Google Docs: visión general. CeDeC

Crear, almacenar y compartir documentos en la nube con...

¿Qué es Google Docs? Google Docs es una sencilla y eficaz aplicación web que nos permite:
Crear, editar, compartir y publicar documentos de texto, presentaciones, hojas de calculo formularios y dibujos en los formatos más habituales, Microsoft Office, Open Office, pdf y muchos más.
Subir y compartir todo tipo de archivos, entre ellos: imágenes, audio y vídeo (1 Giga máximo) .
Los documentos se pueden publicar o integrar en otros sitios web (blogs, wikis, etc.) No es necesario instalar programa alguno por lo que funciona en todos los sistemas operativos y nuestros documentos estarán accesibles desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Para entender mejor su funcionamiento os recomiendo visualizar el siguiente vídeo:
Google Docs in Plain English con Licencia CC BY-NC

Accedemos a Google Docs Para registrarte si no tienes cuenta de Gmail.

Explorando nuestro espacio . En nuestro espacio veremos todos los documentos creados por nosotros y los compartidos por otros para ver y editar. Los documentos se identifican con iconos de distintos colores: - Documentos de texto . Icono azul. - Presentaciones . Icono naranja. - Hojas de cálculo . Icono verde. - Dibujos . Icono amarillo - Formularios . Icono verde.

Google Docs será nuestro disco duro en la nube Podemos subir todo tipo de documentos (espacio disponible 1024 MB), ordenarlos en carpetas y crear enlaces para insertarlos en nuestro blog o sitio web. Los archivos que subas sin convertir al formato de Google Docs pueden tener un tamaño de hasta 10 GB cada uno. Alumnos y profesores podrán utilizarlo para almacenar sus documentos de aula (ejercicios, tareas, sugerencias, calificaciones, programaciones, etc). Subir archivos

- Al pulsar en Subir Archivo se abre una ventana desde la que puedes seleccionar el archivo a subir a tu espacio. Para seleccionar varios archivos, pulsa Ctrl y haz clic en los archivos correspondientes. - A continuación te aparece este cuadro de diálogo, pulsa en Iniciar la subida . Espera a que el proceso se complete. Cuando finalice la carga lo verás en tu espacio listo para ser compartido si así lo deseas.

Organizando nuestra colección de documentos Es importante organizar nuestros archivos en carpetas o colecciones que nos permiten guardar el mismo documento en más de una colección. Para ello seleccionamos CREAR>COLECCIÓN y escribimos el nombre que queremos darle en el cuadro de texto que aparece.

Acciones sobre documentos y carpetas

Compartiendo archivos y colecciones Si compartimos una colección sólo tendremos que arrastrar documentos a esa colección para que sean visibles o editables por los usuarios con los que hemos decidido compartirla. Seleccionamos al archivo o carpeta a compartir, hacemos clic con el botón derecho del ratón y pulsamos en Compartir >Compartir...

Nos aparece una ventana en la que podemos configurar quien tendrá acceso La aplicación nos indica:
Si el documento es público (publicado en internet sin necesidad de acceso a Google Docs) o si es privado.
Quien tiene acceso a ese documento (en cualquier momento se puede adjudicar, cambiar o quitar roles).
Y nos da la posibilidad de añadir editores (por defecto) o lectores del documento. Sólo tendremos que añadir sus direcciones de correo (que podemos coger de nuestros contactos de Gmail) y nos pondrá un listado de todas las personas con las que vamos a compartir (tenemos la posibilidad de crear roles personalizados para cada contacto (que unos sólo puedan leer y otros editar). [email_address] Por defecto, la persona con la que acabamos de compartir una colección recibirá un correo. No es necesario que tenga cuenta de Google Docs, porque luego esa persona podrá vincular su correo a Google Docs.

Al pulsar en Cambiar... en la ventana anterior nos aparece este cuadro de dialogo en el que podemos marcar:

Al pulsar en Añadir a personas nos aparece: Si hacemos clic en “Elegir de los contactos” aparece esta ventana. Dirección de correo de mi profesor y del compañero con el que voy a realizar el trabajo colaborativo. ¿Qué puede hacer con el documento a compartido?

Recomendaciones generales para usar Google Docs en el aula
El alumnado crea una cuenta de Gmail. Es preferible que lo hagan en casa para no tener problemas con los servidores dado que cuando detectan la creación de muchas cuentas desde una misma IP (dirección de internet) nos piden confirmación a través del móvil mandando un SMS.
Si van a trabajar en parejas abriremos una única cuenta por pareja preferiblemente.
Los alumnos crean un documento que será el borrador de sus trabajos y lo comparten con el profesor, para ello este les habrá proporcionado su cuenta de Gmail (recomendable que sea una cuenta exclusiva para el trabajo en el aula).
Ordenadores en el aula . Imagen de Francisco J. Martínez en Banco de Imágenes y sonidos del ITE. Licencia CC BY-NC-SA

Autor: Francisco Muñoz de la Peña Castrillo Esta presentación forma parte del Catálogo TIC del CeDeC Acceder al Catálogo TIC

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by Canal de CeDeC on Jan 09, 2012

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