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Soluzioni tecnologiche innovative
Archiviazione Sostitutiva
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Cosa comporta non concretizzare
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Accumulo indiscriminato e
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Sio architech - conservazione sostitutiva - Cep Solutions SIOGERE

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Scopo del servizio SioArchi è la realizzazione di un sistema informativo Web Based che soddisfi tutti i requisiti (legali e procedurali) che sono alla base delle esigenze operative dei Consulenti del Lavoro. Si innesta nella creazione di un portale servizi che, a seguito del processo elaborativo di realizzazione buste paga permetta di distribuire, archiviare e gestire i documenti risultato del processo.
Nel precipuo il modulo SioArchi permette di firmare e marcare temporalmente i files per la tenuta del Libro Unico del Lavoro, garantendo i requisiti di Legge. SIOGERE

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Sio architech - conservazione sostitutiva - Cep Solutions SIOGERE

  1. 1. SIO ARCHI® TECH Soluzioni tecnologiche innovative Archiviazione Sostitutiva
  2. 2. Copyright © 2014 CEP Solutions S.r.l. All Rights Reserved SIO ARCHI® TECH SIO ARCHI® è l’insieme delle procedure necessarie a conservare digitalmente, cioè sostituire i documenti cartacei, con l'equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la FIRMA DIGITALE e la MARCA TEMPORALE
  3. 3. Copyright © 2014 CEP Solutions S.r.l. All Rights Reserved SioArchi® permette di firmare e marcare temporalmente i files per la tenuta del Libro Unico del Lavoro, garantendo i requisiti di Legge. La tecnologia della FIRMA DIGITALE che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla MARCATURA TEMPORALE permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto. Cos’è Sio Archi®
  4. 4. Copyright © 2014 CEP Solutions S.r.l. All Rights Reserved Sio Archi® - Esempio pratico Entro la data di scadenza di pagamento del modello F24 sono effettuate le registrazioni del Libro Unico, realizzando un unico file, in formato PDF, contenente il cedolino sulle pagine dispari e la relativa presenza (ove prevista) sulle pagine pari
  5. 5. Copyright © 2014 CEP Solutions S.r.l. All Rights Reserved Sio Archi® - Esempio pratico Entro la stessa data di scadenza, a richiesta del Consulente, tale file viene processato per realizzare il file in formato PDF/A con relativa indicizzazione. Per ragioni di maneggevolezza, se necessario, il file originario viene spezzato in n file PDF/A con creazione di relativo indice per permettere di ricondurre ogni file PDF/A al file originario PDF. Quest’ultimo indice, anche se non obbligatorio per legge, viene realizzato per comodità del Consulente del Lavoro
  6. 6. Copyright © 2014 CEP Solutions S.r.l. All Rights Reserved Sio Archi® - Esempio pratico I files PDF/A così generati vengono firmati e marcati temporalmente in modalità Cloud Computing in collaborazione con A-Company (Partner e Operatore di Registrazione di ArubaPEC S.p.a registrato presso DigitPA)
  7. 7. Copyright © 2014 CEP Solutions S.r.l. All Rights Reserved Sio Archi® - Esempio pratico I files firmati vengono archiviati ed indicizzati sui server del gestore di SioArchi I files firmati sono liberamente scaricabili e possono essere archiviati su supporto magnetico per la loro conservazione, come indicato dalla normativa vigente
  8. 8. Copyright © 2014 CEP Solutions S.r.l. All Rights Reserved Sio Archi® - Esempio pratico Verifica delle firme e delle marche temporali sui files Ricerca sui files Verifica delle firme e delle marche temporali sui files Scarico dei files firmati sia in formato compresso(.zip), sia in formato Pdf/A Creazione di un file pdf contenente l’elaborazione delle ricerche effettuate. Sulle pagine di tale file verranno riportate le stesse informazioni stampate di cui al punto precedente Visualizzazione a video delle pagine di ricerca e stampa delle ricerche effettuate. In testa ad ogni pagina del file stampato verrà apposta una riga indicante da quale pagina di quale file firmato è stata estratta la pagina visualizzata e/o stampata Il Consulente del Lavoro, o chi da lui autorizzato, potrà effettuare le seguenti operazioni
  9. 9. Copyright © 2014 CEP Solutions S.r.l. All Rights Reserved Cosa comporta non concretizzare questo approccio? SIO ARCHI® TECH
  10. 10. Copyright © 2014 CEP Solutions S.r.l. All Rights Reserved Accumulo indiscriminato e infinito di documenti cartacei
  11. 11. Copyright © 2014 CEP Solutions S.r.l. All Rights Reserved Occupazione di personale dedito al management dei documenti accatastati
  12. 12. Copyright © 2014 CEP Solutions S.r.l. All Rights Reserved Lentezza nella ricerca di un certo documento
  13. 13. Copyright © 2014 CEP Solutions S.r.l. All Rights Reserved Apatia nella ricerca di un documento • In caso di incongruenze, molte aziende si trovano ad utilizzare risorse nel ricercare il documento cartaceo senza averne la disponibilità e quindi distogliendole dalla loro mansione nativa • Ampio rischio di non trovare il documento perché già prelevato e/o accatastato in altro posto o in uso da altre persone dell’azienda.
  14. 14. Copyright © 2014 CEP Solutions S.r.l. All Rights Reserved Oneri per l’asset aziendale per la semplice conservazione dei documenti (spazi, arredamento, clima) e la sicurezza degli stessi (controlli, sorvglianza)
  15. 15. Copyright © 2014 CEP Solutions S.r.l. All Rights Reserved SIO ARCHI® TECH SIO ARCHI® TECH
  16. 16. Copyright © 2014 CEP Solutions S.r.l. All Rights Reserved In che punti del processo descritto si inserisce la soluzione paperless SIO ARCHI® di CEP Solutions? • all’atto della produzione della documentazione • nella gestione della copia del documento ad uso della sede • Nella divulgazione del documento alle persone o uffici di competenza • Nella consultazione estemporanea • In qualsiasi ambito in cui serve in velocità il documento SIO ARCHI® TECH
  17. 17. Copyright © 2014 CEP Solutions S.r.l. All Rights Reserved Invio del documento elettronico su canale sicuro al sistema SIO ARCHI® TECH per l’archiviazione documentale ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE INVIO DEL DOCUMENTO RISPONDENTE AGLI STANDARD DI ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE SIO ARCHI® TECH ERP/ SIOGERE PAGHE
  18. 18. Copyright © 2014 CEP Solutions S.r.l. All Rights Reserved Accesso immediato da parte degli utenti autorizzati al documento elettronico SIO ARCHI® TECH
  19. 19. Copyright © 2014 CEP Solutions S.r.l. All Rights Reserved Vantaggi di SIO ARCHI® Vantaggi di utilizzo SIO ARCHI® : • Minor tempo speso nella produzione dei documenti (varie stampe e firme) • Non serve scansionare il documento: viene prodotto in digitale per essere inviato al sistema documentale
  20. 20. Copyright © 2014 CEP Solutions S.r.l. All Rights Reserved Vantaggi di SIO ARCHI® Vantaggi del paperless: • Tempi di ricerca dei documenti praticamente nulli, non aleatori come nel caso del cartaceo • Possibilità di condividere il documento tra tutte le persone autorizzate, ovunque • Guadagno di spazio altrimenti necessario per archiviare i faldoni di documenti • Durata: il documento non si deteriora e rimane sempre consultabile a distanza di anni • Sicurezza: non serve presidiare schedari e armadi per impedire accessi non autorizzati
  21. 21. Copyright © 2014 CEP Solutions S.r.l. All Rights Reserved ROI Elevata rapidità di Ritorno dell’Investimento SIO ARCHI® TECH
  22. 22. Copyright © 2014 CEP Solutions S.r.l. All Rights Reserved SIO Archi Paperless Proteggi l’ambiente: più alberi e meno energia sprecata a riscaldare ambienti pieni di carta…
  23. 23. Copyright © 2014 CEP Solutions S.r.l. All Rights Reserved Technical View SIO ARCHI® TECH
  24. 24. Copyright © 2014 CEP Solutions S.r.l. All Rights Reserved Componenti della soluzione • Applicazione abilitata alla funzione “SIO ARCHI® ” (e.g. Siogere) • SIO ARCHI® Paperless Web Service: servizio web che riceve dalle applicazioni documenti e metadati e si integra col sistema documentale • Sistema di gestione documentale ed eventuale archiviazione sostitutiva SIO ARCHI® TECH
  25. 25. Copyright © 2014 CEP Solutions S.r.l. All Rights Reserved Architettura e flussi della soluzione SIO Archi ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE ERP SIO ARCHI® WEB SERVICE HTTPS CONNESSIONE SICURA HTTPS CONNESSIONE SICURA Gli utenti accedono ai documenti digitali mediante il sistema di gestione documentale scelto 1000 0100 1010 DOCUMENTO + METADATI PER LA RICERCA DATI SIOGERE® DATI DOC FIRMATO I flussi dati dell’applicazione paghe (e.g. Siogere) sono indipendenti dalla gestione documentale paperless SIO ARCHI® TECH SIOGERE® PAGHE
  26. 26. Copyright CEP Solutions S.r.l. - 2014 All Right Reserved Thank you CEP Solutions S.r.l. info@cepsolutions.it www. cepsolutions.it T. +39 030 255 10 37

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