmueble si se trata de negocios o actos deenajenación, el cual debe estar identificado plenamente porsus linderos, matrícula inmobiliaria, nomenclatura, nombrey lugar de ubicación. ( ejemplos: cobro de cheques, compra-ventas, asuntos legales, sucesiones y otras actuaciones).Poder General: En el cual se señalarán los varios actos ocontratos para los cuales se confieren. Debe ser por escri-tura pública.56 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 57. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARSi el poder es presentado ante usted para hacerlo valer enotro país o en Colombia, se autenticará ante su despacho, ydebe ser avalado por el Ministerio de Relaciones Exterioresen Colombia.Actos de fe:Autenticaciones y reconocimientos de firmas:Autenticaciones: proceden para documentos privados queno contengan expresamente obligaciones. Es un testimoniofidedigno y no le confiere al documento mayor fuerza de laque por sí tenga.Reconocimiento: Se aplica para documentos privados quecontengan obligaciones, da plena autenticidad y fecha ciertaal documento privado.El ciudadano debe presentarante usted señor cónsul, losdocumentos que pretenda au-tenticar o reconocer.En los casos que dispone la leyde presentación personal, elinteresado debe acudir directa-mente a su despacho.Todos los trámites anteriores de-ben ser firmados por usted. 57 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 58. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARFe de vida:Corresponde a la solicitud que debe formularse ante el cón-sul, para que este certifique sobre la supervivencia de unindividuo. Con tal objeto es preciso identificar personalmentey en debida forma al interesado, anotando el documento quelo identifica, nombres y apellidos completos, el día y horade la diligencia, y hará estampar la huella dactilar del com-pareciente (Art. 78, Decreto Ley 960 de 1970. modificadopor el 37 del Decreto Reglamentario 2148 de 1983).Declaraciones extraproceso:Corresponde al testimonio espontáneo rendido con el fin deconstituir prueba con fines extraprocesales, identificándosey expresando con claridad los hechos respecto de los cualestenga conocimiento. Este testimonio no será tramitado bajojuramento.Testimonios especiales:En el ejercicio de sus funciones puede percibir y documen-tar en forma directa, los hechos ocurridos en su presenciarelacionados con su actividad. Se destacan las actas y laescritura pública de comparendo (Artículos 95 y 96 del De-creto Ley 960 de 1970.).58 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 59. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARCobro de derechosnotariales en el extranjeroSeñor cónsul, la Superintendencia de Notariado y Registro,tiene la facultad por ley cada año de actualizar las tarifasnotariales, para el 2008 se expidió la Resolución 8850 del2007, que determinó las tarifas, y allí un capítulo para el cobrode tarifas en el exterior a través de su consulado.Cada año usted debe estar actualizado para saber el cobroa efectuar con relación a la función notarial que ejerce ensu respectivo consulado, de conformidad con la resolucióno acto administrativo que profiera la Superintendencia deNotariado y Registro. 59 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 60. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR60 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 61. 11. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS Casuística NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR sobre temas consularesLa Superintendencia de Notariado y Registro, a través de laOficina Asesora Jurídica, emite conceptos relacionados conla función notarial que ejerce usted como cónsul.Dejamos a su consideración los que consideramos de vitalimportancia para el desarrollo de sus funciones consularesen el exterior.Los temas : • Inquietudes en materia notarial formuladas por los cónsules de Colom- bia. Temas: escritura- ción, derechos notariales, capitulaciones y otros. (18 de abril de 2005). • Registro civiles (11 de mayo de 2006). • Unión marital de hecho. (27 de febrero de 2006). • Posibilidad de celebración de matrimonios civiles ante cónsul colombiano. (Expedido por el Jefe de la Oficina Jurídica del Ministerio de Relacio- nes Exteriores de Colombia, 17 de octubre de 2002).Esta Superintendencia Delegada para el Notariado, estaráatenta a cualquier inquietud jurídica que sea de su interésdurante la inducción o posterior a ella, para coadyuvar en elbuen desarrollo de su función notarial en el exterior. 61 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 62. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARConsultasInquietudes en materia notarial formuladas porlos cónsules de Colombia en el exterior.Abril 18 de 2005La Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Nota-riado y Registro respondió consulta de la doctora CandelariaPalacio Baldovino, directora de Asuntos Consulares y Co-munidades Colombianas en el Exterior (E), del Ministerio deRelaciones Exteriores, sobre inquietudes en materia notarialformuladas por los Cónsules de Colombia en el Exterior. Consultas y respuestas:1. ¿Una escritura pública necesariamente debe hacerseen papel notarial o se puede transcribir el texto en unahoja en blanco?El artículo 20 del D.L. 960 de 1970 dispone: “Las escriturasoriginales o matrices se escribirán en papel autorizado porel Estado y al final de cada instrumento, antes de firmarse,se indicarán los números distintivos de las hojas empleadas,si los tuvieren”.Anteriormente se utilizaba el papel sellado, que actualmentese conoce como “Papel Notarial”.La ley 39 de 1981 dispuso en su artículo 3° que el servicionotarial utilizará en sus actuaciones un papel de seguridadcuya característica determinará la Superintendencia deNotariado y Registro, de modo tal que garantice la correctaconservación de los archivos.62 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 63. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARDe la norma transcrita se infiere que a esta Entidad lecorresponde simplemente determinar las característicasde seguridad del papel a utilizar en el otorgamiento de lasescrituras públicas.La Superintendencia de Notariado y Registro autorizó alColegio de Notarios de Colombia y a la Asociación deNotarios Interinos para que contrataran la adquisición, im-presión y distribución del papel de seguridad sujeto a lascaracterísticas de seguridad previamente determinadaspor esta Entidad; papel requerido para el otorgamiento delas escrituras públicas, cuya distribución o provisión podíaefectuarse por conducto de los Colegios Seccionales o através de determinados notarios directamente a las notaríasque solicitaran y sufragaran la cantidad de papel a utilizaren sus despahos.Mediante Resolución No. 1288 del 21 de abril de 1990, laSuperintendencia instruyó respecto a las características delpapel de seguridad, señalando a los notarios que establecencontroles que permitan determinar las entradas, consumos,hojas anuladas y existencia de papel de seguridad.2. ¿Cómo se efectuaría el cobro de derechos cuandose trata de escrituras de cuantía determinada y cuálesson los documentos que se deben exigir, por ejemplo,para constituir una hipoteca o venta de inmueble, ouna sociedad?El inciso 3°. del artículo 251 del C.P.C. señala: “Documentopúblico es el otorgado por funcionario público en ejerciciode su cargo o con su intervención. Cuando consiste en unescrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario,es instrumento público; cuando es otorgado por un notario oquien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivoprotocolo, se denomina escritura pública.” 63SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 64. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARLa escritura pública en términos del artículo 13 del decreto ley960 de 1970, es: “El instrumento que contiene declaracionesen actos jurídicos, emitidas ante el notario, con los requisitosprevistos en la ley y que se incorpora al protocolo”.La forma externa que debe revestir todo negocio jurídicoformal es la escritura pública, y su elaboración requiere deun proceso, que en orden cronológico el primer paso es elde la rogación, o requerimiento que deben hacer las partesal notario o cónsul para obtener de éste la prestación desus servicios.Luego procede la recepción, que consiste en percibir lasdeclaraciones que hacen ante el notario o cónsul los intere-sados; la extensión, que es la versión escrita de lo declarado;el otorgamiento, entendido como el asentimiento expreso queaquéllos prestan al instrumento extendido, y la autorización,consistente en la fe que imprime el notario o cónsul a éste,en vista de que se han llenado los requisitos pertinentes, yque las declaraciones han sido realmente emitidas por losinteresados.Ahora bien, en lo que respecta a la redacción de las declara-ciones, éstas pueden hacerse por el notario o por el cónsul, oser presentadas a éstos por las partes, redactadas por ellaso sus asesores, (artículos 6°, 15 Y 17 del decreto ley 960 de1970). En los dos casos, el notario o el cónsul, dentro delcontrol de legalidad que ejercen, deben velar porque éstas seacomoden a la finalidad de los comparecientes, a las normaslegales, a la clara expresión idiomática, pudiendo sugerir lascorrecciones que juzguen necesarias.La actividad notarial tiene como función, la de “dar fe públi-ca notarial” siendo un servicio público que presta el notariocomo delegatario del Estado a fin de que cumpla esta gestiónprivada.64 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 65. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARTenemos entonces que las escrituras públicas son docu-mentos públicos, de las cuales toda persona tiene derechoa obtener copias auténticas.Las normas vigentes relacionadas con el otorgamiento de unaescritura pública, están consagradas en el decreto ley 960de 1970, su decreto reglamentario 2148 de 1983 y demásdisposiciones, como por ejemplo tener en cuenta los CódigosCivil, Comercial, decretos 902 de 1988, el 999 de 1988, 2668de 1988, 1712 de 1989 y 1729 de 1989, entre otros.En el otorgamiento de escrituras públicas, es necesario queel cónsul, quien ejerce funciones de notario en el exterior,observe lo dispuesto en el Título II, Capítulo I, artículos 12al 41 del decreto ley 960 de 1970.El artículo 3o. del decreto 2148 de 1983, expresa: “ El notariono autorizará el instrumento cuando llegue a la conclusión deque el acto que contiene sería nulo por incapacidad absolutade alguno de los otorgantes o por estar clara y expresamenteprohibido en la ley.De los demás vicios que afecten el acto objeto del contratoadvertirá a los comparecientes y si éstos insistieren, lo auto-rizará, dejando constancia de ello en el instrumento.”A su turno, el artículo 2º. Ibidem, señala que el notario ejer-cerá sus funciones a solicitud de los interesados, quienestienen el derecho de elegirlo libremente, salvo lo estipuladopara el reparto.De otra parte, el artículo 37 del decreto ley 960 de 1970 es-tablece: “Extendida la escritura será leida en su totalidad porel notario, o por los otorgantes, o por la persona designadapor éstos, quienes podrán aclarar, modificar o corregir lo queles pareciere y al estar conformes, expresarán su asentimien-to. De lo ocurrido se dejará testimonio escrito en el propio 65 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 66. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARinstrumento y la firma de los otorgantes demuestra suaprobación.” (subrayo)y el artículo 40 Ibidem, señala: “El notario autorizará elinstrumento una vez cumplidos todos los requisitos forma-les del caso, y presentados los comprobantes pertinentes,suscribiéndolo con firma autógrafa en último lugar”.Los únicos casos en que el notario se debe abstener deautorizar el instrumento son los señalados por los artículos10 y 143 del decreto 2148 de 1983.La identificación de los comparecientes, se hará con losdocumentos legales pertinentes, dejando testimonios decuáles son estos.En la escritura se consignarán el nombre, apellidos, estadocivil, edad y domicilio de los comparecientes. En caso derepresentación se expresará, además su carácter y losdatos de las personas naturales representadas como sicomparecieran directamente, o de las personas jurídicas talcomo corresponde según la ley o los estatutos, indicandosu domicilio y naturaleza.Quien disponga de un inmueble o constituya gravamen sobreél, deberá indicar la situación jurídica del bien respecto de lasociedad conyugal, caso de ser o haber sido casado.Los inmuebles que sean objeto de enajenación, gravamen olimitación se identificarán por su cédula o registro catastralsi lo tuvieren; por su nomenclatura, por el paraje o localidaddonde están ubicados y por sus linderos. Siempre que se ex-prese la cabida se empleará el sistema numérico decimal.El precio o la estimación del valor de los bienes o derechosobjeto de las declaraciones se expresarán en moneda co-lombiana, y si el acto o contrato estuviere referido a mone-66 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 67. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARdas extranjeras, se establecerá su equivalencia en monedanacional según las normas vigentes sobre el particular.Respecto al cobro de los derechos notariales de las escri-turas públicas, se encuentra en estudio por parte de estaEntidad con el Ministerio de Relaciones Exteriores, toda vezque dicho Ministerio asignó unas tarifas fijas por concepto.3. Existen notarías que desatienden las solicitudes deregistro, por ejemplo de reconocimiento de hijos a travésde escrituras públicas otorgadas en el exterior, porquela madre no ha expresado su consentimiento personal-mente ante la notaría o a través de la misma escritura.En cuanto al reconocimiento de hijo extramatrimonial, elartículo 10 de la Ley 75 de 1968, expresa: El reconocimientoes irrevocable y puede hacerse: 1) En el acta de nacimiento firmándola por quien reconoce; 2) Por escritura pública; 3) Por testamento; 4) Por manifestación expresa y directa hecha ante un juez...”Nótese de la norma anteriormente transcrita, que en ningunode sus apartes expresa que para efectuar el reconocimientode hijo extra matrimonial se necesite de la presencia de lamadre o del hijo.El procedimiento a seguir es efectuar el reconocimiento poruno de los medios señalados en el artículo 1º. de la ley 75de 1968, y una vez reconocida la persona, el notario debedar aplicación a lo preceptuado por el artículo 60 del decretoley 1260 de 1970, es decir, una vez efectuado el trámite delegalización de la escritura pública y recibida ésta, el funcio-nario encargado de llevar el registro civil procede a sustituir 67 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 68. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARel folio con anotaciones de recíproca referencia y además,debe hacer la notificación de que trata el artículo 4º. de laley en mención, el cual dispone: “El reconocimiento no creaderechos a favor de quien lo hace sino una vez que ha sidonotificado y aceptado de la manera indicada en el título 11del Libro 1º. del Código Civil, para la legitimación”.Y el artículo 240 del Código Civil, expresa: “ Cuando la le-gitimación no se produce Ipso Jure, el instrumento públicode legitimación deberá notificarse a la persona que se tratede legitimar...”.Artículo 243 ibídem, señala: ”La persona que acepte orepudie, deberá declararlo por instrumento público dentrode los noventa días subsiguientes a la notificación. Trans-currido este plazo, se entenderá que acepta, a menos deprobarse que estuvo imposibilitada de hacer la declaraciónen tiempo hábil”.Así las cosas, el notario o el funcionario encargado de llevarel registro civil, debe permitir que se efectúe el reconoci-miento, haciendo la correspondiente notificación a la madredel menor o al interesado, según el caso.En el evento de que el notario se abstenga de aceptar laescritura pública contentiva de reconocimiento de hijo extramatrimonial, puede formular la correspondiente queja anteel Director de Vigilancia de esta Entidad, para los fines aque haya lugar.4. En otros casos no se registran escrituras que contie-nen cambios de nombre, porque el interesado no haceel trámite personalmente ante la notaría, por lo que novale la solicitud que hace el Ministerio una vez realizadoel procedimiento de legalización.Ante todo es necesario aclarar, que para el otorgamien-to de la escritura pública de cambio de nombre, el cón-68 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 69. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARsul debe velar porque se cumplan todos los requisitosgenerales exigidos para cualquier escritura, como son:utilizar el papel notarial, numerarla, fecharla, consignarel nombre del cónsul y lugar de la autorización, iden-tificación de los comparecientes, y lo contemplado enel artículo 3º. del decreto 999 de 1988.El artículo 3° del decreto ley 1260 de 1970, expresa:“Toda persona tiene derecho a su individualidad, y porconsiguiente, al nombre que por ley le corresponde.El nombre comprende, el nombre, los apellidos, yen su caso, el seudónimo...” (subrayado fuera deltexto)El artículo 3o. del decreto 999 de 1988, dispone: “Sólo po-drán solicitar la rectificación o corrección de un registroo suscribir la respectiva escritura pública, las personasa las cuales se refiere éste, por sí o por medio de susrepresentantes legales o sus herederos”.El artículo 6° del decreto 999 de 1988, señala. El ar-tículo 94 del decreto ley 1260 de 1970, quedará así:“El propio inscrito podrá disponer, por una sola vez,mediante escritura pública, la modificación del registro,para sustituir, rectificar, corregir o adicionar su nombretodo con el fin de fijar su identidad personal…”El artículo 2º. del decreto 1555, expresa: Los represen-tantes legales de los menores de edad o de los hijosadoptivos, podrán cambiar el nombre de éstos antenotario, con sujeción al procedimiento indicado en elartículo 6º. del decreto ley 999 de 1988, y sin perjuiciode que cuando lleguen a la mayoría de edad, los ins-critos pueden por otra vez, modificar su nombre”.Al igual que en la inquietud número 3, si el notario seabstiene de aceptar la escritura pública contentiva de 69SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 70. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARcambio de nombre, puede formular la correspondientequeja ante el Director de Vigilancia de esta Entidad, paralos fines a que haya lugar.5. Las tarifas diferenciales de las escrituras de cam-bio de nombre en Colombia y en el exterior, hacenque las personas otorguen un poder especial, ante elconsulado, para que un apoderado realice el trámitede suscribir la escritura en una notaría en Colombia,razón por la cual es necesario saber cómo deben serotorgados estos poderes para que no sean rechazadospor las notarías en Colombia.Los poderes conferidos para la gestión de negocios,se rigen por las normas establecidas en el Código Civilacerca del mandato; es así como el artículo 2142 delC.C. contempla el contrato en sí mismo y el artículo 2156Ibídem consagra dos clases de mandato, el general si seda para “todos los negocios del mandante, y el especialsi comprende uno o más negocios especialmente deter-minados.”El artículo 2149 del CC describe los medios idóneos parael otorgamiento del poder así: “El encargo que es objetodel mandato puede hacerse por escritura pública o pri-vada, por cartas, verbalmente o de cualquier otro modointeligible y aún por la aquiescencia tácita de una personaa la gestión de sus negocios por otra”.La norma prevé dos modalidades para el otorgamientodel poder: una por escrito, a veces solemne (escriturapública), y otra verbal.Caso diferente es en tratándose de poderes para actuaren procesos, cuando son generales o especiales para va-70 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 71. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARrios procesos, porque en estos casos necesitan haberseotorgado por escritura pública. Art. 65 del C. de P. C.Los poderes otorgados en el exterior, se rigen por la leycolombiana en lo que se refiere a su autenticidad, no asíen su aspecto formal. Su procedimiento se encuentraestablecido en los artículos 65 y 259 del C. de P. C. enconcordancia con el artículo 480 del C. de Co.Ahora bien, cuando el respectivo poder se otorgue pordocumento privado, pero no ante funcionario de otropaís, sino ante cónsul colombiano, es importante queen relación con dicho documento proceda el funcionarioconsular a dejar la constancia expresa de haber sidopresentado personalmente por quien lo suscribe o exigirla diligencia de reconocimiento de contenido y firma.Estos requisitos están expresamente previstos en elartículo 14 del decreto 2148 de 1983. Pero además sedebe velar porque se cumplan los requisitos exigidosen el artículo 15 del mismo decreto, sustituido por elartículo 1º.. del Decreto 231 1985 que expresa: “Quienotorgue poder especial para enajenar, gravar o limitarun bien inmueble, lo identificará con el número de lamatrícula inmobiliaria, nomenclatura o nombre y lugarde ubicación”.Respecto a su consulta, el poder otorgado para efectuarescritura pública de cambio de nombre, deberá ser dadopor los representantes legales, si el inscrito es menorde edad, o por el propio inscrito cuando es mayor deedad. En éste deberá consignarse el nombre de la ofi-cina donde se encuentra el registro civil de nacimiento,si es posible el número de folio o indicativo serial, elnombre del inscrito, y el nombre con el cual se va a fijarla identidad. 71SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 72. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR6. ¿Al momento de hacer un registro de matrimonioen el Consulado, es posible hacer en este registro ladiligencia de legitimación de los hijos nacidos antes deese matrimonio, así el nacimiento de éstos no haya sidoregistrado en Colombia?El artículo 236 del C.C., dispone: “Son también hijos legíti-mos los concebidos fuera del matrimonio y legitimados porel que posteriormente contraen sus padres, según las reglasy bajo las condiciones que van a expresarse”.El artículo 237, ibídem, señala: “El matrimonio posteriorlegitima ipso jure a los hijos concebidos antes y nacidosen él...”Artículo 238, “El matrimonio de los padres legitima tambiénipso jure a los que uno y otro hayan reconocido como hijosnaturales de ambos, con los requisitos legales”.El artículo 239 de la misma normatividad, expresa: “Fuerade los casos de los dos artículos anteriores, el matrimonioposterior no produce ipso jure la legitimidad de los hijos. Paraque ella se produzca es necesario que los padres designenen el acta del matrimonio o en escritura pública, los hijos aquienes confieren este beneficio, ya estén vivos o muertos”(negrilla fuera de texto)De la norma anterior se desprende que, al momento deefectuar la inscripción del matrimonio en el registro civil, en lacasilla correspondiente los padres pueden decir los nombresde los hijos que legitiman. Si el nacimiento de éstos, no hasido inscrito, los pueden identificar con el nombre correctoy fecha de nacimiento. La nota de legitimación debe sersuscrita por ambos padres.Si no se efectuó la legitimación en el registro civil de ma-trimonio, podrán legitimar al hijo otorgando una escritura72 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 73. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARpública, la cual deberá efectuarse conjuntamente por ambospadres.7. ¿Si una pareja hace capitulaciones matrimonialesante un notario local y no ante el consulado, y luego delmatrimonio pretende registrar ese contrato en el consu-lado, es factible aceptar ese registro, o necesariamentelas capitulaciones se deben otorgar ante un consuladocolombiano?Las capitulaciones matrimoniales son un contrato median-te el cual la pareja que se dispone a contraer matrimoniopacta el régimen económico que los va a regir durante elmatrimonio.Las capitulaciones matrimoniales son convenciones o acuer-dos que celebran los futuros esposos antes de contraermatrimonio, relativas a los bienes que aportan a él, y alas donaciones y concesiones que se quieran hacer eluno al otro. artículo 1771 del Código Civil Colombiano.Las capitulaciones son irrevocables desde el día de la ce-lebración del matrimonio, y una vez celebrado no podránalterarse, ni siquiera con el consentimiento de las personasque intervinieron en su otorgamiento.El notario o el cónsul ante quien se extiende la escritura con-tentiva de capitulaciones, hará saber a los comparecientesque deben establecer y describir los bienes que aportan almatrimonio, con expresión de su valor y una razón circuns-tancial de las deudas de cada uno, de conformidad con lodispuesto por el artículo 1780 del C. C.Según lo dispuesto por el artículo 1780 del C. C. “Las ca-pitulaciones matrimoniales designarán los bienes que losesposos aportan al matrimonio, con expresión de su valory una razón circunstanciada de las deudas de cada uno...”; 73 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 74. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARcon ésta no se da transferencia de bienes, y por lo tantono hay lugar a inscripción en la Oficina de Registro deInstrumentos Públicos a que corresponda cada inmue-ble, ni a exigir paz y salvo alguno, pero sí son objetode registro en el Libro de Varios, de conformidad con lodispuesto en el artículo 1º. del decreto 2158 de 1970.El artículo 180 del C.C. expresa: “Por el hecho delmatrimonio se contrae sociedad de bienes entre loscónyuges, según las reglas del título 22, libro IV, delCódigo Civil.Los que se hayan casado en país extranjero y se do-miciliaren en Colombia, se presumirán separados debienes, a menos que de conformidad a las leyes bajocuyo imperio se casaron se hallen sometidos a un régi-men patrimonial diferente”.El artículo 259 del C. de P.C., establece: “Los documen-tos públicos otorgados en país extranjero por funcionariode éste o con su intervención, deberán presentarsedebidamente autenticados por el cónsul o agente diplo-mático de la República, y en su defecto por el de unanación amiga, lo cual hace presumir que se otorgaronconforme a la ley del respectivo país...”Como el objeto primordial de las capitulaciones matrimo-niales está encaminado a fijar por los futuros cónyugesel régimen de bienes que ha de regir sus relacionespatrimoniales una vez celebrado el matrimonio, si éstasse realizan antes del matrimonio y ante autoridad extran-jera, se presumen efectuaron conforme a la Ley de esepaís, y son objeto de inscripción en el Libro de Varios delrespectivo consulado. La carga de la prueba de si sonválidas o no las capitulaciones efectuadas ante autoridadextranjera, le corresponde a los contrayentes.74 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 75. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR8. ¿Si aún no han registrado el matrimonio celebradoen el extranjero, pueden celebrar capitulaciones an-tes de registrarlo en el Consulado y entonces registrardichas capitulaciones?Las capitulaciones matrimoniales son convenciones o acuer-dos que celebran los futuros esposos antes de contraermatrimonio, relativas a los bienes que aportan a él, y a lasdonaciones y concesiones que se quieran hacer el uno alotro. Artículo 1771 del Código Civil Colombiano.De la interpretación de las normas relativas a capitulaciones,se observa que éstas deben efectuarse antes de la celebra-ción del matrimonio y no de la inscripción de dicho matrimonioen el registro civil.9. La Notaría Primera señala que las capitulacionesmatrimoniales posteriores al matrimonio civil celebradoen el exterior, pueden incluirse en el folio del registrocivil de matrimonio, siempre que el interesado presenteel documento soporte apostillado y traducido. ¿Esteprocedimiento es aceptado por todas las notarías enColombia?Como ya lo expresamos en los interrogantes 7 y 8, lascapitulaciones matrimoniales, deben celebrarse antes delmatrimonio.10. Una persona colombiana, ha optado igualmente porotra nacionalidad, por ejemplo la francesa, y ha afran-cesado el nombre, lo cual es muy común, sin habercambiado su nombre en Colombia. Entonces contraematrimonio y quiere registrar ese matrimonio en el Con-sulado presentando el acta de matrimonio francesa don-de aparecen sus nombres franceses, ¿Qué debe hacerel consulado?, lo registra con los nombres franceses ocon los originales? 75 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 76. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAREl artículo 67 del decreto ley 1260 de 1970, dispone: “...Losmatrimonios celebrados en el extranjero, entre dos colom-bianos por nacimiento, entre un colombiano por nacimientoy un extranjero, entre dos colombianos por adopción, oentre un colombiano por nacimiento y uno por adopción,se inscribirán en la primera oficina encargada del registrodel estado civil en la capital de la República”.El artículo 47 ibídem, expresa: “ Los nacimientos ocurridosen el extranjero o durante viaje cuyo término sea lugarextranjero, se inscribirán en el competente consuladocolombiano, y en defecto de éste, en la forma y del modoprescritos por la legislación del respectivo país.El cónsul remitirá sendas copias de la inscripción; unadestinada al archivo de la oficina central y otra al fun-cionario encargado del registro civil en la capital de laRepública…Caso de que la inscripción no se haya efectuado antecónsul nacional, el funcionario encargado del registrodel estado civil en la primera oficina de la capital de laRepública procederá a abrir el folio, una vez establecidala autenticidad de los documentos que acrediten el naci-miento”. (Este se aplica también para matrimonio).De conformidad con las normas transcritas, los matrimo-nios que ocurran en el exterior de las personas arriba men-cionadas, pueden solicitar su registro ante el competentecónsul de Colombia en el país respectivo.El artículo 68 de la misma normatividad, señala: “El matri-monio podrá inscribirse a solicitud de cualquier persona.En todo caso no se procederá al registro sino con vistaen copia fidedigna de la respectiva acta de la partidaparroquial, en cuanto a los matrimonios católicos, o de la76 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 77. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARescritura de protocolización de las diligencias judicialeso administrativas correspondientes, en el caso de matri-monio civil”.El artículo 70 del decreto en mención, dispone: “Son requi-sitos esenciales del registro de matrimonio: el nombre delos contrayentes, la fecha, el lugar, el despacho, parroquiao sacerdote que lo celebró, y la constancia de la presenciade copia auténtica del acta parroquial o de la escritura deprotocolización de las diligencias judiciales o administrativascorrespondientes a la celebración”,Para inscribir civilmente un matrimonio, se debe aportar copiade la partida eclesiástica de matrimonio, en tratándose de ma-trimonios católicos. Cuando se trata de matrimonios civiles,bien ante juez o autoridades administrativas, las actuacionesjudiciales o administrativas se deben protocolizar, en el asun-to descrito, ante el Cónsul colombiano en el exterior.Con base en la partida eclesiástica de matrimonio católico, ode la escritura de protocolización de las diligencias judicialeso administrativas, correspondientes a matrimonio civil, seefectúa el registro civil de matrimonio. Por consiguiente, elCónsul debe asesorar al usuario, en el sentido de advertirleque es conveniente para evitar posibles problemas, unificarel nombre, es decir, si ha afrancesado el nombre, otorgar es-critura pública de cambio de nombre, para unificar su registrocivil de nacimiento a los demás documentos.El registro civil de matrimonio, se efectúa o se inscribe tal ycomo aparecen los nombres, bien en la partida eclesiásticao en el acta de matrimonio civil ante autoridad extranjera,previamente protocolizada.11. La Notaría Primera de Bogotá, sostiene que la senten-cia de divorcio otorgada por un juez de un país extranjerodonde se celebró el matrimonio, no necesita someterse 77 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 78. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARal exequator en Colombia para poder ser registrada enel Consulado, argumentando que dicho matrimonio nofue celebrado en Colombia, lo cual ha generado muchosreclamos de las personas a quienes esta Dirección lessolicita el trámite del exequator para registrar el divorcio.Cuál es el procedimiento que debe seguirse?El exequator, se refiere al trámite que se debe efectuar antela sala de casación civil de la Corte Suprema de Justicia, elcual debe cumplir con los requisitos señalados en el artículo695 del C.P.C. para efecto de que las sentencias y otrasprovidencias que revistan tal carácter, pronunciadas en unpaís extranjero en procesos contenciosos o de jurisdicciónvoluntaria, produzcan efectos en Colombia.Trámite que no se refiere a la simple legalización de quetratan los artículos 259 y 260 Ibídem, y la Convención sobreabolición del requisito de legalización de documentos públi-cos extranjeros, o “apostillar”.Una sentencia proferida por autoridad extranjera, requiere deltrámite del exequator, para efecto de producir en Colombiala fuerza que les conceden los tratados existentes con esepaís.El matrimonio celebrado en el exterior por una de las perso-nas señaladas en el artículo 67 del decreto ley 1260 de 1970,para que produzca efectos en Colombia, debe inscribirse enel competente Consulado de Colombia en el exterior o enuna de las Notarías del Círculo de Bogotá. Una vez inscrito,si IIegaren a divorciarse, la sentencia de divorcio para queproduzca efectos en Colombia requiere del exequator.Respecto a los modelos de las escrituras públicas, o el ma-nual que contenga información sobre los diferentes tipos deescrituras, le informo que la editorial Legis publicó un libro demodelos de minutas. Además por medio de la página www.78 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 79. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARlegis.com.co se puede acceder al sistema de informaciónjurídica que dicha empresa desarrolló para la Superinten-dencia de Notariado y Registro.Registros CivilesMayo 11 de 2006La Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia deNotariado y Registro respondió consulta al doctor JaimeBuenahora Febres Cordero, Cónsul de Colombia en NuevaYork, U.S.A. y al encargado del registro civil del consulado,doctor Said Hidrovo Méndez.1. Cuando es imposible contar con la presencia del pa-dre del menor al momento del registro, pero la madretiene en el certificado de nacido vivo (Birth certificate)el nombre del padre y por lo tanto ha sido reconocida lapaternidad, en este caso, ¿Cuál sería el procedimientoa seguir?2. ¿Cuando la madre está privada de la libertad, y no tieneningún documento de identificación colombiano, y elpadre quiere registrar al menor, pero no están casados,qué se puede hacer?3. ¿Es posible que un mayor de 18 años, hijo de padrescolombianos, se registre por sí mismo sin tener ningunaclase de documento colombiano, únicamente los docu-mentos estadoudinenses? Acreditar que sus padresson colombianos claro está. Y si solo tiene informaciónde uno de los padres, igualmente es posible procederal registro? 79 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 80. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR4. Tratándose de ciudadanos estadounidenses es indis-pensable la presentación del pasaporte vigente; o esposible la presentación de cualquier otro documento deidentificación (licencia de conducción – único documen-to válido en Nueva York), ya que no todas las personastienen pasaporte.5. ¿Es absolutamente necesario que se requiera elregistro civil de nacimiento de los contrayentes de unmatrimonio celebrado en nuestra jurisdicción para regis-trarlo? ¿O solamente el de los colombianos, o ninguno,porque en el matrimonio ya se exigió ese requisito? (Enel caso de los cubanos en Estados Unidos, es complejoque obtengan una copia del equivalente a su registrocivil de nacimiento).6. ¿Cuando los padres hacen trámite por’ primera vez decédula y tienen más de 25 años, cómo sería posible queregistren a sus hijos?7. ¿En el caso de hijos menores de 18 años de edad, quédocumento se tiene como base para la identificación delos padres, y quién lo declara? Respuestas:Marco Jurídico:El artículo 266 de la Constitución Nacional estableció funcio-nes al Registrador Nacional del Estado Civil, entre otras, ladirección y organización del Registro Civil y la identificaciónde las personas. • Código Civil. • Ley 75 de 1968. • Decreto ley 1260 de 1970.80 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 81. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARConsideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:Pregunta No. 1:El artículo 44 del Decreto Ley 1260 de 1970, señala: “En elregistro de nacimientos se inscribirán:Los nacimientos que ocurran en el territorio nacional.Los nacimientos ocurridos en el extranjero, de personas hijasde padre y madre colombianos.Los nacimientos que ocurran en el extranjero, de personashijas de padre o madre colombianos de nacimiento o poradopción, o de extranjeros residentes en el país, caso deque lo solicite el interesado...”El artículo 45 ibídem, dispone: “están en el deber de denun-ciar los nacimientos y solicitar su registro: El padre, la madre,los demás ascendientes, los parientes mayores más próxi-mos... y el propio interesado mayor de diez y ocho años”.El artículo 46 de la misma normatividad, dice: “Los naci-mientos ocurridos en el territorio nacional se inscribirán enla oficina correspondiente a la circunscripción territorial enque hayan tenido lugar...”’El procedimiento a seguir para inscribir civilmente un na-cimiento es el consagrado por el artículo 1º. del Decreto2188 del 16 de octubre de 2001, el cual expresa: “Cuandose pretende registrar el nacimiento fuera del término pres-crito, en el artículo 48 del D.L. 1260 de 1970, la solicitud seadelantará ante el funcionario de registro civil, ante el cualdeclarará el solicitante o el representante legal si el inscritoes menor de edad que su nacimiento no se ha inscrito anteautoridad competente. 81 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 82. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAREl nacimiento deberá acreditarse con el certificado de nacidovivo, expedido por el médico, enfermera o partera, o conotros documentos auténticos o con copia de las partidasparroquiales, respecto de las personas bautizadas en el senode la iglesia católica o de las anotaciones de origen religioso,correspondientes a las personas de otros credos.En caso de no poder acreditarse el nacimiento con los docu-mentos anteriores, se hará con fundamento en testimonios,de conformidad con el artículo 50 del Decreto Ley 1260 de1970. En este evento, la declaración bajo juramento ren-dida personalmente ante el mismo funcionario de registrocivil o notario, la harán al menos dos personas que hayanpresenciado, asistido o tenido noticia directa y fidedigna delnacimiento...”De conformidad con las normas transcritas, los nacimientosse pueden acreditar, con uno de los documentos allí relacio-nados, no son todos, es uno de ellos.Al momento de la inscripción, el notario, el registrador delEstado Civil o el cónsul competente, debe preguntar al inte-resado en el registro si existe matrimonio entre los padres,porque de no existir, debe llevar los apellidos maternos,a menos que el padre lo reconozca. Lo anterior con el finde que la inscripción quede bien diligenciada y la personacuyo nacimiento se registra no vaya a tener problemas enel futuro.Los hijos nacidos de uniones libres tienen los mismos dere-chos fundamentales que cualquier niño nacido en matrimonio.El artículo 1º. de la ley 54 de 1989, por medio de la cual sereforma el artículo 53 del decreto ley 1260 de 1970, expresa:“En el registro de nacimiento se inscribirán como apellidosdel inscrito, el primero del padre seguido del primero de lamadre, si fuere hijo legítimo o extramatrimonial reconocido82 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 83. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARo con paternidad judicialmente declarada; en caso contrario,se le asignarán los apellidos de la madre”.Por lo anterior, le compete tanto al notario, al registrador delEstado Civil o al cónsul indagar, si los padres de la personacuyo nacimiento se va a registrar son casados, para efectode diligenciar bien el registro, ya que si no existe matrimoniodebe llevar los apellidos de la madre o aconsejarle que loreconozcan como a sus hijos extramatrimoniales, por unode los medios señalados por el artículo 1º. de la ley 75 de1968.El artículo 1º. de la Ley 75 de 1968, expresa: “El reconoci-miento es irrevocable y puede hacerse: 1. En el acta de nacimiento firmándola por quien reconoce; 2. Por escritura pública; 3. Por testamento; 4. Por manifestación expresa y directa hecha ante un juez...”El procedimiento a seguir, en el evento de que los padresno sean casados, es efectuar el reconocimiento por unode los medios señalados en el artículo 1º. de la Ley 75 de1968, y una vez, como en el caso en consulta, autorizada laescritura pública de reconocimiento, el cónsul debe hacer lanotificación de que trata el artículo 4º. de la ley en mención,el cual dispone: “El reconocimiento no crea derechos a fa-vor de quien lo hace sino una vez que ha sido notificado yaceptado de la manera indicada en el título 11 del Libro 1º.del Código Civil, para la legitimación”.El artículo 240 del Código Civil, expresa: “Cuando la legiti-mación no se produce Ipso Jure, el instrumento público delegitimación deberá notificarse a la persona que se trate delegitimar...”. 83 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 84. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARArtículo 243 ibídem, señala: .. “La persona que acepte o re-pudie, deberá declararlo por instrumento público dentro delos noventa días subsiguientes a la notificación. Transcurridoeste plazo, se entenderá que acepta, a menos de probarseque estuvo imposibilitada de hacer la declaración en tiempohábil”.Así las cosas, la notificación deberá hacerla el notario o eneste caso el cónsul a los interesados o sea a los beneficiariosdel reconocimiento. Para dicha notificación, el padre recono-ciente deberá manifestar en la escritura pública la dirección oel lugar dónde se encuentre el hijo o la madre según el caso,para efecto de la notificación.Pregunta No. 2Parte de la respuesta anterior, tiene que ver con esta pregunta.Respecto a que la madre se encuentra privada de la libertady no tiene documento de identificación, le informo, que conel certificado de nacido vivo (Colombia) o el que haga susveces en Estados Unidos, se puede constatar que la madredel menor es quien figura en dicho documento. Lo anterior,por cuanto el hecho del parto presume la maternidad, luegono es necesaria la presencia de la madre en el consulado.El artículo 30 del decreto ley 1260 de 1970, dispone: “La iden-tificación de los comparecientes se hará con los documentoslegales pertinentes, dejando testimonio de cuáles son estos.Sin embargo, en caso de urgencia, a falta del documentoespecial de identificación, podrá el funcionario identificarloscon otros documentos auténticos, o mediante la fe de cono-cimiento por parte suya”.La falta de documento de identificación no es óbice para noefectuar la inscripción del nacimiento; quien sí debe tenerdocumento de identidad es quien actúe como declarante odenunciante del nacimiento, toda vez, que si una inscripción84 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 85. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARse efectúa sin que el declarante se identifique estaría viciadade nulidad, según lo dispuesto por el artículo 104 del DecretoLey 1260 de 1970.En el caso de su interrogante, el padre del menor puedeinscribir civilmente el nacimiento de su hijo y lo puede reco-nocer por uno de los medios consagrados por el artículo 1º.de la ley 75 de 1968. También lo puede hacer, simplementefirmando el folio del registro civil de nacimiento.Pregunta No. 3El artículo 45 del decreto ley 1260 de 1970, dispone: “están enel deber de denunciar los nacimientos y solicitar su registro:El padre, la madre, los demás ascendientes, los parientesmayores más próximos... y el propio interesado mayor dediez y ocho años”.De conformidad con la norma anterior, si la persona intere-sada en registrar su nacimiento es mayor de edad, puedehacerlo, siempre y cuando acredite que uno o ambos padresson colombianos. Se debe identificar, y como no posee cédulacolombiana, puede hacerlo con cualquier otro documento,como es el caso, con los documentos estadounidenses deidentificación. (artículos 30 y 104 del D.L. 1260 de 1970)Pregunta No. 4El pasaporte es el título de viaje o identidad expedido porcada Estado a sus connacionales que viajan al extranjero.Con la instrucción administrativa No. 04 del 11 de enero de2006, esta Superintendencia ilustró a los notarios con rela-ción al documento de identificación de los extranjeros en elotorgamiento de escrituras públicas y otros actos notariales,concluyendo que debían identificarse, bien con la cédula deextranjería, el carnet que expide la Dirección del Protocolo, 85 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 86. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARo con su pasaporte vigente. Esta instrucción hace referenciaa los actos notariales otorgados por los extranjeros dentrodel territorio nacional, es decir en Colombia.En el caso en consulta, como quiera que el extranjero noingresa al país, no es necesario tener ni pasaporte, ni visa,basta con que se identifique con su documento idóneo deidentidad.Pregunta No. 5El artículo 68 del Decreto Ley 1260 de 1970, señala: “El ma-trimonio podrá inscribirse a solicitud de cualquier persona.En todo caso no se procederá al registro sino con vistaen copia fidedigna de la respectiva acta de la partidaparroquial, en cuanto a los matrimonios católicos, o dela escritura de protocolización de las diligencias judi-ciales o administrativas correspondientes, en el casode matrimonio civil”. (negrilla fuera de texto).El artículo 70 del Decreto en mención, dispone: “Son requi-sitos esenciales del registro de matrimonio: el nombre delos contrayentes, la fecha, el lugar, el despacho, parroquiao sacerdote que lo celebró, y la constancia de la presenciade copia auténtica del acta parroquial o de la escritura deprotocolización de las diligencias judiciales o administrativascorrespondientes a la celebración”.Para inscribir civilmente un matrimonio, se debe aportarcopia de la partida eclesiástica de matrimonio. Cuando setrata de matrimonios civiles, bien ante juez o autoridadesadministrativas, las actuaciones judiciales o administrativasse deben protocolizar, en el asunto descrito, ante el Cónsulcolombiano en el exterior, o ante cualquiera de los notariosdel Círculo de Bogotá, D.C., según el caso.86 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 87. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARCon base en la partida eclesiástica de matrimonio católico, ode la escritura de protocolización de las diligencias judicialeso administrativas, correspondientes a matrimonio civil, seefectúa el registro civil de matrimonio. Por consiguiente, elcónsul no debe solicitar más requisitos que los señaladospor la ley, por lo que en el asunto descrito, no le competerequerir para la inscripción del matrimonio copia de losregistros civiles de nacimiento de los contrayentes.Si bien es cierto que en los folios de registros de matrimo-nios existe una casilla dispuesta para los datos del registrocivil de nacimiento de los contrayentes, no aportarlos noes óbice para no inscribir el matrimonio, por cuanto dichodato no constituye un elemento esencial del registro civilde matrimonio. Si posteriormente los cónyuges deseanadicionar dicho dato al registro civil de matrimonio, debenotorgar una escritura pública de corrección.Pregunta No. 6La respuesta, está implícita en las respuestas a las pre-guntas No. 1 y 2.Pregunta No. 7La tarjeta de identidad expedida por la Registraduría Nacio-nal del Estado Civil, es el único medio idóneo para la iden-tificación de los menores de edad que hayan cumplido los7 años de nacidos. (artícuIo 5° decreto 1694 de 1971).También existe el artículo 30 del decreto ley 1260 de 1970,anteriormente transcrito, relacionado con la identificaciónde los comparecientes.Existe gran diferencia entre la capacidad de contratar, con-sagrada en el artículo 1502 del Código Civil, y la capacidadque pueda tener una persona respecto a su estado civil. 87 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 88. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARLa primera de ellas es absoluta, y en términos generalesse considera obtenida con la mayoría de edad, salvo lasincapacidades generales señaladas en la ley.Cosa distinta sucede con los aspectos relacionados con elestado civil, pues la ley ha sido siempre más amplia, tantocomo para considerar posible el reconocimiento de un hijoextramatrimonial por su padre menor de edad, en razón a losderechos fundamentales de los niños, es decir, todos tienenderecho, entre otros, a tener un nombre y una familia.El artículo 13 de la Constitución Nacional expresa:”Todaslas personas nacen libres e iguales ante la ley, recibirán lamisma protección y trato de las autoridades y gozarán de losmismos derechos, libertades y oportunidades sin ningunadiscriminación por razones de sexo, raza, origen nacional ofamiliar, lengua, religión, opinión política o filosófica”.Además, por cuanto toda persona tiene derecho al recono-cimiento de su personalidad jurídica, según lo dispuesto porel artículo 14 ibídem.Respecto a que un mayor de edad firme el registro civil denacimiento, puede hacerse, pero la diligencia de reconoci-miento de hijo extra matrimonial, debe efectuarse o firmarsepor el padre quien reconoce, toda vez que como característicaesencial del reconocimiento, es que éste es personal, ya quesólo el padre que reconoce puede realizarlo.En consecuencia, los padres menores de edad, debidamenteidentificados, pueden inscribir el nacimiento de sus hijos, yademás, pueden efectuar su reconocimiento de hijos extra-matrimoniales.El padre menor de edad, que desee reconocer a su hijo,puede hacerlo, pero debe estar debidamente identificado,es decir con tarjeta de identidad, si es colombiano, o con eldocumento idóneo si es extranjero.88 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 89. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARUnión marital de hechoFebrero 27 de 2006La Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia deNotariado y Registro respondió la consulta del doctor HansMeter Glanzer, Embajador de Austria en Colombia y al doc-tor Miguel Alberto Gómez Vélez, Coordinador de AsuntosConsulares del Ministerio de Relaciones Exteriores.Si en el caso concreto de los señores Nelsy Vargas Castroy el ciudadano austriaco Friedrich Schall, a quienes enaudiencia dentro del proceso ordinario de existencia deunión marital de hecho, el Juez Dieciséis de Familia deBogotá, doctor Luis Guillermo Arboleda Martínez, declaróla existencia de la unión marital de hecho desde el día 10de julio de 1994, existe un matrimonio según las disposi-ciones legales colombianas y en caso afirmativo, cuándose contrajo matrimonio, y si es necesaria la inscripción delmatrimonio en el registro del estado civil. Respuestas:Marco Jurídico:Ley 54 de 1990Ley 979 de 2005Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:El artículo 1º. de la ley 54 de 1990, expresa: “A partir de lavigencia de la presente ley y para todos los efectos civiles,se denomina unión marital de hecho, la formada entre unhombre y una mujer, que sin estar casados, hacen unacomunidad de vida permanente y singular. Igualmente, y 89 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 90. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARpara todos los efectos civiles, se denominan compañero ycompañera permanente, al hombre y la mujer que formanparte de la unión marital de hecho”:Se denomina unión marital de hecho, la formada entre unhombre y una mujer, que sin estar casados, hacen una co-munidad de vida permanente y singular.Se denominan compañero y compañera permanente, al hom-bre y mujer que forman parte de la unión marital de hecho.El artículo 4º. de la ley 979 de 2005, expresa: ”La existenciade la unión marital de hecho entre compañeros permanentes,se declarará por cualquiera de los siguientes mecanismos:1. Por escritura pública ante notario por mutuo consentimientode los compañeros permanentes.2. Por acta de conciliación suscrita por los compañeros per-manentes, en centro legalmente constituido.3. Por sentencia judicial, mediante los medios ordinariosde prueba consagrados en el Código de ProcedimientoCivil, con conocimiento de los jueces de Familia de PrimeraInstancia”.La declaración de la unión marital de hecho por escriturapública, es la manifestación que hacen los compañerospermanentes ante el notario, de que es su voluntad y queexiste mutuo consentimiento en declarar la existencia dedicha unión.En esta manifiestan su voluntad libre y espontánea de ha-berse unido o de unirse, sin matrimonio, con el fin de hacervida en común.En la escritura pública deberán manifestar que hacen vida encomún por un tiempo no inferior a dos años y que entre ellosno existe impedimento legal para contraer matrimonio.90 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 91. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARLa Ley 54 de 1990, a pesar de su corta extensión (9 artícu-los), representa un giro total frente a la concepción de lasrelaciones de familia; posteriormente el artículo 42 de laConstitución Política consagró que “la familia se constituyepor vínculos naturales o jurídicos o por la voluntad respon-sable de conformarla”.El artículo 5° del decreto ley 1260 de 1970, expresa: “Loshechos y los actos relativos al estado civil de las personas,deben ser inscritos en el competente registro civil, especial-mente los nacimientos, reconocimientos de hijos naturales,legitimaciones... divorcios, separaciones de cuerpo y debienes…, con indicación del folio y el lugar del respectivoregistro”.A su turno, el artículo 22 ibídem, señala: “Los hechos, actosy providencias judiciales o administrativas relacionadas conel estado civil y la capacidad de las personas, distintos de losnacimientos, los matrimonios y defunciones, deberán inscri-birse: los atinentes al matrimonio y sus efectos personalesy patrimoniales, tanto en el folio de registro de matrimonio,como en el del registro de nacimiento de los cónyuges; y losrestantes, en el folio del registro de nacimiento de la personao personas afectadas “.De otra parte, el artículo 1 ° del decreto 2158 de 1970, indica:“ Además de los elementos de que trata el artículo 8° del de-creto ley 1260 de 1970, y sin perjuicio de lo dispuesto en elartículo 22 de la misma norma, los encargados del registrodel estado civil de las personas llevan el registro de varios,en el cual se inscribirán todos los hechos y actos, distintosde nacimientos, matrimonios y defunciones, especialmente...separaciones de cuerpo y de bienes, divorcios...”.Y el artículo 2° del decreto 2158 de 1970, dispone: “La ins-cripción de los hechos y actos de que trata el anterior artículo,se hará en la misma notaría en donde se haya otorgado laescritura, inscrito o protocolizado el hecho o acto originario 91 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 92. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARde la inscripción, o en la de la cabecera del círculo a quepertenezca la ciudad donde se adelantó la actuación judicialo administrativa”.No hay que perder de vista, que para la época de la expe-dición tanto del decreto 1260 de 1970 como del 2158 delmismo año, no existía la figura de la unión marital de hecho,circunstancia ésta por la cual dichos decretos no consagranlo anterior.De conformidad con las normas transcritas, las escrituras olas actas de conciliación en las cuales se declaren la uniónmarital de hecho, deben registrarse es en el Libro de Varios.Su no inscripción no acarrea vicio alguno de nulidad.En el asunto descrito, no existe matrimonio entre los señoresNelsy Vargas Castro y Friedrich Schall, lo que existe es unaunión marital de hecho, es decir se unieron voluntaria y libre-mente para hacer una vida en común, sin existir matrimonio,acto éste válido en Colombia.92 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 93. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARPosibilidad de celebración de matrimonio civilante cónsul colombianoOctubre 17 de 2007El Ministerio de Relaciones Exteriores, Oficina AsesoraJurídica, respondió consulta a la doctora Melba MartínezLópez. Directora de Asuntos Consulares y ComunidadesColombianas en el Exterior. (Cónsul General de Colombiaen Barcelona) Respuesta:Las normas por las cuales no se pueden realizar matrimoniosciviles en las sedes de los consulados de Colombia, en lossiguientes términos son:La Convención sobre Agentes Consulares, realizada en LaHabana, Cuba, el 20 de febrero de 1928, aprobada medianteLey 57 del 27 de noviembre de 1930 y ratificada el 26 dediciembre de 1935, en su artículo 10 reza: “Los cónsulesejercerán las atribuciones que les confiera la Ley de suEstado, sin perjuicio de la legislación del Estado dondedesempeñen su cargo”.La Convención sobre Relaciones Consulares, firmada enViena el 24 de abril de 1963, aprobada mediante Ley 17de 1971 y ratificada el 6 de septiembre de 1972, en suartículo 5 literal f), relativo a las funciones consulares, dis-pone: “Actuar en calidad de notario, en la de funcionariode registro civil, y en funciones similares y ejercitar otrasde carácter administrativo, siempre que no se opongan lasleyes y reglamentos del Estado receptor”.Las normas de las convenciones citadas anteriormente,permiten concluir que los cónsules podrán celebrar matri- 93 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 94. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARmonios, siempre y cuando estén autorizados por la Ley delEstado acreditante.La Guía Diplomática y Consular, en su artículo 224, es-tablece como funciones especiales de los cónsules (…)Actuar en calidad de notario para efecto de registro deestado civil de las personas, cuando los hechos, actos oprovidencias que lo determinan y la calificación legal deellos tenga ocurrencia dentro del territorio que correspon-de a su circunscripción.En lo referente a las normas sobre matrimonio en Colom-bia, encontramos que la Ley 57 de 1887, en el numeral 1del artículo 13, al referirse a la nulidad del matrimonio y susefectos, indica que el matrimonio civil es nulo cuando nose ha celebrado ante el juez y los testigos competentes.El Código Civil en su artículo 126, precisa que el matrimo-nio se celebrará ante el juez del distrito de la vecindad dela mujer, con la presencia y autorización de dos testigoshábiles, previamente juramentados. Por mandato delartículo 7 del Decreto Extraordinario 2272 de 1989, losjueces civiles y promiscuos municipales, también conocenen única instancia de las celebraciones de matrimoniosciviles.Con la expedición del Decreto 2668 de 1988, se le otorganfacultades a los notarios para la celebración de matrimo-nios civiles, sin perjuicio de la competencia de los juecesmunicipales.De acuerdo con las normas mencionadas anteriormentees claro, en principio, que la competencia para la celebra-ción de matrimonios civiles está radicada en cabeza delos jueces municipales o promiscuos municipales y de losnotarios.94 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
  • 95. MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULARDe otra parte, la Ley 489 de1998 determina que los orga-nismos y entidades administrativas, deberán ejercer conexclusividad las potestades y atribuciones inherentes, demanera directa e inmediata, respecto de los asuntos queles hayan sido asignados expresamente por la Ley, la orde-nanza, el acuerdo o el reglamento ejecutivo. Así mismo, ladelegación de funciones a otras autoridades con funcionessimilares o afines, se hace mediante acto de delegación.Es importante señalar que el artículo 67 del Decreto 1260de 1970, no faculta a los cónsules para celebrar matrimo-nios, sino que se refiere a la inscripción de matrimonioscelebrados en el exterior.En conclusión, los cónsules no pueden celebrar matrimo-nios, por cuanto esta facultad no se encuentra expresamen-te atribuida por la Ley o mediante acto de delegación.El Tratado sobre Derecho Internacional Privado entre lasRepúblicas de Colombia y Ecuador, suscrito en Quito, el 18de junio de 1903, fue aprobado por la Asamblea NacionalConstituyente y Legislativa, mediante Ley No. 13 del 8 deabril de 1905. Hasta la fecha las partes no han suscrito otroque lo modifique o sustituya, o una de ellas lo haya denun-ciado. En consecuencia, dicho Instrumento internacionalse encuentra vigente.De conformidad con el artículo 8° del Tratado, se tiene quelos cónsules pueden celebrar matrimonios, siempre y cuan-do estén autorizados por la Ley del Estado acreditante. 95SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO