Bonnes pratiques congres 2013

1,013 views
845 views

Published on

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
1,013
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Bonnes pratiques congres 2013

  1. 1. CONGRESCONGRES 1
  2. 2. 1. Vos constats et vos attentes • Je suis frustrée : je ne peux pas inviter qui je veux mais qui je peux ANTICIPER 2
  3. 3. 1. Vos constats et vos attentes • Je suis perdue : QUI ? QUOI ? QUAND ? OU ? COMMENT ? A QUI ? MIEUX PLANIFIER PLUS DE CLARTE 3
  4. 4. 1. Vos constats et vos attentes • Je suis seule : pas le temps de voir et répondre à tout le monde, de noter les contacts, de regarder les topos allergie… ETRE PLUS NOMBREUX SUR LE STAND AVOIR PLUS DE DISPONIBILTE 4
  5. 5. 1. Vos constats et vos attentes • Je suis fatiguée et stressée : monter, démonter, envoyer… AVOIR DU SERVICE/SOUTIEN 5
  6. 6. 1. Vos constats et vos attentes • Je suis le petit face aux géants de l’agro ETRE ATTRACTIF SE DIFFERENCIER 6
  7. 7. 1. Vos constats et vos attentes • Je n’ai pas de retours lorsque je ne participe pas au congrès AVOIR DU FEEDBACK 7
  8. 8. 1. Vos constats et vos attentes • Plus c’est contraignant, moins je suis motivée • Pas de processus militaire et rigide SIMPLIFIER POUR EN TIRER LA MEILLEURE RENTABILITE 8
  9. 9. 2. Critères de succèsAVANT :• Bien anticiper, coordonner, planifier et informer toutes les personnes concernéesPENDANT :• Stand attractif pour attirer le maximum de médecins et véhiculer notre image de marque : professionnelle et innovante• Bonne préparation du collaborateur et plus de disponibilité pour transmettre le bon message au plus grand nombre et développer le relationnel labo/PE et VM/PE >> Se différencier et rester un maximum dans les esprits des visiteursAPRES :• Faire le bilan• Feedback siège>VM et VM>siègeFAIRE MOINS MAIS FAIRE MIEUX POUR EN TIRER UNE MEILLEURE RENTABILITE 9
  10. 10. CONGRES NATIONAUX 10
  11. 11. 3. Bonnes pratiques 2013 ANTICIPER & IMPLICATION EN AMONTQUOI QUI QUANDPlanning des congrès Marie > DZ > VM Fin d’annéenationaux (date, lieu, M-4/6nombre d’invités/VM, datede retour) 11
  12. 12. 3. Bonnes pratiques 2013 MIEUX PLANIFIER MIEUX ORGANISER PLUS DE CLARTEQUOI QUI QUANDPour le siège :CHECK LIST MariePour le VM :DOSSIER VM Marie > VM + DZ J-10/15CONF CALL CALAGE Siège + VM +DZ J-7 12
  13. 13. 3. Bonnes pratiques 2013 ETRE PLUS NOMBREUX SUR LE STAND Avoir de la disponibilité pour bien développer le relationnelQUOI QUI QUANDCongrès national : au Marie + VM + DZ M-4/6moins 3 personnes (2 VM)Congrès régional : au VM + DZ/Marie M-2moins 2 personnesFiche Planning etPermanence dansDOSSIER VM 13
  14. 14. 3. Bonnes pratiques 2013 ATTRACTIF COMPETITIFQUOI QUI QUANDStand clé en main : Prestatairestructure,mobilierClose meeting 14
  15. 15. 3. Bonnes pratiques 2013 AVOIR DU SERVICEQUOI QUI QUANDStand clé en main(structure, mobilier,machine à café)Pour le VM : montage et Prestataire J-1démontage (procèsverbaux) Dernier JPour le siège : stockage et Prestataireenvoi garanti 15
  16. 16. 3. Bonnes pratiques 2013 AVOIR DU FEEDBACKQUOI QUI QUANDCompte-rendu auprès des Collaborateurs J+3VMs qui ont invité des présentsmédecinsTransmission des fiches Marie J+3contacts aux VMEnquête de satisfaction VM > Siège + DZauprès des médecins 16
  17. 17. 3. Bonnes pratiques 2013 SIMPLIFIER POUR EN TIRER LA MEILLEURE RENTABILITE PAS DE PROCESSUS MILITAIRE MAIS DE LA RIGUEURQUOI QUI QUANDPour les VM :1 seul interlocuteur au Marie siège pour les congrèsFormation congrèsPour le siège:Un rôle clair pour chacunKIFEKOI 17
  18. 18. CHECK LIST - congrès nationaux• 4 étapesEtape 1 : LancementEtape 2 : Préparation 2A : Communication 2B : Invitations 2C : Acheminement et aménagement du standEtape 3 : Permanence sur le standEtape 4 : Bilan Post Congrès• Liste documents 18
  19. 19. CHECK LIST - congrès nationauxEtape 1 : lancement de l’opérationQuand ? Quoi ? Qui ? Dateline CkeckM-4/6 Récupération des documents de base : Marie Présentation du congrès Annuaire des exposants du congrès précédent Plan du salon, plan d’accès Procédure d’admission, tarifs Fiche d’inscription/BDCM-4/6 Constitution du groupe de projet : répartition des Marie rôles de chacun et désignation des collaborateurs présents sur le standM-4/6 Organisation d’une réunion de « calage » : Marie/Anne Rappel éventuel du bilan du précédent congrès et les conclusions à en tirer Les attentes vis-à-vis de la manifestation Le budgetM-4/6 Préparation du planning (MS project) MarieM-4/6 Choix définitif de l’emplacement et de la surface, des Marie prestations et installations (électricité, arrivée d’eau…)M-4/6 Inscription auprès de l’organisateur et demande de Marie badges 19
  20. 20. CHECK LIST - congrès nationauxEtape 2A : Préparation de la communicationJ-30 Définir le message Marie/AnneJ-45 Création des supports d’affichage : Marie/Anne Panneaux et signalétiques d’identification PostersJ-30 Impression des supports d’affichage : Pascale Panneaux et signalétiques d’identification PostersJ-45 Préparation des animations : Marie/Anne/Pascal Objets publicitaires et cadeaux (stylos..) e Vidéo Jeu (Quizz,…)J-45 Préparation de la documentation : Pascale Brochures TAP Carte de visite MAJ bi-mensuelle du fichier MATERIEL CONGRES PascaleJ-20 Remplir le fichier MATERIELS CONGRES Marie/AnneM-4/6 Réservation des espaces publicitaires : Marie/Anne annuaire des exposants presse spécialiséeJ-10/15 Préparation et envoi d’un DOSSIER VM auprès des Pascale collaborateurs Carte de visite VM présents sur le stand à remettre Pascale dans la chambre d’hôtel avec message personnel du VM du médecin 20
  21. 21. CHECK LIST - congrès nationaux Etape 2B : préparation des invitationsM-4/6 Choisir le lieu d’hébergement pour les invités MarieM-4/6 Réservation de l’hébergement (invités + collaborateurs) MarieM-4/6 Réservation du transport (invités + collaborateurs) MarieM-4/6 Information du nombre d’invités/VM, lieu, hébergement… Marie > DZ > VMM-3 VM remonte ses invités au DZ (coordonnées/N° ordre médecin, VM >DZ inscription/transport/hébergement)M-2 Création dans Teams des invités et accord DZ VMM-3 DZ remonte les invités de sa région (coordonnées/N° ordre médecin, DZ >Marie inscription/transport/hébergement)M-3 Liste invités définitive MarieM-4 Rédiger message invitation + créer l’invitation congrès CLOSE MEETING MarieM-3 Impression des cartons d’invitation CLOSE MEETING Pascale/agen ceJ-60 Envoi des cartons d’invitation par mail copie VM Pascale/agen ceJ-30 Envoi le courrier de confirmation d’invitation par publipostage ou par mail Pascale/agen ceJ-45 Inscription des médecins au Congrès MarieJ-45/60 Déclaration DMOS au CNOM 21 Réglementair e
  22. 22. CHECK LIST - congrès nationauxEtape 2C : Acheminement et aménagement du standJ-15 Planification du montage et démontage avec le Marie standiste et désigner collaborateur réceptionneurJ-7 Organisation d’une réunion générale de briefing (conf Siège, VM, DZ call) avec tous les participants : Rappel des objectifs du congrès Rappel du planning des permanences sur le stand Rappel des procédures mises en place (gestion des contacts…) Parcourir dossier collaborateurJ-1 Organisation de la petite restauration (eau minérale, Siège/vm jus, sucre, biscuits, vaisselle jetable, serviettes, sacs poubelle)J-7 pour Envoi du matériel sur le lieu du congrès : Prestataireréception structure (stand + mobilier + présentoir)J-1 TV/vidéoprojecteur Cafetière Fournitures de bureau (ciseau, scotch)J-14 pour Envoi du matériel promotionnel au VM STACI/PascaleréceptionJ-7J-1 Préparation du matériel emporté personnellement par VM les collaborateurs sur le congrès : -Matériel promotionnel -Petite restauration -Appareil photoJ-0 Mise en place : VM Supervision du montage (signature procès verbal) 22 Installation des petits matériels
  23. 23. CHECK LIST - congrès nationauxEtape 3 : Permanence sur le standQuand ? Quoi ? Qui ? Dateline CkeckJ-0 Accueil des médecins TousJ-0 Délivrance du message sur le congrès TousJ-0 Collecte des contacts Tous (fiches contact)J-0 Collecte des informations sur les concurrents TousJ-0 Invitation au repas TousJ-0 Invitation au close meeting TousJ+2-3 Démontage du stand Collaborateur désigné 23
  24. 24. CHECK LIST - congrès nationauxEtape 4 : Bilan post congrèsQuand ? Quoi ? Qui ? Dateline CkeckJ+7 Premier bilan du congrès : ressenti, chiffrage, dysfonctionnementsJ+7 Synthèse des améliorations à apporter pour une prochaine expositionJ+7 Remercier les VM présentsJ+7 Compte-rendu auprès des VM qui ont invités des médecins.J+7 Transmission des fiches contact au VM concernés.J+30/60 Enquête de satisfaction (VM remontent infos) 24
  25. 25. OUTILS/FICHIERSNom Contenu Dossier VMCheck list congrès Ce document rempli avec les dateline NonPlanning global Planification de toutes les actions à mettre en place avec délais NonPlanning congrès Programme congrès et permanences OuiMatériel congrès Matériels et quantités à envoyer sur le congrès OuiBudget congrès Suivi budgétaire total des dépenses de congrès NonInvitation congrès Coordonnées postales et mail des médecins invités confirmés, de Non leur CSN, + rooming + transport + budgetListe Invités congrès Participants invités au congrès et au close meeting avec Oui coordonnées de leur VMCarton d’invitation Envoyé aux médecins NonCourrier confirmation invitation Envoyés aux médecinsFiche contact congrès Coordonnées du médecin contacté et de ses demandes ouiFiche état matériel Date, lieu, nom congrès, signature, nom matériel (à insérer avec le renvoi du matériel au siège) surtout pour congrès régionalListe VM France Au cas où le médecin demande les coordonnées de son VM ouiKikalestand Tracer les stands pour les congrès régionaux nonCNOM congrès Liste des participants à déclarerCarte de visite VM VM qui ont invité médecin font un message avec coordonnées du VM présent sur le congrès (Marie)Dossier collaborateur oui 25
  26. 26. DOSSIER VM systématique• Objectif du congrès• Messages• Planning/permanences/horaires• Animation stand• Matériel• Animation externe (close meeting,…)• Hôtel• Acheminement médecin• Liste invités• Fiche contact• Fiche état matériel• Liste VM France• Infos badges• Infos transport local (plan…) 26
  27. 27. STAND NATIONAL - critères• Identité visuelle MJN et Nutramigen• Image professionnelle et innovante• Stand 12m2 (amovible 3x4 et 2x6)• Amovible 2 cloisons (ouvert) et 3 cloisons (fermé)• Durable (structure pérenne, communication changeable)• 3 points de discussion avec flux de circulations à l’intérieur et autour du stand (si ouvert)• Supports de communication : grand format et adaptable• Ecran TV (sous réserve budget)• Mobilier : tables et chaises hautes (bar/machine à café)• Vitrine produits• Réserve 27
  28. 28. STAND NATIONAL - fermé 28
  29. 29. STAND NATIONAL - fermé 29
  30. 30. STAND NATIONAL - fermé 30
  31. 31. STAND NATIONAL - fermé 31
  32. 32. STAND NATIONAL – ouvert 3*4 32
  33. 33. STAND NATIONAL – ouvert 3*4 33
  34. 34. STAND NATIONAL – ouvert 3*4 34
  35. 35. STAND NATIONAL – ouvert 2*6 35
  36. 36. STAND NATIONAL – ouvert 2*6 36
  37. 37. STAND NATIONAL – ouvert 2*6 37
  38. 38. CONGRES REGIONAUX 38
  39. 39. CHECK LIST - congrès régionauxEtape 1 : préparation et organisationQuand ? Quoi ? Qui ? Dateline CkeckJ-60 Récupération des documents de base auprès du secrétariat de VM l’hôpital : Programme Lettre de sollicitation (devis) Facture location au nom de Mead Johnson 14/16 rue Ballu 75009 Paris RIB association/société Si association : Statuts de l’association + Inscription au JO de ces statutsJ-30/60 Demande d’accord au DZ via Teams VMJ-30 Envoi des documents à Marie et Pascale VMJ-30 Vérification de la possibilité de verser de l’argent à l’association SiègeJ-30 Information de l’engagement auprès du VM Pascale cc MarieJ-20 Commande de matériel : VM remplit le fichier MATERIEL VM CONGRES et l’envoie à Pascale cc Marie Précision dans le mail : -lieu de livraison (domicile VM ou congrès) -date de livraisonJ-15 Envoi du matériel au domicile STACI et siège(réception J- OU envoi sur le congrès Pascale > VM7) Confirmation par mail au VM qu’il est envoyé VM>Pascale cc MarieJ -7 Confirmation par mail du VM de la bonne réception(réception J-1)J-1 Préparation de la petite restauration sur le stand VM 39
  40. 40. CHECK LIST - congrès régionauxEtape 2 : permanence sur le standQuand ? Quoi ? Qui ? Dateline Ckeck Montage du stand (notice accompagne stand) VM Accueil des médecins 2 VM ou 1 VM/1DZ Délivrance du message sur le congrès 2 VM ou 1 VM/1DZ Collecte des contacts 2 VM ou (fiches contact) 1 VM/1DZ Collecte des informations sur les concurrents 2 VM ou 1 VM/1DZ Invitation éventuelle à un repas (opportunité) 2 VM ou 1 VM/1DZ 40
  41. 41. CHECK LIST - congrès régionauxEtape 3 : après le congrès Quand ? Quoi ? Qui ? Dateline Ckeck J-0 Démontage du stand VM J+1 Renvoi du stand au siège avec fiche état matériel VM signée J+3 Vérification du stand au siège Pascale J+3 Envoi du compte-rendu au DZ VM 41
  42. 42. CHECK LIST - congrès régionaux• Comment inviter un médecin à un congrès régional ? 42
  43. 43. STAND - congrès régionaux• 1 grand stand campagne (3/région)• 1 stand kakemono gamme (3/région)• 1 nappe orange (1/VM)• 1 porte TAP (1/VM)• 1 porte fiches poso (1/VM)• 1 machine à café (3/région) 43
  44. 44. 1. Vos constats et vos attentes• Je suis frustrée : je ne peux pas inviter qui je veux mais qui je peux ANTICIPER• Je suis perdue : QUI ? QUOI ? MIEUX PLANIFIER & PLUS QUAND ? OU ? COMMENT ? A QUI DE CLARTE ?• Je suis seule : pas le temps de voir et ETRE PLUS NOMBREUX répondre à tout le monde, de noter SUR LE STAND les contacts, de regarder les topos allergie…• Je suis fatiguée et stressée : monter, AVOIR DU SERVICE démonter, casser, envoyer…• Je suis le petit face aux bulldozers de ETRE ATTRACTIF & l’agro COMPETITIF• Je n’ai pas de retours lorsque je ne AVOIR DU FEEDBACK participe pas au congrès.• Plus c’est contraignant, moins je suis SIMPLIFIER POUR EN motivée TIRER LA MEILLEURE RENTABILITE 44

×