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Administración del conocimiento

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  • 1. Administración del conocimientoEl mayor valor de las empresas del Siglo XXI ya no viene de activosfísicos como edificios, terrenos ó maquinaria. Es el conocimientosistematizado acerca de sus procesos, servicios y productos lo quecada día se convierte en el activo más importante.El éxito de las organizaciones en un mundo globalizado dependecada vez más de: Su capacidad de sistematizar el conocimiento. Entrar en un entorno de mejora continua. Competir en un mundo globalizado.No basta con: Tener información y datos. Tener procesos certificados (ej: ISO9000).¿Qué es la administración del conocimiento?La administración del conocimiento implica la conversión delconocimiento tácito (el que sabe un trabajador específico) enexplícito (conocimiento documentado y replicable) para convertirloen un activo estratégico de la organización.La administración del conocimiento implica la adecuadaexplotación de datos e información para transformarlos enconocimiento y entendimiento.
  • 2. Los datos y la información son todo aquello que se sabe acerca delos procesos y que responde a preguntas como ¿qué?, ¿cuándo?,¿cuánto?, ¿a qué hora?El conocimiento responde a preguntas que empiezan con ¿cómo?,es decir, todo aquello que generalmente sólo algunos miembros dela organización sabe y lo tiene en su cabeza pero no ha sidotransformado en un conocimiento explícito.El entendimiento responde a preguntas que empiezan con ¿porqué? lo cual permite a la organización mejorar de manera continuacuando se entienden los procesos y se toman acciones paracorregir deficiencias y promover mayor eficiencia y productividad.La sabiduría implica el uso adecuado de todo el aprendizajeorganizacional para tomar decisiones estratégicas a lo largo deltiempo que garanticen el mayor de los éxitos.
  • 3. La Administración del Conocimiento en una organización es elproceso por el cual existe una forma de recuperar, catalogar,almacenar y distribuir el conocimiento aportado por cadaprofesional para cualquier actividad futura.En un ambiente de un proyecto, la Administración delConocimiento es la dimensión del proyecto en donde se realizantodas estas actividades para mejorar proyectos futuros, paracontribuir a aplicar soluciones que ya dieron resultado, que yaestán probadas.Básicamente, cualquier buena idea en un proyecto tiene uno de lossiguientes objetivos de negocios: Mejorar la eficiencia ("Hacer las cosas correctamente"). Mejorar la efectividad ("Hacer las cosas correctas"). Innovar un producto o servicio ("Hacer algo nuevo").El Gerente del Proyecto es responsable del proceso deAdministración del Conocimiento a lo largo de todo el proyecto.Más específicamente en la fase de cierre del proyecto, el gerentede proyecto y su equipo se deben preguntar: ¿Qué cosas nossalieron bien? ¿Qué elección fue la correcta entre variasalternativas en alguna situación del proyecto? ¿Qué innovacionespodemos aportar con respecto a la construcción de un entregable?Existen ciertas características del comportamiento humano quecondicionan el compartir conocimiento en una organización:Primero: el conocimiento es compartido en forma voluntaria, no sepuede obligar a la gente a compartirlo. ¿Qué debe hacer el gerentede proyecto con respecto a esto? Crear un ambiente de
  • 4. colaboración en donde cada miembro del equipo se sienta cómodocompartiendo lo que sabe, enseñando, y entendiendo que esto esbueno para la organización.Segundo: la gente sabe más de lo que puede contar o documentar.¿Qué debe hacer el gerente de proyecto con respecto a esto?Reconocer como parte del trabajo del proyecto el proceso deproducción, clasificación y almacenamiento de la información, yenseñar a los miembros del equipo a hacerlo si es necesario.La fase del proyecto en donde el Gerente del Proyecto tiene lamayor probabilidad de contribuir a la Administración delConocimiento es la fase de Cierre del Proyecto. Esta fase no esun momento en el proyecto sino un proceso. En este proceso elGerente del Proyecto recopila toda la información producida, lacataloga y almacena de forma tal que sea fácil buscarla yrecuperarla en el futuro. Es bueno que el Gerente se hayapreocupado por la Administración del Conocimiento en las fasesanteriores del proyecto, pero la fase de Cierre del Proyecto es lamejor oportunidad para realizar esto, ya que todo el conocimientoya fue producido y el equipo del proyecto todavía se encuentrapresente.El proceso de Administración del Conocimiento es llamado a vecesen forma más específica Memoria Organizacional. Se puedeconsiderar al Gerente del Proyecto como el principal responsablede enriquecer la memoria de la organización en el mismo procesode desarrollo del proyecto, documentando y clasificando loaprendido para el bien de los proyectos futuros.

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