Ponencia Sia 2009 Carloszapata
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Ponencia Sia 2009 Carloszapata

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Guideliness to Electronic Records Management Program

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Ponencia Sia 2009 Carloszapata Ponencia Sia 2009 Carloszapata Presentation Transcript

  • LA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS EN EL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO Carlos Alberto Zapata Bibliotecólogo y Archivista ULS Master en Docencia ULS [email_address]
  • GESTION DE LA INFORMACION ELECTRONICA
    • “ La aparición de los documentos y entornos electrónicos, ha obligado a la archivística a repensar y replantear todos sus principios, conceptos y metodologías”
    • M. Paz Martín-Pozuelo
    LA INFORMACION ELECTRONICA HOY
  • LA INFORMACION ELECTRONICA HOY
    • Las organizaciones producen y difunden información entre sus empleados, proveedores y público en general.
    Todas las personas producen, necesitan y reproducen información en el desarrollo de sus actividades.
      • Las tecnologías de la información cambiaron dramáticamente el entorno de la información, al pasar de manos de la ORGANIZACION a manos de las PERSONAS.
    LA INFORMACION ELECTRONICA HOY
    • ¿CUAL FUE EL RESULTADO?
    • Miles de empresas son incapaces de garantizar la gestión adecuada de la información bajo criterios de:
    • Oportunidad
    • Idoneidad
    • Accesibilidad
    • Confiabilidad
    • Perdurabilidad
    LA INFORMACION ELECTRONICA HOY
    • ¿PORQUE?
    • Las personas no han sido formadas para gestionar información sino para llevar a cabo actividades o tareas puntuales.
    LA INFORMACION ELECTRONICA HOY
  • LA GESTION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS
  • Información y modelo operativo LA INFORMACION ELECTRONICA Adaptación del modelo propuesto por GUTIERREZ CUEVAS ( 2002). Preservación y protección Continuidad del Negocio Administración de la relación con el cliente - CRM Administración de la relación con proveedores, clientes y socios Gestión del Cambio Resolución de las necesidades del cliente (usuario/ciudadano) TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Aprovechamiento de la información Integración de la información Acceso Aseguramiento de la información Centros y Unidades de Información (Archivos, Bibliotecas, C. de Documentación) G e s t i ó n d e i n f o r m a c i ó n Política de Información Administración del negocio Estrategia de Información Áreas del Negocio
    • Las estrategias y herramientas de colaboración han transformado el ámbito de la información, el cual no reside en una solo persona sino en equipos de trabajo.
    LA INFORMACION ELECTRONICA
  • GESTION DE REGISTROS ELECTRONICOS
    • Las tecnologías de la información han afectado principalmente tres áreas de la actividad archivística (Martín-Pozuelo):
      • La creación del documento
      • La recuperación de la I + D
      • La conservación de los documentos
  • EL REGISTRO ELECTRONICO Un REGISTRO ELECTRONICO se podría definir como cualquier información electrónica (documento) emanada de un órgano administrativo o un funcionario de una entidad desde el momento en que es proyectada (iniciada) hasta su perfeccionamiento, gestionada durante todo su ciclo de vida de manera electrónica y que se conserva como un TODO , junto con los demás datos e información con los cuales esta vinculado, a través de meta datos adecuadamente estructurados y preservados.
    • La gestión de registros electrónicos comprende:
    • La información gestionada electrónicamente
    • El protocolo o estructura de presentación de la información (documento)
    • Las metodologías y sistemas empleados para su gestión (tecnologías y herramientas)
    • Los metadatos (del documento, del proceso, del contexto, del productor, de la función, etc.)
    • El entorno tecnológico (PC, sistemas de información, herramientas de colaboración, etc.)
    GESTION DE REGISTROS ELECTRONICO
    • Hemos pasado de la gestión de REGISTROS E INFORMACION basada en centros de computo controlados por personas a la gestión de registros basada en la ubicación lógica controlada por computadoras
    EL REGISTRO ELECTRONICO DE UN MUNDO FISICO A UN MUNDO INVISIBLE
  • EL DOCUMENTO ELECTRONICO Solo un porcentaje de los registros electrónicos gestionados por una organización, contiene DOCUMENTOS ELECTRONICOS
  • EL DOCUMENTO ELECTRONICO Un DOCUMENTO ELECTRONICO es cualquier información gestionada desde su origen a través de sistemas electrónicos, emanada de un órgano administrativo o un funcionario de una entidad desde el momento en que éste es proyectado (iniciado) hasta cuando cumple con todos los requisitos técnicos, jurídicos y administrativos de la entidad, que le otorgan validez frente a la administración y frente a terceros, y que se tramita, distribuye, publica, conserva y archiva electrónicamente durante todo su ciclo de vida
    • La gestión de documentos electrónicos se basa en la gestión de registros y comprende:
      • El contenido (información gestionada electrónicamente)
      • El tipo documental
      • Las metodologías para su gestión (tecnologías y herramientas)
      • Los metadatos (documento, proceso, contexto, etc.)
      • El entorno tecnológico desde donde fue gestionado (PC, ambientes colaborativos, etc.)
      • El conjunto o corpus documental (serie, subserie, expediente)
      • ESTOS ELEMENTOS DEBEN CONVERTIRSE EN UN TODO (ENCAPSULADO) CON ATRIBUTOS Y CARACTERISTICAS QUE LE PERMITAN SER GESTIONADO POR EL ARCHIVISTA, CUYO RETO ES MANTENER EL VINCULO ENTRE CADA UNO DE LOS ELEMENTOS
    EL DOCUMENTO ELECTRONICO
  • COMO GESTIONAR EL DOCUMENTO ELECTRONICO
    • Una buena gestión de documentos electrónicos se debe sustentar en la ejecución o aplicación de tres funciones documentales:
      • Declarar el documento, lo cual implica registrarlo para darle existencia dentro del sistema de gestión documental.
      • Clasificarlo, de acuerdo con una estructura archivística previamente aprobada, preferiblemente automatizada.
      • Aplicar el concepto de record continuum durante su gestión.
      • Controlar la gestión durante todo el ciclo de vida.
      • Mantener la estructura del expediente en segunda y tercera fase.
  • COMO GESTIONAR LOS DOCUMENTOS Y LOS REGISTROS
    • Gestión de los expedientes electrónicos
    • Administración de series y subseries (directorios)
    • Gestión de transferencias
    • Archivar en medios electrónicos adecuados
    Archivista Usuario Archivista
    • Crear
    • Captura (CCD)
    • Distribuye
    • Tramita
    • Archiva
  • COMO GESTIONAR EL DOCUMENTO ELECTRONICO
    • La gestión electrónica de documentos debe reunir las siguientes funciones:
      • Creación y captura de documentos electrónicos en el SIGD
      • Aplicación de reglas para los documentos (clasificación, retención, conservación)
      • Aplicación de reglas para los expedientes (clasificación, retención, conservación)
      • Administración de flujos de trabajo
      • Archivo de la información
      • Gestión de comunicaciones (la Web y el correo electrónico)
      • Sistemas de búsqueda y recuperación documental.
      • Gestión de los formatos de salida de documentos (apariencia)
  • COMO GESTIONAR EL DOCUMENTO ELECTRONICO
    • BONAL especifica cuatro procedimientos para integrar los documentos al sistema de gestión electrónica de documentos :
      • Creación y captura de documentos electrónicos mediante el propio sistema.
      • Integración de documentos electrónicos generados desde otras aplicaciones.
      • Conversión de documentos producidos en otros soportes.
      • Integración de documentos procedentes de canales externos.
  • LA GESTION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS EN EL MECI
    • Las organizaciones necesitan RETOMAR EL CONTROL sobre el entorno de la información, para lo cual requieren:
      • Formar al personal para gestionar la información.
      • Definir una estrategia y una política de información.
      • Establecer un modelo organizativo capaz de implementar e integrar las herramientas tecnológica, técnicas y métodos adecuados para gestionar la información y los documentos electrónicos.
    LA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS
  • LA GESTION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS EN EL MECI
  • LA GESTION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS EN EL MECI Decreto 1599 de 2005 , adopta el MECI 1000:2005, sus generalidades y estructura para establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Control Interno … NTCGP 1000:2004. L a entidad debe establecer, documentar , implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad … Ley 594 de 2000. L a entidad debe establecer, diseñar, implementar y mantener un programa de gestión de documentos…
  • RIESGOS EN LA GESTION DE LOS DOCUMENTOS
  • EL MECI EN LA GESTION DOCUMENTAL Procedimientos para prevenir, detectar y corregir RIESGOS en la GD Procedimientos para la generación y registro adecuado de información Procedimientos para el aseguramiento de la información MECI Y GESTION DOCUMENTAL Procedimientos para el seguimiento de la gestión del documento
  • El MECI EN LA GESTION DOCUMENTAL Cumplir funciones con base en el marco legal sobre archivos Verificar y evaluar cumplimiento del marco legal sobre archivos OBJETIVOS DEL CONTROL SOBRE LA GESTION DOCUMENTAL Cumplir la misión, proteger los recursos de información y administrar los riesgos
  • COMO GESTIONAR EL DOCUMENTO ELECTRNICO
    • De nada sirven los sistemas y las redes de información si las personas que los usan no modifican su CONDUCTA.
    “ El comportamiento respecto a la información se refiere a como los individuos se acercan a la información y la manejan” (Thomas Davenport)
  • COMO GESTIONAR EL DOCUMENTO ELECTRONICO
    • QUE SE ESPERA DE LAS PERSONAS DE LA ORGANIZACION?
      • Que "colaboren" de manera tal, que agreguen valor a los documentos.
      • Que ayuden a identificar, capturar y clasificar y describir LOS DOCUMENTOS para que estén disponibles al resto de la organización.
      • Aseguran la gestión de los REGISTROS ELECTRONICOS mediante una adecuada estructura de metadatos.
  • GESTION DE LA INFORMACION ELECTRONICA
  • EL FUTURO EN PRESENTE
    • Para Bonal algunos de los cambios en la forma como la gestión electrónica de documentos afectara la actividad de los archivos y el desempeño de los archivistas son:
      • Mayores problemas en las actividades de identificación documental.
      • Aumento en los elementos a analizar en la identificación documental.
      • Dificultades para identificar el organismo productor
      • Mayor facilidad para la realización de transferencias documentales
      • Mejoras en los estándares de descripción, superiores a los niveles actuales que ofrecen los archivos físicos.
      • Necesidad de implementar medidas para preservar y conservar el contenido de los documentos desde su producción.
      • Problemas de acceso al contenido de los documentos ocasionadas por fallas en los sistemas de gestión automatizada
      • Descentralización del contenido que forma un documento (por ejemplo un hipertexto) lo que dificultara su tratamiento.
      • Pérdida de información vital e histórica.
  • Gestión de Registros / Gestión de Documentos GESTION DE LA INFORMACION ELECTRONICA Integrar los meta-datos asociados al documento (de contenido, de contexto, del productor, del proceso, etc.) Almacenamiento y preservación Creación Información estructurada Conservación Acceso al documento Disposición G e s t i ó n d e D o c u m e n t o s G e s t i ó n d e R e g i s t r o s Implementación de un entorno colaborativo Valoración de los documentos y criterios de preservación
    • El desarrollo de las tecnologías de la información, los avances en la teoría archivística y la aparición de nuevos paradigmas sobre la gestión de la información y los documentos están modificando radicalmente el papel que deben jugar los archivistas en la sociedad de la información.
    • La aparición de conceptos emergentes como e-gobierno, e-administración, e-democracia afectan sustancialmente el valor de la información y los modelos, practicas, herramientas, métodos y procedimientos que se deben aplicar para hacer frente al creciente e invisible volumen de información electrónica, una de cuyas consecuencias, de no ser tratada técnicamente y a tiempo, es la pérdida de uno de los activos mas valiosos de una organización: su información; y con ella la pérdida de la memoria corporativa.
    CONCLUSIONES
  • BIBLIOGRAFIA
    • Alcaldía Mayor de Bogota. Secretaría General. Oficina de Control Interno. Gestión documental en el sistema de control interno. Bogota, marzo de 2006.
    • ALVARADO JUÁREZ, Marco Antonio. Sistemas de Gestión Documental. En: http://www.unp.edu.pe/ingindustrial/daiinfo/sisi982/SGD.html
    • ANGOS ULLATE. José María u otro. El impacto de 3W en la evolución y futuro de los centros de Documentación. Zaragoza : Universidad de Zaragoza, 200?. Documento en pdf.
    • BECERRA MARTIN. Sociedad de la información: proyecto, convergencia, divergencia. Bogotá : Norma, 2003.
    • BONAL. José Luis. El documento electrónico y el archivo. En línea [consultado el 28 de agosto de 2008]
    • Berry, Thomas H. Cómo gerenciar la transformación hacia la calidad total. Santafé de Bogotá: McGraw Hill, 1994. 205 p.
    • BRUMM, Eugenia K. Administración de la documentación en las normas ISO 9000: Producción y manejo de los documentos resultantes de la implementación de las ISO 9000. Santa Fe de Bogotá: Rojas Eberhard Editores Ltda., 2000. 524 p.
    • BUSTELO. Carlota. Seminario sobre aplicación de la norma ISO15489. Bogotá: Universidad de la Salle, 2009.
    • Colombia. Archivo General de la Nación. Gestión documental: Bases para la elaboración de un programa. Bogotá: AGN, 1996. 30 p.
    • CONSEJERIA DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION PUBLICA DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS. Sistema de Información Documental en red de Asturias. Asturias : Dirección de Modernización, 2007.
    • CRUZ MUNDET. José Ramón. La gestión de los documentos electrónicos como función archivística. En línea [consultado el 28 de agosto de 2008]
    • 10as JORNADAS ESPAÑOLAS DE DOCUMENTACION. Santiago de Compostela (9 al 11 de mayo del 2007). FESABID. Memorias del Seminario.
    • GALLARDO. Sara. Planes de contingencia. De la teoría a la práctica. En Revista Semana Vol. no. 83 (oct-nov. 2002), p 30-56.
    • GUTIERREZ CUEVAS. Carlos. Conocimiento e información: papel y perspectiva de los C de I en la Sociedad Informacional. Madrid. CINDOC-SEDIC (Mayo 21 de 2002).
    • http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/artículos/43/sgc.htm [consultado el 8 de Enero de 2005]
    • ICONTEC. Administración del control total de la calidad. Santafé de Bogotá: Icontec. 1992. 299 p.
    • ICONTEC. El proceso hacia la calidad total: Cómo hacerlo. Santa fé de Bogotá. Icontec, 1993. 97 p.
    • ICONTEC: Gestión de calidad. Principios básicos. Santafé de Bogotá: Icontec, 1992.
    • López Gómez, Pedro. Identificación y valoración de documentos en España . En: Anales de Documentación. Revista de Biblioteconomía y Documentación., 1 (1998)
    • MARTINEZ. Juan Gaspar. Planes de contingencia. La continuidad del negocio en las organizaciones. Madrid: Díaz de Santos, 2004. 2020 p.
    BIBLIOGRAFIA