Curso de Auditorías 1
CURSO DE
AUDITORIAS DE CALIDAD
Dr. Primitivo Reyes Aguilar
Curso de Auditorías 2
Objetivos Generales
 Análisis e identificación de factores críticos
para un programa de auditoría d...
Curso de Auditorías 3
Temario
 Revisión de la norma ISO 9001:2000 y los 8
principios de la Gestión de la Calidad
 Revisi...
Curso de Auditorías 4
La norma ISO 9001:2000
Curso de Auditorías 5
Temario – Norma ISO 9001:2000
 Modelo de gestión de calidad
 Los 8 principios de la gestión de cal...
Curso de Auditorías 6
MEJORA CONTINUA DEL
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
C
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Curso de Auditorías 7
ISO 9001 Y EL CICLO DE MEJORA
Planear
Verificar Hacer
Actuar
Política y objetivos
de calidad
Documen...
Curso de Auditorías 8
Los 8 Principios de la Gestión de
Calidad
1. Enfoque
al cliente
2.
Liderazgo
3. Participación
del pe...
Curso de Auditorías 9
Mapeo de la cadena de valor
– Procesos principales
 Cadena de valor son las actividades que la empr...
Curso de Auditorías 10
La cadena de valor de Porter
Infraestructura
Gestión de recursos humanos
Desarrollo tecnológico
Aba...
Curso de Auditorías 11
Definición de procesos
 Proceso es la organización lógica de personal,
materiales, energía, equipo...
Curso de Auditorías 12
Secuencia de procesos
con enfoque al cliente
 Determinar los requerimientos del cliente
 Diseñar ...
Curso de Auditorías 13
Indicadores de desempeño de
procesos
 Efectividad: que tan bien la salida cubre los
requisitos del...
Curso de Auditorías 14
Funciones vs proceso
Ventas y
Mktg.
Ingeniería
Admón.
Finanzas
Operacio-
nes
Recursos
Humanos
Tecno...
Curso de Auditorías 15
ENTRADAS:
INSUMOS,
INFORMACIÓN
SALIDAS:
PRODUCTOS,
INFORMACIÓN
ACTIVIDADES
Diagrama de tortuga del ...
Curso de Auditorías 16
Elementos de procesos:
SIPOC
 Un cambio en la Salida debe estar relacionado con
algún cambio en lo...
Curso de Auditorías 17
N e c e s id a d d e
N u e v o p r o d u c to
L e v a n ta m ie n to d e
p e d id o
V e n ta s
A r ...
Curso de Auditorías 18
Clausulas Principales de
ISO 9001:2000
5. Responsabilidad
de la Dirección
ISO 9001:2000
7. Realizac...
Curso de Auditorías 19
Clausulas Principales de
ISO 9001:2000
5. Responsabilidad
de la Dirección.
Política de
Calidad
Plan...
Curso de Auditorías 20
Clausulas Principales de
ISO 9001:2000
6. Gestión de
Recursos
Infraestructura
Recursos
Humanos
Prov...
Curso de Auditorías 21
Control de los
dispositivos de
seguimiento y
medicion
7. Realización
del producto
Producción y
Pres...
Curso de Auditorías 22
Mejora
8. Medición, Análisis
y Mejora
Análisis de Datos
Control de
producto
no conforme
Generalidad...
23
Planes de CalidadPlanes de Calidad
1. Manual
de Calidad
2. Procedimientos
3. Instructivos
Formatos Vacios
Formatos Llen...
Curso de Auditorías 24
Documentación del sistema
de calidad
 Comunicación positiva y autoritaria
 Mejora el control de l...
Curso de Auditorías 25
ISO 9001 y la Documentación
del sistema de calidad
 Requerimientos mínimos:
 Política y objetivos...
Curso de Auditorías 26
ISO 9001 y la Documentación
del sistema de calidad
 Procedimientos Documentados requeridos
por ISO...
Curso de Auditorías 27
Documentos de un Sistema de
Gestión de Calidad.
 Manual de Calidad ¿Quién hace Qué?
 Procedimient...
Curso de Auditorías 28
Manual de Calidad
Es el documento en que se define:
 Alcance del sistema de gestión de calidad y
e...
Curso de Auditorías 29
Procedimientos.
Son los documentos en que se define:
 Cómo se debe realizar en forma especifica la...
Curso de Auditorías 30
Planes de Calidad
Son los documentos en que se define:
 Las Practicas relevantes especificas de Ca...
Curso de Auditorías 31
Instructivos
Son los documentos en que se define:
 La secuencia paso a paso de la actividad establ...
Curso de Auditorías 32
Estándares y especificaciones
Son los documentos en que se define:
Las características con los valo...
Curso de Auditorías 33
Dibujos
Son los documentos en que se define:
Forma gráfica y dimensional que tiene un:
 Material
...
Curso de Auditorías 34
Registros de Calidad
Es un formato diseñado por los responsables del área,
con el fin de registrar ...
Curso de Auditorías 35
La Norma ISO 19011
Curso de Auditorías 36
Temario – Norma ISO 19011
 Alcance
 Referencias normativas
 Términos y definiciones
 Principios...
Curso de Auditorías 37
La norma ISO 19011
 Ha sido preparada de manera conjunta entre
el ISO/TC 176 SC 3 y el ISO/TC 207 ...
Curso de Auditorías 38
La norma ISO 19011
 Proporciona lineamientos para:
 Auditorias
 Administración de programas de a...
Curso de Auditorías 39
La norma ISO 19011
 Aplicable a las auditorías de calidad o medio
ambiente, tanto internas como ex...
Curso de Auditorías 40
Términos y Definiciones
Curso de Auditorías 41
Términos y Definiciones
 Alcance de auditoría
 Extensión y fronteras
de una auditoría
 Competenc...
Curso de Auditorías 42
Términos y Definiciones
 Auditoría
 Proceso sistemático, independiente y documentado
para obtener...
Curso de Auditorías 43
Términos y Definiciones
 Observación (no definida en normas)
 “Oportunidad de mejora” o “áreas de...
Curso de Auditorías 44
Términos y Definiciones
 Auditado
 Organización que recibe la auditoría
 Auditor
 Persona con l...
Curso de Auditorías 45
Términos y Definiciones
 Experto técnico
 Persona que proporciona conocimientos o
experiencia esp...
Curso de Auditorías 46
Términos y Definiciones
 Hallazgos de auditoría
 Resultados de la evaluación de evidencia de
audi...
Curso de Auditorías 47
Pasos de la auditoria
Determinar el
ALCANCE de la
auditoria
Establecer
CRITERIO contra
El cual se r...
Curso de Auditorías 48
Principios de Auditoría
Curso de Auditorías 49
Principios de Auditoría
 Cuidado profesional necesario
 Competencia para el desarrollo de una aud...
Curso de Auditorías 50
Principios de Auditoría
 Conducta ética
 Confianza, integridad, confidencialidad y
discreción
 P...
Curso de Auditorías 51
Programa de auditoria
Curso de Auditorías 52
Administración del Programa de
Auditoría
Autoridad para el programa
de auditoría
Establecimiento de...
Curso de Auditorías 53
Autoridad para el Programa de
Auditoría
 La alta dirección debe garantizar la autoridad
para la ad...
Curso de Auditorías 54
Objetivos de un Programa de
Auditorías
Se deben considerar
 Prioridades de la Dirección
 Intencio...
Curso de Auditorías 55
Extensión del Programa de Auditoría
Depende del tamaño, naturaleza y complejidad
de la organización...
Curso de Auditorías 56
Extensión del Programa de Auditoría
 Normas, requisitos regulatorios, normativos y
contractuales
...
Curso de Auditorías 57
Responsables del Programa de
Auditoría
 Deben tener conocimiento de los principios
de auditoría, d...
Curso de Auditorías 58
Responsabilidades en el Programa
de Auditoría
Las responsabilidades incluyen:
 Establecer los obje...
Curso de Auditorías 59
Recursos para el Programa de
Auditoría
Deben considerar:
 Recursos financieros necesarios para des...
Curso de Auditorías 60
Procedimientos para el Programa de
Auditoría
Deben atender los aspectos siguientes:
 Planear y age...
Curso de Auditorías 61
Procedimientos para el Programa de
Auditoría
Deben atender los aspectos siguientes:
 Mantener regi...
Curso de Auditorías 62
Implementación del
Programa de Auditoría
Se debe atender lo siguiente:
 Comunicar el programa de a...
Curso de Auditorías 63
Implementación del Programa de
Auditoría
Se debe atender lo siguiente:
 Asegurar la realización de...
Curso de Auditorías 64
Involucramiento de administradores y
sensibilización de las Áreas Auditadas
 Para que una auditorí...
Curso de Auditorías 65
Registros del Programa de
Auditoría
 Relativos a auditorías individuales
 Planes de auditoría
 R...
Curso de Auditorías 66
Registros del Programa de
Auditoría
 Relativos al personal
auditor
 Competencia y evaluación
del ...
Curso de Auditorías 67
Monitoreo y Revisión del Programa
de Auditoría
 La implantación del programa debe
monitorearse y r...
Curso de Auditorías 68
Monitoreo y Revisión del Programa
de Auditoría
Capacidad de
los equipos
de auditores
para cumplir
c...
Curso de Auditorías 69
Monitoreo y Revisión del Programa
de Auditoría
 Resultados y tendencias del monitoreo
 Conformida...
Curso de Auditorías 70
Competencia y evaluación de
auditores
Curso de Auditorías 71
Competencia y Evaluación de
Auditores
Calidad Ambiente
Conocimientos y
habilidades en
calidad
Conoc...
Curso de Auditorías 72
Atributos Personales
 Ético
 Mente abierta
 Diplomático
 Observador
 Perceptivo de situaciones...
Curso de Auditorías 73
Atributos Personales no deseados
 Argumentativos, entran
en discusiones
 Obstinados, se ciegan
co...
Curso de Auditorías 74
Competencia del equipo
auditor
 Competencia laboral de auditores
 Conocimiento de las actividades...
Curso de Auditorías 75
Conocimiento y Habilidades de los
Auditores
 Técnicas, procedimientos y principios de
auditoría
 ...
Curso de Auditorías 76
Conocimiento y Habilidades del
Auditor Líder
 Planeación y manejo efectivo de los recursos durante...
Curso de Auditorías 77
Conocimiento y Habilidades en
Calidad
 Métodos y técnicas
relacionadas con la
calidad
 Productos ...
Curso de Auditorías 78
Conocimiento y Habilidades en
Medio Ambiente
 Métodos y técnicas
de gestión
ambiental
 Tecnología...
Curso de Auditorías 79
PARÁMETRO AUDITOR
AUDITOR EN
AMBAS
DISCIPLINAS AUDITOR LÍDER
Educación Preparatoria Preparatoria Pr...
Curso de Auditorías 80
Mantenimiento y Mejora de la
Competencia
 Desarrollo profesional continuo
 Experiencia profesiona...
Curso de Auditorías 81
Etapas de la Evaluación
Desarrollo de
la
Competencia
Evaluación
Inicial
Auditor
Selección
Evaluació...
Curso de Auditorías 82
Evaluación de Auditores
 Identificar los atributos personales, así como las
habilidades y conocimi...
Curso de Auditorías 83
Evaluación de Auditores
 Seleccionar el método apropiado de
evaluación
 Revisión de registros, re...
Curso de Auditorías 84
Método de
Evaluación Objetivos Ejemplos
Revisión de
registros
Verificación de los antecedentes del
...
Curso de Auditorías 85
Evaluación de Auditores
 Los auditores deben proyectar una buena
imagen:
 Vestir apropiadamente y...
Curso de Auditorías 86
Actividades de la auditoria
Curso de Auditorías 87
Inicio de la
auditoría
Seguimiento
Conducción
en sitio
Reporte de
auditoría
Conclusión
Revisión
doc...
Curso de Auditorías 88
Inicio de la auditoria
 De 2a. Parte por el cliente y 3a. Parte por agencia
 Designación del audi...
Curso de Auditorías 89
Revisión Documental
 Determinar la conformidad del sistema
documentado (manual de calidad y
proced...
Curso de Auditorías 90
Preparación
 Plan de Auditoria
 Objetivos
 Criterios y documentos de referencia
 Alcance (proce...
Curso de Auditorías 91
Preparación
 Plan de auditoria
 Representante del auditado
 Idioma de la auditoría y del reporte...
Curso de Auditorías 92
Preparación
 Asignación de
funciones al equipo
auditor
 Procesos
 Áreas
 Lugares
 Actividades
Curso de Auditorías 93
Preparación
 Documentos de Trabajo
 Listas de verificación
 Formatos de registro

Muestreo

No...
Curso de Auditorías 94
Listas de verificación
 Guía para el auditor
 Ayuda a tener meticulosidad
 Ayuda a controlar el ...
Curso de Auditorías 95
Contenido de las listas de
verificación
 Paso 1. Investigar la efectividad de los
procesos más que...
Curso de Auditorías 96
Contenido de las listas de
verificación
 Paso 2. Investigar la conformidad del sistema
de calidad ...
Curso de Auditorías 97
Contenido de las listas de
verificación
 Paso 3. Requerimientos adicionales de otras
fuentes reque...
Curso de Auditorías 98
Conducción de la Auditoría en Sitio
 Reunión de apertura por Auditor líder
 Circular lista de asi...
Curso de Auditorías 99
Reunión de apertura
 Introducción del equipo auditor, relajación
 Revisión del alcance (productos...
Curso de Auditorías 100
Conducción de la Auditoría en Sitio
 Comunicación durante la auditoría
 Intercambio de informaci...
Curso de Auditorías 101
Conducción de la Auditoría en Sitio
 Roles y responsabilidades de los guías
y observadores
 Los ...
Curso de Auditorías 102
Conducción de la Auditoría en Sitio
 Roles y
responsabilidades
de los guías y
observadores

Test...
Curso de Auditorías 103
Conducción de la Auditoría en Sitio –
Donde está la acción y se realiza el
trabajo
 Métodos de au...
Curso de Auditorías 104
Conducción de la Auditoría en Sitio
 Recolección y verificación de la información
 Muestreo de e...
Curso de Auditorías 105
Conducción de la Auditoría en Sitio
 Recolección y verificación de la
información
 Lista de veri...
Curso de Auditorías 106
Conducción de la Auditoría en Sitio
Fuentes de Información
Recolección, muestreo
y verificación
Ev...
Curso de Auditorías 107
Conducción de la Auditoría en Sitio
 Generación de Hallazgos de Auditoría
 Evaluación de la evid...
Curso de Auditorías 108
No conformidades
 Es el incumplimiento de un requisito
 Del manual de calidad, del manual de pro...
Curso de Auditorías 109
Documentando una no
conformidad
 Se revisan con el auditado quien firma de
aceptación
 Se descri...
Curso de Auditorías 110
Categorías de no conformidad
 No conformidad mayor/menor o
categoría 1/categoría 2
 Las de categ...
Curso de Auditorías 111
Conducción de la Auditoría en Sitio
 Preparación de conclusiones de
auditoría
 El equipo auditor...
Curso de Auditorías 112
Conducción de la Auditoría en Sitio –
Reunión de cierre
 Propósito
 Presentar los hallazgos y co...
Curso de Auditorías 113
Conducción de la Auditoría en Sitio
 Reunión de Cierre
 Es conducida por el auditor líder
 Se p...
Curso de Auditorías 114
Conducción de la Auditoría en Sitio
 Reunión de Cierre – problemas
 Creación de nuevas evidencia...
Curso de Auditorías 115
Reporte Final
 Preparación del Reporte de Auditoría
 Es responsabilidad del auditor líder y debe...
Curso de Auditorías 116
Reporte Final

Referencia de los documentos contra los
cuales se auditó el sistema (norma, manual...
Curso de Auditorías 117
Reporte Final
 Preparación del Reporte de Auditoría
 Puede incluir también:

El plan de auditor...
Curso de Auditorías 118
Reporte Final
 Puede incluir
 Recomendaciones
(en caso de formar
parte del objetivo)
 Planes de...
Curso de Auditorías 119
Reporte Final
 Aprobación y distribución del Reporte
 Dentro del periodo acordado
 Fechado, rev...
Curso de Auditorías 120
Conclusión de la Auditoría
 La auditoría se considera concluida una vez
que han sido llevadas a c...
Curso de Auditorías 121
Seguimiento de la Auditoría
 Puede surgir la necesidad de acciones
correctivas o preventivas
 El...
Curso de Auditorías 122
Preguntas antes del cierre de
no conformidades
 ¿La respuesta está dirigida a la causa del proble...
Curso de Auditorías 123
Las Auditorías y el Proceso de
Mejora
 Son un requisito de ISO 9001:2000 como
parte de la medició...
Curso de Auditorías 124
Las Auditorías y el Proceso de
Mejora
Auditoría de
Calidad
Determinación
de causas de
no
conformid...
Curso de Auditorías 125
Auditorías y Revisión del Sistema de
Gestión de Calidad
 Los resultados de auditoría son un insum...
Curso de Auditorías 126
Auditorías y Revisión del Sistema de
Gestión de Calidad
 Además de las
auditorías debe
considerar...
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  1. 1. Curso de Auditorías 1 CURSO DE AUDITORIAS DE CALIDAD Dr. Primitivo Reyes Aguilar
  2. 2. Curso de Auditorías 2 Objetivos Generales  Análisis e identificación de factores críticos para un programa de auditoría de calidad  Aplicar los criterios necesarios para una implantación exitosa del sistema de auditoría ISO 9001:2000  Presentar los conceptos contenidos en la norma ISO 19011:2002
  3. 3. Curso de Auditorías 3 Temario  Revisión de la norma ISO 9001:2000 y los 8 principios de la Gestión de la Calidad  Revisión de la norma ISO 19011 y sus lineamientos para la realización de auditorias
  4. 4. Curso de Auditorías 4 La norma ISO 9001:2000
  5. 5. Curso de Auditorías 5 Temario – Norma ISO 9001:2000  Modelo de gestión de calidad  Los 8 principios de la gestión de calidad  Conceptos sobre procesos  Cláusulas principales de la norma  Documentación del sistema de calidad
  6. 6. Curso de Auditorías 6 MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD C l i e n t e R e q u e r i m i e n t o s C l i e n t e S a t i s f a c c i o n Responsabilidad de la Dirección Administración de Recursos Medición, análisis, mejora Realización del Producto (y/o servicio) Producto / Servicio Entrada Salida Modelo del sistema de Gestión de Calidad Información Información
  7. 7. Curso de Auditorías 7 ISO 9001 Y EL CICLO DE MEJORA Planear Verificar Hacer Actuar Política y objetivos de calidad Documentació n Capacitación Implantación Revisión de la Dirección Auditorías de calidad Acciones Correctivas y Preventivas
  8. 8. Curso de Auditorías 8 Los 8 Principios de la Gestión de Calidad 1. Enfoque al cliente 2. Liderazgo 3. Participación del personal 4. Enfoque basado en procesos 5. Enfoque de sistema para la gestión 6. Mejora Continua 7. Enfoque basado en hechos para la decisión 8. Relaciones beneficiosas con el proveedor
  9. 9. Curso de Auditorías 9 Mapeo de la cadena de valor – Procesos principales  Cadena de valor son las actividades que la empresa debe realizar para diseñar, ordenar, producir y embarcar productos y servicios al cliente  Transformación de materias primas en productos terminados  Flujo de información que soporta el flujo de materiales y su transformación desde materias primas a productos terminados
  10. 10. Curso de Auditorías 10 La cadena de valor de Porter Infraestructura Gestión de recursos humanos Desarrollo tecnológico Abastecimiento Utilidad Procesos de soporte Procesos primarios Logística de Entrada INSUMOS Opera - ciones Logística de Salida PRODUCTO Ventas / Merca- dotecnia Servicio
  11. 11. Curso de Auditorías 11 Definición de procesos  Proceso es la organización lógica de personal, materiales, energía, equipo e información en actividades diseñadas para producir un resultado requerido (producto o servicio)  Consta de entradas, actividades y salidas interdependientes  La retroalimentación puede usarse para rediseñar productos y procesos y mejorar los resultados del negocio
  12. 12. Curso de Auditorías 12 Secuencia de procesos con enfoque al cliente  Determinar los requerimientos del cliente  Diseñar los productos de acuerdo a las expectativas del cliente  Diseñar los procesos de manufactura necesarios  Fabricar el producto de acuerdo a los requerimientos del cliente  Medir y analizar la retroalimentación del cliente  Satisfacción de los requerimientos del cliente, regresar
  13. 13. Curso de Auditorías 13 Indicadores de desempeño de procesos  Efectividad: que tan bien la salida cubre los requisitos del cliente  Eficiencia: la habilidad de ser efectivo al menor costo  Adaptabilidad: la habilidad para permanecer efectivo y eficiente a pesar del cambio
  14. 14. Curso de Auditorías 14 Funciones vs proceso Ventas y Mktg. Ingeniería Admón. Finanzas Operacio- nes Recursos Humanos Tecnologías Información Ejecutivos Staff Gerentes Ingenieros Superviso- res Operadores Proceso de negocio (---) vs Función organizacional (O) Entrada Salida
  15. 15. Curso de Auditorías 15 ENTRADAS: INSUMOS, INFORMACIÓN SALIDAS: PRODUCTOS, INFORMACIÓN ACTIVIDADES Diagrama de tortuga del proceso ¿Con quien? Personal involucrado ¿Con qué? Recursos, cap. ¿Cómo? Procedimiento sy métodos ¿Cuánto, Cuáles Indicadores, eficiencia, eficacia
  16. 16. Curso de Auditorías 16 Elementos de procesos: SIPOC  Un cambio en la Salida debe estar relacionado con algún cambio en los pasos anteriores SIPs. Esto forma un ciclo cerrado entre SIPs y Os. Proveedores de recursos Entradas, insumos Procesos, actividades que agregan valor Salidas, producto o servicio Clientes, reciben el producto Modelo SIPOC
  17. 17. Curso de Auditorías 17 N e c e s id a d d e N u e v o p r o d u c to L e v a n ta m ie n to d e p e d id o V e n ta s A r e a C lie n t e C u e s tio n a r io T è c n ic o ( N u e v o F o r m a to ) H o y F ic h a te c n ic a In g e n ie r ia E v a lu a c iò n d e F a c tib ilid a d d e F a b r ic a c iò n A p r o b a c iò n d e la fic h a tè c n ic a E m is iò n d e la m a tr iz tè c n ic a A d q u is ic io n e s A p o y o e n la e v a lu a c iò n d e fa c tib ilid a d e F a b r ic a c iò n P r e lim in a r d e c o s to s p o r In g e n ie r ia F in a n z a s C o tiz a c iò n fo r m a l 2 1 B O M , r u ta d e p r o c e s o , ( P r e lim in a r e s ) P r o to tip o c u a n d o a p liq u e DIAGRAMA DE FLUJO DESPLEGADODIAGRAMA DE FLUJO DESPLEGADO Tiempo
  18. 18. Curso de Auditorías 18 Clausulas Principales de ISO 9001:2000 5. Responsabilidad de la Dirección ISO 9001:2000 7. Realización del Producto 8. Medición, Análisis y Mejora. 4. Sistema de Gestión de la Calidad. 6. Gestión de Recursos
  19. 19. Curso de Auditorías 19 Clausulas Principales de ISO 9001:2000 5. Responsabilidad de la Dirección. Política de Calidad Planificación Responsabilidad autoridad y comunicación Revisión por la Dirección Enfoque al cliente Compromiso de la Dirección.
  20. 20. Curso de Auditorías 20 Clausulas Principales de ISO 9001:2000 6. Gestión de Recursos Infraestructura Recursos Humanos Provisión de Recursos Ambiente de Trabajo.
  21. 21. Curso de Auditorías 21 Control de los dispositivos de seguimiento y medicion 7. Realización del producto Producción y Prestación del servicio Compras Diseño y Desarrollo Planificación de la realización del producto Procesos relacionados con el cliente Clausulas Principales de ISO 9001:2000
  22. 22. Curso de Auditorías 22 Mejora 8. Medición, Análisis y Mejora Análisis de Datos Control de producto no conforme Generalidades Seguimiento y Medición. Clausulas Principales de ISO 9001:2000
  23. 23. 23 Planes de CalidadPlanes de Calidad 1. Manual de Calidad 2. Procedimientos 3. Instructivos Formatos Vacios Formatos Llenos 4. Formatos y Registros Documentos controlados Política, objetivos, procesos, Ref. a procedim. y respons. Registros de calidad Implantación de la política El “Cómo” de los procedimientos Documentación del sistema de calidad
  24. 24. Curso de Auditorías 24 Documentación del sistema de calidad  Comunicación positiva y autoritaria  Mejora el control de las prácticas  Da continuidad ante situaciones de cambio de personal  Capacitación constante al personal nuevo  Método de presentación ante los clientes  Proporciona bases para las actividades de auditoria
  25. 25. Curso de Auditorías 25 ISO 9001 y la Documentación del sistema de calidad  Requerimientos mínimos:  Política y objetivos de calidad y su despliegue  Manual de calidad  Proc. Documentados req. por ISO 9001  Docs. Necesarios para asegurar la planeación, operación y control efectivo de los procesos  Registros de calidad
  26. 26. Curso de Auditorías 26 ISO 9001 y la Documentación del sistema de calidad  Procedimientos Documentados requeridos por ISO 9001  Auditorias internas;  Control de producto no conforme;  Acciones correctivas;  Acciones preventivas;  Control de documentos;  Control de registros de calidad
  27. 27. Curso de Auditorías 27 Documentos de un Sistema de Gestión de Calidad.  Manual de Calidad ¿Quién hace Qué?  Procedimientos ¿Cómo se Hace?  Planes de Calidad ¿Cómo se controla?  Instructivos ¿Paso a paso como se hace?  Especificaciones ¿Cuáles son sus requisitos?  Dibujos ¿Cuáles son sus dimensiones?  Registros de Calidad ¿Qué se hizo?
  28. 28. Curso de Auditorías 28 Manual de Calidad Es el documento en que se define:  Alcance del sistema de gestión de calidad y exclusiones  Mapa de procesos de la empresa y sus interrelaciones  La Política y los objetivos de Calidad  Responsabilidad y Autoridad del Personal involucrado en el Sistema de Gestión de Calidad.  Actividades relativas a la Calidad, en base al estándar ISO 9001 y especificaciones del producto aplicables  Referencia a los procedimientos que apoyan al Manual de Calidad.
  29. 29. Curso de Auditorías 29 Procedimientos. Son los documentos en que se define:  Cómo se debe realizar en forma especifica las actividades opeativas y técnicas de acuerdo al Manual de Calidad y a las especificación del producto.  Responsable de la realización de la acticividad  Registros a utilizar para documentar que la actividad fue realizada.  Documentos de apoyo  Organigramas, descripción y perfil de Puestos  Se pueden revisar antes o después comparando las prácticas observadas
  30. 30. Curso de Auditorías 30 Planes de Calidad Son los documentos en que se define:  Las Practicas relevantes especificas de Calidad, los recursos y secuencias de actividades pertenecientes al Sistema de Gestión de Calidad de un producto.  Responsable de la realización de la actividad  Referencia a los documentos a ser utilizados para la secuencia de actividades.  Requisitos epeciales del cliente, cuando sean requeridos.
  31. 31. Curso de Auditorías 31 Instructivos Son los documentos en que se define:  La secuencia paso a paso de la actividad establecida en un procedimiento  Criterios de aceptación y rechazo  Referencia a la norma, estandar, codigo o especificación aplicable al producto y/o a la actividad a realizar.  Actividades que normalmente pueden ser establecidas son:  Diseño, Procesos de manufactura,  Inspección y prueba, Manejo, Empaque, etc.
  32. 32. Curso de Auditorías 32 Estándares y especificaciones Son los documentos en que se define: Las características con los valores cuantitativos y/o cualitativos, que deben cumplir una actividad, el material y/o producto; por ejemplo:  Propiedades Mecanicas  Análisis Químicos  Pruebas de Aplicación  Acabados.
  33. 33. Curso de Auditorías 33 Dibujos Son los documentos en que se define: Forma gráfica y dimensional que tiene un:  Material  Producto en proceso  Componente  Subensamble  Ensamble del producto final
  34. 34. Curso de Auditorías 34 Registros de Calidad Es un formato diseñado por los responsables del área, con el fin de registrar los datos obtenidos, en la realización de la actividad o manufactura del producto, como por ejemplo:  Revisión de contrato  Compras, Manufactura del producto  Inspección y Prueba al material y producto  Calibración del equipo de medición y prueba  Control del producto no conforme  Acciones correctivas y preventivas  Recepción y entrega de material y producto  Auditorias de Calidad, Capacitación, Reclamaciones del cliente
  35. 35. Curso de Auditorías 35 La Norma ISO 19011
  36. 36. Curso de Auditorías 36 Temario – Norma ISO 19011  Alcance  Referencias normativas  Términos y definiciones  Principios de auditoría  Administración del programa de auditoría  Actividades de auditoría  Competencia y evaluación de auditores
  37. 37. Curso de Auditorías 37 La norma ISO 19011  Ha sido preparada de manera conjunta entre el ISO/TC 176 SC 3 y el ISO/TC 207 SC 2  Cancela y remplaza a:  ISO 10011-1:1990  ISO 10011-2:1991  ISO 10011-3:1992  ISO 14010:1996  ISO 14011:1996  ISO 14012:1996
  38. 38. Curso de Auditorías 38 La norma ISO 19011  Proporciona lineamientos para:  Auditorias  Administración de programas de auditoría  Conducción de auditorías a sistemas de calidad y medio ambiente  Competencia de los auditores de sistemas de calidad y medio ambiente
  39. 39. Curso de Auditorías 39 La norma ISO 19011  Aplicable a las auditorías de calidad o medio ambiente, tanto internas como externas  Aplicable para otro tipo de auditorías, con las competencias adecuadas de auditores.  Normas de referencia: ISO 9000:2000, ISO 14050:2000
  40. 40. Curso de Auditorías 40 Términos y Definiciones
  41. 41. Curso de Auditorías 41 Términos y Definiciones  Alcance de auditoría  Extensión y fronteras de una auditoría  Competencia  Atributos personales y habilidad demostrada para aplicar conocimiento y habilidades
  42. 42. Curso de Auditorías 42 Términos y Definiciones  Auditoría  Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de auditoría y evaluarla objetivamente para determinar el grado en los criterios de auditoría se han cumplido  Criterio de auditoría  Conjunto de políticas, procedimientos o requerimientos  Evidencia de auditoría  Registros, hechos u otra información que sea verificable y relevante para el criterio de auditoría.
  43. 43. Curso de Auditorías 43 Términos y Definiciones  Observación (no definida en normas)  “Oportunidad de mejora” o “áreas de debilidades potenciales” en el sistema  No Conformidad  Incumplimiento de un requerimiento  Si no hay un requerimiento, no podrá existir una no conformidad  Si no se tiene evidencia objetiva, no se puede redactar una no conformidad
  44. 44. Curso de Auditorías 44 Términos y Definiciones  Auditado  Organización que recibe la auditoría  Auditor  Persona con la competencia para conducir una auditoría  Equipo auditor  Uno o mas auditores que conducen una auditoría, soportados en caso de ser necesario, por expertos técnicos
  45. 45. Curso de Auditorías 45 Términos y Definiciones  Experto técnico  Persona que proporciona conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor  Programa de auditoría  Conjunto de una o más auditorías planeadas para un periodo específico o dirigidas a un propósito particular  Plan de auditoría  Descripción de las actividades y detalles acordados para una auditoría
  46. 46. Curso de Auditorías 46 Términos y Definiciones  Hallazgos de auditoría  Resultados de la evaluación de evidencia de auditoría recolectada contra el criterio de auditoría  Conclusión de auditoría  Resultado de una auditoría proporcionado por el equipo auditor, después de considerar los objetivos de la auditoría y los hallazgos de la misma  Cliente de la auditoría  Organización o persona que solicita una auditoría
  47. 47. Curso de Auditorías 47 Pasos de la auditoria Determinar el ALCANCE de la auditoria Establecer CRITERIO contra El cual se realiza La auditoria Recolectar EVIDENCIA Bueno o malo Evaluar la EVIDENCIA para obtener hallazgos Bosquejar CONCLUSIÓN En base a hallazgos
  48. 48. Curso de Auditorías 48 Principios de Auditoría
  49. 49. Curso de Auditorías 49 Principios de Auditoría  Cuidado profesional necesario  Competencia para el desarrollo de una auditoria  Independencia  Imparcialidad de la auditoria y objetividad de los hallazgos de la auditoria  Enfoque basado en evidencia  Uso de datos y hechos verificables
  50. 50. Curso de Auditorías 50 Principios de Auditoría  Conducta ética  Confianza, integridad, confidencialidad y discreción  Presentación ecúanime  Cualquier desacuerdo en los hallazgos debe incluirse en el reporte de auditoria
  51. 51. Curso de Auditorías 51 Programa de auditoria
  52. 52. Curso de Auditorías 52 Administración del Programa de Auditoría Autoridad para el programa de auditoría Establecimiento del programa de auditoría Implantación del programa de auditoría Monitoreo y revisión del programa de auditorías Competencia y evaluación de auditores Actividades de auditoría Mejora del programa de auditoría Planea r Hacer Verifica r Actuar
  53. 53. Curso de Auditorías 53 Autoridad para el Programa de Auditoría  La alta dirección debe garantizar la autoridad para la administración del programa de auditoría  El responsable del programa debe:  Establecer, monitorear, revisar y mejorar el programa  Identificar los recursos necesarios y asegurarse de que son proporcionados
  54. 54. Curso de Auditorías 54 Objetivos de un Programa de Auditorías Se deben considerar  Prioridades de la Dirección  Intenciones comerciales  Requisitos de los sistemas de gestión  Requisitos normativos, regulatorios y contractuales  Necesidades de evaluación de proveedores  Requisitos de los clientes  Necesidades de otras partes interesadas
  55. 55. Curso de Auditorías 55 Extensión del Programa de Auditoría Depende del tamaño, naturaleza y complejidad de la organización y por:  El alcance, objetivo y duración de cada auditoría  La frecuencia de las auditorías  El número, importancia, complejidad, similitud y sitios de las actividades a ser auditadas
  56. 56. Curso de Auditorías 56 Extensión del Programa de Auditoría  Normas, requisitos regulatorios, normativos y contractuales  Necesidad de acreditación o certificación  Conclusiones de auditorías previas o revisión del programa previo de auditoría  Aspectos culturales, sociales o de lenguaje  Los intereses de las partes interesadas  Cambios significativos en la organización o en sus operaciones
  57. 57. Curso de Auditorías 57 Responsables del Programa de Auditoría  Deben tener conocimiento de los principios de auditoría, de la competencia de los auditores y de la aplicación de técnicas de auditoría.  Deben contar también con habilidades administrativas, así como con conocimientos técnicos y de negocio sobre las actividades a ser auditadas.
  58. 58. Curso de Auditorías 58 Responsabilidades en el Programa de Auditoría Las responsabilidades incluyen:  Establecer los objetivos y extensión del programa de auditoría  Establecer las responsabilidades y procedimientos, y asegurarse que se proveen los recursos necesarios  Asegurar la implantación del programa  Asegurar que se mantienen los registros de auditoría  Monitorear, revisar y mejorar el programa
  59. 59. Curso de Auditorías 59 Recursos para el Programa de Auditoría Deben considerar:  Recursos financieros necesarios para desarrollar, implantar, administrar y mejorar las actividades de auditoría  Procesos para alcanzar y mantener la competencia de los auditores y mejorar su desempeño  La disponibilidad de auditores y expertos técnicos con la competencia necesaria para los objetivos particulares de cada auditoría  Extensión del programa y viáticos
  60. 60. Curso de Auditorías 60 Procedimientos para el Programa de Auditoría Deben atender los aspectos siguientes:  Planear y agendar auditorías  Asegurar la competencia de los auditores y los líderes del equipo auditor  Seleccionar los equipos de auditoría adecuados y la asignación de sus roles y responsabilidades  Conducir auditorías  Conducir el seguimiento de auditoría, en caso de ser aplicable
  61. 61. Curso de Auditorías 61 Procedimientos para el Programa de Auditoría Deben atender los aspectos siguientes:  Mantener registros de auditoría  Monitorear el desempeño y efectividad del programa de auditoría  Reportar a la Dirección los resultados generales del programa de auditoría
  62. 62. Curso de Auditorías 62 Implementación del Programa de Auditoría Se debe atender lo siguiente:  Comunicar el programa de auditoría a las partes interesadas  Coordinar y agendar las auditorías y otras actividades relevantes para el programa  Establecer y mantener un proceso para la evaluación de los auditores y su continuo desarrollo profesional  Asegurar la selección de los equipos de auditoría
  63. 63. Curso de Auditorías 63 Implementación del Programa de Auditoría Se debe atender lo siguiente:  Asegurar la realización de auditorías programadas  Asegurar el control de registros de las actividades de auditoría  Asegurar la revisión y aprobación de los reportes de auditoría y su distribución al cliente de la auditoría y otras partes interesadas  Asegurar el seguimiento, en caso de ser aplicable
  64. 64. Curso de Auditorías 64 Involucramiento de administradores y sensibilización de las Áreas Auditadas  Para que una auditoría sea útil debe existir apoyo de los administradores de la empresa  Entender que no se trata de una “cacería de brujas”  Destinar recursos  Buscar la mejora  Partir de la premisa del cumplimiento  Ser propositivos
  65. 65. Curso de Auditorías 65 Registros del Programa de Auditoría  Relativos a auditorías individuales  Planes de auditoría  Reportes de auditoría  Reportes de no conformidades  Reportes de acciones correctivas y preventivas  Reportes de seguimiento (en caso de ser aplicables)  Resultados de la revisión del programa de auditoría
  66. 66. Curso de Auditorías 66 Registros del Programa de Auditoría  Relativos al personal auditor  Competencia y evaluación del desempeño  Selección del equipo auditor  Mantenimiento y mejora de la competencia
  67. 67. Curso de Auditorías 67 Monitoreo y Revisión del Programa de Auditoría  La implantación del programa debe monitorearse y revisarse a intervalos adecuados para asegurar que se cumplen sus objetivos y para identificar oportunidades de mejora.  Deben reportarse los resultados a la dirección
  68. 68. Curso de Auditorías 68 Monitoreo y Revisión del Programa de Auditoría Capacidad de los equipos de auditores para cumplir con el plan Cumplimiento de los programas de auditorías agendados Retroalimentación de los clientes, auditores y auditados
  69. 69. Curso de Auditorías 69 Monitoreo y Revisión del Programa de Auditoría  Resultados y tendencias del monitoreo  Conformidad con procedimientos  Evolución de las necesidades y expectativas de las partes interesadas  Registros del programa de auditorías  Alternativas y nuevas prácticas de auditoría  Consistencia del desempeño de los equipos de auditores en situaciones similares
  70. 70. Curso de Auditorías 70 Competencia y evaluación de auditores
  71. 71. Curso de Auditorías 71 Competencia y Evaluación de Auditores Calidad Ambiente Conocimientos y habilidades en calidad Conocimientos y habilidades en medio ambiente Conocimientos y habilidades generales Educación Experiencia en auditorías Entrenamiento como auditor Atributos personales Experiencia Profesional
  72. 72. Curso de Auditorías 72 Atributos Personales  Ético  Mente abierta  Diplomático  Observador  Perceptivo de situaciones  Versátil, ajustarse a sit.  Tenaz, enfocado a obj.  Capaz de tomar decisiones  Independiente
  73. 73. Curso de Auditorías 73 Atributos Personales no deseados  Argumentativos, entran en discusiones  Obstinados, se ciegan con sus puntos  Flojos  Fáciles de influenciar  Saltar a conclusiones ante de reunir los hechos
  74. 74. Curso de Auditorías 74 Competencia del equipo auditor  Competencia laboral de auditores  Conocimiento de las actividades y procesos a evaluar incluyendo los administrativos  Conciencia de las regulaciones externas aplicables a la empresa  Se puede incluir a un especialista técnico en el equipo para asesorar a los auditores
  75. 75. Curso de Auditorías 75 Conocimiento y Habilidades de los Auditores  Técnicas, procedimientos y principios de auditoría  Sistemas de gestión y documentos de referencia  Situaciones reales de las organizaciones  Leyes y regulaciones aplicables
  76. 76. Curso de Auditorías 76 Conocimiento y Habilidades del Auditor Líder  Planeación y manejo efectivo de los recursos durante la auditoría  Capacidad de representar al equipo auditor  Organización y dirección de equipos de trabajo  Proporcionar dirección y guía a los auditores en entrenamiento  Alcanzar conclusiones  Prevenir y resolver conflictos  Preparar el reporte de auditoría
  77. 77. Curso de Auditorías 77 Conocimiento y Habilidades en Calidad  Métodos y técnicas relacionadas con la calidad  Productos y procesos (incluyendo servicios)
  78. 78. Curso de Auditorías 78 Conocimiento y Habilidades en Medio Ambiente  Métodos y técnicas de gestión ambiental  Tecnología y ciencia ambiental  Aspectos técnicos y ambientales de las operaciones
  79. 79. Curso de Auditorías 79 PARÁMETRO AUDITOR AUDITOR EN AMBAS DISCIPLINAS AUDITOR LÍDER Educación Preparatoria Preparatoria Preparatoria Experiencia profesional 5 años 5 años 5 años Experiencia profesional en el campo de gestión de calidad o ambiental Al menos 2 de los 5 años 2 años en la segunda disciplina La misma que el auditor Entrenamiento como auditor 40 horas de entrenamiento en auditorías 24 horas de entrenamiento en la segunda disciplina La misma que el auditor Experiencia como auditor Cuatro auditorías completas para un total de al menos 20 días de experiencia en auditoría como auditor en entrenamiento bajo la dirección y guía de un auditor líder competente. Las auditorías deben completarse dentro de los 3 años anteriores Tres auditorías completas. Al menos 15 días de experiencia en auditoría en la segunda disciplina, bajo la dirección y guía de un auditor líder competente en la segunda disciplina. Las auditorías deben haberse completado dentro de los dos últimos años. Tres auditorías completas para un total de al menos 15 días de experiencia en auditoría, actuando en el rol de miembro del equipo auditor bajo la dirección y guía de un auditor líder. Las auditorías deben haberse completado dentro de los últimos dos años. Ejemplo de Parámetros para determinar la Competencia de un Auditor
  80. 80. Curso de Auditorías 80 Mantenimiento y Mejora de la Competencia  Desarrollo profesional continuo  Experiencia profesional, entrenamiento, estudios personales, reuniones profesionales, seminarios, conferencias.  Mantenimiento de la capacidad para auditar  Participación regular en auditorías
  81. 81. Curso de Auditorías 81 Etapas de la Evaluación Desarrollo de la Competencia Evaluación Inicial Auditor Selección Evaluación continua de desempeño Auditoría Mantenimiento y mejora de la competencia OK OK Sel . No OK No OK No seleccionado
  82. 82. Curso de Auditorías 82 Evaluación de Auditores  Identificar los atributos personales, así como las habilidades y conocimientos para cumplir con las necesidades del programa de auditoría  Definir el criterio de evaluación  Cuantitativo (años de experiencia, auditorias realizadas, horas de auditoria, entrenamiento) o;  Cualitativo (demostrado con atributos personales, conocimientos, desempeño de habilidades en el entrenamiento o en el sitio de trabajo)
  83. 83. Curso de Auditorías 83 Evaluación de Auditores  Seleccionar el método apropiado de evaluación  Revisión de registros, retroalimentación positiva y negativa, entrevistas, observación, pruebas orales y escritas, revisiones post auditorias  Típicamente se usan varios métodos  Llevar a cabo la evaluación  Comparar contra los criterios establecidos
  84. 84. Curso de Auditorías 84 Método de Evaluación Objetivos Ejemplos Revisión de registros Verificación de los antecedentes del auditor Análisis de registros de educación, entrenamiento, experiencia profesional y de auditoría Retroalimentación positiva y negativa Proveer información sobre la forma en que es percibido el auditor Encuestas, cuestionarios, referencias personales, testimonios, quejas, evaluación de desempeño, revisión de pares Entrevista Evaluar los atributos personales y las habilidades de comunicación, para verificar información, probar el conocimiento y adquirir información adicional Entrevistas frente a frente o telefónicas Observación Evaluar los atributos personales y la capacidad de aplicar los conocimientos y habilidades Auditorías testificadas, juego de roles, desempeño en el trabajo Pruebas Evaluar los atributos personales, conocimiento y habilidades en su aplicación Exámenes orales y escritos, pruebas psicométricas Revisión Post- auditoría Proveer información donde la observación directa no fue posible o apropiada Revisión del reporte de auditoría y discusión con el cliente de la auditoría, auditado, colegas y el propio auditor
  85. 85. Curso de Auditorías 85 Evaluación de Auditores  Los auditores deben proyectar una buena imagen:  Vestir apropiadamente y comportamiento ético  Ser puntuales y estar bien preparados  Ser específicos, precisos, directos y decisivos  Ser humanos y honestos  Controlar la auditoria y tiempo  Permanecer calmados y corteses  Elogiar y dar crédito cuando sea debido
  86. 86. Curso de Auditorías 86 Actividades de la auditoria
  87. 87. Curso de Auditorías 87 Inicio de la auditoría Seguimiento Conducción en sitio Reporte de auditoría Conclusión Revisión documental Preparación Actividades de Auditoría
  88. 88. Curso de Auditorías 88 Inicio de la auditoria  De 2a. Parte por el cliente y 3a. Parte por agencia  Designación del auditor líder  Definición de objetivos, alcance y criterios  Determinación de la factibilidad de la auditoría  Selección del equipo auditor  Contacto inicial con el auditado
  89. 89. Curso de Auditorías 89 Revisión Documental  Determinar la conformidad del sistema documentado (manual de calidad y procedimientos), con criterios de auditoría.  La documentación puede incluir documentos y registros relevantes, así como reportes previos de auditoría  En caso de detectar que la documentación es inadecuada debe comunicarse al cliente de la auditoría, así como al auditado.
  90. 90. Curso de Auditorías 90 Preparación  Plan de Auditoria  Objetivos  Criterios y documentos de referencia  Alcance (procesos y unidades funcionales)  Fechas y lugares  Agenda de auditoría  Roles y responsabilidades  Recursos necesarios
  91. 91. Curso de Auditorías 91 Preparación  Plan de auditoria  Representante del auditado  Idioma de la auditoría y del reporte  Elementos del reporte  Arreglos logísticos  Aspectos relacionados con la confidencialidad  Acciones de seguimiento de auditoría
  92. 92. Curso de Auditorías 92 Preparación  Asignación de funciones al equipo auditor  Procesos  Áreas  Lugares  Actividades
  93. 93. Curso de Auditorías 93 Preparación  Documentos de Trabajo  Listas de verificación  Formatos de registro  Muestreo  No conformidades  Listas de Asistencia  Hallazgos
  94. 94. Curso de Auditorías 94 Listas de verificación  Guía para el auditor  Ayuda a tener meticulosidad  Ayuda a controlar el tiempo  Evitar discusiones triviales, interrupciones continuas al Dir., ofertas de tours o ver videos  Ayuda a elaborar el reporte  Asiste al auditado  Proporciona evidencia efectiva  Proporciona consistencia
  95. 95. Curso de Auditorías 95 Contenido de las listas de verificación  Paso 1. Investigar la efectividad de los procesos más que conformidad a procedimientos)  ¿Cuál es el propósito de este proceso?  ¿Cómo interactúa este proceso con otros procesos?  ¿Cuáles son las etapas relevantes a ser desarrolladas?  ¿Cuáles son los resultados del proceso  ¿Cómo se está midiendo o monitoreando el proceso  ¿Existe algún objetivo por mejorar
  96. 96. Curso de Auditorías 96 Contenido de las listas de verificación  Paso 2. Investigar la conformidad del sistema de calidad con los requerimientos de la norma, Calificar:  Los requerimientos específicos de la norma para los procesos en revisión  Requerimientos genéricos de la norma que aplican a todos los procesos
  97. 97. Curso de Auditorías 97 Contenido de las listas de verificación  Paso 3. Requerimientos adicionales de otras fuentes requeridas:  Documentación específica de una función / actividad  Documentación estatutaria / reglamentaria vigente  Requerimientos específicos del cliente  No se recomienda utilizar listas de verificación estándar dados los cambios
  98. 98. Curso de Auditorías 98 Conducción de la Auditoría en Sitio  Reunión de apertura por Auditor líder  Circular lista de asistencia  Confirmar el plan de auditoría  Hacer un breve resumen de las actividades  Confirmar los canales de comunicación  Dar la oportunidad al auditado de hacer preguntas
  99. 99. Curso de Auditorías 99 Reunión de apertura  Introducción del equipo auditor, relajación  Revisión del alcance (productos y servicios)  Establecer los criterios de la auditoria  Revisión de métodos a utilizar  Evaluación de la documentación vs norma  Entrevistas con empleados para det. El nivel de conocimiento e implementación  Revisión de los registros como evidencia de implementación
  100. 100. Curso de Auditorías 100 Conducción de la Auditoría en Sitio  Comunicación durante la auditoría  Intercambio de información entre el equipo auditor.  Comunicación de avances al auditado y al cliente de la auditoría  Reportar inmediatamente cualquier situación que provoque que el objetivo de la auditoría sea inalcanzable
  101. 101. Curso de Auditorías 101 Conducción de la Auditoría en Sitio  Roles y responsabilidades de los guías y observadores  Los guías y observadores no toman parte en la auditoría, sus responsabilidades son:  Establecer contactos y tiempos para las entrevistas  Procurar las visitas a sitios específicos  Asegurar que se cumplen las reglas de seguridad
  102. 102. Curso de Auditorías 102 Conducción de la Auditoría en Sitio  Roles y responsabilidades de los guías y observadores  Testificar la conducta tanto del auditor como del auditado  Clarificar y asistir en la recolección de la información
  103. 103. Curso de Auditorías 103 Conducción de la Auditoría en Sitio – Donde está la acción y se realiza el trabajo  Métodos de auditoria  Entrevista al supervisor y después al personal  Auditoria horizontal, evaluar cada pregunta de la lista en todo el departamento o área, consume tiempo y es poco práctico  Auditorías verticales, seleccionar un proyecto o productos y revisar los registros en todas las áreas involucradas. Permite evaluar la interacción  Rastreo desde el inicio o desde el final  Auditorías aleatorias y combinadas, son más recomendables
  104. 104. Curso de Auditorías 104 Conducción de la Auditoría en Sitio  Recolección y verificación de la información  Muestreo de evidencia  No aceptar documentos ofrecidos por el auditado, más bien deben seleccionarlos al azar  Entrevista amigable al auditado  Oyente activo, usar lenguaje corporal, contacto visual  Preguntar ¿Qué, Por qué, cuándo, cómo, dónde, quién?
  105. 105. Curso de Auditorías 105 Conducción de la Auditoría en Sitio  Recolección y verificación de la información  Lista de verificación  Observación de actividades y condiciones  Pedir el “Muéstreme ....” y observar con cuidado  Enfoque más profundo en procesos no documentados  Seguir el hilo y observar mejora continua
  106. 106. Curso de Auditorías 106 Conducción de la Auditoría en Sitio Fuentes de Información Recolección, muestreo y verificación Evaluación vs criterios Revisión Conclusiones de Auditoría Evidencia de Auditoría Hallazgos
  107. 107. Curso de Auditorías 107 Conducción de la Auditoría en Sitio  Generación de Hallazgos de Auditoría  Evaluación de la evidencia contra los criterios  Los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad  El equipo auditor debe reunirse para revisar los hallazgos  Los hallazgos deben ser registrados  Las no conformidades deben registrarse
  108. 108. Curso de Auditorías 108 No conformidades  Es el incumplimiento de un requisito  Del manual de calidad, del manual de procesos, procedimientos, instrucciones, inf. De los clientes o códigos legislativos  Fallas  Las fallas en el sistema generan problemas  Evidencia  Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Declaraciones verbales del personal
  109. 109. Curso de Auditorías 109 Documentando una no conformidad  Se revisan con el auditado quien firma de aceptación  Se describen claramente en:  Reporte de incumplimiento  Notificación de desviación  Requisición de acción correctiva  Formato de potencial de mejora  Disparan el proceso de acción correctiva
  110. 110. Curso de Auditorías 110 Categorías de no conformidad  No conformidad mayor/menor o categoría 1/categoría 2  Las de categoría 1 indican ausencia o inefectividad en la implementación de uno o más elementos requeridos por el sistema o dudas de que el producto o servicio cumpla con lo especificado  Las de categoría 2 indican una inadecuada implementación de un elemento de la norma. Un número de menores forman una mayor
  111. 111. Curso de Auditorías 111 Conducción de la Auditoría en Sitio  Preparación de conclusiones de auditoría  El equipo auditor debería reunirse antes de la reunión de cierre para:  Revisar los hallazgos y otra información relevante  Acordar las conclusiones de auditoría  Preparar las recomendaciones (si se ha especificado dentro del objetivo de la auditoría)  Discutir el seguimiento
  112. 112. Curso de Auditorías 112 Conducción de la Auditoría en Sitio – Reunión de cierre  Propósito  Presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoria de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado  Agenda, dirección del auditor líder  Introducción, resumen de hallazgos, detalles de no conformidades, tiempos de acciones correctivas, dudas o preguntas, entrega de reporte y agradecimientos a la dirección
  113. 113. Curso de Auditorías 113 Conducción de la Auditoría en Sitio  Reunión de Cierre  Es conducida por el auditor líder  Se presentan los hallazgos y conclusiones  Se presentan las situaciones relevantes que se encontraron  Aclarar opiniones divergentes (falta de firmas)  En caso de ser parte del objetivo, hacer recomendaciones para la mejora
  114. 114. Curso de Auditorías 114 Conducción de la Auditoría en Sitio  Reunión de Cierre – problemas  Creación de nuevas evidencias o procedimientos durante esta reunión, no cancelar no conformidades  No se puede limitar el alcance eliminando áreas de no conformidades  Para evitar discusiones, tratar de firmar la no conformidades antes de la junta
  115. 115. Curso de Auditorías 115 Reporte Final  Preparación del Reporte de Auditoría  Es responsabilidad del auditor líder y debe incluir los hallazgos de la auditoria:  Objetivo y Alcance de la auditoria  Cliente de la auditoría  Auditor líder y equipo auditor  Fechas y lugares de la auditoría  Criterio de auditoría
  116. 116. Curso de Auditorías 116 Reporte Final  Referencia de los documentos contra los cuales se auditó el sistema (norma, manual de calidad, etc.)  Hallazgos y declaraciones de observaciones y no conformidades  Debilidades y fortalezas del sistema  Declaración de los resultados de la evaluación del equipo auditor respecto al grado de cumplimiento del sistema con el criterio de auditoria  Conclusiones y recomendaciones
  117. 117. Curso de Auditorías 117 Reporte Final  Preparación del Reporte de Auditoría  Puede incluir también:  El plan de auditoría  Lista de los representantes del auditado  Un resumen del proceso de auditoría  Confirmación de que los objetivos se cumplieron  Áreas no cubiertas aún dentro del alcance  Opiniones divergentes entre el equipo auditor y el auditado
  118. 118. Curso de Auditorías 118 Reporte Final  Puede incluir  Recomendaciones (en caso de formar parte del objetivo)  Planes de seguimiento acordados  Cláusulas de confidencialidad  Lista de distribución del reporte
  119. 119. Curso de Auditorías 119 Reporte Final  Aprobación y distribución del Reporte  Dentro del periodo acordado  Fechado, revisado y aprobado de acuerdo con los procedimientos del programa de auditorías  Distribuido a las personas designadas por el cliente de la auditoría  El reporte es propiedad del cliente y debe ser manejado de manera confidencial
  120. 120. Curso de Auditorías 120 Conclusión de la Auditoría  La auditoría se considera concluida una vez que han sido llevadas a cabo todas las actividades definidas en el plan y el reporte ha sido distribuido  Los documentos obtenidos pueden ser resguardados o destruidos  El equipo auditor no debe divulgar el contenido de los documentos u otra información obtenida sin la autorización del auditado
  121. 121. Curso de Auditorías 121 Seguimiento de la Auditoría  Puede surgir la necesidad de acciones correctivas o preventivas  El seguimiento no se considera parte de la auditoría  La verificación de que las acciones han sido tomadas y son efectivas formará parte de una auditoría subsecuente  El mismo equipo auditor puede llevar a cabo el seguimiento pero debe asegurarse su independencia
  122. 122. Curso de Auditorías 122 Preguntas antes del cierre de no conformidades  ¿La respuesta está dirigida a la causa del problema o es un arreglo momentáneo a un síntoma evidenciado por el auditor?  ¿Se ha revisado el sistema de forma que sea un arreglo permanente a largo plazo?  ¿El problema si tiene repercusiones se han tomado las medidas para que la acción correctiva se haya aplicado a través del sistema donde pueden ocurrir estos problemas?
  123. 123. Curso de Auditorías 123 Las Auditorías y el Proceso de Mejora  Son un requisito de ISO 9001:2000 como parte de la medición, análisis y mejora  Actúan como una herramienta de gestión para la evaluación independiente de cualquier proceso o actividad  Permiten una revisión táctica del sistema  Sólo serán útiles si se toman acciones de mejora como respuesta a sus resultados
  124. 124. Curso de Auditorías 124 Las Auditorías y el Proceso de Mejora Auditoría de Calidad Determinación de causas de no conformidades Acciones correctivas y preventivas Documentació n de Mejoras
  125. 125. Curso de Auditorías 125 Auditorías y Revisión del Sistema de Gestión de Calidad  Los resultados de auditoría son un insumo fundamental para la Revisión por parte de la Dirección  Además de las auditorías debe considerarse:  La retroalimentacion del cliente  El desempeño de los procesos y la conformidad del producto  El estado de las acciones correctivas y preventivas  Acciones de seguimiento de revisiones previas
  126. 126. Curso de Auditorías 126 Auditorías y Revisión del Sistema de Gestión de Calidad  Además de las auditorías debe considerarse:  Cambios que podrían afectar al sistema de gestión  Recomendaciones para la mejora  Desempeño de proveedores
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