Trabajo en grupo eje tematico documento electronico
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Trabajo en grupo eje tematico documento electronico Trabajo en grupo eje tematico documento electronico Presentation Transcript

  • EL DOCUMENTO ELECTONICO EJE TEMATICO Nº1GESTION DE DOCUMENTOS DIGITALES Profesor. Jorge Mario Zuluaga CampuzanoIntegrantes. Carmen Ruth Alarcón Jully Paola Álvarez Alba Catalina Cabrera Diana Chicacausa Yaquelin Cruz Moreno John Freddy Beltrán UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
  • OBJETIVOReconocer el nuevo estadio donde el dato y con ello eldocumento toma una nueva dimensión, adjudicando unagran variedad de nuevas características, estamoshablando del documento electrónico, de lo tangible a lovirtual.ESPECIFICOS-Identificar los términos, las características y lasaplicaciones que conforman el documento electrónico.-Dar la importancia que se merece el documentoelectrónico, en los tiempos en que la tecnología invadecada centímetro de la vida del ser humano.
  • PRESENTACIONLa evolución del documento, ve de la mano de laevolución de la civilización, la piedra su primer cómplicey en el trascurso de los tiempos un sinfín de formatoshan acompañado al documento. La revolución de lainformación consiste en su difusión masificada, asícomo la imprenta de Gutenberg revoluciono el mundo dela información en el renacimiento, ahora los avancestecnológicos, han traspasado el límite de la materia, yano los tocamos, ni los olemos, ni se nos caen de lasmanos, esa comunión, ese contacto desaparece, paraconvertirse en solo, lo que es información.El documento electrónico la nueva forma de lainformación.
  • CONTENIDOEje temático No 1:El Documento ElectrónicoEl ciclo vital de la información sus 3 fasesEl dato individual a la información electrónica estructurada- Que es información- Que es un dato-Porque es diferente la información electrónicaCreación de datos electrónicosModos de estructurar los datos:-Documentos-Bases de datosAdquisición de equipos y aplicaciones para la información.
  • DOCUMENTO ELECTRÓNICODocumento cuyo soporte material es producido, recibido, conservadoy transmitido haciendo uso de la electrónica permitiendo reproducir lasdecisiones humanas.El documento electrónico, según Alicia Casas de Barrán tiene cuatro componentes:Contenido: Información registrada o materia del documento.Estructura: Forma de organizar los datos, mediante el uso de encabezamientos yotros dispositivos para identificar y etiquetar partes del documento. Así mismoutilizando tipografías especiales (cursiva, negrita) para efecto de destacar losdatos significativos del contenido.
  • Contexto: Entorno y la red en la que el documento ha ido creado y utilizado.Relación del dato con otros.Presentación: Apariencia del documentos al realizar su recuperación.Los documentos que no se encuentran en algún medio físico impreso o grabadoy que haya sido creado o transmitido por medios electrónicos son consideradoselectrónicos.Los siguientes documentos son considerados electrónicos:Correos electrónicos, textos, hojas de cálculo producidos en computador, lasfotografías, los videos y música digital, las páginas de Internet, los mensajesmultimedia y de texto creados y enviados por celular, etc.
  • Clasificación de los Documentos Electrónicos:Digitalizados: Su creación se realiza a partir de documentosimpresos.Digitales para imprimir: Creados para ser impresosMultimediáticos: Son creados para ser consultados con ayuda de uncomputador.
  • : CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
  • Creación y captura en un entorno seguro:La captura es un interface técnico entre el sistema de gestión de documentos ylos programas Excel, email, etc siguiendo los procedimiento establecidos para talfin.En esta etapa es importante que la información capturada sea lacorrecta y que se establezcan los vínculos con la serie o agrupacióndocumental a la cual corresponde.
  • : Selección y disposición de conjuntos documentales: El sistema que sea utilizado debe permitir la conformación de expedientes alojando documentos que se encuentren relacionados o que pertenezcan a un mismo tema o permitir la organización de los mismos permitiendo a futuro tomar decisiones para efectuar selección. Preservación, transferencia y conservación de conjuntos documentales: El conjunto de documentos para los cuales se haya determinado su conservación permanente, deben ser transferidos para su custodia tomando las medidas necesarias para conservar la información a largo plazo.
  • : EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA ESTRUCTURADA
  • : Qué es información. Conjunto organizado de datos procesados llevados al conocimiento de una persona o de un grupo. La información puede ser calificada según sus características. De significado: Cada persona adecuada sus acciones y actitudes de acuerdo a las consecuencias previsibles según el significado o la interpretación de la información recibida. Importancia: relativa al receptor, en la medida en que cambie la actitud del individuo. Vigencia: Relacionada con el espacio y el tiempo. Validez: Relacionada con el emisor. Constancia de confiabilidad sobre la información recibida. Valor: Según la importancia de la misma para el recepto
  • : Qué es un dato. Un dato es una unidad elemental de información. Un dato aislado no necesariamente constituye información relevante, pueden consistir simplemente en estadísticas, números, etc., los datos agrupados de forma conveniente son base para que la información sea relevante para la toma decisiones. Por qué es diferente la información electrónica. La diferencia entre la información en soporte papel o grabada y la electrónica radica en que esta última requiere de un dispositivo electrónico para poder ser consultada.
  • CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOSEl dato es una unidad de información que se puede agrupar en undocumento o catalogo, los datos han metabolizaron en lo electrónico,esto conlleva a unas nuevas características que asumen un nuevoformato digital. En el caso de la información electrónica, aquellospueden ser tratados, comunicados e interpretados por ordenadores,maquinas.Si el dato electrónico, en si solo representa información, su conjuntorepresentaría un documento electrónico muy similar con el formatofísico incluyendo su legitimidad legal.
  • El Comité CIA sobre archivos electrónicos define al documento (record)como un fragmento particular de información registrada generada,acumulada o recibida en el inicio, desarrollo o finalización de una actividadinstitucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y unaestructura suficientes para constituir una prueba o evidencia de estaactividad.La difusión del documento electrónico es más dinamica, por ejemplo, esfácil copiar un documento electrónico de un soporte a otro. Esto quieredecir que es más fácil copiar y difundir la información, pero también sehace más difícil la crucial delimitación del propio concepto de “original”.El documento electrónico, como el formato físico debe cumplir con unascaracterísticas.Un documento electrónico está constituido por cuatro elementos principales. Lostres primeros deben ser conservados.
  • 1) El contenido del documento, que puede incluir varios tipos dedatos:-Textuales (páginas, párrafos, palabras);-Numéricos (enteros, flotantes...);-Gráficos, de imágenes, de vídeo y sonido;-De enlaces hipertexto2) La estructura lógica del documento (que puede estar incluida en eldocumento o base de datos, o también ser añadida como entidadseparada, en cuyo caso una misma estructura puede ser utilizada porvarios documentos). La estructura lógica puede ser muy diferente dela estructura física del documento
  • 3) El contexto descrito en un documento asociado. Puede incluir informacionescomo:-Los metadatos técnicos (aplicaciones y equipos informáticos necesarios,números de versión, estructura del fichero, descripción de los datos, un extractohistórico de las relaciones con otros documentos);- La descripción del contexto administrativo.El contexto descrito en la documentación puede volverse complejo cuando eldocumento se encuentra integrado en una arquitectura de red4) La presentación, se contempla cada vez más separadamente del propiodocumento, lo que permite abstraer la información en sí misma del modo enque ésta será presentada. La difusión de la información en soportes variados(CD-ROM, acceso en línea, papel...), se denomina “gestión intersoporte”. Elinstrumento que permita, dentro de varios años, visualizar los datosdocumentados hoy en día, aún no se ha inventado.
  • MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS:Una estructura de datos es una forma de organizar un conjunto de datoselementales con el objetivo de facilitar su manipulación. Un datoelemental es la mínima información que se tiene en un sistema.Una estructura de datos define la organización e interrelación de estos yun conjunto de operaciones que se pueden realizar sobre ellos.Según la finalidad de la información, existen principalmente dos mediosde estructurar los datos:
  • DOCUMENTOS.Es una estructura utilizada cuando los datos han sido agrupados paradar cuenta de un razonamiento o una actividad.Un documento electrónico está constituido por cuatro elementosprincipales.Los tres primeros deben ser conservados:1) El contenido del documento, que puede incluir varios tipos de datos:· Textuales (páginas, párrafos, palabras.· Numéricos (enteros, flotantes…· Gráficos, de imágenes, de vídeo y sonido.· De enlaces hipertexto
  • 2) La estructura lógica del documento (que puede estar incluida en eldocumento o base de datos, o también ser añadida como entidadseparada, en cuyo caso una misma estructura puede ser utilizada porvarios documentos). La estructura lógica puede ser muy diferente dela estructura física del documento.3) El contexto descrito en un documento asociado. Puede incluirinformaciones como:· Los metadatos técnicos (aplicaciones y equipos informáticosnecesarios, números de versión, estructura del fichero, descripciónde los datos, un extracto histórico de las relaciones con otrosdocumentos.· La descripción del contexto administrativo. El contexto descrito enla documentación puede volverse complejo cuando el documento seencuentra integrado en una arquitectura de red.
  • 4) La presentación se contempla cada vez más separadamente delpropio documento, lo que permite abstraer la información en sí mismadel modo en que ésta será presentada. La difusión de la informaciónen soportes variados (CD-ROM, acceso en línea, papel...), sedenomina “gestión intersoporte”. El instrumento que permita, dentrode varios años, visualizar los datos documentados hoy en día, aún nose ha inventado.Existen varias formas de clasificar los documentos. Las dosprincipales son:·Codificación cronológica (se da un número a cada documento en elmomento en el que se registra).·Codificación por tema (por ejemplo, cada documento se adscribe aun número de acuerdo a un plan de clasificación).
  • -BASES DE DATOS.Es una colección de datos organizados y estructurados según undeterminado modelo de información que refleja no sólo los datos en símismos, sino también las relaciones que existen entre ellos. La base dedatos se diseña con un propósito específico y debe ser organizada conuna lógica coherente. Los datos podrán ser compartidos por distintosusuarios y aplicaciones, pero deben conservar su integridad yseguridad al margen de las interacciones de ambos.En esta estructura, los datos son almacenados en un “pool” o reservade información, de donde pueden extraerse o ponerse al día.
  • •Bases de datos referenciales:•Aquellas bases de datos que ofrecen registros que a su vez sonrepresentaciones de documentos primarios, y entre las que cabedistinguir:•-Bibliográfica•-DirectoriosBases de datos fuente:Son las que ofrecen el documento completo, no una representación del mismo, yentre las que cabe distinguir:•Numéricas•Textuales:•Mixtas
  • ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN. Al momento de pensar en la adquisición de equipos es necesariotener en cuenta la gestión documental tanto electrónica, donde seincluyen diferentes factores desde que equipos se necesitan para lacreación del documento electrónico, hasta aquellos que permitan laconservación permanente y consulta de su informacion, por eso esnecesario diseñar un programa de gestión de documentoselectrónicos personalizado elaborado por un profesional en cienciasde la información y la documentación que se acople a las necesidadesde la empresa donde se va a implementar.
  • Es muy importante determinar:-Tipo de soporte: papel, microfilm, soporte magnético o soporte óptico.-Tipo de formato en que se va a conservar la informacion: .tiff, .gif, .jpeg, fax u otrosformatos, gráficos vectoriales, textos, datos, bases de datos-Tipos de programas o software y utilidades a emplear-Tipo de datos: de audio, de video, de imagen, de texto, etc.-Estructura de los datos: documentos o bases de datos tipo de unidades dealmacenamiento y migración de la información-Tiempo de conservación, de almacenamiento y de migración-Normas y estándares en el manejo de la informacion-Seguridad y autentificación de los documentos-Modo de acceso a los datos
  • CONCLUSIONESEl documento electrónico, ha alcanzado la valides y la confianza que eldocumento físico a vestido atreves de la historia, he incluso podemos afirmarque su difusión es más potente que el documento físico.Atreves de la investigación para el desarrollo de este trabajo, nos permitiófortalecer nuestro conocimiento y vislumbrar la importancia del documentoelectrónico en estos tiempos de tecnología. El documento electrónico tiene lavalides jurídica, social e informativa; incluyendo nuevas características queconllevan su nuevo formato virtual, la importancia de reconocer su valor y verlocomo una herramienta que puede traspasar lo tangible a lo físico.
  • BIBLIOGRAFIAhttp://es.wikipedia.org/wiki/Documento_electr%C3%B3nicohttp://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdfhttp://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdfhttp://www.hipertexto.info/documentos/b_datos.htmhttp://www.infotectura.com/2009/09/29/5-formas-de-organizar-la-informacion/http://1.bp.blogspot.com/-qaK1dgd9dHM/TlB3Wp8FLzI/AAAAAAAACJA/TqtJxsq8plI/s1600/proceso+de+digitalizaci%25C3%25B3n.jpghttp://www.buenastareas.com/ensayos/Que-Es-Un-Documento-Electronico-De/560152.html