El difícil arte del reporte de proyectos
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Un reporte de estado de proyecto es una herramienta de comunicación que debe facilitar a los stakeholders estar conscientes de la situación presente y futura del proyecto y de las acciones que cada ...

Un reporte de estado de proyecto es una herramienta de comunicación que debe facilitar a los stakeholders estar conscientes de la situación presente y futura del proyecto y de las acciones que cada uno debe realizar. La presentación entregará un Marco de referencia para realizar reportes de estado de proyecto eficientes, que logren el objetivo comunicacional esperado.

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  • Generar reportes es arte. 3 cualidades: original, único e irrepetibleHacer que la información entregada haya valido la pena por el tiempo invertido. Diferencia entre dormir tranquilo en las noches o dormir pensando en el proyectoNo hay entrenamiento en este proceso. Se copia del pasado2 grupos: Mucha info o poca info utilMarco de referencia para reportar la información
  • Diseñe un reporte de acuerdo con la organización y las necesidadesOjo con las expectativas de los involucrados. Puede usar drill down para detalleEnfoque en salidas y resultados concretos, no intensidad de esfuerzo o % avance Establezca la periodicidad con la que se recogerán los datos.Gap entre que se genera reporte y presenta, preparar a la audiencia y establecer un acuerdo
  • Para qué sirve el reporte de proyecto?NO es comunicar la historia del proyecto, Es Comunicar a dónde va el proyecto desde hoy hasta el futuro. Todos deben tener consciencia de que para eso estamos asistiendo
  • Paso importante: entender a quién se reporta y porqué.Información poco valor o mucho contenido y no hay tiempoNo es docenas de reportes, es varios niveles de detalle Si hizo un análisis de stakeholders, comience ahí. Si eso no se hizo, haga uno. Primero ponga equipo de proyecto, Gerente, sponsor, los clientes, gente externa. Pregúntese qué requiere saber y el nivel de detalle. Pregúntese a sí mismo: Si yo estuviera en ese grupo, ¿qué es lo que me gustaría recibir?Hacer reportes con valorObtenga retroalimentación de alguno de esos grupos antes de presentar el reporteEvite que al presentar el reporte le pidan que incluya información, ya que comenzaría con baja credibilidad
  • ¿Con qué debemos tener cuidado cuando hacemos reportes?Proyecto inicia todo maravilloso, saludable… pero cambia a medida que el desafío avanza.Al Diseñar reporte, pensar cómo mostrar información en buenos tiempos y malos. Experimente mostrar tendencias positivas, neutrales y negativasStatus global y luego detalles de sub-proyectos o líneas de trabajo.Métodos para mostrar tendencias futuras y avance histórico. Gráficas simples que comparen estado actual con estimado.Evaluar si resultados son precisos y si resultados estimados de acuerdo al plan, son precisos. Plan se realizó, pero no se actualizó Falta de información del equipo de proyecto. Si equipo no es capaz de proveer datos levantar alerta. Basta con indicar referenciar reporte
  • Errores comunes: Mucho detalleMala integración con fuente de datosMala relación con la planificaciónPensar que hacer el reporte no es prioritarioNo tener comprensión de cómo usar el reporte
  • ACA ESTA EL ARTEPrepare a la audiencia para lo que va a decir, en especial si es algo negativo (atrasos, problemas, riesgos)NUNCA COMETA EL ERROR DE LLEGAR A UNA REUNIÓN SIN PREPARAR A LOS AFECTADOSAcá es donde agrega valor la política, las comunicaciones, etc
  • El proceso no termina con una lista de destinatarios del reporte y el nivel que requierenRecuerde que generalmente necesitamos que estas personas tomen acciones en el proyectoSe comete el error de presentar el reporte con el sólo propósito que la gente no haga nada. Se dispone de poco tiempo para captar la atención de los asistentes. Hay que ser selectivo con lo que se muestraEs marketing si mensaje no se enfoca bien hay resultados como esperamosNo significa que cada elemento que se indique en el reporte tenga una acción inmediata y un responsable. Significa que quien recibe el reporte debe entender su rol en cómo usar la información en beneficio para el proyecto.Ejemplo acciones futuras (se requiere que el gerente envíe un mensaje al equipo en Bogotá para el proyecto SAP, si para el viernes aún no termina el desarrollo)
  • Hágase estas preguntas, pues ese es el motivo por lo que la gente asisteLa mayoría de las personas tienen interés en 1 ó 2 cosas primero, a veces eso es lo único que realmente les interesaPor lo general, lo primero que más importa es el tiempo. Casi todo el mundo entiende el concepto de “estar dentro del tiempo” (on schedule)El segundo ítem, por lo general es el costo o el presupuesto. El otro ítem es el estado del alcance y la calidad, que medimos con los entregables del proyectoSolicitudes de cambios y sus impactosLos resultados de esta info son los que impactan la vida, hay que ser asertivos con cada stakeholder y sus acciones
  • Hacer que la reunión valga la pena en tiempo invertido, que no se diga: “Nunca recuperaré esa hora de mi vida”0. Establecer las reglas del equipo. En especial, el compromiso de llegar a las reuniones a tiempo. 1. Definir el objetivo reuniones a lo largo del proyecto ser muy claro. Ej: monitorear la velocidad de completitud de los entregables del proyecto y tomar acciones correctivas. También tenga un objetivo de cada reunión, en especial las complicadas.2. Hacer una agenda y distribuirla antes de la reunión, permanecer enfocados. 3. Pueden haber personalidades fuertes que fácilmente te cambien el esquema de la reunión. LOBBY . Tener reuniones después para una discusión que se pueda dar. Aplicar la regla de los 5 minutos. Si una discusión se está alargando y ya lleva dicho tiempo, dejarla en standby y tenerla después.4. Los compromisos deben tener responsables, fecha de ejecución o término y prioridad. 5. Sellar con la minuta de reunión. Enviarla a todos, tener orden y control al respecto. Hacer seguimiento a compromisos
  • La inspiración existe, pero tiene que encontrarte trabajando
  • Muchas gracias
  • Presentar los libros usados
  • Presentación CVContacto: cdeltoro@deloitte.com

El difícil arte del reporte de proyectos El difícil arte del reporte de proyectos Presentation Transcript

  • El difícil arte del Reporte de Proyectos Claudia F. del Toro Vargas, PMP, CSM, ITIL F.
  • EL ARTE EN EL PROCESO 1. El reporte, la herramienta 2. Antes de la reunión de Estado 3. Reunión y acciones posteriores
  • Copyright OPPM International 2006,2012 Project Manager: Clark Campbell Project Name: Award Distribution Center (ADC) Report Date: November 30 Project Objective : Consolidate Warehouses; Automate Storage and Retrieval; and Reengineer Assembly, Packaging and Shipping of Recognition Awards Risks, Qualitatives, Other Metrics Performance of Software Developed Internally Performance of Software Developed Externally Performance of Fully Integrated System, Machines and Processes Retain Subcontractors Versus Large Competing Construction Project? Will the Building, Systems, and People be Ready for ON-TIME Go-live? l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l n l l l l l m l l l l l l q Owners and Helpers A A B B A B A B C A A B A A A A C B A B B A C B A B B A B B B A B B B A B A C B A B B B B A B A A B B B A Green=Adequate, Yellow=Worrisome, Red=Dangerous 16 17 16 16 16 18 18 18 A A B A A C A Dave 16 18 Wayne 18 Dennis 16 B B C B A Klaus C A A December Report Dates l l l l l November Major Tasks and Risks l October People Deployed Building Complete Systems Operational # Internal People assigned to the project: l l l l September 1 2 3 m 4 m 5 l l l l l l August m m l m l m m l l July l l June l l l l l l l m l l l May l l l l l l l l l l l April l l Schedule l l l l March Major Tasks Award Contracts to Architects and Contractors Dispose of Inventory, Raze Structures and Prepare Site Design System Software Determine Computer Hardware Specifications Redesign Workstations Plan and Complete the Parking and Landscaping Footings and Foundations Columns and Beams Roof Cap Main Floor Exterior and Glass Install Computer Hardware Assemble and Install Storage Racking Mount and Align Automated Cranes Install and Connect Conveyors between Racking and Workstations Program, Test and Install Software Train Staff on New Systems, Processes, and Performance Goals Mezzanine Floor Install Work Stations and New Furnishings Move Staff into ADC Transfer Inventory Plan Staffing Requirements February l l January 1 2 3 4 l 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 l 17 18 l 19 l 20 l 21 m 22 Sub-Objectives Sub-Objectives Costs and Metrics $5,3M Building $6,0M $3,2M $3,0M Systems People Summary & Forecast $0,5M $0,5M Expended Budgeted We are planning to bring the ADC operational by year-end. System cost overruns are more than offset by savings secured in the construction process. Half of the construction savings will be paid out as incentive bonuses to the subcontractors. Our team is confident that the remaining software issues will be resolved and adequate for go-live. Refinements will still be required. People have been trained, and are anxious to begin full operation.
  • El arte en el proceso > 1. El reporte, la herramienta Objetivo del Reporte Comunicar un entendimiento común de dónde está el proyecto hoy y dónde va a estar en el futuro
  • El arte en el proceso > 1. El reporte, la herramienta Objetivo del Reporte Quién recibe el reporte - Entender realmente a quién se le está reportando y porqué - Pedir retroalimentación antes de presentar el reporte
  • El arte en el proceso > 1. El reporte, la herramienta Objetivo del Reporte Quién recibe el reporte Señales Alerta Tempranas -Falta de Precisión de las variaciones estimadas -Falta de Precisión de los resultados actuales -Equipo incapaz de dar datos sobre el avance
  • El arte en el proceso > 1. El reporte, la herramienta Objetivo del Reporte Quién recibe el reporte Señales Alerta Tempranas Errores comunes al realizar Reportes - Mucho detalle - Mala integración con fuente de datos - Mala relación con planificación - No dar Prioridad a la elaboración del reporte - No comprender el reporte
  • El arte en el proceso > 2. Antes de la reunión LOBBY!!
  • El arte en el proceso > 2. Antes de la reunión LOBBY!! ¿CÓMO SERÁ USADA LA INFORMACIÓN? Generalmente se requiere que los interesados tomen acciones Sea selectivo con la información a mostrar Identifique acciones futuras y avise a afectados para que se preparen
  • El arte en el proceso > 2. Antes de la reunión LOBBY!! ¿CÓMO SERÁ USADA LA INFORMACIÓN? ¿QUÉ REALMENTE NECESITA SABER LA GENTE? Piense en lo que se van a preguntar ¿Necesito tomar alguna acción? ¿Cómo esto va a impactar mi vida?
  • El arte en el proceso > 3. Reunión y acciones posteriores • Establecer reglas para el equipo: ej.: No interrumpir, penalización por no cumplir el horario de la reunión. • Definir el objetivo de las reuniones del proyecto y de la reunión específica. • Diseñar la agenda y enviarla antes de la reunión • Mantener el control de la reunión y avanzar • Tomar nota de compromisos. • Minuta de la reunión y seguimiento a acciones
  • CONCLUSIONES Durante y después de la reunión: La minuta y “Log de Acuerdos y Compromisos” tienen papel preponderante. La herramienta es importante, pero no es lo principal El lobby es vital al comunicar desviaciones, riesgos o problemas (lo que nadie quiere decir o escuchar).
  • ¡MUCHAS GRACIAS! “La inspiración existe, pero tiene que encontrarte trabajando” Pablo Picasso
  • Bibliografía  Project Management Institute. A Guide To the Project Management Body Of Knowledge PMBOK 2012. Fifth Edition. www.pmi.org  Campbell, Clark A.; Campbell, Mick (2012-11-30). The New One-Page Project Manager: Communicate and Manage Any Project With A Single Sheet of Paper. Wiley. www.oppmi.com Libro Kindle en Amazon  Ghantt, Thomas (2012-12-25). The Lost Art of Project Status Reporting, Plumbline Publishing Group. Libro Kindle en Amazon
  • about.me/cdeltorovargas