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Gestire urgenza e importanza

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  • 1. Corso in e-learning La gestione del tempoCesvor. E-learning di qualità
  • 2. Attribuire la priorità Che cosa è prioritario per la tua agenda? La “priorità” ha due componenti:  l’urgenza  l’importanza Dell’importanza abbiamo già parlato nell’unità precedente; ora ci occuperemo dell’urgenza
  • 3. L’urgenza Essa dipende dalle scadenze e dal tempo necessario a concludere un compito; in senso più allargato: dipende dalle risorse disponibili È più urgente:  un compito che richiede un mese di lavoro se mancano 10 gg alla scadenza e non è stato ancora iniziato  oppure un compito che richiede due giorni di lavoro se alla scadenza ne mancano 5 gg ?
  • 4. Come attribuire priorità Su un diagramma come questo è possibile posizionare gli impegni in relazione al loro grado di urgenza e di importanza. Per fare ciò, occorre darsi dei criteri per attribuire un livello di urgenza e un Importanza livello di importanza. Urgenza
  • 5. Come attribuire prioritàImmagina di poter dividere il diagramma in alta e bassa urgenza e in alta ebassa importanza, ottenendo 4 zone come nella figura. Importanza Urgenza
  • 6. Come attribuire priorità Urgente = scadenza Sviluppo Finire un documento professionale importante da inviare Pianificare nuovi Concludere e inviare progetti un articolo Importante = le mie finalità; Pensare e leggere Cuocere la cena i miei valori Importanza Esercizio fisico Controllare le email Riunioni di gruppi di (di nuovo) importanza minore Navigare in web o TV Rispondere al Dare la cera ai telefono pavimenti Urgenza
  • 7. Come trattare le 4 zone? Non esistono facili ricette su come trattare gli impegni nelle 4 zone del diagramma In generale, però, alcune regole di partenza possono essere indicate (vedi slide successiva) Ognuno, poi, deve capire come adattare tali regole al contesto e al proprio bisogno
  • 8. Come trattare le 4 zone Urgente = scadenza Alta importanza Alta importanza Bassa urgenza Alta urgenza Importante = le mie finalità; i miei valori Importanza Pianificare Fare Bassa importanza Bassa importanza Bassa urgenza Alta urgenza Rimandare Delegare Urgenza
  • 9. Il quadrante“Alta importanza / Bassa urgenza” È il quadrante più importante per la strategia di utilizzo del tempo nel medio-lungo termine Secondo alcuni, dovremmo cercare di fare in modo che almeno il 20% del nostro tempo ricada in questo quadrante Se non dedichiamo abbastanza tempo a pianificare le cose importanti, l’uso del nostro tempo è di sola gestione dell’emergenza (ce ne occuperemo solo quando diventeranno urgenti; probabilmente in modo meno efficace), e nel medio termine rischiamo di non realizzare i valori importanti
  • 10. Il quadrante“Alta importanza / Alta urgenza” È il quadrante più importante per la definizione delle priorità immediate Dovremmo essere abbastanza bravi nella pianificazione in modo tale da ridurre i contenuti di questo quadrante a quanto riusciamo a fare in modo efficace
  • 11. Il quadrante“Bassa importanza / Alta urgenza” Si tratta di cose che vanno fatte subito Ma non essendo importanti possiamo valutare di:  delegarle ad altri (se possibile)  oppure di lasciare passare la scadenza se abbiamo cose più imporanti da fare
  • 12. Il quadrante“Bassa importanza / Bassa urgenza” Si tratta di cose che possono essere lasciate in attesa Avendo cura di evitare che diventino “scocciature urgenti” da gestire all’ultimo istante

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