Электронный офис - центр управления бизнесом любого масштаба.

1. Креативные бизнес-технологии © 2013
Обзор функциональных возможностей
Электронный офис
ООО «Креативные бизнес-технологии»
Санкт-Петербург
2013

2. Креативные бизнес-технологии © 2013
Креативные бизнес-технологии
2
Мы помогаем
зарабатывать деньги,
превращая статьи
затрат в доходы
Наша цель – содействие
развитию бизнеса
наших клиентов,
предлагая современные
и эффективные
решения в области
информационных
технологий и
организационного
развития
Успешный опыт в
различных областях
бизнеса
Мы создаем лучшее
решение для
управления бизнесом
на базе платформы
Microsoft SharePoint®

3. Креативные бизнес-технологии © 2013
Электронный офис – готовое решение
3
Электронный
офис
готовый продукт
Электронный офис –
полностью готовый
продукт на платформе
Sharepoint.
Не нужно ничего
разрабатывать.
Учтены все реальные
задачи бизнеса, ничего
дорабатывать не
нужно, можно сразу
использовать
MS SharePoint®
платформа

4. Креативные бизнес-технологии © 2013
Есть все, что нужно
4
Интеграция с MS Outlook, MS Project и системами учета

5. Креативные бизнес-технологии © 2013
Базовый электронный документооборот
Документооборот
5
Хранение
документов
Организация
коллективной
работы с
документами
Поддержка
версионности
Заполнение
свойств
документов из
приложений
MS Office
Настраиваемые маршруты
рассмотрения, согласования и
утверждения документов (любые
варианты последовательной и
параллельной обработки документов)
Регистрация
документов
Гибкая система
назначения прав
доступа

6. Креативные бизнес-технологии © 2013
Документооборот
6
Расширенный документооборот и делопроизводство
Автоматическое
создание
документов на
основе шаблонов
и реквизитов
карточек
Структурирование
хранение
документов
(Электронный
архив)
Автоматическое
создание
структуры папок в
соответствии с
номенклатурой
дел предприятия
Контроль
разделения прав
доступа к
документам
согласно
номенклатуре
Автоматизация процессов документооборота:
служебная корреспонденция,
организационно-распорядительный
документооборот,
служебный документооборот,
финансово-договорной документооборот,
проектный документооборот
Журналы
регистрации
документов
Настраиваемые
нумераторы

7. Креативные бизнес-технологии © 2013
Входящие документы
7

8. Креативные бизнес-технологии © 2013
Входящие документы
8

9. Креативные бизнес-технологии © 2013
Исходящие документы
9

10. Креативные бизнес-технологии © 2013
Исходящие документы
10

11. Креативные бизнес-технологии © 2013
Внутренние документы
11

12. Креативные бизнес-технологии © 2013
Внутренние документы
12

13. Креативные бизнес-технологии © 2013
Официальная переписка
13

14. Креативные бизнес-технологии © 2013
Автоматизация обработки входящих
электронных сообщений
14

15. Креативные бизнес-технологии © 2013
Автоматизация обработки входящих
сообщений
15

16. Креативные бизнес-технологии © 2013
Менеджмент поручений
16
Оперативное управление и контроль работы
сотрудников
Любые сценарии
работы с
задачами и
поручениями
Единые списки
дел сотрудников
Автоматическое
распределение
прав доступа
Простой контроль
задач и
поручений
Работа с задачами
по электронной
почте
Сводная
отчетность по
задачам
сотрудников
Планирование и
учет рабочего
времени
Сохранение
переписки и
истории работы с
задачей

17. Креативные бизнес-технологии © 2013
Менеджмент поручений
17
даже если они не могут ее
сформулировать

18. Креативные бизнес-технологии © 2013
Единое пространство задач
18

19. Креативные бизнес-технологии © 2013
1. Подчиненному
2. Коллеге
3. Самому себе
Постановка
задачи
19
Любые сценарии работы с задачами
5. Получение отчета
6. Отклонение отчета и
передача на доработку
7. И так пока отчет не
будет принят
Получение отчета
по задаче
8. Руководитель ставит
задачу, а отчет
принимает контролер
9. Исполнитель может
переназначить задачу
другому сотруднику
Исполнение,
делегирование,
контроль
4. Помощник создает
поручения от имени
руководителя, а себя
может назначить
контролером
Постановка
задачи
Назначение задачи
группе сотрудников,
разбиение задачи на
подзадачи (выдача
подчиненных
поручений)
Групповые и
подчиненные
задачи
1
2
3
4
5
6
7
8
9

20. Креативные бизнес-технологии © 2013
Планирование и учет рабочего времени
20

21. Креативные бизнес-технологии © 2013
Работа с клиентами
21
Модуль работы с клиентами и контрагентами
Журнал
регистрации
работы с
контрагентами
Контроль статуса
работы по
договорам
Интеграция с
CRM-системами
Задачи работы с
клиентами
Интеграция с
системами Call-
центр
Отчеты по работе
с клиентами и
контрагентами
Обслуживание
клиентов по
заявкам
Синхронизация
справочников
контрагентов и
договоров с
системой учёта
(1С)

22. Креативные бизнес-технологии © 2013
Работа с клиентами
22

23. Креативные бизнес-технологии © 2013
Вся информация о клиенте под рукой
23

24. Креативные бизнес-технологии © 2013
Управление проектами
24
Модуль управления проектной деятельностью
Структурированное хранение
документов и файлов по проектам.
Совместная работа с документами,
совместный доступ к файлам и
материалам проекта
Автоматизация
согласования
договоров и
контроль сроков
их действия
Поддержка
жизненного цикла
создания и
утверждения
проектной
документации
Оперативное
управление
задачами проекта
на основе плана-
графика работ
Автоматизация
процессов
расчетов с
подрядчиками
(заявки на
платежи)
Стандартизация
шаблонов
проектной
документации
Отслеживание
состояния
переговоров с
заказчиком и
подрядчиком

25. Креативные бизнес-технологии © 2013 25
Создание и
корректировка
расписания проекта в
MS Project.
Управление работами
по проектам и
договорам.
Отслеживание
изменения сроков и
трудоемкостей задач.
Возможность экспорта
проектов MS Project.
Интеграция с
MS Project
Доступность точной
информации,
отражающей реальную
картину хода проекта в
любой момент времени.
Контроль хода
проекта,
корректировка в
режиме реального
времени.
Всегда актуальные
данные по проекту.
Порядок в
проектах
компании
Все данные о проекте
– на карточке проекта:
• Проектный
документооборот
• Все файлы и
материалы проекта
• Задачи проекта
• Договорная
документация
• Финансовая
информация
Консолидация
информации по
проекту
Простой сценарий
управления проектом:
• Составление плана
проекта
• Согласование плана
в компании/с
клиентом
• Назначение нужных
задач исполнителям
• Постепенная
детализация задач
проекта
Простая схема
управления
проектом
Управление проектами в
Электронном офисе -
это:
• Минимум времени и
затрат на внедрение
• Не требуются
специалисты в
управлении
проектами для
внедрения
• Не нужно
перестраивать
работу компании
Альтернатива
покупки
MS Project Server
Управление проектами
Какие выгоды и преимущества дает использование модуля управления проектами

26. Креативные бизнес-технологии © 2013
Управление проектами
26

27. Креативные бизнес-технологии © 2013
Создание проекта в MS Project
27

28. Креативные бизнес-технологии © 2013
Назначение задач по проекту
28

29. Креативные бизнес-технологии © 2013
Назначение задач по проекту
29

30. Креативные бизнес-технологии © 2013
Оперативное управление проектом
30
Ход
проектаТекущие задачиНачало
проекта
Будущие задачи
Оперативный контроль

31. Креативные бизнес-технологии © 2013
Управление платежами и затратами
31
Модуль управления платежами
Автоматизация
процесса
создания,
согласования и
утверждения
заявок на платежи
Контроль
исполнения
заявок на платежи
Формирование
общего реестра
платежей и
отчетов о
платежах
Ведение
платежного
календаря

32. Креативные бизнес-технологии © 2013
Обработка заявки на платеж
32

33. Креативные бизнес-технологии © 2013
Обработка заявки на платеж
33

34. Креативные бизнес-технологии © 2013
Сервис-деск
34
Модуль работы с заявками Сервис-деск (Service desk)
Готовый механизм рассмотрения и контроля исполнения
заявок в сервисные подразделения: ИТ, АХО, бухгалтерия,
архив, юридический отдел и т.п.
Организация
совместной
работы
подразделений
компании
Настройка
маршрутов
согласования и
диспетчеризации
заявок
Организация
эффективного
взаимодействия
компании с
внешними
клиентами
Работа с заявками по электронной
почте (создание, переписка по заявке,
уведомления о ходе работы, возврат на
доработку)

35. Креативные бизнес-технологии © 2013
Обработка заявки в Сервис-деск
35

36. Креативные бизнес-технологии © 2013
Создание заявки в Сервис-деск
36

37. Креативные бизнес-технологии © 2013
E-mail рассылка контрагентам
37
Модуль e-mail рассылки и маркетинговых мероприятий
мероприятий
Проведение маркетинговых
мероприятий с использованием e-mail
рассылки по базе контрагентов и
контактных лиц
Использование
шаблонов писем
Гибкая настройка
параметров
рассылки и списка
получателей

38. Креативные бизнес-технологии © 2013
Настройка параметров и отправка
сообщений рассылки
38

39. Креативные бизнес-технологии © 2013
Настройка параметров сообщений
рассылки
39

40. Креативные бизнес-технологии © 2013
Отображение финансовой информации
40
Модуль отражения финансовой информации
Организация взаимодействия между
менеджерами и подразделениями,
обеспечивающими учет в компании
Обмен
первичными
документами
Автоматический
обмен данными с
системой учета
(1С)

41. Креативные бизнес-технологии © 2013
Обмен финансовой информацией
41

42. Креативные бизнес-технологии © 2013
Отображение финансовой информации
42

43. Креативные бизнес-технологии © 2013
Простая интеграция
43

44. Креативные бизнес-технологии © 2013
Интеграция с системой учета и CRM
44
Ведение проектов
(возможные сделки,
коммерческие
предложения и пр.)
Оформление договоров
Счета, акты
Платежи по счетам
Платежи по счетам
Заказы поставщикам
Согласование договоров
Хранение документов
по клиентам
Задачи
(по документам, поручения)
Отчеты по задачам
документооборота
Журнал работы с контрагентом
Подготовка писем и других
исходящих документов
Организационно-распорядит.
документооборот
Протоколы совещаний
Входящие документы
Договор
Результат
согласования
Оплаты
Менеджеры по
продажам
Обмен информацией
Система учета

45. Креативные бизнес-технологии © 2013
Простота работы
45
Работа по почте Уведомления
Готовые отчеты Доступно как
услуга (SaaS)

46. Креативные бизнес-технологии © 2013 Креативные бизнес-технологии © 2013
Уведомления
46
Сразу видно, о чем речь
Кто исполнитель
Срок , результат
Карточка связанного
документа
Уведомления о поступлении новых задач, текущей
работе с задачами, документами, заявками и
любыми другими данными из Электронного офиса
автоматически приходят на электронную почту
сотрудников

47. Креативные бизнес-технологии © 2013 Креативные бизнес-технологии © 2013
Работа по почте
47
И все это в любой почтовой программе
Сервер
Электронного Офиса
Не нужно переучиваться и менять
привычки. По электронной почте
можно:
• Ставить задачи
• Принимать отчеты
• Получать уведомления
• Читать и отправлять
комментарии
• Создавать заявки в Сервис-
деск
• Отправлять документы в
Электронный офис
• Регистрировать события в
Журнале работы с клиентами

48. Креативные бизнес-технологии © 2013 Креативные бизнес-технологии © 2013
Подстрочный поиск
48
Для поиска нужного
элемента достаточно
просто начать вводить
его название.
Осуществляется поиск по
всем справочникам
Электронного офиса.

49. Креативные бизнес-технологии © 2013 Креативные бизнес-технологии © 2013
Быстрый поиск в
списках
49
Документ, задачу,
договор и любые другие
данные можно найти в
Электронном офисе за
считанные секунды,
введя в строке поиска
ключевые слова.

50. Креативные бизнес-технологии © 2013 Креативные бизнес-технологии © 2013
Отчеты
50
Типовые отчеты по исполнительской дисциплине.
Объективный контроль работы сотрудников
компании.

51. Креативные бизнес-технологии © 2013 Креативные бизнес-технологии © 2013
Различные варианты
поставки
51
Электронный офис - готовое
решение на базе Microsoft
SharePoint®, не требующее
перестройки работы компании.
Возможны различные варианты
поставки: от использования ПО
как услуги (SaaS, Software as a
Service) до установки на сервер
заказчика.

52. Креативные бизнес-технологии © 2013
Мы делаем бизнес эффективнее
52
ООО «Креативные бизнес-технологии»
197374, Россия, Санкт-Петербург,
Торфяная дорога, д. 7, лит. Ф,
БЦ «Гулливер-2», 7 этаж, офис 716
Телефон: +7 (812) 680-33-08
E-mail: info@cbtech.ru
www.cbtech.ru
www.cbtoffice.ru