El documento presenta información sobre la gestión efectiva de reuniones. Explica que una reunión implica la concurrencia de personas para lograr un objetivo común. Una gestión efectiva requiere planificar, ejecutar y evaluar las reuniones usando herramientas como la agenda y acta para motivar la inteligencia colectiva y lograr los objetivos.

1. Carlos Primera
cprimera@ucla.edu.ve
http://elequiposinergia.blogspot.com
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Reuniones: ¿Inversión o Dinero a la Basura?
Concepto de Reunión y Gestión de
Reuniones Efectivas.
Elementos en la Gestión de Reuniones
Efectivas.
Etapas en la Gestión de Reuniones Efectivas.
Visión Sistémica de las Reuniones Efectivas.
Ejemplo Agenda de Reunión.
Ejemplo de Minuta de Reunión.
Reflexiones Finales.
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3. Tomado de: http://biblioteca.itson.mx/oa/dip_ago/introduccion_sistemas/p6.htm
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4. Bolívares/reunión= #personas x Sueldo/hora x #Horas x #Reuniones/año
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5. REUNIÓN
Es la concurrencia de un número determinado
de personas que comparten el deseo de
conseguir un objetivo concreto. Demory (1999)
GESTIÓN DE REUNIONES EFECTIVAS.
Serie de actividades que deben realizarse para
que la reunión consiga su objetivo concreto, a
través de la inteligencia colectiva de los
participantes y con la plena satisfacción de
los mismos.
Equipo SInergia (2013)
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6. ESTRUCTURA
Coordinador. Secretario.
Personas-invitados
PROCESOS
Gestionar
Comunicar
Tiempo
/ Gestionar
Colaborar
información
Tomar Decisiones.
Lograr Gestiona
Acuerdos. r
Conflicto
s
Agenda / Minuta.
Recursos
.
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PERSONA
Cultura Organizacional.
S
Satisfacción. Emociones.
Aprendizaje.
Inteligencia Colectiva.
PLAN
Lugar /
Duración.
Metodología / Reglas.

7. PRODUCTIVIDAD
PRODUCTIVIDAD
NORMATIVIDAD
CONFUSIÓN
$#&&&
CONFLICTOS
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TIEMPO
Adaptado de Draft(2004)

8. Bienvenida.
Comunicar Objetivos
Comunicar Agenda.
1. Planificación.
Fijar Reglas
Seguir Agenda. 2. Desarrollo.
Procesos.
Registrar en Minuta
Resumir Acuerdos.
Agradecimiento
Objetivos.
Agenda.
Metodología.
Lugar.
Duración.
Participantes.
Recursos.
3. Evaluación.
¿Logro Objetivos? ¿Uso agenda y minuta? ¿Actuación coordinador? ¿Control del
grupo? ¿Logística? ¿Participación Invitados? ¿Invitados adecuados? ¿Satisfacción
invitados? ¿Acuerdos y responsables? ¿Comunicación? ¿Manejo conflictos?
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9. Fecha: Jueves 21/11/2013
Lugar: Sala de
Conferencias
Hora Inicio: 9:00 am.
Hora Fin: 10.00 am.
INVITADOS
Pedro Pérez. Jefe…
María Marchena. Asistente
Daniela Pardo. Finanzas
Chantell Herrera. RR.HH
….
…..
Objetivo: Evaluar el estado actual del proyecto ambiental de la empresa
Puntos:
1.Bienvenida.
2.Presentar Invitados.
3.Objetivo de la reunión.
4.Normas y metodología de trabajo.
5.Exponer estado actual de las tareas del proyecto asignadas en reunión del
5/11/2013.
6.Valorar estado actual de las tareas.
7.Cierre.
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10. Fecha : jueves
21/11/2013
Lugar: Sala de
Conferencias
Hora inicio: 9:00 am
Hora Fin: 10:00 am
Minuta 11-2013
INVITADOS
Pedro Pérez. Jefe…
María Marchena. Asistente…
Daniela Pardo. Finanzas
Chantell Herrera. RR.HH
….
…..
Objetivo: Evaluar el estado actual del proyecto ambiental de la empresa
Puntos Tratados
1. Estado Actual Tareas Proyecto Asignadas
Exposición RR.HH.
Exposición Finanzas
Responsable
Chantell Herrera
Daniela Pardo.
2. Valoración Tareas
Ajustado al Plan RR.HH. Se le asigna recoger información
entre empleados
Retrasada Finanzas. Completar el presupuesto.
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Responsable
Chantel Herrera
Daniela Pardo.
Fecha
Culm.
29/11/2013.
25/11/2013

11. o Las reuniones implican tiempo y dinero.
o Es posible lograr reuniones efectivas si comprendemos:
• Que es un sistema complejo y perfectible.
• Que los procesos de planificación, ejecución y evaluación forman
un ciclo de mejora continua.
• Que la agenda y la minuta son herramientas fundamentales en la
gestión de las reuniones de trabajo efectivas.
• Que la definición de normas y metodologías de trabajo son
cruciales.
• La importancia de motivar la inteligencia colectiva, la satisfacción,
la participación y la colaboración.
• Que los conflictos pueden aparecer y hay que enfrentarlos con una
perspectiva de oportunidad.
• Que pueden surgir situaciones inesperadas.
• La próxima reunión debe ser mejor que la de hoy.
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12. •
Daft R. (2004). Administración. 6ta Edición. México: Thomson.
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Demory B. (1999). Cómo Dirigir y Animar Reuniones de Trabajo.
España: Deusto
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