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Manual Power Point

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  • 1. Microsoft Power Point - R. Padilla1
  • 2. Microsoft Power Point - R. Padilla ÍndiceTema PáginaDescripción del Programa 3Menú 3Barra de herramientas estándar 5Barra de herramientas de formato 10Creación de una presentación nueva 12Para insertar dibujos o fotos 14Pantalla para aplicar animaciones 15Aplicación de transición a las diapositivas 16Visualizaciones 16Técnicas de impresión 17Recomendaciones a la hora de crear y proyectar una presentación 18 2
  • 3. Microsoft Power Point - R. Padilla Manual de Power PointDescripción del Programa:Microsoft Power Point es un programa diseñado para la creación depresentaciones. A través del mismo podemos diseñar presentaciones impresasen transparencias o presentaciones animadas. Como parte de las aplicacionesque hacen de este programa uno innovador tenemos las animaciones, opcionesde impresión, y templetes para poder trabajar, además podemos exportar eltexto de nuestra presentación a Word.Menú:  File Permite el manejo de archivos. Desde esta aplicación podemos crear presentaciones nuevas, guardar los cambios realizados en las presentaciones en uso, imprimir con formatos especializados, seguridad de accesos, listado de presentaciones visitadas recientemente, entre otras. 3
  • 4. Microsoft Power Point - R. Padilla Edit Desde aquí tenemos acceso a los comandos de edición para ser aplicados en la presentación. Entre los mismos encontramos undo, redo, select all, copy, cut, paste, delete, find, replace, etc. View Podemos trabajar con la visualización más adecuada para el comando que deseamos ejecutar. Insert seleccionamos aquellas aplicaciones que necesitamos insertar en nuestra presentación. Entre estas podemos mencionar las siguientes: número de página, hoja o diapositiva nueva, duplicar presentación seleccionada, dibujos, diagramas, cajas de texto, gráficas, tablas, sonido, vídeo, etc. Format Tipo de letras, bullets and numbering, fondos, diseños, estilos de slices, espacio entre líneas, cambio de letras (Change Case) Tools Muestra las herramientas para el diseño de nuestra presentación. Entre las más importantes encontramos: spelling, language, autocorrect options, etc. Slide Show Aplicación desde la cual podemos manejar las animaciones de nuestra presentación, transición, proyección de la misma, tiempo de proyección, entre otras. Window Manejo de ventanas. Si nos encontramos trabajando con más de una presentación al mismo tiempo, desde aquí podemos alternar entre las mismas. Help Nos brinda ayuda para la creación y diseño de nuestra presentación. También desde aquí activamos o desactivamos a nuestro “Asistente”. 4
  • 5. Microsoft Power Point - R. Padilla Barra de herramientas estándar New Este comando es para crear una nueva presentación. Al darle clic se abre una ventana como la siguiente: Esta ventana tiene las opciones:  Presentación en blanco  Presentación de diseño predeterminado  Presentación asistida por un mago  Presentación existente  Diseños predeterminados desde Internet Open: Abre las presentaciones. Al darle clic se abre la siguiente ventana:Muestra la carpetadonde vamos a buscarlas presentaciones. En esta ventana se presenta todas las opciones que se tiene para abrirun archivo existente, como nombre de archivo, tipo de archivo, texto opropiedad, ultima modificación, esto para clasificar los archivos que aparecenen el recuadro blanco. En la parte superior aparece un segmento el cual espara ubicar en que dispositivo de almacenamiento se encuentra los archivos. 5
  • 6. Microsoft Power Point - R. Padilla Save Almacena la información o guarda los cambios realizados a la presentación con la cual se está trabajando. Se abre la siguiente ventana:Carpeta bajo la cualguardamos la presentación Nombre con el que guardamos la presentación En esta aplicación nos permite seleccionar la carpeta de almacenamiento, y el nombre del documento cuando lo grabamos por primera vez. Una vez grabado, la computadora asume cada vez que hacemos clic en el icono de “Save” que queremos guardar los cambios con el mismo nombre (sobre escribir el documento). Para poder grabar los cambios realizados bajo un dispositivo de almacenamiento diferente o con otro nombre, lo hacemos desde el menú “File  Save as”. Inmediatamente aparece una ventana donde podemos seleccionar nuevamente las opciones para guardar nuestra presentación, como si la estuviésemos grabando por primera vez. Permission Asignamos los privilegios de acceso y modificación de nuestra presentación. E-mail Permite enviar nuestra presentación como dato adjunto a través de correo electrónico. Print Permite la impresión de nuestra presentación completa en el tamaño predeterminado anteriormente. Para cambiar las opciones en la impresión de nuestra presentación, lo hacemos desde el menú File Print. 6
  • 7. Microsoft Power Point - R. Padilla Propiedades de la impresora seleccionada. Impresora en la se imprimirá la presentación. Cantidad de copias a imprimirQué es lo que sequiere imprimir, silas diapositivas o los“handouts” Print Preview Nos muestra una vista preliminar de cómo se verá nuestra presentación cuando se imprima. En este ejemplo, se seleccionaron 6 handouts por página. Para salir de esta pantalla, solo tenemos que hacer un clic en “Close”. Spelling Nos corrige errores de ortografía y gramática en el idioma predeterminado. Para poder cambiar o verificar el idioma predeterminado para 7
  • 8. Microsoft Power Point - R. Padillanuestro corrector, vamos a menú “Tools”  “Languages”. De la pantalla dealternativas, seleccionamos el idioma necesario en ese momento (Inglés -Estados Unidos o Español – Puerto Rico). Lo podemos determinar como de usocorriente o “Default”. Research permite la búsqueda de documentos o archivos a través delas aplicaciones de Microsoft o a través de Internet. Cut Corta material seleccionado, ya sea texto, dibujos o fotos. Lo eliminatemporeramente y es almacenado en una memoria a corto plazo. Copy Crea una copia idéntica del material seleccionado para ser pegadaen otra parte de la presentación. Paste Pega el material previamente cortado o copiado en la posición enla que se encuentra el prompt. Format Painter Permite copiar un formato de texto (tipo de letra,tamaño, colores, etc.) y éste ser pintado sobre otro texto utilizando la “brocha”. Undo Revierte el último comando realizado. Cuando cometemos algúnerror, simplemente haciendo un clic en “undo” revertimos el error. Redo Revierte el último comando de “undo” que se realizó. Es comorevertir el undo o reaplicar el comando que se revirtió. Insert Chat Permite insertar gráficas a la presentación a través detablas de Excel. Insert Table Permite insertarle tablas a nuestrapresentación de forma similar a las tablas de Word. 8
  • 9. Microsoft Power Point - R. Padilla Tables and Borders Activa la barra de herramientas para trabajar conlas tablas y los bordes en la presentación. Insert Hyperlink Nos permite insertarle enlaces a nuestrapresentación, ya sea a otras diapositivas, otras presentaciones o a páginas deInternet. Expand All Acomoda el texto al tamaño de la caja de texto de ladiapositiva. Show Formatting Esconde o muestra el formato de texto en nuestradiapositiva. Show/ Hide Grid Muestra o esconde las líneas guías para acomodar elmaterial deseado en nuestra diapositiva. 9
  • 10. Microsoft Power Point - R. Padilla Color/Gray Scale Nos permite cambiarle los colores ala presentación, ya sea en los colores originales, en tonosde gris como en blanco y negro. Zoom Esta aplicación nos permite trabajar con elacercamiento de la página. Mientras más cerca tenemos ladiapositiva, más grande se ven los gráficos y el texto, pero sucampo visual es más estrecho. El mismo es basado en porcientos. Barra de herramientas de formato Font Muestra los diferentes tipos de letras que tenemosdisponibles para ser aplicados a nuestras diapositivas, mostrándonos la vistapreliminar de cada una de ellas. Size Seleccionamos el tamaño de la letra, basado en puntos porpulgada. Bold Ennegrece Italic Inclina o “italiza” Material seleccionado o próximo a escribirse. Underline Subraya Shadow Añade sombras Align Left Justifica a izquierda el texto Center Centraliza el texto en la caja de texto en la que trabajamos. Align Right Justifica a la derecha el texto. 10
  • 11. Microsoft Power Point - R. Padilla Numbering Permite insertar listas enumeradas a nuestra diapositiva Bullets Podemos insertar listas no enumeradas a las diapositivas.Para poder cambiar la apariencia de nuestras listas, vamos al menú yseleccionamos las siguientes opciones: Format  Bullets and Numbering.Desde la pantalla de opciones, podemos seleccionar el tipo de bullet necesario,de acuerdo con la temática de la presentación. Increase Font Size Nos permite agrandar el tamaño de la letraseleccionada. Decrease Font Size Achicamos el tamaño de letra del textoseleccionado. Decrease Indents Nos permite reducir el espacio de las indentacionesde las listas, tanto las enumeradas como las no enumeradas. Increase Indents Permite aumentar el espacio de las indentaciones delas listas enumeradas como las no enumeradas para crear “sublistas”. Font Color Permite seleccionar el color del texto seleccionado o deltexto próximo a escribirse. 11
  • 12. Microsoft Power Point - R. Padilla Slide Design seleccionamos el diseño de lasdiapositivas en la presentación con la que trabajamos. De lasalternativas disponibles, seleccionamos la que mejor se ajusta anuestras necesidades. New Slide Nos permite insertar diapositivas adicionales a nuestra presentación. Además podemos seleccionar el estilo de diapositiva. Creación de una presentación nuevaPara crear una presentación nueva comenzamos activando el programa desdeStart  All Programs  Microsoft Power Point.  Del templete que aparece, solo tenemos que hacer clic en los cuadros correspondientes para añadir título y subtítulo.  Para insertar una nueva diapositiva, hacemos un clic en “New Slide” 12
  • 13. Microsoft Power Point - R. Padilla Seleccionamos el tipo de diapositiva necesaria y seguimos completando la presentación. Para cambiarle la apariencia o “Layout” a la diapositiva, solo hacemos un clic en la forma que necesitamos. Para aplicarle diseño a la presentación, hacemos un clic en “Design”.Seleccionamos el diseño que mejor se adapte al tema de la presentación.Recuerde que las presentaciones que se proyectan a través de proyectoropaco o aquellas que se imprimen, deben crearse con un diseño de fondoclaro y letras obscuras. Si se proyectará con proyector digital, se debeañadir animaciones, y se pueden crear con fondo oscuro y letras claras.Todo depende de la cantidad de luz del lugar a proyectar. 13
  • 14. Microsoft Power Point - R. PadillaPara insertar dibujos o fotos:Para poder insertar un dibujo o foto, hacemos clic en el menú InsertPicture  Clip Art. Desde el “organizador” escribimos lo que deseamosbuscar para poder insertarle un dibujo a mi presentación. Palabra clave para la búsqueda Opciones de búsqueda Alternativas encontradas Más opciones de búsquedaHaciendo un clic sobre el dibujo seleccionado, éste es insertado en lapresentación. Acomodamos el mismo en la posición deseada y/otrabajamos con el formato del dibujo desde el “Picture Toolbar” 14
  • 15. Microsoft Power Point - R. Padilla Insert Picture permite insertar fotos digitalizadas. Activa la pantalla de visualización de las fotos almacenadas en la carpeta de "My Picture” desde donde seleccionamos la foto haciendo un clic sobre la misma y luego haciendo un clic en “Insert” Una vez completada la información que se desea proyectar, se le añaden las animaciones. Para esto vamos al menú y seleccionamos “slide show  custom animation” Pantalla para aplicar animaciones:Texto al que desea Añadirle efectosaplicarle animación Eliminarle efectos Comienzo Dirección Velocidad Orden de la animación Vista preliminar Proyección de la de la animación presentación 15
  • 16. Microsoft Power Point - R. Padilla Aplicación de transición a las diapositivas:Para aplicarle transición a las diapositivas de nuestra presentación, añadimosun efecto de animación adicional a la misma. Con esto logramos captar laatención del público, con el fin de que entiendan el mensaje.Cuando hablamos de transición, nos referimos al efecto de movimiento que sele aplica a cada diapositiva, cuando esta se proyecta. Podemos seleccionardiferentes efectos a cada diapositiva, como seleccionar el mismo para todas.Para poder lograr este efecto, vamos al menú “Slide Show  Slide transition”.Desde esta pantalla podemos aplicar efectos de transición según sea esdiseño de la presentación o su contenido. Desde este menú, seleccionamos el tipo de transición, velocidad, sonido, secuencia y tiempo. Además podemos seleccionar si es aplicada la transición a la diapositiva activada en el momento o si lo deseamos para todas las diapositivas de la presentación. También tenemos acceso a una vista preliminar de la transición de la misma. VisualizacionesPara poder visualizar de varios ángulos nuestra presentación, vamos a menú“View”. Desde las alternativas mostradas seleccionamos la necesaria segúnsea el caso. Normal permite visualizar la presentación en tamaño normal con el fin de poder trabajar con la misma de una forma cómoda. 16
  • 17. Microsoft Power Point - R. Padilla Slide Sorter nos permite visualizar lapresentación en cuadros pequeños desde loscuales podemos alterar el orden en queaparecen las diapositivas y seleccionar variascon el fin de aplicarle transición a las mismas. Slide Show muestra la presentación el “FullScreen” con el fin de ser proyectada con susanimaciones. Para poder “pasar” las diapositivas,hacemos un clic en la pantalla, tocamos la tecla de“Enter” o la tecla de “Page Down”. Si pasamos ladiapositiva antes de tiempo, simplementeretrocedemos tocando la tecla “Page up” Note Pages Muestra un lugar enparticular desde el cual podemos añadirlenotas a las diapositivas de nuestrapresentación. Las mismas son utilizadas únicay exclusivamente por el narrador.Técnicas de Impresión: Para imprimir nuestra presentación solo tenemos que hacer un clic en le “Standard Toolbar” al icono “Print” ( ). Desde aquí imprimimos la presentación a tamaño de una diapositiva por página. Ésta se utiliza cuando imprimimos en transparencias o queremos una guía para el narrador. Desde menú “File  Print” podemos seleccionar la cantidad de diapositivas que deseamosimprimir por página. Estas van desde una hasta 9 diapositivas por página.También seleccionamos la orientación del papel, impresora a la que deseamosimprimir, cantidad de copias, etc. 17
  • 18. Microsoft Power Point - R. PadillaPara sacar copias impresas para el público, debemos tomar en consideración la naturaleza del tema. Por lo regular, se recomienda que las diapositivas sean impresas en tamaño pequeño. Si la temática de la presentación se presta para tomar notas, se le debe proveer espacio para las mismas. En este caso se imprimirían los “Handouts” de tres diapositivas porpágina, donde provee espacio para la toma de notas.En el caso de que no se necesiten tomar notas,las diapositivas pueden ser impresas 6 porpágina. Las mismas son del mismo tamañoque en el ejemplo anterior, solo que con ladiferencia de que no tiene espacio para tomarnotas.Recomendaciones a la hora de crear o proyectar una presentación:  Las presentaciones deben ser lo más precisas posible.  No debe escribir todo lo que va a decir. Solo escribimos un punto o idea central, desde el cual desarrollamos el tema. Este punto debe ser preciso, amplio y entendible.  Debe utilizarse un vocabulario sencillo y adecuado al público que se quiere impactar. Si utilizamos palabras muy científicas, técnicas o sofisticadas, puede que el público pierda la secuencia de la presentación, por no entender ciertos tópicos de la misma.  El narrador debe estar lo suficientemente preparado para poder proyectarse con seguridad frente al público. Cuando un narrador se muestra inseguro al ofrecer una conferencia o presentación, el impacto a los oyentes no es el mismo.  Debe proveerse el material impreso al público, para que este lleve una secuencia con el narrador. Debe tomarse en consideración el 18
  • 19. Microsoft Power Point - R. Padilla captar la atención del espectador, ya que esto se presta para saber cuánto falta para terminar. Cuando aplicamos animaciones variadas, las personas esperan un efecto nuevo cada vez, por lo cual atienden más. Evite el tener que leer cada diapositiva. La mejor forma de proyectarse es el discutirla en sus propias palabras. Verifique varias veces el texto para evitar cualquier error que no sea detectado por el corrector. Muchas veces, varias personas leen la presentación y no se percatan de pequeños errores. Los más comunes son los de “Autocorrect”, que la mayoría de las veces nos cambia palabras sin darnos cuenta. Siempre en el momento menos oportuno es que nos percatamos de este tipo de error. Cuando seleccionamos el diseño de las diapositivas, debemos tomar en consideración la iluminación del salón en el cual se proyectará la misma. Si el lugar tiene demasiada iluminación, debemos considerar un fondo oscuro con letras claras. Si carece de iluminación, utilizamos los fondos claros con letras oscuras. A la hora de imprimir, debemos imprimir las diapositivas sin los diseños de fondo, así evitamos gastar tinta demás y facilitamos la lectura de las diapositivas. Añádale dibujos o fotos alusivas al tema que se está desarrollando. Esto logrará captar la atención del público. Añádale efectos de entrada, salida o énfasis para mejorar su apariencia. Recuerde: “EL ÉXITO DE UNA PRESENTACIÓN RADICA EN LA SEGURIDAD CON LA QUE SE PROYECTE EL CONFERENCIANTE, NO NECESARIAMENTE EN CUÁN LLAMATIVA SEA LA MISMA”. 19

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