esidoc : presentation du portail

e-sidocPrésentation du portail Internet pouroptimiser le système d’informationdocumentaire du CDIMercredi 30 mars - CDDP de Tours

PLAN DE LA PRESENTATION1) Le moteur de recherche2) L’éditeur de contenus (CMS) d’e-sidoc3) « Eléments techniques » relatifs au moteur de recherche4) Questions – réponses, remarques …

Schéma « actuel » de BCDI• Le logiciel BCDI est installé selon une architecture client-serveur au sein de l’établissement (BCDISERV sur le poste de l’enseignant documentaliste ou sur un serveur de l’établissement) ou non (hébergement).• Le module complémentaire BCDIWEB greffé à BCDI permet la consultation de la base (recherche, compte lecteur…) à l’intérieur voire à l’extérieur de l’établissement (architecture réseau de type DMZ ou hébergement externe).

Schéma de fonctionnement BCDI – e-sidoc e-sidoc ne « remplace » pas BCDI : BCDI demeure le système de gestion de base de données.

Composition du portail e-sidoc• E-sidoc intègre deux grands éléments :  Un accès au catalogue via un OPAC  Un véritable portail documentaire.• Les deux étant articulés l’un à l’autre.

LE MOTEUR DE RECHERCHE1) L’interface de recherche2) La restriction des résultats par facettes3) La présentation et la lecture des résultats : premier et second niveaux4) Les boutons d’exploitation des résultats5) Les comptes utilisateurs6) Enregistrer des paniers / des recherches

L’interface de recherche

L’interface de recherche (1/7)Deux modes de recherche• La recherche simple :• La recherche avancée :

L’interface de recherche (2/7)Les 7 index de recherche• Quelque soit le mode de recherche (simple ou avancée), 7 index de recherche sont proposés :  Tous les critères  Titre  Auteur  Sujet  Éditeur  Collection  EAN/ISBN/ISSN• « Tous les critères » reprend l’ensemble des index de recherche, à l’exception de l ’« EAN/ISBN/ISSN ».• La recherche « Sujet » interroge les champs auteurs et titres, le résumé, les descripteurs, les « employés pour » et les mots clés.

L’interface de recherche (3/7)L’auto complétion pour certains champs• Lorsque l’utilisateur choisit la recherche par titre, auteur, sujet, éditeur ou collection, un index lui est proposé :  Titre : Index des titres de notices (significatifs ou non).  Sujet : Index fusionné des descripteurs, des « employés pour » et des mots clés.

L’interface de recherche (4/7)Les principes de recherche• Pour chacun des champs de recherche, le moteur va rechercher l’expression exacte puis l’adjacence et enfin le booléen ET : il n’y a pas de OU par défaut.• Néanmoins, l’utilisation des opérateurs booléens OU et SAUF est possible : il faut les indiquer en majuscules dans la recherche.• La pondération est cumulative : si l’expression exacte est trouvée, la pondération sera calculée avec poids de l’expression exacte + celui de l’adjacence + celui du ET.

L’interface de recherche (5/7)La recherche sur les racines de mots (snowball)• Le moteur recherche (également) sur la racine des mots (selon un algorithme). Par exemple, l’utilisateur tape « orientation : le moteur va aussi bien rechercher le mot « orientation » que le mot « orienter » ou que le mot « orient »• Si le moteur trouve le mot exact dans une notice, cette dernière aura plus de poids que celles dont le mot est une racine du mot recherché.• Ce principe de recherche n’est appliqué qu’en recherche simple.La syntaxe• e-sidoc utilise une syntaxe d’interrogation standard : utilisation des guillemets pour la recherche d’une expression, utilisation du caractère * pour la troncature droite.

La liste des mots vides dans e-sidoc (6/7)

La recherche « plein texte » (7/7)

La restriction des résultats parfacettes

La restriction des résultats par facettes• A la suite d’une recherche, e-sidoc propose, dans la colonne située à droite, une vue générale des résultats « par facettes ». Elles permettent notamment d’affiner la recherche.• 8 facettes sont activées dans l’ordre suivant (par défaut) :  Type de document ;  Date de parution ;  Auteurs ;  Fiction – Documentaire ;  Sujet ;  Editeurs ;  Collections ;  Langue du document. Pour les facettes (et pour l’affichage des résultats dans la colonne centrale), e-sidoc essaie de se dégager du vocabulaire bibliothéconomique ou « base de données » afin de les rendre plus facile à lire et à exploiter.

La facette Type de document (1/2)Valeur du champ SUPPORT dans BCDI Valeur de la facette dans e-sidoc Périodique Revues, journaux, magazines Livre Livres Internet Sites internet CD-photo Vidéos DVD-vidéo Vidéos Film Vidéos Vidéocassette Vidéos Vidéodisque Vidéos Cédérom Cédéroms DVD-ROM Cédéroms Ressource électronique Cédéroms Bande son Audios Cassette audio Audios Disque compact Audios Disque vinyle Audios

La facette Type de document (2/2)Valeur du champ SUPPORT dans BCDI Valeur de la facette dans e-sidoc Affiche Autres types Brochure Autres types Classeur Autres types Carte Autres types Dessin Autres types Diapositive Autres types Disquette Autres types Dossier Autres types Microfiche Autres types Photographie Autres types Transparent Autres types Valise Boîte Autres types Autre Autres types Plan Autres types Planche Autres types Multisupport Autres types

La facette Fiction-Documentaire• Toutes les notices dont le type de nature commence dans BCDI par fic sont considérées comme fictionnelles, sinon, les notices sont considérées comme non fictionnelles.• Dans le cas des notices multivaluées, elles sont, par défaut, considérées comme non fictionnelles ; en revanche, si jamais une des valeurs commence par fic, elles sont considérées également comme fictionnelles.• Si la facette Fiction est activée, les natures suivantes seront affichées en facette: Album, Anthologie, Bande dessinée, Conte, fable, Musique, Nouvelle, Poésie, Roman, Théâtre, Autre. Les autres valeurs sont ignorées.• Si la facette Documentaire est activée, toutes les valeurs présentes dans le champ nature sont affichées en facette.

La présentation et la lecture desrésultats : premier et second niveaux

La présentation et la lecture des résultats : premier niveau (1/7)• La colonne centrale présente deux niveaux d’affichage des notices, du fait notamment de l’enrichissement des notices sur le document ou l’auteur.• La présentation de la notice est beaucoup plus épurée que précédemment pour gagner en termes de lisibilité. Le titre de la notice et le résumé sont mis en avant.• L’utilisateur trouvera les informations détaillées en second niveau de résultat.• L’accès à la lecture de la notice est facilité :  en limitant l’affichage type base de données ;  en utilisant le langage naturel.

La présentation et la lecture des résultats :premier niveau (2/7)

La présentation et la lecture des résultats : premier niveau (3/7)• Dans le cas des notices générales ayant des notices de dépouillement, les titres de ces notices de partie sont affichés au sein de la notice générale.

La présentation et la lecture des résultats (premier niveau) : l’affichage de vignettes (4/7)• Au premier niveau d’affichage des notices, certains résultats sont enrichis automatiquement avec des vignettes.  Livres : o Suite à un accord avec la société Electre et le CRDP de Poitou- Charentes, les imagettes de couverture de livres sont directement affichées pour tous les établissements abonnés à e-sidoc. o S’il existe dans la base Electre.com une vignette correspondant à l’EAN ou l’ISBN de la notice, alors l’imagette de la couverture est affichée.  Sites Internet : o Si la notice est une notice Mémodocnet, la vignette du site internet est automatiquement présentée.

La présentation et la lecture des résultats (premier niveau) : l’affichage de vignettes (5/7) Périodiques : o Le CRDP de Poitou-Charentes a signé un accord commercial avec une société fournisseur de couvertures de périodiques. Si pour le titre du document donné, il existe l’image du périodique dans le réservoir Mémofiches du CRDP, elle sera affichée. Cet affichage ne se limite pas aux périodiques dépouillés dans les Mémofiches. o Ce réservoir est de création récente, non exhaustif et non rétroactif : il est donc normal de ne pas avoir systématiquement la vignette du périodique. o Seules les notices dont le titre est « courant » en kiosque presse à journaux et d’une date de publication récente bénéficient de cet enrichissement.

La présentation et la lecture des résultats (premier niveau) : l’affichage de vignettes (5/7) Périodiques : o Pour éviter toute confusion entre le sujet d’un article et la représentation visuelle de la couverture définie par l’éditeur, la vignette de la couverture est présentée avec un élément graphique supplémentaire.

La présentation et la lecture des résultats (premier niveau) : l’affichage d’autres éléments issus d’Electre (6/7)• S’il existe dans la base Electre.com une biographie de l’auteur, une table des matières, une 4ème de couverture ou un élément de feuilletage correspondant à l’EAN ou l’ISBN de la notice, alors un lien présentant cet élément est affiché. Ce service est réservé aux abonnés MémoElectre ou MémoElectre plus.

La présentation et la lecture des résultats : premier niveau (7/7) L’affichage de la disponibilité du document et de la cote • Cas général :  Si un document est disponible, on affiche la cote du premier exemplaire disponible.  Si l’ensemble des exemplaires sont prêtés, on affiche « document prêté ».  Si l’ensemble des exemplaires sont indisponibles, on affiche « document indisponible ».L’état de l’ensemble des exemplaires est affiché en 2ème niveau de résultat. • Cas des notices dont le support est Internet :  Il est affiché « Voir le site internet ». Lorsqu’un utilisateur clique sur le lien, le site internet en question s’ouvre dans une nouvelle fenêtre. • Cas des notices dont la cote du document commence par KO : le pictogramme de l’Onisep est affiché.

La présentation et la lecture des résultats : second niveau (1/6)L’onglet « Où trouver le document » :• Il présente l’état de l’ensemble des exemplaires de la notice. Pour chaque exemplaire, il est indiqué sa disponibilité, sa cote, son éventuel emplacement, l’icône de la marguerite ou le pictogramme de l’Onisep.

La présentation et la lecture des résultats : second niveau (2/6)L’onglet « Où trouver le document » :• En fonction du statut et de la disponibilité de l’exemplaire, les informations de disponibilité sont affichées de la manière suivante :• Si la notice est un site internet, au lieu d’afficher les états d’exemplaire, un lien « Voir le site internet » est présent.

La présentation et la lecture des résultats : second niveau (3/6)L’onglet « Notes complémentaires » :• Il affiche les informations suivantes :  Editeurs : EDITEUR_N  Collection : COLLECTION_N  Description technique : COLLATION_N  Notes : NOTES_N  Edition : EDITION_N  Standard : STANDARD_N  ISBN / EAN : ISBN_N / CODE_BARRE_N  ISSN : ISSN_N  Publics visés : PUBLICS_N  Disciplines d’enseignement : DISCIPLINES_N  Niveaux scolaires : NIVEAUX_N  Mots clés : MOTSCLES_N  Divers : DIVERS_N

La présentation et la lecture des résultats : second niveau (4/6)L’onglet « Ressources associées » :• Cet onglet affiche les ressources liées aux notices. Seules les ressources commençant par HTTP ou FTP sont affichées.

La présentation et la lecture des résultats : second niveau (5/6)L’onglet « Biographie Wikipédia » :• Si le documentaliste a choisi d’activer ce connecteur, cet onglet affiche une biographie de l’auteur principal, issue de Wikipédia.fr

La présentation et la lecture des résultats : second niveau (6/6)Le « Lien permanent vers la fiche» :• Il affiche une URL qui est certifiée comme permanente, c’est à dire qu’elle peut être utilisée comme URL de référence de cette notice (dans les marque- pages, bibliographies, citations …)Les « recherches connexes » :• Lors de la consultation des notices de résultats, des recherches connexes sont disponibles à droite de la notice.  Du même sujet ;  Du même auteur (dans le cas de notices multi-valuées, seul le premier auteur sera recherché) ;  Du même éditeur (dans le cas de notices multi-valuées, seul le premier éditeur sera recherché) ;  Dans la même collection ;  Les parties du document.

Les boutons d’exploitation desrésultats

Les boutons d’exploitation des résultats (1/2)• Le bouton permet d’ajouter ou de retirer une notice du panier.• Le bouton permet de citer le document au format de citation de référence bibliographique.• Le bouton permet d’adresser par courriel la référence de la notice. La saisie d’un message d’accompagnement est possible si l’usager est connecté à son compte.• Le bouton permet de partager la notice sur différents réseaux sociaux ou de la mettre en favori.

Les boutons d’exploitation des résultats (2/2)Le bouton « panier »• Une fois des fiches ajoutées au panier, le bouton « Mon panier » affiche l’état du panier.• En cliquant sur « Mon panier », le contenu du panier s’affiche. Dés lors, il est possible de :  De le vider ;  D’éditer la ou les notice(s) mise(s) au panier au format de citation de référence bibliographique ;  D’envoyer par mél les références du panier.• Le bouton permet de sauvegarder le panier. L’authentification au préalable est obligatoire pour pouvoir activer cette fonctionnalité.

Les autres éléments autour de la rechercheDernières recherches :• A chaque recherche, l’historique est conservé le temps de la session du navigateur.Dernières notices consultées :• A chaque consultation de notice de second niveau, l’historique est conservé le temps de la session du navigateur.

Les comptes utilisateurs

Les comptes utilisateurs : le profiladministrateur (1/2)

Les comptes utilisateurs : le profil administrateur (2/2)• Il utilise le code d’accès de la cyberlibrairie du CRDP de Poitou-Charentes et permet au documentaliste d’accéder à la recherche experte de paramétrer un certain nombre d’éléments du moteur de recherche :  Changer la dénomination de l’établissement ;  Afficher ou non les boutons « Partage, citer, envoyer par courriel » ;  Sélectionner les facettes à afficher et leur ordre d’apparition ;  Activer le connecteur Wikipédia lors de la visualisation de second niveau d’une notice , et, par conséquent, afficher les biographies de Wikipédia.fr  Afficher ou non les pavés « Historique dernières recherches » et « Historique des dernières notices consultées » ;  Activer puis de publier votre portail ;  Paramétrer laffichage des catalogues accessibles par la rubrique « Découvrir... en butinant au CDI ».  Proposer la recherche sur le kiosque ONISEP dans la rubrique « S’informer sur l’orientation ».

La recherche experte (1/4) Outre les deux modes de recherche proposés aux usagers danse-sidoc (recherche simple et recherche avancée), l’enseignant-documentaliste a accès à une recherche experte, notammentpour réaliser des paniers de notices ou des équations derecherche accompagnant les actualités saisies sur le portail.

L’interface de recherche : la recherche experte (2/4) Les index de recherche Index proposés uniquement Index proposés en recherche experte (avecdans tous les modes de recherche sélection de plusieurs valeurs) Tous les critères Niveau scolaire Titre Public visé Auteur Nature Sujet Genre Editeur Discipline Collection Support EAN/ISBN/ISSN Cote

L’interface de recherche : la recherche experte (3/4)Les index de recherche• La recherche automatique sur les racines des mots (snowball) n’est pas proposée en recherche experte.• Lorsque l’enseignant documentaliste choisit la recherche par titre, auteur, sujet, éditeur, collection, niveau scolaire, public visé, nature, genre, discipline ou support, un index lui est proposé.• Pour les index « niveau scolaire », « public visé », « nature », « genre », « discipline » et « support », l’enseignant-documentaliste peut sélectionner plusieurs valeurs en cochant les cases devant les valeurs souhaitées.

L’interface de recherche : la recherche experte (4/4)Les critères de restriction de la recherche• Les critères de date : dates de parution, de saisie du document, de modification du document, de saisie de l’exemplaire ;  Date spécifique ; Jusqu’au ; A partir de ; Plage de dates ; Nouveautés.• Le type de notices ;• L’emplacement ;• La langue ;• Fiction / Documentaire ;• Le type de document.

Les comptes utilisateurs : le profil utilisateur• Il permet à tous les personnes inscrites en tant qu’emprunteurs dans la base du CDI gérée avec BCDI de pouvoir accéder à un compte utilisateur e-sidoc.• Seuls les emprunteurs qui ont un numéro ou identité d’emprunteur et dont le champ « compte » est différent de NON dans BCDI ont un compte utilisateur dans e-sidoc.• Un compte utilisateur e-sidoc permet de prendre connaissance de son compte lecteur à savoir :  ses prêts en cours ;  ses prêts en retard ;  ses demandes de réservations ;  l’historique de ses prêts.• Il permet aussi d’enregistrer des paniers de notices ou des recherches.

Enregistrer des recherches / despaniers

Enregistrer des recherches (1/3)• Après avoir lancé une recherche, il est possible d’enregistrer la recherche en cours en utilisant le bouton :• Pour enregistrer une recherche, il faut obligatoirement lui donner un nom et, de manière facultative, ajouter une description.

Enregistrer des recherches (2/3)• Une fois la recherche en cours enregistrée, un écran listant les recherches sauvegardées s’affiche :

Enregistrer des recherches (3/3)• Pour chaque recherche sauvegardée, il est possible :  De changer le nom de la recherche en cliquant sur le titre de la recherche ;  De modifier la recherche en cliquant sur le bouton ;  D’éditer cette recherche sous forme de flux RSS avec le bouton ;  De la supprimer.• Si un utilisateur authentifié effectue une nouvelle recherche lors d’une même session et s’il décide de la sauvegarder, un écran lui demandera :  S’il souhaite enregistrer une nouvelle recherche ;  S’il souhaite remplacer la recherche en cours par une recherche sauvegardée. Si tel est le cas, un index des recherches sauvegardées sera affiché.

Enregistrer des paniers (1/3)• Après avoir constitué un panier, il est possible de l’enregistrer en utilisant le bouton :• Pour enregistrer un panier, il faut obligatoirement lui donner un nom et, de manière facultative, ajouter une description.

Enregistrer des paniers (2/3)• Une fois le panier enregistré, un écran listant les paniers sauvegardés s’affiche :

Enregistrer des paniers (3/3)• Pour chaque panier sauvegardé, il est possible :  De changer le nom du panier en cliquant sur son titre ;  De modifier le panier en cliquant sur le bouton ;  D’éditer ce panier sous forme de flux RSS avec le bouton ;  De le supprimer.• Si un utilisateur authentifié crée un nouveau panier lors d’une même session et s’il décide de le sauvegarder, un écran lui demandera :  S’il souhaite enregistrer ce nouveau panier ;  S’il souhaite ajouter les fiches du panier en cours à un panier ou le remplacer par un panier existant. Dans les deux cas, un index des paniers sauvegardés sera affiché.

L’éditeur de contenus (CMS) d’e-sidoc1) Configuration minimale requise2) Choix éditoriaux et organisation de l’information dans e-sidoc3) Les démarches administratives à réaliser par le chef d’établissement pour e-sidoc4) Les procédures d’activation et de publication du CMS5) Editer du « contenu » sur e-sidoc

Configuration minimale requise

Configuration minimale requise• Un portail e-sidoc est accessible depuis n’importe quel ordinateur connecté à internet. Une connexion internet haut débit d’au moins de 512 kb/s ou plus est requise.• Un portail e-sidoc est optimisé pour les navigateurs internet suivants :  Mozilla Firefox version 3.5 minimum ;  Internet Explorer version 8 minimum.• Il est également compatible avec les navigateurs récents : Google Chrome, Safari …• Votre navigateur doit être configuré pour accepter les cookies ainsi que les pops up. La résolution d’écran optimale est de 1280 pixels x 1024 pixels.

Choix éditoriaux et organisation del’information dans e-sidoc

Un portail CDI pré-structuré avec des rubriquescorrespondant aux activités d’un CDI … L’enseignant-documentaliste n’a pas à construire une modélisation intellectuelle sur les activités, informations du CDI Dans ces rubriques, l’enseignant-documentaliste peut insérer des articles, des actualités, des sites Internet, des flux RSS, des sélections thématiques …

… avec des contenus « clés en main » livréspar le CRDP de Poitou-Charentes

… avec des contenus clefs en main livres par le CRDP de Poitou-Charentes• L’enseignant documentaliste devant faire face à de multiples activités, le CRDP de Poitou-Charentes propose des contenus afin de « pré-remplir » certaines rubriques.• Ces contenus sont essentiellement des sitothèques (par exemple sur l’orientation) et des vidéos expliquant l’utilisation du moteur de recherche.• L’enseignant documentaliste pourra décider :  de compléter ces sitothèques ;  de choisir de ne pas les afficher dans leur l’ensemble ou partiellement.

… alimenté via les saisies de l’actualité pédagogique par l’enseignant documentaliste … L’enseignant- documentaliste peut relierces informationsavec des noticesde la base du CDI

… à partir des notices de la basedocumentaire du CDI (affichage de coups decœur, nouveautés…).

… avec des espaces thématiques ou adaptés àdes publics.

La structuration de l’information dans e-sidoc• Le menu de gauche est structuré en 5 blocs principaux précisant les activités et informations proposées par un centre de documentation.• Les intitulés des 5 blocs, qui ne peuvent être modifiés, sont les suivants :  Chercher  Apprendre à  Découvrir  S’informer sur  Informations pratiques• En cliquant sur l’intitulé d’un bloc, il se replie ou déplie.

La structuration de l’information dans e-sidoc• Chaque bloc est lui-même structuré en 7 rubriques, maximum.• Un portail e-sidoc propose donc au maximum 35 rubriques.• Chaque rubrique peut apparaître :  sur l’ensemble des espaces d’information (5 au maximum) ;  sur un espace d’information spécifique (équipe éducative, par exemple) .

« En butinant au CDI » , « En explorant lescollections » (1/8)

« En butinant au CDI » , « En explorant les collections » (2/8)• Le principe de cette rubrique est d’afficher automatiquement les collections du centre de documentation comme si les usagers découvraient les différents supports d’information.• Cela consiste à générer dynamiquement des catalogues de documents, à partir d’équations de recherches automatiques un peu sur le même principe que le menu « Diffusion, édition » de BCDI c’est-à-dire que cela composera des équations de recherche automatiquement.• La présentation sous la forme d’une arborescence Dewey permet de prendre connaissance de la structuration thématique et/ou par support du fonds.

« En butinant au CDI » , « En explorant les collections » (3/8)Précisions sur le catalogue guidé « Livres de fiction »L’équation de recherche qui s’active pour créer ce catalogue répond auxcritères suivants :• SUPPORT de la notice générale = Livre• TYPE_NATURE de la notice générale =fic-• Regroupé par le champ cote de la fiche exemplaire.

« En butinant au CDI » , « En explorant les collections » (4/8)Précisions sur le catalogue guidé « Livres de fiction »Le regroupement peut se faire selon le début de cote de la façonsuivante :ou selon la classe 800 de la classification Dewey.

« En butinant au CDI » , « En explorant les collections » (5/8)Précisions sur le catalogue guidé « Livres documentaires »L’équation de recherche qui s’active pour créer ce catalogue répond auxcritères suivants :• SUPPORT de la notice générale = Livre• TYPE_NATURE de la notice générale ne commençant pas par « fic »• Regroupé par le champ cote de l’exemplaire suivant la classification Dewey à l’exception des fictions de la classe 800 Littérature.Précisions sur le catalogue guidé « Usuels »L’équation de recherche va rechercher les valeurs Atlas ou Dictionnaireou Encyclopédie ou Répertoire, annuaire du champ Nature en noticegénérale.

« En butinant au CDI » , « En explorant les collections » (6/8)Précisions sur le catalogue guidé « Manuels scolaires »L’équation de recherche qui s’active pour créer ce catalogue varechercher toutes les valeurs commençant par « Manuel » du champNature en notice généralePrécisions sur le catalogue guidé « Revues, journaux, magazines »L’équation de recherche qui s’active pour créer ce catalogue répond auxcritères suivants :• SUPPORT = Périodique et TYPE_NOTICE_N = Notice générale

« En butinant au CDI » , « En explorant les collections » (7/8)Précisions sur les catalogues guidés « Cédéroms », « Documents audio » et« Documents vidéo »L’équation de recherche qui s’active pour créer le catalogue « Cédéroms » répondaux critères suivants :• SUPPORT de la notice générale = Cédérom ou DVD-ROM ou Ressource électroniqueL’équation de recherche qui s’active pour créer le catalogue « Documents audio »répond aux critères suivants :• SUPPORT de la notice générale = Bande son ou Cassette audio ou Disque compact ou Disque vinyleL’équation de recherche qui s’active pour créer le catalogue « Documents vidéo »répond aux critères suivants :• SUPPORT de la notice générale = CD-Photo ou DVD-vidéo ou Film ou Vidéocassette ou Vidéodisque

« En butinant au CDI » , « En explorant les collections » (8/8)Précisions sur le catalogue guidé « Sites Internet »L’équation de recherche qui s’active pour créer ce catalogue est la suivante :• SUPPORT = internetPrécisions sur le catalogue guidé « Autres documents »L’équation de recherche qui s’active pour créer ce catalogue va rechercher lesvaleurs suivantes du champ Support en notice générale :• Affiche • Photographie• Brochure • Transparent• Classeur • Valise Boîte• Carte • Autre• Dessin • Plan• Diapositive • Planche• Disquette • Multisupport• Dossier• Microfiche

Les démarches administratives àréaliser par le chef d’établissementpour e-sidoc et les procéduresd’activation et de publication du CMS

La responsabilité éditoriale d’un portail e-sidoc• Larticle 6 - III - 1 de la loi du 21 juin 1004 dite loi pour la confiance dans léconomie numérique (LCEN) prévoit que toute publication, quelle quen soit le support, matériel ou immatériel, doit être placée sous la responsabilité dune personne physique : le directeur de publication.• Comme tout site internet d’un EPLE, la responsabilité éditoriale du site est confiée au chef détablissement.• En cas de « problème », il devra répondre dabord :  des mesures de contrôle mises en place en amont du processus de publication ;  des conditions dans lesquelles les publications délictueuses auront été retirées du site et le contrevenant sanctionné.

L’attribution de droits de publication au(x) documentaliste(s)• Le dynamisme pour un CDI utilisant un portail e-sidoc dépend beaucoup de la qualité, de la variété et de la mise à jour des informations qui sont publiées par le(s) documentaliste(s). Quelles sont les mesures de contrôle qui permettent au chef détablissement dexercer, sans risque, sa responsabilité éditoriale sans toutefois compromettre la dynamique de publication ?• La solution, la plus simple et facile à appliquer, consiste à formaliser, par une convention, un cadre raisonnable dattribution de droits à des personnes physiques.• Celle proposée par le CRDP de Poitou-Charentes donne des principes et des règles de fonctionnement acceptables à la fois par le chef détablissement, responsable légal, et par le(s) enseignant(s) documentaliste(s) qui souhait(ent) publier des informations sur e-sidoc à des fins pédagogiques avec la souplesse et lautonomie requises.

La déclaration du portail e-sidoc auprès de la CNIL• Un portail e-sidoc est considéré par la CNIL comme un téléservice de l’administration électronique au sens de larticle 27 II 4° de la loi n°78-17 modifiée car :  le service est proposé par internet ;  il repose sur lutilisation dun identifiant des personnes physiques (via le compte utilisateur) ;  il est proposé par ladministration ;  il sadresse à des usagers.

La déclaration du portail e-sidoc auprès de la CNIL• Le traitement relève donc du régime de la demande d’avis auprès de la CNIL. La demande d’avis doit être émise par les établissements utilisateurs d’e-sidoc qui le mettent en œuvre.• C’est par conséquent le chef d’établissement qui est le responsable du traitement auprès de la CNIL.• La déclaration auprès de la CNIL prévoit notamment :  que les personnes pourront sopposer à figurer dans le traitement, ces dernières étant informées par les mentions légales sur le portail ;  la durée de conservation des données : jusquà leur suppression par le responsable en charge de lutilisation du logiciel BCDI.

La déclaration du portail e-sidoc auprès de la CNIL• Les déclarations BCDI et e-sidoc sont distinctes :  La première est faite pour la déclaration du prêt d’ouvrages, la production de statistiques anonymes, le recouvrement des sommes liées à la perte d’ouvrages prêtés (faite par le CNDP au nom de lEducation Nationale pour faciliter les procédures administratives) ;  L’autre pour e-sidoc est à faire car il sagit dun téléservice de ladministration électronique au sens de larticle 27 II 4° de la loi n°78-17 modifiée.

La déclaration du portail e-sidoc auprès de la CNIL• La déclaration CNIL n’est pas nécessaire :  si l’établissement ne gère pas de « compte élève » dans BCDI ;  si l’établissement ne souhaite qu’aucun compte élève ne soit créé.• Les établissements scolaires n’ont plus à diffuser l’acte réglementaire dans un recueil officiel ou dans un journal spécialisé d’annonces légales (pour éviter, notamment, des frais).• La CNIL demande désormais que cet acte soit diffusé dans le journal de l’établissement ou sur le site internet de l’établissement.

Les procédures d’activation et depublication du CMS

La procédure d’activation du CMS La procédure d’initialisation du CMS d’e-sidoc ne peut se faire que si vous avez préalablement activé la partie moteur de recherche d’e-sidoc.• Il s’agit d’activer la partie CMS du portail, c’est-à-dire d’afficher désormais toutes les rubriques du CMS autour du moteur de recherche afin de commencer à saisir des contenus. Les rubriques du CMS sont visibles uniquement si vous êtes authentifié en tant qu’administrateur (la partie CMS reste donc cachée aux internautes).• Pour accéder au portail e-sidoc désormais avec sa partie CMS, il faut aller sur la page d’accueil.• Pour finaliser l’activation du portail, il est demandé de renseigner les informations pratiques des 2 rubriques suivantes « Les horaires, le personnel » et « Les conditions de prêt ».

La procédure de publication sur Internet du CMS• Une fois l’activation de la partie CMS du portail e-sidoc effectuée et qu’un certain nombre de rubriques a été renseigné (comme les actualités du CDI et toutes les rubriques du bloc Informations pratiques), le portail e-sidoc peut être publié sur Internet et rendu visible aux internautes. Rappel : Avant de le faire, il est impératif que le chef ou directeur d’établissement ait été préalablement informé des possibilités offertes par ce service, qu’il est validé les procédures de publication car il est seul responsable légal des informations diffusées sur ce site internet.

Editer du « contenu » sur e-sidoc

« Eléments techniques » relatifs au moteurde recherche1) Eléments sur la synchronisation des données BCDI –e-sidoc2) Le fonctionnement des réservoirs MémoFiches, MémoDocnet et notices Kiosque ONISEP.3) Le traitement des données transmises par un établissement4) Déployer le portail e-sidoc

Rappel : schéma de fonctionnement BCDI –e-sidoc

Eléments sur la synchronisation desdonnées BCDI – e-sidoc

Eléments sur la synchronisation des données BCDI – e-sidoc• La synchronisation des données entre BCDI et e-sidoc est partielle : après une phase dinitialisation, seules les fiches modifiées sont transférées périodiquement vers le portail (de manière transparente pour le documentaliste).• Ce choix résulte de la prise en compte des éléments suivants :  BCDI reste le logiciel de gestion du fonds.  La possibilité de garder BCDI au sein de létablissement.  Limpossibilité dhéberger BCDI au niveau national et un nombre insuffisant de collectivités proposant actuellement ce service.

Eléments sur la synchronisation des données BCDI – e-sidoc• Ce choix résulte de la prise en compte des éléments suivants (suite) :  La création de réservoirs de notices (Mémofiches, Mémodocnet, Notices Kiosque Onisep) permet de ne pas transférer ces données (identiques) depuis chaque BCDI. Ceci diminue considérablement le volume de transfert et le volume des bases  Si lon enlève ces notices « réservoirs », la relative « inertie » des notices et des emprunteurs (une fois enregistrée, linformation est rarement modifiée)  La différence de structure entre BCDI et e-sidoc afin d’obtenir une base optimisée pour la recherche dans le catalogue uniquement. Cela passe par un retraitement des notices pour proposer une nouvelle interface de recherche et de visualisation de résultats.

Le fonctionnement des réservoirsMémoFiches, MémoDocnet et noticesKiosque Onisep

Le fonctionnement des réservoirs MémoFiches, MémoDocnet et notices Kiosque ONISEP• e-sidoc recevant des flux de données de BCDI qui peuvent se révéler gourmands en bande passante, le CRDP de Poitou-Charentes a choisi de ne pas exporter pour chaque base de CDI les notices Mémofiches, Mémodocnet et du Kiosque Onisep.• Ces notices sont gérées au sein de « réservoirs », directement au niveau du portail e-sidoc, ce dernier communiquant directement avec la Cyberlibrairie du CRDP pour connaître létat dabonnement de chaque établissement.• Hormis ces réservoirs, les données produites ou complétées par le documentaliste sont transférées de BCDI via e-sidoc.• Les données telles que les fiches auteurs, éditeurs non rattachées à une notice ou marquées à catalogue NON ne sont pas exportées.

Le fonctionnement des réservoirs MémoFiches, MémoDocnet et notices Kiosque ONISEPPour les MémoDocnet :• Aucune notice (générale et de partie) n’est exportée si lidentité de la dite notice commence par MDN.• Avantages :  Lintégralité des données est conservée.  Le catalogue est mis à jour dès que le réservoir l’est, cest à dire que cette mise à jour peut se faire avant que le documentaliste ait importé ces notices dans sa base.  Le CRDP garantit ces données à l’année N et N-1.• Inconvénients:  Les modifications des données effectuées par le documentaliste ne sont pas visibles (dans le catalogue du CDI) sur le portail mais uniquement dans BCDI.

Le fonctionnement des réservoirs MémoFiches, MémoDocnet et notices Kiosque ONISEPPour les MémoFiches :• Les notices de parties ne sont pas exportées si lidentité des dites notices commence par MMF. Ainsi, lors de lindexation de notices générales de périodiques d’une année (ex. 2005) par e-sidoc, si létablissement est abonné aux Mémofiches pour cette année, les notices de dépouillement sont automatiquement présentes dans le catalogue.• Avantages :  Lintégrité des données est désormais conservée.  Le catalogue est mis à jour dès que le réservoir l’est, cest à dire que cette mise à jour peut se faire avant que le documentaliste ait importé ces notices dans sa base.

Le fonctionnement des réservoirs MémoFiches, MémoDocnet et notices Kiosque ONISEPPour les MémoFiches (suite) :• Avantage :  Cette intégrité se fait pour tous les documents dépouillés pour lannée N et non pas seulement pour la liste des titres que létablissement a pu sélectionner lors de sa prise dabonnement de cette même année N.Si établissement ne s’est pas abonné au dépouillement de Géo en 2008 pour des questions de budget mais quil a bulletiné les revues de Géo en 2008, les notices de dépouillements ne sont pas présentes dans BCDI. Par contre, elles le sont dans e-sidoc.• Inconvénient :  Les modifications des données effectuées par le documentaliste ne sont pas visibles (dans le catalogue du CDI) sur le portail mais uniquement dans BCDI.

Le fonctionnement des réservoirs MémoFiches, MémoDocnet et notices Kiosque ONISEPPour les notices Kiosque Onisep :• Pour les notices dont lidentité commence par ONISEP, seule lidentité est transférée.• Avantage :  Les données sont mises à jour automatiquement.• Inconvénient :  Les modifications des données effectuées par le documentaliste ne sont pas visibles (dans le catalogue du CDI) sur le portail mais uniquement dans BCDI.

Le traitement des données transmisespar un établissement

Le fichier XML exporté par BCDI (1/2) Notices de l’établissement- Notices Catalogue Non- Notices Parties Identité MF- Notices Identité MDN-- Notices Identité ONISEP- (sauf exemplaire)+ + Emprunteurs ( avec Compte = oui et Mot de passe non vide) + Prêts + Réservations)2.12_Demo_9990006C_20101116153629_1_COMPLETE.ZIP²

Le dépôt d’un fichier par établissement (2/2) 2.12_Demo_9990006C_20101116153629_1_COMPLETE.ZIPLors de la première indexation : Avec le code RNE, Décompression du fichier et récupération des informations déplacement dans une file de l’établissement (nom, d’attente académique adresse, code postal) Envoi d’un premier mail

Le traitement de la file d’attente (1/7) Fichier XML Retraitement des données

Exemples de retraitement (2/7)• Langues du document ;• Types de document pour les facettes (regroupement) ;• Types de natures (fiction/documentaire) ;• Motbis / Thésagri => Employés pour  Cheval (mammifère) => Cheval, étalon, jument, poulain, pouliche

Exemples de retraitement : l’indexation (3/7)• Exemple avec le champ Titre : 3 champs d’enregistrement (valeur exacte, valeur « tokenisée », valeur lemmatisée)  Valeur exacte : Chevaux et cavaliers arabes : dans les arts dOrient et dOccident  Valeur tokenisée : chevaux cavaliers arabes arts Orient Occident  Valeur lemmatisée : cheval cavali arab art orient occident

Traitement de la file d’attente (4/7) Fichier XML Retraitement des donnéesEnregistrement Indexation des des données données

Données chiffrées (exemples) (5/7)• Médiathèque du CRDP de Poitiers  Utilisateurs : 3608 Traitement : 4 secondes  Notices : 53931 Traitement : 192 secondes• Un lycée professionnel  Utilisateurs : 2324 Traitement : 2 secondes  Notices : 25190 Traitement : 58 secondes

Réplication des données pour consultation(6/7) Réplication des données Consultation par les utilisateurs

Pourquoi le CRDP réplique-t-il les données ? (7/7)• La réplication permet de continuer l’indexation des données sans pénaliser la recherche de l’utilisateur (l’utilisateur consulte une copie de base).

La mise à jour des réservoirs … (1/2) Académie XXX Récupération des états d’abonnements de tous les établissement de cette académie Si abonné auxMémodocnet pour Ajout du réservoir MMD l’année XXXX année XXXX Si abonné aux Ajout du réservoir des notices de partiesMémofiches pour MF année XXXX / aux titres des NG de l’année XXXX périodiques présents dans la baseEnvoi du second Synchronisation mail des données

… et ses conséquences (2/2)• A l’insertion d’une notice générale Notice Générale Notice(s) de partie Jour J X Jour J+1 X X• A la suppression d’une notice générale Notice Générale Notice(s) de partie Jour J X Jour J+1

Disponibilité de l’information Connecteur BCDI – e-sidoc Traitement de la file d’attente Réplication des données ½ heure max

En pratique• Lorsqu’un documentaliste saisit une notice générale dans BCDI, l’utilisateur pourra consulter cette même notice ½ heure plus tard (max) sur e-sidoc ;• Lorsqu’un documentaliste bulletine une revue, les notices de parties seront visibles le lendemain matin (sous conditions d’abonnement aux Mémofiches) ;• Que le documentaliste insère ses Mémodocnet ou non dans BCDI, elles seront de toute façon consultables sur le portail (sous conditions d’abonnement).

Déployer le portail e-sidoc

Déployer son portail e-sidocConfiguration requise pour le connecteur :• Le connecteur ne fonctionne que si BCDI est installé en Client/Serveur. Il ne fonctionnera pas si vous travaillez avec BcdiX.exe ;• Pour installer le connecteur, vous devez disposer des droits d’administration sur votre poste client ou votre serveur (en fonction de votre installation) ;• Le connecteur ne peut fonctionner qu’avec une version supérieure ou égale à la version 2.13 de Bcdi.• Le poste (ou le serveur) sur lequel vous allez démarrer le connecteur doit disposer d’une connexion Internet.• Le connecteur aura besoin de transférer des données vers le portail e-sidoc, hébergé au CRDP de Poitiers. Assurez-vous, auprès de votre responsable informatique, que les ports de communication suivants sont ouverts en sortie. : 80, 443, 990, 1024, 1025, 1026, 1027, 1028.

Déployer son portail e-sidocLa mise en place du portail comprend deux étapes :• La déclaration dans BCDI de la base que l’on désire exporter ;• L’activation du connecteur qui fait le lien entre le logiciel de gestion documentaire BCDI et le portail e-sidoc, en envoyant régulièrement les données de la base BCDI vers e-sidoc.

Déployer son portail e-sidoc : la déclarationdans BCDI de la base à exporter

Déployer son portail e-sidoc : l’activation du connecteur Quatre cas de figures :• Le serveur qui héberge BCDI se trouve à lextérieur de votre établissement :  Contactez votre hébergeur.• Serveur sous Windows avec le serveur de BCDI installé au cdi sur le poste documentaliste :  Le connecteur a été installé en même temps que la mise à jour du serveur de BCDI en version 2.13 @• Serveur sous Windows avec le serveur de BCDI installé sur un serveur dans l’établissement :  Le connecteur a été installé en même temps que la mise à jour du serveur de BCDI en version 2.13 @• Serveur sous Linux ou Kwartz :  Le connecteur doit être installé sur un seul poste client BCDI @

Questions-réponses, remarques …

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