El documento habla sobre la eficiencia en costes, el método ABC (Activity Based Costing) y los costes en empresas de servicios. Brevemente describe el método ABC como una herramienta para identificar actividades y proyectos, los esfuerzos necesarios para llevarlos a cabo, y asignar costes de forma más precisa basada en 'drivers' de esfuerzo. También menciona algunos ejemplos y ventajas del método ABC para mejorar la toma de decisiones en empresas.

1. Eficiencia en Costes, el Método ABC y Costes
en Empresas de Servicios
Antoni Ramis Planas

2. 3 Ejemplos de TIC
o HBS – IT, IT Service Sol Melia
Group
o Travel Dynamic Solutions,
y ,
Plataforma de Reservas por Internet
o AOL Avant, Proyecto BtoC, Joint
Venture American On Line – B
B.
Santander
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3. Tipos de TIC y Focalización
oI t
Intensivas en Inversión e I+D
i I ió
o Intensivas en Personal Cualificado
o Orientadas al BtoC
o Orientadas al B to B
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4. Intensivas en Inversión e I+D
o Control de Caja
oC t l d R
Control de Recursos N
Necesarios
i
o Control de Gasto Financiero
o Control de Costes Operativos en 2º
p
Lugar
o El Problema = Economías de Escala
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5. Intensivas en Personal Cualificado
o Control de Coste del Servicio: ABC,
USOFA,
USOFA Scorecard
o Control de Productividad Personal
o Análisis de Tiempos
o Formación
o Calidad y Errores
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6. Cliente Orientación
o BtoB, Rentabilidad por Cliente
o A áli i I di id l
Análisis Individual
o Esfuerzo por Cliente
o BtoC, Rentabilidad por Negocio
, p g
o Análisis Interno
o Esfuerzo por Servicio
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7. ¿Qué información tengo en casa?
o La Realidad
o El Deseo
o La Previsión
o Benchmarking Sectorial
o Benchmarking Intersectorial
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8. La Realidad
o Información a Posteriori
o Información Financiera y Estadística
o Fundamental = Información
Homogénea
oRReporting I t
ti Interno v/s Contabilidad
/ C t bilid d
Financiera
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9. Hospitality Business Service - IT
o Nuestra TIC Particular
o G tió Por P
Gestión P Proyectos
t
o Cliente Sol Meliá
o Análisis Rentabilidad y Recursos
o Control Activity Based Cost
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10. Hospitality Business Service - IT
o Desarrollo Software Sol Meliá
oP
Proyectos Implantación S ft
t I l t ió Software
o Desarrollo y Mejora Web
o Optimización y Gestión Hardware y
p
Red
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11. ERP en HBS
BW REPORTING BÁSICO
SEM
BPS –
R/3 PRESUPUESTO
COLECTORES DE INFORMACIÓN
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12. Activity Based Cost What?
Cost,
o Identificación de Actividades o
Proyectos
y
o Identificación de Esfuerzos
Necesarios
N i
o Drivers de Esfuerzo y Proyecto
o Basado en el Mapa de Procesos de
la Compañía
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13. Activity Based Cost What is not?
Cost,
o No es la clasificación del coste
o No es la identificación de un gasto
o No me preocupa q es, me
p p qué ,
preocupa qué lo motiva
o N h relación causal = N es
No hay l ió l No
coste
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14. Definición de Actividad
o M lti P
Multi-Proceso Compuesto
C t
o Que aporta Valor Individualmente
o Evaluado desde Operaciones
p
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15. Imputación de Costes
o Costes Directos, sólo producidos si
hay actividad Personal
y
o Costes Indirectos, en el corto plazo,
directos
di t en el medio plazo
l di l
o Costes Fijos, Directos en el Largo
Fijos
Plazo
o Importante! Eviten Costes de
Inactividad!
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16. Costes del Proyecto de Software en HBS
o Imputación Dedicación Personal
oC
Consultoría o Freelance
lt í F l
o Recursos Utilizados en el Proyectos:
PC’s, sitio de trabajo, alquiler
mobiliario, Edificio, Seguros
o Imputación de Formación Personal
o Cómo? Costes Estándar!
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17. Consecuencias:
o Puedo Analizar mi proyecto en su
totalidad
o Puedo Ver su Rentabilidad
o Necesito: Un Gestor de Actividades
– Imputador – Registrador
o Quién conoce su actividad? El que
la realiza!
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18. Resultados:
o Debo Generar Beneficio en todas
mis Actividades
o Imputo todos los costes indirectos y
fijos de t
fij d otros sistemas
i t
o Descarto Proyectos con elevado
esfuerzo
o Análisis de Actividades Habituales
No Rentables
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19. Ventajas ABC:
o Sencillez Utilización
o N E i elevados conocimientos
No Exige l d i i t
financieros
o Imputación total de costes
o Evaluación a Priori de Esfuerzo, no
a posteriori de Coste
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20. Desventajas ABC:
o Definición Actividades Compleja
o Requiere de un análisis profundo de
la compañía
o Definición de Costes Indirectos
Imputables a la Actividad Compleja
o Conocimientos Elevados de Inicio
o Cuidado con los Costes Evitables y
los de Inactividad
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21. Los Dilemas del Control de Costes
o Calidad
o C tid d
Cantidad
o Eficiencia
o Eficacia
o Valor v/s Coste
o Formas Extremas de Control
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22. Calidad v/s Cantidad
o El Peligro de BI: La Inundación de
Información!
o Vamos a Controlar todos los
Detalles!
D t ll !
o Controlamos el Negocio?
o Sabemos cómo mover la Compañía?
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23. ACB - Control
o Qué podemos solucionar con lo que
controlamos?
o Es más caro el control que la
solución!
l ió !
o Coste del Control = Tiempos!
o Introducción del Dato, Desviación,
Acción, Resultado!
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24. Valor Aportado del Control
o Definición de Controles Críticos
oC t l F d
Controles Fundamentales
t l
o Controles Secundarios? Me
preocupan?
o Evolución de las Necesidades de la
Compañía
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25. Los Primeros Síntomas del Crecimiento
o Soy incapaz de llegar a la causa del
Problema
o Empiezo a tener diferentes
p
ubicaciones
o Mandos Intermedios
o No controlo todos los gastos
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26. Qué necesito para controlar al Adolescente?
o Trocear la compañía en pedazos
controlables
o Procesos
o Centros
o Oficinas
o Solución: USOFA
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27. Service Companies Financial Control
o Base del reporting, Uniform System
o Costes de Servicio NO Calculables
o Qué puedo Gestionar = Qué debo
p
Controlar!
oM j
Majorcan C t C t l
Cost Control…
Competitividad en el sector TIC | III Jornadas sobre las Mejores Prácticas de Gestión Empresarial 26

28. Uniform System, What?
System
o Sistema Unificado de Contabilidad
Analítica
o Hotel Associations of New York City
y
o Primera Edición, 1.926
o Edición Actual 9th, revisada
o Base del Reporting en Empresas de
Servicios
Competitividad en el sector TIC | III Jornadas sobre las Mejores Prácticas de Gestión Empresarial 27

29. Uniform System, Who?
System
o Reporting Hotelero
o Casinos
o Empresas de Servicios Puros
o Instalaciones Deportivas
o Restaurantes
o Centros de Ocio
o Parques de Atracciones
Competitividad en el sector TIC | III Jornadas sobre las Mejores Prácticas de Gestión Empresarial 28

30. Uniform System, Whom?
System
o Directivos
o Propietarios
o Jefes Departamentales
o Analistas
o Auditores Internos
o Know How de la Compañía
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31. Uniform System, How?
System
o Doble Corte de la Información Interna
o Corte por Departamentos (Centros de
Localización del Coste) CECO
o Corte por Naturaleza: Coste de Ventas,
Personal, Otros
o No Asignación: Indirectos y No
Controlables
Competitividad en el sector TIC | III Jornadas sobre las Mejores Prácticas de Gestión Empresarial 30

32. Uniform System, El Reparto
System
o Reparto de Costes a las Unidades donde
se produce el Ingreso
p g
o Reparto de Consumos desde el Almacén
o Reparto de Personal
o Servicios Contratados y Externos
o Gastos de Mantenimiento
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33. Uniform System, CECO
System
o Decisión sobre Ingresos y/o Gastos
o No decisión forma parte de un centro
decisión,
más elevado
o Empresa cortada en Juliana
o Puedo cortar todo lo fino que q
q quiera
o Ej: Proyectos WEB, Proyectos CRM,
Mantenimiento Hardware I+D etc
Hardware, I+D, etc…
Competitividad en el sector TIC | III Jornadas sobre las Mejores Prácticas de Gestión Empresarial 32

34. El Coste del Servicio
o Determinación del Coste del Servicio
o Costes Directos?
o Costes Indirectos?
o Sistemas de Reparto de Costes
Indirectos A bit i (Coeficientes,
I di t Arbitrarios (C fi i t
Porcentajes, etc…)
o Objetivo Básico Gestión = Control
Coste
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35. Formas Extremas de Control
Control Intuitivo
CON
NFIANZ
Control Documental Absoluto
ZA
Control Interactivo
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36. Control Intuitivo
o Controles Aleatorios
o No Estandarizados
o No Manualizados
o Empresas Absolutistas o Liderazgos
Dictatoriales
o Pequeñas Empresas: Economías de Escala
del Presupuesto
o Niveles Intermedios de Grandes Empresas
o El Taller de la Esquina
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37. Control Documental Absoluto
o Controles Completos y Complejos
o Estandarización y Burocratización
Totales
o Grandes Empresas, Justificación
Empresas
Corporativa, Monopolios,…
o Empresas en Crecimiento, Tamaño
Elevado, Poder Centralizado
,
o Grandes Recursos en Control
Competitividad en el sector TIC | III Jornadas sobre las Mejores Prácticas de Gestión Empresarial 36

38. Dónde estoy? Objetivo de mi Presupuesto?
o Incentivar a la Organización – Presupuesto
Deseado
o Cálculo Incentivos – Presupuesto Presidencial
o Previsión Cash Flow – Realismo Momentáneo
o Justificación de Recursos – Presupuesto Y
Si…
o ¿Dónde están Ustedes?
¿
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39. Presupuesto C t l Travel Dynamic Solutions
P t Control: T lD i S l ti
o Plataforma de Reservas
o Touroperador BtoB y BtoC
o Especializado en Venta de Estancias Hoteleras
o Utilización, Mantenimiento y Mejora de
Plataforma Sirius y WEB Propia
o Focalizado en Optimización de Central De
Reservas
o Target: Economía de Escala
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40. Tradyso: El Presupuesto Supercontrol
o Entornos de Crecimiento Estable
o Entornos Económicos poco Convulsos
o Negocios Estables – Eléctricas
o Cima de Ciclos Económicos
o Empresas Asentadas
p
o Empresas Monopolísticas
oE
Empresas Públicas
Públi
o Presupuesto DOWN - TOP
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41. Tradyso: El Proceso Antiguo
o Julio – Agosto: Kick Off
o Definición Tarifas Intra Company
o Definición IPC, Tipos de Cambio, Incremento
Salarial
o Ingresos Previstos
o Costes de Mantenimiento y Mejora
o Inversiones Necesarias
o Costes Financieros Derivados
Competitividad en el sector TIC | III Jornadas sobre las Mejores Prácticas de Gestión Empresarial 40

42. El Control:
CONTROL
DE GESTIÓN
COMITÉ
DIRECCIÓN
ACIÓN
N
CONTROL FINANCIERO
NTROL
IT + Operaciones
FORMA
CON
GESTORES DE INFORMACIÓN
INF
Comerciales
Competitividad en el sector TIC | III Jornadas sobre las Mejores Prácticas de Gestión Empresarial 41

43. Proceso Base:
PRESUPUESTO
DIRECTOR
NTROL
CIFRAS
CORPORATIVOS
CON
COMERCIALES
JEFES DE DEPARTAMENTO
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44. Multirepetición del Proceso
o Objetivo Inicial Difuso
oE
Excesivo ti
i tiempo d P
de Presupuestación
t ió
– Cambios del Entorno
o Aprendizaje del Proceso en
Unidades Operativas
o Consecuencias en Implicación
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45. Consecuencias de aplicación errónea del modelo:
C i d li ió ó d l d l
o Desmotivar a todas las personas
o Duplicar Información, ya tenemos el año
anterior
o Repetir un proceso enorme! Y no 1 vez
vez…
o Falta de Implicación con el Objetivo por las
Unidades
Competitividad en el sector TIC | III Jornadas sobre las Mejores Prácticas de Gestión Empresarial 44

46. Errores a Corregir:
o Asignación Clara de Responsabilidad
o Las Tarifas de Servicio, para qué sirven?
o Definición Inicial de Objetivos más Ambiciosa
o Demasiado Pronto y Demasiados Recursos
Competitividad en el sector TIC | III Jornadas sobre las Mejores Prácticas de Gestión Empresarial 45

47. Análisis y Corrección - Clásico
UNIDAD
OPERATIVA
UNIDAD
OPERATIVA UNIDAD
CORRECCIÓN
Ó
OPERATIVA
DESVIACIÓN
CORPORATE
UNIDAD MEJORA
BUDGET
OPERATIVA UNIDAD
OPERATIVA
UNIDAD
OPERATIVA
Competitividad en el sector TIC | III Jornadas sobre las Mejores Prácticas de Gestión Empresarial 46

48. Control Interactivo
o Controles Críticos y Sencillos
o Focalización en la Solución
o Empresas Descentralizadas en Negocio
y Control
o Focalizados en la Solución, no en el
Problema
o Equipos de Solución Expertos
o Altas Dosis de Aportación de Valor
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49. Análisis y Corrección – Dinámico
EXPERIENCIA UNIDAD
OPERATIVA GESTIÓN ERRORES
UNIDAD
OPERATIVA UNIDAD
OPERATIVA
AYUDA TASK FORCE
CONEXIÓN
Ó
MEJORA FEEDBACK
CONTROL BENCHMARKING
UNIDAD CORPORATE
OPERATIVA UNIDAD
OPERATIVA
OPORTUNIDADES
UNIDAD AMENAZAS
OPERATIVA
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50. Confianza!!!
o Es Gratis Desconfiar?
oC á t l C
Cuánto les Cuesta?
t ?
o Los Árboles no les dejan ver el
Incendio?
o Somos EMPRESAS – Análisis Coste
Beneficio
o Cuidado con la Miopía de Costes!
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51. La Conexión Business Intelligence!
UNIDAD
OPERATIVA
UNIDAD
OPERATIVA UNIDAD
OPERATIVA
KPI BIntelligence
FINANCIALS
UNIDAD CORPORATE
OPERATIVA UNIDAD
OPERATIVA
UNIDAD
OPERATIVA
Competitividad en el sector TIC | III Jornadas sobre las Mejores Prácticas de Gestión Empresarial 50

52. El Transformador = BI!
o Objetivos Unidades Productivas = KPIs
o Quieren Financieros o Buenos Gestores?
o Unidad Central = PyG, Cash Flow,
y
Balance
o Necesitamos Información Completa en
ambos lados?
Competitividad en el sector TIC | III Jornadas sobre las Mejores Prácticas de Gestión Empresarial 51

53. Reporting VIP
o Presupuesto en Líneas Fundamentales
o Cash Flow Compañía
o Seguimiento y Desviaciones Sencillas
g
o Fácil Comparativa con Información
Externa
o Reporting Fundamental = El Deseo
p g
Competitividad en el sector TIC | III Jornadas sobre las Mejores Prácticas de Gestión Empresarial 52

54. Reporting Operativo
o Objetivos Claros
o Obj ti
Objetivos O
Operativos
ti
o Formación Financiera Necesaria
Básica
o Interpretación Sencilla
o Siempre tengo el Año Anterior
o Focali ación en pocos Objeti os
Focalización Objetivos
Competitividad en el sector TIC | III Jornadas sobre las Mejores Prácticas de Gestión Empresarial 53

55. El Enemigo = Corporativo
o Autonomía en la Trinchera =
Corporativo de Servicio
o Pérdida de Control y Poder de
Centros Corporativos
o Desaparecen Ingresos Corporativos
o Desaparecen Directores Intermedios
o Operación Bikini Corporativa
Competitividad en el sector TIC | III Jornadas sobre las Mejores Prácticas de Gestión Empresarial 54

56. El Deseo:
ACIÓN
N DIRECCIÓN
CONTROL FINANCIERO
NTROL
CORPORATIVOS
FORMA
CON
DIVISIONES PRODUCTIVAS
INF
COMITÉ DE DIRECCIÓN
Competitividad en el sector TIC | III Jornadas sobre las Mejores Prácticas de Gestión Empresarial 55

57. Cómo evaluar que el deseo se convierte en
realidad?
o Traslado del Deseo a la
Organización
g
o Comunicación del Deseo – Hasta el
último eslabón!
últi l bó !
o Quieren Conseguirlo? Conviértanlo
en un Incentivo!
Competitividad en el sector TIC | III Jornadas sobre las Mejores Prácticas de Gestión Empresarial 56

58. El Deseo en la Intimidad
o Planes Estratégicos sólo a nivel
ejecutivo
o No Comunicados
o Preparen la naftalina…
o El Plan Estratégico del Cajón del
Presidente!
Competitividad en el sector TIC | III Jornadas sobre las Mejores Prácticas de Gestión Empresarial 57

59. Comunicación del Deseo
o Balanced Scorecard de Gestión
o Pocos Objetivos
o KPIs
o No Discutidos, IMPUESTOS!
o Reglas Objetivas de Premio -
Castigo
Competitividad en el sector TIC | III Jornadas sobre las Mejores Prácticas de Gestión Empresarial 58

60. Balanced Scorecard de Gestión: Objetivos
o Evitar el Coste y Tiempo de
Presupuestación
o Simplicidad de Utilización
o Detección Rápida de Problemas Importantes
o Concentrar la Organización en La Solución
o Alineado con Información Estratégica
Competitividad en el sector TIC | III Jornadas sobre las Mejores Prácticas de Gestión Empresarial 59

61. Scorecard:
TASK FORCE
DE APOYO
ACIÓN
N
CONTROL FINANCIERO
NTROL
OPERACIONES
FORMA
CON
DIRECTORES
INF
PRESIDENTE
Competitividad en el sector TIC | III Jornadas sobre las Mejores Prácticas de Gestión Empresarial 60

62. Balanced Scorecard de Gestión: Mapa Proceso
B l dS d d G tió M P
Alta
Dirección
Plan
Estrátegico Históricos
Ideales Mercado
Balanced
Scorecard
Gestión RR.HH.
Equipo Premi
Scorecard
Gestor
G t
Unidad
Profundización Producción
Competitividad en el sector TIC | III Jornadas sobre las Mejores Prácticas de Gestión Empresarial 61

63. El Ejemplo: AOL Avant
o Joint Venture
o Socio Operación: AOL
oS
Socio Capitalista: S
C Santander
o Objetivo Plataforma Comercial
Objetivo,
con Hardware y Software
Propio
Competitividad en el sector TIC | III Jornadas sobre las Mejores Prácticas de Gestión Empresarial 62

64. KPIs
o Crecimiento Anual
o V t /P tit
Ventas/Patito
o EBITDA
o Margen
g
o Quejas Clientes
o Proveedores Incorporados
Competitividad en el sector TIC | III Jornadas sobre las Mejores Prácticas de Gestión Empresarial 63

65. Ventajas
o Cambios en el Mercado Incentivan a las
unidades productivas
p
o Alineación de la Organización hacia unos
pocos y claros objetivos
l bj ti
o Adaptación Inmediata a los Cambios de
Estrategia del Grupo
oC
Competitividad entre l centros d l
titi id d t los t del
Grupo
Competitividad en el sector TIC | III Jornadas sobre las Mejores Prácticas de Gestión Empresarial 64

66. Inconvenientes
o No lo copien! Es un traje a medida!
o Dificultad en la Definición de los
Indicadores de Valor del Grupo
o No es una Herramienta para la Alta
Dirección
o Equipos de Ayuda con Experiencia
o SOBRE TODO: Cambio Cultural!
Competitividad en el sector TIC | III Jornadas sobre las Mejores Prácticas de Gestión Empresarial 65

67. Los siete mandamientos del control financiero
o EBITDA Consolidado = EBITDA Agregado
o UNA ÚNICA ESTRUCTURA de Información
o INDEPENDENCIA del Controlador
o Mejora CONTINUA
o No se Utiliza = Desaparece
p
o Modelos Únicos de Información
o Información Fundamental, l d l P i!
I f ió F d t l la del Presi!
Competitividad en el sector TIC | III Jornadas sobre las Mejores Prácticas de Gestión Empresarial 66

68. Y Recuerden:
o Es Más Fácil Explotar a TODOS
los Empleados que Obligar a
DECIDIR a 1 Director General
o El Secreto: Qué les cuesta el
Reporting y el Presupuesto?
o Van Muy Desviados en Marzo?
Ahora es el momento!
Competitividad en el sector TIC | III Jornadas sobre las Mejores Prácticas de Gestión Empresarial 67