La planeacion y su importancia

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La planeacion y su importancia

  1. 1. 2.1. Definición e Importancia de la Planeación. Antes de iniciar cualquier acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social,así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que este funcione eficazmente. Esto solo se puede lograr a traves de la planeación. Por estas razones es que la planeación precede a las demás etapas del proceso administrativo, ya que planear implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro.
  2. 2. 2.1. Definición e Importancia de la Planeación. La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizar, y la determinación de tiempo y número necesarios para su realización.
  3. 3. ELEMENTOS DEL CONCEPTO OBJETIVO: El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados deseados(recordar la pregunta. Que es lo que se quiere? CURSOS ALTERNOS DE ACCION: Al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de acción o estrategias, para conseguir los objetivos. ELECCION: La planeación implica la determinación, el análisis y la selección de la decisión más adecuada. FUTURO: La planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.
  4. 4. Importancia de la Planeación. <ul><li>Proporciona el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos. </li></ul><ul><li>Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina. </li></ul><ul><li>Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito. </li></ul><ul><li>Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir, y un afán de lograr y mejorar las cosas. </li></ul><ul><li>Condiciona a la empresa frente al ambiente que le rodea </li></ul><ul><li>Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las “corazonadas”. </li></ul>
  5. 5. Importancia de la Planeación. <ul><li>Reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades. </li></ul><ul><li>Las decisiones se basan en hechos y no en emociones. </li></ul><ul><li>Al establecer un esquema o modelo de trabajo(plan), suministra las bases a través de las cuales operara la empresa. </li></ul><ul><li>Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación. </li></ul><ul><li>Proporciona los elementos para llevar a cabo el control. </li></ul>
  6. 6. Principios Son verdades fundamentales de aplicación general que sirven como las guías de conducta a observarse en la acción administrativa. FACTIBILIDAD: Lo que planea debe ser realizable, es inoperante elaborar planes demasiados ambiciosos u optimistas que sean imposibles lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente. OBJETIVIDAD Y CUANTIFICACION: Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones, corazonadas, o cálculos arbitrarios. Se le conoce también como principio de precisión y establece que deben utilizarse estadísticas, estudios de mercado, estudio de factibilidad, modelos matemáticos, etc; al elaborar los planes para reducir riesgos.
  7. 7. Principios FLEXIBILIDAD: Es conveniente utilizar márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones. El no establecer “colchones de seguridad” puede ocasionar resultados desastrosos. UNIDAD: Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general, y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales. PLAN DE PRODUCCION PLAN INTEGRAL PLAN FINANCIERO PLAN DE VENTAS
  8. 8. Principios DEL CAMBIO DE ESTRATEGIAS: Cuando un plan se extiende en relación al tiempo (largo plazo), será necesario rehacerlo completamente, o sea, modificar sus cursos de acción (estrategias), así como sus políticas, procedimientos, programas y presupuestos para lograrlos. Este principio implica el establecimiento de márgenes para ciertos ajustes.
  9. 9. Tipología de la Planeación. <ul><li>Los planes son el resultado del proceso de planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos. </li></ul><ul><li>En cuanto al período establecido para su realización se clasifican en: </li></ul><ul><li>Corto plazo : cuando se determinan para realizarse en un termino menor o igual a un año. </li></ul><ul><li>Estos, a su vez, pueden ser: </li></ul><ul><li>Inmediatos: aquellos que se establecen hasta 6 meses. </li></ul><ul><li>Mediatos : se fijan para realizarse en un período mayor de 6 ó menor de 12 meses. </li></ul>
  10. 10. Tipología de la Planeación. b) Mediano plazo: Su delimitación es por un período de 1 a 3 años. c) Largo plazo: Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de 3 años. La Planeación dentro de la organización debe de desarrollarse en todas los ni veles y áreas de la empresa, es por eso que existe una clasificación de acuerdo a su nivel donde se aplique: ESTRATEGICA: Establece los lineamientos generales de la planeación, sirve de base de los demás planes, esta ubicada por los miembros de mayor jerarquía de la empresa y su función es de obtener los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales De la empresa, son a largo plazo y comprende toda la empresa.
  11. 11. Tipología de la Planeación. TACTICA O FUNCIONAL: Determina planes más específicos, que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratégicos, son establecidos por los gerentes funcionales o departamentales, con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa. Estos planes se dan a mediano y a corto plazo y abarcan un área específica. OPERATIVA: Se rige de acuerdo a los lineamientos de la planeación táctica y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas que deben ser ejecutadas por los niveles más bajos de la empresa. Por lo general, determina las actividades que debe desarrollar el elemento humano. Estos planes son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades que se divide un área de actividad.
  12. 12. 2.2. Propósitos. La planeación se inicia a partir de la definición de los propósitos, los cuales pueden ser conceptualizados así: Los propósitos son los fines esenciales que definen la razón de ser, naturaleza y carácter de cualquier grupo social. La mayoria de los propósitos tienden a existir durante todo el ciclo de vida de la empresa, sin embargo, algunos pueden sufrir modificaciones alteraciones debido a los retos cambiantes que implica la operación de cualquier grupo social. Toda organización debe establecer los propósitos como base para la formulación de un plan. De los propósitos parte la acción inicial de un organismo social; las siguientes 4 características lo diferencian de los objetivos:
  13. 13. Propósitos. <ul><li>Son básicos o trascendentales por que constituyen el fundamento de los demás elementos. </li></ul><ul><li>Genéricos o cualitativos, por que no se expresan en términos numéricos. </li></ul><ul><li>Permanentes, por que permanecen vigentes durante el período de vida de la empresa. </li></ul><ul><li>Semipermanentes, por que pueden abarcar un período determinado. </li></ul><ul><li>INCREMENTAR LAS UTILIDADES SOBRE LA INVERSION DE LOS ACCIONISTAS. </li></ul>
  14. 14. Importancia de los Propósitos. <ul><li>Sirven de cimiento para los demás elementos de la planeación, así como para los demás tipos de planes. </li></ul><ul><li>Permiten orientar a los responsables de la planeación, sobre el curso de acción que deben seguir al formular los planes. </li></ul><ul><li>Identifican a la empresa ante el personal y la sociedad, con una imagen de responsabilidad social. </li></ul><ul><li>Son la razón de existencia del grupo social, tanto en su estado presente como en su proyección hacia el futuro. </li></ul>
  15. 15. Investigación <ul><li>La investigación es un proceso que mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante y fidedigna con el fin de explicar describir y predecir la conducta de los fenómenos. </li></ul><ul><li>La investigación es trascendental en la planeación, ya que proporciona información a las etapas de la misma para que se lleve a cabo racionalmente. El considerarla en esta etapa del proceso administrativo no excluye su existencia en las demás; aunque se utiliza mas al planear, por ser esta actividad netamente intelectual. </li></ul><ul><li>La investigación aplicada a la planeación consiste en la deteminación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos, así como de los medios óptimos para conseguirlos </li></ul>
  16. 16. Etapas del Proceso de Investigación Científica DEFINICION DEL PROBLEMA: En esta fase se determina y analiza el problema que se desa resolver. La no definición exacta del problema implica esfuerzos inútiles y pérdida innecesarias. OBTENCION DE LA INFORMACION: Consiste en recopilar al mayor número posible de datos a fin de visualizar el problema y promover su posible solución. De la obtención de la información adecuada depende el éxito de la resolución del problema. La obtención de la información se realiza a través de las siguientes técnicas:
  17. 17. Técnicas para la obtención de la información OBSERVACION : Estas técnicas no se limitan solo a la observación de hechos, sino que también pueden ser: de tipo documental, cuando se refiere al análisis de registros, informes, estadísticas, etc. EXPERIMENTACION : Consiste en la reproducción de un hecho o un fenómeno con el fin de observar sus características y modificarlas a voluntad. ENCUESTA : Es la recopilación de datos a través de la aplicación del cuestionario y de la entrevista, herramientas que son de gran ayuda para el administrador. MUESTREO : Aplicación de técnicas probabilísticas a una parte de la población o universo, para determinar el resultado representativo o comunes.
  18. 18. Etapas del Proceso de Investigación Científica DETERMINACION DE LA HIPOTESIS : Es la proporción o respuesta tentativa que se establece como solución de un problema, misma que debe ser sometida a prueba para determinar su efectividad. COMPROBACION O DESAPROBACION DE LA HIPOTESIS : Consiste en someter a prueba la hipotésis mediante la aplicación de las técnicas anteriormente enunciadas, a fin de comprobar su validez o rechazarla. También se establecen hipótesis alternativas en el caso de que la primera no fuera correcta. PRESENTACION DEL INFORME : Una vez comprobada la hipóteis se procede a elaborar un informe de resultados, de tal manera que con base en el análisis del mismo, se cuente con bases objetivas para la toma de decisiones.
  19. 19. PREMISAS Todo aquel que participa en la elaboración de un plan puede tener la certeza sobre la existencia de determinados eventos, mas no así de otros que afectaran su desarrollo; es necesario para ello, hacer uso de diversas suposiciones que permitan reducir la incertidumbre inherente al futuro. Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va desarrollarse el plan. Se establecen al inicio del proceso de planeación, aunque tambien pueden ser desarrolladas a lo largo del mismo.
  20. 20. PREMISAS Las premisas de acuerdo a su naturaleza pueden ser: INTERNAS : Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propósitos, algunas de ellas son: variaciones en el capital, ausentismo, rotación del personal, accidentes, siniestros, emplazamiento a huelga, innovaciones. EXTERNAS : Son factores o condiciones cuyo orígen es ajeno a la empresa, pero pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que por lo mismo, deben tomarse en cuenta al planear. Estas pueden ser a su vez de carácter político, legal, económicas, sociales, técnicas y de otros factores.
  21. 21. OBJETIVOS Una vez que se han establecido los própositos y las premisas que pueden afectar su relación, se determinan los objetivos, que indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado y que proporciona las pautas o directrices básicas hacia donde dirigir los esfuerzos y recursos.
  22. 22. OBJETIVOS <ul><li>Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico. </li></ul><ul><li>Dos características primordiales de los objetivos, que permiten difernciarlos de cualquier otra etapa de la planeación son: </li></ul><ul><li>Se establecen en un tiempo específico. </li></ul><ul><li>Se determinan cuantitativamente. </li></ul><ul><li>“ Lograr una utilidad neta de 15 (quince) millones de pesos durante los próximos dos años” </li></ul>
  23. 23. OBJETIVOS Los objetivos también pueden ser: Estratégicos o generales : que comprenden a toda la empresa y se establecen a largo plazo. Tácticos y departamentales : Se refieren a un área o departamento de la empresa, se subordinan a los objetivos generales y se establecen a corto y mediano plazo. Operaciones o específicos . Se establecen en niveles o secciones mas específicas de la empresa. Se refieren a actividades mas detalladas e invariablemente son a corto plazo.
  24. 24. Lineamientos para establecer objetivos <ul><li>Asentarlos por escrito. </li></ul><ul><li>No confundirlos con los medios o estrategias para alcanzarlos. </li></ul><ul><li>Al determinarlos, recordar las preguntas clave de administración: Qué? Cómo? Cuando? y Por qué? </li></ul><ul><li>Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organización. </li></ul><ul><li>Deben ser estables: los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones. </li></ul>
  25. 25. ESTRATEGIAS Las estrategias son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones mas ventajosas. Contar con una amplia gama de estrategias o alternativas por seleccionar, ayuda a elegir la mas adecuada para minimizar dificultades en el logro de los objetivos.
  26. 26. ESTRATEGIAS <ul><li>Al establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas: </li></ul><ul><li>Determinación de los cursos de acción o alternativas . Consiste en buscar el mayor número de alternativas para lograr cada uno de los objetivos. </li></ul><ul><li>Evaluación . Analizar y evaluar cada una de las alternativas, tomando en consideración las ventajas y desventajas de cada una de ellas, auxiliándose de la investigación y algunas técnicas como investigación de operaciones, árboles de decisión, etc. </li></ul><ul><li>Selección de alternativas . Consideran las alternativas mas idóneas en cuanto a factibilidad y ventajas, seleccionando aquellas que permitan el logro con mayor eficacia de los objetivos de la empresa. </li></ul>
  27. 27. IMPORTANCIA <ul><li>Las estrategias son trascendentales, ya que: </li></ul><ul><li>La falta de estrategias puede originar que no se logren los objetivos. </li></ul><ul><li>Son lineamientos generales que permiten guiar la acción de la empresa, al establecer varios caminos para llegar a un determinado camino. </li></ul><ul><li>Sirven como base para lograr los objetivos y ejecutar la decisión. </li></ul>
  28. 28. IMPORTANCIA <ul><li>Facilitan la toma de decisiones al evaluar las alternativas, eligiendo aquella de la que se espera mejores resultados. </li></ul><ul><li>Establece otras alternativas, como previsión para caso de posibles fallas en la estrategia decidida. </li></ul><ul><li>La creciente competencia hace necesario su establecimiento. </li></ul><ul><li>Desarrollan la creatividad en la solución de problemas. </li></ul>
  29. 29. Lineamientos para establecer estrategias <ul><li>Para que las estrategias sean operables y cumplan con su función, es necesario: </li></ul><ul><li>Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro del objetivo. </li></ul><ul><li>Determinarlas con claridad. </li></ul><ul><li>No confundir las estrategias con las tácticas, ya que estas últimas combinan la acción con los medios para alcanzar los objetivos. </li></ul><ul><li>Consideran las experiencias pasadas para su establecimiento, esto permitirá sugerir un mayor número de cursos de acción. </li></ul>
  30. 30. Lineamientos para establecer estrategias <ul><li>Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas. </li></ul><ul><li>Al establecerlas, auxiliarlas de técnicas de investigación y planeación. </li></ul>
  31. 31. CARACTERISTICAS <ul><li>Se avienen al concepto tradicional militar, al incluir consideraciones competitivas. </li></ul><ul><li>Su vigilancia está estrechamente vinculada a la del objetivo u objetivos para los que fueron diseñadas, una vez alcanzados los objetivos, a la para del establecimiento de unos nuevos, es necesario formular nuevas estrategias. </li></ul><ul><li>Debido a la dinámica del medio ambiente, una estrategia que en cierto momento fue útil, puede ser, en otro tiempo la menos indicada para lograr el mismo objetivo. </li></ul>
  32. 32. CARACTERISTICAS <ul><li>Para cada área clave es necesario establecer una estrategia específica, es decir, que una estrategia establecida para un área clave, por ejemplo: productividad, no podrá aplicarse para penetración de mercado. </li></ul><ul><li>Se establecen en los niveles jerárquicos mas altos. </li></ul>
  33. 33. POLITICAS Las políticas son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización. En este sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian el logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias, habiendo sido establecidas en función de éstas.
  34. 34. Clasificación de las políticas <ul><li>Las políticas, de acuerdo con el nivel jerárquico en que se formule y con las áreas que abarquen, pueden ser: </li></ul><ul><li>Estratégicas o generales . Ejemplo: “Los empleados que laboran en la empresa tendrán la posibilidad de ascender de puesto, de acuerdo con su eficiencia y antigüedad” </li></ul><ul><li>Tácticas o departamentales. Ejemplo: “ El departamento de producción, determinará los turnos de trabajo conforme a sus necesidades y siguiendo las disposiciones legales” </li></ul><ul><li>Operativas o específicas. Estas se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades que consta un departamento, por lo regular se asignan a niveles inferiores. Ejemplo: sección de tornos: de ocurrir una falla en el equipo, es conveniente reportarla al supervisor en turno o en su caso, al supervisor de mantenimiento. </li></ul>
  35. 35. Clasificación de las políticas En cuanto a su orígen pueden ser: Externas . Cuando se originan por factores externos a la empresa, por ejemplo: la competencia, el gobierno, los sindicatos, las asociaciones comerciales e industriales, asociaciones profesionales, proveedores, clientes, etc. Consultadas . Normalmente, dentro de una empresa existen actos esporádicos que dan lugar a que el personal tenga que recurrir a su jefe inmediato para poder solucionar un problema, originándose así, esta política.
  36. 36. Clasificación de las políticas Formuladas . Son emitidas por diversos niveles superiores, con el propósito de guiar la correcta acción y decisión del personal en sus actividades. Implícitas . En las actividades diarias de una empresa el personal se enfrenta a situaciones de decisión en donde no exista una política previamente establecida, lo que origina ciertos lineamientos que sin estar escritos se aceptan por costumbre en la organización, ejemplo: una empresa no ha determinado cual será el límite de entrada de su personal, si a este se le acepta con 15 minutos de retraso; esto puede originar una política implícita. Lo ideal es que a partir de esta situación, se formule la política por escrito y se de a conocer a todo el personal.
  37. 37. Importancia de las políticas <ul><li>Facilitan la delegación de autoridad. </li></ul><ul><li>Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre criterio ciertas decisiones. </li></ul><ul><li>Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer subordinados. </li></ul><ul><li>Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades. </li></ul><ul><li>Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa. </li></ul><ul><li>Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones. </li></ul>
  38. 38. POLITICAS <ul><li>Para que una política sea operante y cumpla con su finalidad, debe: </li></ul><ul><li>Establecer por escrito y dársele validez. </li></ul><ul><li>Redactarse claramente y con precisión. </li></ul><ul><li>Darse a conocer a todos los niveles donde se va a interpretar y aplicar. </li></ul><ul><li>Coordinarse con las demás políticas. </li></ul><ul><li>Revisarse periódicamente. </li></ul>
  39. 39. POLITICAS <ul><li>Ser razonable y aplicable a la práctica. </li></ul><ul><li>Estar acorde con los objetivos de la empresa. </li></ul><ul><li>Debe ser estable en su formulación. </li></ul><ul><li>Ser flexible. </li></ul>
  40. 40. PROGRAMAS Un programa es un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
  41. 41. PROGRAMAS <ul><li>La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento: </li></ul><ul><li>Identificar y determinar las actividades comprendidas. </li></ul><ul><li>Ordenar cronológicamente la realización de las actividades </li></ul><ul><li>Interrelacionar las actividades, es decir, determinar que actividades debe realizarse antes que otra, que actividades se dan simultáneamente y que actividades deben efectuarse posteriormente. </li></ul><ul><li>Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los recursos necesarios. </li></ul>
  42. 42. Importancia de los programas <ul><li>La elaboración de los programas es fundamental, debido a que: </li></ul><ul><li>Suministran información e indican el estado de avance de las actividades. </li></ul><ul><li>Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramientas de control. </li></ul><ul><li>Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad. </li></ul><ul><li>Determinan los recursos que se necesitan. </li></ul>
  43. 43. Importancia de los programas <ul><li>Disminuyen los costos </li></ul><ul><li>Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar específicamente. </li></ul><ul><li>Determinan el tiempo de iniciación y terminación de las actividades </li></ul><ul><li>Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias. </li></ul><ul><li>Evitan la duplicidad de esfuerzos. </li></ul>
  44. 44. Lineamientos para elaborar un plan <ul><li>Para la elaboración de un programa hay que tener en cuenta las siguientes observaciones: </li></ul><ul><li>Deben participar en su formulación tanto el responsable del programa, como aquellos que intervendrán en la ejecución. </li></ul><ul><li>La determinación de los recursos y el período para completarlo deben de estar relacionado con as posibilidades de la empresa. </li></ul><ul><li>Deben de ser factibles. </li></ul><ul><li>Evitar que los programas se contrapongan entre si. </li></ul><ul><li>Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y de fácil comprobación. </li></ul>
  45. 45. PRESUPUESTOS Los presupuestos, son programas en los que se les asigna cifras a las actividades, refiriéndose básicamente al flujo de dinero dentro de la organización, implica una estimación del capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos, requeridos para lograr los objetivos. Son un elemento indispensable al planear , ya que a través de ellos se proyectan en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir con sus objetivos; sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos a la vez, que controlar las actividades de la organización en términos financieros.
  46. 46. PRESUPUESTOS <ul><li>El presupuesto se diferencia de otras etapas de la planeación en que: </li></ul><ul><li>Es un esquema, puesto que se elabora en un documento formal, ordenado sistemáticamente. </li></ul><ul><li>Es un plan expresado en términos cuantitativos </li></ul><ul><li>Es general porque se establece para toda la empresa. </li></ul><ul><li>Es específico porque puede referirse a cada una de las áreas en que está dividida la organización. </li></ul><ul><li>Es diseñado para un período determindado. </li></ul>
  47. 47. Clasificación de los presupuestos Los presupuestos, en relación con el nivel jerárquico para el que se deteminen, pueden ser: Estratégicos o corporativos . Cuando se establecen en el mas alto nivel jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda la organización. Ejemplo: el presupuesto de resultados. Tácticos o departamentales . Aquellos que son formulados para cada una de las áreas de actividad de la empresa. Ejemplo: el presupuesto de ventas. Operativos. Se calculan para secciones de los departamentos. Ejemplo: presupuesto de la sección de mantenimiento.
  48. 48. Importancia del presupuesto <ul><li>Convierte los aspectos de la ejecución de los planes, en unidades de medida comparables. </li></ul><ul><li>Mide el desempeño de las unidades organizativas y provee unas metas comparables en cada uno de los programas de los departamentos de la empresa. </li></ul><ul><li>Sirve como estándar o patrón de ejecución en obras monetarias. </li></ul><ul><li>Coordina las actividades de los departamentos y secciones en forma conjunta. </li></ul><ul><li>Es un medio de control que permite controlar operaciones. </li></ul><ul><li>Determina el límite y alcance de las erogaciones. </li></ul><ul><li>Establece en base para la acción correcta, ya que las desviaciones son fácilmente identificadas. </li></ul>
  49. 49. Consideraciones que se deben observar al elaborar presupuestos <ul><li>Al elaborar presupuestos es necesario tomar en cuenta los siguientes aspectos: </li></ul><ul><li>Hay que mantener una revisión constante de las cifras fijadas. </li></ul><ul><li>Es difícil precisar la estabilidad del dinero, sobre todo en planes a largo plazo. </li></ul><ul><li>Tienen que proporcionar libertad de acción a los dirigentes, por lo tanto, no deben ser muy rígidos. </li></ul><ul><li>Deben manifestar el límite y alcance de las cifras establecidas. </li></ul><ul><li>No hay que olvidar que el presupuesto se basa en estimaciones y por ello puede ocultar defectos. </li></ul>
  50. 50. PROCEDIMIENTOS <ul><li>Los procedimientos son fundamentales para planear adecuadamente, dado que, determinan el orden lógico que deben seguir las actividades: </li></ul><ul><li>Promover la eficiencia y la especialización </li></ul><ul><li>Delimitan responsabilidades, evitan duplicidades </li></ul><ul><li>Determinan como deben ejecutarse las actividades y también cuando y quién debe realizarlas. </li></ul><ul><li>Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente. </li></ul>
  51. 51. Lineamientos para su implementación <ul><li>Para que los procedimientos cumplan su función, es necesario que: </li></ul><ul><li>Se capacite al personal, previo a su aplicación. </li></ul><ul><li>Sean muy accesibles y fáciles de interpretar. </li></ul><ul><li>Se representen gráficamente. </li></ul><ul><li>Que se evite la automatización del personal. </li></ul><ul><li>Al implantarlos se adecuen a situaciones reales y factibles. </li></ul><ul><li>Se revisen periódicamente. </li></ul><ul><li>Deben adecuarse a las necesidades y características de cada departamento y/o sección. No deben ser demasiado rígidos. </li></ul><ul><li>Deben ser estables, los cambios contínuos confunden al personal </li></ul><ul><li>La supervisión no debe ser muy rigorista. </li></ul>
  52. 52. PLANES <ul><li>Los planes son esquemas resultantes de la planeación, de tal manera que, ya sea todas o cada una de las etapas de la planeación, vertidas por escrito en un formato, son planes. Aunque cada una de dichas etapas tiene lineamientos específicos para su elaboración, existen algunas observaciones, comunes a todas, que deben regir cualquier plan para que su diseño sea efectivo. </li></ul><ul><li>1. Autorización . Solo los planes oficialmente autorizados deben ser elaborados y ejecutados. </li></ul><ul><li>La elaboración debe existir para: </li></ul><ul><li>Iniciar el estudio del plan </li></ul><ul><li>Prepararlo </li></ul><ul><li>Ejecutarlo </li></ul><ul><li>Controlarlo </li></ul>
  53. 53. PLANES 2.Objetividad. Debe fundamentarse en datos y elementos científicos. 3. Actualización . La aplicación de los planes requiere de su adaptación constante a los cambios de la empresa. 4. De naturaleza confidencial. Existen ciertas situaciones en el contenido del plan que no debe ser conocidas por todos los integrantes de la empresa. 5. Sencillez .Cualquier plan debe ser fácilmente comprensible. 6. Adecuación . Debe adaptarse a las necesidades de quienes lo pondrán en práctica. 7. Complemento. Que abarque todas las actividades necesarias para el logro de los objetivos. 8. Ventajosos. Que proporcione ventajas visibles a cada uno de los participantes en su realización.
  54. 54. Planeación Estratégica La Planeación Estratégica es el proceso organizacional de desarrollo y análisis, de la misión, la visión de metas y tácticas generales y de asignación de recursos. El propósito general de la planeación estratégica es enfrentar eficazmente las oportunidades y amenazas del entorno a partir de las fortalezas y debilidades de la organización. En algunas organizaciones el proceso de planeación estratégica incluye una planeación de contingencias. Un plan de contingencias podría ser desarrollo para la respuesta a un desastre o el manejo de una crisis.
  55. 55. Planeación Estratégica <ul><li>Los principales aspectos que deben abordarse en la planeación estratégica son: misión, visión, metas, estrategias y asignación de recursos. </li></ul><ul><li>Básicamente, la misión es el propósito o razón de existir de una organización. Para poder definir la misión de una organización se requiere responder a preguntas básicas como: </li></ul><ul><li>¿Cuál es nuestro ramo de actividad? </li></ul><ul><li>¿Quiénes somos? </li></ul><ul><li>¿A qué nos dedicamos? </li></ul><ul><li>La misión debe estimular a los miembros de una organización a pensar y actuar estratégicamente. </li></ul>
  56. 56. Planeación Estratégica Una visión expresa las aspiraciones y valores fundamentales de una organización, apelando por los general a las emociones e inteligencia de sus miembros. Metas . Las metas de una organización las constituyen todo aquello a lo que se compromete a lograr. Estrategias . Los principales cursos de acción que sigue una organización para cumplir sus metas. Asignación de recursos . Al asignar los recursos, una organización asigna dinero, personas, instalaciones y equipo, terrenos y otros recursos a varias funciones y tareas.
  57. 57. Visión ¿ Dónde veo a mi organización en 1,3, 5, y 10 años ? Provee una perspectiva motivacional al establecer una meta compromiso permanente en todos dentro de la organización. Ideología central - Valores - Propósito o misión Futuro previsto - Compromiso de largo plazo - Descripción vívida
  58. 58. <ul><ul><ul><li>Visión : </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Una visión es el futuro que prefieres. Son tus esperanzas, sueños y aspiraciones. Es lo que quieres lograr, no lo que creas que puedes lograr. Una visión es ese amplio paraguas debajo del cual se pueden colocar todos los miembros del equipo, independientemente de sus experiencias pasadas, compromisos anteriores o diferentes formas de participar en el equipo. </li></ul></ul></ul>
  59. 59. Visión y Misión La declaración de misión contesta la pregunta: ¿cuál es nuestro negocio? mientras que la declaración de visión contesta a: ¿qué queremos ser? “ La visión es un estado futuro, posible y deseable , de la organización, mientras que la misión está más ligada a la conducta y al presente ” <ul><li>Visión </li></ul><ul><ul><li>¿Que queremos? </li></ul></ul><ul><li>Misión </li></ul><ul><ul><li>Razón de Ser </li></ul></ul>
  60. 60. <ul><ul><ul><li>Misión: </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Una misión es algo más acercado a la realidad. Transmite el propósito fundamental del equipo, su razón de ser . Una misión establece lo que haces y para quien lo haces. En otras palabras: Una misión se enfoca en tu función y en tus clientes. También puede incluir tus valores o filosofía y tus talentos especiales o tecnología. Una misión debe ser corta y clara; debe reflejar el carácter único, capacidades y otras ventajas del equipo. </li></ul></ul></ul>
  61. 61. Para generar la Misión Qué hago? Para quién lo hago? Cómo lo hago? Por qué lo hago? En donde lo hago?
  62. 62. Puede ser insuficiente y restringir las oportunidades de la empresa al no reconocer explícitamente nuevos enfoques McCormick & Co. “ La misión principal de McCormick consiste en expander nuestro liderazgo y posicionamiento mundial en los mercados de especies, sazonadores y saborizantes”
  63. 63. “ Nuestra misión consiste en proveer a cualquiera de nuestros clientes de un concepto de movimiento de personas; hacia abajo, hacia arriba o hacia los lados; para distancias cortas; y con la más alta confiabilidad en comparación con cualquier empresa similar en el mundo.” Elevadores OTIS “ Nuestro propósito es ofrecer a nuestros clientes, a nuestros empleados, a nuestros accionistas y a las comunidades donde trabajamos beneficios económicos superiores, a largo plazo. Lograremos lo anterior viviendo a la altura de los valores de nuestra corporación” Corning, Inc.
  64. 64. <ul><ul><ul><li>Metas : </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Con las metas, el equipo empieza a poner en operación el proceso de planeación. Las metas nos dicen cual queremos que sea nuestro estado en el futuro. Son a largo plazo, pero son posibles. Deben estar basadas en la misión y visión del equipo. Las metas del equipo generalmente son pocas, y aún cuando tienen una fecha límite (dos a cinco años), pueden ser algo generales. </li></ul></ul></ul>
  65. 66. “ La Visión debe inspirar el esfuerzo” . Misión: que retos tengo para llegar a ser lo que quiero ser. Lo que hoy tengo que hacer. Cuál es el problema de mañana es lo que me interesa, no el problema de hoy.
  66. 67. “ El Director es aquel que está resolviendo los problemas que se van a tener mañana” . Quiero Puedo Necesito Cuando hay crisis las necesidades son el faro de las decisiones. Imaginar un estado de armonía de mi empresa. Pensar por que se puede perder esa armonía.
  67. 68. Planeación Estratégica del negocio <ul><li>¿Donde queremos ir? </li></ul><ul><li>¿Como queremos estar? </li></ul><ul><li>¿En que negocios? </li></ul><ul><li>¿Diversificación? </li></ul><ul><li>¿Concentración? </li></ul><ul><li>¿Crecimiento? </li></ul><ul><li>¿Lineas de producto? </li></ul><ul><li>¿Mercados? </li></ul><ul><li>¿Con que productos? </li></ul>
  68. 69. 2.4. Importancia de la Organización y Estructura Organizacional Desde siempre, el ser humano ha estado consciente de que la obtención de eficiencia solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte del grupo social; esta actividad corresponde a la etapa del proceso administrativo denomindado organización. Organización es la estructuración de las relaciones que deben de existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. Agustín Reyes Ponce
  69. 70. Elementos de Concepto Analizando la anterior definición se obtiene los elementos básicos del concepto. Estructura . La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos. Sistematización. Todas las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia. Asignación y agrupación de actividades y responsabilidades. Organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.
  70. 71. Elementos de Concepto Jerarquía. La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa. Simplificación de las funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos mas sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible. Con estos elementos se pueden definir a la organización como: El establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición y correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
  71. 72. Importancia de la Organización <ul><li>Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son: </li></ul><ul><li>Es de carácter continuo: jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes ( expansión, contratación, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización. </li></ul><ul><li>Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. </li></ul>
  72. 73. Importancia de la Organización <ul><li>Suministra los métodos para que puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos. </li></ul><ul><li>Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. </li></ul><ul><li>Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades. </li></ul>
  73. 74. Niveles Organizacionales Al hablar de un nivel, estamos hablando de una posición dentro de la jerarquía organizacional de la empresa y esto tiene relación con el rol o el papel que juega la persona involucrada en la empresa. Desde el punto de vista administrativo: Jerarquización es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia. Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.
  74. 75. Niveles Organizacionales <ul><li>La jerarquización implica la diferencia de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad (comunicación) que se relacionen entre si con precisión. </li></ul><ul><li>Para jerarquizar eficientemente es necesario observar las siguientes reglas: </li></ul><ul><li>Los niveles jerárquicos establecidos dentro de cualquier grupo social deben ser los mínimos e indispensables. </li></ul><ul><li>Se deben definir claramente el tipo de autoridad (lineal, funcional, y/o staff) de cada nivel. </li></ul>
  75. 76. Comunicación Comunicación es la acción de hacer y/o poner en común algo Communis = Común Ción = Acción
  76. 77. Rumor <ul><li>El rumor tiene tres características principales: </li></ul><ul><ul><li>No está controlado por la administración. </li></ul></ul><ul><ul><li>La mayoría de los empleados lo percibe como más creíble y confiable que los comunicados formales emitidos por la administración. </li></ul></ul><ul><ul><li>Se utiliza en gran parte para servir los intereses personales de algunos integrantes dentro del mismo sistema. </li></ul></ul>
  77. 78. Sugerencias para reducir las consecuencias negativas del rumor <ul><li>Anuncie los horarios para tomar decisiones importantes. </li></ul><ul><li>Explique las decisiones y comportamientos que pueden parecer inconsistentes. </li></ul><ul><li>Enfatice el lado negativo, lo mismo que el positivo, de las decisiones actuales y de los planes a futuro. </li></ul><ul><li>Hable abiertamente de las posibilidades del peor de los casos (casi nunca provoca tanta ansiedad como la fantasía no expuesta). </li></ul>
  78. 79. Principios de la Organización Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organización racional, se encuentran íntimamente relacionados y son: 1. Del Objetivo. Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. Es decir, la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos . Este principio a primera vista parece obvio, sin embargo, la realidad muestra que muchas veces se crean puestos con la consecuente implicación de costos y esfuerzos inútiles, que en nada contribuyen a lograr los objetivos, sino que, al contrario solo ocasionan gastos innecesarios. Al organizar es necesario tener presente que la finalidad primordial de la organización es promover la eficiencia, simplificar el trabajo y no complicarlos.
  79. 80. Principios de la Organización 2. Especialización. Este principio fue establecido por Adam Smith hace mas de 200 años; afirma que el trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una solo actividad. 3. Jerarquía. Es necesario establecer centro de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e interrumpida, desde el mas alto ejecutivo hasta el mas bajo. Este principio establece que la organización es una jerarquía.
  80. 81. Principios de la Organización 4. Paridad de autoridad y responsabilidad . A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesaria para cumplir dicha responsabilidad. No tiene objeto hacer responsable a una persona por determinado trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo. De la misma manera que resulta absurda conceder autoridad para realizar una función, a un empleado, si no se le hace responsable por los resultados. 5. Unidad de mando . Este principio establece que el determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe y que los subordinados no deberán reportar a más de un supervisor, pues el hecho de que un empleado reciba órdenes de dos o mas jefes solo ocasionarán fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.
  81. 82. Principios de la Organización 6. Difusión. Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas. Por otra parte, la descripción de labores no debe hacerse con demasiado detalle. 7. Amplitud o tramo de control. Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que este pueda realizar todas sus funciones eficientemente.
  82. 83. Principios de la Organización 8. De la Coordinación . Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. Un ejemplo de esto puede ser de que servirá contar con departamentos de mercadotecnia y finanzas muy eficientes, si la transportación es tan mala que la compañía difícilmente desplaza sus mercancías. En otras palabras, el administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa, ya que cualquier fuente de deficiencia puede ocasionar serios problemas; la empresa es un sistema que para funcionar con eficacia, necesita que todas sus partes, a su vez, funcionen correctamente.
  83. 84. Principios de la Organización 9. Continuidad. Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a a las condiciones del medio ambiente. La organización que es apropiada para la empresa en un momento dado, puede no serlo posteriormente; por lo mismo, alguien debe tener asignada la responsabilidad de observar la estructura organizacional y seguir los ajustes y modificaciones necesarios.
  84. 85. 2.5. Coordinación y tramo de control Los niveles jerárquicos constituyen una escala de posiciones de mando dispuestas por orden de importancia, según sea el grado de autoridad, responsabilidad y/o facultad para tomar decisiones, que se establecen en un organismo social. El tramo de control equivale al número de subordinados que dependen directamente de un jefe. En todo organismo social se presenta el problema de decidir cuantos niveles jerárquicos y la cantidad de personas que un administrador puede supervisar eficazmente. LYNDALL URWICK , establece que un jefe de nivel superior no debe supervisar a mas de cinco subordinados y en los niveles inferiores el tramo de control debe estar entre 8 y 12.

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