LOS ARCHIVOS FRENTE A LAS POLITICAS PÚBLICAS SOBRE ACCESO CIUDADANO A LA INFORMACION Esta presentación hace parte del trabajo de investigación que el autor viene realizando con la Facultad de Sistemas de Información de la Universidad de la Salle, desde principios del 2007, sobre acceso público a la información conservada en los archivos. Por: Carlos Alberto Zapata II CONVENCION INTERNACIONAL DE ARCHIVISTAS ARMENIA, 23 AL 25 DE SEPTIEMBRE DE 2008 COLOMBIA

Transformando el entorno de la información pública ANTES Informacion localizada. Acceso mediado por las personas. Entorno de la información estaba en las unidades de información. Menor control social de la información Marco normativo restringido AHORA Informacion deslocalizada. Acceso mediado por las tecnologías. El entorno de la información paso a manos de las personas Mayor control social de la información Marco normativo amplio

ANTES

Informacion localizada.

Acceso mediado por las personas.

Entorno de la información estaba en las unidades de información.

Menor control social de la información

Marco normativo restringido

AHORA

Informacion deslocalizada.

Acceso mediado por las tecnologías.

El entorno de la información paso a manos de las personas

Mayor control social de la información

Marco normativo amplio

GOBIERNO DE LA INFORMACION PRINCIPALES ACTORES La UNESCO como promotora del acceso público a la información El ESTADO como promotor del acceso a la nuevas tecnologías de la información. El AGN , como articulador del desarrollo archivístico nacional y mayor impulsador de políticas públicas en este campo. Los CIUDADANOS como sujetos de derechos en cuanto al acceso a la información de la administración pública. ……………… . Y LOS ARCHIVISTAS ?

PRINCIPALES ACTORES

La UNESCO como promotora del acceso público a la información

El ESTADO como promotor del acceso a la nuevas tecnologías de la información.

El AGN , como articulador del desarrollo archivístico nacional y mayor impulsador de políticas públicas en este campo.

Los CIUDADANOS como sujetos de derechos en cuanto al acceso a la información de la administración pública.

……………… . Y LOS ARCHIVISTAS ?

CAMBIANDO PARADIGMAS ¿ Están las TIC verdaderamente favoreciendo la relación gobierno- ciudadano?

Gobierno en Línea (e-administración) Mejorar los niveles de eficiencia y transparencia de la administración pública así como facilitar la interacción entre los ciudadanos, las entidades el gobierno y la administración pública CORRUPCION CONTROL SOCIAL TRANSPARENCIA EFICIENCIA PROTECCION DE LA INFORMACION

E-ADMINISTRACION El e-gobierno se desarrolla en cinco etapas a saber (Universidad Externado; 2005): Etapa de información Etapa de interacción Etapa transaccional Etapa de transformación Etapa de participación ciudadana

El e-gobierno se desarrolla en cinco etapas a saber (Universidad Externado; 2005):

Etapa de información

Etapa de interacción

Etapa transaccional

Etapa de transformación

Etapa de participación ciudadana

EN DONDE ESTAMOS? En el año 2003, se llevo a cabo un estudio sobre las TIC y las relaciones con el ciudadano (Rosa Ospina) Dificultades en el acceso a la información La información no está organizada Múltiples sistemas de información sin armonización Hay problemas de calidad, oportunidad, confiabilidad y de divulgación a la ciudadanía Falta de Coordinación entre las entidades para la producción, organización y uso de la información Las instituciones se subrogan el derecho de suministra la información Las entidades cuestionan el derecho del ciudadano a pedir información

En el año 2003, se llevo a cabo un estudio sobre las TIC y las relaciones con el ciudadano (Rosa Ospina)

Dificultades en el acceso a la información

La información no está organizada

Múltiples sistemas de información sin armonización

Hay problemas de calidad, oportunidad, confiabilidad y de divulgación a la ciudadanía

Falta de Coordinación entre las entidades para la producción, organización y uso de la información

Las instituciones se subrogan el derecho de suministra la información

Las entidades cuestionan el derecho del ciudadano a pedir información

ALGUNOS PROBLEMAS Otro estudio realizado por Planeación Nacional ha señalado que los principales problemas de la información del sector público son: Escasa producción Calidad deficiente Periodicidad irregular Acceso deficiente Duplicidad Pocos incentivos para la producción y uso Dispersión de sistemas de información Ineficiencia en inversiones

Otro estudio realizado por Planeación Nacional ha señalado que los principales problemas de la información del sector público son:

Escasa producción

Calidad deficiente

Periodicidad irregular

Acceso deficiente

Duplicidad

Pocos incentivos para la producción y uso

Dispersión de sistemas de información

Ineficiencia en inversiones

ALGUNOS PROBLEMAS Un estudio de Transparencia por Colombia y citado por Rosa Ospina a 64 entidades del nivel nacional mostró: Las entidades no contribuyen con dar información sobre los planes de compra y la ejecución de los mismos y Los contratos celebrados (contratista, objeto, productos contratados, valor). Se presentan inconsistencias en la información que publican en sus páginas Web.

Un estudio de Transparencia por Colombia y citado por Rosa Ospina a 64 entidades del nivel nacional mostró:

Las entidades no contribuyen con dar información sobre los planes de compra y la ejecución de los mismos y Los contratos celebrados (contratista, objeto, productos contratados, valor).

Se presentan inconsistencias en la información que publican en sus páginas Web.

VISIBILIDAD DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS EN LA WEB Un estudio exploratorio realizado en el 2007, acerca de la visibilidad de la información pública en sitios Web de la administración pública central mostró: Con excepción del Ministerio de Cultura, en ninguno de los ministerios analizados el Archivo figura dentro del organigrama de la entidad. Ninguno de los ministerios tenia pagina Web para el Archivo de la entidad. Aunque varios de los tipos de documentos que es posible consultar libremente en las paginas Web se encuentran en los archivos de la entidad, el proceso de publicación no esta en manos de los jefes de archivos de estas entidades.

Un estudio exploratorio realizado en el 2007, acerca de la visibilidad de la información pública en sitios Web de la administración pública central mostró:

Con excepción del Ministerio de Cultura, en ninguno de los ministerios analizados el Archivo figura dentro del organigrama de la entidad.

Ninguno de los ministerios tenia pagina Web para el Archivo de la entidad.

Aunque varios de los tipos de documentos que es posible consultar libremente en las paginas Web se encuentran en los archivos de la entidad, el proceso de publicación no esta en manos de los jefes de archivos de estas entidades.

VISIBILIDAD DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS EN LA WEB La forma como se presenta la información no corresponde a estructuras archivísticas; por citar un ejemplo, en ninguna de las páginas esta publicado el Cuadro de Clasificación Documental del respectivo Ministerio. No existen estándares de metadatos apropiados para la recuperación de la información. Desde el punto de vista de la arquitectura, los sitios Web en general no permiten una eficiente recuperación de la información, generando pérdida de tiempo y esfuerzo de los ciudadanos.

La forma como se presenta la información no corresponde a estructuras archivísticas; por citar un ejemplo, en ninguna de las páginas esta publicado el Cuadro de Clasificación Documental del respectivo Ministerio.

No existen estándares de metadatos apropiados para la recuperación de la información.

Desde el punto de vista de la arquitectura, los sitios Web en general no permiten una eficiente recuperación de la información, generando pérdida de tiempo y esfuerzo de los ciudadanos.

FUNCION DE LOS ARCHIVOS Y ARCHIVISTAS EN ESTE NUEVO ESCENARIO En el desarrollo de los proyectos gubernamentales tendientes a aumentar el libre acceso a la información, los archivos y los archivistas juegan un papel de especial importancia por cuanto: Posibilitan mejorar la relación existente entre los niveles de desarrollo tecnológico de las entidades publicas, los avances en el cumplimiento de los objetivos de la Agenda de Conectividad y el Programa de Gobierno el Línea (e-gobierno), con los avances en materia de archivos y gestión de documentos. Contribuyen al establecimiento de relaciones entre los programas de gestión de documentos electrónicos en las entidades públicas y las políticas públicas mencionadas y el nivel de desarrollo tecnológico deseado.

En el desarrollo de los proyectos gubernamentales tendientes a aumentar el libre acceso a la información, los archivos y los archivistas juegan un papel de especial importancia por cuanto:

Posibilitan mejorar la relación existente entre los niveles de desarrollo tecnológico de las entidades publicas, los avances en el cumplimiento de los objetivos de la Agenda de Conectividad y el Programa de Gobierno el Línea (e-gobierno), con los avances en materia de archivos y gestión de documentos.

Contribuyen al establecimiento de relaciones entre los programas de gestión de documentos electrónicos en las entidades públicas y las políticas públicas mencionadas y el nivel de desarrollo tecnológico deseado.

FUNCION DE LOS ARCHIVOS Y ARCHIVISTAS EN ESTE NUEVO ESCENARIO Pueden contribuir a mejorar la percepción de diferentes actores (archivistas, responsables de sitios Web de los organismos públicos y funcionarios de organismos de control), ciudadanos, administradores públicos, gobernantes, etc., en cuanto a los fines del gobierno en materia de transparencia, lucha anticorrupción y acceso a la información pública. La participación de los archivos y los archivistas en el desarrollo de las políticas públicas de acceso a la información, contribuye a mejorar la calidad en los contenidos que se publican en los sitios Web institucionales así como en el desarrollo de futuros sitios Web o portales de la administración pública.

Pueden contribuir a mejorar la percepción de diferentes actores (archivistas, responsables de sitios Web de los organismos públicos y funcionarios de organismos de control), ciudadanos, administradores públicos, gobernantes, etc., en cuanto a los fines del gobierno en materia de transparencia, lucha anticorrupción y acceso a la información pública.

La participación de los archivos y los archivistas en el desarrollo de las políticas públicas de acceso a la información, contribuye a mejorar la calidad en los contenidos que se publican en los sitios Web institucionales así como en el desarrollo de futuros sitios Web o portales de la administración pública.

Bibliografía Ospina, Rosa. La información pública en Colombia y su acceso por al ciudadanía. Bogotá Universidad de los Andes, 2004. UNESCO. Informe de la Cumbre Mundial sobre la sociedad de la Información. 2003 UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA (2005). Guía de Gobierno Electrónico. Bogotá; UNESCO, 2005 UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA. Guía de Democracia Electrónica. Bogotá; AUNESCO, 2005. Zapata Cárdenas, Carlos. Análisis de las políticas públicas sobre acceso ciudadano a la información y sus implicaciones frente a la gestión de documentos y la modernización de los archivos. Salamanca; Universidad de Salamanca, 2007. [Trabajo de investigación presentado como requisito para el curso de Políticas de Información, febrero 1 de 2007]. Zapata Cárdenas, Carlos. Visibilidad de la información de los archivos de la administración pública en Internet: análisis del sector ministerial colombiano. Salamanca; Universidad de Salamanca, 2007. [Trabajo de investigación presentado como requisito para el curso de Normalización de la Información, mayo de 2007]

Ospina, Rosa. La información pública en Colombia y su acceso por al ciudadanía. Bogotá Universidad de los Andes, 2004.

UNESCO. Informe de la Cumbre Mundial sobre la sociedad de la Información. 2003

UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA (2005). Guía de Gobierno Electrónico. Bogotá; UNESCO, 2005

UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA. Guía de Democracia Electrónica. Bogotá; AUNESCO, 2005.

Zapata Cárdenas, Carlos. Análisis de las políticas públicas sobre acceso ciudadano a la información y sus implicaciones frente a la gestión de documentos y la modernización de los archivos. Salamanca; Universidad de Salamanca, 2007. [Trabajo de investigación presentado como requisito para el curso de Políticas de Información, febrero 1 de 2007].

Zapata Cárdenas, Carlos. Visibilidad de la información de los archivos de la administración pública en Internet: análisis del sector ministerial colombiano. Salamanca; Universidad de Salamanca, 2007. [Trabajo de investigación presentado como requisito para el curso de Normalización de la Información, mayo de 2007]