ECM + BPM: Acelerando Resultados com Processos Colaborativos

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Essa apresentação faz parte do Roadshow "A Excelência Aplicada aos Negócios e TI" realizado no Brasil durante os meses de setembro, outubro e novembro de 2009.

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ECM + BPM: Acelerando Resultados com Processos Colaborativos

  1. 1. BPM + ECM Acelerando Resultados com Processos Colaborativos
  2. 2. Agenda • Desafios Empresariais – Gestão de documentos ou gestão de processos? • Necessidades do Negócio • O que é ECM? • O que é BPM? • Qual a relação entre ECM e BPM. • ECM + BPM: 1 + 1 = 3 • ECM + BPM: 05 Pilares para uma estratégia eficaz • Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM • ECM + BPM: Gerando valor para o negócio
  3. 3. Desafios Empresariais Conteúdo não gerenciado é predominante • 20% Informação Estruturada 80% Informação Não Estruturada 90% da informação não estruturada não é gerenciada Volume cresce 36% ao ano Source: Doculabs
  4. 4. Gestão de Documentos ou Gestão de Processos? Ad-Hoc Não-estruturado Pessoas Estruturado
  5. 5. Agenda • Desafios Empresariais – Gestão de documentos ou gestão de processos? • Necessidades do Negócio • O que é ECM? • O que é BPM? • Qual a relação entre ECM e BPM. • ECM + BPM: 1 + 1 = 3 • ECM + BPM: 05 Pilares para uma estratégia eficaz • Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM • ECM + BPM: Gerando valor para o negócio
  6. 6. Necessidades do Negócio Processos + Conteúdo Aprovação e Entrada de N.F. Atendimento ao Consumidor Gestão de Casos Usar o Gestão de Contratos Conteúdo para Contratação de profissionais Aprimorar os Processos Aprovação de crédito Conteúdo Centralizado Centro de Documentação de Projetos Capturar, gerenciar, Normas e Políticas Corporativas Armazenar e acessar o Conformidade Empresarial Conteúdo por toda a organização Documentos Operacionais •Repositório de Conteúdo Seguro •Infraestrutura de TI
  7. 7. O que é ECM? Gestão do Conteúdo Empresarial [ECM] ECM é um conjunto de estratégias, métodos e ferramentas utilizados para “Capturar, Gerenciar, Armazenar, Preservar e Distribuir” conteúdo (documentos, registros, etc.) relacionado aos processos chaves das organizações“ Fonte: AIIM
  8. 8. O que é BPM? Gestão de Processos de Negócio [BPM] BPM é um modelo de gestão que sustenta a governança de um ambiente de processos de negócio em direção ao objetivo de aprimorar a agilidade e a performance operacional. O BPM é uma abordagem estruturada que emprega métodos, políticas, métricas, modelos de gestão e ferramentas de software para gerenciar e continuamente otimizar as atividades e processos de uma organização. Fonte: Gartner
  9. 9. Agenda • Desafios Empresariais – Gestão de documentos ou gestão de processos? • Necessidades do Negócio • O que é ECM? • O que é BPM? • Qual a relação entre ECM e BPM. • ECM + BPM: 1 + 1 = 3 • ECM + BPM: 05 Pilares para uma estratégia eficaz • Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM • ECM + BPM: Gerando valor para o negócio
  10. 10. Qual a relação entre ECM e BPM? Duas soluções para satisfazer as necessidades do negócio Motivadores para Gestão Efetiva dos Processos  Aprimorar o serviço ao cliente e a satisfação  Elevar a retenção de clientes  Facilitar a aquisição de novos clientes [BPM]  Aprimorar produtividade e eficiência das atividades Gestão dos Processos realizadas  Interagir com parceiros dinamicamente de Negócio [ECM] Motivadores para Gestão Integrada do Conteúdo Gestão do Conteúdo  Acelerar o acesso à informação Empresarial  Reduzir custos operacionais  Satisfazer os requisitos de conformidade  Garantir continuidade do negócio
  11. 11. Qual a relação entre ECM e BPM? • ECM e BPM estão estreitamente relacionados e algumas vezes são tecnologias e abordagens que se sobrepoem. • Ambos focam na gestão da informação. – ECM foca na estrutura e no ciclo de vida do conteúdo. – BPM foca nos processos de negócio que interagem com o conteúdo. • TODOS os projetos de ECM requerem práticas de BPM e algumas vezes tecnologia. • Alguns projetos de BPM requerem tecnologia correlata ao ECM e a maioria requer práticas de ECM.
  12. 12. Qual a relação entre ECM e BPM? Processos Colaborativos ECM ECM + BPM BPM - Captura - Gestão de Contratos -Workflow - Documentos - Aprovação de - Modelagem - Colaboração Relatórios Financeiros - Simulação - Registros -SAC - Formulários - Classificação - Recursos Humanos - Integração - Busca - Gestão de Propostas - Análises - Publicação - Engenharia - Monitoramento - Revisão - Compras - Tarefas
  13. 13. ECM + BPM Desafios para o Desenvolvimento da Estratégia Integrada SoftExpert ECM Suite Fator Crítico de Sucesso: Automação Solução Corporativa Evitar Silos de Aplicação e Informação + Desafios Implementação Modular e Incremental Evitar Custos Extras com Integração Facilitar o Treinamento dos Usuários Promover a Conformidade Empresarial SoftExpert BPM Suite Convergência de Frameworks Diminuir o TCO Acelerar o ROI (Retorno sobre Investimento) Solução Corporativa Implementação Modular e Incremental Elimina Silos de Aplicação e Informação Elimina Custos Extras com Integração Facilita o Treinamento dos Usuários Promove a Conformidade Empresarial Convergência de Frameworks Diminui o TCO Acelera o ROI (Retorno sobre Investimento)
  14. 14. ECM + BPM: 1 + 1 = 3 SoftExpert ECM Suite Gestão de Documentos ECM + BPM Participação Tradicional dos Usuários Conteúdo Conteúdo não-gerenciado Gerenciado  Processos de Negócio Acelera o ROI para Gestão de Conteúdo Minimiza Riscos Corporativos (Compliance Management) Tipos de Conteúdo Reduz custos Maximiza o valor gerado de Acesso à Informação para toda a organização
  15. 15. ECM + BPM: 1 + 1 = 3 Soluções Específicas versus ECM + BPM Busca Workflow Registros Captura GED Busca Captura Colaboração Workflow Registros GED SoftExpert ECM Suite Processos Colaborativos Complexidade + Alto custo de integração Flexibilidade e Integração  Custo de propriedade elevado (TCO) Escalabilidade + ROI  Informação dispersa (silos)  Eliminação de silos de informação
  16. 16. Agenda • Desafios Empresariais – Gestão de documentos ou gestão de processos? • Necessidades do Negócio • O que é ECM? • O que é BPM? • Qual a relação entre ECM e BPM. • ECM + BPM: 1 + 1 = 3 • ECM + BPM: 05 Pilares para uma estratégia eficaz • Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM • ECM + BPM: Gerando valor para o negócio
  17. 17. ECM + BPM 05 Pilares para uma Estratégia Eficaz Gestão de Gestão de Workflow/ Busca Captura Documentos Registros BPM Proteção da Políticas e regras Indexação Digitalização Rotas pré-definidas Informação corporativas Contexto Captura + OCR para revisão e Normas e Captura e gestão aprovação Relevância Classificação procedimentos de e-mails Atribuição de Metadados tarefas e Taxonomia e Políticas de classificação de retenção e Alertas rastreabilidade metadados agendas de Fontes de Workflow Ad Hoc Controle de revisão expiração conteúdo Workflow de documentos automatizadas distribuídas estruturado + (Workflow Trilhas de auditoria Visualização roteamento específico) Arquivo Físico dinâmica dinâmico Bibliotecas de Roteamento nos Notificações documentos estágios de durante todo o temporalidade ciclo de vida Conformidade Empresarial (Compliance Management) Práticas Repetidas Gestão da Informação Aprimorada Eficácia para o Negócio
  18. 18. ECM + BPM 05 Pilares para uma Estratégia Eficaz Gestão de Gestão de Workflow/ SoftExpert ECM Suite Documentos Proteção da Registros Políticas e regras Busca Indexação Captura Digitalização BPM Rotas pré-definidas Informação corporativas Contexto Captura + OCR para revisão e + Normas e Captura e gestão aprovação Relevância Classificação procedimentos de e-mails Atribuição de Metadados tarefas e Taxonomia e Políticas de classificação de retenção e Alertas rastreabilidade metadados agendas de Fontes de Workflow Ad Hoc Controle de revisão expiração conteúdo Workflow de documentos automatizadas distribuídas estruturado + (Workflow específico) Bibliotecas de Trilhas de auditoria Arquivo Físico Roteamento nos SoftExpert BPM Suite Visualização dinâmica roteamento dinâmico Notificações documentos estágios de durante todo o temporalidade ciclo de vida Conformidade Empresarial (Compliance Management) Práticas Repetidas Gestão da Informação Aprimorada Eficácia para o Negócio
  19. 19. Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM • O que a integração ECM + BPM da SoftExpert pode fazer? – Iniciar workflows automaticamente ou manualmente baseado em processos de negócio – Monitorar e responder a eventos (Exceções de tempo) • Revisar uma coleção de documentos simultaneamente • Alterar o fluxo em tempo de execução • Determinar executores em tempo de execução • Alocar tarefas a um pool de executores – Manipular documentos físicos com controle através dos fluxos – Gerenciar a execução de tarefas, notificações e rastreabilidade – Comunicar com sistemas externos – Escalar tarefas para outros executores – Suportar realocação de recursos – Dinamicamente responder para alterações nas definições de papéis (grupos) – Disparar subprocessos quando necessário
  20. 20. ECM + BPM: Gerando valor para o negócio Visão Tática Visão Estratégica •Investimento de curto-prazo •Valor preservado ao longo do tempo •Reativo (baseado em deadline) •Pró-ativo (foco na Performance) SoftExpert Soluções pontuais ECM Suite Gestão Gestão Bottom-up Top-down Necessidades Plataforma Departamentais Corporativa Sistemas Integração Nativa entre fragmentados componentes Eficiência Operacional Baixa aderência c/ Negócio TI Ágil Oportunidade para Complexidade p/ TI Alinhamento Estratégico Vantagem Competitiva
  21. 21. ECM + BPM: Gerando valor para o negócio • Reduz custos, aprimora a qualidade e promove conformidade Resultados • COMO: roteamento de documentos, aprovação, controle, etc. • Capturar, alinhar e aprimorar a qualidade da informação • Encontrar e usar a informação correta no tempo apropriado ECM + BPM • Alavancar reuso de conteúdo, melhores práticas e melhoria contínua Metas • Elevar a capacidade do negócio e percepção do ambiente • Conduzir a gestão de mudanças e agilidade
  22. 22. ECM + BPM: Gerando valor para o negócio • Acelera a velocidade do negócio frente a mudanças • Aumenta atividades com processamento paralelo • Diminui tempos de ciclo dos processos, necessidades de recursos e custos • Otimiza a aplicação de recursos e sua utilização • Intensifica a consistência e o controle de qualidade • Melhora os dados operacionais para planejamento e relatórios • Sustenta a conformidade regulatória • Aprimora o monitoramento e auditoria dos processos de negócio • Eleva a segurança da propriedade intelectual • Aperfeiçoa a flexibilidade nas diretrizes dos processos de negócio • Aumenta a satisfação dos clientes
  23. 23. Obrigado! Carlos Aggio ECM/BPM Product & Market Manager carlos.aggio@softexpert.com

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