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La normalización a nivel
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• ISO sólo reconoce a uno por país: INDECOPIISO s...
La normalización en gestión de
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¿Qué significa?¿Qué significa?
• Un “sistema de gestión” es la forma de que la alta dirección establezca una 
política y u...
Publicadas a fin de 2011Publicadas a fin de 2011
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– Un montón de actividades y cu...
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PUPC: Conferencia la normalización internacional en información y documentación

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Conferencia dictada en Lima en septiembre de 2013 sobre normalización internacional en información y documentación

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PUPC: Conferencia la normalización internacional en información y documentación

  1. 1. La normalización internacional en información y documentación: ¿una historiainformación y documentación: ¿una historia de éxitos? Lima, 6 de septiembre de 2013p PUPC- Archivo de la Universidad, Sección de í óBibliotecología y Ciencias de la Información carlota@carlotabustelo.com
  2. 2. ¿Necesitamos hablar el mismo idioma?¿Necesitamos hablar el mismo idioma? NO ES FÁCIL PERO LO SEGUIMOS INTENTANDO…. carlota@carlotabustelo.com
  3. 3. ¿ Quien define el idioma?¿ Quien define el idioma? • No existe un único organismo normalizador • Normalizan los organismos que tienen suficiente peso en un determinado  sector/ámbito que los demás le reconocensector/ámbito, que los demás le reconocen • Normalizan los organismos que tienen una financiación que se lo permite • La normalización puede tener dos caminos • Primero la norma o estándar se usa estándar de facto y luego se  formaliza • Primero de formaliza, desarrolla y escribe y luego se fomenta su uso Una norma es un éxito cuando se usa de forma extendida por todos los implicados  facilitando el entendimiento y beneficiando a quien la usa carlota@carlotabustelo.com
  4. 4. La normalización ISOLa normalización ISO f b d d b ó d• Su fuerza se basa en unos estrictos procedimientos de aprobación de  normas y el reconocimiento internacional de las mismas
  5. 5. La normalización ISOLa normalización ISO ó d l b é é é b é• Organización del trabajo técnico. Comité Técnicos y Subcomités .  Presidencia y Secretaria recaen sobre un NMB – Independencia de los TC y SC • Teórica coordinación • Práctica temas yuxtapuestos y diferentes puntos de vista – Competencia entre normas. Best sellers • Características de las Normas • Documento voluntario  • Elaborado por consenso• Elaborado por consenso  • Participación de todas las partes interesadas • Disponible para el público (bajo pago)
  6. 6. La normalización en información y documentación Una vieja aspiración Mundaneum de Otlet y La Fontaine 1934 Algunos actores internacionales Y carlota@carlotabustelo.com Y…
  7. 7. La normalización en información y documentación Muchos temas que normalizar!!! algunos éxitos consolidados Otros en vías de consolidación Algunos estándares o normas de factoAlgunos estándares o normas de facto y otros muchos en desarrollo y aplicación carlota@carlotabustelo.com y otros muchos en desarrollo y aplicación…
  8. 8. La normalización en gestión de documentos • Normalización no ha sido hasta ahora un tema prioritario • Necesidades desde el entorno digital: – Interconectividad e interdependencia – Presión para el acceso a la información y la trasparencia de las  organizacionesg • Cierto escepticismo en algunos sectores de la comunidad  profesional (compartido por otras comunidades):  “Lo bueno de las normas es que hay tantas que puedes elegir” Gestión de documentos: Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de los documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de la organizacióninformación y prueba de las actividades y operaciones de la organización.
  9. 9. Distintos contextosDistintos contextos Archivos Gestión de documentos • ISO 15489. Gestión de  documentos  International Standard of  Archival Description (ISAD) documentos • MoReq. Model requirements for  management of electronic Archival Description (ISAD)  Encoded Archival Description (EAD) management of electronic  records (EAD) Mismos objetos de información distintos enfoques y j q y distintos organismos normalizadores
  10. 10. Normalización ISO en gestión de documentos ISO TC46/SC11 INFORMATION AND DOCUMENTATION • Creation of SC: 1998 ISO TC46/SC11. INFORMATION AND DOCUMENTATION.  ARCHIVES/RECORDS MANAGEMENT • Secretariat: Standards Australia (Agnes Simai) • Chair: David Moldrich (Australia) • P‐members: 28 • O‐Members: 13 Foundation standard: • Published products: 12 • Under development: 4 • Active WGs: 7 + 1 JWG 171/SC2 + 1 JWG171/SC3 ISO 15489 (2001) (part 1 and 2) Records Management DIRECTION Establishing a framework for managing records for as long as required for organisational, social and  cultural purposes  MISSION Take a leading role in improving best practices in managing records by providing a framework as well  as standards and guidance for the design and application of records practices and processes.  carlota@carlotabustelo.com
  11. 11. Normalización ISO en gestión de documentos ISO 171 DOCUMENT MANAGEMENT APPLICATIONS • Creation of SC: 1978 ISO 171. DOCUMENT MANAGEMENT APPLICATIONS • Secretariat: ANSI (Betsy Fanning) • Chair: Gerard Cathaly‐Pretou (France) • P‐members: 18 • O‐Members: 25 • Published products: 76 • Under development: 10 • Subcommittees: 3 • Active WGs: 11 Best seller: PDF series Active WGs: 11 SCOPE: Document management applications provides standardization of technologies and processes involving  i d i i l di ib i d i i i i i hcapture, indexing, storage, retrieval, distribution and communication, presentation, migration, exchange,  preservation, integrity maintenance and disposal. Documents may be managed in micrographics or  electronic form.  carlota@carlotabustelo.com
  12. 12. La normalización a nivel nacional • Organismos normalizadores nacionales • ISO sólo reconoce a uno por país: INDECOPIISO sólo reconoce a uno por país: INDECOPI Normas nacionales‐ NTP Adopción de normas ISO: Traducción COPANT COOPERACIÓN Grupos con  AENOR carlota@carlotabustelo.com
  13. 13. La normalización en gestión de documentos a nivel nacional L i L ti i ñLa presencia Latinoamericana: muy pequeña ISO TC46/ SC11‐ Archives/records  managementmanagement carlota@carlotabustelo.com
  14. 14. La normalización en gestión de documentos a nivel nacional EJEMPLO DE ESPAÑA Funcionamiento de AENOR similar al de ISO a nivel nacional – Comité Técnico 50‐ Documentación (espejo del TC46 Information y ( p j y documentation y del TC171‐Document management aplications). Se  ha creado el Subcomité 1. Gestión de documentos y aplicaciones – Los Comités y Subcomités técnicos se forman con personas  (i i i ) i d i d b d l(instituciones) con intereses en un determinado sector, buscando el  equilibrio y la representatividad del conjunto. – Las Secretarías se pueden otorgar a organismos con fuerte presencia.  En este caso del CTN50 es FESABID (Federación Española deEn este caso del CTN50 es FESABID (Federación  Española de  Sociedades de Archivística, Biblioteconomía, Documentación y  Museística), del CTN50/SC1 es la Subdirección General de Archivos  Estatales del Ministerio de Cultura.
  15. 15. La normalización en gestión de documentos a nivel nacionaldocumentos a nivel nacional O S ÑEJEMPLO DE ESPAÑA • Trabajo en la normalización en España: – Traducción de las normas ISO. – Promoción de la utilización de las normas • Trabajo en el contexto internacional: – Presencia en las reuniones/ trabajo de todo el grupo ese c a e as eu o es/ t abajo de todo e g upo en distintos temas (participación activa) Podrían realizarse normas nacionales pero no se ha  considerado oportuno en este contexto
  16. 16. Normalización ISO en gestión de documentos BP GESTIÓN DE  DOCUMENTOS 15489 ANALISIS DE LOS  TIC SISTEMAS FUNCIONALI DADES ERM  16175 Procesos y  controles.  Documentos  electrónicos Metodología  de análisis PROCESOS D E  TRABAJO 26122 HARD WARE FORMATOS VERACIDAD  Y FIABILIDAD 15801electrónicos METADATOS  23081 REPOSITORIO S DIGITALES 17068 normas  normas PDF 32000 PRESERVACIÓN OAIS DIGITALIZAC IÓN 13028 CONVERSIÓN  Y MIGRACIÓN  13008 micrografía,  escáner y  discos ópticos 32000 19005 14721 ESPECIFICACI ONES SISTEMA DE  GESTIÓN  Serie 30300 BP 18492 carlota@carlotabustelo.com ONES 14641
  17. 17. Normalización ISO en gestión de documentos: los éxitos ÉTEMA NORMA TC/SC ÉXITO BUENAS PRÁCTICAS  EN GESTIÓN DE  ISO 15489‐ Gestión de  documentos TC46/SC11 Profesional archivos y gestión  DOCUMENTOS (2001) de documentos FORMATOS ISO 32000 PDF (2008) ISP 19005 PDF‐A (2005) TC171/SC2 Uso de  desarrolladores,ISP 19005 PDF A (2005) desarrolladores,  consumo público  en general PRESERVACIÓN ISO 14721 Open Archival TC 20/SC13 DesarrolladoresPRESERVACIÓN  DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ISO 14721. Open Archival information system (2003) TC 20/SC13 Desarrolladores  bibliotecas  repositorios  abiertosabiertos carlota@carlotabustelo.com
  18. 18. El nuevo proyecto en busca del éxito: ISO 30300 Related standards &  Technical reports Implementation of records processes ISO 30300 Management systems for records  standards Governance framework for records Guidelines 2 ISO 15489 Records  management.  General‐1 ISO TR  26122 Work  process  analysis for  records Conceptual and implementation ISO 23081 Metadata for  records.  Principles‐1 ISO 30300 Management systems  for records‐ Fundamentals and  vocabulary Fundamentals &Terminology ISO 30301 Management systems ISO DTR  17068 Trusted  Third Party  Repository  for Digital  Records Guidelines‐2 ISO 13008ISO TR Self assessment method‐3 implementation issues‐2Requirements Management systems  for records ‐ Requirements ISO 30303 Management systems  for records‐ Requirements for  bodies providing audit ISO 16175ISO 18128ISO 13008 Digital  records  conversion  and  migration  process ISO TR  13028 Implement‐ ation  guidelines  for  digitization  of records ISO 30302 Management systems  for records: Guidelines  for Implementation  bodies providing audit  and certification Guidelines Support High Level  Structure Elements Digital records ISO 16175 Principlesand Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments1 ISO 18128 Risk  identificatio n and  assessment  for records  systems  ISO 30304 Management systems  for records: Assessment  guide Business systems 3 g management systems -2 Under developmentUnder discussion carlota@carlotabustelo.com
  19. 19. Gestión de documentos como MSS MSRMSS= MSR ISO MSS= Management System Standard:ISO MSS= Management System Standard: – 9000 sistemas de gestión de calidad – 14000 sistemas gestión ambiental – 27000 sistemas de gestión de la seguridad de la información27000 sistemas de gestión de la seguridad de la información – Otras  Características  imprescindible comunes Ciclos de mejora continúa C tibl p Compatibles  Certificables Gestión documental Sistema de gestión para los  documentos Norma de buenas prácticas a  MSS carlota@carlotabustelo.com MSS
  20. 20. ¿Qué significa?¿Qué significa? • Un “sistema de gestión” es la forma de que la alta dirección establezca una  política y unos objetivos y los medios para llevarlos a cabo • El propósito del SGD/MSR sería presentar los documentos o evidencias• El propósito del SGD/MSR sería presentar los documentos o evidencias  como otro aspecto a tener en cuenta en un sistema de gestión (calidad,  medio ambiente, seguridad de la información, etc.) El desafío es hacer llegar nuestro mensaje de los beneficios de una  buena gestión de documentos a las organizaciones que se modernizan y  ponerlo en la hoja de ruta de la alta dirección Creación RegistroDisposición n de la   de  ntos ClasificaciónAcceso Aplicación gestión docume carlota@carlotabustelo.com Metadatos
  21. 21. Publicadas a fin de 2011Publicadas a fin de 2011 é h d i ?• ¿qué ha pasado en este tiempo? – Un montón de actividades y cursos relacionados • http //www iso30300 es/category/actividades sobre las normas• http://www.iso30300.es/category/actividades‐sobre‐las‐normas‐ iso‐30300/ – Algunos artículos, blogs, post • http://www.iso30300.es/recursos‐sobre‐las‐normas‐iso‐30300/ • Linkedin Group. http://www.linkedin.com/groups?gid=4175551 Una certificación– Una certificación • http://www.esaged.com/articles‐mostra‐1637‐cat‐ gestio_i_qualitat.htm – La ISO 30302‐ Guía de implementación en marcha carlota@carlotabustelo.com 21
  22. 22. Publicadas a fin del 2011Publicadas a fin del 2011 • A id i t i l M h i t é• Acogida internacional‐ Mucho interés  de los profesionales • Participación en el grupo de trabajo  i l ISO dpara armonizar las normas ISO de  sistemas de gestión (ISO TMB‐ JTCG) • Gran interés en Latinoamérica: Actividades formativas y conferencias en – Colombia – México – Bolivia – Perú – ChileChile – Argentina – Previstas en Dominicana, Costa Rica…. carlota@carlotabustelo.com
  23. 23. ¿qué nos falta?¿qué nos falta? • Proponer, explicar y convencer a la alta dirección • Marketing • Búsqueda de nuevos  l d l daliados entre los encargados  de los otros sistemas de  gestióngestión • Oportunidad de pasar del  plano operativo al plano p p p estratégico carlota@carlotabustelo.com
  24. 24. ¡GRACIAS POR SU¡GRACIAS POR SU  ATENCIÓN!

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