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33341 1 33341 1 Document Transcript

  • UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA MODALIDAD A DISTANCIA TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CP – MODALIDAD A DISTANCIA TÍTULO DE LA TESIS DE GRADO: “LA AUDITORÍA FINANCIERA COMO INSTRUMENTO DE CONTROL CONTABLE Y FINANCIERO. CASO PRÁCTICO AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA” ELABORADO POR: MARIA ELISA SOLEDISPA SALTOS DIRECTOR DE TESIS ING. CARLOS MONAR MERCHAN MANTA – ECUADOR AGOSTO 2007
  • AGRADECIMIENTO Agradezco a todas las personas que hicieron posible este trabajo, a mi familia, a mi hermana y compañera de estudios Candy Soledispa por el incentivo, apoyo y guía brindados para la culminación de este proyecto. Gracias también a la empresa Automotores y Anexos S.A. Sucursal Manta, que me prestó todas las facilidades para realizar este trabajo investigativo y obtener así mi título profesional. María Elisa Soledispa Saltos.
  • DEDICATORIA Dedico el presente trabajo que representa la culminación de mi carrera universitaria y el inicio de mi vida como profesional a mis padres Cpa. Luis Soledispa Lucas y Lcda. Dolores Saltos Macías, a mis hermanos Candy, Danny y Luis, que siempre me apoyaron a lo largo de mis estudios. En especial lo dedico a mi mamá Lolita, porque siempre está a mi lado en mis triunfos y fracasos, impulsándome a seguir adelante en todos los retos que me he propuesto alcanzar. María Elisa Soledispa Saltos. View slide
  • Yo, MARIA ELISA SOLEDISPA SALTOS, soy la responsable de la elaboración e investigación de esta tesis, para lo cual he utilizado procedimientos técnicos, debidamente autorizados por Automotores y Anexos S.A. Manta o por las Normativas de Contabilidad NEA o NIC, etc. En tal virtud declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto son de exclusiva responsabilidad de la autora. María Elisa Soledispa Saltos. View slide
  • CERTIFICO Que el presente trabajo de práctica profesional realizado por la alumna: MARIA ELISA SOLEDISPA SALTOS, ha sido orientado y revisado durante su ejecución, por tanto, autorizo su presentación. Manta, Agosto del 2007. ING. CARLOS MONAR MERCHAN DIRECTOR DE TESIS
  • INDICE: Pág. CAPÍTULO I 1.1 Introducción…………………………………………………………………….1 1.2 Antecedentes. .…………………………………………………………………1 1.3 Planteamiento del Problema……………………………………………………2 1.4 Justificación e importancia del tema……………………………………………4 1.5 Alcance del Trabajo………………………………………………………….....4 1.6 Objetivos………………………………………………………………………..5 1.7 Hipótesis ………………………………………………………………………5 1.8 Variables………………………………………………………………………...5 CAPÍTULO II 2.1 Base Conceptual………………………………………………………………...7 2.1.1. Auditoría………………………………………………………………………...7 2.1.1.1 Auditoría de los Estados Financieros………………………………………….11 2.1.1.2 Tipos de Auditoría y sus objetivos…………………………………………….13 2.1.1.3 Tipos de Auditores…………………………………………………………….14 2.1.1.4 Normas de Auditoría.………………………………………………………….16 2.1.1.5 Responsabilidad Legal de los auditores……………………………………….17 2.1.1.6 Evidencia de Auditoría………………………………………………………...20 2.1.1.7 Fases de Auditoría……………………………………………………………..23 2.1.2. Control interno………………………………………………………………...31 2.1.2.1. Ambiente de Control…………………………………………………………..32 2.1.2.2 Evaluación del riesgo………………………………………………………….36 2.1.2.3 Sistema de Información Contable y de comunicación………………………...36 2.1.2.4 Actividades de Control………………………………………………………...37 2.1.2.5 Consideración del control Interno por parte de los auditores…………………38 2.2 Base Legal……………………………………………………………………..39
  • 2.2.1 Ley de Régimen Tributario Interno y el Reglamento para su aplicación……...39 2.2.2 Normas Ecuatorianas de Auditoría…………………………………………….41 2.2.3 Normas Ecuatoriana de Contabilidad………………………………………….43 2.2.4 Ley Orgánica Aduanera……………………………………………………….46 2.2.5 Ley Orgánica de Defensa del Consumidor…………………………………….48 2.2.6 Ley de Compañías………..……………………………………………………49 2.2.7 Normas Internacionales de Auditoría………………………………………….58 2.2.8 Normas Internacionales de Contabilidad……………………………………...60 CAPÍTULO III 3.1 Diagnóstico de la empresa Automotores y Anexos Manta……………………62 3.1.1 Antecedentes Generales………………………………………………….........62 3.1.2 Base Legal……………………………………………………………………..66 3.1.3 Objetivo.. …………………………………………………………...................68 3.1.4 Misión y Visión………………………………………………………………..68 3.1.5 Productos que ofrece…………………………………………………………..69 3.1.6 Estructura Corporativa………………………………………………………...70 3.1.7 Estructura Administrativa y Operativa del Dep. Contable-Financiero……...77 3.1.8 Análisis FODA del área Contable Financiera…………………………..……..79 CAPÍTULO IV 4.1 Auditoría financiera a la empresa Automotores y Anexos S.A. Manta……….80 4.1.1. Presentación de la propuesta de auditoría al Gerente………………………….80 4.1.2 Recopilación de información preliminar………………………………………81 4.1.3 Elaboración del programa de auditoría………………………………………..82 4.1.4 Elaboración y evaluación del cuestionario de control interno………………...89 4.1.5 Preparación y elaboración de papeles de trabajo……………………………..101 4.1.6 Elaboración del informe de auditoría…………….…………………………..122
  • CAPÍTULO V 5.1 Conclusiones…………………………………………………………………136 5.2 Recomendaciones…………………………………………………………….137 BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………………………139 ANEXO
  • 2 CAPÍTULO I 1.1 Introducción. La tesis que presento para el trabajo de grado se trata de una Auditoría Financiera realizada en la empresa Automotores y Anexos S.A. en Manta – Manabí, con la finalidad de demostrar que esta puede ser un instrumento de control contable y financiero para los directivos de esta organización. La estructura de la tesis está compuesta por cuatro capítulos. En el capítulo primero está el procedimiento metodológico de la investigación para la propuesta de mi tesis. En el capítulo segundo presenta contenidos bibliográficos para el desarrollo de la tesis como es la base conceptual de la auditoría; tipos de auditoría, tipos de auditores, las fases de la auditoría; en esta fase de auditoría hace mención del control interno para la eficacia de la auditoría, y el marco regulatorio que sirve para el buen desenvolvimiento a cualquier tipo de compañía como son: la Ley de Régimen Tributario Interno, las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, Normas Ecuatorianas de Auditoría, etc. En el capítulo tercero está una descripción general de la compañía como es la base legal, la estructura corporativa, los objetivos, misión y visión y de la línea de negocio que ofrece en el mercado de Manabí. En el capítulo cuarto se ha desarrollado un programa de auditoría a las cuentas más importantes de los estados financieros consolidados con el objetivo de presentar una razonabilidad del resultado de estos estados, y por último, el capítulo cinco se encuentran las conclusiones y recomendaciones. 1.2 Antecedentes Automotores y Anexos S.A., se constituyó en Quito el 23 de Marzo de 1963, es una empresa dedicada a la importación y comercialización de vehículos y repuestos Nissan y Renault, llantas Pirelli y Lubricantes y Aditivos Cyclo. Mantiene relaciones comerciales con países como Japón, Francia, España, México, EE.UU., Brasil, Colombia, Corea y Turquía.
  • 2 Se encuentra conformada por cinco sucursales: Quito, Guayaquil, Ambato, Cuenca y Manta, y por cinco líneas de negocios que son: Vehículos Nuevos, Repuestos, Llantas, Lubricantes/Aditivos y Talleres, cabe resaltar que el negocio de talleres es manejado en forma individual por la empresa subsidiaria Talleres Nissan-Renault S.A. Automotores y Anexos S.A. Sucursal Manta, comenzó sus labores en el año 1975, al momento se encuentra conformada por los siguientes departamentos: Departamento Administrativo: Gerente de Sucursal Departamento de Ventas: Jefes de Ventas y Vendedores Departamento de Contabilidad: Contadora y Asistente contable-cajera Departamento de Logística: Encargado de logística Departamento de Mantenimiento: Conserje y Mensajero El departamento de contabilidad de la Sucursal Manta se encuentra conformado por una contadora y una asistente contable-cajera. Posee un sistema contable integrado a nivel nacional, que le permite el ingreso de datos, mayorización, emisión de reportes por cuentas y los respectivos Balances mensuales y anuales, los cuales son consolidados por el Contador General que se encuentra en la Matriz ubicada en la ciudad de Quito. 1.3 Planteamiento del problema La información contable que se genera en la Sucursal Manta no es auditada periódicamente y no es utilizada como una herramienta de estricto control interno. Los auditores externos se han regido a la información que le envía todos los años la contadora de la sucursal, pero nunca se ha realizado la constatación física de los documentos contables que soportan las transacciones comerciales. La situación refleja lo siguiente:  Falta de una auditoría a los estados financieros de la sucursal que permita verificar la correcta aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados, las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y diferentes regulaciones con respecto a la Ley Régimen tributario Interno.
  • 3  Contratación de auditoría contable externa sólo para las sucursales de Quito, Guayaquil y Cuenca.  Falta de coordinación e instrucción del personal que tiene que ver con el manejo de la información contable. Esta problemática tanto individual como en conjunto no permite que se logre obtener una información contable veraz que pueda ser utilizada tanto para el control interno como para la medición de resultados financieros. Si continuaba ésta situación la sucursal podría ser presa fácil de robos y desfalcos, así como de glosas por parte del SRI al descubrirse que no se estaba aplicando las leyes tributarias correctamente, además la gerencia hubiese tomado decisiones erradas ante la presentación de balances equivocados. Para la obtención de buenos resultados se hizo indispensable, que un auditor externo verificara los Estados Financieros, que evaluara la información contable y de su punto de vista con respecto a los controles internos De acuerdo a lo antes mencionado se plantearon las siguientes preguntas interrogantes:  ¿Qué efectos produce en la empresa Automotores y Anexos Sucursal Manta la ausencia de una auditoría externa?  ¿Se están aplicando correctamente los principios y normas contables?  ¿La presentación de los estados financieros están de acuerdo a las normas y principios contables?  ¿Se están aplicando correctamente las leyes tributarias?  ¿Cuál es el nivel de capacitación del personal en cuanto a normas y leyes contables y tributarias?  ¿Existe un programa de capacitación para el contador?  ¿Cuáles son las herramientas de control contable y financiero que actualmente aplica Automotores y Anexos S.A. Manta?  ¿Se están obteniendo resultados óptimos y confiables con estas herramientas?  ¿Cuáles son sus fortalezas y debilidades?  ¿Cuáles son los puntos críticos?  ¿Qué tipos de fenómenos se presentan?
  • 4  ¿Qué aspectos del problema se desconocen? 1.4 Justificación e Importancia del tema La investigación realizada busca, mediante la aplicación de la teoría y los conceptos básicos de Contabilidad y Auditoría encontrar explicaciones a los resultados contables, lo cual permitirá contrastar los diferentes conceptos de Contabilidad y Auditoría en una realidad como Automotores y Anexos Sucursal Manta. La aplicación y utilización de las Técnicas de Auditoría permitió realizar la auditoría de los estados financieros de la empresa. El resultado de la investigación es el informe de auditoría que permitirá medir el grado de eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera y contable para así salvaguardar los activos, la fidelidad del proceso de información y registros, y el cumplimiento de las normas contables, leyes tributarias y políticas definidas. Además a través del resultado de la auditoría permitirá encontrar soluciones concretas a problemas de control interno que pueda presentar esta empresa. 1.5 Alcance del trabajo Este trabajo investigativo se realizó en la empresa Automotores y Anexos Sucursal Manta, la cual se encuentra ubicada en el Barrio La Paz, la avenida 4 de noviembre # 1003, en el departamento contable-financiero, las muestras objeto de análisis fueron los estados financieros, comprobantes contables, respaldos, documentos mercantiles, etc., correspondientes al Ejercicio Económico del 2006. El caso práctico y demostrativo de Auditoría Financiera se encuentra encaminado a identificar oportunidades de mejora en cuanto a: mantenimiento de los registros contables y los sistemas de control interno adecuados, la elección y aplicación de los principios y normas contables apropiadas y la salvaguardia de los activos de dicha sucursal. Además de la auditoría a los estados financieros se realizó trabajos de revisión y verificación de documentos contables, los cuales tiene como objetivo la emisión de un informe dirigido a poner en manifiesto una opinión técnica frente a terceros sobre si dichos
  • 5 estados o documentos contables reflejan adecuadamente los hechos económicos acaecidos en la sucursal que deberían contener aquellos. 1.6 Objetivos 1.6.1 Objetivo General: 1.6.1.1 Demostrar que la auditoria financiera es un instrumento válido de control contable y financiero. 1.6.2 Objetivos Específicos. 1.6.2.1 Determinar si los estados financieros han sido elaborados de acuerdo con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados. 1.6.2.2 Comprobar si se han aplicado correctamente las leyes tributarias. 1.6.2.3 Realizar un ejercicio práctico que consiste en la auditoría financiera al ejercicio económico del año 2006. 1.6.2.4 Emitir un informe de auditoría externa por el ejercicio económico 2006. 1.7 Hipótesis 1.7.1 Hipótesis Central La auditoría a los estados financieros de Automotores y Anexos Manta permitirá conocer el grado de control interno y cumplimiento de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Normas Ecuatorianas de Contabilidad, Normas Ecuatorianas de Auditoría y demás leyes tributarias aplicables a las actividades que realiza la empresa. 1.7.2 Hipótesis Secundaria La carencia de controles internos en la empresa Automotores y Anexos Manta provoca un incremento de gastos innecesarios, la posibilidad de fraudes y robos y la presentación de informes financieros erróneos. 1.8 Variables. Las variables que se introducen en el estudio son:
  • 6 1.8.1 Variable Independiente. Auditoría de los estados financieros de Automotores y Anexos. S.A. Manta. 1.8.2 Variable Dependiente. Conocer el grado de control interno y cumplimiento de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Normas Ecuatorianas de Contabilidad, Normas Ecuatorianas de Auditoría y demás leyes tributarias. 1.8.3 Indicadores.  Estados financieros del Ejercicio Económico 2006  Herramientas de control interno  Políticas Internas de control interno  Comprobantes contables y respaldos  Documentos mercantiles  Funciones del contador  Funciones del cajero  Disposiciones Legales  Indicadores Financieros  Índices de Gestión  Índices de Ventas  Índice de Personal-Recurso Humano  Informe final del auditor  Manual de funciones del personal
  • 7 CAPÍTULO II 2.1 Base conceptual 2.1.1 Auditoría Aunque los objetivos y conceptos que guían las auditorías de hoy en día eran casi desconocidos en los primeros años del siglo XX, se han realizado auditorías de diferentes tipos a través de la historia registrada del comercio y de las finanzas de los gobiernos. El significado original de la palabra auditor fue “persona que oye”, y fue apropiado para la época durante la cual los registros de contabilidad gubernamental eran aprobados solamente después de su lectura pública en la cual las cuentas eran leídas en voz alta. Desde tiempos medievales, y durante la Revolución Industrial, se realizaban auditorías para determinar si las personas en posiciones de responsabilidad oficial en el gobierno y en el comercio estaban actuando y presentando informes en forma honesta. Durante la Revolución Industrial, a medida que el tamaño de las empresas aumentaba, sus propietarios empezaron a utilizar los servicios de gerentes contratados. Con esta separación de grupos de propiedad y gerencia, los propietarios ausentes acudieron cada vez con mayor frecuencia a los auditores para protegerse contra el peligro de errores no intencionales, lo mismo que contra los fraudes cometidos por gerentes y empleados. Los banqueros fueron los principales usuarios externos de los informes financieros (generalmente, sólo balances generales) y se preocuparon también por saber si los informes estaban distorsionados debido a errores o fraude. Antes de 1900, de manera consecuente con este objetivo principal de detectar errores y fraudes, con frecuencia las auditorías incluían un estudio de todas, o casi todas, las transacciones registradas.1 En la primera mitad del siglo XX, el enfoque del trabajo de auditoría tendió a alejarse de la detección de fraude y se dirigió hacia la nueva meta de determinar si los estados financieros presentaban un panorama completo y razonable de la posición financiera. Este 1 WHITTINGTON O. RAY, Auditoría un enfoque Integral. Editorial Mc Graw Hill. Colombia 2001.
  • 8 desplazamiento en el énfasis fue una respuesta al número creciente de accionistas y al mayor tamaño correspondiente de las entidades corporativas. Además de los nuevos accionistas, los auditores se tornaron más responsables frente a las agencias gubernamentales, frente a terceros que pudieran depender de la información financiera. Los banqueros habían dejado de ser los únicos usuarios externos importantes de la información financiera auditada. La razonabilidad de las ganancias reportadas se convirtió en un asunto de primordial importancia. A medida que las entidades corporativas en gran escala se desarrollaban rápidamente en Gran Bretaña y Estados Unidos, los auditores empezaron a obtener muestras de transacciones seleccionadas, en lugar de estudiar todas las transacciones. Gradualmente, los auditores y los gerentes de negocios llegaron a aceptar la proposición de que el examen cuidadoso de relativamente pocas transacciones seleccionadas daría un nivel confiable, efectivo en términos de costos, de la precisión de otras transacciones similares. Adicionalmente al muestreo, los auditores tomaron conciencia de la importancia de un control interno efectivo. El control interno de una compañía consiste en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una confiabilidad razonable que los objetivos de la compañía serán alcanzados, incluido el objetivo de preparar estados financieros precisos. Los auditores encontraron que al estudiar el control interno del cliente, podían identificar las áreas de fortaleza, lo mismo que las áreas de debilidad. Cuanto más fuerte sea el control interno, menos pruebas de los saldos de las cuentas de estados financieros son requeridas por los auditores. Para aquellas cuentas o fases de las operaciones financieras en las cuales los controles fueron débiles, los auditores aprendieron que debían expandir la naturaleza y alcance de sus pruebas del saldo de la cuenta. Con la mayor dependencia en el muestreo y en el control interno, las normas profesionales empezaron a enfatizar en las limitaciones de la capacidad de los auditores de detectar el fraude. La profesión reconoció que las auditorías diseñadas para descubrir fraude serían muy costosas. Un buen control interno y los bonos de garantía fueron reconocidos como mejores técnicas de protección de fraude que las auditorías.2 2 WHITTINGTON O. RAY, Auditoría un enfoque Integral. Editorial Mc Graw Hill. Colombia 2001.
  • 9 A partir de la década de los sesenta, en los Estados Unidos la detección de fraude en gran escala asumió un papel más grande, en el proceso de auditoría. Las normas profesionales, que utilizaron el término irregularidades en lugar de fraude, describieron la presentación de informes financieros fraudulentos y malversación de activos. Este desplazamiento en el énfasis para tomar una mayor responsabilidad en la detección del fraude fue el resultado de:  Un incremento sustancial en la presión del Congreso para asumir una mayor responsabilidad por los fraudes en gran escala.  Una diversidad de procesos judiciales exitosos que reclamaban que los informes financieros fraudulentos habían quedado inapropiadamente sin detección por parte de los auditores independientes y  La convicción por parte de los contadores públicos de que debería esperarse de las auditorías la detección de fraude material. En el año de 1996, en respuesta a una brecha de expectativas continuas entre las exigencias de los usuarios y el desempeño de los auditores, se reunió la Junta de Normas de Auditoría (Auditing Standard Board, ASB), emitió una guía para los auditores, requiriendo una evaluación explícita del riesgo de error en los estados financieros en todas las auditorías, debido al fraude. A los auditores se les exigió la modificación de sus procedimientos de auditoría, cuando fuera necesario, para reflejar los resultados de esa evaluación. El uso creciente de sistemas sofisticados de computación no ha alterado la responsabilidad del auditor en la detección de errores y fraude. La naturaleza de los procedimientos de auditoría se ha visto afectada, sin embargo, a medida que se ha exigido a los auditores desarrollar nuevos enfoques para evaluar el control interno y los saldos de los estados financieros. A finales de la década de los ochenta y principios de los noventa, los miles de millones de dólares en fondos federales requeridos para rescatar la industria de ahorro y préstamo ocasionaron una tendencia hacia una mayor regulación de las instituciones financieras aseguradas federalmente. El Congreso y las agencias reguladoras estaban convencidos de que la clave para evitar esos problemas era la reglamentación de leyes efectivas y la exigencia de informes de los auditores, en cumplimiento de las provisiones de estas leyes y
  • 10 regulaciones. Un ejemplo importante de este tipo de legislación es la Ley de Mejoramiento de la Corporación Federal de Seguro de Depósito (Federal Deposit Insurance Corporation, FDIC) de 1991. Esta ley exige que la gerencia de las grandes instituciones financieras comprometa a sus auditores en la atestación de las afirmaciones de la gerencia sobre el cumplimiento por parte de la institución de las leyes y regulaciones relacionadas con su seguridad y solidez. Como resultado de un diverso número de casos de informes financieros fraudulentos, las principales organizaciones de contabilidad patrocinaron la Comisión Nacional sobre la Presentación de Informes Financieros Fraudulentos (Treadway Commission) para estudiar las causas de los informes fraudulentos y hacer recomendaciones para reducir su incidencia. El informe final de la comisión, emitido en 1987, hacía diversas recomendaciones a los auditores, a las compañías públicas, a los reguladores y a los educadores. Muchas de las recomendaciones a los auditores fueron reglamentadas por la Junta de Normas de Auditoría en un grupo de Declaraciones sobre normas de auditoría, conocidas como las normas de la brecha de expectativas. Las recomendaciones de la Comisión sobre control interno condujeron al desarrollo de un marco de referencia del control interno, titulado Control Interno: Marco de referencia integrado, que sería utilizado para evaluar el control interno de una organización. El desarrollo de estos criterios de control interno ha aumentado la demanda de atestación por parte de los auditores sobre la efectividad del control interno. Por ejemplo, la ley de mejoramiento Federal Deposit Insurance Corporation, FDIC, exige también a la gerencia de las grandes instituciones financieras que comprometan a sus auditores para certificar o atestar sobre la efectividad de las afirmaciones hechas por la gerencia acerca de la efectividad de los controles de la institución y sobre la presentación de los informes financieros. En resumen los aspectos principales del desarrollo de la auditoría del siglo XX son:  Un desplazamiento en el énfasis, hacia la determinación de la razonabilidad de los estados financieros.  Una mayor responsabilidad del auditor hacia terceros, como agencias gubernamentales, bolsas de valores y millones de inversionistas.  Un cambio en el método de auditoría, del examen detallado de las transacciones individuales hacia el uso de técnicas de muestreo, incluido el muestreo estadístico.
  • 11  Reconocimiento de la necesidad de considerar la efectividad del control interno como guía de dirección y cantidad de las pruebas y muestreo que deben realizarse.  Desarrollo de nuevos procedimientos de auditoría aplicables a sistemas de computación y el uso del computador como una herramienta de auditoría.  Reconocimiento de la necesidad que tienen los auditores de encontrar medios para protegerse de la ola actual de litigios  Un incremento en la demanda de una pronta revelación de la información favorable y desfavorable concerniente a cualquier compañía de propiedad del público.  Mayor responsabilidad para evaluar el riesgo de fraude material  Mayor demanda de atestación por parte de los CPA de las afirmaciones de la gerencia sobre el cumplimiento de las leyes y regulaciones y sobre la efectividad del control interno.3 2.1.1.1 Auditoría de los estados financieros El objetivo principal de la auditoría de los estados financieros de una sociedad, considerados en su conjunto, es la emisión de un informe dirigido a poner de manifiesto una opinión técnica sobre si dichos estados financieros expresan, en todos los aspectos significativos, la imagen fiel del patrimonio y la situación financiera de la sociedad, así como del resultado de sus operaciones en el período examinado, de conformidad con principios y normas de contabilidad generalmente aceptados. El auditor examina los estados financieros, que son de la sociedad y constituyen manifestaciones de su dirección. El auditor de cuentas es responsable de formar y expresar una opinión sobre los estados financieros. Sin embargo, es responsabilidad de los administradores de la sociedad la formulación de dichos estados financieros, lo que incluye:  El mantenimiento de los registros contables y los sistemas de control interno adecuados.  La elección y la aplicación de los principios y normas contables apropiadas.  La salvaguarda de los activos de dicha sociedad. 3 WHITTINGTON O. RAY, Auditoría un enfoque Integral. Editorial Mc Graw Hill. Colombia 2001.
  • 12 Además de la auditoría de estados financieros existen trabajos de revisión y verificación de otros estados y documentos contables, trabajos a realizar por un auditor de cuentas. Estos trabajos tiene como objetivo la emisión de un informe dirigido a poner de manifiesto una opinión técnica frente a terceros sobre si dichos estados o documentos contables reflejan adecuadamente los hechos económicos acaecidos en la sociedad que deberían contener aquellos. El auditor determinará el alcance de su trabajo de acuerdo con las normas técnicas de auditoría. Al aplicar dichas normas, y al decidir los procedimientos de auditoría que llevará a cabo, el auditor empleará su juicio profesional teniendo en cuenta los conceptos de importancia y riesgos relativos. El concepto de importancia relativa es fundamental en el trabajo del auditor. En base a ello, los procedimientos a aplicar en aquellas áreas más significativas y en las que sea más probable la existencia de errores deberán ser más amplios que en aquellas áreas donde no se den estas circunstancias. Los procedimientos de auditoría se diseñan para que el auditor pueda obtener una evidencia suficiente en la que basar la opinión de auditoría, no se diseñan con el objetivo de detectar errores o irregularidades de todo tipo que hayan podido cometerse. No obstante cuando el auditor detecte algún error o irregularidad que no afecte a su opinión de auditoría por no tener un efecto significativo sobre los estados financieros deberá comunicar ésta circunstancia al órgano de la sociedad que tenga competencias para resolver la situación detectada. Cabe distinguir, por tanto, entre error e irregularidad. Una definición podría ser la siguiente: Se entiende por ERROR una equivocación no intencionada en los estados financieros, tanto matemática o administrativa como de aplicación o interpretación de principios o normas contables o debida al descuido o mala comprensión de hechos o por un fallo humano. Se entiende por IRREGULARIDAD una distorsión o una omisión intencionada de cifras o de información en los estados financieros. Las irregularidades incluyen manipulación o
  • 13 falsificación de documentos contables, omisión intencionada de hechos importantes, aplicación indebida e intencionada de normas y principios contables, etc.4 2.1.1.2 Tipos de auditoría y sus objetivos. Las auditorías se clasifican en tres grandes categorías:  Auditorías de estados financieros.  Auditorías de cumplimiento.  Auditorías operacionales. 2.1.1.2.1 Auditorías de Estados Financieros.- Una auditoría de Estados Financieros cubre ordinariamente el balance general y los estados relacionados de resultados, ganancias retenidas y flujos de efectivo. La meta es determinar si estos estados han sido preparados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Las auditorías de estados financieros son realizadas normalmente por firmas de contadores públicos certificados; los usuarios de los informes de los auditores incluyen la gerencia, los inversionistas, los banqueros, los acreedores, los analistas financieros y las agencias gubernamentales. 2.1.1.2.2 Auditorías de cumplimiento.- El desempeño de una auditoría de cumplimiento depende de la existencia de información verificable y de criterios o normas reconocidas, como las leyes y regulaciones establecidas o las políticas y procedimientos de una organización. Un ejemplo típico es la auditoría de una declaración de renta (o impuestos) por parte de un auditor del Servicio de Rentas Internas (SRI). Estas auditorías buscan determinar si una declaración de renta está cumpliendo con las leyes de impuestos y las regulaciones del SRI. Los hallazgos de los auditores del SRI son transmitidos al contribuyente a través del informe del auditor del SRI. Otro ejemplo de un auditoría de cumplimiento es la revisión periódica del banco por parte de los examinadores de éste, empleados por la Superintendencia de Bancos. Estas auditorías miden el cumplimiento de las leyes y regulaciones bancarias, y de las normas tradicionales de la práctica bancaria sana. 4 WHITTINGTON O. RAY, Auditoría un enfoque Integral. Editorial Mc Graw Hill. Colombia 2001.
  • 14 2.1.1.2.3 Auditorías operacionales.- Una auditoría operacional es un estudio de una unidad específica, área o programa de una organización, con el fin de medir su desempeño. Las operaciones del departamento receptor de una compañía manufacturera, pueden ser evaluadas en términos de su efectividad, es decir, de su éxito en lograr sus metas y responsabilidades establecidas. El desempeño también se juzga en términos de su eficiencia, es decir, el éxito en utilizar de la mejor manera los recursos disponibles para el departamento. Debido a que los criterios de efectividad y eficiencia no están tan claramente establecidos como lo están los principios de contabilidad generalmente aceptados y muchas leyes y regulaciones, una auditoría operacional tiende a exigir un juicio más subjetivo del que exigen las auditorías de cumplimiento. Por ejemplo, con frecuencia los auditores deben desarrollar criterios cuantificables para utilizarlos en la medición de la efectividad o eficiencias del departamento. 2.1.1.3 Tipos de auditores Además de la auditoría de los estados financieros realizadas por los contadores públicos certificados, otros grupos de profesionales realizan programas de auditoría en gran escala. Entre esto otros tipos de auditores bien conocidos están los auditores internos, los auditores de la Contraloría General del Estado y los auditores del Servicio de Rentas Internas. 2.1.1.3.1 Auditores internos y externos.- Casi toda gran corporación mantiene un personal de auditoría interna. Los auditores internos también son empleados ampliamente por las organizaciones gubernamentales y sin ánimo de lucro. Una meta principal de los auditores internos es investigar y evaluar la efectividad con la cual las diversas unidades organizacionales de la compañía están realizando las funciones asignadas. Los auditores internos prestan mucha atención al estudio y evaluación del control interno. El personal de auditoría interna con frecuencia reporta al comité de auditoría de la junta directiva y también al presidente u otro alto ejecutivo. Esta ubicación estratégica en la estructura organizacional ayuda a asegurar que los auditores internos tengan fácil acceso a todas las unidades de la organización y que sus recomendaciones sean atendidas rápidamente por los jefes de departamento. Es imperativo que los auditores internos sean independientes de los jefes de departamentos y de otros ejecutivos de línea cuyo trabajo ellos revisan. Por tanto, generalmente, no sería deseable que el personal de auditoría
  • 15 interna estuviera bajo la autoridad del contador jefe. Sin importar el nivel del informe, sin embargo, los auditores internos no son independientes en el mismo sentido que los auditores independientes. Los auditores internos son empleados de la organización en la cual trabajan, y están sujetos a las restricciones inherentes en la relación empleador- empleado. Una gran parte del trabajo de los auditores internos consiste en las auditorías operacionales; adicionalmente, pueden realizar diversas auditorías de cumplimiento. El número y la clase de proyectos de investigación varían de un año a otro. A diferencia de los CPA, que se comprometen a verificar todo renglón significativo en los estados financieros anuales, los auditores internos no están obligados a repetir auditorías cada año. En el caso de los auditores externos son aquellos que de manera individual o perteneciendo a una firma, prestan servicios profesionales a una determinada empresa por un lapso de tiempo indicado en la carta de compromiso o contrato. 2.1.1.3.2 Auditores de la Contraloría General del Estado.- Estos auditores están encabezados por el contralor general del estado, sus tareas incluyen las auditorías de las agencias gubernamentales para determinar que los programas de gasto sigan la intención del estado y las auditorías operacionales para evaluar la efectividad y eficiencia de los programas gubernamentales seleccionados. Los auditores de la Contraloría General del Estado también realizan exámenes a las corporaciones que tienen contratos con el gobierno, para verificar que han sido hechos apropiadamente. 2.1.1.3.3 Auditores del Servicio de Rentas Internas.- El Servicio de Rentas Internas (SRI) es responsable de hacer cumplir las leyes tributarias. Sus agentes realizan auditorías de cumplimiento de las declaraciones de renta de los individuos y de las corporaciones para determinar que el ingreso ha sido calculado y los impuestos pagados en la forma requerida por la ley tributaria. Aunque las auditorías del SRI contemplan algunas declaraciones de renta individuales sencillas que pueden ser elaboradas en una hora aproximadamente en una oficina del SRI, éstas también incluyen auditorías de campo de
  • 16 las corporaciones más grandes de la nación, y comprenden temas tributarios altamente complejos.5 2.1.1.4 Normas de Auditoría El auditor desempeña una actividad profesional mediante la aplicación de una serie de conocimientos especializados. En el desarrollo de esta actividad adquiere responsabilidad no sólo con la dirección de la sociedad auditada, sino también con todos aquellos terceros que puedan hacer uso del informe de auditoría emitido. Debido a la importancia de la responsabilidad del auditor ante terceros, las corporaciones profesionales de todos los Estados han optado por definir unas normas de auditoría que regulen la actuación profesional del auditor. Estas normas son distintas de los procedimientos de auditoría, que son técnicas o actuaciones de revisión e inspección aplicables a partidas, transacciones o hechos relativos a los estados financieros sujetos a examen. A través de los cuales el auditor obtiene la evidencia suficiente para fundamentar su opinión de auditoría. Sin embargo, las normas de auditoría son los requisitos mínimos que deben cumplir el auditor en el desempeño de su actuación profesional para expresar una opinión técnica responsable. Existen tres tipos de normas:  Normas técnicas de carácter general.  Normas técnicas sobre la ejecución del trabajo.  Normas técnicas sobre preparación de informes. 2.1.1.4.1 Normas técnicas de carácter general.- Determina las condiciones que deben reunir los auditores de cuentas, regulando las siguientes cuestiones:  Regulación de los criterios que deben seguir los auditores en el desarrollo de su actividad, a fin de garantizar su independencia, integridad y objetividad.  Secreto profesional.  Remuneraciones. 5 WHITTINGTON O. RAY, Auditoría un enfoque Integral. Editorial Mc Graw Hill. Colombia 2001.
  • 17  Formación y experiencia mínima.  Sistemas de control que deben establecer todo auditor a fin de garantizar el cumplimiento de las normas de auditoría en el desarrollo de su actividad profesional. 2.1.1.4.2 Normas técnicas sobre la ejecución del trabajo.- Regulan el conjunto de técnicas de investigación e inspección aplicables a partidas, transacciones o hechos relativos a documentos contables sujetos a examen, mediante los cuales el auditor fundamenta su opinión responsable e independiente, haciendo referencia a:  Trabajos necesarios para conocer los sistemas de control interno de la sociedad auditada, cuya evaluación servirá de base para determinar la amplitud de las pruebas de auditoría a desarrollar.  Planificación y programación de los trabajos.  Ejecución de los trabajos, incluyendo los métodos y pruebas adecuados para obtener evidencia.  Contenido, custodia y otros principios relativos a la documentación justificativa del trabajo realizado.  Revisión por el auditor de sus propios trabajos. 2.1.1.4.3 Normas técnicas sobre preparación de informes.- Regulan los principios relativos a la elaboración y presentación del informe de auditoría, estableciendo la extensión y el contenido sus diferentes tipos, así como los criterios que fundamenten el modelo a utilizar a cada caso. 2.1.1.5 Responsabilidad legal de los auditores Debido al creciente número de demandas o quejas reales o imaginarias, acerca de negligencia profesional, los auditores deben enfocar cada contrato con la perspectiva de que puede exigírseles defender su trabajo en un juicio. Aún si la corte falla a favor de los auditores, los costos de defender una acción legal pueden ser gigantescos. Como resultado, el costo del seguro de responsabilidad profesional ha aumentado a una tasa alarmante. Los costos no son la única preocupación en esta área; las demandas legales pueden ser extremadamente dañinas para la reputación de un profesional y su firma de contadores-
  • 18 auditores. En casos extremos, los auditores pueden ser enjuiciados penalmente por negligencia. Quien considere la posibilidad de seguir la carrera de contaduría pública debe ser consciente de la responsabilidad legal inherente en el ejercicio de esta profesión. Algunos de los términos utilizados en derecho comercial sobre la responsabilidad legal de la auditoría son: Negligencia ordinaria o simple.- Es la violación del deber legal de ejercer cierta medida de cuidado que una persona prudente común ejercería bajo circunstancias similares. Para el auditor, negligencia es la incapacidad de desempeñar un deber en concordancia con las normas aplicables. Para fines prácticos, puede considerarse como la incapacidad de ejercer el debido cuidado profesional. Negligencia grave.- Se denomina a la falta de cuidado aún sutil, que indica un abandono imprudente de las responsabilidades de un profesional. La incapacidad sustancial por parte de un auditor de ajustarse a las normas de auditoría generalmente aceptadas podría ser interpretada como negligencia grave. Fraude.- Es la tergiversación de un hecho material o importante por parte de una persona, del cual esa persona sabe que es falso o inexacto o ha sido obtenido con indiferencia imprudente con respecto a la veracidad del hecho, con la intención de engañar a la otra parte y, como resultado, la otra parte se ve perjudicada. Un auditor que sea encontrado tergiversando adrede los hechos podría ser demandado por el cliente o por la otra parte perjudicada por fraude. Fraude implícito.- Es aquel fraude que no comprende una tergiversación con la intención de engañar. La negligencia grave por parte de un auditor ha sido interpretada por las cortes como fraude implícito. Privacidad contractual.- Es la relación que existe entre las partes que han firmado un contrato. Una firma de auditores está en privacidad con el cliente al que está sirviendo, lo mismo que con cualquier tercer beneficiario. Tercer beneficiario.- Es una persona mencionada en un contrato o a quienes las partes contratantes les otorgan derechos y beneficios definidos bajo el contrato. Por ejemplo, si
  • 19 un banco desea una copia de un informe de auditoría para sustentar un préstamo, este se convierte en un tercer beneficiario Carta o contrato de compromiso.- Es el contrato escrito que resume las relaciones contractuales entre el auditor y el cliente. Este especifica típicamente al alcance de los servicios profesionales que el auditor debe prestar, las fechas de terminación esperadas y la base para la determinación de sus honorarios. Incumplimiento de contrato.- Es la incapacidad de una de las partes, o de ambas, de desempeñar en concordancia con las disposiciones del contrato. Una firma de auditores podría ser demandada por incumplimiento de contrato, por ejemplo, si ésta no logra desarrollar el contrato en concordancia con la carta de compromiso. La negligencia por parte del auditor también constituye un incumplimiento del contrato. Causa próxima.- Es cuando el daño es directamente atribuible a un acto de un delincuente. El tema de causa próxima puede plantearse como defensa en un pleito. Aunque una firma de auditores podría haber sido negligente en la prestación de servicios, ésta no será responsable por la pérdida del demandante, si su negligencia no fue causa próxima de la pérdida. Demandante.- Es la persona que reclama por lo daños y entabla la demanda contra el acusado. Negligencia contribuyente.- Es la negligencia por parte del demandante que ha contribuido para que se presente la pérdida. La negligencia contribuyente puede ser utilizada como defensa, porque la corte puede limitar o prohibir la recuperación por parte de un demandante cuya propia negligencia contribuyó a la pérdida. Ley común.- Se refiere a la ley no escrita que se ha desarrollados a través de decisiones de la corte; ésta representa una interpretación judicial del concepto de justicia de una sociedad. Por ejemplo, el derecho a demandar a una persona por fraude es una ley común legal. Ley reglamentaria.- Es la ley que ha sido adoptada por una unidad gubernamental.
  • 20 En cualquier firma grande de auditores, que realiza miles de auditorías al año encontrarán en un momento u otro que ha emitido un informe no calificado sobre estados financieros que en retrospectiva llevan conclusiones erróneas. En algunas ocasiones la responsabilidad del auditor puede ser obvia. En otros, no será tan obvia, si la situación se debe a una auditoría inadecuada, o si se debe a otros factores. 2.1.1.5.1 Responsabilidad de los auditores ante sus clientes bajo la ley común. Los auditores al aceptar un contrato están obligados a prestar debido cuidado profesional, esta obligación existe aunque ésta haya sido expresada o no en el contrato escrito con el cliente, que ordinariamente es la compañía misma, en contraste con los accionistas. La responsabilidad de los auditores frente a los clientes puede estar basada en:  El incumplimiento de contrato.  Una acción por responsabilidad extracontractual por negligencia  Ambos. Para establecer la responsabilidad de un auditor, un cliente debe demostrar:  Deber.- El auditor aceptó el deber de cuidar el ejercicio de su labor con habilidad, prudencia y diligencia.  Quebramiento del deber.- El auditor quebrantó su deber de cuidado mediante desempeño negligente.  Pérdida.- El cliente sufrió una pérdida.  Causa próxima.- La pérdida fue resultado del desempeño negligente del auditor. La responsabilidad de los auditores con los clientes surge con frecuencia de una incapacidad de descubrir una malversación de desfalco perpetuado contra el cliente por sus empleados. Un cliente que ha sufrido pérdidas puede acusar a los auditores de negligencia, al no descubrir el plan engañoso o ardid, y demandar a los auditores por la cuantía de la pérdida. 2.1.1.5.2 Responsabilidad de los auditores con terceros.- Los clientes tienen un recurso contra los auditores por perjuicios ocasionados por una auditoría inapropiada a través del incumplimiento de contrato y por demandas de responsabilidad extracontractual.
  • 21 La responsabilidad de los auditores con terceros surge cuando estos se han servido de un informe de auditoría producto de una auditoría inadecuada. 2.1.1.6 Evidencia de Auditoría Los auditores evalúan evidencias para saber si los estados financieros siguen los criterios apropiados, usualmente los principios de contabilidad generalmente aceptados. Se debe reunir evidencia suficiente y competente para obtener una base adecuada para expresar su opinión sobre los estados financieros. La evidencia competente y suficiente se obtiene mediante inspección, observación indagaciones y confirmaciones para obtener una base razonable para expresar una opinión relacionada con los estados financieros bajo auditoría. Los procedimientos de auditoría están diseñados para obtener evidencia sobre las afirmaciones de la gerencia que acompañan los estados financieros. Cuando los auditores han reunido suficiente evidencia de auditoría sobre cada afirmación importante de los estados financieros, cuentan con bastantes evidencias que sustentar su opinión. Las afirmaciones en los estados financieros:  Existencia u ocurrencia.- Los activos, pasivos y patrimonio de los accionistas presentados en los estados financieros existen; las transacciones registradas han ocurrido.  Totalidad.- Están incluidas todas las transacciones, activos, pasivos y patrimonio de los propietarios, que deben ser presentadas en los estados financieros.  Derechos y obligaciones.- El cliente tiene derecho en los activos y la obligación de pagar los pasivos que están incluidos en los estados financieros.  Valuación o asignación.- Los activos, pasivos, patrimonio de los propietarios, ingresos y gastos están presentados en valores determinados, en concordancia con los principios de contabilidad generalmente aceptados.  Presentación y revelación.- Las cuentas están descritas y clasificadas en los estados financieros, en concordancia con los principios de contabilidad generalmente aceptados, y se presentan todas las revelaciones materiales.
  • 22 2.1.1.6.1 Materia o asunto de evidencia.- La evidencia debe ser relevante y válida. Para que la evidencia sea relevante, ésta debe relacionarse con el objetivo de la auditoría que se está probando. La validez de la evidencia depende de las circunstancias en las cuales ésta se obtiene. Mientras esto hace que las generalizaciones sean difíciles, los siguientes factores, generalmente, afectan la validez de la materia de evidencia:  Cuando los auditores obtienen evidencia de fuentes independientes externas a la compañía del cliente, esto proporciona mayor seguridad que la que se obtiene únicamente dentro de la compañía.  Cuanto más efectivo sea el control interno, mayor será la confiabilidad de los registros de contabilidad y otros documentos generados internamente.  La evidencia obtenida directamente por los auditores a través del examen físico, la observación, el cálculo y la inspección es más persuasiva que la información obtenida indirectamente o de segunda mano. 2.1.1.6.2 Tipos de evidencia.- Con la finalidad de limitar o reducir adecuadamente el riesgo de auditoría, los auditores reúnen una combinación de muchos tipos de evidencia de auditoría, los tipos principales pueden resumirse de la siguiente manera:  Evidencia Física.- Es lo que pueden ver, existencia de propiedades, equipos, de oficina, autos, edificaciones, maquinarias de fábrica, conteo de dinero, etc.  Declaraciones de terceros.- Estas pueden ser por parte de distribuidores, Instituciones financieras, abogados, etc. Las solicitudes de confirmación se utilizan en la auditoría de una diversidad de cuentas, incluido efectivo, cuentas y documentos por cobrar, cuentas de deuda y cuentas de acciones de capital, cartas a abogados encargados de procesos judiciales, informes de especialistas, etc.  Evidencia documentaria.- Esta incluye cheques, facturas, contratos y minutas o actas de reuniones. La competencia de un documento como evidencia depende en parte si éste fue creado dentro de la compañía como facturas de ventas o por fuera de la compañía por ejemplo facturas de proveedor. Algunos documentos creados dentro de la compañía son enviados fuera de la organización para ser endosados y procesados; debido a esta revisión crítica de personas externas, estos documentos son considerados como una evidencia muy confiable.
  • 23  Cálculos.- Se realizan con la finalidad de demostrar la precisión matemática de los análisis y registros del cliente.  Relaciones recíprocas o interrelaciones de información.- Es la relación entre información financiera y algunas veces no financiera.  Declaraciones o representaciones del cliente.- Las declaraciones orales son preguntas formuladas al cliente, puede ser de empleados de todos los niveles, son útiles para revelar situaciones que requiere investigación o para corroborar otras formas de evidencia. Las representaciones del cliente constituyen un resumen de las declaraciones orales más importantes hechas por la gerencia durante el contrato.  Registro de contabilidad.- lo realizan a través de los libros diarios hasta los de mayor, documentos y lo comparan con tal evidencia documentaria de respaldo como cheques pagados, facturas u otros documentos fuentes. 2.1.1.7 Fases de auditoría Las fases para realizar una auditoría financiera son las siguientes: 2.1.1.7.1 Fase 1.- Planificación Inicial En esta etapa obtenemos o actualizamos nuestros conocimientos sobre el cliente y su entorno económico y de control, que finaliza con la elaboración de un plan de trabajo basado en este conocimiento del cliente y su negocio, y por tanto en el conocimiento del nivel de riesgo existente, de forma que el trabajo se centrará en aquellas áreas de los estados financieros auditados donde la posibilidad de que exista un error importante sea mayor. La planificación inicial está compuesta de las siguientes subfases: 2.1.1.7.1.1 Carta de encargo.- El primer paso a dar ante la petición de un cliente para que presentemos nuestros servicios es tan elemental como importante. Debemos preguntarnos: ¿Qué servicio espera el cliente de nosotros? En el entorno económico actual hay cierto desconcierto a la hora de entender la finalidad que persigue la realización de una auditoría de los estados financieros de una empresa. Ante la solicitud de una auditoría, lo primero que hay que aclarar es si la persona que nos realiza el encargo espera como resultado del trabajo un informe de auditoría o, por el contrario, espera algún otro tipo de informe económico. Una vez aclarado este aspecto y
  • 24 llegado a un preacuerdo con el cliente, el segundo paso a dar será plasmar el acuerdo por escrito, para proporcionar una evidencia que permita definir el alcance, objetivo y otros aspectos entre el cliente y el auditor y, por tanto, evitar malos entendidos con respecto al encargo. La carta de encargo debe contener:  Objetivo y alcance del trabajo.  Honorarios profesionales y número de horas estimadas en la realización del trabajo.  Período de contratación.  Indicación de limitaciones al alcance ya conocidas y el previsible efecto de estas salvedades sobre el informe de auditoría.  Indicación de que los estados financieros a auditar, preparados de acuerdo con principios y normas contables generalmente aceptadas (u otro principios), son responsabilidad de los administradores de la entidad.  Indicación sobre que no deberá haber limitaciones al alcance en las pruebas a realizar (distintas de las que pudieran existir por motivos ajenos a la entidad), por tanto, que se tendrá acceso a todos los registros contables, documentación u otra información necesaria para realizar el encargo.  Otros aspectos, tales como: Contacto con anteriores auditores, fechas de entrega del informe, grado de ayuda que se espera recibir de la entidad, condiciones de pago. Es importante que antes de aceptar un encargo, el auditor considere si existe alguna razón ética o técnica que aconseje rechazar el trabajo. 2.1.1.7.1.2 Aprendizaje o actualización de las particularidades del cliente y su entorno económico.- Es necesario para una auditoría eficaz que el personal que interviene en ella conozca adecuadamente el funcionamiento interno de la empresa y entorno del negocio del cliente. Este conocimiento nos permite:  Las áreas en la auditoría con más riesgo potencial de problemas.  Qué grado de subjetividad aplica el cliente en las distintas áreas de los estados financieros, y, por tanto, con mayor riesgo potencial de errores.  Si hay asuntos de contabilidad y auditoría especialmente significativos, así como si se dan transacciones importantes pero inusuales.
  • 25 Para entender el negocio del cliente tenemos que conocer como afectan sobre la empresa dos tipos de factores: 2.1.1.7.1.2.1 Factores externos.  Factores externos económicos, es la situación económica en la que se desenvuelve el negocio del cliente  Competencia o grado de liderazgo o falta de él en el mercado en que actúa.  Normativa fiscal y contable es la que se ve sometida la empresa, y otras prácticas de regulación por parte de los Organismos de Control Oficiales. 2.1.1.7.1.2.2 Factores Internos:  Situaciones que caen dentro del área de control de la empresa y que afecta a sus operaciones internas.  El conocimiento de estos factores nos va a permitir una primera aproximación a las áreas de los estados financieros con un mayor riesgo potencial de errores. 2.1.1.7.1.3 Revisión analítica general de los estados financieros y otra información financiera de interés.- Tenemos los estados financieros que estamos auditando. Ya conocemos su actividad y entorno económico en el que se desenvuelve el cliente. El siguiente paso es comentar con los responsables del departamento económico-financiero de la empresa sobre las principales magnitudes que afectan a los estados financieros. Los procedimientos de revisión analítica más comunes son los siguientes:  Comparación de datos absolutos  Revisión de índices  Comparación con presupuestos y proyecciones  Estudio del punto de equilibrio  Aplicación de técnicas de regresión. Dada la gran variedad de estudios de revisión analítica que podemos realizar, es necesario que centremos éstos en aquellos que nos permitan obtener un adecuado conocimiento de los aspectos generales más importantes de la empresa; por ello, podemos preguntar a la
  • 26 dirección de la entidad qué magnitudes controlan habitualmente para empezar el trabajo sobre éstas. 2.1.1.7.1.4 Determinación de cifras de importancia relativa.- En esta fase de la planificación vamos a estimar una cifra, un importe que llamamos “Importancia Relativa (IR)”, que podemos definir como aquel importe de un error en los estados financieros que mientras no sea superado estamos dispuestos a considerar que no es necesario que sea comentado en nuestra opinión como auditores porque no desvirtúa la imagen fiel en el conjunto de los estados financieros. No existe una fórmula “mágica” para estimar este importe, pues debe ser un importe que el auditor considere a la vista general de los estados financieros. Sin embargo, en la siguiente tabla se define unas magnitudes y fórmulas de cálculo para realizar esta estimación. Concepto % Min. Y Máx. Sobre actividades ordinarias Sobre fondos propios Sobre cifras de ventas 5 - 10 3 - 7 0.8 - 1.5 Cuadro # 1 Autora: Maria Elisa Soledispa. 2.1.1.7.1.5 Memorándum de planificación de la auditoría.- Este papel de trabajo, además de documentar ciertas decisiones sobre aspectos generales de la auditoría, va a servir para comunicar de forma ágil las decisiones generales de la auditoría, así como otra información significativa de la planificación, a los distintos miembros del equipo de trabajo que intervienen en el proyecto. Luego de los pasos anteriores, se debe plasmar en este papel de trabajo un resumen de los aspectos más importantes de la fase de planificación, que nos ha permitido tomar una decisión sobre la estrategia de auditoría a seguir en nuestro trabajo. El contenido mínimo de éste memorándum es el siguiente:  Descripción del cliente, su negocio y servicio que vamos a prestar.  Una evaluación preliminar del entorno de control existente en la empresa.  Identificación de los asuntos importantes de auditoría detectados.  Resumen de la estimación de la cifra de importancia relativa (IR).  Plan de trabajo a seguir
  • 27  Otros aspectos significativos aparecidos en la planificación no cubiertos en los puntos anteriores. 2.1.1.7.2 Fase 2.- Análisis del riesgo En ésta fase se identifica el riesgo de que se produzcan errores en las distintas áreas de los estados financieros a auditar, de modo que podamos concentrar nuestro trabajo en aquellas áreas que, además de ser la más significativa, sean las que mayor riesgo tengan. Las comprobaciones que el auditor va a realizar sobre los estados financieros van a cubrir un porcentaje de la totalidad de documentos, transacciones, hechos económicos, etc., en los que la empresa se ha desenvuelto durante el ejercicio económico; no analizamos, por tanto, la totalidad de la información económica sobre la empresa. Necesitamos, realizar aquellas comprobaciones de auditoría que mayor evidencia nos proporcionen sobre la razonabilidad de los estados financieros, es decir, debemos diseñar un plan de trabajo basado en comprobaciones parciales que nos permita asegurar que los estados financieros están de acuerdo con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados. Si concentramos nuestro trabajo en las áreas más importantes, y dentro de estas áreas en las más conflictivas, el conocimiento final que obtendremos de los estados financieros será tanto mejor. Esta fase se divide en las siguientes subfases: 2.1.1.7.2.1 Identificación de los epígrafes de los estados financieros más importantes.- En esta etapa se va a realizar un papel de trabajo que reúna e identifique las áreas de balance y de la cuenta de pérdidas y ganancias más significativas. Un área puede ser significativa por los siguientes motivos: 2.1.1.7.2.1.1 Áreas cuantitativamente significativas.- Se define por el hecho de ser superior a la cifra de importancia relativa (IR) predeterminada. 2.1.1.7.2.1.2 Área cualitativamente significativa.- Son aquellas que no han alcanzado la cifra de importancia relativa (IR), y deben ser identificadas como importantes por su naturaleza intrínseca. 2.1.1.7.2.2 Identificación de los sistemas que afectan a las áreas más significativas de los estados financieros.- Una vez definidas las áreas de los estados financieros más
  • 28 significativas para la auditoría, necesitamos identificar que sistema de control interno más importantes están asociadas a ellas. Es decir, qué sistema interno de la empresa hace que un hecho económico se traduzca en un apunte contable. Por ejemplo, el sistema de ventas, en una empresa es el que debe traducir el hecho económico de que un envío de mercancía a un cliente se traduzca en un apunte en las cuentas de Clientes, IVA y Ventas. Hay dos clases de sistemas: 2.1.1.7.2.2.1 Sistemas más significativos vivos.- Son sistemas de control interno que consigue que los hechos económicos que afectan a un área de los estados financieros se traduzcan inmediatamente en apuntes contables en los libros de la empresa. Estos sistemas dependen del tipo de negocio y naturaleza de la empresa, y pueden ser: sistemas de ventas, cobros, compras, pagos, nóminas, producción (control de cortes de producción) y sistemas de activo fijo. 2.1.1.7.2.2.2 Sistemas más significativos no vivos.- Son aquellos que proporcionan entradas de apuntes en la contabilidad que no están vivos continuamente y sólo actúan cuando la empresa los activa periódicamente. Por ejemplo, en una empresa que calcula a final del año la provisión de morosos en base a la antigüedad de la deuda de clientes, un hecho económico que afecta a este sistema, como es que un cliente no pague al vencimiento de una factura, no afecta al sistema y no se traduce en un apunte contable hasta que la empresa no active el sistema al cierre del año y realice el cálculo de provisión de morosos. Ejemplos de estos sistemas son: sistema de realización de conteos físicos, sistema de valoración de stock (siempre y cuando no exista un sistema vivo que mantenga un inventario permanente) sistema de cálculo de las provisiones de insolvencias, sistema de cálculo de las amortizaciones, sistema de cálculo de las provisiones de gastos, sistemas de cálculo del impuesto a la renta y sistemas de estimación de obsoletos. Todos estos ejemplos son válidos siempre y cuando no estén funcionando continuamente, ya que esto puede variar por la naturaleza de la empresa. 2.1.1.7.2.3 Evaluación preliminar del riesgo. Luego de identificar los sistemas vivos y no vivos más importantes, hay que tomar la decisión de estudiar detalladamente los sistemas identificados, una parte de ellos o ninguno. Esta decisión es una de las más importantes a tomar en la fase de planificación,
  • 29 pues de ella va a depender directamente al alcance y momento de realización de nuestras pruebas. En el siguiente cuadro se demuestra la relación entre estos conceptos. Sistema Analizado Sistema Analizado Sistema no Analizado Calidad de Controles Controles Buenos Controles Malos Controles no investigado Riesgo de Error Pequeño Medio alto Desconocido Alcance de pruebas de auditoría. Menor Mayor Mayor Cuadro # 2 Autora: Maria Elisa Soledispa. Para cada sistema identificado en la fase anterior dos situaciones de partida que son: 2.1.1.7.2.3.1 Sistema Analizado.- Elegidos los sistemas que se desean estudiar en profundidad, deberemos reunirnos con los distintos responsables de la empresa, quienes nos contarán como funcionan estos sistemas. Para plasmar en nuestros papeles este trabajo, podemos utilizar dos técnicas:  Flujograma: técnica que recoge la descripción de un sistema mediante gráficos, apoyados por una breve explicación narrativa.  Narrativa: expresamos en un Memorándum el funcionamiento del sistema. Independientemente de la técnica que se vaya a utilizar tenemos que lograr entender claramente el funcionamiento del sistema; para ello se debe documentar las explicaciones con la finalidad de llegar a conocer bien su funcionamiento interno, mediante la indagación, observación y recorrido podemos determinar como están definidos los flujos de transacciones, logrando una adecuada comprensión del sistema. Luego el siguiente paso es determinar si éste es un buen o un mal sistema. Uno bueno es aquel que contempla controles adecuados que permiten que cualquier entrada finalice en la salida deseada. Por tanto podemos identificar los controles más significativos bajo nuestro punto de vista (auditoría). Para ellos vamos a identificar los controles que nos aseguren que cualquier transacción económica dentro del sistema se convierte en un apunte contable razonable en cuanto a cuenta, período e importe. Es decir, el hecho económico procesado en el sistema queda contabilizado razonablemente en la cuenta correcta, en el período correcto y por el importe correcto.
  • 30 Se presentan dos aspectos: 1. Los controles son buenos en general, y confiamos en que el hecho económico procesado en el sistema quede contabilizado razonablemente en la cuenta, período e importe correcto. En tal caso el riesgo de que haya un error en las áreas de los estados financieros en el que este sistema vuelca información es pequeño, y si el riesgo es pequeño, el alcance de las pruebas de auditoría que realicemos será menor. 2. Los controles no son buenos en términos generales; por tanto, no confiamos en que el hecho económico procesado en el sistema quede contabilizado razonablemente. En tal caso el riesgo de que hay un error en las áreas de los estados financieros en el que este sistema vuelca información es medio o alto, dependiendo del grado de desconfianza que tengamos. Y si el riesgo es medio o alto, el alcance de las pruebas de auditoría que realicemos deben ser mayores. 2.1.1.7.2.3.2 Sistema no Analizado.- Otra posibilidad es que una vez identificados los sistemas significativos que afectan a las cuentas más importantes, no se realice un estudio de los sistemas, o de algunos de ellos. En tal caso la situación es parecida a la comentada en el punto 2 anterior, pues no se puede asegurar que un hecho económico procesado en el sistema quede contabilizado razonablemente y, por tanto, no podemos afirmar que el riesgo sea pequeño, con lo que al alcance de las pruebas de auditoría deberán ser mayores. 2.1.1.7.2.4 Pruebas sobre sistemas de control interno.- Si hemos optado por la primera situación comentada anteriormente (analizar sistemas), y hemos llegado a la conclusión de que éste tiene buenos controles, deberemos realizar pruebas que evidencien esta calidad. Si una vez finalizadas estas pruebas tenemos que cambiar de opinión porque los controles no funcionan tan bien como nos han comentado inicialmente, tenemos que replantearnos nuestra posición y pasar a la situación dos descrita anteriormente. 2.1.1.7.2.5 Evaluación definitiva de riesgo.- Ahora hemos llegado a un estado en el trabajo en el que hemos analizado o no los sistemas, y hemos comprobado o no los controles. Sólo nos queda evaluar el riesgo que hay en cada área de los estados financieros a la vista del resultado del trabajo, en su conjunto, realizado hasta ahora. 2.1.1.7.3 Fase 3.- Ejecución del trabajo
  • 31 2.1.1.7.3.1 Elaboración de los programas de trabajo.- Dado que conocemos el nivel de riesgo de errores que hay en cada área de los estados financieros, debemos definir las pruebas, el alcance y momento de realización de las mismas. Estas pruebas serán recogidas en un programa de trabajo independiente para cada área de los estados financieros. 2.1.1.7.3.2 Ejecución de los programas de trabajo.- Esta es la fase en la que realizamos las pruebas definidas en los programas de trabajo. Esta fase, que conceptualmente parece pequeña en el conjunto total de las fases de una auditoría, es generalmente la fase de mayor duración, pues cuando finalice debemos de tener soportado, con una clara evidencia en nuestros papeles de trabajo, la opinión que vayamos a emitir en nuestro informe. 2.1.1.7.4 Fase 4.- Resultado Final 2.1.1.7.4.1 Memorándum Resumen de la Auditoría Una vez finalizados todos los procedimientos de auditoría, vamos a realizar un papel de trabajo donde resumiremos todos los aspectos más significativos surgidos en la auditoría, que hará de puente entre todas las secciones de trabajo y el informe de auditoría. El contenido mínimo de este memorándum debe ser el siguiente:  Antecedentes con la descripción del trabajo realizado.  Comentarios generales sobre la evolución de la cuenta de pérdidas y ganancias.  Temas importantes de auditoría  Resumen de los ajustes detectados que no son significativos individualmente  Conclusión. 2.1.1.7.4.2 Informe Ya sólo nos queda emitir nuestro informe, que acompañará a los estados financieros auditados.6 2.1.2. Control interno 6 AUDITORIA I, Normas Técnica, Control Interno, Planificación del trabajo, Objetivos y Procedimientos, DIDACTICA MULTIMEDIA, Edición 2001, Madrid, España.
  • 32 Muchos expertos interpretan el término control interno como los pasos que da un negocio para evitar el fraude, tanto por malversación de activos como por presentación de informes financieros fraudulentos. Otros, a la vez reconocen la importancia de éste para la prevención del fraude, considerando que desempeña un papel igual en asegurar el control sobre el proceso de manufactura y otros procesos. La definición es completa ya que considera el logro de objetivos en las áreas de presentación de informes financieros, operaciones y cumplimiento de leyes y regulaciones. Esto abarca los métodos mediante los cuales la alta gerencia delega autoridad y asigna responsabilidad para funciones como venta, compra, contabilidad y producción. También incluye el programa para preparar, verificar y distribuir en los diversos niveles de la gerencia aquellos informes y análisis actuales que permite a los ejecutivos conservar el control durante una diversidad de actividades y funciones realizadas en una empresa de gran tamaño. El uso de las técnicas presupuestales, las normas de producción, los laboratorios de inspección, los estudios de tiempos y movimientos y los programas de capacitación de empleados involucran ingenieros y muchas otras personas dedicadas a actividades muy alejadas del área contable y financiera; sin embargo, todos estos mecanismos hacen parte de este concepto. Los controles que son pertinentes en una auditoría son aquellos relacionados con la confiabilidad de la presentación de estado financieros, es decir, aquellos que afectan la preparación de información financiera que va a ser presentada en informes externos. Sin embargo, puede haber otros que afectan la confiabilidad de la información que los auditores utilizan para realizar procedimientos de auditoría. Por ejemplo, los controles aplicables a la información no financiera que los auditores utilizan al realizar los procedimientos analíticos (estadísticas de producción) pueden ser pertinentes en una auditoría. Los diseñados para salvaguardar los activos de la organización son pertinentes para una auditoría si afectan la confiabilidad de la presentación de estados financieros. Por ejemplo, los que limitan el acceso a los inventarios de la compañía pueden ser pertinentes para una auditoría de estados financieros, mientras que los controles para evitar el uso excesivo de materiales en la producción generalmente no los son. Siempre que los estados financieros reflejan el costo de los materiales utilizados, los auditores nos se preocupan directamente por las ineficiencias de producción.
  • 33 2.1.2.1 Ambiente de Control El ambiente de control fija el tono de una organización al influir en la concientización del personal. Este puede considerarse como la base de los demás componentes, los factores incluyen integridad y valores éticos; compromiso de ser competentes; junta directiva o comité de auditoría; filosofía y estilo operacional de la gerencia; estructura organizacional; asignación de autoridad y responsabilidad, y políticas y prácticas de los recursos humanos. La efectividad del control interno depende directamente de la integridad y de los valores éticos del personal que es responsable de crear, administrar y monitorear los sistemas de control. La gerencia debe establecer normas de conducta y de ética que desestimulen a los empleados de dedicarse a actos que serían considerados deshonestos, no éticos o ilegales. Para ser efectivas, estas normas deber ser comunicadas efectivamente por los medios apropiados, como las políticas oficiales, los códigos de conducta y el buen ejemplo. Otra forma de reducir la incidencia de un comportamiento inapropiado es retirar o reducir los incentivos y tentaciones que conducen a ese comportamiento. Por ejemplo, con frecuencia la presentación de informes financieros fraudulentos es el resultado de situaciones en las cuales los empleados fueron colocados bajo una presión indebida para satisfacer metas de desempeño irreales. Se ha encontrado que presentan acciones inapropiadas cuando la remuneración de la gerencia está fuertemente atada al informe de ingresos de la compañía. Una mayor tentación de cometer actos inapropiados cuando la remuneración de la gerencia está fuertemente atada al informe de ingresos de la compañía. Cometer actos inapropiados puede ser el resultado de controles inadecuados o ineficaces, como una falta de distribución de los deberes o una junta directiva que no proporciona una vigilancia objetiva de la alta gerencia. Los empleados deben poseer las destrezas y el conocimiento esenciales para el desempeño de su trabajo. Si a los empleados les falta destreza o conocimiento, pueden ser ineficaces en la realización de los deberes asignados. Esto es especialmente crítico cuando los empleados están involucrados en la realización de controles. Idealmente, la gerencia debe comprometerse a contratar empleados con niveles apropiados de educación y experiencia y a proporcionales la supervisión y la capacitación adecuadas.
  • 34 2.1.2.1.1 Junta directiva o Comité de auditoría.- Debe estar compuesta de directores externos que no sean empleados de la organización. El ambiente de control está significativamente influido por la efectividad de su junta directiva o el comité de auditoría, además por su medida de independencia frente a la gerencia, experiencia, nivel de sus miembros y por su interacción con los auditores internos y externos. 2.1.2.1.2 Filosofía y estilo operacional da la gerencia.- Las gerencias difieren en cuanto a las filosofías relacionadas con la presentación de informes financieros y con sus actitudes hacia la toma de riesgos de negocios. Algunas gerencias son extremadamente agresivas en la presentación de estados financieros y asignan gran énfasis al logro o superación de las proyecciones de ganancias. Pueden estar dispuestas a incurrir en actividades de alto riesgo con la perspectiva de un retorno o utilidad altos. La filosofía de la gerencia y el estilo operacional también se reflejan en la forma como la organización es manejada. Con frecuencia, los controles en una organización informal son implementados mediante contacto directo entre los empleados y la gerencia. Una organización más formal establecerá políticas escritas, informes de desempeño y de excepción para controlar sus diversas actividades. Una estructura organizacional bien diseñada proporciona una base para la planificación, la dirección y las operaciones de control. Esta divide los miembros de una organización al manejar aspectos como la toma de decisiones centralizadas versus descentralizada y una distribución apropiada de deberes entre los diversos departamentos. Cuando la toma de decisiones de gerencia está centralizada y es dominada por un individuo, las capacidades del individuo y su carácter moral son extremadamente importantes para los auditores. Cuando se utiliza un estilo descentralizado, los procedimientos para monitorear la toma de decisiones en la cual participan muchos gerentes involucrados se torna igualmente importante. La estructura organizacional de una entidad debe separar apropiadamente las responsabilidades de:  Autorizar transacciones  Registrar transacciones y,
  • 35  Custodiar los archivos. Adicionalmente en lo posible, la ejecución de la transacción debe ser separada de estas otras responsabilidades. La efectividad de esa estructura se obtiene generalmente habiendo nombrado jefes de departamentos respectivos. 2.1.2.1.3 Responsabilidad de los departamentos financieros y de contabilidad.- Los departamentos financieros y de contabilidad son los dos departamentos involucrados directamente en los asuntos financieros de una empresa. La división de responsabilidades entre estos departamentos ilustra la separación de la función de contabilidad de las operaciones y también de la custodia de los activos. Bajo la dirección del tesorero, el departamento financiero es responsable de las operaciones financieras y de la custodia de los activos líquidos. Las actividades de este departamento incluyen la planificación de los requerimientos futuros de efectivo, el establecimiento de políticas de crédito al cliente y la realización de los arreglos para satisfacer las necesidades de financiación a corto y a largo plazo del negocio. Adicionalmente, el departamento de finanzas tiene la custodia de las cuentas bancarias y otros activos líquidos, invierte el efectivo disponible, maneja los recibos de efectivo y efectúa los desembolsos en efectivo. En pocas palabras, el departamento de finanzas es quien realiza las actividades financieras. El departamento de contabilidad, bajo la autoridad del contralor, es responsable de todas las funciones de contabilidad y del diseño e implementación del control interno. Con respecto a la actividad financiera, el departamento de contabilidad registra las transacciones financieras, pero no maneja los activos financieros. Los registros de contabilidad establecen la responsabilidad sobre los activos y proporcionan la información necesaria para los informes financieros, las declaraciones de renta y las decisiones de operación diarias. Con respecto al control interno, el departamento de contabilidad mantiene registros independientes con los cuales se comparan las cantidades de activos y los resultados operacionales. Con frecuencia, esta función de conciliación es realizada por el grupo de control de operaciones u otros subdepartamentos dentro de la contabilidad. Para muchos de estos subdepartamentos es importante ser relativamente independientes entre sí. Por ejemplo, si el grupo de control de operaciones concilia los activos disponibles con los registros de contabilidad, es esencial que el personal de control de operaciones no lleve estos registros.
  • 36 2.1.2.1.4 Asignación de autoridad y responsabilidad.- El personal dentro de una organización necesita tener clara comprensión de sus responsabilidades y de las reglas y regulaciones que gobiernan sus acciones. Por consiguiente, para aumentar el ambiente de control, la gerencia desarrolla descripciones del trabajo de los empleados y define claramente la autoridad y la responsabilidad dentro de la organización. También puede establecerse políticas que describan las prácticas de negocios apropiadas, el conocimiento y la experiencia del personal clave y el uso de los recursos. 2.1.2.2 Evaluación de Riesgo El segundo componente importante del control interno es la evaluación del riesgo. La gerencia debe identificar y analizar cuidadosamente los factores que afectan el riesgo de que los objetivos de la organización no sean alcanzados, y luego tratar de manejar esos riesgos. El proceso de evaluación del riesgo por parte de la gerencia es similar a la de auditoría por parte del auditor. Sin embargo, el alcance de la evaluación de gerencia es más completo en el sentido de que comprende la consideración de factores que afectan todos los objetivos de la organización. Los auditores están preocupados por los riesgos asociados con el objetivo de una presentación financiera confiable, es decir, las amenazas a una preparación de estados financieros en concordancia con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Los siguientes factores podrían ser indicativos del mayor riesgo de presentación de informes financieros para una organización.  Cambio en el ambiente regulador u operacional de la organización  Cambios en el personal  Implementación de un sistema de información nuevo o modificado.  Rápido crecimiento de la organización  Cambios en tecnología que afectan los procesos de producción o los sistemas de información.  Introducción de nuevas líneas de negocios, productos o procesos.  Reestructuraciones corporativas. 2.1.2.3 Sistema de Información Contable y de Comunicación
  • 37 Para ayudar a la gerencia a cumplir los objetivos de la organización se necesita información en todos sus niveles. El sistema de información contable y la forma como se comunican a lo largo de la organización las responsabilidades del control interno en la presentación de informes financieros son de gran importancia para los auditores. Un sistema de información contable de una organización consiste en los métodos y registros establecidos para registrar, procesar, resumir e informar las transacciones de una entidad y dar cuenta de los activos, pasivos y patrimonio relacionados. Por tanto un sistema de información contable debe:  Identificar oportunamente las transacciones válidas  Describir oportunamente las transacciones, con suficiente detalle para permitir su clasificación apropiada de las transacciones en la presentación de informes financieros.  Medir el valor de las transacciones en una forma que permita registrar su valor monetario apropiado en los estados financieros  Determinar el período en el cual ocurrieron las transacciones en el período de contabilidad apropiado  Presentar apropiadamente las transacciones y las revelaciones relacionadas en los estados financieros. 2.1.2.4 Actividades de Control Las actividades de control son políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que las directrices de la gerencia se llevan a cabo. Estas políticas y procedimientos promueven acciones relacionadas con los riesgos que enfrentan la organización. Aunque en una organización se realizan muchos tipos de actividades de control, solamente los siguientes son generalmente pertinentes en una auditoría de los estados financieros de la organización: 2.1.2.4.1 Revisión de desempeño.- Estos controles incluyen revisión del desempeño real, en comparación con presupuestos, proyecciones y desempeños de períodos anteriores, relaciones entre sí de conjuntos de información diferentes; y revisiones globales de desempeño. Las revisiones de desempeño proporcionan a la gerencia una indicación global de la forma como el personal en los diversos niveles está adelantando los objetivos
  • 38 de la organización. Al investigar las razones de un desempeño no esperado, la gerencia puede hacer cambios oportunos en las estrategias y planes o tomar otras acciones correctivas apropiadas. 2.1.2.4.2 Procesamiento de la información.- Para confirmar la precisión, inclusión completa y autorización de las transacciones, se realizan diversas actividades de control. Las dos amplias categorías de los controles de procesamiento de información incluyen actividades generales, que se aplican a todas las actividades, y las de aplicación que se utilizan solamente en una actividad particular. 2.1.2.4.3 Controles físicos.- Estos controles incluyen aquellos que proporcionan una seguridad física sobre los registros y sobre los demás activos. Las actividades de protección pueden incluir y mantener el control en todo momento sobre documentos prenumerados no emitidos, lo mismo que otros programas de computador y a los archivos de datos. Solamente debe permitirse a individuos autorizados el acceso a los activos valiosos de la empresa. El acceso físico directo a los activos puede ser controlado a través del uso de cajas de seguridad, candados, vallas y guardas. 2.1.2.4.4 Separación de funciones.- Un concepto fundamental de control interno es que ningún departamento o persona debe manejar todos los aspectos de una transacción desde el principio hasta el final. Se ha analizado ya la división de responsabilidades entre departamentos. En forma similar, ningún individuo debe realizar más de una de las funciones de las transacciones que autorizan registran, y las que mantiene la custodia de los activos. Además, en lo posible, los individuos que ejecutan la transacción específica deben ser separados de estas funciones. La meta es reducir las oportunidades para que cualquier persona esté en una posición de perpetrar y esconder errores o irregularidades en el curso normal de sus deberes. 2.1.2.4.5 Monitoreo.- Es un proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo. Es importante monitorear para determinar si éste está operando en la forma esperada y si es necesario hacer modificaciones. Puede lograrse realizando actividades permanentes o mediante evaluaciones separadas.
  • 39 Las actividades permanente incluyen actividades de supervisión y gerencia realizadas en forma regular, como el monitoreo continuo de quejas de cliente o la revisión de la razonabilidad de los informes de gerencia. Las evaluaciones separadas se realizan en forma no rutinaria, como las auditorías periódicas efectuadas por los funcionarios internos. 2.1.2.5 Consideración del Control Interno por parte de los Auditores. Para planificar la auditoría y para determinar la naturaleza, oportunidad y extensión de las pruebas los auditores deben comprender suficientemente el control interno del cliente. Esto abarca tanto una comprensión del diseño de las políticas, procedimientos y registros, como un conocimiento de si éstos han sido puestos en operación por el cliente. Es difícil imaginar el diseño de las pruebas de los saldos en los estados financieros sin una comprensión de ese tema. Por ejemplo, los auditores que no conocen los controles del cliente sobre la ejecución y el registro de las ventas a crédito tendrían dificultad en sustentar los saldos de las cuentas por cobrar, y de las ventas. La consideración del control interno por parte de los auditores también proporciona una base para la evaluación del riesgo de que no se eviten o se detecten errores materiales por parte del cliente. Si los auditores determinan que el control interno del cliente es efectivo en evitar o detectar errores, ellos evaluarán como bajo el riesgo de control. Pueden aceptar entonces un nivel más alto de riesgo de detección, y las pruebas sustantivas pueden disminuir. Por el contrario, si los controles son débiles, el riesgo es alto y los auditores deben aumentar el alcance de sus pruebas sustantivas para limitar el nivel de riesgo detección. 2.2 Base Legal 2.2.1 Ley de Régimen Tributario Interno y el reglamento para su aplicación Según la Constitución Política de la República del Ecuador, Art. 256 indica que el Régimen Tributario se regulará por los principios básicos de igualdad, proporcionalidad y generalidad. Los tributos, además de ser medios para obtención de recursos presupuestarios, servirán como instrumento de política económica general.
  • 40 Las leyes tributarias estimularán la inversión, la reinversión, el ahorro, y su empleo para desarrollo nacional. Procurarán una justa distribución de las rentas y de la riqueza entre todos los habitantes del país. El art. 257 Principio de Reserva de Ley, de la Constitución Política de la República del Ecuador, dice que sólo por acto legislativo de órgano competente se podrá establecer, modificar o extinguir tributos. No se dictarán leyes tributarias con efecto retroactivo en perjuicio de los contribuyentes. Las tasas de contribuciones especiales se crearán y regularán de acuerdo con la ley. Según la ley de Régimen tributario Interno la empresa Automotores y Anexos Manta debe cancelar los siguientes tributos: 2.2.1.1 Impuesto al Valor Agregado (IVA).- Corresponde al 12% de valor de la compra o venta de mercaderías, salvo el caso de los productos que se encuentran exentos de este impuesto, su declaración es mensual. 2.2.1.2 Anticipo al impuesto a la Renta.- Debe retener el porcentaje de impuesto a la renta que corresponda según el producto que este comprando, este puede ser del 2%, 5%, 8%, estos valores deben ser declarados mensualmente en el formulario respectivo. 2.2.1.3 Impuesto a la Renta para Sociedades.- Las sociedades constituidas en el Ecuador, así como las sucursales de sociedades extranjeras domiciliadas en el país y los establecimientos permanentes de sociedades extranjeras no domiciliadas en el país que obtengan ingresos gravables de conformidad con las disposiciones de la Ley de Régimen Tributario Interno, estarán sometidas a la tarifa impositiva del 25% sobre su base imponible, el pago de este impuestos es anual. 2.2.1.4 Impuesto a los Consumos Especiales.- El artículo 71 de la Ley de Régimen tributario Interno establece el Impuesto a los Consumos Especiales ICE, el mismo que se aplica al consumo de: cigarrillo, cerveza, bebidas gaseosas, alcohol, productos alcohólicos y bienes suntuarios de procedencia nacional o importados, detallados en el Art. 78 de esta Ley.
  • 41 En caso de importaciones, la liquidación del ICE se efectuará en la declaración de importación y el pago se realiza previo al despacho de los bienes por parte de la oficina de aduanas correspondiente. 2.2.1.5 Retención del Impuesto al Valor Agregado.- Según resolución #5368 del 02 de junio de 1995 del Servicio de Rentas Internas (SRI), Automotores y Anexos fue designado Contribuyente Especial por lo cual tiene la obligación de retener el porcentaje que corresponda del IVA de las compras que realice, estos porcentajes pueden ser del 30%, 70% y 100% del valor del IVA, estos valores debe ser declarados mensualmente en el formulario 104 de Declaración del Impuesto al Valor Agregado. 2.2.2 Normas Ecuatorianas de Auditoría. La Federación Nacional de Contadores del Ecuador, decidió adoptar los contenidos básicos de las Normas Internacionales de Auditoría, emitidas por el Comité Internacional de Prácticas de Auditoría del Consejo de la Federación Internacional de Contadores (IFAC) y las adoptó a las necesidades del país. Con lo cual se mejoraría el grado de uniformidad de las prácticas de auditoría y servicios relacionados, de está manera se dió un gran paso en la modernización de esta profesión al unificar el criterio profesional en torno a este tema.7 El 31 de marzo del 2000, la adaptación de las 31 Normas Ecuatorianas de Auditoría, fue un esfuerzo desplegado del Instituto de Investigaciones Contables de Ecuador, organismo técnico de la Federación de Contadores del Ecuador, entidad que vió fortalecidos sus Comités Técnico y de Pronunciamientos, con la participación, en calidad de miembros permanentes, de los principales socios de siete importantes firmas de contadores públicos (Arthur Andersen, BDO Ster, Deloitte & Touche, KPMG, Pricewaterhouse Coopers, Romero & Asociados y Willi Bamberg), y de los delegados de la Superintendencia de Bancos y Seguros, Superintendencia de Compañías y del Servicio de Rentas Internas, quienes conjuntamente con la federación nacional de contadores, desarrollaron una patriótica como tesorera labor en bien de la Normativa Auditora del país. 7 Corporación de Estudios y Publicaciones, Normas Ecuatorianas de Auditoria – NEA Legislación codificada, Ecuador 2006.
  • 42 Este enorme esfuerzo de coordinación y análisis interinstitucional, permitió, con la firma de las respectivas resoluciones, la vigencia de las Normas Ecuatorianas de Auditoría, situación que puso fin a la controversia permanente que se presentaba en resoluciones individuales por parte de cada entidad, muchas veces interpretadas de diferente forma, pero conducentes a un mismo objetivo. Las NEA contienen los principios básicos y los procedimientos esenciales junto con los lineamientos relacionados en forma de material explicativo y de otro tipo. Los auditores deberán considerar a las NEA como principios básicos que deberán seguir en la realización de su trabajo. Los procedimientos precisos requeridos para aplicar estas normas se dejan a juicio profesional del auditor en particular y dependerán de las circunstancias de cada caso. El Instituto de Investigaciones Contables de la Federación Nacional de Contadores del Ecuador determinó que las Normas Ecuatorianas de Auditoría sean adoptadas a partir del 01 de octubre de 1999. Las NEA están conformada por las siguientes normas: Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 1: Objetivo y principios generales que regulan una auditoría de estados financieros. Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 2: Términos de los trabajos de auditoría. Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 3: Control de calidad para el trabajo de auditoría. Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 4: Documentación. Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 5: Fraude y error. Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 6: Consideración de leyes y reglamentos en una auditoría de estados financieros. Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 7: Planificación. Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 8: Conocimiento del negocio. Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 9: Carácter significativo de la auditoría. Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 10 Evaluación de riesgo y control interno. Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 11: Auditoría en un ambiente de sistemas de información por computadora.
  • 43 Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 12: Consideraciones de auditoría relativa a entidades que utilizan organizaciones de servicio. Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 13: Evidencia de auditoría. Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 14: Trabajos iniciales, Balances de apertura. Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 15: Procedimiento analíticos Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 16: Muestreo de auditoría. Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 17: Auditoría de estimaciones contables. Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 18: Partes relacionadas. Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 19: Hechos posteriores. Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 20: Negocio en marcha Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 21: Representación de la administración. Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 22: Uso del trabajo de otro auditor. Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 23: Consideración de trabajos de auditoría interna. Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 24: Uso del trabajo, Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 25: El dictamen del auditor sobre los estados financieros. Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 26: Otra información en documentos que contienen estados financieros auditados. Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 27: El dictamen del auditor sobre trabajos de auditoría con propósito especial. Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 28: Examen de información financiera prospectiva. Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 29: Trabajos de revisión de los estados financieros. Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 30: Trabajos para realizar procedimientos convenidos respecto de información financiera. Norma Ecuatoriana de Auditoría, NEA 31: Trabajos para compilar información financiera. 2.2.3 Normas Ecuatorianas de Contabilidad La Federación Nacional de Contadores del Ecuador como Organismo Patrocinador y miembro de la Federación Internacional de Contabilidad, IFAC, es responsable de regular el marco profesional para el ejercicio de la contabilidad en el país, mediante Resolución FNCE 09.01.96. del 28 de septiembre de 1996, adoptó las Normas Internacionales de Contabilidad, NIC base para la emisión de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, NEC, relacionadas con la preparación y presentación de estados financieros de entidades sujetas
  • 44 al control de la Superintendencia de Bancos y Seguros, Superintendencia de Compañías y Servicio de Rentas Internas.8 Era fundamental para el desarrollo empresarial del país utilizar y armonizar los procedimientos contables universales para la preparación de los estados financieros de las empresas, lo cual se logró por medio de la emisión de las NEC, Normas Ecuatorianas de Contabilidad. Los estados financieros se preparan y presentan para ser utilizados por usuarios externos de muchas empresas, a pesar de que estos pueden parecer similares a los de otros países, existen diferencias que probablemente han sido causadas por una gran variedad de circunstancias de índole social, económica y legal, y por las consideraciones locales respecto de las necesidades de los diferente usuarios de estos informes, al establecer regulaciones nacionales. Tales circunstancias de diversa naturaleza han provocado la utilización de una variedad de definiciones de los elementos de los estados financieros; esto es, por ejemplo: activos, pasivos, capital, resultados, ingresos y gastos. Así mismo han resultado en la utilización de diversos criterios para el reconocimiento de partidas en estos, y a la preferencia por determinadas bases de valuación. De la misma manera se ha afectado el alcance y las aclaraciones hechas a los mismos. El instituto de Investigaciones Contables de la Federación Nacional de Contadores Públicos del Ecuador tiene como objetivo eliminar en la medida de lo posible tales diferencias mediante la búsqueda de la armonización de normas, principios contables y procedimientos relativos a la preparación y presentación de estados financieros. Una mejor armonización se puede lograr mediante la preparación de estados financieros, con el propósito de proporcionar información, que sean útiles en la toma de decisiones de naturaleza económica. El Instituto de Investigaciones Contables de la Federación Nacional de Contadores Públicos del Ecuador considera que los estados financieros preparados con este propósito 8 Corporación de Estudios y Publicaciones, Normas Ecuatorianas de Contabilidad –NEC Legislación codificada, Ecuador 2006.
  • 45 satisfacen las necesidades comunes de la mayoría de los usuarios. Lo anterior es debido a que la mayoría de los mismos toman decisiones de índole económica, por ejemplo:  La decisión de cuando comprar, mantener o vender una inversión de capital;  Evaluar la responsabilidad de la gerencia;  Evaluar la habilidad de la empresa para pagar y otorgar otros beneficios a sus empleados.  Evaluar la solvencia de la empresa para cumplir con el pago de los préstamos otorgados a la misma;  Determinar políticas fiscales;  Determinar utilidades distribuibles y dividendos;  Preparar y utilizar estadísticas nacionales de ingresos; o,  Regular las actividades de las empresas. El Instituto de Investigaciones Contables de la Federación Nacional de Contadores Públicos del Ecuador reconoce sin embargo, que el gobierno en particular, puede especificar requerimientos adicionales o diferentes para sus propios fines. Tales requerimientos no deben sin embargo, afectar los estados financieros publicados para el beneficio de otros usuarios, a menos que dichos requerimientos sastifagan las necesidades informativas de estos otros usuarios. Los estados financieros comúnmente se preparan de acuerdo a modelos contables basados en costos históricos recuperables y el concepto de mantenimiento financiero del capital nominal, sin embargo se pueden escoger otros modelos y conceptos más apropiados para alcanzar el objetivo de proporcionar la información necesaria para la toma de decisiones económicas. Los usuarios de los estados financieros incluyen inversionistas, empleados, prestamistas, proveedores y otros acreedores comerciales, clientes, ya sean actuales o de naturaleza potencial, así como agencias gubernamentales, y el público. Dichos usuarios utilizan los estados financieros a fin de satisfacer algunas de sus diferentes necesidades informativas. Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad emitidas hasta la fecha son las siguientes:
  • 46 NEC 1: Presentación de estados financieros NEC 2: Revelación en los estados financieros de bancos y otras instituciones similares. NEC 3: Estados de Flujo de Efectivo NEC 4: Contingencias y sucesos que ocurren después de la fecha del balance. NEC 5: Utilidad o pérdida neta por el período, errores fundamentales y cambios en políticas contables. NEC 6: Revelaciones de partes relacionadas. NEC 7: Efectos de las variaciones en tipos de cambios de moneda extranjera. NEC 8: Reportando información financiera por segmentos. NEC 9: Ingresos. NEC 10: Costos de financiamiento. NEC 11: Inventarios. NEC 12: Propiedades, plantas y equipos. NEC 13: Contabilización de la depreciación. NEC 14: Costos de investigación y desarrollo. NEC 15: Contratos de construcción. NEC 16: Corrección monetaria integral de estados financieros. NEC 17: Conversión de estados financieros para efectos de aplicar el esquema de dolarización. NEC 18: Contabilización de inversiones. NEC 19: Estados Financieros consolidados y contabilizados de inversiones en subsidiarias. NEC 20: Contabilización de inversiones en asociadas. NEC 21: Combinación de Negocios. NEC 22: Operaciones discontinuas. NEC 23: Utilidades por acción. NEC 24: Contabilización de subsidios del gobierno y revelaciones de información referente a asistencia gubernamental. NEC 25: Activos Intangibles. NEC 26: Provisiones, activos contingentes y pasivos contingentes. NEC 27: Deterioro del valor de los activos. 2.2.4 Ley Orgánica Aduanera
  • 47 Todas las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, que inicien o realicen actividades económicas en el país en forma permanente u ocasional deberán registrar en su declaración aduanera el número de RUC, mismo que será válido por el sistema informático aduanero. Para iniciar una importación a consumo se debe determinar si la mercadería es o no de prohibida importación, las mismas que se encuentran establecidas en la Resolución No.182 del COMEXI publicado en el R.O. 57 de abril 2003, determinar la subpartida de la mercancía, por que dependiendo de la naturaleza, deberá cumplir con el requisito correspondiente (licencias de importación). Si el valor del FOB detallado en la factura de la mercadería es igual o mayor que USD4.000,00, requiere visto bueno de los bancos corresponsales en el Ecuador, previo al embarque, así como también el importador debe solicitar y realizar la inspección en origen a través de unas de las empresas verificadoras autorizadas por la Aduana (I.T.S, Bureau Veritas, Cotecna, S.G.S., BALTIC Control). Los documentos de acompañamiento para la presentación de la Declaración Única Aduanera son:  Original o copia negociable del conocimiento de embarque, carta de porte o guía aérea.  Factura Comercial y póliza de seguro.  Certificado de inspección en origen o procedencia (de ser el caso).  Certificado de origen (de ser el caso). Visto bueno del Banco Central del Ecuador (BCE) o de sus bancos corresponsales, previo al embarque de las mercancías en las importaciones a consumo, y los demás exigibles por regulaciones expedidas por el Directorio del BCE. Una vez compilada la documentación arriba detallada, y previa transmisión electrónica de la misma en el SICE, se ingresa físicamente los documentos por el Distrito de llegada de la mercancía para el trámite de nacionalización de las mercancías pertinentes. Es obligatoria la intervención del Agente de Aduanas en los siguientes casos:  Para importaciones efectuadas por entidades del sector público.  En los despachos de las importaciones de mercancías cuyo valor será igual o mayor de USD 2.000,00
  • 48 2.2.4.1 Requisitos para importar un vehículo en general.- Según el Registro Oficial N.157 del jueves 28 de agosto de 2003 mediante Resolución 203 del COMEXI indica que se elimine en la Resolución 184 del COMEXI en su literal a) el texto siguiente: “al año inmediato anterior”, esto significa que el año modelo del vehículo debe ser del año actual o año siguiente al año actual. Requisitos:  Obtener el Certificado de Calidad INEN.  Obtener visto bueno en un banco corresponsal del Banco Central del Ecuador.  Realizar la verificación en origen con una de las verificadoras.  Obtener póliza de seguro de Transporte Nacional(obligatorio)  Realizar el trámite de nacionalización con un agente de aduana Las importaciones de vehículos, repuestos, llantas y aditivos de Automotores y Anexos son regidas por la ley orgánica aduanera, debiendo cumplir con todos los requisitos establecidos para poder importar, desaduanizar y nacionalizar sus productos para la venta. 2.2.5 Ley Orgánica de Defensa del Consumidor La ley Orgánica de defensa del consumidor fue creada debido a que los ciudadanos ecuatorianos son victimas permanentes de todo tipo de abusos por parte de empresas públicas y privadas de las que son usuarios y consumidores. De conformidad con lo dispuesto por el numeral 7 del artículo 23 de la Constitución Política de la República, es deber del estado garantizar el derecho a disponer de bienes y servicios públicos y privados, de óptima calidad; a elegirlos con libertad, así como a recibir información adecuada y veraz sobre su contenido y características. El artículo 92 de la Constitución Política de la República dispone que la ley establecerá los mecanismo de control de calidad, los procedimientos de defensa del consumidor, la reparación e indemnización por deficiencias, daños y mala calidad de bienes y servicios y por la interrupción de los servicios públicos no ocasionados por catástrofes, caso fortuito o fuerza mayor, y las sanciones por la violación de estos derechos. El artículo 244, numeral 8 de la Carta Fundamental señala que al Estado le corresponderá proteger los derechos de los consumidores, sancionar la información fraudulenta, la
  • 49 publicidad engañosa, la adulteración de los productos, la alteración de pesos y medidas, y el incumplimiento de las normas de calidad. La Ley de Defensa del Consumidor publicada en el Registro Oficial N.520 de septiembre 12 de 1990, a consecuencia de todas sus reformas se ha tornado inoperante e impracticable; más aún si se considera que dicha ley atribuía competencia para su ejecución a diversos organismos; sin que ninguno de ellos haya asumido en la práctica tales funciones. La Constitución Política de la República en su artículo 96 faculta al Defensor del Pueblo para proteger y excitar la observancia de los derechos fundamentales consagrados en ella, así como para observar la calidad de los servicios públicos. En la actualidad la Defensoría del Pueblo, pese a sus limitaciones, ha asumido de manera eficiente la defensa de los intereses del consumidor y el usuario, a través de la Defensoría Adjunta del Consumidor y Usuario. El objeto de esta Ley es normar las relaciones entre proveedores y consumidores promoviendo el conocimiento y protegiendo los derechos de los consumidores y procurando la equidad y la seguridad jurídica en las relaciones entre las partes. 2.2.6 Ley de Compañías. La Ley de compañías es un conjunto de normas que rigen a las compañías. Un contrato de Compañía es aquel por el cual dos o más personas unen sus capitales o industrias, para emprender en operaciones mercantiles y participar de sus utilidades. Un contrato de compañías se rige por las disposiciones de la Ley de Compañías, por las del Código de Comercio, por los convenios de las partes y por las disposiciones del código civil. 2.2.6.1 Clases de Compañías 2.2.6.1.1 Compañía en nombre colectivo.- Conformada por dos o más personas que hacen el comercio bajo una razón social, la cual es la fórmula enunciativa de los nombres de todos los socios más las palabras “y compañía)
  • 50 2.2.6.1.2 Compañía en comandita simple y dividida por acciones.- Se contrae entre uno o varios socios solidaria e ilimitadamente responsables y otros u otros, simples suministradores de fondos, llamados socios comanditarios, cuya responsabilidad se limita al monto de sus aportes. La razón social será el nombre de uno o varios de los socios solidariamente responsables, al que se agregará siempre las palabras “compañía en comandita”, escritas con todas las letras o las abreviaturas que comúnmente suelen usarse. 2.2.6.1.3 Compañía de responsabilidad limitada.- Se contrae entre tres o más personas, que solamente responden por las obligaciones sociales hasta el monto de sus aportaciones individuales y hacen el comercio bajo una razón social o denominación objetiva, a las que añadirá, las palabras “compañía limitada” 2.2.6.1.4 Compañía anónima: Es una sociedad cuyo capital se encuentra dividido por acciones negociables, está formado por las aportaciones de los accionistas que corresponden únicamente por el monto de sus acciones. 2.2.6.1.5 Compañía de economía mixta.- Es una sociedad formada por capital privado y del estado, con la finalidad de prestar nuevos servicios públicos o mejorar los ya existentes. Estas cinco especies de compañías constituyen personas jurídicas. La ley de compañías, reconoce además, la compañía accidental o cuentas en participación. 2.2.6.2 Normas sobre Montos Mínimos de activos en los casos de auditoría externa obligatoria. Según la ley de compañías Art. 318. Las compañías nacionales de economía mixta y anónimas con participación de personas jurídicas de derecho público o de derecho privado con finalidad social o pública, cuyos activos excedan de $50.000,00 dólares de los estados Unidos de América. Las sucursales de compañías u otras empresas extranjeras organizadas como personas jurídicas que se hubieran establecido en el Ecuador y las asociaciones que éstas formen entre sí o con compañías nacionales, siempre que los activos excedan los $50.000, 00 dólares de los Estado Unidos de América.
  • 51 Las compañías nacionales anónimas, en comandita por acciones y de responsabilidad limitada, cuyos montos de activos excedan el $500.000,00 de dólares de los Estados Unidos de América. Los estados financieros auditados se presentarán obligatoriamente para solicitar créditos a las instituciones que forman parte del sistema financiero ecuatoriano, negociar sus acciones y obligaciones en Bolsa, solicitar los beneficios de las leyes de Fomento, intervenir en concursos públicos de precios, de ofertas y de licitaciones, suscripción de contratos con el estado y declaración del impuesto a la renta. Las personas naturales o jurídicas que ejercen la auditoría, para fines de esta Ley deberán ser calificadas por la Superintendencia de Compañías y constar en el Registro correspondiente que llevará la superintendencia, de conformidad con la Resolución que expida. El Superintendente de Compañías podrá disponer excepcionalmente que una compañía con activos inferiores a los establecidos en el inciso primero, pero superiores a los $1.600,00 dólares de los Estados Unidos de América someta sus estados financieros a auditoría externa, cuando existan dudas fundadas sobre su realidad financiera, a base de un informe previo de inspección que justifique tal auditoría o a solicitud de los comisarios de la compañía. Se considera “activos” el monto al que asciende el activo total constante en el estado de situación, presentado por la sociedad o asociación respectiva a la Superintendencia de Compañías, en el ejercicio económico anterior. Según el artículo 319 la función de la auditoría externa será la de emitir un dictamen sobre los estados financieros de las compañías a que se refiere esta Ley, sin perjuicio de la fiscalización que realicen los comisarios u otros órganos de fiscalización y del control que mantiene la Superintendencia de Compañías. La selección de los auditores según el artículo 320 se realizará del Registro de firmas auditoras calificadas por la Superintendencia. Esta selección la efectuará la Junta General de Accionistas o de Socios de la compañía, según el caso, o el Apoderado General de
  • 52 Sucursales de Compañías u otras empresas extranjeras organizadas como personas jurídicas. 2.2.6.3 Normas de Registro de Entidades Jurídicas y de Personas Jurídicas que ejercen auditoría externa La contratación de los auditores externos se efectuará hasta noventa días antes de la fecha de cierre del ejercicio económico, debiendo la compañía informar a la superintendencia de compañías, en el plazo de treinta días contados desde la fecha de contratación, el nombre, la razón social o denominación de la persona natural o jurídica contratada, esto según el articulo 321. De acuerdo al artículo 322 los auditores externos tendrán acceso en todo tiempo a la contabilidad y libros de la compañía con el objeto de cumplir sus funciones y están facultados para requerir a los administradores; la información, documentos, análisis, conciliaciones y explicaciones que consideren necesarios para el cumplimiento de las mismas. Los administradores pondrán a disposición de los auditores externos, por lo menos con cuarenta y cinco días de anticipación a la fecha que estos deban presentar su informe, los estados financieros de la compañía y todas las informaciones mencionadas en el artículo 322, que dichos auditores requieran. Igualmente, notificarán por escrito a los auditores, con un mínimo de veinte días de anticipación, la fecha de reunión de la Junta General que debe conocer el informe de aquellos. El informe de auditoría externa estará a disposición de los socios o accionistas por lo menos ocho días antes de la Junta General que lo conocerá. La Superintendencia de Compañías mediante resolución, determinará los requisitos mínimos que deberá contener los informes que presenten los auditores externos, esto según el artículo 323. El artículo 324 nos dice que los auditores externos podrán ser llamados a la Junta General por el Directorio o por los socios o accionistas que representen por lo menos el diez por ciento del capital social pagado, para aclarar aspectos relacionados con su informe.
  • 53 Los administradores de la compañía remitirán a la Superintendencia copia del informe de auditoría juntamente con los documentos señalados en el art. 20, estas son: copias autorizadas del Balance General anual, del Estado de Pérdidas y Ganancias, memorias e informes de los administradores, nómina de administradores, representantes legales y socios o accionistas. Los auditores remitirán a la Superintendencia de Compañías, copia del informe, hasta ocho días después de su presentación a la compañía. La compañía que no contrate auditoría externa sin causa justificada, calificada por la Superintendencia de Compañías, será sancionada de acuerdo al art. 325, la multa será por cada día de retraso, a partir de la fecha límite para su contratación, hasta un máximo del equivalente a cuarenta días, cumplidos los cuales y en caso de no haberse contratado la auditoría, la Superintendencia ordenará la intervención de la compañía. 2.2.6.4 Requisitos para la Calificación y Registro de auditores externos. Para obtener la calificación de auditores externos, el interesado, persona natural o jurídica, deberá presentar la siguiente documentación: 2.2.6.4.1 Persona Natural  Solicitud de calificación dirigida al Superintendente de Compañías, la que podrá presentarse en la oficina matriz o en cualquiera de las intendencias provinciales.  Hoja de vida y copia certificada del título de Contador Público autorizado, Economista o Doctor en Ciencias Económicas.  Documentación certificada que pruebe una experiencia de un lapso no menor a tres años, en auditorías externas realizadas a compañías y entes sujetos a control de esta Superintendencia, ya sea directamente o habiendo pertenecido al personal de una compañía auditora calificada.  Nómina y hoja de vida del personal de apoyo; y,  Dirección, número telefónico, e-mail y fax. 2.2.6.4.2 Persona Jurídica  Solicitud de calificación dirigida al Superintendente de Compañías, la que podrá presentarse en la oficina matriz o en cualquiera de las intendencias provinciales.
  • 54  Ser una sociedad constituida o domiciliada en el país, en los términos de la Ley de Compañías, en cuyo objeto social conste la actividad de auditoría externa y se encuentre al día en el cumplimiento de las obligaciones para con esta Superintendencia.  Hoja de vida de la compañía o de sus administradores y personal de apoyo, quienes adjuntarán copia certificada del título de Contador Público autorizado, Economista o Doctor en Ciencias Económicas.  Documentación certificada que acredite que la compañía ha adquirido una experiencia de un lapso no menor a tres años, en auditorías externas realizadas a compañías y entes sujetos a control de esta Superintendencia. En el caso de que la persona jurídica a calificarse no reúna este requisito, se presentará tales certificaciones de al menos tres de sus administradores o personal de apoyo, quienes además cumplirán con el requerimiento señalado en el numeral anterior  Nómina y hoja de vida del personal de apoyo  Nómina actualizada de accionistas o socios y administradores o apoderados; y,  Dirección domiciliaria, número telefónico, e-mail y fax. No podrán calificarse como auditores externos, las personas naturales o jurídicas que se encuentren comprendidas en los siguientes casos:  Los accionistas o socios, administradores y empleados de la compañía o ente auditado  Los cónyuges y personas dependientes de los administradores y comisarios de los entes auditados y quienes estén con respecto a tales administradores y comisarios dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo grado de afinidad  Las personas que no tuvieren domicilio dentro del país  Los que se hallen en mora con instituciones financieras del Estado  Quienes hubieren sido declarados judicialmente responsables de irregularidades en la administración de entidades públicas y compañías privadas.  Los titulares de cuentas corrientes sancionadas por la Superintendencia de Bancos y Seguros que no hubieran obtenido la respectiva rehabilitación  Las personas contra quienes se hubieren dictado sentencia ejecutoriada condenatoria por cometimiento de delitos  Las personas contra quienes se hubiere dictado sentencia ejecutoriada condenatoria por uno o más delitos previstos en el Capítulo I, del título V de la Ley sobre Sustancias Estupefacientes o Psicotrópicas.
  • 55  Las personas naturales o jurídicas que hayan sido sancionadas con la supresión o cancelación de la calificación de auditores externos concedidas por la Superintendencia de Bancos, mientras se encuentre vigente tal sanción.  Las personas naturales o jurídicas cuya calificación fue cancelada por esta Superintendencia al haber verificado falsedad en la documentación presentada o comprobado falta de idoneidad y ética en el ejercicio profesional.  Los peritos de las compañías auditadas; y  Los funcionarios y empleados de la Superintendencia de Compañías o quienes perciban sueldo, honorarios o remuneración con cargo al presupuesto de la institución. En los casos de personas jurídicas, no se las calificará si la compañía o uno o más de sus administradores o personal de apoyo se encontraren incursos en cualquiera de las circunstancias descritas en los literales d), g) y h) que anteceden. El Superintendente de Compañías o su delegado, previo el informe del Intendente de Control e Intervención, informe que será realizado sobre la base al análisis y verificación de la documentación presentada, calificará como Auditor Externo al solicitante; dispondrá la publicación de la resolución correspondiente en uno de los periódicos de mayor circulación del domicilio de la persona natural o jurídica calificada; y, previa su presentación ordenará la inscripción en el Registro Nacional de Auditores Externos. El Registro Nacional de Auditores Externos, estará a cargo del Secretario General de la oficina matriz de la Superintendencia de Compañías. La inscripción de los auditores externos calificados se efectuará una vez que se hubiere presentado el ejemplar de la publicación referida en el artículo cuarto de esta resolución. Cumplido este requisito el Secretario General otorgará al beneficiario el certificado de calificación como Auditor Externo, asignándole el número de registro correspondiente. 2.2.6.5 Renovación de la Calificación Las personas naturales o jurídicas calificadas como auditores externos deberán renovar su registro hasta el 30 de junio de cada cinco años, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos:
  • 56  Lista de compañías auditadas en los últimos cinco años, cuyos informes hubieren sido presentados en la Superintendencia de Compañías. Esta lista debe referirse a aquellas empresas obligadas a contratar auditoría externa en los términos del artículo 318 de la Ley de compañías.  Listado del personal de apoyo, con indicación del número de cédula de identidad o pasaporte.  Declaración de que se mantienen las condiciones y requisitos con los cuales se otorgó la calificación.  Dirección, casilla, número telefónico, e-mail y fax actualizados  Las personas jurídicas presentarán adicionalmente la nómina de los administradores, de socios o accionistas, y deberán encontrarse al día en el cumplimiento de sus obligaciones para con esta Superintendencia. 2.2.6.6 Funciones de los Auditores Externos Las personas naturales o jurídicas calificadas como auditores externos, tendrán las siguientes funciones:  Realizar el examen de auditoría con sujeción a las Normas Ecuatorianas de Auditoría y mantener por cinco años la custodia de los papeles de trabajo que reflejarán la aplicación de procedimientos y pruebas de auditoría.  Emitir una opinión técnica, profesional, responsable e independiente, fundamentada en la evidencia resultante del examen practicado.  Cumplir con las condiciones y especificaciones del contrato de presentación de servicios.  Formular sugerencias, recomendaciones y brindar el asesoramiento técnico tendiente a mejorar los sistemas contables y de control interno de sus clientes.  Emitir opiniones sobre consultas contables, económicas y financieras que efectuaren los clientes u otras empresas.  Informar a las autoridades competentes los casos de dolo, fraude o estafa y revelarlos en los informes de auditoría externa, y  Llevar contabilidad de compañías no auditadas por ellos. 2.2.6.7 Prohibiciones y Sanciones
  • 57 Las personas naturales o jurídicas calificadas para ejercer las funciones de auditoría externa, están prohibidas de:  Formar parte de los organismos de administración y fiscalización de la compañía auditada  Ser socios o accionistas de la compañía auditada.  Delegar el ejercicio de su cargo  Representar a los accionistas o socios en juntas generales de la compañía auditada  Desempeñar las funciones de contadores de las compañías auditadas  Desempeñar y auspiciar, por sí o por interpuesta persona, las funciones de asesor legal de las compañías en general, aún cuando fueren sus auditores externos. Excepcionalmente pueden hacerlo en los casos señalados en el artículo 99 de la Ley de Régimen Tributario Interno y sus reglamentos.  Prestar servicios de consultoría por sí o por interpuesta persona.  Si con anterioridad a la inscripción de auditor externo por parte de una persona natural o jurídica, se comprobare la falsedad en cualquiera de sus documentos, al auditor involucrado, se le cancelará en forma definitiva su calificación, sin perjuicio de las acciones civiles o penales a que se hubiere lugar. Las personas naturales o jurídicas que no hubieren renovado su calificación, serán suspendidas en la calificación. Esta suspensión se la efectuará mediante resolución, pudiendo la persona natural o jurídica sancionada obtener su rehabilitación previa la justificación correspondiente, dentro de los seis meses posteriores a la suspensión. Si transcurrido este tiempo, la persona sancionada no obtuviere su rehabilitación, la Superintendencia procederá a cancelar la calificación. En este caso la persona natural o jurídica, podrá solicitar una nueva calificación luego de transcurrido dos años y previo el cumplimiento de los requisitos establecidos. Cuando el auditor externo no justifique, dentro del plazo otorgado, las observaciones o requerimientos que haga la Superintendencia de Compañías, respecto de los informes de auditoría externa o de los papeles de trabajo, será eliminado del Registro Nacional de Auditores Externos. En el futuro no tendrá opción de solicitar una nueva calificación.
  • 58 La falta de presentación de los papeles de trabajo y más documentos requeridos por esta Superintendencia, por parte del auditor, será causa para su eliminación del Registro Nacional de Auditores Externos y no tendrá opción para solicitar una nueva calificación. Cuando un auditor incurriere en el incumplimiento de sus obligaciones contractuales o se comprobaren irregularidades auspiciadas o toleradas por él, que afecten a los estados financieros, la Superintendencia de Compañías cancelará definitivamente la calificación concedida, independiente de las demás sanciones y responsabilidades civiles o penales a las que hubiere lugar. Cuando esta Superintendencia, de oficio o por denuncia, comprobare que un auditor externo, persona natural o jurídica, por sí o por interpuesta persona, se encuentra realizando actividades de consultoría y asesoría legal, será cancelada definitivamente su calificación, sin perjuicio de las acciones civiles o penales a que hubiere lugar. En este caso no habrá opción de renovación. Los auditores externos que contravinieren los principios de ética profesional, fueren corresponsables de falsedades o violaciones a la ley o no guardaren la reserva de la información que tuvieren conocimiento en el incumplimiento de su labor, serán sancionados con la cancelación de su inscripción en el Registro Nacional de Auditores Externos y no tendrá opción de una nueva calificación. A los auditores externos, persona natural o jurídica, que se les hubiere suspendido o retirado la calificación concedida por la Superintendencia de Bancos y Seguros o por la Dirección Nacional de Cooperativas, se les aplicará igual sanción por parte de la Superintendencia de Compañías. En este caso de suspensión, esta calificación será habilitada, cuando el auditor sancionado obtenga la respectiva rehabilitación y comunique y justifique tal circunstancia en esta institución. Las suspensiones de las que tratan los puntos anteriores se anotarán al margen del respectivo registro; y, además el auditor involucrado deberá publicar tal circunstancia, en uno de los diarios de mayor circulación de su domicilio. Igual procedimiento se seguirá para los casos de cancelación.
  • 59 La suspensión o cancelación de un auditor externo lo inhabilita para el ejercicio de labores de auditoría externa, en los términos del artículo 318 de la Ley de Compañías; consecuentemente, todo trabajo de auditoría realizado, carecerá de validez, y en tal caso, los entes deberán contratar una nueva auditoría para el dictamen de los estados financieros de ese período Además, se ordenará la cancelación de la calificación de auditor externo a la persona natural o jurídica que incurriere en incumplimiento de sus obligaciones contractuales frente a la compañía auditada. La suspensión o cancelación de la calificación de un auditor externo, será comunicada a la Superintendencia de Bancos y Seguros. 2.2.7 Normas Internacionales de Auditoría. La existencia de las normas de auditoría generalmente aceptadas (Generally Accepted Auditing Standard, GAS) es evidencia de que los auditores están muy interesados en el mantenimiento de una alta y uniforme calidad del trabajo de auditoría por parte de todos los contadores públicos independientes. Si cada contador público certificado posee un entrenamiento técnico adecuado y realiza auditorías con habilidad, cuidado y juicio profesional, el prestigio de la profesión aumentará y el público le atribuirá una creciente importancia a la opinión de los auditores que acompaña los estados financieros. El AICPA (American Institute of Certified Public Accountants, Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados) ha expuesto el marco de referencia en las siguientes 10 normas de auditoría generalmente aceptadas: 2.2.7.1 Normas Generales.  La auditoría debe ser realizada por una persona o personas que tengan una capacitación técnica adecuada e idoneidad como auditores.  En todos los asuntos relacionados con la labor asignada, el auditor o los auditores deben mantener una actitud mental de independencia.  Debe ejercerse el debido cuidado profesional en la planeación y desempeño de la auditoría y en la preparación del informe.
  • 60 2.2.7.2 Normas del trabajo de campo.  El trabajo debe ser planeado adecuadamente y los asistentes, si existen, debe ser supervisados apropiadamente.  Para planear y determinar la naturaleza, periodicidad y medida de las pruebas que deben realizar, la auditoría debe obtener una compresión suficiente del control interno.  Debe obtenerse suficiente evidencia competente o válida a través de la inspección, la observación las indagaciones y las confirmaciones para proporcionar una base razonable que permita dar una opinión relacionada con los estados financieros bajo auditoría. 2.2.7.3 Normas de los Informes.  El informe debe establecer si los estados financieros han sido presentados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.  El informe debe identificar aquellas circunstancias bajo las cuales dichos principios no han sido observados consistentemente en el período actual en relación con el período anterior.  Debe considerarse si las revelaciones informativas en los estados financieros son razonablemente adecuadas, a menos que en el informe se especifique lo contrario.  El informe debe contener bien sea la expresión de una opinión relacionada con los estados financieros, tomados como un todo, o una declaración en el sentido de que no es posible expresar una opinión. Cuando no se pueda expresar una opinión global, deben establecerse las razones para ello. En todos los casos en los cuales el nombre de un auditor esté asociado con los estados financieros, el informe debe contener una identificación inequívoca clara de la clase de trabajo del auditor, si existe, y del grado de responsabilidad que está aceptando. Las 10 normas de auditoría expuestas por el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados, incluyen términos de medición tan subjetivos como “planeación adecuada”, “suficiente comprensión del control interno”, “evidencia competente y suficiente” y “revelación adecuada”. Para decidir bajo las circunstancias de cada contrato de auditoría lo que es adecuado, suficiente y competente se requiere el ejercicio del juicio profesional. La auditoría no puede convertirse en algo rutinario; el juicio del auditor es vital en las diversas
  • 61 etapas de cada contrato. Sin embargo, la formulación y publicación de las normas de auditoría cuidadosamente redactadas son de inmensa ayuda para elevar la calidad del trabajo de auditoría, aunque su aplicación requiera el juicio profesional. Las 10 normas de auditoría fueron la base para crear las Normas Internacionales de Auditoría las cuales son aplicadas en caso de que no exista una Norma Ecuatoriana de Auditoría para su aplicación. 2.2.8 Normas Internacionales de Contabilidad Los estados financieros se preparan y presentan para ser utilizados y conocidos por usuarios externos de todo el mundo. A pesar de la similitud de unos países y otros, existen diferencias que son causadas por circunstancias de índole social, económica y legal, lo que hace necesario que el marco sea lo suficientemente flexible sin perder uniformidad. La normativa contable internacional se caracterizó en la década de los noventa por su dinámica y cambio constante, todas las normas internacionales de contabilidad, fueron reformadas, revisadas, reordenadas y/o derogadas en la mencionada década; sufriendo el organismo mismo una gran reorientación en el año 2000-2001 que llevó precisamente a que la IASC fuera sustituida por la IASCF, de donde depende el AISB como organismo emisor de estándares internacionales de reportes de desempeño financiero. Las normas internacionales han dado un giro trascendental hacia el valor razonable, estas plantean una necesidad para potenciar el proceso armonizador, con el objeto básico de favorecer la comparabilidad de la información financiera de los entes-empresas que actúan en un mismo mercado. Orientación que responde a las necesidades de la globalización privilegiando las necesidades de los usuarios de entidades que participan en mercados públicos de valores. El valor razonable tiene su espíritu en la economía de mercado libre, esquema que ha sido contemplado en el FABS como por el IASB y recientemente por las directivas de la Unión Europea.
  • 62 En nuestro país en el caso de que no exista una Norma Ecuatoriana de Contabilidad específica para el tratamiento de ciertas transacciones o partidas de los estados financieros se recomienda aplicar los lineamientos contenidos en las Normas Internacionales de Contabilidad hasta que se emita una Norma Ecuatoriana de Contabilidad. CAPÍTULO III 3.1 Diagnostico de la Empresa Automotores y Anexos S.A. Manta.
  • 63 Foto # 1 Autor: http://www.nissan.com.ec 3.1.1 Antecedentes Generales. Automotores y Anexos S.A. se constituyó legalmente en la ciudad de Quito el 23 de marzo de 1963 con la finalidad de brindarle a la familia ecuatoriana una de las marcas más prestigiosas del mercado automotriz mundial como es NISSAN. Fue expandiendo el mercado nacional a través de la apertura de sus cinco sucursales: Guayaquil, Cuenca, Ambato y Manta. En cuanto a la sucursal Manta fue abierta en un principio con la finalidad de servir de centro de logística de importación, para descongestionar un poco a la de Guayaquil, sin embargo con el pasar de los años se fue implementando infraestructura y personal para la venta, y así poder ofrecer a los Manabitas y Mantenses un vehículo confortable y seguro. “Liderar la comercialización automotriz en el Ecuador con sus productos y servicios de la más alta calidad y valor al mejor precio, retribuyendo con excelencia la confianza de nuestros clientes, colaboradores y comunidades en las que operamos”, con esta visión ha crecido Automotores y Anexos desde el 23 de marzo de 1963. Nació con la representación de la marca japonesa Nissan, cuyo derecho era exclusivo para Quito, ya que en ese entonces existían las representantes para Guayaquil y Cuenca. En 1967, luego de un arduo trabajo, caminando por terreno firme, AYASA compró la empresa comercializadora que operaba en el Puerto Principal y se crea la red Quito-Guayaquil. En 1975, gracias a su fortalecimiento y solidez, se abrió una sucursal en Ambato y otra en Manta. En la década de los ochenta, con la prohibición de la importación de automóviles el negocio sobrevivió gracias a la entrega hacia el cliente y los proveedores. Con el respaldo de repuestos y servicios AYASA siguió creciendo, hasta que en 1994 adquirió Intercambio Automotriz S. A., la representante de Nissan en Cuenca. AYASA creció al igual que Nissan en el Ecuador. En sus inicios fue reconocida gracias a los modelos Datsun, nombre comercial de la fábrica nipona. El crecimiento sostenido se logró gracias a la entrega de repuestos, servicios y respaldo total hacia los clientes. Todo caminó bien hasta el cierre de las importaciones, los ingresos por las ventas cayeron
  • 64 vertiginosamente y el negocio cambió. La empresa nunca se olvidó de sus clientes, siempre mantuvo la respectiva provisión de repuestos y estuvo alerta con el servicio, “Nunca nos fuimos, una de las razones de la confianza. En ningún momento un usuario sufrió la falta de una refacción y eso es lo que la gente aprecia”, asegura Gil Malo, Subgerente General. En la misma época arrancó el proyecto del CKD de la camioneta Datsun 1200, ensamblada por Aymesa. Las leyes no permitían una competencia abierta, por eso la decisión de un producto local, no era muy rentable pero se hacia presencia en el mercado. Al abrirse nuevamente las importaciones, básicamente, AYASA tuvo que relanzar una marca. Para ese entonces Nissan decidió desaparecer del mercado el nombre comercial Datsun. La etapa de transición nunca se vivió en el Ecuador. En Estados Unidos el cambió duró cerca de tres años, los anuncios advertían “Datsun by Nissan”. En Ecuador se lo hizo mediante un solo anuncio luego de la apertura de las importaciones “Datsun ahora es Nissan”. La transición en Ecuador tuvo que realizarse en una semana, siendo un gran impacto para el público, ya que las camionetas y automóviles eran muy queridas, lo cual causó un poco de rechazo inicialmente a la marca, pese a que el distribuidor era el mismo, la gente creía que era una nueva marca, incluso se adujo que era coreana. Desde 1964 hasta inicio de los 90’s la empresa se debió a una sola línea de productos y con un manejo bastante familiar, sus administradores eran primos, hermanos, padres. Pero las exigencias del mercado requirieron la profesionalización e ingreso de gente nueva, con nuevas percepciones. La nueva generación de la administración, realmente la tercera, siempre vió con preocupación el manejo de una sola marca. Fueron necesarios cambios internos para afrontar las nuevas necesidades, con el bagaje adquirido se tuvo que cambiar la perspectiva, pero manteniendo su visión y misión hacia el cliente. La inquietud fue constante, una dependencia de ese nivel y el riesgo de un nuevo cierre de las importaciones o factores externos como la crisis afrontada por Nissan a mediados de década de los 90’s, en la que la empresa nipona estuvo mal y afectó directamente a las ventas de AYASA. El cómo cambiar la estructura fue lo más complicado. Todo inició con analizar el mismo nombre. Pero ¿dónde estaban los anexos?, si sólo era Nissan, “es decir, teníamos todos los huevos dentro de una misma canasta” afirma Gil Malo.
  • 65 Alguien pensó desde su fundación que Automotores y Anexos debía diversificarse. Así empezó, desde hace cinco años el trabajo con Pirelli, en asociación con Italcaucho, empresa especializada en neumáticos. Inicialmente sólo era subdistribuidor, pero el buen manejo en la distribución al por mayor y su buen éxito sirvió para que desde noviembre del 2002 por decisión de Italia, sea nombrada como representantes exclusivos para la Costa y en el 2004 se aprobó la distribución para todo el país. Por otro lado, el negocio de las llantas no es tan bueno como el automotriz. Con una estructura de manejar hasta 7 mil unidades al año se presentó la crisis económica en Ecuador, a raíz de la guerra con el Perú, en 1995, y si se suma la mala racha de la marca sin poder renovar los modelos y costos muy altos, AYASA volvió a la encrucijada de basar sus transacciones en una sola marca, restringiendo sus ventas a mil vehículos por año. Hasta que en 1999 Renault compró el 35% de Nissan. La incertidumbre fue más grande, la duda de que al día siguiente se podía amanecer con un nuevo dueño en Nissan, la gerencia estaba demasiado inquieta. Mientras el país vivió la mayor caída económica cada lunes se derrumbaba un banco durante la crisis bancaria. Una sólida red de distribución era nuestra gran fortaleza. Lo más importante para una fábrica es como llegar al cliente y no podía dejar aun lado a las empresas con el mejor sistema. AYASA en sus inicios se desarrolló en un mercado de vehículos norteamericanos y construyó la transición hacia los modelos japoneses. “teníamos miedo, pero éramos gerentes y debíamos seguir buscando alternativas. Buscar algo, una marca”. La resolución de la alianza Renault-Nissan era que donde estaba bien la representación de Nissan y más la de Renault, la primera se hacía cargo de la segunda, o viceversa. Pero en caso de que las dos estén bien cada una se manejaba independiente; ahí llegó la propuesta de hacernos cargo de la marca francesa. Luego del análisis de la diversificación de marcas, observar la situación en el Pacto Andino: por su origen no se cruzaban ni en productos ni en fuentes de producción. Además, cuáles eran los valores de Automotores y Anexos. La visión estaba clara, nunca abandonar a sus clientes. Sumado a la posibilidad de dejar una puerta abierta para que otra empresa se haga cargo de la marca francesa. La gama de Renault era complementaria ya que existían modelos pequeños como el Clío o el Twingo que no teníamos con Nissan.
  • 66 El proceso llevó a una total apertura de las dos partes, pero la realidad del entorno no presentaba opciones de crecer. Por otro lado se analizó que en las peores épocas se crean oportunidades. Fueron audaces, “En las peores circunstancias abrimos una de nuestras mejores oportunidades, estábamos empeñados en iniciar nuevos negocios y la oportunidad estaba dentro de lo que habíamos definido que necesitábamos”. El trabajo fue de más de un año iniciando con el entrenamiento del personal, una capacitación necesaria para todo el personal involucrado. El punto de quiebre de la economía durante el proceso de dolarización se convirtió la fecha de lanzamiento. La forma era clara, tenía que mantenerse el nombre de AYASA, se tenía un nombre que brindaba respaldo y credibilidad y no crear una empresa asociada al grupo. Todo apuntaba a noviembre del 2000, el país tenía que recuperarse, ya no podía ir más abajo. “No teníamos la certeza ni la bola de cristal pero nos arriesgamos en el Auto Show Automundo 2001”. La presentación contó con todos los modelos nuevos: Megane, Clio, Scenic y Twingo, precio competitivo, renovación total de la marca, mejor tecnología. ”Había que decir que decidir si nos sentamos a rezar para que el país le cambie las cosas a uno o que nosotros seamos los que hagamos cosas para que el país comience a cambiar”. Así se tomó el reto, con una campaña informativa de que se invirtió en entrenamiento, locales nuevos y stock de repuestos. Además de informar los acontecimientos mundiales sobre la nueva alianza. Favorecidos además de que el resto del sector no renovó sus modelos y estaba por iniciar el aumento en la demanda y la reducción en la sobreoferta, la jugada fue matemática pero con mucho riesgo, la economía debía activarse y se tuvo suerte, se proyectaron 300 ventas y superamos las 1300 unidades de Renault en el primer año, un logro histórico. Afrontamos muchos retos con Renault, fue un proceso de aprendizaje tanto nuestro como de la marca, debieron adaptar una empresa que estaba acostumbrada a trabajar con japoneses a una mentalidad muy diferente como la francesa, distinto tipo de productos y nuevas estrategias, luego del rotundo éxito la marca se estabilizó, supero una curva ardua de aprendizaje y exigió que AYASA crezca en su estructura, tanto comercial como de servicio y repuestos, la tecnología no pudo ser descuidada para el mejor manejo de empresa. Al momento cuentan con un sistema informático con conexión en red permitiendo el movimiento de la compañía desde cualquier computadora a nivel nacional.
  • 67 El nuevo reto planteado es culminar un proceso de mejoramiento continuo enfocado en la optimización de recursos y lograr la certificación ISO 9000 para el año 2006.9 3.1.2 Base Legal. En la ciudad de San Francisco de Quito, capital de la República del Ecuador, a veintitrés de Marzo de mil novecientos sesenta y tres, ante el notario doctor Mario Zambrano Saá, en cargado de la Notaria Primera, comparecen los señores Doctor Gonzalo Cordero Crespo, casado, abogado, Doctor Rodrigo Cordero Crespo, casado, médico, Doctor Ignacio Malo Crespo, casado, abogado y Doctor Leonardo Malo Borrero, casado, médico; las señoritas Lucía Malo Borrero y Teresita Malo Borrero, solteras, dedicadas a quehaceres domésticos; y los señores Alfredo Correa Escobar, casado, funcionario público, Conto Patiño Martínez, casado, comerciante y Esteban Cordero Borrero, soltero, licenciado en ciencias públicas y sociales. Según la CLAUSULA PRIMERA, la denominación de la empresa es “Automotores y Anexos S.A” (A.Y.A.S.A.) y con el objeto de realizar cualesquiera de las actividades comerciales e industriales previstas por la Ley, se constituye, con domicilio en la cuidad de Quito, una sociedad anónima de nacionalidad ecuatoriana. Según la CLAUSULA SEGUNDA, El capital social inicial de la compañía fue de un millón doscientos mil sucres (S/.1´200.0000,00), divididos en ciento veinte acciones de diez mil sucres cada una más acciones, a voluntad de los accionistas y éstas serán nominativas o al portador. La CLASULA TERCERA, indica que son autoridades de la compañía, en su orden: La junta General, el Directorio, el Presidente, el Vicepresidente y el Gerente. El 10 de octubre del año dos mil cinco se realizó un incremento de capital autorizado y suscrito y reforma de los estatutos social de la compañía Automotores y Anexos S.A. AYASA, la cuantía del Capital Autorizado fue de seis millones ochocientos diez y seis mil ciento tres con sesenta y ocho centavos de dólares. $6.816.103,68. 9 http://www.nissan.com.ec
  • 68 En este Incremento de Capital comparece el señor Ingeniero Nicolás Aurelio Espinosa Maldonado, en su calidad de Gerente General y Representante Legal actual de la compañía. Mediante una serie de actos societarios la compañía ha realizado varios aumentos de capital social y reforma de estatutos en la parte pertinente, siendo el último el efectuado mediante escritura pública otorgada ante el Notario Vigésimo Noveno del Cantón Quito, el día veinte y siete de agosto del año dos mil tres, posterior al aumento de capital descrito, la compañía efectúo un aumento de capital, mediante la capitalización de las utilidades del ejercicio económico del año dos mil tres, aumento que se lo efectúo dentro del monto del capital autorizado de la compañía, mediante protocolización del Acta de Junta General Extraordinaria y Universal de Accionistas de fecha veinte y tres de agosto del año dos mil cuatro, que resolvió dicho aumento, protocolización que se inscribió en el Registro Mercantil del Cantón Quito, con fecha dieciocho de octubre del mismo año, La junta General celebrada el dieciocho de julio del año dos mil cinco, resolvió fijar el capital autorizado e incrementar el capital suscrito y pagado y reformar el estatuto social, todo de conformidad con el Acta habilitante. 3.1.3 Objetivo Las empresas son ciertas clases de organizaciones o unidades sociales que buscan alcanzar objetivos específicos, y su razón de ser es cumplirlos. Es una situación deseada que ella pretende alcanzar. Desde esta perspectiva, los objetivos empresariales cumplen muchas funciones. El objetivo de Automotores y Anexos es alcanzar una rentabilidad mínima del 9% por Negocio y Sucursal, tener un personal altamente desarrollado y satisfecho para alcanzar el máximo desarrollo comercial y de servicio. 3.1.3.1 Objetivos Estratégicos Económicos.- Rentabilidad neta mínima 9% por negocio sucursal y plaza Desarrollo Personal.- Calificado, entrenado, motivado, satisfecho Comercial y Servicio Ser la 2da. Compañía Automotriz Nacional
  • 69 Ser la 1ra. Compañía en Servicio Ser la 1ra. En tasa de satisfacción al cliente Los objetivos definidos tanto para los negocios como para las ciudades y los objetivos corporativos deberán ser guía para el trabajo de todos quienes hacen Automotores y Anexos S.A., así mismo los objetivos serán los que garanticen el cumplimiento de la misión y la visión. 3.1.4 Misión y Visión. La misión es la razón esencial de ser y existir de una organización y de su papel en la sociedad. Automotores y Anexos S.A. inició un proceso llamado Estrategia y Mejoramiento Continuo, que busca la excelencia operativa de tal forma que se garantice la supervivencia de la compañía por ser la preferida en el mercado ecuatoriano. Componentes Detalles Objetivo Calidad total para el cliente Factor Clave del éxito Excelencia en repuestos, vehículos y servicios Actores Gerente, administradores, empleados y clientes Responsabilidad Social Comunidad mantense, manabita y ecuatoriana Cuadro # 3 Autora: Maria Elisa Soledispa. 3.1.4.1 La Misión. Provee a los clientes vehículos, repuestos, llantas, lubricantes, aditivos y servicios de talleres, todos de reconocida excelencia optimizando en cada uno de nuestros procesos la más alta calidad, la relación costo beneficio, la oportunidad de entrega, pensando siempre en exceder sus expectativas y lograr con nuestra acción la satisfacción de nuestra gente y una adecuada rentabilidad para nuestros accionistas. Componentes Detalles Valores Principios éticos en cada uno de nuestros empleados Confianza Nivel de solvencia y seriedad Situación futura Cumplir los objetivos Organizacionales para el 2007 Cuadro # 4 Autora: Maria Elisa Soledispa. 3.1.4.2 La Visión.
  • 70  Liderar la comercialización automotriz en el Ecuador con productos y servicios de la más alta calidad y valor al mejor precio retribuyendo con excelencia la confianza de nuestros clientes.  Proyectar ante nuestros clientes, colaboradores y comunidad con la que operamos los más altos niveles de solvencia, seriedad y solidaridad.  Marcaremos la diferencia en los negocios imponiendo honestidad y transparencia en nuestras acciones.  Contaremos con el compromiso de nuestros empleados a través de su desarrollo profesional, proporcionándole bienestar social. 3.1.5 Productos que ofrece. Automotores y Anexos es una comercializadora de vehículos con una red completa de productos y servicios en las cinco principales ciudades del país: Quito, Guayaquil, Cuenca, Ambato y Manta, con concesionarios ubicados en forma estratégica. Se dedica a la importación y venta de vehículos, repuestos, llantas y aditivos. Las marcas de vehículos y Repuestos que comercializa son Nissan, de origen Japonés y Mexicano y Renault de origen Francés y Colombiano. Las llantas son marca Pirelli, importadas desde Brasil y Venezuela, y, los Aditivos y Lubricantes marca CYCLO, importados de EE.UU. 3.1.6 Estructura Corporativa. La Empresa Automotores y Anexos S.A., tiene cinco sucursales a nivel nacional, Quito, Guayaquil, Cuenca, Ambato y Manta. La matriz se encuentra en la ciudad de Quito que es el centro de control de toda la organización.
  • 71 QuitoQuito GuayaquilGuayaquil AmbatoAmbato MantaManta CuencaCuenca Matriz Sucursales Subdistribuidor Posición GeográficaPosición Geográfica Gráfico # 1 Autor: Automotores y Anexos. Organigrama General de la Empresa Automotores y Anexos S.A. Junta General Directorio Presidencia Ejecutiva Vicepresidencia Ejecutiva Administración Quito Guayaquil Ambato Manta Cuenca Vehículos Nuevos Vehículos Usados Talleres Repuestos Llantas Lubricantes y Aditivos Negocios Sucursales Nissan Renault Comercialización
  • 72 Gráfico # 2 Autor: Automotores y Anexos. La empresa dirigida por la Junta General de Accionistas, Directorio, Presidente Ejecutivo y Vicepresidente Ejecutivo, con el apoyo de los departamentos de Administración y Comercialización, debajo de estas líneas de mandos se encuentran las cinco sucursales y los cinco negocios que conforman la empresa en forma de triangulo El departamento de Administración se encuentra conformado por los Departamentos de Finanzas, sistemas, contabilidad, compras, personal e importaciones. Gráfico # 3 Autor: Automotores y Anexos. 3.1.6.1 Departamento de Finanzas.- Es el encargado de controlar el flujo de fondos de la organización. 3.1.6.2 Departamento de Sistemas.- Es el encargado de controlar los equipos de computación y solucionar problemas del sistema. 3.1.6.3 Departamento de Contabilidad.- Es el encargado de registrar las transacciones comerciales de la compañía. El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta toda la información financiera generada por la empresa. Su función es llevar a cabo los asuntos contables y financieros del área, entre ellos el control y supervisión de los presupuestos anuales, asesoría y análisis a la Dirección sobre las políticas financieras y de gastos, asesoría a los Programas, Secciones y Departamentos
  • 73 en su manejo administrativo de tal modo que se logre una ejecución ágil y eficiente de las actividades, además de un gasto racional en el presupuesto, etc. El Departamento labora bajo la filosofía de ser facilitador y amigable ya que proporciona información financiera a todos ellos que sirve de apoyo para la toma de decisiones. 3.1.6.4 Departamento de Compras.- Es el encargado de realizar las compras locales de suministros, materiales, y demás. 3.1.6.5 Departamento de Personal.- Es el encargado de controlar, seleccionar, inducir, capacitar, comunicar y motivar al recurso humano de la organización. 3.1.6.6 Departamento de Importaciones.- Es el encargado de la importación de los productos, pedidos, documentos, desaduanización y nacionalización. 3.1.6.7 El departamento de comercialización.- Esta conformado por los departamentos de Ventas, Logística y Marketing. 3.1.6.7.1 Departamento de Ventas.- Es el encargado de asesorar a los clientes sobre los productos que ofrece la organización. La función del departamento de ventas es planear, ejecutar y controlar las actividades de ventas, sirve como el punto de exposición de una firma ante sus clientes potenciales y el público en general. Los miembros de la fuerza de ventas son los representantes de la compañía. Su honradez, conocimientos y personalidades, así como su eficacia en el trabajo, pueden transmitir una buena imagen de la compañía, una imagen mediocre, o algo peor: una imagen negativa. 3.1.6.7.1.1 Cuatro principales objetivos. Primero: Incrementar las ventas rentables. Segundo: Optimizar las actividades de ventas. Tercero: Obtener de los recursos humanos y materiales rendimientos con el mínimo esfuerzo.
  • 74 Cuarto: Corregir la problemática surgida al ejecutar dichos planes y organizaciones. El departamento de Ventas es el generador de recursos, ninguna otra actividad o función de una empresa comercial es más importante para su viabilidad que la función de ventas. Todas las demás actividades de una firma están subordinadas a la función de generación de ventas. 3.1.6.7.2 Departamento de logística.- Es el encargado de movilizar los productos a los puntos de ventas a nivel nacional, controlar el stock en las sucursales y en las almaceneras. Se define oficialmente a la logística como el proceso de planificar, llevar a la práctica y controlar el movimiento y almacenamiento de forma eficaz y costos efectivos de materias primas, productos en fabricación y terminados y la información con ellos relacionada, desde el punto de origen hasta el lugar de consumo, con el fin de actuar conforme a las necesidades del cliente. Sencillamente es la ciencia (y el arte) de que la mercadería adecuada llegue al lugar adecuado en la cantidad adecuada en el momento adecuado para satisfacer las demandas del cliente. "The United Kingdom Institute of Logistics" (Instituto de Logística del Reino Unido) lo define de forma más sencilla como "la colocación de recursos en relación con el tiempo". También se ha definido como "la gestión de inventario en movimiento y estacionario". La disciplina de marketing comprende, almacenamiento, distribución y gestión de la información. Incluye también la gestión del suministro internacional en cadena y servicios de valor añadido / previos a la venta al por menor. El Departamento de Logística es la puerta de entrada de todos los productos provenientes de las fábricas. A su llegada al puerto, luego a nuestras instalaciones y después de pasar un riguroso control para descartar cualquier daño que hubieran podido sufrir debido al transporte, es debidamente almacenado en la bodega para su distribución a las demás sucursales. Manta y Guayaquil son puntos estratégicos de la logística nacional por que por estos puertos llegan los vehículos a distribuir al país. 3.1.6.7.3 Departamento de Marketing.- Es el encargado de promocionar los productos que ofrece la organización en los medios de prensa escrita, televisión, radio, ferias nacionales e internacionales.
  • 75 3.1.6.8 Organización de Sucursales Las sucursales se encuentran dirigidas por un Gerente de Sucursal que se encarga de controlar los cinco negocios de la organización Vehículos Nuevos (Nissan y Renault), Vehículos Usados, Talleres, Repuestos (Nissan y Renault), llantas y lubricantes y Aditivos. El negocio de Vehículos Usados no se encuentra todavía estructurado en ninguna de las Sucursales, sin embargo en la planeación estratégica se lo definió como un futuro negocio a desarrollar. Gráfico # 4 Autor: Automotores y Anexos. El Gerente de la Sucursal maneja el Departamento de Comercialización y Administrativo, con algunas modificaciones con el esquema nacional debido a que por ejemplo los departamentos de Marketing en el caso de Departamento de Comercialización y de Finanzas, Personal, Compras, Importaciones y Sistemas son manejados sólo en la Matriz por ser de carácter nacional. La sucursal Manta está conformada por los siguientes departamentos: Departamento de Comercialización: comprende los Departamentos de Ventas y Logística.
  • 76 Gráfico # 5 Autor: Automotores y Anexos. 3.1.6.8.1 Personal que labora en la sucursal Manta. Gerente Sucursal: Alberto Álvarez Departamento Administrativo  Contabilidad Contador Sucursal: María Elisa Soledispa Cajera - Asistente de Contabilidad: Mayra Garcia Departamento de Comercialización  Ventas Mantenimiento
  • 77 Vehículos.- Asesores Ventas Vehículos Nissan: Mariana García y Francisco San Lucas Asesores Ventas Vehículos Renault: Liseth Delgado y Gabriel Barcia Llantas Asesores de Ventas Llantas: Stalin Castro y Lorena Cobeña Repuestos y Lubricantes y Aditivos Asesores de Ventas Repuestos Nissan y Renault y Lubricantes y Aditivos: Carlos Espinoza y Freddy Arauz  Logística Logística y Cartera: Leticia Andrade Ayudante de Patio y mantenimiento: Manuel Barcia  Taller.- El Taller esta considerado como un negocio de Automotores y Anexos, sin embargo es una empresa subsidiaria llamada Talleres Nissan-Renault S.A., la cual tiene su propia estructura en la sucursal y su contabilidad es manejada en forma independiente.  Jefe Técnico  Asesor de Servicios  Mecánicos  Caja  Contabilidad 3.1.7 Estructura Administrativa y Operativa del Departamento Contable-Financiero. El departamento de contabilidad está conformado por las siguientes personas: María Elisa Soledispa, que realiza las funciones de contadora de la sucursal Manta y Mayra García Pita, que realiza las funciones de cajera y asistente de contabilidad. 3.1.7.1 Funciones Cajera - asistente contabilidad  Emisión de facturas: Los pickets de ventas de vehículos, repuestos y llantas son generados desde los respectivos módulos por los vendedores, a continuación dicha información es enviada al módulo de caja para imprimir la factura al cliente, al contado
  • 78 (efectivo y cheque a la fecha) o crédito con orden de compra para el caso de empresas y personas naturales con cheques posfechados.  Recepción de pagos de clientes de facturas de repuestos, llantas, vehículos y aditivos.  Al término del día se realiza el reporte de caja diario en el cual se indica los valores recaudados de facturas al contado y a crédito, así como las ventas realizadas durante el día.  Este reporte es enviado a contabilidad para la constatación física de los documentos y su registro contable. 3.1.7.2 Funciones contadora:  Revisión de reportes de caja diarios con sus respectivas papeletas de depósito y contabilización de las mismas.  Recepción de facturas de proveedores: En contabilidad se reciben las facturas de los proveedores, para su respectiva revisión y esta se cancelan una vez revisadas y autorizadas por la Gerencia de la Sucursal. Luego de aprobadas se realiza el registro contable de las facturas con sus respectivos cheques y retenciones.  Realizar conciliaciones bancarias mensuales.  Realizar conciliaciones mensuales de las cuentas de transferencia con matriz.  Controlar gastos locales de la sucursal.  Realizar depreciaciones de activos.  Realizar inventarios de productos.  Realizar inventario de activos fijos.  Presentación de los balances a la Matriz todos los ocho de cada mes, y una vez revisados por ellos deben ser remitidos los informes al gerente de la Sucursal para su revisión.
  • 79 3.1.8 Análisis FODA del área Contable Financiera.
  • 80 CAPÍTULO IV 4.1 Auditoría Financiera a la empresa Automotores y Anexos S.A. Manta 4.1.1 Presentación de la propuesta de auditoría al Gerente. Se presentó la propuesta verbal de realizar una auditoria financiera en la empresa Automotores y Anexos S.A. Manta, la cual fue aceptada por el gerente Ab. Alberto Álvarez, luego para formalizar este pedido mediante la carta de compromiso que a continuación se adjunta. Manta, 15 Febrero 2007 Señor AB. ALBERTO ALVAREZ CARDENAS GERENTE AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA Ciudad.- De mi consideración: La solicitud de Usted es que se auditen el estado de situación financiera y de resultados de Automotores y Anexos S.A. Manta del ejercicio económico 2006. Por medio del presente tengo el beneplácito de confirmar la aceptación a este compromiso. La auditoría se efectuará de acuerdo con los pronunciamientos aplicables en el Ecuador con el objeto de expresar una opinión sobre los estados financieros. En virtud de la naturaleza de las pruebas y de otras limitaciones inherentes a una auditoria, junto con las limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno, existe un riesgo ineludible de que pueda permanecer sin ser descubierta alguna distorsión importante.
  • 81 Además del dictamen sobre los estados financieros se conferirá el contenido de las debilidades importantes del control interno de lo que tenga conocimiento. Me permito recordarle que la responsabilidad por la preparación de los estados financieros, incluyendo las revelaciones suficientes, recae en la administración de la institución. Esto incluye el mantenimiento de los registros contables y controles internos adecuados, la selección y aplicación de políticas de contabilidad y la salvaguarda de los activos de la compañía. Espero colaboración de su parte y del personal contable; y confío en que me proporcionarán los registros, documentación y cualquier información que se requiera para la realización de la auditoría. La aceptación de la presente carta, tendrá como indicación de que concuerda con su entendimiento en cuanto al acuerdo de la auditoria de los estados financieros. Atentamente, Srta. Ma. Elisa Soledispa 4.1.2 Recopilación de información preliminar. La información objeto de análisis provino del organigrama institucional, manuales de funciones, presupuestos periódicos elaborados por la entidad, los estados financieros, los manuales de políticas institucionales, manual de contabilidad de control interno y los códigos de cuentas. También se consideró las actas de reuniones, los cuerpos legales que afecten a la empresa, manual de procedimiento, los informes internos de administración financiera, el archivo general y reportajes de revistas automotrices. Toda la información que se ha indicado posibilitó la realización de esta investigación.
  • 82 4.1.3 Elaboración del Programa de Auditoría AAUUTTOOMMOOTTOORREESS YY AANNEEXXOOSS SS..AA.. MMAANNTTAA PPRROOGGRRAAMMAA DDEE AAUUDDIITTOORRIIAA OOBBJJEETTIIVVOOSS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS P.T./A-1 EJECUTADONo. OBJETIVOS SI NO PERSONA EJECUTORA OBSERVACIONES 1 2 3 4 5 1 2 3 Determinar la razonabilidad de los estados financieros presentados por la entidad y expresar nuestra opinión. Establecer el grado de solidez del sistema de control interno. Comprobar selectivamente la legalidad y veracidad de los ingresos y egresos de los recursos materiales y financieros Verificar el cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias que regulan a al empresa. Comprobar si la utilización de los recursos asignados a la entidad se orientan a la consecución de los objetivos y metas previstas PROCEDIMIENTOS Prepare el cuestionario de Control Interno. Aplique el cuestionario de control interno. Evalúe el cuestionario de control interno. √ √ √ M.E.S.S M.E.S.S. M.E.S.S. Cuadro # 5 Autora: Maria Elisa Soledispa.
  • 83 AAUUTTOOMMOOTTOORREESS YY AANNEEXXOOSS SS..AA.. MMAANNTTAA PPRROOGGRRAAMMAA DDEE AAUUDDIITTOORRIIAA EJECUTADONo. PROCEDIMIENTOS SI NO PERSONA EJECUTORA OBSERVACIONES 4 5 6 7 8 9 10 11 12 CAJA CHICA - BANCOS Comprobar la existencia de dinero en efectivo, disponibilidad y que el balance incluya todos los fondos que sean propiedad de la empresa. Efectúe arqueos a los fondos que se mantengan en efectivo. Prepare la sumaria de saldo y las analíticas que sean necesarias. Examine los comprobantes de egresos y verifique su autorización y su razonabilidad. Comprobar la existencia de fianza para el manejo de fondo de Caja Chica. Determinar si las personas encargadas del efectivo están caucionadas. Solicite la confirmación del saldo de la cuenta corriente que mantiene la empresa en al entidad bancaria. Efectúe la conciliación bancaria. Realice un análisis de cheques por la empresa √ √ √ √ √ √ √ √ √ M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S Cuadro # 6 Autora: Maria Elisa Soledispa.
  • 84 AAUUTTOOMMOOTTOORREESS YY AANNEEXXOOSS SS..AA.. MMAANNTTAA PPRROOGGRRAAMMAA DDEE AAUUDDIITTOORRIIAA EJECUTADONo. PROCEDIMIENTOS SI NO PERSONA EJECUTORA OBSERVACIONES 13 14 15 16 17 18 19 20 21 CUENTAS POR COBRAR Ejecute un análisis de vencimientos de las cuentas por cobrar. Concilie los libros auxiliares con los libros mayores de cuentas por cobrar. Indague las razones de los saldos acreedores de cuentas por cobrar. Verifique si el contador ha recuperado los valores de las cuentas por cobrar de los empleados. Verifique si el contador establece provisiones para deudas malas. Corrobore si el departamento legal de la empresa ha iniciado los juicios coactivos para la recuperación de cuentas vencidas. Determine si las facturas por cuentas por cobrar se encuentran debidamente custodiadas. Determinar si el contador registra los préstamos obtenidos por la empresa. Envié confirmaciones de los saldos a los deudores de la empresa. √ √ √ √ √ √ √ √ √ M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S Cuadro # 7 Autora: Maria Elisa Soledispa.
  • 85 AAUUTTOOMMOOTTOORREESS YY AANNEEXXOOSS SS..AA.. MMAANNTTAA PPRROOGGRRAAMMAA DDEE AAUUDDIITTOORRIIAA EJECUTADONo. PROCEDIMIENTOS SI NO PERSONA EJECUTORA OBSERVACIONES 22 23 24 25 26 27 28 29 30 INVENTARIOS Establezca en la programación y planificación de la constatación de los inventarios físicos. Efectúe pruebas selectivas de los conteos físicos realizados por los empleados de la Empresa a la cuenta de inventarios. Compare los saldos del inventario físico con los saldos en libros de inventario y de haber diferencias proponga los asientos de ajustes. Compare los saldos del inventario físico con los saldos de kardex a fin de establecer posible diferencias. Determine si la pérdida de los inventarios es cobrado a los empleados responsables de su custodio. Determine si el contador tiene registrado por separado los inventarios de los bienes de buen estado y los obsoletos Investigue si se llevan auxiliares para los inventarios. Revise las operaciones auténticas del inventario físico de mercaderías. Verifique la valoración de los inventarios. √ √ √ √ √ √ √ √ √ M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S
  • 86 Cuadro # 8 Autora: Maria Elisa Soledispa. AAUUTTOOMMOOTTOORREESS YY AANNEEXXOOSS SS..AA.. MMAANNTTAA PPRROOGGRRAAMMAA DDEE AAUUDDIITTOORRIIAA EJECUTADONo. PROCEDIMIENTOS SI NO PERSONA EJECUTORA OBSERVACIONES 31 32 33 34 35 36 37 38 39 ACTIVOS FIJOS Ejecute una verificación de los activos fijos. Establezca si los activos fijos están realmente valorados y registrados. Examine si los activos fijos han sido depreciados, amortizados y agotados. Estipule si los activos fijos están a nombre de la empresa. Compruebe si los activos fijos obsoletos son dados de baja conforme a las situaciones existente y si luego de estas bajas se preparan las actas correspondientes. Verifique si las pérdidas de los activos fijos son denunciadas las autoridades o forma oportuna Determine si los activos fijos se encuentran asegurados en condiciones razonables para la empresa. Verifique si existen activos fijos hipotecados o prendados. Verifique si los vehículos se encuentran matriculados, si llevan logotipos de la empresa y si son manejados por choferes profesionales de la empresa. √ √ √ √ √ √ √ √ √ M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S Cuadro # 9 Autora: Maria Elisa Soledispa.
  • 87 AAUUTTOOMMOOTTOORREESS YY AANNEEXXOOSS SS..AA.. MMAANNTTAA PPRROOGGRRAAMMAA DDEE AAUUDDIITTOORRIIAA EJECUTADONo. PROCEDIMIENTOS SI NO PERSONA EJECUTORA OBSERVACIONES 40 41 42 43 44 45 46 47 Verifique si los libros auxiliares de los activos fijos contiene información relativa a la fecha de la compra, el nombre de la casa vendedora, del costo histórico, el método de depreciación a utilizarse si se han realizado reparaciones extraordinarias, etc. Investigue si los activos fijos son objetos de mantenimiento preventivo y correctivo previamente. En caso de existir diferencias entre el inventario físico y el saldo contable realice los ajuste correspondientes Verifique si todas las transacciones realizadas con la compra, venta son registradas por el contador. Verifique si realiza las cotizaciones u ofertas necesarias para la compra de los activos fijos. Determine si se firma contratos para la compra de activos fijos Verifique si se elabora actas de entrega-recepción cuando se han adquirido o constituido un activo fijo. En caso de construcciones verifique la legalidad de los registros de precios. √ √ √ √ √ √ √ √ M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S
  • 88 AAUUTTOOMMOOTTOORREESS YY AANNEEXXOOSS SS..AA.. MMAANNTTAA PPRROOGGRRAAMMAA DDEE AAUUDDIITTOORRIIAA EJECUTADONo. PROCEDIMIENTOS SI NO PERSONA EJECUTORA OBSERVACIONES
  • 89 48 49 50 51 52 53 54 55 CONTRATOS Realice un análisis de contratos. Verifique el proceso de control de desembolsos. Comprobar su legalidad y propiedad. GENERALES Prepare la sumaria y analíticas que considere necesarias para cada una de las cuentas a ser intervenidas. Prepare los papeles de trabajo de todas las desviaciones encontradas a lo largo del examen. Elaboración del Borrador del informe. Realice la lectura del borrador del informe de auditoría a los empleados responsables. Prepare el informe definitivo de auditoría acompañado de cualquier tipo de anexos que el equipo de auditoria considere necesario. √ √ √ √ √ √ √ √ M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S Cuadro # 10 Autora: Maria Elisa Soledispa. 4.1.4 Elaboración y evaluación del cuestionario de control interno AAUUTTOOMMOOTTOORREESS YY AANNEEXXOOSS SS..AA.. MMAANNTTAA CCUUEESSTTIIOONNAARRIIOO DDEE CCOONNTTRROOLL IINNTTEERRNNOO DDEE CCAAJJAA CCHHIICCAA YY BBAANNCCOOSS P.T./A-2 No. PREGUNTAS RESPUESTA REALIZADO OBSERVACIONES
  • 90 SI NO POR 1 2 3 4 5 6 7 8 Se realiza arqueos sorpresivos a las cuentas de caja chica. Existen normas de control interno implementadas por la empresa para el manejo de las cuentas caja chica y bancos Se realizan depósitos intactos dentro de las veinticuatro horas de recibido los valores. Están caucionados los empleados encargados del manejo de los fondos. Se realizan conciliaciones bancarias mensuales. Se cambian cheques personales con los fondos de la empresa. Se hace control previo o concurrente para los desembolsos o egresos. Se encuentran pre-impresos y prenumerados los comprobantes de ingreso y egresos. √ √ √ √ √ √ √ √ M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S Cuadro # 11 Autora: Maria Elisa Soledispa. AAUUTTOOMMOOTTOORREESS YY AANNEEXXOOSS SS..AA.. MMAANNTTAA PPRRUUEEBBAA DDEE CCUUMMPPLLIIMMIIEENNTTOO DDEE CCAAJJAA CCHHIICCAA YY BBAANNCCOOSS P.T./A-2
  • 91 1. Se revisaron los arqueos de fondo de caja chica que lo respaldan con documentación consistente, a demás se realizó un seguimiento y control adecuado al dinero de caja chica. 2. Se determinó mediante indagación y revisión de documentos la existencia de normas de control interno para el correcto manejo del control del fondo de caja chica. 3. Mediante la revisión de las respectivas papeletas de depósitos que respaldan los reportes de caja y banco diarios que los depósitos se realizan dentro del plazo estipulado, esto es al día siguiente de recibido los valores en forma ordenada y completa. 4. Al indagar sobre la caución en el manejo de caja chica se solicitó documentos que garantizan que el empleado cuenta con el mismo y se comprobó que estaba asentada en los registros contables. 5. Se obtuvo las conciliaciones inicial y final del mes o meses y se hicieron pruebas, se compararon los saldos con el mayor y auxiliar, de manera que se verificó la suma. AAUUTTOOMMOOTTOORREESS YY AANNEEXXOOSS SS..AA.. MMAANNTTAA PPRRUUEEBBAA DDEE CCUUMMPPLLIIMMIIEENNTTOO DDEE CCAAJJAA CCHHIICCAA YY BBAANNCCOOSS P.T./A-2
  • 92 6. Se procedió a revisar los registros de manejo de caja chica y se verificó por medio de un análisis que no existen operaciones que registren cambios de cheques personales de los empleados en la caja chica. 7. En el manejo y control de los egresos se determinó mediante indagaciones y documentos que demuestran que existen en este aspecto un debido, apropiado y adecuado control para las salidas de dinero en efectivo. 8. Se revisó selectivamente por medio de muestreo el archivo de ingresos y egresos de caja chica y se obtuvo la legalidad y propiedad de la misma. AAUUTTOOMMOOTTOORREESS YY AANNEEXXOOSS SS..AA.. MMAANNTTAA CCUUEESSTTIIOONNAARRIIOO DDEE CCOONNTTRROOLL IINNTTEERRNNOO DDEE CCUUEENNTTAASS PPOORR CCOOBBRRAARR P.T./A-3 RESPUESTANo. PREGUNTAS SI NO REALIZADO POR OBSERVACIONES
  • 93 1 2 3 4 5 6 7 8 Se ejecutan análisis de vencimientos para las cuentas por cobrar. Se llevan auxiliares para las cuentas por cobrar Existen normas de control interno para el manejo de las cuentas por cobrar Se provisionan valores para las cuentas malas. Se concilian mensualmente los saldos de bienes auxiliares con el libro mayor de las cuentas por cobrar. Se calculan y se registran los intereses devengados en las cuentas por cobrar. Se solicita a los clientes algún documento en garantía en los créditos directos de vehículos. Se solicita a los clientes documentos de respaldo en los créditos de repuestos y llantas. √ √ √ √ √ √ √ √ M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S Cuadro # 12 Autora: Maria Elisa Soledispa. AAUUTTOOMMOOTTOORREESS YY AANNEEXXOOSS SS..AA.. MMAANNTTAA PPRRUUEEBBAA DDEE CCUUMMPPLLIIMMIIEENNTTOO DDEE CCUUEENNTTAASS PPOORR CCOOBBRRAARR P.T./A-3.1 1. Se procedió a hacer una inspección a los informes de análisis de vencimientos que confirmaron la ejecución de los mismos.
  • 94 2. Al examinar los registros contables se estableció que llevan un registro auxiliar de las cuentas por cobrar. 3. Se verificó la existencia de normas de control interno indagando y solicitando documentos pertinentes de cuentas por cobrar y se determinó su cumplimiento. 4. Se comprobó al revisar los registros de cuentas por cobra que no se realizan provisiones para esta cuenta. 5. Al indagar sobre la conciliación y solicitar los libros respectivos se verificó el cumplimiento de conciliar mensualmente. 6. Se comprobó al revisar los informes de análisis de vencimientos que todos están debidamente con fecha de vencimiento. 7. Al revisar los análisis de vencimientos se pudo percatar que se calculan intereses a los créditos de vehículos y se registran los intereses devengados de los mismos, sin embargo en los créditos a corto plazo de repuestos 30 días y llantas 30, 60 y 90 días no se cobra intereses por la financiación si no por mora. 8. Se solicitó los documentos que respaldan lo registrado con el objeto de comprobar la existencia de algún documento como garantía encontrándose pagarés y contratos de reserva de dominio en los créditos automotrices y pagarés y cheques posfechados en los créditos de repuestos y llantas. En vehículos se encontraron créditos directos de hasta 36 meses plazo, en repuestos se encontraron pagarés y cheques a 30 días plazo y en llantas pagarés y tres cheques a 30, 60 y 90 días plazo.
  • 95 AAUUTTOOMMOOTTOORREESS YY AANNEEXXOOSS SS..AA.. MMAANNTTAA CCUUEESSTTIIOONNAARRIIOO DDEE CCOONNTTRROOLL IINNTTEERRNNOO DDEE IINNVVEENNTTAARRIIOOSS P.T./A-4 RESPUESTANo. PREGUNTAS SI NO REALIZADO POR OBSERVACIONES
  • 96 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Se realizan inventarios físicos en forma periódica. Existen normas de control interno implantadas por la empresa para la cuenta de inventarios Se comparan los inventarios físicos con los contables y en caso de haber diferencia se realizan los ajustes correspondientes. Se dan de baja los inventarios obsoletos. Se encuentran caucionados los responsables del manejo de los inventarios. Qué métodos emplean para la valoración de inventarios. Se contabiliza las compras y las ventas de los inventarios tan pronto como se estas se producen. Se encuentran codificados los inventarios. Existen políticas generales para las compras y ventas de los inventarios. Se encuentran asegurados los inventarios. Se encuentras debidamente custodiadas las mercancías. √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M. PROMEDIO PONDERADO Cuadro # 13 Autora: Maria Elisa Soledispa. AAUUTTOOMMOOTTOORREESS YY AANNEEXXOOSS SS..AA.. MMAANNTTAA PPRRUUEEBBAA DDEE CCUUMMPPLLIIMMIIEENNTTOO DDEE IINNVVEENNTTAARRIIOOSS P.T./A-4.1
  • 97 1. A través de la inspección física se solicitó los documentos pertinentes que evidenciaron el desarrollo de inventarios físicos, así como la delegación de responsabilidad a quienes lo efectuaron. 2. Se estableció a través de indagaciones y documentos comprobatorios que determinan Normas de Control Interno de Inventarios y se verificó la efectividad de los controles implantados por la administración. 3. En base a los resultados obtenidos del inventario físico se efectuó un seguimiento a los informes que justifican dichos resultados así como los ajustes realizados y la autorización del funcionario respectivo. 4. Se pudo verificar mediante informes de bodega que hay un listado de repuestos obsoletos que no han sido dados de baja. 5. En base a la documentación de respaldo de los registros contables se verificó que el responsable de bodega se encontraba caucionado. 6. Por medio de indagación y de los registros de inventarios se pudo constatar que el método de valoración es el promedio ponderado. 7. Se pudo comprobar el oportuno y correcto registro contable de las compras y las ventas. 8. Al realizar una inspección al inventario se pudo comprobar que se encuentra codificado, las transacciones de ingresos de bodega, egresos de bodega, compras, ventas y devoluciones se manejan en los respectivos módulos de repuestos-llantas- aditivos y vehículos. 9. Al indagar y solicitar documentación concerniente se pudo establecer que la empresa si tiene políticas generales de compras y ventas de inventario.
  • 98 10. Las bodegas de repuestos, llantas y vehículos se encuentran con las seguridades normales y además estos bienes se encuentran asegurados según documentación revisada. 11. La mercadería se encuentra debidamente custodiada por los bodegueros de repuestos- lubricantes-aditivos, llantas y los vehículos que se encuentran a cargo de la almacenera Almesa S.A. y el encargado de logística. AAUUTTOOMMOOTTOORREESS YY AANNEEXXOOSS SS..AA.. MMAANNTTAA CCUUEESSTTIIOONNAARRIIOO DDEE CCOONNTTRROOLL IINNTTEERRNNOO DDEE AACCTTIIVVOOSS FFIIJJOOSS P.T./A-5
  • 99 RESPUESTANo. PREGUNTAS SI NO REALIZADO POR OBSERVACIONES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Existen normas de control para la cuenta de activos fijos. Se deprecian los activos fijos Se encuentran codificados los activos fijos. Se llevan auxiliares para los activos fijos Se contabilizan las compras de activos fijos en forma oportuna. Se solicitan cotizaciones u ofertas para la compra de activos fijos. Se encuentran asegurados los activos fijos. En caso de pérdida de activos fijos se reponen los mismos al precio actual. Cuando se producen pérdidas de activos fijos se denuncian a las autoridades pertinentes. Los vehículos contiene el logotipo de la empresa. Se encuentran matriculados los vehículos de la empresa. Disponen de licencia profesional los choferes de la empresa. Los activos fijos son dados de baja de conformidad con las disposiciones legales. √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S M.E.S.S Cuadro # 14 Autora: Maria Elisa Soledispa. AAUUTTOOMMOOTTOORREESS YY AANNEEXXOOSS SS..AA.. MMAANNTTAA PPRRUUEEBBAA DDEE CCUUMMPPLLIIMMIIEENNTTOO DDEE AACCTTIIVVOOSS FFIIJJOOSS
  • 100 P.T./A-5.1 1. Se comprobó al revisar los documentos que respaldan la existencia de normas de control interno del correcto manejo de los activos fijos de la entidad y su cumplimiento. 2. Al revisar los registros contables se determinó que se realizan las depreciaciones de los activos fijos de manera mensual y se realizan los ajustes necesarios a fin de año. 3. Al realizar una inspección se pudo constatar física y contablemente que se encuentran debidamente codificados los activos de la empresa. 4. Al pedir los mayores de las cuentas de activos fijos se verificó que existen libros auxiliares para su control. 5. Por medio de la verificación de los registros contables se determinó la debida contabilización de los activos fijos demostrando el correcto y oportuno registro de los mismos. 6. Tomando una muestra de bienes se verificó que las mismas han cumplido todo el proceso de compra hasta su respectiva cancelación. 7. Mediante la revisión de documentos se comprobó que los activos fijos de la empresa se encuentran debidamente asegurados. 8. Se revisaron los registros concernientes a reposiciones y se verificó por medio del respectivo cálculo que se registran de acuerdo al precio actual establecido. 9. Al examinar los documentos de reportes de pérdidas se obtuvo que por alguna pérdida que se produce se realiza un informe de lo sucedido con justificativo aprobado por las autoridades pertinentes.
  • 101 10. A través de la observación se determinó que los vehículos de propiedad y de uso exclusivo de la empresa llevan el respectivo logotipo de la entidad. 11. Al verificar la evidencia que respalda la matriculación se comprobó la legalidad de los activos fijos en cuestión. 12. Se pidió los documentos de soporte de la capacidad profesional y se verificó la disponibilidad de los documentos comprobatorios. 13. Se requirió los documentos referentes a los informes de bajas de activos fijos por obsoletos, dañados o de otra índole y con su respectiva autorización de conformidad con las disposiciones legales respectivas y el cumplimiento de las mismas. 4.1.5 Preparación y elaboración de papeles de trabajo. AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA SUMARIA DE AUDITORIA AL 28 marzo 2007
  • 102 AAUUTTOOMMOOTTOORREESS YY AANNEEXXOOSS SS..AA.. MMAANNTTAA AANNAALLIITTIICCAA DDEE CCAAJJAA CCHHIICCAA
  • 103 P.T./A-6 ARQUEO DE CAJA CHICA Arqueo de Fondo de caja chica en poder de la Srta. Mayra Garcia, a las nueve horas del diecinueve de febrero del 2007. EFECTIVO BILLETES $170,00 Cantidad Denominación Valor 5 $20,00 $100,00 3 $10,00 $30,00 6 $5,00 $30,00 10 $1,00 $10,00 MONEDAS FRACCIONARIAS $16,59 Cantidad Denominación Valor 10 $1,00 $10,00 4 $0,50 $2,00 7 $0,25 $1,75 15 $0,10 $1,50 25 $0,05 $1,25 9 $0,01 $0,09 FACTURAS Y RECIBOS $63.41 Fecha Proveedor Valor 10.02.07 Librería Horizontes F/.5263 $10,25 12.02.07 Cevicheria La Paz F/.858 $9,75 12.02.07 Nueva Olmedo F/.659 $30,00 12.02.07 Servientrega F/.7775669 $13,41 TOTAL ARQUEADO…………………………$250,00 √ La cantidad de $250,00, representa la totalidad de los valores propiedad de la empresa Automotores y Anexos S.A. Manta, confiados a mi custodia, los cuales fueron contados en mi presencia por un representante y devueltos a mi entera satisfacción. Manta, 19 de febrero 2007.
  • 104 MARCAS √ = Comprobado CONDICIÓN: La persona encargada de custodiar y manejar los fondos de caja chica, es independiente del que maneja las cobranzas. Los desembolsos de caja chica se encuentran debidamente respaldados por facturas y recibos. Las facturas de caja chica se cancelan con un sello fechador que dice “Pagado”. CRITERIO: Se ha encontrado que las responsabilidades de la persona encargada de manejar los fondos de caja chica es autónomo y adecuado, además que todos los egresos de dicho fondo están respaldados por los respectivos comprobantes. EFECTO: El buen desempeño de la encargada del fondo de caja chica se ha logrado debido al establecimiento de un correcto sistema de control interno y al cumplimiento de los procedimientos y normas de contabilidad generalmente aceptadas. CAUSA: Los principios y normas de contabilidad generalmente aceptadas, además del continuo control de parte de las autoridades de la entidad ha originado que el fondo de caja chica se lleve de una forma adecuada.
  • 105 AAUUTTOOMMOOTTOORREESS YY AANNEEXXOOSS SS..AA.. MMAANNTTAA AANNÁÁLLIISSIISS DDEE CCOOMMPPRROOBBAANNTTEESS DDEE FFOONNDDOO DDEE CCAAJJAA CCHHIICCAA P.T./A-6.1 CONCEPTO #FACTURA O RECIBO ESTABLECIMIENTO COMERCIAL VALOR AUTORIZACIÓN CALIFICACIÓN GASTOS Compra de útiles de oficina F/.5263 Librería Horizontes $10,75 √ √ Refrigerio vendedor Francisco San Lucas F/.858 Cevicheria La Paz $9,75 √ √ Flete llantas F/.659 Nueva Omedo $30,00 √ √ Envio de paquete repuestos F/.7775669 Servientrega $13,41 √ √ Cuadro # 16 Autora: Maria Elisa Soledispa. MARCAS √ Visto, Verificado, Comprobado. Ma. Elisa Soledispa AUDITOR
  • 106 AAUUTTOOMMOOTTOORREESS YY AANNEEXXOOSS SS..AA.. MMAANNTTAA TTIIPPOO NNAARRRRAATTIIVVOO VVEERRIIFFIICCAACCIIOONN DDEE FFIIAANNZZAA DDEE CCAAJJAA CCHHIICCAA P.T./A-6.2 Se solicitó al contador de Automotores y Anexos S.A. Manta, la garantía del fondo de caja chica, por la cual se estableció, que existe la documentación que respalda a la persona que esta a cargo del fondo de caja chica, la Srta. Mayra Garcia y cuyo monto es de $250,00. Por lo cual se establece que el fondo de caja chica tiene un control y uso adecuado y también está debidamente respaldado.
  • 107 AAUUTTOOMMOOTTOORREESS YY AANNEEXXOOSS SS..AA.. MMAANNTTAA AANNAALLÍÍTTIICCAA DDEE BBAANNCCOOSS P.T./A-7 CONCILIACIÓN BANCIARIA BANCO DEL PACÍFICO CTA. CTE. # 92638-8 AL 31 DE DICIEMBRE 2006 Saldo según Estado Bancarios al 31.12.06 ………………..$9.897,66 ( - ) Cheques girados y no cobrados ($5.399,35) CHEQUES FECHA BENEFICIARIO VALOR 16120 10.12.06 Nueva Olmedo $250,85 16135 16.12.06 Gamabussines $2.562,00 16136 30.12.06 Conauto $1.251,50 16138 30.12.06 Automilano $885,45 16139 31.12.06 Petrolider $449,55 ( + ) Depósitos en tránsito TOTAL SEGÚN ESTADO BANCARIO……………………$4.498,31 ↔ Saldo según libro banco de la empresa al 31.12.06…………$4.122,41 ( + ) Notas de crédito no contabilizadas 375,90 N/C Cheque devuelto por mal giro Ch# 16114 Transportes los Andes $375,90 ↑ TOTAL SEGÚN LIBRO BANCO……………………………$4.498,31 ↔ MARCAS ↔ Conciliado ↑ Verificado con documento del banco y la empresa. CONDICIÓN: Las funciones de contabilización están desempeñadas por empleados competentes y completamente independientes. Se encuentran debidamente registradas todas las cuentas y transferencias.
  • 108 La persona autorizada a firmar los cheques es el gerente de la sucursal el Ab. Alberto Álvarez, el cual tiene registrada sólo su firma en el banco del pacifico. Cabe destacar que el fondo rotativo de la sucursal es de $5.000,00 el cual es utilizado en aproximadamente una semana, todos los viernes es enviado a la Matriz el detalle de los cheques girados con su respectivo concepto y valores para solicitar la reposición de fondo rotativo a matriz, este reporte de gastos es enviado al jefe financiero (Quito) para que autorice la transferencia de valores a la cuenta local del banco del pacifico. La cuenta del banco del pacifico es sólo para realizar los pagos a los proveedores, los depósitos diarios los realiza Caja en la cuenta nacional del Produbanco según instrucciones del Jefe Financiero, en Manta se realiza la conciliación bancaria de la cuenta corriente del banco del Pacifico y en Quito de la cuenta corriente de Produbanco. Los depósitos de Caja han sido realizados en forma intacta y dentro del tiempo estipulado para esta operación que es al día siguiente de recibido los valores, según respaldos revisados. CRITERO: La empresa auditada cumple todos los parámetros adecuados que exige un buen control, pues existe un manejo correcto de la cuenta corriente del banco del Pacifico. EFECTO: Los desembolsos hechos de manera justificada y las condiciones óptimas tanto de los comprobantes de ingresos como de egresos así como también los depósitos realizados en forma total y dentro del tiempo establecido, demuestra que los procedimientos y normas de contabilidad generalmente aceptadas son aplicados por la empresa correctamente. CAUSA: Los resultados obtenidos de la evaluación de la cuenta bancos nos ha hecho deducir que los principio y normas de contabilidad generalmente aceptadas se cumplen a cabalidad. AAUUTTOOMMOOTTOORREESS YY AANNEEXXOOSS SS..AA.. MMAANNTTAA CCOONNFFIIRRMMAACCIIÓÓNN DDEE LLAA CCUUEENNTTAA BBAANNCCAARRIIAA
  • 109 P.T./A-7.1 Señores BANCO DEL PACIFICO Ciudad.- De mis consideraciones: Sírvase ustedes a proporcionar información de la cuenta corriente # 92638-8 que la empresa Automotores y Anexos S.A. Manta mantiene en su banco, dicha empresa esta siendo auditada por mi persona María Elisa Soledispa Saltos. Además necesito que determine si existen otras operaciones realizadas por la empresa que se mantienen a la fecha. Por la atención que le preste a la presente quedo de usted agradecida. La información será recibida en la casilla # 2109. Atentamente Ma. Elisa Soledispa Auditora
  • 110 AAUUTTOOMMOOTTOORREESS YY AANNEEXXOOSS SS..AA.. MMAANNTTAA AANNAALLÍÍTTIICCAASS DDEE CCHHEEQQUUEESS GGIIRRAADDOOSS P.T./A-7.2 Beneficiario # Cheque Fecha Emisión Tiempo De Ant. Firma Autorizada Dctos. Soporte Disponible Fondo Cta. Nueva Olmedo 16120 10.12.06 21 días √ ⌂ →→ Gamabussines 16135 16.12.06 15 días √ ⌂ →→ Conauto 16136 30.12.06 1 día √ ⌂ →→ Automilano 16138 30.12.06 1 día √ ⌂ →→ Petrolider 16139 31.12.06 0 días √ ⌂ →→ Cuadro # 17 Autora: Maria Elisa Soledispa. √ Correcto, sin novedad ⌂ Analizada la información con documentación de respaldo de los cheques →→ Cruzada la información con los registros auxiliares Ma. Elisa Soledispa Auditora ANALITICA DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR
  • 111 ANALITICA DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR
  • 112 ANALITICA DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR
  • 113 CONDICIÓN: El rubro de las cuentas y documentos por cobrar a clientes se encuentra debidamente registrado, llevando además un auxiliar de dichas cuentas por línea de producto: Vehículos
  • 114 Nissan, Vehículos Renault, Llantas y Repuestos-Aditivos, en el balance no se han realizado las provisiones por cuentas incobrables. CRITERIO: La empresa Automotores y Anexos S.A. Manta, objeto de esta auditoría, cumple con todas las normas de control interno, ya que una vez realizado los análisis de vencimientos se ha podido establecer que el plazo de dichas deudas aún tiene vigencia, y los que han vencido una parte ya están cancelados y otros se encuentran en el departamento legal. EFECTO: Las deudas que mantienen los clientes con la empresa auditada, han sido registrados y documentados de manera correcta, con los justificativos necesarios, dando como resultado un cumplimiento de las normas y procedimientos de contabilidad generalmente aceptados. CAUSA: Un buen manejo de parte del departamento de contabilidad, han hecho posible que las cuentas por cobrar de los clientes se encuentren dentro de las condiciones y plazos con que se otorgaron. ANALITICA DE LA CUENTA INVENTARIOS PT. A-9
  • 115
  • 116
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  • 118 CONDICIÓN: El método utilizado por la empresa para la valoración, el registro y control de sus existencias es el método Promedio Ponderado, la persona encargada de llevar los registros
  • 119 de inventario es el bodeguero de cada sección, es decir, hay un encargado de la bodega de repuestos, llantas y otro para vehículos (bodegas Almesa y encargado de logística). Cabe destacar que los inventarios de repuestos-aditivos, llantas y vehículos se encuentran contabilizados en la Matriz, en la sucursal sólo se maneja la cuenta de transferencia de inventarios a matriz de manera mensual para transferir el costo de los bienes vendidos. CRITERIO: La empresa auditada, en lo que respecta a los inventarios guarda coherencia y exactitud tanto en el registro y la contabilización, así como también en la constancia física , por esto se puede afirmar que la cuenta inventarios es llevada de acuerdo a las normas de control interno. EFECTO: Automotores y Anexos realiza inventarios generales en todas sus sucursales al mismo tiempo en forma anual, se encontró un listado de repuestos obsoletos que no se han procedido a dar de baja según las políticas internas de la empresa lo que trae como consecuencia una sobre valoración de la cuenta objeto de estudio y el no cumplimiento de las normas, técnicas y procedimientos de contabilidad generalmente aceptados. Según las políticas internas esta baja de inventario por obsolencia debe ser aprobada por las autoridades de la empresa y luego debe ser remitida a contabilidad para realizar el respectivo ajuste. CAUSA: El establecimiento de funciones adecuadas y claras que permitan el buen desenvolvimiento de las persona encargadas de manejar las cuentas de inventarios
  • 120 AAUUTTOOMMOOTTOORREESS YY AANNEEXXOOSS SS..AA.. MMAANNTTAA AANNAALLÍÍTTIICCAA CCUUEENNTTAA AACCTTIIVVOOSS FFIIJJOOSS P.T./A-10 Valor Actual 158.627,31 Activo Fijo Depreciable 358.045,98 Costo histórico Edificios 232.742,28 Equipos de oficina 21.496,77 Muebles y enseres 20.795,36 Equipo de computación 28.898,27 Vehículos 53.445,62 Maquinarias 667,68 Depreciación Acumulada 199.418,67 Gasto Edificios 96.935,96 Equipos de oficina 13.930,13 Muebles y enseres 13.501,46 Equipo de computación 27.610,20 Vehículos 47.056,78 Maquinarias 384,14 Observaciones: Los activos fijos han sido depreciados y constan en el libro y en el balance general. Cuadro # 20 Autora: Maria Elisa Soledispa. DEPRECIACION ACUMULADA.
  • 121 CUADRO #21 CONDICIÓN:
  • 122 Se encuentran contabilizadas las depreciaciones mensuales y acumuladas al cierre del balance del 31 de diciembre 2006, se verificó la existencia de libros auxiliares, los activos se encuentran debidamente codificados mediante código de barras. CRITERIO: Los valores registrados en las depreciaciones mensuales se encuentran cuadradas mes a mes con los libros auxiliares. EFECTO: No se encontró errores en los saldos finales de las cuentas de depreciación acumulada, y los registros, bajas y demás movimientos se encuentran registrados de manera correcta y oportuna. CAUSA: Los valores que refleja el balance general se encuentran verificados con los auxiliares de activos fijos. 4.1.6 Elaboración del Informe de Auditoría.
  • 123 INFORME AUDITORIA FINANCIERA AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA PERÍODO DEL 01 ENERO AL 31 DICIEMBRE 2006.
  • 124 CONTENIDO Carta de dictamen CAPÍTULO I Información introductoria CAPÍTULO II Sistema de Control Interno CAPÍTULO III Sistema Financiero CAPÍTULO IV Relación de rubros examinados
  • 125 Manta, 15 de abril 2007. Señores GERENTE SUCURSAL MANTA Y MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA DE AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. MANTA. Manta.- Se ha realizado la auditoria a los Estados de Situación Financiera de Automotores y Anexos S.A. Manta, por el período del 01 de enero al 31 de diciembre 2006, y los estados de resultados correspondientes al mismo período. La preparación de estos estados financieros es de responsabilidad de la administración de la entidad, la muestra, a base de la auditoría realizada, es expresar una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros indicados anteriormente y su conformidad o disconformidad con las disposiciones legales. El examen fue efectuado de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas, aplicables al sector privado y las NEA, las cuales requieren que la revisión sea planificada y ejecutada para obtener certeza razonable que los estados financieros auditados no contiene exposiciones erróneas de carácter administrativo. La auditoría comprende el examen a base de pruebas de la evidencia que respaldan las cifras e informaciones presentadas en los estados financieros, incluye también la evaluación de los principios de contabilidad generalmente aceptados aplicables al sistema de contabilidad ecuatoriano, y de las estimaciones importantes hechas por la administración de la empresa, así como una evaluación de la presentación general de los estados financieros. Comprende además, la verificación del cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, políticas y demás normas aplicables a las operaciones financieras y administrativas ejecutadas por la entidad. Considero que la auditoría provee una base razonable para fundamentar la opinión expresada a continuación: En mi opinión, se revela que durante el período examinado, esto es desde el 01 de enero al 31 de diciembre del 2006, los estados financieros preparados, se presentan razonablemente
  • 126 en todos los aspectos de importancia, los registros se encuentran de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados y las normas ecuatorianas de contabilidad, las operaciones financieras y administrativas guardan conformidad en los aspectos de importancia con las disposiciones legales, reglamentarias, políticas y demás normas aplicables a la empresa, excepto en el rubro de inventarios que se encontró la novedad que no se han dado de baja repuestos que se encuentran obsoletos, sólo se ha procedido a realizar un listado extracontable para separarlos pero no se cumplido la política de la empresa para proceder a dar de baja en el sistema de repuestos y en el sistema contable. Atentamente, Ma Elisa Soledispa Auditora
  • 127 CAPÍTULO I Motivo del Examen La auditoria practicada a la empresa Automotores y Anexos S.A. Manta con domicilio en la avenida 4 de noviembre #1003, se realizó por pedido del gerente de la sucursal Ab. Alberto Álvarez, de conformidad con lo dispuesto en el oficio del 15 de febrero 2007. Objetivos del Examen  Determinar la razonabilidad de los Estados Financieros presentados por la entidad y expresar una opinión al respecto.  Establecer el grado de solidez del sistema de control interno.  Comprobar selectivamente la legalidad y veracidad de los ingresos y egresos de los recursos materiales y financieros.  Verificar el cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias que regulan a la empresa.  Comprobar si la utilización de los recursos asignados a la entidad, se orientaron a las consecución de los objetivos y metas previstas, y  Emitir recomendaciones para mejorar los procedimientos administrativos y financieros que presenten desviaciones. Alcance del Examen La presente auditoría abarca el período comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre 2006, Las cuentas objeto del examen han sido las siguientes:  Caja Chica  Bancos  Cuentas y Documentos por cobrar a clientes  Inventarios de Vehículos, Repuestos-lubricantes y aditivos y Llantas.  Activos fijos depreciables.  Depreciaciones acumuladas activos fijos. BASE LEGAL, OBJETIVOS Y ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL a) Base legal de la empresa
  • 128 La base legal de creación y funcionamiento de la empresa Automotores y Anexos S.A. se fundamenta en las siguientes disposiciones legales:  Ley de compañías  Ley de Régimen Tributario Interno.  Normas Ecuatorianas de Contabilidad.  Normas Ecuatorianas de Auditoría.  Ley orgánica aduanera.  Ley de defensa al consumidor b) Objetivos El objetivo de Automotores y Anexos es alcanzar una rentabilidad mínima del 9% por Negocio y Sucursal, tener un personal altamente desarrollado y satisfecho para alcanzar el máximo desarrollo comercial y de servicio. c) Estructura Orgánica La empresa Automotores y Anexos S.A. Manta, tiene la siguiente organización estructural:  Presidente Ejecutivo  Vicepresidente Ejecutivo  Gerente Sucursal  Departamento Administrativo  Departamento de Comercialización
  • 129 CAPÍTULO II EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Seguimiento de recomendaciones R.1. El gerente de sucursal ordenará al contador que periódicamente y en forma obligatoria al fin de cada trimestre, realice las constataciones físicas de todos los activos fijos de la empresa de cuyos resultados se dejará constancia en una acta suscrita por los empleados que en ella intervengan, con las novedades que se obtengan y se conciliarán con los respectivos saldos contables: igualmente dispondrá al encargado de mantenimiento proceda a cambiar los códigos de barras que están a punto de caerse o de borrarse, de tal forma que cuando se realicen los inventarios se facilite su identificación y ubicación correspondiente. R.2. El gerente debe proceder junto con los jefes de ventas a revisar la cartera de clientes de manera semanal, ya que al cierre del balance se obtuvo un índice de vencimiento de 3.55%, con estas reuniones se compromete más a los jefes de ventas a que colaboren con las cobranzas a sus clientes. R.3. El contador de la sucursal debe proceder en forma periódica y sorpresiva a realiza arqueos de caja, dejando constancia de dicha diligencia por escrito. El gerente de la sucursal deberá exigir permanentemente que el contador cumpla adecuada y oportunamente esta recomendación. R.4. El contador se abstendrá de autorizar y dar trámite a los gastos que no estén debidamente respaldados con las respectivas firmas de responsabilidad de la persona que los solicita. El gerente exigirá el cumplimiento estricto de esta recomendación. R.5. El gerente de la sucursal elaborará un reglamento interno para el proceso de la obtención de las cotizaciones de precios en la adquisición de bienes y la prestación de servicios para la empresa, documento que una vez aprobado será difundido y vigilado debidamente por él mismo.
  • 130 R.6. El control interno financiero será aplicado obligatoriamente por el gerente de sucursal y todos los empleados del área financiera, verificando en el desembolso de los fondos que toda la documentación de soporte sea autentica, comprobando la legalidad, veracidad y pertenencia de las transacciones realizadas. R.7. El gerente de la sucursal ordenará al contador se realicen inventarios periódicos (cada tres meses) de las bodegas de repuestos, llantas y vehículos, y que realice en trámite pertinente para las bajas de inventario por obsolencia según las políticas de la empresa, para que los registros se realicen a tiempo. Conclusión La falta de observación y cumplimiento de las recomendaciones emitidas por el Contralor (Matriz) de la empresa no permitieron mejorar el sistema de control interno. Recomendación # 1 Al Gerente de la Sucursal. Adoptará las medidas correctivas señaladas en las recomendaciones constantes en los Informes de Auditoría. Las políticas internas permiten regular y controlar las actividades de la empresa Se evidencia que la empresa Automotores y Anexos S.A., cuenta con un conjunto de políticas internas que regulan las actividades administrativas. Sin embargo, dicho documento no ha sido actualizado desde el año 2000 a pesar de que desde el año 2001 la empresa ha iniciado el camino hacia la obtención del certificado de calidad ISO, desde esta fecha se encuentra creciendo a pasos a agigantados pero con algunos puntos de control interno que están quedándose fuera o faltan actualizar a la situación actual de la empresa. Cabe indicar que para una eficiente marcha administrativa y financiera, la institución requiere que las referidas políticas internas sean revisadas y modificadas para que contengan entre otros aspectos lo concerniente a los diferentes procedimientos que se deben seguir para las reuniones semanales de los departamentos de la sucursal.
  • 131 Conclusión La falta políticas internas actualizadas que regulen las actividades administrativas y financieras de la institución, originan que muchos departamentos dupliquen labores, reportes, utilización de recursos, consumo de bienes, etc, debido al crecimiento desordenado de la empresa. Recomendación # 2 A los jefes de departamentos. Que la reuniones de trabajo a establecerse en las políticas internas de la empresa se cumplan a cabalidad para poder resolver los problemas a tiempo y crecer de forma ordenada, y colaborar así para la consecución de objetivos que se ha trazado la empresa como es la obtención del certificado ISO. Inadecuada selección del personal para el desempeño de labores Se ha determinado que funciones de suma importancia vienen siendo desempeñadas por empleados que no cumplen los requisitos mínimos, que para el efecto establece el manual de selección de personal, tal es el caso de las funciones de jefe de ventas de repuestos, quien desempeña funciones de promoción y comercialización de repuestos, así como el control general de bodega, reportes a fábrica, garantías de repuestos, etc. El mencionado empleado tiene únicamente el título de Bachiller. Lo comentado se presenta por cuanto se ha incumplido con lo dispuesto en el manual de selección de personal que dice que los individuos deben ser evaluados por su capacidad profesional, estudios, experiencia, honestidad, carácter y habilidad. Conclusión El desempeño de funciones por parte del personal que no reúne los requisitos mínimos indispensables establecidos por el manual de selección de personal debe capacitarse ya que esta situación genera inconformidad por parte de aquellos empleados que si cuentan con éstos requisitos.
  • 132 Recomendación # 3 Al Gerente de Sucursal Solicitará por escrito la intervención del departamento de recursos humanos nacional a fin de que proceda a realizar un estudio de los hechos comentados en las líneas anteriores y verificar de esta manera si el empleado que está desempeñando sus funciones, cuenta con los requisitos mínimos indispensables que le permitan acceder a ese cargo. Deberá observar que él o los aspirantes a cargos de jefatura cumplan con los requisitos que se establecen para desempeñar con eficiencia las tareas que exige el puestos CAPÍTULO III SISTEMA FINANCIERO SISTEMA CONTABLE.- La empresa Automotores y Anexos S.A. Manta cuenta con un sistema computarizado de contabilidad acorde a sus necesidades que le permiten obtener información financiera que facilita la toma de decisiones por parte de la Gerencia de Sucursal. Además cabe recalcar que dicha institución ha seguido las recomendaciones efectuadas en informes anteriores en los que se informaba de una incompleta presentación en los estados financieros, ya que no se presentaban ni los estados de flujo de efectivo y de ejecución presupuestaria. SISTEMA DE PRESUPUESTO.- La empresa cuenta con un sistema de presupuesto, que permite controlar cada una de las cuentas del balance de resultado, con excepción de los casos emergentes, control este, que es llevado por el contador quien bajo su responsabilidad exclusiva mantiene de cada una de las cuentas tanto sus incrementos, disminuciones y disponibilidades. Valores pagados, no considerados en el presupuesto del año 2006. El 15 de agosto del 2006 se firma contrato con la compañía Public S.A., para realizar una campaña publicitaria agresiva por radio, televisión y prensa con un costo a nivel nacional
  • 133 de $780.000,00, el costo invertido sólo en los medios de comunicación de la zona de Manabí fué de $40.000,00, esto hizo que la cuenta de gastos de publicidad y propaganda tuviera una variación con el presupuesto de $38.628,04. Según el departamento nacional de marketing esta campaña era necesaria de urgencia ya que la competencia estaba arrasando el mercado con modelos de vehículos similares a los que comercializa Automotores y Anexos pero con características inferiores que no conocía el cliente debido a la falta de publicidad y propaganda Según el jefe financiero nacional estos valores tuvieron que ser cancelados por la empresa con dinero que estaba destinado para la ampliación de una de las agencias de Quito, pero debido a la disminución de ventas, por solicitud del departamento de marketing y autorización del presidente y vicepresidente ejecutivo y los gerente de sucursales se procedió a realizar la campaña publicitaria con excelentes resultados reflejados en las ventas nacionales y locales. Conclusión Se establece que si bien el proceso del gasto tuvo como objetivo precautelar e incrementar las ventas no se cumplió con el presupuesto aprobado. Recomendación # 4 Al gerente de sucursal Cumplirá estrictamente con la autorización previa para cualquier gasto que no se encuentre proyectado en el presupuesto anual, dicha autorización deberá ser firmada por el presidente ejecutivo y el contralor. En el caso de que el gasto sea de índole nacional debe ser aprobado por la presidencia ejecutiva, gerentes de sucursal y contralor. Conclusión.
  • 134 Se establece que si bien el proceso del gasto tuvo como objetivo mantener e incrementar las ventas de la empresa, no cumplió con los valores asignados en la cuenta de PUBLICIDAD Y PROPAGANDA en el presupuesto del año 2006. Recomendación # 5 Al Gerente de sucursal Cumplirá estrictamente con las políticas internas de presupuesto previa a la utilización de los valores, deberá contar con las autorizaciones correspondientes, para el efecto hará conocer de este particular a los jefes de departamentos. CAPÍTULO IV RUBROS EXAMINADOS PAGOS EN EXCESO DETERMINADOS EN VARIOS CONTRATOS Del análisis efectuado al proceso de contratación, se comprobó que la empresa Automotores y Anexos S.A. Manta, en abril del año 2006 procedió a celebrar los siguientes contratos de obra cierta: Contrato Contratistas Obra Valor a.- 02-2006 Carlos García Mantenimiento patio de exhibición $1.800,00 b.- 03-2006 Alfredo Veléz Mantenimiento instalaciones $1.100,00 eléctricas en la bodega de repuesto Análisis de contratos a) Lo pagos efectuados al contratista que realizó la obra de mantenimiento del patio de exhibición por un valor de $ 1.800,00, se efectuaron en dos dividendos así: Comprob. Fecha Cheque Valor 26 05.04.06 15839 $ 1.000,00 35 30.04.06 15864 $800,00
  • 135 Los desembolsos efectuados al contratista que ejecutó la obra de mantenimiento de instalaciones eléctricas, se los realizó en dos dividendos así. Comprob. Fecha Cheque Valor 26 15.04.06 15845 $ 800,00 35 15.05.06 15876 300,00 Sobre estos contratos se estableció a base de precios referenciales que estuvieron vigentes en el mercado en los meses de abril y mayo del 2006, la existencia de valores pagados en exceso por el monto de $300,00, según se demuestra a continuación: Descrip. De la Obra Rubros Pagados V. Cotizado Diferencia Mant. Patio Exhibición $1.800,00 $1.600,000 $200,00 Mant. Instal. Eléctricas bodega $1.100,00 $1.000,00 $100,00 SUMAN $2.900,00 $2.600,00 $300,00 Por los hechos expuestos, se evidencia que la institución, pese a contar con una política interna de adquisiciones y obras, no se procedió a solicitar varias cotizaciones independientes de los trabajos a realizar a fin de efectuar comparaciones de precios. Limitándose únicamente a calificar las proformas presentadas por el gerente de sucursal, quien en forma directa procedió a solicitarlas a profesionales de la localidad, inobservando lo dispuesto en las políticas internas de adquisiciones, que trata sobre el control previo al desembolso, así como la responsabilidad de los participantes en los contratos. Los valores pagados en exceso fueron comunicados al gerente de la sucursal, contadora y contralor nacional. Conclusión Se demuestra que la empresa sufrió un perjuicio económico de $ 300,00, al haberse contratado y pagado estos trabajos en precios mayores a los que a la fecha de contratación estuvieron vigentes en el mercado.
  • 136 Recomendación # 6 Al gerente de sucursal. Dispondrá previo a la ejecución de desembolsos, proceder a comparar precios con casas comerciales y profesionales de garantizada solvencia, lo que viabilizará el proceso de control aplicado por la empresa previa a los compromisos y desembolsos. Ma. Elisa Soledispa Auditora
  • 137 CAPÍTULO V 5.1 Conclusiones Una vez culminado el trabajo investigativo, se puede establecer en forma precisa y puntual algunos aspectos de mayor relevancia: 1 En Automotores y Anexos S.A. Manta no se realizan reuniones periódicas para evaluar el funcionamiento administrativo, financiero y comercial que permitan tomar y aplicar correctivos necesarios para el eficiente desarrollo de la empresa. 2 La investigación posibilitó el hallazgo de gastos sin el debido soporte de documentos y políticas internas que justifiquen el manejo de estos gastos en forma presupuestaria. 3 Se ha determinado la falta de aplicación de la política interna de adquisición cuando no se están solicitando las respectivas ofertas para elaborar ciertos trabajos, como el caso del mantenimiento del patio de exhibición y las instalaciones eléctricas de la bodega de repuestos. 4 En el balance de resultados de Automotores y Anexos Manta se presenta un rubro denominado distribución de gastos nacionales, el cual esta conformado por una subdivisión de gastos de ventas, administrativos y financieros, estos corresponden a gastos que son transferidos por la matriz de acuerdo a un porcentaje asignado para cada sucursal de acuerdo a las ventas, sin embargo cuando hay gastos que han sido efectuados desde matriz pero que corresponden a la sucursal este estos valores son cargados al cien por ciento. 5 Existe una política de distribución de gastos nacionales de ventas y administrativos que determina un porcentaje de acuerdo a las ventas de cada sucursal, en el caso de Manta le toca asumir el 5% de dichos gastos, dichos gastos son autorizados directamente por los jefes de negocios que se encuentran en la matriz. 6 En el rubro de gastos nacionales de ventas y administración no hay control interno de la sucursal debido a que son realizados directamente desde la matriz, cabe destacar que
  • 138 sólo son enviados a Manta un resumen de los valores egresados para contabilizar en las respectivas cuentas contables. 7 De acuerdo al balance comparativo en formato para el comité rector en el año 2005 los gastos nacionales de ventas y administrativos se encontraban contabilizados en las mismas cuentas locales, en parte por este motivo al momento de realizar el presupuesto hay ciertas diferencias que repercuten en la comparación de los resultados del año 2006. 8 En el grupo de gastos nacionales de ventas y administrativos sólo se presupuestó la cuenta Publicidad, por tal motivo no se puede realizar una comparación y control coherente. 9 El informe de auditoría será un documento de soporte que permitirá a la gerencia tomar decisiones que permitan el desarrollo y crecimiento ordenado y controlado de la sucursal. 10 La auditoría financiera practicada a la empresa Automotores y Anexos S.A. Manta, ha permitido establecer que los estados financieros han sido elaborados de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados y normas ecuatorianas de contabilidad. 11 Las normas ecuatorianas de auditoría han sido base sustancial al momento de ejecutar la auditoria en la empresa Automotores y Anexos S.A. Manta. 5.2 Recomendaciones 1 Se recomienda al gerente de la sucursal que convoque a reuniones semanales para realizar evaluaciones y determinar el funcionamiento adecuado de la empresa. 2 Se sugiere a la gerencia de sucursal que determine las políticas que respalden el manejo de los gastos extrapresupuestarios y el contador que tome las previsiones debidas en cuanto a la documentación que justifique los mencionados gastos.
  • 139 3 Para la contratación de servicios técnico en mantenimiento o reparación del local se deben de aplicar las políticas internas respectivas. 4 Se propone se contrate los servicios de un auditor interno, para que cumpla con las funciones y objetivos que permitan evaluar y controlar las operaciones administrativas, contables y financieras de la empresa. 5 También es recomendable que dentro de la administración financiera se apliquen los principios éticos. Frente a los acontecimientos que se suscitan en las empresas donde los problemas de corrupción son recurrentes, el profesional en contabilidad y auditoría deben de guardar fielmente todos los principios de una conducta intachable. No solamente se califica el buen profesional o técnico, sino también a su conducta o comportamiento personal. 6 Se aconseja a la gerencia solicite a los jefes nacionales de negocio presupuesten y controlen sus gastos correctamente, ya que esto afecta la utilidad final de la sucursal. 7 A la empresa Automotores y Anexos S.A. Manta que cumpla con las recomendaciones emitidas para que se mejore el desempeño de las funciones y optimicen sus recursos.
  • 140 BIBLIOGRAFÍA: 1. AULESTIA G. Hernán, “Guía Metodológica Elaboración Plan de Tesis”. UTE Quito – Ecuador 1.995 2. Biblioteca de Consulta Microsoft® Encarta® 2005. © 1993-2004 Microsoft Corporation. 3. BRAVO VALDIVIESO, Mercedes, “Contabilidad General”. Tercera Edición, Editora Nuevo Días, Quito – Ecuador 2000 4. Constitución Política de la Republica del Ecuador 5. Diccionario Enciclopédico Circulo, Ediciones Credi Mar, 2000, España. 6. Diccionario Océano Uno, Ediciones S.A., Colombia. 7. DIDACTICA MULTIMEDIA, “AUDITORIA I: Normas Técnicas, Control Interno, Planificación del trabajo, Objetivos y Procedimientos”, “AUDITORIA II: Desarrollo y Metodología de la Auditoria. Caso práctico”, “AUDITORIA III: Control Interno, Áreas específicas de implantación, Procedimiento y Control”, Edición 2001, Madrid España. 8. Diccionario Lexus, Editorial Conejo, año 2005, Colombia. 9. Ley de Régimen Tributario Interno, Corporación de estudios y publicaciones, año 2004, Quito-Ecuador. 10. Ley de Régimen Laboral, Corporación de estudios y publicaciones, año 2004, Quito- Ecuador. 11. Ley de Régimen Aduanero, Corporación de estudios y publicaciones, año 2005, Quito- Ecuador. 12. Ley de Compañías, segunda edición, Corporación de estudios y publicaciones, año 2004, Quito-Ecuador. 13. Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, Corporación de estudios y publicaciones, año 2004, Quito-Ecuador. 14. MENEDEZ A. Carlos, “Metodología, Guía para elaborar diseños de investigación en ciencias económicas, contables y administrativas” Ediciones Mc Graw Hill, Bogotá – Colombia 1.994. 15. MORENO Fernández, Joaquín, “Contabilidad Superior”, Primera Edición, Ediciones Continental, México 2002
  • 141 16. Normas Ecuatoriana de Contabilidad (NEC), Corporación de estudios y publicaciones, año 2004, Quito-Ecuador. 17. Normas Ecuatorianas de Auditoría (NEA), Corporación de estudios y publicaciones, año 2004, Quito-Ecuador. 18. Normas Internacionales de Auditoría (NIA) (internet) 19. Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) (internet) 20. WHITTINGTON O. Ray, “Auditoría, Un enfoque integral”, 12ª. Edición, Ediciones Mc Graw Hill, Bogotá – Colombia 2001. Paginas web: 1. www.monografias.com 2. www.ilustrados.com 3. www.sri.gov.ec 4. www.supertel.gov.ec 5. www.aduana.gov.ec 6. www.nissan.com.ec
  • 142 GLOSARIO DE TERMINOS Amortización: Acción y efecto de amortizar, redimir, pagar el capital de un préstamo, recuperar los fondos invertidos, desvalorizarse periódicamente los bienes por su uso. Atestación: Deposición de testigo, testimonio. Qué se da fe de un hecho. Beneplácito: Aprobación, permiso. Caucionados: Caución, precaución, prevención. Fianza que da una persona por otra, garantía. Comanditarios: El que suministra los fondos en una sociedad en comandita. Comité: Reunión de miembros escogidos en una asamblea para examinar ciertos asuntos: Comité administrativo. Custodia: Acción de custodiar o vigilar. Persona que custodia a otra. Diligencia: Esmero en ejecutar una cosa. Prisa, aseguramiento Estupefacientes: Qué produce estupefacción. Sustancia narcótica como la morfina, cocaína. Evidencia: certeza clara, manifiesta, de una cosa. Fianza: Prenda que da uno en seguridad del buen cumplimiento de su compromiso. Fiador, el que garantiza lo que promete. Fiscalización: Acción de fiscalizar. Averiguar o criticar
  • 143 Fraude: Se refiere a un acto intencional por uno o más individuos dentro de la administración, empleados, o terceros, que da como resultado una representación errónea de los estados financieros. Implícito: Qué se incluye en una proposición sin que haya necesidad de explicarlo: la libertad es la condición implícita de la responsabilidad moral. Índole: Condición e inclinación natural propia de cada uno: ser de mala índole. Condición o calidad de las cosas. Inherente: Que por su naturaleza está unido inseparablemente con otra cosa Litigio: Pleito, altercación judicial. Discusión, contienda: intereses en litigio. Malversación: Acción de disponer ilícitamente de los caudales ajenos que administra uno. Medievales: Relativo a la edad media. Muestreo de auditoría: Implica la aplicación de procedimientos de auditoría a menos del 100% de las partidas dentro del saldo de una cuenta o clase de transacciones para que el auditor pueda obtener y evaluar la evidencia de auditoría sobre algunas características de las partidas seleccionadas, para formar o ayudar en la formación de una conclusión con respecto a la población. Negligencia: Falta de cuidado, de aplicación o de exactitud. Obsoletos: Anticuado, caído en desuso. Omisión: Acción y efecto de omitir: la omisión de un acento puede modificar el sentido de una palabra. Olvido, dejadez. Falta por haber omitido la ejecución de una cosa. Optimizar: Buscar la mejor manera de ejecutar una actividad.
  • 144 Papeles de Trabajo: Pueden ser en forma de datos almacenados en papel, película, medios electrónicos u otros medios. Perpetrar: Ejecutar o consumar un delito: perpetrar un crimen. Presupuesto: Es información financiera prospectiva prevista sobre la base de supuestos sobre los eventos futuros que la administración espera tengan lugar y las acciones que la administración espera realizar a la fecha en que la información es preparada (suposiciones de estimado óptimo). Programa de auditoría: Un programa de auditoría expone la naturaleza, oportunidad y grado de los procedimientos de auditoría planificados que se requieren para implementar el plan de auditoría global. El programa de auditoría sirve como un conjunto de instrucciones para los auxiliares involucrados en la auditoría y como un medio para controlar la ejecución apropiada del trabajo. Suntuario: Relativo al lujo. Tergiversación: Acción y efecto de tergiversar. Forzar las razones, relatar un hecho deformándolo intencionadamente. Falsear.
  • 145 ANEXOS ANEXO # 1
  • 146 AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. BALANCE GENERAL Al 31 de Diciembre del 2006 ACTIVOS Activo Corriente 960956.5 Caja Chica 250,00 Bancos 4.498,31 Documentos por cobrar 597.218,47 Cuentas por cobrar 324.871,88 Cheques protestados 7.329,44 Otras cuentas por cobrar 18.000,00 Prestamos y anticipos 8.714,20 Pagos anticipados 0,00 Otros activos corrientes 74,20 Activo Fijo 174.332,19 Activo fijo no depreciable 15.704,88 Activo fijo depreciable 358.045,98 Depreciación acumulada (-) 199.418,67 Inversiones y deudores largo plazo 0,00 TOTAL ACTIVOS 1.135288,69 PASIVOS Pasivo Corriente 492.860.94 Anticipos de clientes 6.739,37 Provisiones 10.929,80 Transferencias cruce anual (acreedoras) 467.987,99 Otros pasivos 7.203,78 Pasivo no Corriente 37.094,82 Seguros vehículos 14.933,12 Provisiones 22.161,70 Otro Pasivo 17.562,78 TOTAL PASIVOS 547.518,54 PATRIMONIO: CAPITAL TOTAL RESULTADO PERÍODO 587.770,15 TOTAL PASIVOS Y PATRIMONIO……… 1.135288,69 ANEXO # 2
  • 147 AUTOMOTORES Y ANEXOS S.A. BALANCE DE RESULTADOS ENE A DIC 2006 INGRESOS Ventas brutas 6.046.134,83 Descuentos (-) 423.781,91 Ventas netas 5.622.352,92 Costo de ventas (-) 4.501.537,20 Utilidad bruta 1.120.815,72 Otros ingresos operacionales 82.335,33 Resultado Bruto 1.203.151,05 EGRESOS Gastos de ventas (locales y matriz) 434.388,30 Sueldo de ventas 52.439,92 Comisiones por ventas (propios) 72.127,62 Beneficios sociales 55.452,72 Comisiones por ventas (particulares) 5.015,87 Publicidad propaganda 52.023,04 Revisión garantía técnica 23.159,36 Otros gastos revisión vehículos 20.483,57 Traslado de vehículos y flete 42.465,93 Pagos por servicios 31.533,44 Otros gastos de venta 79.686,84 Gastos administrativos (locales y matriz) 84.613,80 Sueldos administrativos 15.297,12 Beneficios sociales 7.839,64 Depreciación de activos fijos 26.220,68 Otros gastos administrativos 35.256,36 Utilidad Operacional 684.148,95 Gastos financieros (-) 6.843,19 Utilidad después de gastos financieros 677.305,76 Ingresos y gastos no operacionales (+) 14.108,80 Utilidad Sucursal ……………………………… 691.414,56 Distribución de Gastos Nacionales 103.644,40 Gastos de ventas nacionales 87.576,53 Sueldos y salarios 6.807,35 Publicidad 33.718,42 Propaganda 9.831,78 Mantenimiento soporte técnico 6.016,61 Almaceneras 14.322,25 Movilizaciones al exterior 1.385,37 Fletes Vehículos, Repuestos y Llantas 6.656,92 Seguros 4.277,51 Honorarios profesionales 3.785,60 Capacitación 66,97
  • 148 Otros gastos conexos vehículos. 707,75 Gastos de administración nacionales 16.067,87 Sueldos y salarios 10.692,02 Movilizaciones al exterior 351,28 Honorarios profesionales 5.024,57 Utilidad antes de Impuestos y Distribución de Utilidades……………………………………….... 587.770,15
  • 149 ANEXO # 4 Automotores y Anexos S.A Políticas de créditos de Vehículos 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 5 5 6 7 8 9 1 2 3 Documentación para persona natural Dependientes: Solicitud de crédito completa, legible y firmada. Copia de cédula de identidad legible, deudor y cónyuge. Copia de papeletas de votación, deudor y cónyuge. Originales de los tres últimos roles de pago, deudor y cónyuge. Copias legibles de respaldo patrimonial (pago de impuesto predial, escrituras, matriculas de vehículo, acciones. Certificados bancarios o copias de los tres últimos estado de cuenta, deudor y cónyugue (cuentas ahorros, corrientes y tarjeta de crédito) Certificados comerciales si los hubiere. Planilla de servicio público original. Independientes: Solicitud de crédito completa, legible y firmada. Copia de cédula de identidad legible, deudor y cónyuge. Copia de papeletas de votación, deudor y cónyuge. Copia legible del RUC. Pago de los tres últimos pagos del IVA o la declaración del Impuesto a la renta de los dos últimos años. Copias legibles de respaldo patrimonial (pago de impuesto predial, escrituras, matriculas de vehiculo, acciones, etc. Certificados bancarios o copias de los tres últimos estado de cuenta, deudor y cónyuge (cuentas ahorros, corrientes y tarjeta de crédito) Dos certificados originales comerciales que acrediten una relación de por lo menos 1 año. Contratos de arrendamiento notarizados, si tuviera una relación de por lo menos 1 año. Planilla de servicio público original. Documentación para persona jurídica Solicitud de crédito completa, legible y firmada. Copia del RUC. Escritura de la constitución de la compañía y/o escrituras de reforma de estatutos o capital social.
  • 150 4 5 6 7 8 9 10 Copias de estados financieros declarados a la SIB y/o SRI (3 últimos años) Certificados bancarios. Copia del nombramiento actualizado y legalizado del representante legal. Copia de cedula del representante legal. En caso de que los estatutos así lo estipulen, autorización de la Junta General de Accionistas para endeudamiento. Certificación de cumplimiento de obligaciones. Planilla de servicio público general.
  • 151 ANEXO # 5 Ejemplos de tablas de Amortización Referencial Financiamiento por la empresa Automotores y Anexos-Crédito Directo Modelo de Auto: Almera. Versión de este modelo: 1.6 / T.M, Airbaq & A/C Precio del vehículo: USD 17450,00 Tasa de interés anual: 14.27 %. Tasa de interés activa referencial del B.C.E. Financiado a 24 meses. Políticas de crédito a persona natural o jurídica. Pago de cuota mensual: USD 2595.77 Automotores y Anexos S.A Tabla de amortización-Crédito Directo # Capital Interés Cuota Amortización Saldo 1 17.450,00 2.490 $2.595,77 $105,66 $17.344,34 2 $17.344,34 2.475 $2.595,77 $120,73 $17.223,61 3 $17.223,61 2.458 $2.595,77 $137,96 $17.085,65 4 $17.085,65 2.438 $2.595,77 $157,65 $16.928,00 5 $16.928,00 2.416 $2.595,77 $180,14 $16.747,86 6 $16.747,86 2.390 $2.595,77 $205,85 $16.542,01 7 $16.542,01 2.361 $2.595,77 $235,23 $16.306,78 8 $16.306,78 2.327 $2.595,77 $268,79 $16.037,99 9 $16.037,99 2.289 $2.595,77 $307,15 $15.730,84 10 $15.730,84 2.245 $2.595,77 $350,98 $15.379,86 11 $15.379,86 2.195 $2.595,77 $401,07 $14.978,79 12 $14.978,79 2.137 $2.595,77 $458,30 $14.520,49 13 $14.520,49 2.072 $2.595,77 $523,70 $13.996,80 14 $13.996,80 1.997 $2.595,77 $598,43 $13.398,37 15 $13.398,37 1.912 $2.595,77 $683,82 $12.714,54 16 $12.714,54 1.814 $2.595,77 $781,41 $11.933,14 17 $11.933,14 1.703 $2.595,77 $892,91 $11.040,23 18 $11.040,23 1.575 $2.595,77 $1.020,33 $10.019,90 19 $10.019,90 1.430 $2.595,77 $1.165,93 $8.853,97 20 $8.853,97 1.263 $2.595,77 $1.332,31 $7.521,66 21 $7.521,66 1.073 $2.595,77 $1.522,43 $5.999,23 22 $5.999,23 856 $2.595,77 $1.739,68 $4.259,55
  • 152 23 $4.259,55 608 $2.595,77 $1.987,93 $2.271,61 24 $2.271,61 324 $2.595,77 $2.271,61 $0,00 Financiamiento bancario. Modelo de Auto: Almera. Versión de este modelo: 1.6 / T.M, Airbaq & A/C Precio del vehículo: USD 17.450,00 Tasa de interés anual: 14 %. Financiado a 48 meses. Pago de cuota mensual: USD 2.447,54 Automotores y Anexos S.A Tabla de amortización-Banco # Capital Interés Cuota Amortización Saldo 1 17.450,00 2.443 $2.447,54 $4,54 $17.445,46 2 $17.445,46 2.442 $2.447,54 $5,18 $17.440,28 3 $17.440,28 2.442 $2.447,54 $5,90 $17.434,38 4 $17.434,38 2.441 $2.447,54 $6,73 $17.427,65 5 $17.427,65 2.440 $2.447,54 $7,67 $17.419,97 6 $17.419,97 2.439 $2.447,54 $8,75 $17.411,23 7 $17.411,23 2.438 $2.447,54 $9,97 $17.401,26 8 $17.401,26 2.436 $2.447,54 $11,37 $17.389,89 9 $17.389,89 2.435 $2.447,54 $12,96 $17.376,93 10 $17.376,93 2.433 $2.447,54 $14,77 $17.362,16 11 $17.362,16 2.431 $2.447,54 $16,84 $17.345,32 12 $17.345,32 2.428 $2.447,54 $19,20 $17.326,12 13 $17.326,12 2.426 $2.447,54 $21,89 $17.304,24 14 $17.304,24 2.423 $2.447,54 $24,95 $17.279,29 15 $17.279,29 2.419 $2.447,54 $28,44 $17.250,84 16 $17.250,84 2.415 $2.447,54 $32,42 $17.218,42 17 $17.218,42 2.411 $2.447,54 $36,96 $17.181,46 18 $17.181,46 2.405 $2.447,54 $42,14 $17.139,32 19 $17.139,32 2.400 $2.447,54 $48,04 $17.091,28 20 $17.091,28 2.393 $2.447,54 $54,76 $17.036,52 21 $17.036,52 2.385 $2.447,54 $62,43 $16.974,09 22 $16.974,09 2.376 $2.447,54 $71,17 $16.902,92 23 $16.902,92 2.366 $2.447,54 $81,13 $16.821,78 24 $16.821,78 2.355 $2.447,54 $92,49 $16.729,29 25 $16.729,29 2.342 $2.447,54 $105,44 $16.623,85 26 $16.623,85 2.327 $2.447,54 $120,20 $16.503,64 27 $16.503,64 2.311 $2.447,54 $137,03 $16.366,61
  • 153 28 $16.366,61 2.291 $2.447,54 $156,22 $16.210,39 29 $16.210,39 2.269 $2.447,54 $178,09 $16.032,31 30 $16.032,31 2.245 $2.447,54 $203,02 $15.829,29 31 $15.829,29 2.216 $2.447,54 $231,44 $15.597,84 32 $15.597,84 2.184 $2.447,54 $263,84 $15.334,00 33 $15.334,00 2.147 $2.447,54 $300,78 $15.033,22 34 $15.033,22 2.105 $2.447,54 $342,89 $14.690,33 35 $14.690,33 2.057 $2.447,54 $390,90 $14.299,43 36 $14.299,43 2.002 $2.447,54 $445,62 $13.853,81 37 $13.853,81 1.940 $2.447,54 $508,01 $13.345,80 38 $13.345,80 1.868 $2.447,54 $579,13 $12.766,66 39 $12.766,66 1.787 $2.447,54 $660,21 $12.106,46 40 $12.106,46 1.695 $2.447,54 $752,64 $11.353,82 41 $11.353,82 1.590 $2.447,54 $858,01 $10.495,81 42 $10.495,81 1.469 $2.447,54 $978,13 $9.517,68 43 $9.517,68 1.332 $2.447,54 $1.115,07 $8.402,61 44 $8.402,61 1.176 $2.447,54 $1.271,18 $7.131,43 45 $7.131,43 998 $2.447,54 $1.449,14 $5.682,29 46 $5.682,29 796 $2.447,54 $1.652,02 $4.030,27 47 $4.030,27 564 $2.447,54 $1.883,30 $2.146,97 48 $2.146,97 301 $2.447,54 $2.146,97 $0,00 . ANEXO # 6
  • 154 PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN DE PERSONAL Y PARA REALIZAR ACTIVIDADES LABORALES. SEGÚN EL MANUAL DE FUNCIONES INTERNAS CARGO: JEFE DE REPUESTOS NATURALEZA DEL TRABAJO Organización, supervisión y ejecución de las ventas, promociones, control de stock, pedidos a fábrica, garantías, etc. TAREAS TIPICAS: Organizar proyecciones de ventas con vendedores de mostrador y externos. Supervisar a los vendedores de mostrador y externos. Organizar y supervisar la bodega. Supervisar la preparación del presupuesto anual. Supervisar que las actividades del área presupuestaria se cumplan a cabalidad. Elaborar políticas de presupuestos tanto de ventas como de gastos. Supervisar el cumplimiento de metas y objetivos presupuestarios. Presentar semanal y mensualmente los reportes de ventas de repuestos. CARACTERISTICAS DE LA CLASE: Responsabilidad administrativa y económica por el manejo de documentación de ventas, financieras y por la aplicación de normas y procedimientos internos. El trabajo requiere de liderazgo y colaboración. REQUISITOS MINIMOS: Titulo en Economía, Auditoria, Finanzas o Administración. Experiencias profesionales de dos años como jefe de venta de repuestos. Haber aprobado cursos de ventas, marketing, liderazgo, etc.
  • 155