Your SlideShare is downloading. ×
Atelier - Comment bien gérer les relations publiques dans le cadre d'un événement ? - J. Breillat
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×

Saving this for later?

Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime - even offline.

Text the download link to your phone

Standard text messaging rates apply

Atelier - Comment bien gérer les relations publiques dans le cadre d'un événement ? - J. Breillat

732
views

Published on

Intervention de Jean Breillat lors de l'atelier "Comment bien gérer les relations publiques dans le cadre d'un événement ?" au Forum Cap'Com 2012.

Intervention de Jean Breillat lors de l'atelier "Comment bien gérer les relations publiques dans le cadre d'un événement ?" au Forum Cap'Com 2012.


0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
732
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
24
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. Jour de fête Comment bien gé rer les relations publiques dans le cadre d’un é vé nement ? Animé par Jean BREILLAT Chef de cabinet - Ville de Tours Avec Monique DUCASSEDirectrice de la Communication - Dé partement du Vaucluse
  • 2. publiques… Un outil au service de la stratégie de communication des collectivitésa - Une dé finition « commune » :« Construire une image, gé rer des relations avec les publics internes et externes à la collectivité ,manager les communauté s, surveiller la ré putation de l’Institution (notamment sur le web), etmaî triser la communication sur é vé nements ». Voilà bien le dé fi !Pourtant, les "RP" sont souvent vues à travers un prisme ré ducteur (un cocktail, une hô tesse devant un comptoir)…), comme une cerise sur un gâ teau (…), ou au contraire considé ré es de maniè re floue, comme tout et nimporte quoi… (assimilation confuse entre communication et relations publiques, relations publiques, relations presse…).Or, elles peuvent constituer un outil straté gique , pour peu quelles soient pensé es, pré paré es, organisé es de maniè re professionnelle, dans le cadre dune action de communication globale (dont elles repré sentent une des dimensions, qui prend toute sa force et sa pertinence dans le registre de lé vé nementiel…)car lé vé nementiel cré e les conditions privilé gié es dun contact de proximité avec le public.Postulat : Les "RP" seraient plutô t assimilables au champ des missions du Cabinet du Maire sagissant des opé rations de sollicitation de ré seaux (par lactivation de fichiers à des fins de ré ceptions à vocation protocolaire - types vœux), et plutô t à celui du service communication lorsquelles sadossent à un é vé nementiel, dont elles se servent comme "caisse de ré sonnance"…, ou lorsqu’elle s’adressent à la presse. Mais l’essentiel n’est-il pas que toutes ces initiatives soient coordonné es ?!
  • 3. publiques… Un outil au service de la stratégie de communication des collectivitésb - Relation publique/relation au public… Une é videntecorré lation…Si laction politique a forcé ment à voir avec la relation au public, et lexé cutifobligatoirement besoin dun é change direct avec ses administré s, alors les relationspubliques sont consubstantiellement attaché es à lexercice dun mandat , quiconcilie immanquablement repré sentation et relation incarné e …
  • 4. publiques… Un outil au service de la stratégie de communication des collectivitésc - Cré atrices de liens, vecteurs dimage et de notorié té … et plusencore…Si laction publique et la communication publique qui la traduit ont aussi pour objet de cré er dulien, alors les opé rations de relations publiques ont bien toute leur place …Appartenant à la large "panoplie" de la Communication dite hors media (ciblé e), les relationspubliques sont gé né ratrices de contacts, mais plus encore, elles é tablissent des liens,cré ent du ré seau autour de linstitution, qui en augmentent le rayonnement,linfluence… Elles constituent ainsi un hors media de ré action, de proximité etdinfluence….
  • 5. publiques… Un outil au service de la stratégie de communication des collectivitésd - Et plus encore…Elles ont de surcroî t une porté e "statutaire" au sens où elles se positionnentré solument dans le registre du "trè s qualitatif"; car limage (de marque) delinstitution est en jeu…Les relations publiques impliquent une recherche dadhé sion, de confianceet de proximité tout à la fois… au profit de limage, de la ré putation delinstitution.Elles contribuent en outre, au travers dun é vé nementiel (et de"lexpé rience partagé e" fé dé ratrice quil propose), à lé mergence dunsentiment dappartenance, de fierté , à la cristallisation dune mé moirecollective On se souvient de ce moment…
  • 6. 2 - Enjeux/objectifs des "RP" dans le cadre dun événementiela - Contribuer à la qualité et au rayonnement de limage del‘InstitutionLes relations publiques sont affaires de perception… perception lié e à la capacité de lacollectivité à « qualifier » la relation, « soigner » lé change, le personnaliser,lincarner, le susciter, "lentretenir"…, de maniè re positive. Et cela contribueincontestablement à l’image vé hiculé e par l’institution.
  • 7. 2 - Enjeux/objectifs des "RP" dans le cadre dun événementielb - Assurer ou renforcer la visibilité de la collectivité danslespace public(mise en scè ne, promotion in situ…)Par la mobilisation de moyens dé dié s/scé nographie : il sagit là dune visibilité positivementdiscriminante par le choix ré solu de la qualité /loriginalité de la mise en forme. Celle-ci contribueà lambiance, garantie la "plus-value diffé renciante" dun espace ainsi valorisé , un"supplé ment dâme", par une recherche (design, charte couleur…), ou une forme dethé âtralisation.On valorise un espace ("privatisé ") et on se valorise dans cet espace !Et lon (ré )affirme par là son identité …
  • 8. 2-Enjeux/objectifs des "RP" dans le cadre dun événementielc - Participer à la qualité du dialogue entre institution et acteursexternes (voir internes)……et/ou au dialogue entre ces acteurs entre eux (la collectivité cré e les conditionspropices au dé veloppement de relations privilé gié es…).Et ce faisant :Contribuer à lé tablissement dun sentiment de confiance durable entreinstitution et interlocuteurs externes/internes, synonyme dereconnaissance/considé ration/estime/respect mutuel…
  • 9. 2 - Enjeux/objectifs des "RP » dans le cadre dun événementield - Cultiver une dimension incarné e et sensible de lacommunication :Echanges interpersonnels, personnalisation des relations, cré ation de liens plus ou moinsdurables dans un contexte propice à une certaine ré ceptivité … Les relations publiquescré ent en effet un contact humain et poly-sensoriel (tous les sens peuvent ê tresollicité s, stimulé s…). Les "RP" font appel à lé motion, à laffect. Nous sommes dans une entreprise de sé duction !
  • 10. 2 - Enjeux/objectifs des "RP" dans le cadre dun événementiele – Cré er des ré seaux de partenairesAu-delà des fichiers constitué s (à gé omé trie variable), cré er peu à peu unré seau, ou plutô t des ré seaux de partenaires, relais, "ambassadeurs", medias,relations bien identifié es, susceptibles dinteragir plus ou moins ré guliè rement avec lacollectivité , sur le long terme. Il sagit bien de gé rer les relations entre institution et publicsinternes et externes, et d’identifier des « communauté s cibles »…
  • 11. 2 - Enjeux/objectifs des "RP" dans le cadre dun événementielf - Contribuer à linformation dun public (plus ou moins restreintsur site), voire à la mé diation……lié e à tout projet mis en perspective (par un contact direct le plus souvent). Larencontre privilé gié e est dé jà une forme de communication en soi, et elle peut bien sû rê de surcroî t le vecteur informel de messages. Chaque acteur de l’é vé nementiel trerepré sentant l’institution est ainsi investi d’un rô le, porteur du message, ce qui exige unepré -sensibilisation…
  • 12. 3 - Evé nementiel/straté gie RP ; un paradoxe apparent ; un enrichissement mutuel…Si lé vé nementiel est incontestablement un bon "support" aux relations publiques, ilfaut considé rer quil aurait pour dé faut de constituer un moment ponctuel dé change ,de dé livrance de messages, alors que le but est plutô t "dinstaller" une relation... Carun é vé nementiel produit des relations publiques, et les relations publiques contribuent à levaloriser en retour, au mê titre quun plan de communication, dans le cadre dune straté gie meglobale.Il faut sortir de ce paradoxe apparent, se donner les moyens de faire vivre lesrelations publiques avant, pendant et aprè s lé vé nementCar il sagit de dé velopper une straté gie de relations publiques construite dans lacontinuité , la cohé rence, afin dinstaller durablement une relation de confiance, cequi rejoint la né cessité dune straté gie dinfluence pour toute collectivité , forcé mentinscrite dans le temps.Il va falloir ainsi multiplier les occasions de rencontres, de contacts durant lanné e,afin dactiver, de croiser les diffé rents ré seaux (public cible, prescripteurs,dé cideurs é conomiques, fournisseurs, acteurs culturels, partenaires sponsors,medias…). In fine, il sagit bien de retenir lattention, de cré er la surprise (effet de surprise), dedonner du plaisir à travers une invitation à vivre et partager avec quelques-uns (etgratuitement…) un moment privilé gié , une expé rience considé ré e commeexceptionnelle ou rare… pourquoi pas un parfum daventure !
  • 13. 4 - Exemples dopérations "RP" optimisées dans le cadre dun événementiel :Pas de schéma type et reproductible, mais plutôt une démarche àencourager - Définition de la stratégie (axes, objectifs à atteindre, cible(s), moyens à mobiliser, budget,…). - Ecriture du scénario, du conducteur, du déroulé … (cahier des charges) - Recherche des prestataires externes (logistique, son, lumière, traiteur, etc.) - Constitution de(s) fichier(s), qualification éventuelle - Activation du(es) réseau(x) (sociaux) - Lancement des invitations et conception outils de com daccompagnement… - Relances - Briefing des équipes (information des acteurs internes à lorganisation) - Mise en scène in situ: installation dun barnum/chapiteau… « habillage » d’une salle… - Valorisation/détournement dun espace, … ou Valorisation/exploitation dune loge dite "VIP" sur sites, événements sportifs ou culturels… - Accueil personnalisé : pointage, message de bienvenue, guidage, vestiaire, …. - Accompagnement pendant lévénement (attentions, prestations…) - Remise de cadeaux et/ou documentation, en fin d’événement - Accompagnement post-événement (message de remerciement, envoi de photo souvenir…). - Evaluation (après débriefing des équipes)
  • 14. Ne pas oublier sa boî te à outils- Des femmes et des hommes formé s, motivé s et ré actifs (rè gles protocolaires, physionomie, vêture identifiable…)- Un fichier à jour et ré actualisé ré guliè rement (logiciel pro)- Du maté riel : pagodes, stands, barnums, banque d’accueil, micro et pupitre, panneautages, mange-debout, nappage – serviettes… sé rigraphié s, dé cor…- Des cadeaux ou objets promotionnels (qui ont du sens et une fonction)- Une liste de prestataires opé rationnels et professionnels (traiteurs, fleuristes, ré gie technique…)
  • 15. Un exemple simple d’accompagnement RP d’un é vé nementiel Cible : partenaires d’une exposition culturelle 6. Inauguration officielle (avec prise de parole croisé e et sé quencé e)1. Identification des partenaires 7. Mise en scè ne et valorisation2. Courrier de sollicitation officielle des partenaires sur site (panneaux sur pied et3. Rencontre avec pré sentation du oriflammes) projet (en pré sence d’un é lu) 8. Visite privatisé e et commenté e de l’exposition suivie d’un4. Ré union conviviale de l’ensemble cocktail avec le Maire des partenaires (avec remise 9. Ré union bilan – dé briefing d’une documentation en primeur et 10. Courrier de remerciements avec cocktail) envoi d’une exposition virtuelle pour valorisation des partenaires5. Confé rence de presse scé narisé e en interne
  • 16. Pour mé moire, quelque exemples dopé rations "RP" : - Parrainage, - Convention, - Cé ré monie de vœux, - Arbre de noë l, - Inauguration, - Visite de chantiers, - Ré ception officielle, - Opé ration "portes ouvertes", - Voyage de presse, - Ré union dinformation ciblé e, -…
  • 17. 5 - Garanties defficacité des RP dans un cadre événementiel- Une né cessaire articulation/liaison avec la communication (service com/cabinet)- Ne pas appré hender les relations publiques indé pendamment de leur contexte(é vé nementiel ou pas) ; il sagit là encore de rechercher le sens…- Considé rer quune opé ration de relations publiques organisé e dans le cadre duné vé nementiel sous-entend aussi que ce dernier sinscrive dans une straté gie decommunication plus globale- Considé rer les relations publiques comme un mé tier requé rant descompé tences particuliè res et spé cialisé es (ex de profil de poste)- Dé velopper des projets qui intè grent une pré paration, un suivi, avec une prise decontact avant, pendant lé vé nement, et aprè s…- Appré hender les relations publiques dans le temps, qui est né cessaire à la cré ationde liens-Ne rien laisser au hasard, à limprovisation : une opé ration de relations publiques dansle registre é vé nementiel ne souffre pas lapproximation.Les dé tails comptent autant que lensemble , lorganisation doit ê minutieuse pour que trele jour J les « ficelles » soient invisibles, le dé roulé des é vé nements fluide et sans accroc(conducteur, dé roulé indispensable…)- "Lidé al" est de rendre linvité (public cible) complice, acteur de lé vé nement enmê temps que spectateur : lé vé nementiel permet cette recherche dimplication, dinteractivité . me
  • 18. 6 - Conclusion- Les « relations publiques » sont immanquablement, naturellement lié es à lacommunication publique.Cette né cessaire imbrication trouve toute sa traduction au travers de lé vé nementiel, quiconstitue une opportunité de provoquer la rencontre, en diffé renciant, "hié rarchisant" les publicsà « conqué rir », ...- Une fois encore, il faut ré affirmer limportance dune straté gie de communicationpré alable, afin que cette opé ration de relations publiques comme lé vé nementiel qui la sous-tend, ait su sens, soit au service dun message, porte des valeurs.- Au-delà de la capacité à dé velopper une vé ritable straté gie dinfluence, lenjeu est aussi celuidune refondation de la confiance, de la reconnaissance mutuelle entre institutionet public cible, entre politique et "partenaires" de linstitution au sens large duterme, considé ré s comme autant de relais dopinion qui contribueront à asseoirsa ré putation…
  • 19. 7 - Un exemple de démarche originaleLexpé rience du Dé partement du Vaucluse… ou comment construiredurablement des liens autour dun é vé nement…La parole à Monique Ducasse…
  • 20. 7 - Un exemple de démarche originaleMERCI DE VOTREATTENTION…
  • 21. Vaucluse event Comment valoriser ses partenaires au-delà d’un é vé nement ?
  • 22. Jour de fête Vaucluse event – Comment valoriser ses partenaires au-delà de l’é vé nementEn juillet 2010 – inscription du Conseil gé né ral de Vaucluse dans l’agenda 21De juillet 2010 à septembre 2011 Deux objectifs : Fé dé rer et rendre visible la dé marche auprè s d’un maximum de partenaires (entreprises, collectivité s et associations) autour de la dé marche et affirmer l’engagement du Conseil gé né ral Une question : y a-t-il un ré el potentiel pour porter la dé marche Une ré ponse : la campagne : En Vaucluse, je protè ge l’environnement Pour le grand public Inciter les partenaires à rejoindre le mouvements et à s’approprier la dé marche 500 organismes labellisé es 2000 Vauclusiens engagé s
  • 23. Comment construire la communication Cré ation du label / siteLe 12 septembre 2011 – Pernes les Fontaines –La premiè re fête du Vaucluse durableOrganisation de la 1ere fê du Vaucluse durable : grande te fête aux associations et aux entreprises pour pré senter « l’offre vauclusienne » en matiè re de dé veloppement durable et valoriser les partenaires investis dans la dé marche sur le territoire.Participation : 4 000 personnes250 stands50 animations….
  • 24. Comment construire la communicationSeptembre 2011 – Juin 2012Valorisation via un plan mé dia soutenu de toutes les initiatives inscrites dans une dé marche Agenda 21
  • 25. Comment construire la communication• 2 Juin 20122è me fê du Vaucluse durable te- 80 agents du Conseil gé né ral impliqué s HORS hié rarchie pour organiser l’é vé nement- l’engagement de prè s de 120 partenaires associatifs et entreprises pour accueillir et animer l’é vé nement.
  • 26. La « Fê du Vaucluse Durable », te un é vé nement durable ?Un constat : la derniè re « Fête du VaucluseDurable » , le 2 juin 2012 dernier : un ré elsuccè s:-6 000 visiteursUn souhait partagé : prolonger l’effet et ladynamique de l’é vé nement Une idé e : cré er un guide partagé , interactif et é volutif pour organiser un é vé nement é co-responsable en Vaucluse.
  • 27. Les ciblesLes contributeurs : tous les partenaires duConseil gé né ral labellisé s Dé veloppementdurable mais aussi des partenaires privé sengagé s dans cette dé marcheLes usagers : tous les Vauclusiens et autresstructures hors dé partement (particuliers,entreprises, communes…) qui souhaitentorganiser un é vé nement en Vaucluse(colloque, é vé nement festif, sportif, culturel,tourisme d’affaire…)Les acteurs du Conseil gé né ral 84 invité s àcontinuer à faire partie de « l’é quipage ».
  • 28. Objectifs de la cré ation de cet espace  Faire connaî tre les savoir-faire de partenaires de la Fête du Vaucluse  Faciliter l’organisation d’un é vé nement en Vaucluse, forcé ment durable s’il est dé veloppé avec la « Vaucluse attitude » !  Cré er un agenda des é vé nements en Vaucluse, trè s utile pour les organisateurs et pour les participants
  • 29. • Bien plus qu’un guide, une plateforme ouverte, collaborative pé dagogique : Un blog enrichi d’un agenda, d’une pré sentation des prestataires et des mé dias en Vaucluse et de conseils
  • 30. Une gouvernance ouverteUn groupe de pilotage comprenant le Conseil Gé né ral et une repré sentation des partenaires, choisis pour leur avance dans le Dé veloppement DurableUne expé rience de co-production qui implique le partage de 3 objectifs :• la valorisation des savoir-faire en Vaucluse,• le service aux utilisateurs,• l’engagement é coresponsableEt aussi la confiance !
  • 31. Une nouvelle conception de la communicationPas seulement un mé tier de valorisationUn mé tier de co-production de valeur pour le territoire, notamment de valeur é conomique !Une é vidente et né cessaire liaison entre RP et com,comme gage d’efficacité !