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Conceptos basicos adm de proyectos
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Conceptos basicos adm de proyectos

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Guía de Conceptos Básicos necesarios para la Administración de Proyectos

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Conceptos basicos adm de proyectos Conceptos basicos adm de proyectos Presentation Transcript

  • ADMINISTRACION DE PROYECTOS Informáticos
  • ¿Qué es un proyecto?“Empresa única, no repetitiva y temporal que implicala coordinación de elementos humanos, técnicos,administrativos y financieros para el desarrollo deun producto o servicio único, dentro de un marco detiempo y con una cantidad determinada derecursos”.
  • Que es un proyecto?• Un trabajo de una vez, con múltiples tareas,que tiene fechas de inicio y final claramentedefinidas, un alcance específico del trabajoque necesita ser ejecutado, un presupuesto yun nivel de desempeño esperado (calidad).• Un proyecto es un problema calendarizadopara una solución --- J.M. Juran
  • Que es un proyecto?• Todo proyecto debe considerar los sgtes parámetros: – Alcance – Costo – Tiempo – Calidad • Satisfacción del cliente • Procesos • Productos • Relación costo/beneficio
  • ¿Cómo realizan el trabajo las organizaciones?• Operaciones (continuas y repetitivas) y proyectos (temporales y únicos)• Personas• Restringidos por recursos limitados• Planifican, ejecutan y controlan
  • Características Temporal. Es finito tiene un inicio y un fin. Único. Diferente de alguna forma a los productos o servicios existentes. Desarrollo progresivo. Por pasos o incremental.
  • ¿Qué es la Administración de Proyectos?“Es la aplicación deconocimiento, herramientas,habilidades y técnicas a lasactividades de un proyecto paracumplir los requerimientos deéste”Fuente PMI
  • Conocimientos y Conocimiento y Prácticas de A.P. práctica del área generalmente específica de aceptadas. aplicación /conocimientos técnicos del área Conocimientos de Administración General, conocimiento y práctica.Relación con otras disciplinas
  • Admin. de proyectos• Se realiza a través del uso de Grupos de Procesos, como: – Iniciación – Planificación – Ejecución – Seguimiento y Control – Cierre
  • Requerimientos• Especificaciones (con una calidad definida) Técnicas Humanas Aprendizaje Legales
  • DefinicionesStakeholders/Interesados. Todo aquel que tenga algún interés en el proyecto.Cliente. El usuario de los entregables del proyecto.Sponsor/Patrocinador. La persona que ordena que el proyecto se ejecute.
  • Los InteresadosIndividuos y organizaciones: activamente involucrados en el proyecto.Cuyos intereses pueden verse afectados (positiva o negativamente) como resultado de la ejecución del proyecto, de su terminación exitosa o del abandono del mismo.
  • Los Interesados La Gerencia del Proyecto (sus administradores, el equipo de proyecto) debe identificar a estos individuos y organizaciones y determinar cuáles son sus necesidades y sus expectativas. Posteriormente, debe manejar e influenciar esas expectativas para asegurar el éxito del proyecto. Esta identificación -de los “stakeholders”- suele ser especialmente difícil.
  • Los InteresadosClaves El Gerente de Proyecto: Individuo responsable de la administración del proyecto. El Cliente: El individuo u organización que usará el resultado del proyecto. Puede haber múltiples clientes. La Organización Desarrolladora: La empresa cuyos empleados tienen la mayor relación con el proyecto. El Patrocinador: Individuo o grupo que proporciona los recursos financieros para el proyecto.
  • Los InteresadosHoy en día hay muchos Interesados (INTERNOS y EXTERNOS) y de naturaleza muyvariada.Por ejemplo: Los dueños y quienes proveen los fondos. Los contratistas. Los miembros del equipo de proyecto y sus familias. Las dependencias gubernamentales. Los medios de comunicación. Los ciudadanos y habitantes individuales. Las organizaciones locales (fuerzas vivas - cabildeo). La sociedad en su sentido más amplio.
  • Qué es un Administrador de Proyectos?Aquel que tiene la responsabilidad totalde asegurar que el proyecto secomplete a tiempo (cronogramaaprobado), bajo el presupuesto(costos), bajo el alcance esperado ycon el nivel de desempeño deseado(calidad)
  • Habilidades Gerenciales del Administrador de proyectos• Comunicador: Comunicación efectiva. Intercambio de información• Influenciador: Influencia en la organización. Capacidad para “lograr que las cosas se hagan”• Líder: Desarrollar una visión y una estrategia, y motivar a las personas para lograr esa visión y estrategia
  • Habilidades Gerenciales del Administrador de proyectos• Motivador: Estimular a las personas para que alcancen altos niveles de rendimiento y superen los obstáculos al cambio• Negociador y administrador de conflictos: Consultar con los demás para ponerse de acuerdo o llegar a acuerdos con ellos• Solucionador de problemas: implica su definición, identificación, análisis de alternativas, y toma de decisiones.
  • Habilidades Gerenciales BásicasEl Gerente de Proyectos debe lidiar con todos y cadauno de los aspectos de la administración. Algunos tópicos que se incluyen dentro del papel deesta Gerencia son:  Finanzas y contabilidad, mercadeo y ventas, investigación y desarrollo, fabricación y distribución.  Planificación estratégica, táctica y operacional.
  • Habilidades Gerenciales Básicas Estructura organizacional, comportamiento organizacional, administración de personal, compensaciones, beneficios, desarrollo profesional. El manejo de las relaciones laborales a través de la motivación, la delegación, la supervisión, la formación de equipos y el manejo de conflictos, entre otros.
  • Habilidades Gerenciales Básicas Cimientos sobre los que se construye Habilidades Gerenciales las habilidades para el manejo del proyecto Son esenciales para la administración Cualesquiera de éstas pueden ser necearias en determinado momento (o continuamente)Liderazgo, comunicación, negociación,solución de problemas, capacidad deinfuenciar Influyen sobre la mayoría de los proyectos
  • Habilidades Gerenciales BásicasLiderazgoDebe establecerse la diferencia entre Liderazgo y Administración,reconociendo que ambos son necesarios y que el uno sin el otro produciránresultados pobresLa administración se relaciona con la producción consistente de losresultados esperados.El liderazgo involucra: El desarrollo de una visión de futuro y las estrategias que generarán Dirección: los cambios necesarios para alcanzar dicha visión. Alineamiento: Comunicar esa visión con palabras y hechos a todos aquellos que contribuirán a su cumplimiento Motivación: Inspirar a la gente, ayudarlas a cargarse de energía para sobreponerse a las barreras políticas, burocráticas y a las limitaciones de recursos.
  • Habilidades Gerenciales BásicasComunicación... (Entendimiento)...La comunicación significa el intercambio de informaciónentre un emisor y un receptor.La información debe ser: clara, precisa, oportuna, completa,sin ambigüedades y sin sesgos (de alta calidad ).Se debe asegurar que la información sea recibidaenteramente y que sea completamente entendida.La comunicación tiene varias dimensiones: escrita, verbal,interna, externa, formal, informal, vertical, horizontal…
  • Habilidades Gerenciales BásicasNegociación...La negociación involucra “cabildear” con otros para llegar a términos opara alcanzar un acuerdo. Acuerdos Negociación Directa Negociación Asistida Mediación y el Arbitraje
  • Habilidades Gerenciales BásicasNegociación...Qué se negocia? El alcance, los costos, el plazo y sus cambios… Los términos y condiciones de los contratos… Las asignaciones y los recursos…Cuándo se negocia? A todo lo largo del proyecto….Cómo y dónde se negocia? Depende de...
  • Habilidades Gerenciales BásicasSolucionador de Problemas...La solución de controversias (conflictos,problemas) implica primero, definir el problemay luego tomar las decisiones del caso.Tiene que ver con problemas que yaocurrieron…no con problemas potenciales comoa los que se enfrentan quienes administran elriesgo
  • Habilidades Gerenciales BásicasSolucionador de Problemas... Diferenciar los hechos de las causas y de los síntomas Establecer si el problema es interno o externo Identificación - Definir si es técnico, administrativo o Definición del Problema interpersonal Analizar el problema para identificar las soluciones viables y seleccionar e implementar una de ellas. Análisis – Fuentes de soluciones: el cliente, el equipo, el Toma de decisión gerente funcional… Elemento de oportunidad…la decisión correcta podría no ser la mejor si es tomada inoportunamente
  • Habilidades Gerenciales BásicasInfluenciar sobre la Organización...Significa tener la habilidad para “lograr que las cosassucedan”.Requiere un pleno entendimiento tanto de lasestructuras formales de las organizaciones involucradascomo de sus estructuras informales. También serequiere comprender la mecánica del poder y lapolítica.
  • Habilidades Gerenciales BásicasInfluenciar sobre la Organización...Es tener la habilidad de influir, el comportamiento,cambiar el curso de los eventos, vencer la resistencia ylograr que la gente haga cosas, que de otra forma noharía.
  • Roles de un Administrador de Proyectos?Coordinador Tareas de coordinación e integración de subsistemas, asiste en aspectos técnicos, de personal, presupuestos, mide y analiza el rendimiento del proyecto en el progreso técnico, de calendario y presupuestoDirector Tiene un papel más fuerte en planeación y control, coordina y negocia requerimientos entre el sponsor y las organizaciones que ejecutanGerente de Enfocado hacia un programa que da resultadosProyectos al negocio, desarrolla nuevos negocios, orientado al desarrollo de la organización
  • Qué es un Proyecto Exitoso?• Alcance• Costo• Tiempo• Calidad (Satisfacción del cliente)• Que el producto o servicio sea utilizado por la Organización, que realmente se logre percibir que se ha aportado algo
  • Factores que circunscriben el éxito del proyecto Recopilado y preparado por: Ing.Sonia Mora G.
  • Qué es un Proyecto Exitoso?• Alcance (con cambios mínimos)• Costo (dentro del presupuesto)• Tiempo (dentro del asignado)• Calidad (Satisfacción del cliente, aceptado)• Puesta en producción (sin perturbar las operaciones del negocio)
  • Cuáles Factores Críticos de Éxito consideranustedes que son relevantes para desarrollar proyectos exitosos?
  • Factores Críticos de Éxito• Misión del proyecto• Respaldo de la Alta Gerencia• Plan del proyecto• Mantenerse conectado con el cliente• Reclutamiento, selección y entrenamiento del personal requerido
  • Factores Críticos de Éxito• Disponibilidad de la experiencia y la tecnología necesaria• Aceptación por parte del usuario• Control y retroalimentación• Comunicación efectiva a lo interno y a lo externo• Capacidad del manejo de situaciones difíciles
  • Por qué consideran ustedes que fracasan losproyectos. Cuáles son los errores clásicos de los proyectos?
  • Cuáles son los Riesgos que afectan los proyectos?
  • Consideran ustedes que estos: factores críticos, los errores, los riesgosson comunes en los proyectos denuestras organizaciones?
  • Para qué las organizaciones desean desarrollar proyectos?• Para generar cambios organizacionales que las hagan más competitivas• Para competir con nuevos productos o servicios (innovación)• Para competir en un mundo globalizado, que requiere capacidad de cambio y flexibilidad para atender las relaciones y necesidades de los clientes• Para competir con modelos de costos de operación que permitan brindar valor agregado a los clientes.
  • Para qué y por qué las organizaciones desean desarrollar proyectos?• “Para implementar la estrategia de negocios de la organización”
  • Ciclos de vida de un proyecto• Para facilitar la administración, los directores de proyectos y/o la organización divide los proyectos en “fases”, con los enlaces correspondientes entre si.• El conjunto de estas fases se conoce como ciclo de vida del proyecto.
  • Ciclo de Vida del Proyecto FasesCiclo de Vida Genérico...Costo yPersonal Fase Inicial Fases Intermedias Fase Final Tiempo Final Inicio
  • Fases de un proyecto• Fase: es la división - del proyecto- en partes más pequeñas y bien definidas – Mejor control – Proveen enlaces• En cada fase se identifica uno o varios entregables• Una revisión, marca la conclusión de una fase• Los nombres de las fases tienen relación con los entregables
  • Qué define el Ciclo de vida de un proyecto• Los ciclos de vida del proyecto generalmente definen:• Qué trabajo técnico se debe realizar en cada fase (por ejemplo, ¿en qué fase se debe realizar el trabajo del arquitecto?)• Cuándo se deben generar los productos entregables en cada fase y cómo se revisa, verifica y valida cada producto entregable .
  • Qué define el Ciclo de vida de un proyecto• Quién está involucrado en cada fase (por ejemplo, la ingeniería concurrente requiere que los implementadores estén involucrados en las fases de requisitos y de diseño)• Cómo controlar y aprobar cada fase.
  • Características del Ciclo de vida de un proyecto • Qué trabajo técnico debe realizarse en cada fase • Quién participa en cada fase • Descripciones detalladas, -que se conocen como metodologías-.
  • Características que se presentan en el ciclo de vida • Incremento / decremento RH al ejecutarse el proyecto • Probabilidad de éxito inicio/final • Influencia de los participantes inicio/ final
  • Estructura Organizacional• Al igual que los proyectos son únicos, lasorganizaciones en las que se ejecutantambién son únicas.• La clave es la cantidad de autoridad que laadministración estará delegando a losgerentes de proyecto.• Tres tipos básicos: funcional, proyectizada ymatricial (fuerte, débil y balanceada).
  • Sistemas Organizacionales... Organizaciones con una orientación de proyectos. Son organizaciones cuyas operaciones consisten primordialmente en la realización de proyectos y caen en una de DOS categorías:
  • Sistemas Organizacionales... 1- Las organizaciones cuyos ingresos son generados por los proyectos que realizan para terceros. Firmas de arquitectura y de ingeniería, consultores, contratistas privados y gubernamentales, etc.
  • 2- Las organizaciones que han adoptado un sistema de administración por proyectos.Tienen sistemas administrativos que les facilita la administración de proyectos.Por ejemplo, tienen sistemas contables y financieros para controlar múltiples proyectos simultáneos.
  • Sistemas Organizacionales... Organizaciones no orientadas a proyectos (funcionales) Son, por ejemplo, fábricas, maquilas, instituciones financieras, etc. Pocas veces cuentan con sistemas administrativos diseñados para dar un soporte eficiente y efectivo a los proyectos.Esta falta de sistemas orientados hacia proyectos dificulta la administración de los mismos. En algunos casos, estas organizaciones cuentan con departamentos que operan con una orientación de proyectos.
  • Sistemas Organizacionales...Cultura y Estilo Organizacional… Todas las organizaciones desarrollan su propia cultura. Esta se ve reflejada en sus valores comunes, normas, creencias y expectativas; en sus políticas y procedimientos; en la estructura jerárquica y en otros numerosos factores.
  • Influencias OrganizacionalesEstructura Organizacional…Las Organizaciones Funcionales: Son jerárquicas. Cada empleado tiene un jefe bien definido. Los empleados se agrupan por especialidad Contabilidad Producción Mercadeo Ingeniería (puede subdividirse)En estas organizaciones el alcance percibido delos proyectos se limita a los límites de la función.
  • Influencias OrganizacionalesOrganización Funcional... GERENTE GENERAL Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional Empleado Empleado Empleado Empleado Empleado Empleado Empleado Empleado Empleado
  • Esquemas organizacionalesFuncional Una organización jerárquica en la cual cada empleado tiene definido claramente un superior, y el personal está agrupado por áreas de especialización dirigidas por una persona con experiencia en esa área. Esquema clásico. Superior claramente establecido. Agrupados por especialidad
  • Organización Funcional Ventajas DesventajasEstructura organizacional Gerente de proyecto con pocaduradera. o ninguna autoridad.Permite florecer las Múltiples proyectos compitencapacidades por recursos limitados.especiales al haber una claraseparación de funciones.Empleados tienen Los miembros del equipo desupervisores con proyecto son fieles al gerenteuna clara línea de mando. funcional.
  • Estructura Organizacional…Las Organizaciones Orientadas a Proyectos(proyectizada) Los miembros de los equipos sonusualmente asignados. Los recursos de la organización sedestinan a proyectos. Los gerentes de proyecto gozan de granautoridad y autonomía.
  • Estructura Organizacional…Las Organizaciones Orientadas a Proyectos(proyectizada) Generalmente tienen unidades organizacionales(Departamentos). Que le reportan directamente al Gerente de Proyecto Proveen servicios de apoyo a múltiples proyectos.
  • Organización “Proyectizada”…. GERENTE GENERALGerente de Proyecto Gerente de Proyecto Gerente de ProyectoEmpleado Empleado EmpleadoEmpleado Empleado EmpleadoEmpleado Empleado Empleado
  • Organización Proyectizada• Estructura organizativa en la que el director del proyecto tiene plena autoridad para asignar prioridades, asignar recursos y dirigir el trabajo de las personas asignadas al proyecto.
  • Estructura Organizacional…Las Organizaciones Matriciales Tienen características comunes con las organizaciones funcionales y con las organizaciones orientadas a proyectos. (Mezcla). Organizaciones matriciales débiles. Organizaciones matriciales balanceadas. Organizaciones matriciales fuertes.
  • Esquemas OrganizacionalesMatricial: Estructura organizacional en la cual, el director del proyecto comparte con los gerentes funcionales la responsabilidad de asignar prioridades y de dirigir el trabajo de las personas asignadas al proyecto.
  • Esquemas OrganizacionalesMatricial: Débil: personal reporta a jefe funcional, director de proyecto con autoridad menor al jefe funcional. Balanceada: personal reporta a ambos, autoridad y toma de decisiones compartida. Fuerte: director de proyecto reporta a un área funcional, jefe funcional mantiene responsabilidades administrativas, mayor autoridad y toma de decisiones del director de proyecto.
  • Organización Matricial Débil... GERENTE GENERALGerente Funcional Gerente Funcional Gerente FuncionalEmpleado Empleado EmpleadoEmpleado Empleado EmpleadoEmpleado Empleado Empleado
  • Organización Matricial Balanceada... GERENTE GENERALGerente Funcional Gerente Funcional Gerente FuncionalEmpleado Empleado EmpleadoEmpleado Empleado EmpleadoGerente de Proyecto Empleado Empleado
  • Influencias Organizacionales Organización Matricial Fuerte... GERENTE GENERAL Gerente deGerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente de ProyectosEmpleado Empleado Empleado Gerente de ProyectoEmpleado Empleado Empleado Gerente de ProyectoEmpleado Empleado Empleado Gerente de Proyecto
  • Influencia Organizacional en los Proyectos… Tipo de Organización Matricial Funcional ProyectizadaCaracterísticas de Proyecto Débil Balanceada Fuerte Poca o Baja a Moderada a Alta a CasiAutoridad del Gerente de Proyectos Limitada Ninguna Moderada Alta TotalEmpleados asignados tiempo Virtualmente 0 - 25% 15 - 60% 50 - 95% 85 - 100%completo al Proyecto Ninguno Medio Medio Tiempo Tiempo TiempoRol del Gerente de Proyecto Tiempo Tiempo Completo Completo Completo Gerente de Gerente deNombres comunes para el Rol del Coordinador Coordinador Gerente Proyecto o de Proyecto o deGerente de Proyecto Líder Líder Oficial Programa Programa Medio Medio Medio Tiempo TiempoStaff Administrativo del Proyecto Tiempo Tiempo Tiempo Completo Completo
  • Como influye la estructura organizacional en los proyectos
  • Administración de Proyectos Inicio Planeación Control Ejecución Cierre
  • Administración de Proyectos• Para ayudar a entender la naturaleza integradora y enfatizar la importancia de la integración, se describe la AP en términos de sus “procesos” y sus interacciones dentro de ellos.• Los procesos de adm. de proyectos son organizados en 5 GRUPOS DE PROCESOS.  Estos Grupos de Procesos son: Grupo de Proceso de Iniciación Grupo de Proceso de Planeación Grupo de Proceso de Ejecución Grupo de Proceso de Control Grupo de Proceso de Cierre
  • Grupo de Procesos de Iniciación– Define y autoriza el Inicio Planeación proyecto o una fase del mismo. Control Ejecución Cierre
  • Inicio del Proyecto• Es la primera fase del ciclo de vida de un proyecto y básicamente consiste en iniciar el proyecto.• Define el propósito y el alcance, la justificación de su ejecución y la solución a implementar.• También se debe conformar un equipo de trabajo, iniciar una oficina de proyectos y realizar una revisión de fin de fase.• El proceso de inicio consta de seis pasos:
  • Grupo de Procesos de PlanificaciónDefine y refina los Inicio Planeaciónobjetivos, y planificael curso de acciónrequerido para lograr Control Ejecuciónlos objetivos y elalcance pretendidodel proyecto. Cierre
  • Planeación del Proyecto• Después de definir el proyecto y de nombrar el equipo del proyecto, se está listo para entrar en la detallada fase de planeación del proyecto. Esto implica la creación de un conjunto de documentos de planificación para ayudar a guiar al equipo a lo largo del proyecto. El proceso de planificación supone completar los siguientes 10 pasos clave:
  • Planeación del Proyecto
  • ¿Quiénes participan en la definición del proyecto?• Alta gerencia• Gerencias de divisiones o departamentos• Gerentes de proyecto• Clientes Stakeholders• Consumidores, operadores, Beneficiarios, participantes, usuarios involucrados, personas• Gerentes funcionales que reciben beneficios del proyecto• Proveedores, otros...
  • Contenido del Plan de un proyecto• Justificación• Alcance• Objetivo• WBS/EDT• Cronograma• Presupuesto• Riesgos, supuestos, limitaciones, asuntos/expectativas• Seguimiento (cómo se administra el plan)
  • Grupos de Procesos de EjecuciónIntegra a personas yotros recursos para Inicio Planeaciónllevar a cabo el plan degestión del proyectopara el proyecto. Control Ejecución Cierre
  • Ejecución del Proyecto• Con una definición clara del proyecto y un conjunto de detallados planes de proyecto, se estará listo para entrar en el proceso de ejecución del proyecto.• Esta es la fase en la que los resultados son físicamente construidos y presentados al cliente para su aceptación.• Mientras cada entregable esta siendo construido, un conjunto de procesos es llevado a cabo para monitorear y controlar la salida de productos terminados del proyecto.• Estos procesos incluyen la gestión de tiempo, costo, calidad, cambios, riesgos, asuntos, proveedores, clientes y la comunicación.• Una vez que todos los resultados han sido producidos y el cliente ha aceptado la solución definitiva, el proyecto está listo para el cierre.
  • Ejecución del Proyecto
  • Seguimiento/Control del Proyecto ¿ Cómo va el proyecto ?
  • Grupos de Procesos de ControlMide y supervisa regularmente el avance, a finde identificar las variaciones respecto del plande gestión del proyecto, de tal forma que setomen medidas correctivas cuando seanecesario para cumplir con los objetivos delproyecto. Inicio Planificación Seguimiento Ejecución Control Cierre
  • Grupo de Procesos de CierreFormaliza la aceptación Planeacióndel producto, servicio o Inicioresultado, y terminaordenadamente elproyecto o una fase del Ejecuciónmismo. Control Cierre
  • Cierre del Proyecto• El cierre del proyecto implica:  la liberación final de los entregables al cliente,  la entrega de la documentación del proyecto a la empresa,  dar por concluidos los contratos de proveedor,  liberar los recursos del proyecto  Brindar la comunicación de cierre del proyecto a todos los interesados.• El último paso es realizar un proceso de post- implementación para identificar el nivel de éxito del proyecto y tomar en cuenta las lecciones aprendidas para futuros proyectos.
  • Cierre del Proyecto• El proyecto termina cuando: – Los objetivos se cumplen – La Alta Gerencia o el cliente lo cancela 91
  • Planificación de proyectos• Es el proceso para cuantificar el tiempo y recursos que un proyecto costará.• Crear un plan que un gestor de proyectos pueda usar para acompañar el progreso de su equipo.• Cómo se hace: Herramientas para la administración de proyectos, habilidades generales para la administración, conocimiento y habilidades de productos, marcos de referencia (PMI)