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Técnicas de gestión del tiempo para Administradores de Sistemas
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Técnicas de gestión del tiempo para Administradores de Sistemas

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¿Por qué los sistemas de gestión de tiempo no funcionan del todo con los SysAdmins? ...

¿Por qué los sistemas de gestión de tiempo no funcionan del todo con los SysAdmins?

En CAPSiDE, la gestión del tiempo de nuestro equipo de ingenieros especialistas y administradores de sistemas es clave para el buen funcionamiento de nuestra actividad diária.

Presentación de Alba Ferrer, SysAdmin en CAPSiDE
http://capside.com
Publicada el: 05/12/2011

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  • Un tema muy importante a la hora de gestionar nuestro tiempo es el de las interrupciones. Les invito a leer un artículo que amplía este excelente post: http://administraciondeltiempo.org/administracion-del-tiempo-vida/
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  • 1. SysAdmins “ Técnicas de gestión del tiempo paraPhoto by: http://flickr.com/photos/anieto2k/5243153693/in/photostream/ Administradores ” de Sistemas por Alba Ferrer Systems Engineer capside.comarchitects of the digital society www.capside.com
  • 2. La gestión del tiempo  Hay miles de métodos y consejos sobre cómo gestionar el tiempo para mejorar la productividad  Muchos administradores de sistemas han intentado aplicarlos sin éxito ¿Por qué los sistemas de gestión de tiempo no funcionan del todo con los SysAdmins?architects of the digital society www.capside.com
  • 3. La gestión del tiempoarchitects of the digital society www.capside.com
  • 4. La gestión del tiempo  Tenemos interrupciones continuamente • Usuarios • Alertas • Teléfono • El jefe “ There cannot be a crisis next week. My schedule is already full. Henry Kissinger ”architects of the digital society www.capside.com
  • 5. La gestión del tiempohttp://www.flickr.com/photos/arjanrichter/5780482453/architects of the digital society www.capside.com
  • 6. La gestión del tiempo Jueves, 29 de Septiembre de 2011 Hola José, ¿estás por aquí? ¡Era por si podías agilizar un caso que os he abierto! El número #412315.architects of the digital society www.capside.com
  • 7. La gestión del tiempo  Tenemos demasiados puntos de entrada de información • Correo electrónico • Chat • Sistema de gestión de incidencias • Teléfono • …architects of the digital society www.capside.com
  • 8. La gestión del tiempo  Tenemos muchos proyectos concurrentes • Reorganización de la política de backups • Instalación del nuevo servidor de correo • Virtualización de las máquinas físicas • Instalación de una wiki externa para la documentación de los usuarios •…architects of the digital society www.capside.com
  • 9. La gestión del tiempo  Tenemos prioridades impuestas y contradictorias • Superiores – exigen que los proyectos se finalicen • Clientes: – exigen atención y disponibilidad constante •…architects of the digital society www.capside.com
  • 10. La gestión del tiempo  Podemos… • Limitar las interrupciones • Manejar mejor los puntos de entrada • Gestionar a los superiores y educar a los usuarios  Utilicemos algunas herramientas y conceptos básicos basados en nuestras prácticas habituales de trabajo…architects of the digital society www.capside.com
  • 11. La gestión del tiempo Una base de datos para la gestión del tiempo Un único organizadorarchitects of the digital society www.capside.com
  • 12. La gestión del tiempo Conservar memoria RAM Guardar el brain-power para lo que realmente es importante ahoraarchitects of the digital society www.capside.com
  • 13. La gestión del tiempo Sustituir cálculos en tiempo de ejecución por decisiones pre-computadas Crear rutinas y hábitos de trabajoarchitects of the digital society www.capside.com
  • 14. La gestión del tiempo La vida social no es una feature opcional Organizar la vida social con las mismas herramientas que la vida laboralarchitects of the digital society www.capside.com
  • 15. Interrupciones  Las interrupciones son inevitables  Implican que otras personas están gestionando tu tiempo  Atrasan el trabajoarchitects of the digital society www.capside.com
  • 16. Interrupciones En un equipo, limitamos las interrupciones con “escudos humanos”  Si eres el escudo…  Si te escudan… • teléfono • máxima concentración • e-mail en lo que estés • visitas haciendo • sistema de gestión de tickets • alertasarchitects of the digital society www.capside.com
  • 17. Interrupciones  Da autonomía a los usuarios con documentación pública: • Políticas del departamento • FAQ • Procedimientos • Información de los servicios • Solicitudes online  Si van en persona: • Organización del mobiliario, que siempre encuentren primero al primer nivel de soportearchitects of the digital society www.capside.com
  • 18. Interrupciones  Delega la tarea… … y olvídala  Apunta la nueva tarea… … y planifícala  Haz la tarea… … a veces es inevitablearchitects of the digital society www.capside.com
  • 19. Interrupciones Los usuarios…  estarán satisfechos si sienten que se les hace caso  tienen que estar informados  se molestarán si se sienten ignorados  prefieren ver acción antes que recibir acciónarchitects of the digital society www.capside.com
  • 20. Mantener la concentraciónarchitects of the digital societyhttp://www.flickr.com/photos/70551436@N08/6395619351/ www.capside.com
  • 21. Mantener la concentración  Limpia tu escritorio de posibles distracciones • Escritorios físicos y virtuales  Encuentra tu ciclo de trabajo y planifica el trabajo teniéndolo en cuenta • ¿Trabajas mejor a primera hora? • ¿o eres más productivo entrada la tarde?architects of the digital society www.capside.com
  • 22. Mantener la concentración  Aprovecha la primera hora de la mañana • Menos interrupciones de usuarios/compañeros/superiores • Buen momento para proyectos  No confíes en tu cerebro: apúntalo todo! • Cualquier cosa que tengas en la cabeza y no tenga que ver con lo que haces en ese momento te está distrayendo: ¡Apúntalo y olvídate! • “No hace falta que apunte esto, seguro que me acuerdo…”architects of the digital society www.capside.com
  • 23. Rutinasarchitects of the digital society www.capside.com
  • 24. Rutinas Una buena rutina… ahorra trabajo porque … ahorra problemas y … ahorra decisiones porque … permite pensar una vez pero… ¡hacer muchas veces!architects of the digital society www.capside.com
  • 25. Rutinas ¡La rutina más importante! Llevar siempre contigo un organizador y apuntarlo todo.architects of the digital societyhttp://www.flickr.com/photos/courtneyrian/5750960959/ www.capside.com
  • 26. Rutinas  Qué se puede convertir en rutina? • Tareas repetitivas que no están programadas • Tareas de mantenimiento de sistemas periódicas • Relaciones laborales: reuniones con superiores, compañeros y clientes • Tareas que ”no nos gustan” • Pequeñas tareas o de baja prioridad que se olvidan a menudo • Tiempo para aprender cosas nuevas y mantenerse al díaarchitects of the digital society www.capside.com
  • 27. Planificación diaria  Seguimiento diario de incidencias • Asegurarse que todas las peticiones se gestionan de una forma u otra • Un buen seguimiento es clave de cara al usuario y a los superiores • No pueden quedar peticiones olvidadasarchitects of the digital society www.capside.com
  • 28. Planificación diaria  La planificación diaria se crea a partir de: • El calendario: Tareas programadas, citas, deadlines, … • Lista de proyectos a medio o largo plazo • ToDo-list y horario del díaarchitects of the digital society www.capside.com
  • 29. Planificación diaria  ¿Cómo se crea el plan del día? 1. Añadir en el horario del día las citas sacadas de calendario 2. Crear la ToDo-list del día 3. Priorizar las tareas de la lista y completar el horario con las más prioritarias 4. Trabajar 5. Al final del día, las tareas que han quedado pendientes se mueven al día siguiente 6. Al día siguiente repetir el ciclo...architects of the digital society www.capside.com
  • 30. Planificación diaria 1. Añadir en el horario del día las citas sacadas del calendario Hora Cita 09:00 Reunión de seguimiento con el jefe 15:00 Conferencia con un clientearchitects of the digital society www.capside.com
  • 31. Planificación diaria 2. Crear la ToDo-list del día Tarea Descripción Tiempo A Cambiar password usuario FTP 10 minutos B Crear nuevo usuario 20 minutos C Instalación del nuevo servidor 4 horas frontal D Encargar nuevos servidores de bases de datosarchitects of the digital society www.capside.com
  • 32. Planificación diaria 3. Priorizar las tareas de la lista y completar el horario con las más prioritarias Hora Tarea 08:00 Cambiar password usuario FTP Crear nuevo usuario 09:00 Reunión de seguimiento con el jefe 10:00 11:00 Instalación del nuevo servidor frontal 12:00 13:00 14:00 Comer 15:00 Conferencia con un cliente 16:00 Encargar nuevos servidores de bases de datosarchitects of the digital society www.capside.com
  • 33. Planificación diaria 4. Trabajararchitects of the digital society www.capside.com
  • 34. Planificación diaria 5. Al final del día, las tareas que han quedado pendientes se mueven al día siguiente Lunes Tarea A Hecho Tarea B Hecho Tarea C Hecho Tarea D Tarea E Martes Tarea D Tarea Earchitects of the digital society www.capside.com
  • 35. Planificación diaria  A tener en cuenta 1. Calcula siempre que tardarás más de lo que crees 2. Reduce el tamaño de la tarea: divide y vencerás 3. Delega la tarea si puedes 4. ¿Dudas? Pide ayuda a tu supervisor para priorizar las tareas 5. Marca cada tarea finalizada 6. Si acabas antes, cuídate 7. Las tareas que entran durante el día se priorizan y planifican igual 8. El mismo sistema sirve para las tareas personales 9. Es importante tener un sistema (cualquiera que te funcione, pero uno)architects of the digital society www.capside.com
  • 36. Planificación diaria  Utiliza herramientas • El sistema de gestión de tickets puede ayudar a organizar • Generación automática de tickets para tareas periódicas (P.Ej.: aplicación de parches de seguridad) • División en trabajo… • para hoy • para mañana • para la semana • para el mesarchitects of the digital society www.capside.com
  • 37. Planificación del calendario “ Un calendario para ” gobernarlos a todos. Es importante tener un calendario único y seguirlo.architects of the digital society www.capside.com
  • 38. Planificación del calendario  Qué se apunta en el calendario? • Citas (laborales y sociales) • Hitos de proyectos • Deadlines • Aniversarios • Tareas periódicas • Los partidos de básquet de tus hijosarchitects of the digital society www.capside.com
  • 39. Planificación del calendario  Hay que tener en cuenta… • tu ritmo • el ritmo de la empresaarchitects of the digital society www.capside.com
  • 40. Correo electrónicoarchitects of the digital society www.capside.com
  • 41. Correo electrónico  Qué hacer con el correo? • La bandeja de entrada no es un buen sistema de gestión de tareas • Mantener la bandeja de entrada al mínimo • Todos los correos tienen que tratarse de una forma u otra • Ningún correo debería leerse dos veces Significa que no ha sido tratado convenientemente la 1ª vezarchitects of the digital society www.capside.com
  • 42. Correo electrónico ¿Cómo se procesa un correo electrónico? • Filtrar a carpetas específicas • Si no se ha leído una carpeta en dos semanas, eliminar los correos • Borrar sin leer • Hay correos que recibimos pero que no nos aportan información ni nos interesan • Leer y… • Borrar, archivar, … • Responder/reenviar y borrar/archivar • Planificar y borrar/archivar (si es una tarea, pasarla al organizador) • Delegar y borrar/archivar • Hacer ahora y borrar/archivararchitects of the digital society www.capside.com
  • 43. Metas en la vida No se puede confiar en la suerte ni en el destino. Si se quiere conseguir algo, hay que trabajar para que se haga realidad.architects of the digital society www.capside.com
  • 44. Metas en la vida  Primero hay que saber qué se quiere conseguir dentro de • 1 mes • 1 año • 5 añosarchitects of the digital society www.capside.com
  • 45. Metas en la vida 1. Prioriza los proyectos que quieres realizar 2. Divídelos en tareas o sub-proyectos manejables 3. Planifica la primera tarea de cada proyecto como cualquier otra tarea  Repasa los proyectos periódicamente (planifica una tarea para hacerlo ) • Algunos proyectos ya se han conseguido • Algunos proyectos ya no interesan • Algunas circunstancias han cambiado que afectan a los proyectosarchitects of the digital society www.capside.com
  • 46. Priorizararchitects of the digital society www.capside.com
  • 47. Priorizar  Para empezar: únicamente 3 categorías de prioridades Prioridad ¿Qué y cuándo? A Se tiene que hacer hoy Se tiene que hacer pronto, B pero no necesariamente hoy C Cualquier otra cosaarchitects of the digital society www.capside.com
  • 48. Priorizar  Tareas diarias • Por orden de entrada Tarea Tiempo Asignar IP a nuevo equipo de usuario 5 min Crear nuevo usuario 20 min Instalar servidor 4h Configurar módulo http_proxy en servidor web 30 min Encargar nuevo software 1h Corregir bug en servidor de correo 25 min Cambiar password usuario 10 min • No necesita más priorización • No cumple las expectativas del usuario Se tarda todo el día en hacer un cambio que afecta a su trabajo y que él sabe que lleva poco tiempo…architects of the digital society www.capside.com
  • 49. Priorizar  Tareas diarias • Por expectativas del usuario Tarea Tiempo Cambiar password usuario 10 minutos Asignar IP a nuevo equipo de usuario 5 minutos Encargar nuevo software 1 hora Configurar modulo http_proxy en servidor web 30 minutos Crear nuevo usuario 20 minutos Instalar servidor 4 horas Corregir bug en servidor de correo 25 minutos • Se hace el mismo trabajo en el mismo tiempo • Se cumplen las expectativas del usuarioarchitects of the digital society www.capside.com
  • 50. Priorizar Si hay demasiadas tareas para el día… 1. Se puede negociar con los usuarios 2. El supervisor puede ayudar a priorizararchitects of the digital society www.capside.com
  • 51. Priorizar  Proyectos • Según esfuerzo e impacto Fácil Difícil Impacto A B importante Impacto C D superficial • A: escasos / máxima priorización • B: apreciados por los superiores / retos personales • C: para hacer periódicamente pero sin ser prioritarios • D: descartablesarchitects of the digital society www.capside.com
  • 52. Priorizar Peticiones de los superiores • Prioridades especiales • No conoces toda la información que tienen • Es posible que su trabajo dependa de la tarea que han asignado Comunicación para entender sus objetivos y los de la empresaarchitects of the digital society www.capside.com
  • 53. Gestión del estrésarchitects of the digital society www.capside.com
  • 54. Gestión del estrés Causan estrés… • La administración de sistemas es estresante de por sí • Sobrecarga de trabajo • Presiones provenientes de diferentes direcciones • Prioridades conflictivas Recuerda… • Relajación: diversas técnicas, infórmate y encuentra la tuya • Vacaciones: esenciales, no dejes de hacerlas • Cuando no estés… “la empresa seguirá sin ti” • “Al final del día… sólo son 0s y 1s.”architects of the digital society www.capside.com
  • 55. Documentación y automatización  Cuanta más documentación y automatización , menos tiempo y recursos dedicados • Tareas repetitivas • Procedimientos • Descripciones técnicas de los sistemas • Información de proveedores y procedimientos de contacto/escalado  Herramientas • Documentación: Wiki • Automatización: aliases, make, sudo, shell-scripting, scripts,…architects of the digital society www.capside.com
  • 56. Bibliografía  “Time Management for System Administrators” de Thomas A. Limoncelli  “Getting Things Done” de David Allen  “Being Geek” de Michael Lopp http://www.flickr.com/photos/shutterhacks/4474421855/in/photostream/architects of the digital society www.capside.com
  • 57. ¿Quiénes somos?  CAPSiDE es una empresa de ingeniería de sistemas especializada en consultoría tecnológica y servicios profesionales.  Fundada en 2001, en CAPSiDE tenemos amplia experiencia en el diseño, despliegue y operación de plataformas de alojamiento para aplicaciones complejas y sistemas de misión crítica.  Contamos en nuestra plantilla con ingenieros expertos en sistemas de alta disponibilidad, redes y desarrollo de software. http://capside.com http://www.flickr.com/photos/shutterhacks/4474421855/in/photostream/architects of the digital society www.capside.com
  • 58. “ The ultimate time management technique for a systems administrator is ” a good IT infrastructure. Thomas A. Limoncelli del “Time Management for System Administrators”architects of the digital society www.capside.com