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    Manual Microsoft Word Manual Microsoft Word Document Transcript

    • 1
    • ÍndiceÍndice 2Introducción 3Pantalla de Word 3Aprendiendo a usar el Menú de Word 4Cómo trabajar con el Standard Toolbar 6Cómo trabajar con el Format Toolbar 7 Cómo cambiar la secuencia de mi lista enumerada 9 ¿Cómo cambiar mi bullet? 9 “Ruller” 11“Status Bar” 11Drawing Toolbar 11 Barra de herramientas del WordArt 13 Picture Toolbar 16Configuraciones especiales en Word 19 Page setup 19 Uso de Find and Replace 20 Insert Autotext 20 Cómo insertar símbolos que no se encuentran en el teclado o a simple vista 21 Cómo colocarle número de página a nuestro documento 22Formatos especiales más utilizados en Word 22 Font 22 Paragraph 23 Columns 23 Tab 24 Drop Cap 24 Change Case 24 Background 24 Theme 25Creación de Tablas 25 Uso de la barra de herramientas para tablas 27Herramientas para impresión de sobres y etiquetas 28 ¿Cómo imprimir en sobres de correo? 28 ¿Cómo imprimir en etiquetas? 29 Pasos para la creación de tarjetas de presentación 29Cuenta Palabras 30Uso y configuración del Autocorrect 30Uso y configuración del corrector de texto (Spelling) 31Apéndice I: Comandos Cortos (Shortcuts) en WORD 33 2
    • Introducción al uso de Microsoft Word 2000 Microsoft Word es una aplicación utilizada para elprocesamiento de palabras. Es una herramienta muy eficaz parala creación de documentos tanto sencillos como máscomplicados. Dentro de las posibilidades de creación dentro deMicrosoft Word 2000 tenemos: cartas, resume, flyers, sign, brochure, invoice,calendarios, labels, informes, impresión de sobres, tarjetas de presentación,boletines, entre otros. También posee la alternativa de poder trabajar con un asistente. Esteasistente tiene como función principal el ayudarnos en cuanto a la elaboraciónde nuestros trabajos. Este asistente puede ser tanto un “paper clip” (Clippit), ungato (Link), un perro (Rocky) un globo terrestre, como hasta un genio. Si novemos a nuestro asistente en la pantalla, para poderlo activar, simplementevamos al menú Help  “Show the Office Assistant”. Automáticamente aparecenuestro asistente. Dándole un clic a nuestro asistente,este abre una pantalla de búsqueda, la cual se conectacon el Help del programa. Aquí podemos escribir untérmino o una pregunta específica. También podemosjugar con nuestro asistente. Dándole un clic derecho anuestro asistente, nos abre una pantalla en la cual nos dalas opciones de esconderlo o eliminarlo, opciones deconfiguración, escoger el asistente y animarlo. Pantalla: Standard Toolbar Ruller MenúFormat Toolbar Prompt Scroll Status Bar 3
    • Aprendiendo a usar el menú: File - Se utiliza para trabajar con aplicaciones relacionadas con los documentos y archivos. Entre éstos encontramos comandos como Open, save, save as, print, print preview, send to, entre otros. Además nos ofrece un pequeño listado de los últimos documentos o trabajos realizados o vistos.  Edit – Contiene los comandos básicos en cuanto a editar documentos se refiere. Aquí podemos encontrar comandos como: undo, cut, copy, paste, sellect, find, etc. View – Es utilizado para escoger el “View” o la forma en que vemos nuestro documento en la pantalla. Si es en formato de página de Internet, si es borrador de mi documento, o tal y cómo va a salir impreso, normal, u “Outline”.  Insert - Se utiliza para insertarle aplicaciones adicionales a mi trabajo. Aquí podemos insertar números a las páginas de nuestro documento, auto texto, símbolos que no se encuentran en el teclado tales como dibujos o letras acentuadas, notas al calce, índices, fotos o dibujos, word arts, gráficas, cajas de texto, etc. Format - Aquí nos brinda herramientas para trabajar con el formato de nuestro documento. Tiene aplicaciones para cambiar el tipo de letra y añadirle efectos especiales a nuestro escrito; nos permite cambiar la alineación de nuestro escrito, cambiar el espacio entre líneas, las tabulaciones, etc; nos permite trabajar con las listas enumeradas y no enumeradas 4
    • para poder escoger los símbolos que representarán nuestras listas, y el formato de números, si romanos, letras tanto mayúsculas como minúsculas, etc.; añadirle bordes y sombras a nuestras páginas o párrafos; cambiar el número de columnas, añadir, crear o editar las tabulaciones; crear Drops Caps, aplicarle diseño de background (en formato de Web page); etc. Tools - Nos ofrece opciones de corrección de escritura y gramática, tanto en inglés como en español, como en otros idiomas. Nos ofrece la alternativa de configurar el lenguaje en el cual queremos que se corrija el escrito. También encontramos una aplicación que cuenta las palabras, oraciones, letras, líneas y cantidad de páginas de nuestro documento. Esta aplicación es muy utilizada en la redacción de informes o proyectos que nos requieren una cantidad específica de palabras u oraciones. También nos da opciones para poder escoger las propiedades del corrector de palabras, impresión de nuestros documentos, tiempo en que se graba por si sola la información, localización de los archivos para almacenar nuestros documentos, entre otros.  Table – Nos ofrece las herramientas necesarias para la creación de tablas, y para trabajar con las mismas. Insertar o eliminar celdas, columnas o líneas; unir y dividir celdas; cambiarle la apariencia a nuestra tabla insertándole bordes, colores de fondo, etc. Window – Alternativa de trabajar con varias pantallas o ventanas simultáneamente, y alternar entre ellas.  Help - Nos ofrece ayuda en nuestro trabajo, tanto específica como general. También nos ofrece al “Asistente” como alternativa de ayuda. 5
    • Cómo trabajar con el Standard Toolbar: New – Crea una página nueva para trabajar. Open – Abre un documento previamente realizado. Save – Guarda o salva los cambios realizados en nuestros documentos. Permission – permite mantener mi documento intacto, evitando que el mismo sea editaco en caso de ser enviado a través de correo electrónico. Mail – Envía el documento en uso corriente en formato de correo electrónico. Print – Imprime el documento en le cual estamos trabajando por completo. Para poder cambiar las alternativas de imprimir nuestro documento, simplemente vamos a fileprint, y desde allí podemos escoger imprimir un material seleccionado, una página en específico o un rango de páginas. Print Preview – Nos muestra cómo se vería mi trabajo al ser impreso. Spelling – Corrige mi escrito tanto en ortografía como en gramática en el idioma seleccionado. Research – Busca referencias de las palabras seleccionadas en el documento o sobre las palabras escritas en el espacio correspondiente. Cut – Corta el material previamente seleccionado para ser plasmado en algún otro lugar. Copy – Copia el material previamente seleccionado para ser plasmado en algún otro lugar. Paste – Plasma la información previamente cortada o copiada. Format Painter - Copia el formato seleccionado y lo pinta en el siguiente material a seleccionar. Undo – Revierte el último comando realizado. Redo – Revierte el Undo. Hiperlink – Inserta un texto interactivo en mi documento (Formato HTML) Borders – Se utiliza para colocarle o cambiarle los bordes a las tablas y párrafos. Insert Table – Inserta tablas sencillas en mi documento. Insert Table (Excel) – importa una tabla de Microsoft Excel para ser utilizada en Word. Columns – Cambia el número de columnas de mi documento. (Formato de Columnas múltiples) 6
    •  Drawing – Activa un Toolbar adicional ubicado por lo general en la parte de abajo de la pantalla, para el manejo de figuras, cliparts, autoshapes, etc. Document Map - Activa una pantalla adicional en la cual sólo podemos visualizar el material escrito de mi documento. Show/Hide – Nos presenta caracteres que no se ven a simple vista (tab, espacios en blanco, enter, etc.) con símbolos especiales. Zoom – Presenta el porciento (%) de visibilidad o acercamiento de mi documento. Help – Nos ofrece ayuda en la elaboración de mis trabajos en una pantalla adicional. Read – Nos muestra el documento en formato de libro (dos páginas por pantalla) con el fin de facilitarnos la lectura del mismo. Cómo trabajar con el “Format Toolbar”: Style: Nos provee alternativas para trabajar con el estilo de mi trabajo o documento. Es decir, nos brinda alternativas para alterar el escrito.Algunas de las opciones disponibles son las siguientes:  Body text: Centralizado de tamaño 26 puntos.  Body text 2: Justificado “full” a 12 puntos.  Caption: Justificado a izquierda de tamaño 12 puntos.  Dafault paragraph font: Justificación a izquierda de tamaño escogido.  Heading 1: justificación a izquierda, tamaño a 16 puntos, “Bold”.  Heading 2: Justificación a izquierda, tamaño 14 puntos e Italic.  Heading 3: Justificación a izquierda, 13 puntos.  Normal: Justificación a izquierda de tamaño 12 puntos. Font: Es utilizado para cambiar a los diferentes tipos de letras disponibles en mi computadora. 7
    • La cantidad y variedad de letras pueden variar de computadora a computadora o de programa a programa. En el mercado se pueden adquirir programas de instalación de diferentes tipos de letras para ser utilizados en diferentes aplicaciones. Al seleccionar cualquier tipo de letra, nos ofrece un “Preview” o vista preliminar de cual es la apariencia de la letra. Font size: Se utiliza para cambiar el tamaño de mi letra. Este tamaño se mide en base a puntos por pulgada. Esta unidad de medida es en base a que en una pulgada caben 72 puntos. Es decir, una letra cuyo tamaño es de 72 puntos, al imprimirse, esta letra mide una pulgada de alto. Si el tamaño es de 12 puntos, el tamaño de mi letra equivale a 12/72 pulgadas (0.167 pulgadas). Bold: Ennegrece el material seleccionado o próximo a escribirse. Este comando también lo podemos ejecutar utilizando el short cut Ctrl.+ b. Italic: Coloca de forma inclinada el material seleccionado o próximo escribirse. Este comando también lo podemos ejecutar utilizando el short cut Ctrl.+ i. Underline: Subraya el material seleccionado o próximo a escribirse. Este comando también lo podemos ejecutar utilizando el short cut Ctrl.+ u. Align left: Justificación a izquierda del material seleccionado o de mi documento próximo a escribirse, o todo aquel material que se encuentre después de la posición en la que se encuentre el promt. Center: Centraliza mi escrito o material seleccionado. Align Right: Justifica mi documento o escrito hacia la derecha de mi página. Justify: Justifica mi documento o escrito tanto a izquierda como a derecha. Line Spacing: Trabajamos directamente con el formato de párrafo, donde determinamos el espacio entre líneas para nuestro documento, o parte del documento deseado. Este espacio puede ser de una, una y media, dos, dos y medio, tres o más espacios entre las líneas. 8
    •  Numbering: Se utiliza para insertar listas enumeradas en mi documento. Nos inserta la lista con la secuencia de 1, 2, 3, 4,5...etc. Adicional a esto, podemos cambiar la secuencia de la lista. Para cambiar la secuencia de mi lista enumerada 1. Se activa la lista dando un clic en el Icono de lista enumerada. 2. Format  Bullets and numbering. 3. Se selecciona la secuencia de las alternativas disponibles (1,2, 3,...; 1), 2), 3), … ; a, b, c, ...; a), b), c), ...; A, B, C, ...; I, II, III, ...; i, ii, iii, ...; etc.). 4. También se pueden alternar entre listas enumeradas dentro de no enumeradas y viceversa. 5. Para desactivar mi lista, simplemente damos un Clic en el Icono de lista enumerada, o tocamos la tecla de “backspace”. Bullets: Se utiliza para insertar listas no enumeradas. Estas listas, en lugar de estar enumeradas por secuencias de números o letras, simplemente se representa con un dibujo o símbolo. Estas listas poseen las mismas características de las enumeradas, solo que con la única diferencia que no llevan un orden en específico. Al igual que con las listas enumeradas, podemos seleccionar el tipo de símbolo que deseamos que lleve nuestra lista. ¿Cómo cambiar mi bullet?  Se activa la lista dando un clic en el Icono de lista no enumerada.  Format  Bullets and numbering.  Seleccionamos entre las opciones que nos ofrece la pantalla, o  Damos un clic en “Custumize”  bullet.  Nos muestra una pantalla adicional en la cual seleccionamos de entre una gran cantidad de alternativas, tanto en dibujos, símbolos o 9
    • caricaturas de cualquier tipo, dependiendo del tipo de letra que estemos utilizando. Decrease Indent: Se utiliza para reducir las indentaciones de nuestro escrito. Es mayormente utilizado para reducir las indentaciones de las listas o párrafos en forma de bosquejo. Indenta hacia la izquierda o hacia atrás. Increace Indent: Se utiliza para aumentar las indentaciones de nuestro escrito. Es mayormente utilizado para ampliar las indentaciones de las listas o párrafos en forma de bosquejo. Indenta hacia la derecha de mi página. Outside border: Coloca bordes en el material o párrafo seleccionado. También lo utilizamos para cambiar los bordes de mis tablas. Highlight: Cambia el color del fondo de mi escrito al color identificado. Para cambiar el color, damos un clic en el triángulo que se encuentra a su lado derecho, y automáticamente nos brinda una “paleta” con los colores disponibles. Se utiliza de forma similar a un marcador fluorescente. Se puede seleccionar primero el texto o simplemente se activa primero, y luego se pinta el texto deseado. Font Color: Cambia el color de la letra del material seleccionado o próximo a escribirse. Al igual que con Highlight, cambia el color de la letra por el color que se encuentra identificado debajo de la letra, pero dando un clic en el triángulo nos muestra la paleta de colores adicionales disponibles para cambiarle el color a nuestra letra. 10
    • RullerEs una regla que se encuentra en la parte superior de mi pantalla, debajo delas barras de herramientas donde se nos indica la distancia en pulgadas desdelos márgenes hasta la posición en que se encuentra el prompt. También esutilizado para fijar tabulaciones de acuerdo a la distancia necesaria. Status BarNos brinda información sobre el documento en el que estamos trabajando. Nosinforma la página en la que se encuentra el prompt en ese momento, lasección, número de página en relación al total de las mismas, distancia de losmárgenes a la cual se encuentra el “prompt”, número de la línea y columna enla cual se trabaja, si es en formato “Insert” u “Overwrite”. También nos ofreceinformación sobre el idioma bajo el cual está configurado mi corrector deortografía y gramática. Drawing ToolbarContiene las herramientas necesarias para trabajar con gráficos en eldocumento. Nos permite insertar figuras geométricas, líneas, flechas,cajas de texto, WordArts, diagramas organizacionales, cliparts yfotos. También nos permite trabajar con lo referente a posiciones,efectos de color, espesor, tipos de líneas, efectos de sombra otridimensionales. La misma se activa cuando hacemos clic en elicono identificado como “Drawing Toolbar” ( ) de la barra deherramientas estándar o desde Menú View  Toolbars  Drawing. 11
    • Draw  es responsable la agrupación de figuras u objetos, del orden deposición en capas de las figuras insertadas al documento, rotación, posición enrelación al texto, modificar o cambiar las figuras predeterminadas, etc. Select Objects  permite alternar entre herramientas de dibujo y el cursor. AutoShapes  aplicación que nos permiteinsertar figuras básicas al documento. Para insertar lasmismas, solo hacemos un clic en la figura deseada ynuestro cursor cambia de forma de flecha () a una cruz( ). Ésta se arrastra en la posición desea hasta eltamaño necesario y vemos cómo aparece la figura. Siaparece un recuadro que dice “Create your drawinghere”, en este podemos crear el dibujo deseado convarias figuras y moverlo como un solo dibujo. Ese recuadro podemos cerrarlotocando la tecla de escape (Esc). Line  podemos dibujar líneas hacia cualquier dirección dentro de midocumento. A éstas se le puede cambiar el color, grosor y tipo de línea.Además se pueden convertir en flechas en la dirección necesaria. Arrow  permite insertar flechas en el documento de forma similar a laslíneas. Éstas también pueden ser modificadas con las mismas técnicasutilizadas con las líneas. Rectrangle  con el uso de esta herramienta podemos insertar figurasrectangulares a nuestro documento. A esta figura se le puede cambiar el tipode línea, color de la misma, color de fondo y efecto efectos de sombra ytridimensionales. Oval  permite trabajar con figuras ovaladas de forma similar a las figurasrectangulares. Text Box  podemos insertar cajas de texto en el documento como sifueran dibujos. Esto es muy práctico cuando se trabaja identificando objetosen el documento, ya que podemos ubicar el texto en la posición quedeseamos sin necesidad de que el documento como tal se vea afectado. WordArt  técnica de arte utilizado para añadirle efectos especiales atexto. Al hacer clic sobre este icono, aparece una ventana donde podemosseleccionar cualquier tipo de arte ya predeterminado. Una vez seleccionado el 12
    • tipo de arte, pasamos a hacer un clic en “OK”. El paso siguiente es escribir eltexto deseado en la pantalla y proseguimos con otro clic en “OK”,apareciendo el texto en la pantalla con los efectos especiales seleccionados.Estos efectos pueden ser modificados a través de la barra de herramientas delWordArt, que aparece cuando el arte es seleccionado. Barra de Herramientas de WordArt: Insert WordArt  permite insertar texto con efectos especiales. Tiene la misma función que su icono igual en la barra de herramientas de dibujo. Edit Text  podemos editar el texto de un WordArt ya escrito. Esto también podemos hacerlo simplemente dándole un doble clic en el WordArt. WordArt Gallery  galería de arte en la cual podemos cambiar el estilo del WordArt, sin necesidad de volver a crearlo. Format WordArt  trabajamos con el formato del WordArt, referente a color de línea, transparencia, color de fondo, posición del mismo en el documento, grosor de línea, tamaño, entre otros. WordArt Shape  permite trabajar con la forma del texto. Trabajamos con la “forma” que se muestra en el templete o modelo predeterminado. Hacemos un clic en la forma deseada y ésta será aplicada en nuestro wordart. Text Wrapping  aplicación nos permite ubicar el arte gráfico en relación al texto (sobre el texto, en cuadro, detrás del texto, arriba y abajo, etc. 13
    •  WordArt Same letter Heights  altera el tamaño de las letras del arte al mismo tamaño las minúsculas y las mayúsculas. También regresa su tamaño a su estado original. WordArt Vertical text  cambia la orientación del texto en el arte de horizontal a vertical y viceversa. WordArt alignment  trabajamos con la alineación del texto en forma similar al formato de párrafo (left, center, right, justify), pero con formatos adicionales tales como “letter justify” y “Strech Justify”. WordArt Character Spacing  permite seleccionar la compresión del texto o el espacio entre caracteres. Insert Diagram or Organization Chart  permite insertar diagramas o tablasorganizacionales en el documento con el fin de ilustrar unas posiciones.Seleccionamos de la ventana el tipo de diagrama que deseamos trabajar yseguimos las instrucciones y trabajamos con la barra de herramientacorrespondiente. Ejemplo de un diagrama organizacional (templete): 14
    • Insert ClipArt  nos permite insertar un dibujo a nuestro documento. Alhacer un clic en este icono, aparece una ventana en el lado derecho de lapantalla con las opciones disponibles. Luego, Escribimos una o más palabras relacionadas hacemos con el dibujo que buscamos. un clic en “Go”. Muestra los dibujos y/o fotos encontradas que se relacionan con las palabras escritas. Haciendo un clic en cualquiera de ellas, la misma aparece el en documento en la posición que se encuentra el Prompt. Insert Picture  abre una ventana que nos permite insertar fotosalmacenadas previamente en nuestra computadora. Nos lleva directamente alarchivo de “My Pictures”, pero también podemos seleccionar cualquier otroarchivo desde el cual insertar alguna foto. Seleccionamos la foto deseada Luego, hacemos un clic en “Insert”. NOTA: Los dibujos y fotos que son insertadas en el documento aparecen en la posición en la que se encuentra el “prompt”. Para poder mover los mismos a cualquier otra posición, demos seleccionar otra posición del “Text Wrapping” desde la barra de herramientas correspondiente. 15
    • Picture ToolbarDesde esta barra de herramientas, podemos trabajar con los cambiosbásicos necesarios en el uso de fotos o dibujos. Como parte de lasmismas encontramos: Insert Picture  funciona de forma similar al icono de insertar fotos,localizado en la barra de herramientas de dibujo. Color  muestra las aplicaciones para cambiarlos colores de nuestra foto o dibujo. Entre lasopciones que encontramos se encuentran:Automatic que es el formato original; grayscale que convierte nuestra foto a tonalidades de gris;black & white  responsable de convertir mis coloressolo a blanco y negro; y washout  que aclara loscolores para convertirlos en un “watermark”. More contraste  Añade contraste a la foto seleccionada. Less contraste  Reduce el contraste a la foto seleccionada. More Brightness  Añade más brillo para que la foto se visualice másclara. Less Brightness  Reduce el brillo en la foto, con el fin de que lamisma se vea menos clara (o más oscura). Crop  Permite alterar el tamaño de área de mi dibujo, sin alterar eltamaño del dibujo como tal, sino de sus “bordes”. Rotate left 90°  Rota la figura a razón de ángulos de 90° en relacióna su posición en ese momento. Line Style Permite cambiar el tipo de línea necesario para el bordede mi foto o dibujo. Es como si le dibujáramos un marco. Compress Picture  ofrece alternativas para comprimir las fotosinsertadas en el documento. 16
    • Text Wrapping  trabajamos con la posición de nuestra foto o dibujo en relación al texto. Al cambiar la opción predeterminada, podemos mover el dibujo a cualquier parte del documento. Format Picture  Muestra en la pantalla una ventana de opciones para trabajar con nuestros dibujos. Set transparent color  Añadimos transparencia en el punto de la foto en la que se haga el clic. Reset Picture  regresa el dibujo a su estado original, no importa la cantidad de alteraciones que se le hayan llevado a cabo a mismo. Fill Color  permite cambiar el color de fondo a las figuras,las cajas de texto y dibujos insertados en el documento. Al seleccionar unafigura, hacemos clic en el color deseado para ver su cambio. Tambiénpodemos añadir efectos de color o textura a las figuras, así como tambiéntrabajamos con transparencia. Line Color  seleccionamos el color para las líneas de mis figuras. En casode estar trabajando con dibujos, pinta una línea en el borde exterior de lamisma del color seleccionado. Se trabaja en forma similar a como se trabaja 17
    • con el “Fill Color”. Éste solo nos permite cambiar colores de líneas y crearefectos de patrones. Text Color  Se utiliza para cambiar el color de texto. Funciona de la mismaforma que el “Text Color” que se encuentra en el “Format Toolbar”. Line Style  Seleccionamos el grosor de línea deseado ennuestras figuras, líneas o flechas. Este ancho de línea o grosor, aligual que el tamaño de la letra, se mide en puntos por pulgada. Dash Line  permite cambiar el tipo de línea alínea entrecortada, según sea la necesidad. Arrow Style  podemos cambiar de estilo entre línea y flecha.También desde aquí podemos seleccionar la dirección hacia lacual señala nuestra flecha. Shadow Style  permite aplicarle efecto de sombra a lasfiguras seleccionadas. Tiene opciones desde cuatro ángulosdiferentes para cada estilo de sombra. 3 – D Style  desde aquí le añadimos efectos tridimensionales a las figuras seleccionadas. 18
    • Configuraciones especiales en WORD Page SetupEsta aplicación se utiliza para trabajar con mi página en relación a laorientación, tamaño y márgenes, etc. Margines  Simplemente se escriben las medidas de los márgenes en los espacios disponibles para los mismos. Se establecen las medidas tanto de la parte superior de la página, la parte inferior, izquierda y derecha de los mismos. Además podemos seleccionar las medidas a las cuales deseamos que se inserten los “Header” y los “footers” (encabezados y notas al calce). Además es en esta aplicación en donde se pueda cambiar la orientación del papel. Es decir, de pueda colocar de formato “Portrait” (que es la posición que viene por default) 8½” x 11 (orientación vertical) o en formato “Landcape” la cual es 11”x 8½” o en orientación horizontal. Paper  Se utiliza para cambiar las medidas del papel a ser utilizado. Se puede cambiar, ya sea por las medidas de los mismos o por el nombre. Ejemplo de esto; 8½” x 11” papel tamaño carta (letter), 8½” x 14”  papel tamaño legal (legal), 11” x 17”  papel tamaño tabloide. 19
    •  Layout  Es utilizado para trabajar con el formato de los “Header and Footer” indicando la posición, páginas a ser insertados dónde comienza el formato, alineación de la página además de predeterminar las secciones en las cuales se aplicará dicho formato, entre otras opciones. Uso de Find and ReplaceEsta aplicación es utilizada para la búsqueda de texto específico en midocumento, ya sea para la corrección del mismo o para ser sustituida por otrapalabra, frase, etc. El mismo es muy útil en caso de repeticiones que contenganerrores para que los mismos sean corregidos a la misma vez si estos no sondetectados por el corrector de ortografía y gramática. Esta ventana proveeaplicación de “Go to” para poder movernos rápidamente a través de nuestrodocumento. Esta aplicación la encontramos en el menú Edit  Find. Insert Auto Text Esta aplicación es utilizada para insertar texto de uso frecuente. Éste funciona en forma similar a la técnica de “Copy & Paste”. Su diferencia radica en que en esta aplicación, el material seleccionado se graba de forma permanente en el programa. A éste se le asigna un nombre que lo identifique, para luego insertarse cada vez que sea necesario. El programa posee algunos autotextos 20
    • predeterminados, que pueden ser utilizados en cualquier momento que senecesite.Para crear un autotexto, debemos escribir el texto:Ejemplo: COLEGIO EPISCOPAL S AN ANDRÉSLuego de haber seleccionado el texto, hacemos clic enmenú Insert  Auto Text  New. Aparece una pantalladonde indicamos el nombre con el que ese autotexto esidentificado. Por último, hacemos un clic en OK.Cada vez que necesitamos escribir el nombre de la escuela, en lugar de escribirnuevamente el nombre por completo, simplemente hacemos clic en MenúInsert  Auto Text  Colegio Episcopal. Como parte de las ventajas que poseeesta aplicación, podemos indicar que cada vez que insertemos el auto texto,éste tomará el formato de texto que se esté utilizando en ese momento enespecífico.Como parte de los beneficios del uso de auto textos, encontramos ladisponibilidad de poder escribir las primeras letras de nuestro texto, después dela cuarta letra, aparece en la pantalla una caja con el texto previamentealmacenado donde indica que tocando la tecla de enter, aparece el textocompleto. Insertar Símbolos que no se encuentran en el teclado o a simple vistaEsta aplicación la utilizamos para insertar símbolos a nuestrosdocumentos. Símbolos tales como los acentos, cajitas, caritasfelices, caricaturas, entre muchas otras. Para llegar a lapantalla vamos a Menú: “Insert  Symbol”.Automáticamente se activa la siguiente pantalla.Desde ésta podemos crear “short cuts” (atajo), para asignar un comando paraque el mismo se pueda reutilizar sin tener que pasar por todos los pasos cada 21
    • vez que se tenga que trabajar con el mismo símbolo. Para poder crear el atajosimplemente hacemos un clic en el botón de “Shortcut Key”, presionamos lacombinación de teclas con las cuales insertamos el símbolo seleccionado yhacemos otro clic en “Assing”. Luego de esto, simplemente cerramos laspantallas y continuamos con nuestro documento.Si no queremos asignarle una combinación de teclas al símbolo, solo hemos unclic en insert, y otro en close. De esta forma símbolo queda insertado en laposición el la cual se localice el Prompt. Cómo colocarle número de páginas a nuestros documentosWord nos ofrece una herramienta utilizada paracolocarle números a las páginas de nuestrosdocumentos. Para llegar a esta aplicación vamos almenú Insert  Page Numbers. Abre una ventanacon varias alternativas diferentes de tipos denúmeros para las páginas y la alineación de lasmismas. También desde aquí seleccionamos si deseamos o no que la primerapágina del documento posea número o no. Nos muestra una vista preliminarde las páginas. Hacemos un clic en OK para aplicar el formato seleccionado ycerrar la pantalla. Formatos Especiales más utilizados de Word: Format Font¿Cómo trabajar con mis tipos letras y efectos especiales?Para trabajar en mis diferentes tipos de letras, podemos ir a la aplicación de“Format Toolbar”, como también podemos ir al Format Font donde podemosaplicar efectos adicionales al texto seleccionado o próximo a escribirse.Si Vamos a Format  Font, nos aparecen las siguientes pantallas: 22
    • En estas pantallas trabajamos con todo lo relacionado con el formato de letra.Desde tipo de letra, tamaño, posición (superscript, subscript), tipos de líneaspara subrayar, color de las líneas, efectos en el texto, espacio entre letras yotros efectos. Format ParagraphDesde aquí podemos trabajar tanto con el formato de nuestros párrafos comocon el documento en general. Para poder llegar a esta pantalla lo hacemosdesde Menú: Format  Paragraph.  Podemos seleccionar la alineación, ya sea izquierda, centralizada, derecha o full (justificado).  Seleccionamos el espacio entre líneas.  Se establece las medidas de la sangría de mis párrafos.  Ofrece una vista previa de cómo se verá mi párrafo.  Se establece las medidas de las tabulaciones especiales.  Los hangging los obtenemos desde la aplicación de Specials, y seleccionamos la distancia en pulgadas cada uno.Para cambiar los espacios entre líneas, simplemente damos un clic en “Linespacing” y entre las alternativas ofrecidas, seleccionar el espacio entre líneasdeseado. Este formato se puede aplicarse en el material seleccionado osimplemente activarse en el lugar en donde se quiere que se comience con elformato. Format ColumnsMuestra una ventana desde la cual se aplica el formatode columna necesario para trabajar con nuestrodocumento. Entre las opciones mostradas, nosencontramos con la cantidad de columnas deseadas, 23
    • desde una columna, hasta 45. También podemos determinar el grosor de lasmismas según sea necesario. Adicional, en esta ventana, aparece una vistapreliminar de cómo se verá la página de mi documento. Format TabsPermite la modificación de las posiciones de las tabulacionesa través de mi documento. Esta aplicación es sumamentepráctica en caso de la creación de bosquejos donde lassangrías deben estar a una distancia fija. Fomat Drop CapT ipo de letra inicial de párrafos utilizada mayormente en revistas y libros de cuentos. Ésta añade elegancia al escrito. Entre las alternativas mostradas, podemosseleccionar la cantidad de líneas que cubrirá el “Drop Cap”, yel tipo de letra. También seleccionamos la posición de la letraen relación al párrafo. Format Change CaseVentana desde la cual podemos cambiar el textoseleccionado de “todo minúsculo” a “todo mayúsculas”o solo inicio en mayúsculas, así como también en “Tipotítulo” o “toggle case”.Para poder trabajar con este formato, es preferible escribirel texto deseado primero y luego seleccionar para cambiarlo. Format BackgroundPermite cambiar el color de fondo de mi documento. Solo se puede visualizaren la pantalla. Este formato no sale impreso. 24
    • Format ThemePermite añadirle un tema a nuestro documento para queéste pueda visualizarse más agradable. Nos brinda variasalternativas, de las cuales seleccionamos la que más nosagrade. Este formato también es solo para ser visualizadoen la pantalla y no se muestra en el documento cuandoéste es impreso.Entre las opciones, encontramos tipos de letra, viñetaspara listas no enumeradas, combinación de tipos, coloresy tamaños de letras, además de las líneas encombinación. Creación de TablasEn cuanto a la creación de tablas, podemos ir directamente a la barra deherramientas, haciendo un clic al icono que representa la aplicación de “Inserttable” ( ), seleccionando la cantidad de celdas deseadas. La dimensión de latabla se mide en filas por columnas. Cuando tenemos el Prompt en algunacelda de nuestra tabla, se activa una barra de herramientas adicional paratrabajar con tablas.De esto no ocurrir, vamos a menú View  Toolbars  Tables and Borders, ohacemos clic en la barra de herramientas estándar, en el icono de “Tables andborders” ( ). Es aquí en donde podemos cambiar los bordes de nuestra tabla,el color de las líneas y el tipo de las mismas. Además podemos seleccionar elcolor de las celdas y el tamaño de las mismas dando simplemente un“dragging” en el borde de la celda deseada y llevarla al ancho deseado.Otra forma de insertar tablas es la siguiente:■ Tables  Insert  tables.■ Desde aquí nos sale una ventana desde la cual podemos seleccionar el formato de mi tabla antes de crearla como tal. Podemos además seleccionar si las queremos con colores o no, y decidir cuales colores nos agradan más. 25
    • ■ Entre las opciones avanzadas que posee nuestra aplicación de tablas podemos crear nuevas tablas con formatos especiales según sea necesario, y éstas permanecen almacenadas dentro del banco de datos para poderlas utilizar cuando así lo deseamos.■ También es permitido el modificar un formato de tabla ya existente y guardarlo como un formato nuevo.■ En adición, podemos predeterminar un formato para que el mismo sea el que aparece en todas las tablas que son insertadas.Data o 1 2 3 4 5 6 Resultados Opiniones ComentariosNombre■ El ancho de las celdas se ajusta automáticamente al ancho del texto. Si los datos tienen más de una palabra, éste se divide en dos o más líneas cuyo ancho depende de la palabra más larga.■ Para cambiar el tamaño de las celdas, simplemente se coloca el cursor sobre el borde de la celda y mediante un dragging se arrastra el borde hacia el tamaño de la celda deseado. Esto se puede hacer tanto de Izquierda a derecha, como de arriba abajo.■ También para cambiar el tamaño en forma vertical, se puede hacer tocando la tecla de “Enter” en las celdas correspondientes. 26
    • Uso de la barra de herramientas para tablas: Draw table  Nos permite cambiar los bordes de nuestra tabla. El cursor se convierte en un lápiz, con el cual podemos dibujar en nuestra tabla libremente con el tamaño deseado. Eraser  Nos permite borrar las líneas de las celdas para eliminar el borde. Line Style  Podemos seleccionar el tipo de línea que deseamos para representar nuestras tablas. Nos permite combinar varios tipos de líneas en una misma tabla. Line Weight  Seleccionamos el grosor de nuestras líneas midiéndola en puntos por pulgada. Border Color  Seleccionamos el color de nuestros bordes de una paleta de colores. Border  Seleccionamos el borde de nuestra tabla. Brinda varias opciones referentes a la posición de los bordes. Cuando seleccionamos un tipo de línea que se representa en el cuadro de “Line style”, este formato se aplica seleccionando el tipo de borde Shading color  Nos proporciona la alternativa de poder añadir color de fondo nuestras celdas de una paleta de colores. Insert Table  Insertamos las tablas por completo, desde cero. Funciona de forma similar al icono con el mismo nombre que se encuentra en la barra de herramientas estándar. Merge Cells  une las celdas seleccionadas, para la formación de una sola celda del tamaño de la unión de las seleccionadas. Split Cells  Nos permite insertar o dibujar celdas adicionales en una celda ya creada. Es decir, podemos dividir una celda en varias. Align Cell  Podemos aplicar la alineación de nuestras celdas en combinación de posiciones, como por ejemplo, de forma horizontal y/o vertical. 27
    •  Distribute rows evenly  Nos brinda la opción de poder distribuir las filas con el ancho necesario. Distribute columns evenly  Nos brinda la opción de poder distribuir las columnas con el ancho necesario. Table auto format Nos lleva a la ventana para seleccionar el Auto formato para las tablas. Change text Direction  Podemos cambiar la orientación del texto de las celdas ya sea de forma horizontal como en forma vertical, según sea el caso y/o necesidad. Sort Ascending  Ordena en orden alfabético de A a Z. En caso de que la data en las celdas sean números, los ordena de menor a mayor. Sort Descending  Ordena en orden alfabético de Z a A. En caso de que la data en las celdas sean números, los ordena de mayor a menor. Autosum  Nos permite añadirle a nuestra tabla la opción de insertarle fórmulas, en este caso la de autosuma. Es decir, suma todo aquel número seleccionado y coloca su resultado en la celda en la que se encuentra el Prompt. Para trabajar con esta fórmula, seleccionamos todas las celdas que deseamos sumar y seleccionamos una celda adicional en la que aparecerá el resultado de dicha suma. Herramientas para impresión de Sobres y Etiquetas¿Cómo imprimir direcciones en sobres de correo?Para llegar a la ventana que nos ofrece la aplicación de impresión de sobresde correo vamos a Tools  Letters and Mailing  Envelopes and Labels. Seactiva una pantalla desde la cual se pueden escribir las direcciones a lascuales van dirigidos los sobres. Posee un Icono en forma de una libreta dedirecciones ( ), la cual activa la aplicación de Microsoft Outlook, en dondese almacenan direcciones en una de sus aplicaciones de directorio. Ademáspodemos trabajar con el tamaño del sobre deseado y el tipo de letra quedeseamos para la impresión de nuestros sobres. Tiene la capacidad de escribir 28
    • tanto la dirección del destinatario como la de la persona que la envía. (Return& Delivery Address).¿Cómo imprimir en etiquetas?En la misma aplicación de impresión de sobres, nos encontramos con laaplicación de impresión de etiqueta. También aquí podemos escoger el textoque deseamos que esté representado en las etiquetas. Tenemos además laopción de escoger el tamaño de etiqueta que mejor nos represente, ademásde crear un nuevo tamaño.Desde la ventana de impresión de etiquetas podemos crear las tarjetas depresentación.Pasos para creación de tarjetas de presentación: Seleccionamos del Menú: Tools  Letters and Mailing  Envelopes and Labels. Hacemos un clic en la pestaña de etiquetas. Hacemos clic en “Options”. 29
    •  De la lista de números de productos, seleccionamos en número 3612, número que representa la tarjeta de presentación. Una vez seleccionado, hacemos clic en OK. Luego hacemos clic en “New Document”, para que este formato sea creado en una página nueva. Ésta página, tiene las dimensiones exactas para ser impresa en los papeles pre-cortados para este formato. Cuenta palabrasCuenta palabras o “Word Count” es una de las tantas herramientas de Wordpara nuestra ayuda. La función básica de estaaplicación radica en que cuanta la cantidad depalabras que posee mi documento, pero esto no estodo, además me ofrece la cantidad exacta de líneas,páginas y párrafos de todo mi documento. Estaaplicación es muy útil en trabajos de investigación enlos cuales se le establece una cantidad exacta depalabras para la redacción del mismo. Es decir, ¡Eso decontar palabras una a una pasó a la historia! Uso y configuración del autocorrectEsta aplicación la encontramos en nuestro menú: “Tools  Autocorrectoptions”. En el mismo lo que realmente sucede es que lleva un registro de loserrores más comunes de ortografía y automáticamente los corrige. Además sepueden configurar palabras que comúnmente lleven acentos, que cuandoolvidemos escribírselos, la computadora automáticamente los corrija. Enadición, podemos añadir aquellas palabras que por lo regular tendemos aescribirlas incorrectamente para que las mismas se corrijan por sí solas y tenermayor velocidad de con el teclado. 30
    • Configuración y uso del Corrector de texto (Spelling)Para el uso eficiente del corrector de palabras se le debe de configurar previoa su uso el idioma en el cual se está trabajando. Para la configuración delmismo vamos a Tools  Language  Set Language. Dela serie de alternativas que nos ofrece, escogemos elque aplique a nuestro caso y damos un clic en Default siqueremos que el idioma seleccionado sea elconfigurado como de uso común; o en OK si soloutilizaremos ese idioma por ese momento en específico.Como muestra la ventana, posee la alternativa delidioma Español- Puerto Rico, en el cual posee todas lasvariaciones de expresión utilizadas en nuestro País,facilitando así las correcciones de ortografía ygramática. 31
    • Luego de la configuración del idioma, simplemente damos un clic en el icono( ) Automáticamente se activa el corrector de gramática y ortografía. En estapantalla se muestran todos los posibles errores ortográficos y nos muestra unaserie de posibles alternativas para la corrección de los mismos. En el caso deerrores de gramática, nos indica según las reglas de gramática de nuestroidioma seleccionado en la violación que hemos incurrido. Podemos aceptar loserrores y cambiarlos con el simple toque de una tecla o ignorarlo y proseguircon la corrección del texto. 32
    • Apéndice I: Comandos Cortos (Shortcuts) utilizados en WORD Comando Modificadores Tecla MenúAll Caps Ctrl+Shift+ AAnnotation Alt+Ctrl+ MApp Maximize Alt+ F10App Restore Alt+ F5Apply Heading1 Alt+Ctrl+ 1Apply Heading2 Alt+Ctrl+ 2Apply Heading3 Alt+Ctrl+ 3Apply List Bullet Ctrl+Shift+ LAuto Format Alt+Ctrl+ KAuto Text F3Auto Text Alt+Ctrl+ VBold Ctrl+ BBold Ctrl+Shift+ BBookmark Ctrl+Shift+ F5 InsertBrowse Next Ctrl+ Page DownBrowse Prev Ctrl+ Page UpBrowse Sel Alt+Ctrl+ HomeCancel EscCenter Para Ctrl+ EChange Case Shift+ F3Char Left LeftChar Left Extend Shift+ LeftChar Right RightChar Right Extend Shift+ RightClear Del EditClose or Exit Alt+ F4Close Pane Alt+Shift+ CColumn Break Ctrl+Shift+ ReturnColumn Select Ctrl+Shift+ F8Copy Ctrl+ CCopy Ctrl+ InsertCopy Format Ctrl+Shift+ CCopy Text Shift+ F2Create Auto Text Alt+ F3Customize Add Menu Alt+Ctrl+ =ShortcutCustomize Keyboard Alt+Ctrl+ Num +ShortcutCustomize Remove Menu Alt+Ctrl+ -ShortcutCut Ctrl+ XCut Shift+ DelDate Field Alt+Shift+ DDelete Back Word Ctrl+ BackspaceDelete Word Ctrl+ Del 33
    • Comando Modificadores Tecla MenúDictionary Alt+Shift+ F7Do Field Click Alt+Shift+ F9Doc Close Ctrl+ WDoc Close Ctrl+ F4Doc Maximize Ctrl+ F10Doc Move Ctrl+ F7Doc Restore Ctrl+ F5Doc Size Ctrl+ F8Doc Split Alt+Ctrl+ S WindowDouble Underline Ctrl+Shift+ DEnd of Column Alt+ Page DownEnd of Column Alt+Shift+ Page DownEnd of Doc Extend Ctrl+Shift+ EndEnd of Document Ctrl+ EndEnd of Line EndEnd of Line Extend Shift+ EndEnd of Row Alt+ EndEnd of Row Alt+Shift+ EndEnd of Window Alt+Ctrl+ Page DownEnd of Window Extend Alt+Ctrl+Shift+ Page DownEndnote Now Alt+Ctrl+ DExtend Selection F8Field Chars Ctrl+ F9Field Codes Alt+ F9Find Ctrl+ FFont Ctrl+ DFont Ctrl+Shift+ FFont Size Select Ctrl+Shift+ PFootnote Now Alt+Ctrl+ FGo Back Shift+ F5Go Back Alt+Ctrl+ ZGo To Ctrl+ G EditGo To F5 EditGrow Font Ctrl+Shift+ .Grow Font One Point Ctrl+ ]Hanging Indent Ctrl+ THeader Footer Link Alt+Shift+ RHelp F1Hidden Ctrl+Shift+ HHyperlink Ctrl+ KIndent Ctrl+ MItalic Ctrl+ IItalic Ctrl+Shift+ IJustify Para Ctrl+ JLeft Para Ctrl+ LLine Down DownLine Down Extend Shift+ DownLine Up UpLine Up Extend Shift+ UpList Num Field Alt+Ctrl+ L 34
    • Comando Modificadores Tecla MenúLock Fields Ctrl+ 3Lock Fields Ctrl+ F11Macro Alt+ F8Mail Merge Check Alt+Shift+ KMail Merge Edit Data Alt+Shift+ ESourceMail Merge to Doc Alt+Shift+ NMail Merge to Printer Alt+Shift+ MMark Citation Alt+Shift+ IMark Index Entry Alt+Shift+ XMark Table of Contents Alt+Shift+ OEntryMenu Mode F10Merge Field Alt+Shift+ FMicrosoft Script Editor Alt+Shift+ F11Microsoft System Info Alt+Ctrl+ F1Move Text F2New Ctrl+ N FileNext Field F11Next Field Alt+ F1Next Misspelling Alt+ F7Next Object Alt+ DownNext Window Ctrl+ F6Next Window Alt+ F6Normal Alt+Ctrl+ N ViewNormal Style Ctrl+Shift+ NNormal Style Alt+Shift+ Clear (Num 5)Open Ctrl+ OOpen Ctrl+ F12Open Alt+Ctrl+ F2Open or Close Up Para Ctrl+ 0Other Pane F6Other Pane Shift+ F6Outline Alt+Ctrl+ OOutline Collapse Alt+Shift+ -Outline Collapse Alt+Shift+ Num -Outline Demote Alt+Shift+ RightOutline Expand Alt+Shift+ =Outline Expand Alt+Shift+ Num +Outline Move Down Alt+Shift+ DownOutline Move Up Alt+Shift+ UpOutline Promote Alt+Shift+ LeftOutline Show First Line Alt+Shift+ LOvertype InsertPage Alt+Ctrl+ P ViewPage Break Ctrl+ ReturnPage Down Page DownPage Down Extend Shift+ Page DownPage Field Alt+Shift+ PPage Up Page Up 35
    • Comando Modificadores Tecla MenúPage Up Extend Shift+ Page UpPara Down Ctrl+ DownPara Down Extend Ctrl+Shift+ DownPara Up Ctrl+ UpPara Up Extend Ctrl+Shift+ UpPaste Ctrl+ VPaste Shift+ InsertPaste Format Ctrl+Shift+ VPrev Field Shift+ F11Prev Field Alt+Shift+ F1Prev Object Alt+ UpPrev Window Ctrl+Shift+ F6Prev Window Alt+Shift+ F6Print Ctrl+ PPrint Ctrl+Shift+ F12Print Preview Ctrl+ F2Print Preview Alt+Ctrl+ IProofing F7Redo Alt+Shift+ BackspaceRedo or Repeat Ctrl+ Y EditRedo or Repeat F4 EditRedo or Repeat Alt+ Return EditRepeat Find Shift+ F4Repeat Find Alt+Ctrl+ YReplace Ctrl+ H EditRight Para Ctrl+ RSave Ctrl+ SSave Shift+ F12Save Alt+Shift+ F2Save As F12 FileSelect All Ctrl+ A EditSelect All Ctrl+ Clear (Num 5) EditSelect All Ctrl+ Num 5 EditSelect Table Alt+ Clear (Num 5) Toolbar 32778Show All Ctrl+Shift+ 8Show All Headings Alt+Shift+ AShow All Headings Alt+Shift+ AShow Heading1 Alt+Shift+ 1Show Heading2 Alt+Shift+ 2Show Heading3 Alt+Shift+ 3Show Heading4 Alt+Shift+ 4Show Heading5 Alt+Shift+ 5Show Heading6 Alt+Shift+ 6Show Heading7 Alt+Shift+ 7Show Heading8 Alt+Shift+ 8Show Heading9 Alt+Shift+ 9Shrink Font Ctrl+Shift+ ,Shrink Font One Point Ctrl+ [Shrink Selection Shift+ F8Small Caps Ctrl+Shift+ K 36
    • Comando Modificadores Tecla MenúSpace Para15 Ctrl+ 5Space Para2 Ctrl+ 2Spike Ctrl+Shift+ F3Spike Ctrl+ F3Start of Column Alt+ Page UpStart of Column Alt+Shift+ Page UpStart of Doc Extend Ctrl+Shift+ HomeStart of Document Ctrl+ HomeStart of Line HomeStart of Line Extend Shift+ HomeStart of Row Alt+ HomeStart of Row Alt+Shift+ HomeStart of Window Alt+Ctrl+ Page UpStart of Window Extend Alt+Ctrl+Shift+ Page UpStyle Ctrl+Shift+ SSubscript Ctrl+ =Superscript Ctrl+Shift+ =Symbol Font Ctrl+Shift+ QThesaurus Shift+ F7 LanguageTime Field Alt+Shift+ TTool Shift+ F1Un Hang Ctrl+Shift+ TUn Indent Ctrl+Shift+ MUnderline Ctrl+ UUnderline Ctrl+Shift+ UUndo Ctrl+ ZUndo Alt+ BackspaceWeb Go Back Alt+ LeftWeb Go Forward Alt+ RightWingdings: 61664 Alt+Ctrl+ .Word Left Ctrl+ LeftWord Left Extend Ctrl+Shift+ LeftWord Right Ctrl+ RightWord Right Extend Ctrl+Shift+ RightWord Underline Ctrl+Shift+ W 37