Gestire urgenza e importanza

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Gestire urgenza e importanza

  1. 1. Corso in e-learning La gestione del tempoCesvor. E-learning di qualità 1
  2. 2. Attribuire la priorità Che cosa è prioritario per la tua agenda? La “priorità” ha due componenti: urgenza priorità importanza Dell’importanza abbiamo già parlato nell’unità precedente; ora ci occuperemo dell’urgenza 2
  3. 3. L’urgenzaEssa dipende dalle scadenze e dal tempo necessario aconcludere un compito; in senso più allargato: dipendedalle risorse disponibili. È più urgente:  un compito che richiede un mese di lavoro se mancano 10 gg alla scadenza e non è stato ancora iniziato  oppure un compito che richiede due giorni di lavoro se alla scadenza ne mancano 5 gg ? 3
  4. 4. Come attribuire priorità (1) Su un diagramma come questo è possibile posizionare gli impegni in relazione al loro grado di urgenza e di importanza. Per fare ciò, occorre darsi dei criteri Importanza per attribuire un livello di urgenza e un livello di importanza. Urgenza 4
  5. 5. Come attribuire priorità(2)Immagina di poter dividere il diagramma in alta e bassa urgenza e in alta ebassa importanza, ottenendo 4 zone come nella figura. Importanza Urgenza 5
  6. 6. Come attribuire priorità (3) Urgente = scadenza Sviluppo Finire un documento professionale importante da inviare Pianificare nuovi Concludere e inviare progetti un articolo Importante = le mie finalità; Pensare e leggere Cuocere la cena i miei valori Importanza Esercizio fisico Controllare le email Riunioni di gruppi di (di nuovo) importanza minore Navigare in web o TV Rispondere al Dare la cera ai telefono pavimenti Urgenza 6
  7. 7. Come trattare le 4 zone?1  Non esistono facili ricette su come trattare gli impegni nelle 4 zone del diagramma2  In generale, però, alcune regole di partenza possono essere indicate (vedi slide successiva) Ognuno, poi, deve capire come adattare tali regole al contesto e al proprio bisogno 7
  8. 8. Come trattare le 4 zone? Alta importanza Alta importanza Bassa urgenza Alta urgenza Importante = Importanza le mie Pianificare Fare finalità; i miei valori Bassa importanza Bassa importanza Bassa urgenza Alta urgenza Urgente = Rimandare Delegare scadenza Urgenza 8
  9. 9. Il quadrante“Alta importanza / Bassa urgenza” È il quadrante più importante per la strategia di utilizzo del tempo nel medio-lungo termine Secondo alcuni, dovremmo cercare di fare in modo che almeno il 20% del nostro tempo ricada in questo quadrante Se non dedichiamo abbastanza tempo a pianificare le cose importanti, l’uso del nostro tempo è di sola gestione dell’emergenza (ce ne occuperemo solo quando diventeranno urgenti; probabilmente in modo meno efficace), e nel medio termine rischiamo di non realizzare i valori importanti 9
  10. 10. Il quadrante“Alta importanza / Alta urgenza” È il quadrante più importante per la definizione delle priorità immediate Dovremmo essere abbastanza bravi nella pianificazione in modo tale da ridurre i contenuti di questo quadrante a quanto riusciamo a fare in modo efficace 10
  11. 11. Il quadrante“Bassa importanza / Alta urgenza” Si tratta di cose che vanno fatte subito Ma non essendo importanti possiamo valutare di:  delegarle ad altri (se possibile)  oppure di lasciare passare la scadenza se abbiamo cose più imporanti da fare 11
  12. 12. Il quadrante“Bassa importanza / Bassa urgenza” Si tratta di cose che possono essere lasciate in attesa Avendo cura di evitare che diventino “scocciature urgenti” da gestire all’ultimo istante 12
  13. 13. Cesvor ® sas di Bisio Carlo e C. Sede legale: Via Umberto I, 20 – 20862 Arcore (MB) P. IVA 05459350962 – Registro Imprese MB 1824224 Piazza IV Novembre, 4 - 20124 Milano, Italy (MM 2 - 3, Centrale) Tel.: +39 02 67165 307 - Fax: +39 02 67165 266 Numero verde 800 59 24 20Cesvor - Communications House - 26 York Street, London W1U 6PZ, UK - Tel.: +442081330910Cesvor è unimpresa affiliata alla Camera di Commercio e Industria Italiana per il Regno Unito Cesvor ® è un marchio comunitario depositato (n° 008906661) www.cesvor.com 13

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