Auditoría de
Proyectos del VII PM
¿Qué documentos debo conocer
            y donde puedo obtenerlos?



                                                    ...
La participación en el
              VII Programa Marco

Esquema básico de un proyecto europeo:


              Convocator...
La participación en el
             VII Programa Marco




                                                               ...
Programas existentes en el
                   7º PM


         Cooperación                               Ideas
Programa de...
Principales acciones en el
                       7º PM
Proyectos en colaboración
Apoyo a proyectos de investigación reali...
Plazos de un proyecto


Los plazos en un p y
    p            proyecto del 7º Programa Marco:
                            ...
El Estado de Costes: El Form C

•   Es el Estado de Costes en el que el
    Beneficiario declara los costes en que ha
    ...
El encabezado: Completar el Form C




                                     9
Principios esenciales que rigen
           el 7º Programa Marco


                               Los Ingresos generados po...
Contribución Financiera Comunitaria


La Contribución Financiera Comunitaria al declarar los costes:



       Presupuesto...
Contribución Financiera Comunitaria

  La parte financiera del proyecto se plasma en los GPF (Grant
  Preparation F ) y f
...
Contribución Financiera Comunitaria

 La contribución financiera puede adoptar las siguientes formas:

   Reembolso de cos...
Contribución Financiera Comunitaria
        (Reembolso de gastos elegibles)
        (               g        g     )

   I...
Porcentajes de Financiación CE


 Actividad                               Grupo 1   Grupo 2
Investigación y desarrollo tec...
Porcentajes de Financiación CE

Ejemplo:



Una Universidad durante el primer periodo de un proyecto ha tenido gastos
    ...
Resolución de problemas: Diferencias entre
          presupuestado - Real

         ¿Cuándo es necesario modificar el acue...
Contribución Financiera Comunitaria
   (Reembolso de gastos elegibles)




 Importe de los                         Contrib...
Requisitos para que un gasto sea elegible
             (
             (Art. 14.1 del AS)
                              )

...
Gastos no aceptables
      (Art 14.3 del AS)
      (               )


    Impuestos indirectos identificables (incluido e...
Tipos de gastos



                                                            Ejemplos:
                            Gasto...
Ejemplos de gastos Directos e Indirectos


          Un viaje para participar en una feria donde se pretende dar a conocer...
Gastos Directos: Problemas frecuentes


                                               Personal


                        ...
Gasto de Personal


En el 7º Programa Marco cualquier beneficiario puede cargar todo el personal que
 participe en el proy...
Gasto de Personal en 7º PM


                     Tarifa h
                     T if horaria d
                           ...
Gasto de Personal en 7º PM

                           Registro de tiempos con una periodicidad diaria,
                  ...
Gasto de Personal en 7º PM


               1 TIME SHEET PARA
                 TIME-SHEET
               CADA UNO DE LOS
 ...
Gasto de Personal en 7º PM

           Person: Prof. W.                                                  Person: Prof. W. ...
Gasto de Personal en 7º PM




                             29
Gasto de Personal en 7º PM

      Retribuciones variables en el 7º PM

 Norma General:

No serán aceptables salvo que la o...
Gasto de Personal en 7º PM

     Retribuciones variables en el 7º PM


La remuneración, una vez incluido el bonus, deberá ...
Personal: Problemas frecuentes
Problemas frecuentes (1/3):

  La suma de las horas dedicadas por una persona a la totalida...
Personal: Problemas frecuentes


 Problemas frecuentes (2/3):
                      ( )

    En el cálculo se incluyen con...
Personal: Problemas frecuentes


 Problemas frecuentes (2/3):
                      ( )

    En el cálculo se incluyen con...
Personal: Problemas frecuentes
Problemas frecuentes (3/3):

  Diferencias significativas entre las horas presupuestadas y ...
Los Viajes en el 7º PM

Documentación necesaria para
 justificar los gastos de Viaje


           • Liquidación de g
     ...
Los Viajes en el 7º PM

 ¿Es posible la utilización de Flat
       Rate en los viajes?



                                ...
Viajes: Problemas frecuentes

Justificación de la existencia efectiva del
 viaje y de la asistencia a las reuniones

     ...
Equipos en el 7º PM

        Concepto de Equipo


Una compra debe ser tratada como equipo cuando:



                     ...
Equipos en el 7º PM

Importe a cargar en el Form C:

     COSTE DEL                   Incluidos todos los gastos necesario...
Equipos en el 7º PM

             Ejemplo
              j p

Inicio y finalización del periodo: 01/01/2008-31/12/2008
Prec...
Equipos en el 7º PM
      Prototipos

                        ¿Cómo debe declararse un prototipo?



                     ...
Equipos: Problemas frecuentes



  Falta de justificación de criterio
 empleado p determinar el % de
   p      para
    de...
Los Fungibles en el 7º PM

      ¿Qué consumibles pueden cargarse?




Cualquier
C l i consumible o f ibl necesario para l...
Los Fungibles en el 7º PM
Facturas Internas

                         Esquema Básico




                    Proyecto
    ...
Los Fungibles en el 7º PM
Facturas Internas

                       El precio del servicio



   Dpto. responsable
     de...
Fungible: Problemas frecuentes




 Tratamiento de las facturas internas
                                               Pr...
Third Parties: La Subcontratación

    Definición de Third Party

 Cualquier entidad que no firma el contrato de subvenció...
Receipts (Ingresos)


    El 7º PM prevé tres casos q p
             p                que pueden considerarse ingresos (
 ...
Receipts (Ingresos)

Gasto para el
  Tercero:
  60.000 €




Gasto para el          Gto declarado por
Beneficiario:       ...
Receipts (Ingresos)
                 Explicación



Coste: 0 €
(Cedido por un tercero
sin contraprestación)            2
 ...
Receipts (Ingresos)
    Explicación



      Coste: 0 €
      (Cedido por un tercero
      sin contraprestación)
         ...
Receipts (Ingresos)
         Explicación

Coste: 0 €                               Financiación
(Cedido por un tercero    ...
La Subcontratación en el 7º PM


   La subcontratación es un tipo de Third Party.
   Características que diferencian la su...
La Subcontratación en el 7º PM

     Como norma general los beneficiarios deben disponer de los recursos
           necesa...
3.- Subcontratación Intra-Muros
               (In house)
               (In-house)
                      Existe un contra...
Subcontratación: Problemas frecuentes



No mención de la subcontratación en
            el Anexo I                       ...
Los Gastos Indirectos en el 7º PM

      Gastos Indirectos


Gastos que no pueden ser directamente atribuidos a un proyect...
Los Gastos Indirectos Reales


  Fras de        Fras de       Gastos de   Gastos de   Gastos de      Gtos de
electricidad ...
Los Gastos Indirectos en el 7º PM

      Gastos Indirectos


Gastos que no pueden ser directamente atribuidos a un proyect...
Gastos Indirectos Reales
                Método Normal

¿Quién puede utilizarlo?

Beneficiarios que dispongan de una conta...
Gastos Indirectos Reales
                  Método Normal

Ejemplo:
Cifra de gastos indirectos: 2.300.000 €
Número de traba...
Gastos Indirectos Reales
                     Método Normal
Ejemplo (continuación):
                                      ...
Gastos Indirectos Reales
                      Método Normal

Ejemplo (continuación):

 Opción 2: Cálculo Tarifa Horaria d...
Los Gastos Indirectos en el 7º PM

       Gastos Indirectos

Gastos que no pueden ser directamente atribuidos a un proyect...
Gastos Indirectos Reales
                     Método Simplificado
                                 p

    ¿Quién puede uti...
Los Gastos Indirectos en el 7º PM

      Gastos Indirectos

Gastos que no pueden ser directamente atribuidos a un proyecto...
Los Gastos Indirectos con Tarifas Fijas

  ¿Quién puede utilizarlo?
Cualquier beneficiario.


  ¿En qué consiste?

En calc...
Los Gastos Indirectos con Tarifas Fijas

    ¿Cuál es el %?



            20%       Es el % habitual.

%                 ...
Los Gastos Indirectos con Tarifas Fijas
               (20-60%)

Ejemplo:

                                               ...
Los Gastos Indirectos en el 7º PM

       Gastos Indirectos

Gastos que no pueden ser directamente atribuidos a un proyect...
Los Gastos Indirectos con Tarifas Fijas
                    (7%)

  ¿Cuándo se utiliza?

En el caso de:

       Acciones C...
Resumen Gastos Indirectos 7º PM



                                 Cálculo de
                               Costes Indir...
Overheads: Problemas frecuentes


                                             Gastos Comerciales y de
Inclusión de concep...
Intereses de prefinanciación
              (Únicamente aplicable al Coordinador)


   El coordinador debe declarar los int...
Intereses de prefinanciación

Ejemplo:
La CE ha transferido el 01/01/2007 un importe de 300.000 € al coordinador de un pro...
Fase de las firmas:
Completar el Form C




                       77
Calendario de Pagos


                   Momento de pago: Al inicio del proyecto (Máx 45 días)
                   Importe:...
Fondo de Garantía

Finalidad: Cubrir el riesgo financiero de los proyectos
Ámbito de aplicación: Todos los beneficiarios

...
Fondo de Garantía

    Ejemplo de prefinanciación: (1 de 4)

 Caso 1:                                         Caso 2:
 Pre...
Fondo de Garantía

  Ejemplo de prefinanciación: (2 de 4)

Caso 1 (continuación):

Una vez calculada la prefinanciación va...
Fondo de Garantía

  Ejemplo de prefinanciación: (3 de 4)

Caso 1 (continuación):

Suponiendo las siguientes contribucione...
Fondo de Garantía


   Ejemplo de prefinanciación: (4 de 4)

Caso 1 (continuación):

En
E ell momento en ell que lla CE ac...
Las auditorías en el 7º
   Programa Marco


                          84
Métodos de control de subvenciones


   CONTROLES                     CONTROLES
    EX-ANTE                       EX-POST
...
Controles establecidos por la CE


              CONTROLES              CONTROLES
               EX-ANTE                EX...
Controles Ex-Ante en el 7º PM



CERTIFICADOS SOBRE
ESTADOS DE COSTES


                               Certificado
       ...
Controles Ex-Ante en el 7º PM

     Aspectos comunes a
      los 3 certificados


  ¿Quién puede emitir un C tifi d d A di...
Certificado sobre Estado de Costes

                 ¿Cuándo es obligatorio? (Parte I)

                                  ...
Certificado sobre Estado de Costes

¿Cuándo es obligatorio? (Ejemplo Proyecto > 2 años)

 Periodo    Costes        Contrib...
Certificado sobre Estado de Costes


¿
¿Cuándo es obligatorio? ( j p Proyecto 2 años)
               g        (Ejemplo y  ...
Controles Ex-Ante en el 7º PM


CERTIFICADOS SOBRE
ESTADOS DE COSTES

                           Certificado
             ...
Certificado Metodológico
                Coste de personal Real
Cuándo se emiten:                      Cuándo es obligator...
Certificado Metodológico
           Coste de personal Real




                                          Seguridad del
   ...
Certificado Metodológico
             Coste de personal Real
                       p

                     Solicitud de e...
Controles Ex-Ante en el 7º PM


CERTIFICADOS SOBRE
ESTADOS DE COSTES

                            Certificado
            ...
Certificado Metodológico
            Costes Medios de Personal


Cuándo
C á d se emiten:
           it                    ...
Desviaciones máximas admitidas

¿Qué se entiende por desviación no significativa en el cálculo de gastos medios?



      ...
Certificado Metodológico
Costes Medios de Personal



                Elaboración del certificado
                      me...
Controles Ex-Ante en el 7º PM

                 Certificados sobre       Certif. Metodol.     Certif. Metodol. de
        ...
Controles Ex-Post en el 7º PM

         Artículo II.22


La Comisión Europea se reserva el derecho de auditar los proyecto...
Controles Ex-Post en el 7º PM

         Artículo II.22         Obligaciones de los beneficiarios


• Poner a disposición d...
Esquema de una auditoría de la CE


Comunicación de inicio                Preparación de la
                              ...
Certificados de Auditoría:
  Completar el Form C




                             104
Gracias




Eva García                            Carlos Barriocanal
e.garcia@cetauditores.com             c.barriocanal@c...
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Presentación Auditorías VII Programa Marco

  1. 1. Auditoría de Proyectos del VII PM
  2. 2. ¿Qué documentos debo conocer y donde puedo obtenerlos? Guide to Financial Issues Acuerdo de Subvención y relating to Indirect Actions of sus Anexos the 7FP Anexo 1: Anexo Técnico Anexo 2: Condiciones generales A 2 C di i l Certificates issued by external Anexo 3: Condiciones especiales Anexo 4: Form A (Acceso beneficiarios) auditors: Guidance notes for Anexo 5: Form B (Acceso nuevo beneficiario) Beneficiaries and auditors Anexo 6: Form C Anexo 7: Form D y Form E Todos estos documentos pueden obtenerse en la siguiente página Web: http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html Realización de consultas a Research Helpdesk ec.europa.eu/research/enquiries / h/ ii 2
  3. 3. La participación en el VII Programa Marco Esquema básico de un proyecto europeo: Convocatoria (Call) Propuesta Evaluación Negociación Firma del contrato 3
  4. 4. La participación en el VII Programa Marco ación entre los beneficiarios se Beneficiario 1 y coordinador regu en Acuerdo de Consorcio s Beneficiario 2 (Consortium Agreement) Beneficiario 3 o s A Beneficiario… ula La rela Recibe los ingresos de la CE y los reparte entre los beneficiarios; El coordinador se encarga de la relación con la Recopila los Form C y los envía a la CE. Solicita las modificaciones al contrato, etc , 4
  5. 5. Programas existentes en el 7º PM Cooperación Ideas Programa de apoyo de actividades  Programa de apoyo a la  de investigación  transnacional.  investigación fundamental  Pretende alcanzar  el liderazgo en  P t d l l lid ámbitos clave de la ciencia y la  (Investigación en las fronteras del  tecnología conocimiento) Capacidades Personas Programa destinado a aumentar las  Programa destinado a fomentar el  capacidades de investigación e  desarrollo de las carreras de los  d ll d l d l innovación en toda Europa.  i ió d E investigadores (Incluye la investigación en  beneficio de las PYMEs) 5
  6. 6. Principales acciones en el 7º PM Proyectos en colaboración Apoyo a proyectos de investigación realizados por consorcios con participantes de diferentes  países, destinados a desarrollar nuevos conocimientos, nuevas tecnologías, productos,  actividades… Redes de Excelencia Apoyo a programas conjuntos de actividades ejecutadas por varios organismos de investigación  que integren sus actividades en un campo determinado y equipos de investigación que trabajan  que integren sus actividades en un campo determinado y equipos de investigación que trabajan mediante formas de cooperación a largo plazo. Acciones de coordinación y apoyo Apoyo a actividades destinadas a coordinar y apoyar actividades y políticas de investigación  (creación de redes, intercambio, acceso transnacional, congresos,…) Proyectos independientes: apoyo a la investigación en las fronteras del conocimiento Apoyo a proyectos realizados por equipos de investigación independientes nacionales o  transnacionales. Se financian en el marco del Consejo Europeo de Investigación. t i l S fi i l d lC j E d I ti ió Apoyo a la formación y al desarrollo de las carreras de los investigadores Apoyo a la formación y al desarrollo de las carreras de los investigadores principalmente para la  puesta en práctica de las acciones Marie Curie. puesta en práctica de las acciones Marie Curie. Investigación en beneficio de grupos específicos Apoyo a proyectos de investigación donde el grueso de la investigación y el desarrollo tecnológico  es realizado por universidades, centros de investigación,.. En beneficio de grupos específicos (ej.  PYMES) 6
  7. 7. Plazos de un proyecto Los plazos en un p y p proyecto del 7º Programa Marco: g Definida en el Artículo 3 del Acuerdo de Duración del Proyecto Subvención Períodos del Proyecto Definida en el Artículo 4 del Acuerdo de Subvención Desde la fecha de finalización de cada uno de los períodos hasta que la CE recibe los Período máximo de 60 días Estados de Costes y la documentación técnica. El coordinador reduce el plazo 7
  8. 8. El Estado de Costes: El Form C • Es el Estado de Costes en el que el Beneficiario declara los costes en que ha incurrido en la realización del proyecto en el periodo al que hace referencia. • Consta de un encabezado y 6 partes: – Encabezado: Información general sobre el p y proyecto y el beneficiario; ; – 1ª parte: Declaración de los costes elegibles por actividades; – 2ª parte: Declaración de receipts (ingresos); – 3ª parte: Declaración intereses de la prefinanciación; – 4ª parte: Información sobre Certificados Metodológicos; – 5ª parte: Información sobre Certificados s/ Estados de Costes; – 6ª parte: Declaración del Beneficiario 6 Beneficiario. 8
  9. 9. El encabezado: Completar el Form C 9
  10. 10. Principios esenciales que rigen el 7º Programa Marco Los Ingresos generados por el proyecto no podrán ser superiores a los gastos. p g Principio de no beneficio Todos los costes deben declararse sin margen de beneficio. El coste del proyecto es Principio de cofinanciación asumido de manera conjunta por el beneficiario y por la CE. 10
  11. 11. Contribución Financiera Comunitaria La Contribución Financiera Comunitaria al declarar los costes: Presupuesto del Contribución Financiera Proyecto Parte del presupuesto del proyecto financiada por la CE 11
  12. 12. Contribución Financiera Comunitaria La parte financiera del proyecto se plasma en los GPF (Grant Preparation F ) y f P ti Form) forma parte d lla propuesta. t de t La suma de todas las contribuciones financieras de todos los beneficiarios componen la Contribución Financiera Máxima Comunitaria. 12
  13. 13. Contribución Financiera Comunitaria La contribución financiera puede adoptar las siguientes formas: Reembolso de costes elegibles; Tarifas fijas (Lump sums) para los ICPC (International Cooperation Partner Country); Otras tarifas fijas (Lump sums) Afecta a algunas Redes de Excelencia (cuando lo prevea la convocatoria) 23.000 € por investigador/año Reembolso de costes elegibles: Importe de los Contribución % Financiación Gastos elegibles Financiera de la d l CE del proyecto Comunitaria 13
  14. 14. Contribución Financiera Comunitaria (Reembolso de gastos elegibles) ( g g ) Importe de los Contribución % Financiación de ó Gastos elegibles Financiera la CE del proyecto Comunitaria Tipo de organización Actividad Grupo 1 Grupo 2 Investigación Otras PYMEs Resto de y Desarrollo esa o o Demostración Actividades Entidades E tid d Organismos públicos sin Tecnológico ánimo de lucro Universidades Organizaciones Organi aciones de investigación no lucrativas 14
  15. 15. Porcentajes de Financiación CE Actividad Grupo 1 Grupo 2 Investigación y desarrollo tecnológico 75% 50% Demostración 50% 50% Otras actividades 100% 100% 15
  16. 16. Porcentajes de Financiación CE Ejemplo: Una Universidad durante el primer periodo de un proyecto ha tenido gastos Universidad, proyecto, por importe de 130.000,00 €. El desglose por actividades es el siguiente: Gastos % de Contribución Actividad Incurridos en Contribución Financiera Financiera € Investigación y desarrollo tecnológico g g 75.000,00 , 75% 56.250,00 , Demostración 35.000,00 50% 17.500,00 Otras actividades 20.000,00 100% 20.000,00 Total T t l 130.000,00 130 000 00 93.750,00 93 750 00 16
  17. 17. Resolución de problemas: Diferencias entre presupuestado - Real ¿Cuándo es necesario modificar el acuerdo de subvención? No N se precisa modificar el A i difi l Acuerdo d S b d de Subvención: C d se transfiera ió Cuando t fi presupuesto entre los socios e incluso entre actividades pero no se modifique el trabajo definido en el Anexo 1 del Acuerdo de Subvención (Descripción del trabajo). Es necesario modificar el Acuerdo de Subvención: Cuando se produzca una modificación del trabajo descrito en el Anexo 1. Se entiende q esta j que circunstancia tiene lugar por ejemplo cuando. 17
  18. 18. Contribución Financiera Comunitaria (Reembolso de gastos elegibles) Importe de los Contribución % Financiación de Gastos elegibles Financiera la CE del proyecto Comunitaria 18
  19. 19. Requisitos para que un gasto sea elegible ( (Art. 14.1 del AS) ) Ser gastos reales g Incurridos por el beneficiario Incurridos durante el periodo de ejecución del proyecto Determinados de acuerdo con los principios habitualmente empleados por el beneficiario Se han generado exclusivamente para lograr los objetivos del proyecto Empleando unos principios de economía, eficiencia y efectividad Se han registrado en la contabilidad del beneficiario Aparecen en el presupuesto incluido en el Anexo I del acuerdo de subvención 19
  20. 20. Gastos no aceptables (Art 14.3 del AS) ( ) Impuestos indirectos identificables (incluido el IVA) Intereses Provisiones Pérdidas de cambio Costes incurridos en relación con otro proyecto Comunitario p y Gastos excesivos o extravagantes Pago de dividendos 20
  21. 21. Tipos de gastos Ejemplos: Gastos que pueden ser Horas dedicadas all H d di d GASTOS DIRECTOS directamente atribuidos a un proyecto, viajes para asistir proyecto a las reuniones del proyecto, compra de reactivos químicos, etc. ti í i t Gastos que no pueden ser Ejemplos: directamente atribuidos a un Suministro eléctrico, agua, proyecto. La imputación a cada GASTOS INDIRECTOS teléfono, alquileres, actividad, departamento y personal de administración, proyecto se realiza a través de un etc criterio de reparto 21
  22. 22. Ejemplos de gastos Directos e Indirectos Un viaje para participar en una feria donde se pretende dar a conocer la empresa Un viaje p p j para participar en una reunión del proyecto europeo p p y p La amortización del ordenador del Director del Dpto. de RRHH La amortización de un equipo utilizado a tiempo completo para el proyecto Sueldo del personal del Dpto. de Informática que participa en el proyecto europeo Sueldo del personal del Dpto. de Informática que presta servicios de asistencia técnica 22
  23. 23. Gastos Directos: Problemas frecuentes Personal Viajes GASTOS DIRECTOS Equipos Pueden ser directamente atribuidos a un proyecto (sin necesidad de un criterio de Fungibles p ) reparto). Subcontratación 23
  24. 24. Gasto de Personal En el 7º Programa Marco cualquier beneficiario puede cargar todo el personal que participe en el proyecto con independencia de que sea personal permanente o contratado específicamente para el proyecto p p p y Coste Personal del Tarifa Horaria de Horas cargadas proyecto Personal 24
  25. 25. Gasto de Personal en 7º PM Tarifa h T if horaria d i de Horas cargadas personal Tarifa horaria Tarifa horaria Tiempo dedicado al proyecto. Real Media Normalmente para su registro se utilizan Time-sheets. tili Ti h t Sueldo Bruto ONAL COSTE DE + Seguridad Social a cargo del beneficiario E PERSO + Aportaciones a planes de pensiones + Seguros + …. RODUCTIVAS HORAS Horas productivas s/ Convenio Colectivo - Absentismo (si hay cálculo) PR 25
  26. 26. Gasto de Personal en 7º PM Registro de tiempos con una periodicidad diaria, semanal o mensual; ; REQUISTOS DE L TIME Incluir el nombre del beneficiario; Nombre N b completo d l t b j d l t del trabajador; Nombre completo del proyecto; Timesheets Ti h t LOS Firmados por el supervisor; Todas las horas deberán poder ser verificadas de una manera fiable; ESHEETS Desglosar las horas por actividades (Distinto % financiación) S Deberá permitir la conciliación de todas las horas dedicadas a proyectos en un momento determinado Se incluirá esta información tal y como aparece en el Acuerdo de Subvención 26
  27. 27. Gasto de Personal en 7º PM 1 TIME SHEET PARA TIME-SHEET CADA UNO DE LOS PROYECTOS DE LA CE 1 TIME-SHEET PARA Time-Sheets TODOS LOS PROYECTOS Se registrarían: • Horas dedicadas a cada uno de los proyectos 1 ÚNICO TIME-SHEET europeos PARA TODOS LOS • Horas dedicadas a cada uno de los proyectos PROYECTOS Y nacionales ACTIVIDADES • Horas dedicadas a otras actividades • Vacaciones; • Bajas por enfermedad • …. 27
  28. 28. Gasto de Personal en 7º PM Person: Prof. W. Person: Prof. W. Person:Prof. W. 2008 February 2008 Februay 2008 February Date 1 2 3 4 5 6 7 Date 1 2 3 4 5 6 7 Day Sun Mo Tue Wed Thu Fri Sat Date 1 2 3 4 5 6 7 Day Sun Mo Tue Wed Thu Fri Sat EU‐Projects EU‐Projects Day Sun Mo Tue Wed Thu Fri Sat R&D Activities R&D Activities Project WUFU 3 2 3 8 Project WUFU Project WUFU 3 2 3 8 Project BENDET Project BENDET 2 4 4 R&D Activities 3 2 3 8 Project BENDET 2 4 4 Project Z Demostration 1 Project Z Total RTD 0 5 6 7 8 0 Management Total RTD 0 5 6 7 8 0 Demonstration Demonstration Project WUFU 1 Other Activities 3 Project BENDET 1 Project WUFU 1 Total Hours 6 3 3 8 0 Project BENDET 1 Project Z Total Demostration 0 0 0 1 0 0 Project Z Management M t Total Demostration 0 0 1 1 0 0 Project WUFU Management Project BENDET Project WUFU Project Z Project BENDET Total Management Project Z Other Actitivies Total Management Project WUFU 3 Other Actitivies Project BENDET Project Z Project WUFU 3 Total Other 3 Project BENDET Internal and National Projects Project Z Teaching 1 Total Other 3 CENIT BHO Internal and National Projects C CENIT BHO 1 Total 1 B Absences C Annual leave 8 Total 1 Special leave 0 Illness Total Absences 0 0 0 0 0 0 0 Total Hours 8 8 8 8 0 Total productives hours 0 8 8 8 8 8 0 Total Hours Total Hours 28
  29. 29. Gasto de Personal en 7º PM 29
  30. 30. Gasto de Personal en 7º PM Retribuciones variables en el 7º PM Norma General: No serán aceptables salvo que la obligación por parte del empresario provenga del contrato laboral del trabajador o de la normativa nacional. Excepción: Se podrán cargar siempre que se cumplan, de manera acumulativa, las siguientes condiciones: Debe existir una normativa interna en la organización que lo regule; El esquema de bonus es de aplicación tanto a los proyectos europeos como a los no europeos; 30
  31. 31. Gasto de Personal en 7º PM Retribuciones variables en el 7º PM La remuneración, una vez incluido el bonus, deberá ser razonable con las condiciones de mercado; El bonus debe estar registrado en la contabilidad del contratista como gasto de personal y estar sujeto a los impuestos y a la seguridad social que le corresponda; El bonus únicamente debe ser pagado como parte de la remuneración bruta del investigador. El bonus cumple la totalidad de criterios de elegibilidad (Art. II.14 del Acuerdo de Subvención). En especial en lo referente al criterio de economía y de coherencia con las “prácticas habituales del beneficiario”. 31
  32. 32. Personal: Problemas frecuentes Problemas frecuentes (1/3): La suma de las horas dedicadas por una persona a la totalidad de actividades productivas es superior a las horas productivas consideradas: Gastos de personal: 60 000 00 € 60.000,00 = Tarifa horaria de personal: 36,36 €/hora Horas productivas: 1.650 Resumen Time-sheets Time sheets Horas Rate Gasto Proyecto Proyecto CE ……………… 1.700 Proyecto CE ………… 1.700 36,36 61.812,00 € En este caso se recupera un coste superior al real (61.812,00 €) ( ) Gastos de personal: 60.000,00 € = Tarifa horaria de personal: 35,29 €/hora Horas productivas: 1.650 1.700 Horas Rate Gasto Proyecto Proyecto CE ……………… 1.700 35,29 60.000,00 € En este caso se recupera exactamente el coste (60 000 00 €) (60.000,00 32
  33. 33. Personal: Problemas frecuentes Problemas frecuentes (2/3): ( ) En el cálculo se incluyen conceptos de devengo distinto al periodo del proyecto Periodo del proyecto: 01/03/2008 28/02/2009 01/03/2008-28/02/2009 Nómina de Enero Nómina de Febrero Nómina de Marzo Nómina de Abril 2008 2008 2008 2008 Sueldo … ………2.100 € Sueldo … ………2.100 € Sueldo … ………2.000 € Sueldo … ………2.000 € Atrasos ………… 200 € IRPF ……………. -300 € IRPF ……………. -300 € 300 IRPF ……………. -300 € 300 IRPF ……………. -300 € 300 Seg. Social S S i l …….. -600 €600 Seg. Social …….. -600 € Seg. Social …….. -600 € Seg. Social …….. -600 € Importe Líquido .1.200 € Importe Líquido .1.100 € Importe Líquido .1.100 € Importe Líquido .1.400 € 33
  34. 34. Personal: Problemas frecuentes Problemas frecuentes (2/3): ( ) En el cálculo se incluyen conceptos de devengo distinto al periodo del proyecto Periodo del proyecto: 01/03/2008 28/02/2009 01/03/2008-28/02/2009 Nómina de Enero Nómina de Febrero Nómina de Marzo Nómina de Abril 2008 2008 2008 2008 Sueldo … ………2.100 € Sueldo … ………2.100 € Sueldo … ………2.000 € Sueldo … ………2.000 € Atrasos ………… 200 € IRPF ……………. -300 € IRPF ……………. -300 € 300 IRPF ……………. -300 € 300 IRPF ……………. -300 € 300 Seg. Social S S i l …….. -600 €600 Seg. Social …….. -600 € Seg. Social …….. -600 € Seg. Social …….. -600 € Importe Líquido .1.200 € Importe Líquido .1.100 € Importe Líquido .1.100 € Importe Líquido .1.400 € 100 100 Sueldo Enero 2008: 2.100 € Sueldo Febrero 2008: 2.100 € Sueldo Marzo 2008: 2 100 € 2.100 Sueldo Abril 2008: 2 100 € 2.100 34
  35. 35. Personal: Problemas frecuentes Problemas frecuentes (3/3): Diferencias significativas entre las horas presupuestadas y las cargadas al proyecto: Horas  Horas Horas  Horas = presupuestadas declaradas ¿Cómo se pasa de personas/mes a horas? EQUIVALENCIA:     1 persona/mes = 1 mes trabajado EQUIVALENCIA: 1 persona/mes = 1 mes trabajado Ejemplo: Horas productivas anuales = 1 760 1.760 Horas productivas mensuales = 1.760/12 = 146,6 horas/mes 1 persona/mes = 146 6 h / 146,6 horas 35
  36. 36. Los Viajes en el 7º PM Documentación necesaria para justificar los gastos de Viaje • Liquidación de g q gastos • Facturas, billetes, tickets (tarjetas de embarque) • Documento justificativo del viaje (actas) • Registro contable de los gastos •PProcedimientos establecidos por ell beneficiario di i t t bl id b fi i i Los viajes deben realizarse siguiendo las condiciones habituales del beneficiario. beneficiario Ejemplo: Un viaje realizado en clase Business Si es el procedimiento habitual del contratista 36
  37. 37. Los Viajes en el 7º PM ¿Es posible la utilización de Flat Rate en los viajes? Cuando el beneficiario Sólo Lo prevea la opte por este sistema cuando convocatoria en la propuesta INCLUYE: NO INCLUYE: •Alojamiento •Viaje •Manutención •Viajes internos •Fotocopias, teléfono, internet… Se calcula en función del tiempo en horas y del país de destino 37
  38. 38. Viajes: Problemas frecuentes Justificación de la existencia efectiva del viaje y de la asistencia a las reuniones Prácticas recomendadas Documentación no apropiada para justificar el gasto ( g (extracto tarjeta de crédito) j ) • Conservar las actas, e-mails, plan de recogida de muestras… en los que se detalle las fechas, motivo, asistentes… Invitaciones a los miembros del consorcio • I f Informar a llos iinvestigadores d llos d ti d de documentos t que son necesarios que soliciten. Aplicación de los tipos de cambio • En caso de alargar los días de estancia, incluir los presupuestos para los planes de viaje que se adaptan a las fechas de la reunión. • En caso de invitación: Incluir en el acta la Prolongar los días de estancia renuncia a las dietas de aquellos beneficiarios a q los que les pudiera corresponder. Inclusión de Impuestos Indirectos (IVA) identificables 38
  39. 39. Equipos en el 7º PM Concepto de Equipo Una compra debe ser tratada como equipo cuando: Genere beneficios en el futuro El coste del equipo pueda ser medido de manera fiable Siempre que el beneficiario haya considerado el bien como activo en su contabilidad. Es posible cargar la amortización de equipos adquiridos con anterioridad al inicio del proyecto proyecto, siempre que la amortización se registre durante el periodo de ejecución del proyecto. Únicamente se cargará la parte correspondiente a la dedicación al proyecto 39
  40. 40. Equipos en el 7º PM Importe a cargar en el Form C: COSTE DEL Incluidos todos los gastos necesarios para su instalación EQUIPO Excluido el IVA X DESDE HASTA La puesta en condiciones de DÍAS funcionamiento Hasta la finalización del TRANSCURRIDOS periodo reportado en el Fecha de inicio del periodo Form C X reportado % El aplicado habitualmente por el contratista a bienes similares AMORTIZACIÓN Recomendable: Uso de tablas fiscales X % Recomendable: Escrito en el que se justifiquen las razones por IMPUTACIÓN las que se ha considerado el % de imputación utilizado 40
  41. 41. Equipos en el 7º PM Ejemplo j p Inicio y finalización del periodo: 01/01/2008-31/12/2008 Precio F t P i Facturas (sin IVA): 50 000 € ( i IVA) 50.000 Fecha de puesta en funcionamiento: 01/03/2008 Amortización de bienes similares: 20% Dedicación al proyecto: 100% Cálculo del importe a declarar en el Form C: Días transcurridos: 300 utilizamos la función Excel DIAS360(Fecha inicial;Fecha Final) 1º Periodo: 50 000 € x 20% x 300/360 x 100% = 8 333 33 50.000 8.333,33 2º Periodo: 50.000 € x 20% x 360/360 x 100% = 10.000,00 41
  42. 42. Equipos en el 7º PM Prototipos ¿Cómo debe declararse un prototipo? A la finalización del proyecto ¿seguirá siendo utilizado? ¿Es factible desmontar el equipo? Se calculará la amortización en función de la vida útil del prototipo i Todo el gasto será El proyecto soportado por el proyecto soportará: Gasto de la amortización de los equipos incluidos que puedan ser utilizados al margen del prototipo El gasto total de los elementos que no puedan ser utilizados al margen del prototipo 42
  43. 43. Equipos: Problemas frecuentes Falta de justificación de criterio empleado p determinar el % de p para dedicación de los equipos Prácticas recomendadas • Elaborar un documento en el que se Delimitación del D li it ió d l concepto d equipo y t de i establezca el criterio empleado para determinar el % de dedicación los equipos a cada consumibles proyecto. (caso especial de los prototipos) • Analizar si se trata de un equipo o de un q p prototipo para realizar el tratamiento más adecuado. Inclusión de Impuestos Indirectos (IVA) identificables 43
  44. 44. Los Fungibles en el 7º PM ¿Qué consumibles pueden cargarse? Cualquier C l i consumible o f ibl necesario para lla iimplementación d l proyecto ibl fungible i l ió del puede ser cargado como gasto directo del proyecto. Únicamente son gastos aceptables si su compra se ha producido con posterioridad al inicio del proyecto. Para que sean aceptables deben haber sido adquiridos para ser utilizados exclusivamente en el proyecto. 44
  45. 45. Los Fungibles en el 7º PM Facturas Internas Esquema Básico Proyecto y Dpto. responsable del proyecto Servicio ¿Precio? Animalario 45
  46. 46. Los Fungibles en el 7º PM Facturas Internas El precio del servicio Dpto. responsable del proyecto Servicio Compra de los animales; Coste del personal del animalario; Comida de los animales; Animalario Luz, amortizaciones, … COSTE DEL DEPARTAMENTO COSTE UNITARIO NÚMERO DE ANIMALES 46
  47. 47. Fungible: Problemas frecuentes Tratamiento de las facturas internas Prácticas recomendadas • Asegurarse que en el caso de existir facturas que, Inclusión de gastos generales en la internas, el coste se está cargando sin incluir margen de beneficio. partida de Fungible (folios, tóner,…) • Verificar que la totalidad de gastos que se incluyen como fungibles cumplen la definición para ser considerados gastos directos. Inclusión de Impuestos Indirectos (IVA) identificables id tifi bl 47
  48. 48. Third Parties: La Subcontratación Definición de Third Party Cualquier entidad que no firma el contrato de subvención. Pueden participar en un proyecto de 2 formas: El beneficiario puede cargar esos gastos en Sin mediar Poniendo a el Form C siempre que estén contabilizados contraprestación por el tercero. disposición del beneficiario El beneficiario puede cargar el importe recursos Mediando pagado al tercero. Debe existir un contrato tercero contraprestación donde se establezca el no beneficio En ambos casos incluido en el Anexo 1 Subcontratación Caso 1 Realizando parte del trabajo ellas mismas Terceros vinculados al beneficiario. Es el caso de las Joint Research Units (JRU) (JRU), Caso 2 European Economic Interest Grouping (EEIG) y los grupos de empresas. INCLUIR LA CLAUSULA ESPECIAL 10 48
  49. 49. Receipts (Ingresos) El 7º PM prevé tres casos q p p que pueden considerarse ingresos ( g (receipts): p ) Contribuciones financieras de terceros Contribuciones en especie de terceros p Ingresos generados por el proyecto Las dos primeras únicamente se considerarán ingresos del proyecto cuando hayan sido ! concedidas expresamente para ser usados en el proyecto. Si es potestad del beneficiario imputarlos al proyecto, no se consideran ingresos. 49
  50. 50. Receipts (Ingresos) Gasto para el Tercero: 60.000 € Gasto para el Gto declarado por Beneficiario: el Beneficiario: 0€ 60.000 € Beneficio: 60.000 € 50
  51. 51. Receipts (Ingresos) Explicación Coste: 0 € (Cedido por un tercero sin contraprestación) 2 Proyectos ¿A qué proyecto se asignaría a cada g Coste: 60 000 € 60.000 persona? Financiación Propia 51
  52. 52. Receipts (Ingresos) Explicación Coste: 0 € (Cedido por un tercero sin contraprestación) p ) Financiación Propia Coste: 60.000 € 52
  53. 53. Receipts (Ingresos) Explicación Coste: 0 € Financiación (Cedido por un tercero 0€ sin contraprestación) Financiación Propia Financiación 60.000 € Coste: 60.000 € 60.000 € Financiación C t 0€ Coste: (Cedido por un tercero 60.0000 € sin contraprestación) Financiación 0€ Coste: 60.000 € 60.000 € Financiación Propia 53
  54. 54. La Subcontratación en el 7º PM La subcontratación es un tipo de Third Party. Características que diferencian la subcontratación de otros Third Party: ‐ El acuerdo se basa en las condiciones de mercado, es decir el subcontratista carga un p g precio q habitualmente incluye un margen de que y g beneficio; - El subcontratista trabaja sin una supervisión directa del beneficiario y realiza partes especificas del trabajo por sí mismo; - La motivación del subcontratista es económica no la investigación en sí. 54
  55. 55. La Subcontratación en el 7º PM Como norma general los beneficiarios deben disponer de los recursos necesarios para llevar a cabo la totalidad del proyecto. La CE permite la subcontratación cuando existan razones que aconsejen la subcontratación (por ejemplo por razones de eficiencia). Las condiciones que tienen que tener las s bcontrataciones para tener la consideración de q e q e subcontrataciones gastos elegibles son las siguientes: No debe tratarse de ‘core’ actividades del proyecto; p y ; Descripción de las tareas que serán subcontratadas en el Anexo I del Acuerdo de Subvención (no es necesario mencionar la entidad que realizará las tareas subcontratadas); El contratista debe ser seleccionado por el beneficiario de acuerdo con el principio de mejor relación calidad-precio bajo las condiciones de t j l ió lid d i b j l di i d transparencia e iigualdad ( i ld d (en ningún caso consistirá en solicitar menos de 3 ofertas). 55
  56. 56. 3.- Subcontratación Intra-Muros (In house) (In-house) Existe un contrato en el que se especifique las tareas que desarrollará; El subcontratista trabaja bajo las instrucciones del beneficiario; El subcontratista trabaja en las instalaciones del beneficiario (salvo si se trata de teletrabajo); Pueden asimilarse a El resultado del trabajo pertenece al beneficiario; personal si : El coste de contratar al consultor no difiere significativamente dell coste d l personall de lla misma i ifi ti t d t del d i categoría contratada con un contrato laboral; j , La remuneración se basa en las horas trabajadas, no en la realización de trabajos; Los gastos de viaje deben ser pagados directamente por ell b fi i i beneficiario. 56
  57. 57. Subcontratación: Problemas frecuentes No mención de la subcontratación en el Anexo I Confidencialidad Propiedad de la información Inexistencia de contratos o contratos generada en el proyecto incompletos con los subcontratistas Coste del servicio y momento de pago Inexistencia de documentación sobre Forma de resolución de los criterios de selección utilizados conflictos 57
  58. 58. Los Gastos Indirectos en el 7º PM Gastos Indirectos Gastos que no pueden ser directamente atribuidos a un proyecto. La imputación a cada actividad, actividad departamento y proyecto se realiza a través de un criterio de reparto REALES Cálculo de los costes indirectos reales - Normal Cálculo de los costes indirectos reales – Método simplificado TARIFAS Cálculo de los costes indirectos basado en una tarifa fija (Flat Rate) FIJAS Cálculo de los costes indirectos con máximo del 7% s/ Gtos Directos 58
  59. 59. Los Gastos Indirectos Reales Fras de Fras de Gastos de Gastos de Gastos de Gtos de electricidad teléfono Dirección RRHH Alquiler Amortizaciones ACTIVIDADES Proyecto A Proyecto B Proyecto C Proyecto D Actividad A Actividad B Actividad C 59
  60. 60. Los Gastos Indirectos en el 7º PM Gastos Indirectos Gastos que no pueden ser directamente atribuidos a un proyecto. La imputación a cada actividad, departamento y proyecto se realiza a través de un criterio de reparto. REALES Cálculo de los costes indirectos reales - Normal Cálculo de los costes indirectos reales – Método simplificado TARIFAS Cálculo de los costes indirectos basado en una tarifa fija (Flat Rate) FIJAS Cálculo de los costes indirectos con máximo del 7% s/ Gtos Directos 60
  61. 61. Gastos Indirectos Reales Método Normal ¿Quién puede utilizarlo? Beneficiarios que dispongan de una contabilidad analítica que les permita calcular los costes indirectos a nivel de departamento, centro… Criterios de reparto de los gastos indirectos entre los directos Calcular n Calc lar un % de gastos directos entre los gastos de personal directos directos: Gastos indirectos Gastos personal directo Calcular una tarifa horaria: Gastos indirectos Nº Horas personal directo 61
  62. 62. Gastos Indirectos Reales Método Normal Ejemplo: Cifra de gastos indirectos: 2.300.000 € Número de trabajadores directos: 200 trabajadores Horas productivas por trabajador: 1.700 horas Horas productivas t t l d t d ell d H d ti totales de todo departamento (200 t b j d t t trabajadores x 1 700 h 1.700 horas): 340 000 h ) 340.000 Gastos de personal directo: 7.200.000 € % Gastos indirectos Cálculo Tarifa sobre Gastos Horaria de Gastos directos indirectos Numerador 2.300.000,00 € 2.300.000,00 € Denominador 7.200.000,00 € 340.000,00 horas 31,94% 6,76 €/hora 62
  63. 63. Gastos Indirectos Reales Método Normal Ejemplo (continuación): Total Gasto de Tarifa Horaria Horas Gasto total de Horas personal Nombre Gasto Personal dedicadas al personal (€) Productivas del proyecto (€/hora) proyecto (€) Persona 1 40.000,00 40 000 00 1.700 1 700 23,53 23 53 354 8.329,62 8 329 62 Persona 2 27.000,00 1.700 15,88 273 4.335,24 Total 67.000,00 627 12.664,86 Opción 1: Porcentaje de Gastos indirectos sobre Gastos directos: Total Gastos Total Gasto de personal del % Gastos indirectos Indirectos Nombre proyecto sobre Gastos directos imputables al (€) (€) proyecto Persona 1 8.329,62 31,94% 2.660,48 Persona 2 4.335,24 31,94% 1.384,68 Total 12.664,86 4.045,16 63
  64. 64. Gastos Indirectos Reales Método Normal Ejemplo (continuación): Opción 2: Cálculo Tarifa Horaria de Gastos indirectos: Horas dedicadas al Cálculo Tarifa Horaria de Total Gastos Indirectos Nombre proyecto Gastos indirectos imputables al proyecto Persona 1 354 6,76 €/hora 2.393,04 Persona 2 273 6,76 €/hora 1.845,48 Total 627 4.238,52 De las dos opciones que se han expuesto aquí y, de cualquier otra que se ! pueda plantear, el beneficiario deberá aplicar la que utilice habitualmente para el cálculo de gastos indirectos indirectos. 64
  65. 65. Los Gastos Indirectos en el 7º PM Gastos Indirectos Gastos que no pueden ser directamente atribuidos a un proyecto. La imputación a cada actividad, departamento y proyecto se realiza a través de un criterio de reparto REALES Cálculo de los costes indirectos reales - Normal Cálculo de los costes indirectos reales – Método simplificado TARIFAS Cálculo de los costes indirectos basado en una tarifa fija (Flat Rate) FIJAS Cálculo de los costes indirectos con máximo del 7% s/ Gtos Directos 65
  66. 66. Gastos Indirectos Reales Método Simplificado p ¿Quién puede utilizarlo? Beneficiarios que dispongan de una contabilidad analítica que no les permite calcular los costes indirectos a nivel de departamento, centro… sí pueden calcular los overheads para la organización en su conjunto. Aspectos adicionales Para utilizar este método no se precisa autorización previa de la CE. Las condiciones para CE utilizar este método son las siguientes: Obtención del cálculo a nivel de beneficiario Estar de acuerdo con la política habitualmente empleada por el beneficiario Basado en los costes reales registrados en las CCAA del último ejercicio cerrado Todo lo comentado sobre criterios de reparto en el Método Normal también será de aplicación a este método. 66
  67. 67. Los Gastos Indirectos en el 7º PM Gastos Indirectos Gastos que no pueden ser directamente atribuidos a un proyecto. La imputación a cada actividad, departamento y proyecto se realiza a través de un criterio de reparto REALES Cálculo de los costes indirectos reales - Normal Cálculo de los costes indirectos reales – Método simplificado TARIFAS Cálculo de los costes indirectos basado en una tarifa fija (Flat Rate) FIJAS Cálculo de los costes indirectos con máximo del 7% s/ Gtos Directos 67
  68. 68. Los Gastos Indirectos con Tarifas Fijas ¿Quién puede utilizarlo? Cualquier beneficiario. ¿En qué consiste? En calcular el overhead como % fijo sobre: Gastos Directos - Gastos de subcontratación Recursos puestos a disposición del Beneficiario por terceros (si no realizan - trabajo en las instalaciones del beneficiario) 68
  69. 69. Los Gastos Indirectos con Tarifas Fijas ¿Cuál es el %? 20% Es el % habitual. % Puede ser utilizado por: PYMES, Organismos públicos 60% sin ánimo de lucro, Universidades Y Organizaciones de lucrativas. Investigación no lucrativas Reservado a esquemas de financiación que incluyan actividades de Investigación y Desarrollo Tecnológico. g g Necesario que el sistema contable de la organización no pueda determinar los costes indirectos. 69
  70. 70. Los Gastos Indirectos con Tarifas Fijas (20-60%) Ejemplo: Considerado Concepto de gasto directo Importe (€) para cálculo de overheads Personal Propio 120.000,00 Viajes 15.000,00 Equipos 50.000,00 Fungible 30.000,00 Subcontratación 1.500,00 Personal de terceros (trabajando en ( j 20.000,00 20 000 00 las instalaciones del beneficiario) Personal de terceros (trabajando en 9.000,00 las instalaciones del tercero) Gastos directos totales 245.500,00 70
  71. 71. Los Gastos Indirectos en el 7º PM Gastos Indirectos Gastos que no pueden ser directamente atribuidos a un proyecto. La imputación a cada actividad, departamento y proyecto se realiza a través de un criterio de reparto REALES Cálculo de los costes indirectos reales - Normal Cálculo d Cál l de llos costes iindirectos reales – Mét d simplificado t di t l Método i lifi d TARIFAS Cálculo de los costes indirectos basado en una tarifa fija (Flat Rate) FIJAS Cálculo de los costes indirectos con máximo del 7% s/ Gtos Directos 71
  72. 72. Los Gastos Indirectos con Tarifas Fijas (7%) ¿Cuándo se utiliza? En el caso de: Acciones Coordinadas No incluye actividades de Investigación y Desarrollo Acciones de soporte Tecnológico. ¿Cuál es ell %? C ál Un 7% sobre: Gastos Directos - Gastos de subcontratación - Recursos puestos a disposición del Beneficiario por terceros (si no realizan trabajo en las instalaciones del beneficiario) 72
  73. 73. Resumen Gastos Indirectos 7º PM Cálculo de Costes Indirectos Costes Indirectos Costes Indirectos Reales Tarifa Fija Método Método Normal Simplificado 7% 20% 60% 73
  74. 74. Overheads: Problemas frecuentes Gastos Comerciales y de Inclusión de conceptos no admisibles en relaciones públicas el método de cálculo de gastos indirectos Gastos Financieros Falta de coherencia entre los criterios aplicados al realizar el cálculo de gastos Gastos Extraordinarios indirectos y declarar los gastos directos Provisiones y estimaciones I l ió d l IVA Inclusión del Otros gastos del Art. II.14 del Acuerdo de Subvención 74
  75. 75. Intereses de prefinanciación (Únicamente aplicable al Coordinador) El coordinador debe declarar los intereses generados: DESDE La fecha en que recibe la transferencia de la CE HASTA La fecha en que realiza la transferencia a los socios ¿Cómo se calculan? Importe correspondiente X Tipo de Interés X Número de Días al resto de beneficiarios (Diario) transcurridos ¿Cómo se declaran? 75
  76. 76. Intereses de prefinanciación Ejemplo: La CE ha transferido el 01/01/2007 un importe de 300.000 € al coordinador de un proyecto del 7º Programa Marco. A cada uno de los 3 beneficiarios les corresponde 100.000,00 €. Los pagos al resto de beneficiarios se han realizado en las siguientes fechas: El tipo de interés de la cuenta Beneficiario 1 (coordinador) ….100.000,00 € bancaria es del 3% anual. Beneficiario 2 ……………………100.000,00 € ………….01/02/2007 Beneficiario 3 ……………………100.000,00 € ………….01/03/2007 Tipo de interés T t l ……………………………….300.000,00 € Total 300 000 00 Diario: 0,008219% Di i 0 008219% Beneficiario 2: 100.000 € x 30 días x 0,008219 = 24,657 € 73,97 € Beneficiario 3: 100.000 € x 60 días x 0,008219= 49,314 € 76
  77. 77. Fase de las firmas: Completar el Form C 77
  78. 78. Calendario de Pagos Momento de pago: Al inicio del proyecto (Máx 45 días) Importe: El que se pacte. Con carácter general: Prefinanciación Retención a.) Proyectos de 1 a 2 periodos: 60-80% de la CF máxima 5% CF Máx b.) Proyectos de más de 2 periodos: 160% de la CF media Fondo Garantía Pagos Momento de pago: Tras la aprobación de los Form C (Máx 105 días) Intermedios Importe: El importe del Form C (Máx 90% de la CF Máx) Momento de pago: Tras la aprobación del Informe Final Pago Final Importe: Importe de la Retención (10%) + Liquidación del Fondo de Garantía 78
  79. 79. Fondo de Garantía Finalidad: Cubrir el riesgo financiero de los proyectos Ámbito de aplicación: Todos los beneficiarios Funcionamiento: Cada uno de los La CE beneficiarios aporta el invierte el 5% de la CF Má i d l Máxima total del dinero Devolución Comparación: C ió Intereses- Intereses-Pérdidas 4% 1% Asegurado Dependerá (Salvo Entidades Públicas) 79
  80. 80. Fondo de Garantía Ejemplo de prefinanciación: (1 de 4) Caso 1: Caso 2: Presupuesto: 600.000,00 € Presupuesto: 200.000,00 € Contribución Financiera: 300.000,00 € 300 000 00 Contribución Financiera: 100.000,00 € 100 000 00 Duración del proyecto: 5 años Duración del proyecto: 1,5 años Cálculo de la prefinanciación (160%): Cálculo de la prefinanciación (Suposición 60%): Contribución media por periodo: 60.000,00 € Contribución máxima: 100.000,00 € Pref. antes del Fondo de Garantía: 96.000,00 € Pref. antes del Fondo de Garantía: 60.000,00 € Fondo de Garantía: 15.000,00 € Fondo de Garantía: 5.000,00 € Prefinanciación Final: 81.000,00 € Prefinanciación Final: 55.000,00 € 80
  81. 81. Fondo de Garantía Ejemplo de prefinanciación: (2 de 4) Caso 1 (continuación): Una vez calculada la prefinanciación vamos a calcular cual sería el importe máximo que la CE va a pagar durante la vida del proyecto: Contribución Financiera Má i C t ib ió Fi i Máxima: 300.000,00 300 000 00 - Prefinanciación Neta: - 81.000,00 - F d de garantía: Fondo d í - 1 000 00 15.000,00 - Retención del 10%: - 30.000,00 Importe Máx CE durante la vida del proyecto: 174.000,00 81
  82. 82. Fondo de Garantía Ejemplo de prefinanciación: (3 de 4) Caso 1 (continuación): Suponiendo las siguientes contribuciones financieras los pagos asociados a las mismas serían los siguientes : Importe Contribución C.F. Pago de la Periodo s/ Form C Financiera (C.F.) Acumulada CE 1 150.000,00 75.000,00 75.000,00 75.000,00 2 140.000,00 70.000,00 145.000,00 70.000,00 3 110.000,00 55.000,00 200.000,00 29.000,00 4 120.000,00 60.000,00 260.000,00 - 5 100.000,00 , 40.000,00 , 300.000,00 , - TOTAL 620.000,00 300.000,00 174.000,00 82
  83. 83. Fondo de Garantía Ejemplo de prefinanciación: (4 de 4) Caso 1 (continuación): En E ell momento en ell que lla CE acepte ell Informe Finall se producirán los siguientes t t I f Fi d iá l i i t pagos: - Retención del 10% (30 000 €) (30.000 - Parte correspondiente del Fondo de Garantía (15.000 €) * * Si se devuelve totalmente En ningún caso menos de 12 000 € (80%) totalmente. 12.000 (80%). 83
  84. 84. Las auditorías en el 7º Programa Marco 84
  85. 85. Métodos de control de subvenciones CONTROLES CONTROLES EX-ANTE EX-POST Controles previos a la Controles posteriores a la presentación del Form C presentación del Form C CERTIFICADOS SOBRE ESTADOS DE AUDITORÍAS COSTES REALIZADAS POR LA CE CERTIFICADOS METODOLOGICOS 85
  86. 86. Controles establecidos por la CE CONTROLES CONTROLES EX-ANTE EX-POST Todos los proyectos Sólo si CF >375.000 € 86
  87. 87. Controles Ex-Ante en el 7º PM CERTIFICADOS SOBRE ESTADOS DE COSTES Certificado Metodológico con costes de personal CERTIFICADOS reales METODOLÓGICOS Certificado Metodológico con costes de personal medios 87
  88. 88. Controles Ex-Ante en el 7º PM Aspectos comunes a los 3 certificados ¿Quién puede emitir un C tifi d d A dit í ? Q ié d iti Certificado de Auditoría? Cualquier auditor externo que cumpla las siguientes condiciones: Ser independiente del beneficiario; Cumplir los requisitos establecidos en la Octava Directiva (2006/43/EC de 17 de Mayo de 2006). A nivel nacional se concreta en estar inscrito en el ROAC. ¿Son financiables? Sí bajo la actividad de Management El único importe q e S fi i bl ? Sí, acti idad Management. que deberá soportar el beneficiario es el del IVA. 88
  89. 89. Certificado sobre Estado de Costes ¿Cuándo es obligatorio? (Parte I) Cada vez que la contribución financiera Proyectos de más comunitaria supere los 375.000 € p de ñ d 2 años Nota 1 Proyectos de Cuando la contribución financiera menos de 2 años comunitaria supere los 375.000 € al final del proyecto p y Nota 1: Si el beneficiario ha obtenido el Certificado Metodológico únicamente uno al final del proyecto 89
  90. 90. Certificado sobre Estado de Costes ¿Cuándo es obligatorio? (Ejemplo Proyecto > 2 años) Periodo Costes Contribución Contribución Necesidad de Elegibles Financiera (50%) Financiera Certificado de Acumulada Auditoría 1 170.000,00 85.000,00 € 85.000,00 € No es necesario Certificado 2 250.000,00 125.000,00 € 210.000,00 € No es necesario Certificado 3 290.000,00 145.000,00 € 355.000,00 € No es necesario Certificado 4 120.000,00 60.000,00 € 415.000,00 € Certificado de los 4 periodos 5 740.000,00 740 000 00 370.000,00 370 000 00 € 370.000,00 370 000 00 € No es necesario Certificado 90
  91. 91. Certificado sobre Estado de Costes ¿ ¿Cuándo es obligatorio? ( j p Proyecto 2 años) g (Ejemplo y ) Periodo Costes Contribución Contribución Necesidad de Elegibles Financiera (50%) Financiera Certificado de Acumulada Auditoría 1 760.000,00 380.000,00 € 380.000,00 € No es necesario Certificado 2 100.000,00 50.000,00 € 430.000,00 € Certificado de los 2 periodos 91
  92. 92. Controles Ex-Ante en el 7º PM CERTIFICADOS SOBRE ESTADOS DE COSTES Certificado Metodológico con costes de personal reales CERTIFICADOS METODOLÓGICOS Certificado Metodológico con costes de personal medios 92
  93. 93. Certificado Metodológico Coste de personal Real Cuándo se emiten: Cuándo es obligatorio: En cualquier momento durante Nunca, siempre es una opción para el 7º Programa Marco el beneficiario Qué categorías de costes se revisan: Quién puede solicitar el Certificado: Previsto para entidades con varias Personal y Overhead participaciones en el 7º PM En una primera fase entidades con más de 8 proyectos en el 6º PM con p y financiación > 375.000 € 93
  94. 94. Certificado Metodológico Coste de personal Real Seguridad del beneficiario sobre el método empleado Una vez aprobado el VENTAJAS Certificado Metodológico Reduce la periodicidad de los Certificados sobre Estados de Costes 94
  95. 95. Certificado Metodológico Coste de personal Real p Solicitud de envío del certificado metodológico a la CE Aceptación de la solicitud de envío p Rechazo de la solicitud de envío Elaboración del certificado Fin del proceso metodológico Envío del Certificado Metodológico Aceptación del Rechazo del Certificado Metodológico Certificado Metodológico Modificar en base a las Fin del proceso observaciones CE 95
  96. 96. Controles Ex-Ante en el 7º PM CERTIFICADOS SOBRE ESTADOS DE COSTES Certificado Metodológico con costes de personal reales CERTIFICADOS METODOLÓGICOS Certificado Metodológico con costes de personal medios 96
  97. 97. Certificado Metodológico Costes Medios de Personal Cuándo C á d se emiten: it C á d es obligatorio: Cuándo bli t i En cualquier momento durante el 7 Programa Marco antes de la 7º Cuando el beneficiario declare sus costes en base a medias primera justificación Quién Q ié puede solicitar el C tifi d d li it l Certificado: Qué categorías de costes se revisan: Método costes medios de No es necesario solicitarlo, se , personal y Overhead puede enviar directamente 97
  98. 98. Desviaciones máximas admitidas ¿Qué se entiende por desviación no significativa en el cálculo de gastos medios? < 5% Desviaciones Si ha participado en 4 entre el Valor proyectos en VI o VII PM > 375.000 € Máximo Má i y 5%-25% Mínimo de la En el resto de casos población y p el Medio > 25% 98
  99. 99. Certificado Metodológico Costes Medios de Personal Elaboración del certificado metodológico Envío del Certificado Metodológico Aceptación del Rechazo del Certificado Metodológico Certificado Metodológico Modificar en base a las Fin del proceso observaciones CE 99
  100. 100. Controles Ex-Ante en el 7º PM Certificados sobre Certif. Metodol. Certif. Metodol. de Estados de Costes Personal Real Medias de personal Todos los costes Metodología para el Metodología para el Alcance incluidos en el cálculo de personal cálculo de tarifas Form C y Overheads medias de personal Si la Contribución Nunca, Siempre es Siempre que se Obligatoriedad Financiera supera voluntario para el utilicen tarifas de los 375.000 € beneficiario personal medias 60 días desde la En cualquier Previo al envío del Momento de finalización del momento durante el primer Form C obtención periodo del proyecto 7º PM utilizando medias Directo Se necesita Directo Envío (No necesita aprobación previa de (No necesita solicitud previa) la CE solicitud previa) 100
  101. 101. Controles Ex-Post en el 7º PM Artículo II.22 La Comisión Europea se reserva el derecho de auditar los proyectos hasta cinco años después de su finalización finalización. La auditoría la pueden realizar: Empresa de auditoría E d dit í Tribunal de Cuentas T ib l d C t Personal de la CE contratada por la CE Europeo 101
  102. 102. Controles Ex-Post en el 7º PM Artículo II.22 Obligaciones de los beneficiarios • Poner a disposición del auditor toda la información necesaria para la realización de la auditoría; • Conservar los originales hasta 5 años después de la finalización del proyecto; • Facilitar el acceso de los auditores a: • Datos Informáticos; • Datos Contables; • Información de nóminas; ; 102
  103. 103. Esquema de una auditoría de la CE Comunicación de inicio Preparación de la p Fase pre-auditoría pre auditoría de la Auditoría documentación Realización del trabajo de Fase de auditoría Reunión de ajustes campo Draft Audit Alegaciones del Flash Report Report contratista (1 mes) ( ) Audit Report post auditoría Fase post-auditoría ( ) (2 meses) Beneficiario Auditores 103
  104. 104. Certificados de Auditoría: Completar el Form C 104
  105. 105. Gracias Eva García Carlos Barriocanal e.garcia@cetauditores.com c.barriocanal@cetauditores.com www.cetauditores.com Únete a nuestro grupo “Aspectos Fi “A t Financieros VII P i Programa M Marco” ”

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