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Cap05 Consultoría : Reunión De Contratación
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Cap05 Consultoría : Reunión De Contratación

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En este capítulo se detalla los aspectos para asegurar que las negociaciones durante la reunión sean las adecuadas y que favorezcan a una contratación optima que ayude al éxito del proyecto a …

En este capítulo se detalla los aspectos para asegurar que las negociaciones durante la reunión sean las adecuadas y que favorezcan a una contratación optima que ayude al éxito del proyecto a desarrollar.

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  • 1. Carlos A. Prialé Condori
  • 2. Consideraciones Todo acontecimiento y acción cuenta Las interacciones cliente-consultor en cadareunión sin indicadores de como será elcurso del proyecto Desde la primera reunión hay que estarpreparados Indagar en quien reside la responsabilidad Quienes estarán presentes Atento a las señales (media horas vs tiemponecesario)
  • 3. Preguntas claves: ¿Qué desea usted tratar? ¿Quién es el cliente para este proyecto? ¿Quiénes más asistirán a la reunión?¿Quepapeles/cargos asumirán? ¿De cuánto tiempo disponemos? ¿Quiere comenzar un proyecto o analizar sifinalmente se realizará? «¿Quién es el cliente?»
  • 4. Reglas No hacer un contrato con alguien noesté presente Si hay participantes mas importantes yno están presentes, no asuma quecuenta con el apoyo de estos No comenzar un proyecto si aun no seah reunido con los participantessuperiores
  • 5. Desempeño del Cliente Concurre a la reunión inicial deplanificación Fijan objetivos del proyecto Aprueban medidas a tomar Reciben los informes de resultado deltrabajo del consultor
  • 6. El cliente Puede ser: Una persona Un equipo de management Un departamento Que hacer? Reunirse con cada participante y ver cualesson las expectativas individuales Expresar abiertamente lo que se va hacer yevaluar en que grado lo va satisfacer.
  • 7. Paso 1: Reconocimientopersonal Recomendaciones Crear ambiente cómodo Manifiéstese a modo personal sobre sussentimientos de estar en la reunión con elclienteEj: «Esta es una de las pocas plantas conla que nunca eh trabajado, me alegra quellamaran.»
  • 8. Paso 2: Comunique que hacomprendido el problema A menudo los manager están ansiosospor expresar su problema Por lo general cada quien desde supunto de vista. El problema ya se había intentandoresolver, al no poder recurren alconsultor Dudan de que alguien que no pertenecea la empresa pueda solucionarlo
  • 9. Paso 2: Comunique que hacomprendido el problema El consultor debe: Admitir los aspectos singulares de lasituación Exponer en palabras propias el como haentendido el problema Tranquilizar al manager informándole quehay soluciones para el problema«específico», también que se cuenta conexperiencia en el área y le va resultar útil.
  • 10. Paso 3: Necesidades yofrecimientos del cliente Pregunta clásica del cliente «¿Quénecesita usted de mi?» El cliente espera cosas distintas; unadel proyecto y una del consultor Generalmente el cliente sabe lo queespera de el proyecto. No saben concretamente que esperandel consultor, pero en común es losiguiente:
  • 11. Paso 3: Necesidades yofrecimientos del cliente Lo que espera el cliente implícitamente: Estudio sobre problema comercial específico Consejos sobre como solucionar el problema Un programa de enseñanza proyectado y guiado Consejo y apoyo personal Evaluación del personal principal de la sección Reparación de una pieza del equipo El proyecto para un proceso más económico
  • 12. Paso 3: Necesidades yofrecimientos del cliente Usualmente el consultor sabe comohacer su trabajo, pero es bueno saber siel cliente tiene una idea de comodebería de hacerse; Para ello sepregunta directamente. Por lo general, si el cliente tiene unaidea, son limitaciones al respecto masque ayudas en la labor futura.
  • 13. Paso 3: Necesidades yofrecimientos del cliente Indagar directamente en el cliente sobreque es lo que nos va ofrecer las labores;considerar los siguientes: Presupuesto para el proyecto Tiempo de personal Acceso a la información
  • 14. Paso 4: Necesidades yOfrecimientos del Consultor-NECESIDADES Error clásico del consultor: Creer que no pueden exigir al cliente ya queestán para prestar servicio, no exigirlo; estoes «Contraproducente» Se debe poner en claro lo que elconsultor necesita del cliente; Estoasegura el éxito del proyecto.
  • 15. Paso 4: Necesidades yOfrecimientos del Consultor-NECESIDADES Necesidades a considerar: Tiempo para realizar un buen trabajo Acceso al personal e información Apoyo del cliente ante eventualidades Personal para que trabajen en el proyecto Acuerdos de confidencialidad Seguimiento de consejos Tiempo del manager de linea
  • 16. Paso 4: Necesidades yOfrecimientos del Consultor-NECESIDADES Todas las necesidades debenexpresarse en la fase de contratación El riesgo de no manifestar lasnecesidades es que el proyecto «nosaldrá bien» «Un proyecto sin éxito es peor que notener un proyecto» Existen 2 clases de necesidades:«esenciales» y «deseables»
  • 17. Paso 4: Necesidades yOfrecimientos del Consultor-NECESIDADES Necesidades ESENCIALES: También llamadas «indispensables» Son las que uno debe tener como mínimopara poder realizar el proyecto De no conseguirse es mejor no continuar Varían según situación
  • 18. Paso 4: Necesidades yOfrecimientos del Consultor-NECESIDADES Necesidades ESENCIALES: Acceso a las personas clave que tienenparticipación en el problema Tiempo suficiente para realizar trabajoprofesionalmente Acuerdo de «no evaluación» individual delpersonal involucrado Dinero Acceso a archivos y documentos Compromiso del jefe para proceder con el proyecto Reintegro de llamadas telefónicas.
  • 19. Paso 4: Necesidades yOfrecimientos del Consultor-NECESIDADES Necesidades DESEABLES: Cosas que se desea obtener delcliente, pero se puede vivir sin ellas No son necesidades «triviales ocaprichosas» Son necesidades que ayudan a realizar elproyecto de forma más eficaz Lo son si se puede llegar al éxito sin ellas
  • 20. Paso 4: Necesidades yOfrecimientos del Consultor-NECESIDADES Necesidades DESEABLES: Ejemplos Que alguien de la Organización trabaje connosotros Que el manager se reúna con su personal yexplicarles todo para contar con su apoyo Cooperación sin reservas del personal dediversas áreas Acuerdo con el cliente para que informesobre el avance del proyecto
  • 21. Paso 4: Necesidades yOfrecimientos del Consultor-NECESIDADES Expresarlo con palabras: Identificar que se necesita del cliente Solicitar de manera autentica Evitar complicar los requerimientos conexplicaciones y justificaciones Evitar solicitar con un pregunta, puedecomplicarlo todo
  • 22. Paso 4: Necesidades yOfrecimientos del Consultor-OFRECIMIENTOS Ofrecimientos del consultor Manifestar que se tiene para ofrecer Ser realista respecto a los limites Las promesas son conjuntas con losManager de Línea:○ El consultor puede ofrecer soluciones realessolo si el Manager acepto el compromiso del50% Ofrecer resultados del esfuerzo «solo» de elconsultor es de magos.
  • 23. Paso 4: Necesidades yOfrecimientos del Consultor-OFRECIMIENTOS No ofrecer algo que implica cosas queno se puede controlar Conducta y/o acciones del cliente Comprometerse a realizar algo solo,pero que implica también al cliente, esdarle a este la facilidad de convertirsesolo en observador y que pueda vercomo el consultor hace milagros.
  • 24. Paso 4: Necesidades yOfrecimientos del Consultor -OFRECIMIENTOS Cosas que siempre hay que considerar: Expresar con claridad, sin importar ponerledemasiado énfasis, que necesitamos yrequerimos de el cliente para que elproyecto funciones Ser cautos, aún pudiendo caer en lamolestia, acerca de los resultados que «solonosotros» aportaremos al proyecto.
  • 25. Paso 5: Lograr el Acuerdo. Al intercambiar necesidades, el proyecto, ose logra o atasca. Lograr el acuerdo no implica que reuniónhaya terminado Existen tres pasos para que un contratoestable y equilibrado pase a ser «seguro» Paso 6: Solicitar información sobre control ycompromiso Paso 7: Brindar apoyo Paso 8: Reconfirmar las medidas a tomar.
  • 26. Paso 6: Solicitar informaciónsobre control y compromiso Paso para la seguridad del proyecto Errores que conllevan a un contratoineficaz: El Cliente celebró el contrato por algún tipo decoerción Cliente accede al contrato sin sentirse segurode hacerlo (no mantuvo el control de lasituación) Cuidar que al iniciar el proyecto no se hayacaído en uno de los errores mencionados.
  • 27. Paso 7: Brindar apoyo Manifieste al cliente que su apoyo esimportante Permitirle, incluso solicitarle, que le deconsejos de como desenvolverse en laorganización El apoyo solicitado debe ser«específico» y «genuino»
  • 28. Paso 8: Reconfirmar lasmedidas a tomar. Aseverar los acuerdos a los cuales sellegaron previamente «Usted enviará un memorándum a supersonal con respecto al proyecto» «Vendré el día X para comenzar con lasentrevistas al personal» Después de concluir los pasosanteriores concluye la contratación

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