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Auditoria interna
 

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    Auditoria interna Auditoria interna Presentation Transcript

    • Proceso de Auditoria
      PARA QUE AUDITAR?
      Conocer la capacidad del SGC
      Para cumplir con los requisitos. 
      Evaluar las fortalezas y debilidades del sistema.
       Detectar oportunidades para la mejora continua.
    • PARA QUE AUDITAR? 
      Verificar la capacidad de los procesos para cumplir con los requisitos.
      Evaluar el compromiso del recurso humano con su Sistema de Gestión de Calidad.
      Validar el uso eficaz y eficiente de los recursos.
      Evaluar las relaciones con las partes interesadas.
      Ejecutar seguimiento de la eficacia de las acciones correctivas, preventivas y de mejora.
    • INTRODUCCION-Terminología
      Auditoria
      Objetivo
      Alcance
      Criterio
    • QUÉ ES UNA AUDITORÍA ?
      Examen sistemático e independiente, para determinar si las actividades y resultados relacionados con la gestión de Calidad, cumplen las disposiciones preestablecidas y si estas se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos.
    • Terminología
      Evidencia
      Declaración de hechos o cualquier otra información, que son:
      a. Pertinentes para los criterios de la auditoria.
      b. Verificables.
      Hallazgo  
      a. Resultado de la evaluación de la evidencia.
      b. Recopilado frente a los criterios de la auditoria.
      Evidencia
      Hallazgo
      Conclusiones
      Programa
      Plan
    • HERRAMIENTA CONFIABLE
      APOYAR CONTROLES DE GESTIÓN
      APOYAR POLÍTICAS
      CONCLUSIONES
      PERTINENTES
      SUFICIENTES
      FORMA DE ACTUAR PARA
      LA MEJORA CONTÍNUA
    • CLASES DE AUDITORIA
    • Tipos auditoria
      De sistema
      De proceso
      De registros
      De producto o servicio
    • Que se espera de una auditoria?
      Conocimiento de cómo funciona la organización y sus procesos.
      Mejor comunicación entre áreas.
      Mejora las relaciones internas y externas.
      Confirma que el sistema de gestión de la empresa funciona eficazmente.
      Sugerencias de mejora de los auditores internos.
      Productividad y eficiencia mejoradas del proceso de la organización.
    • PROCESO DE LA AUDITORÍA
      PLANIFICACION
      REALIZACION
      PRESENTACION DEL INFORME
      ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS
    • ETAPAS DE LA AUDITORÍA
      Designar al auditor líder.
      Definir los objetivos, alcance y criterios.
      Determinar la viabilidad.
      Conformar el equipo auditor.
      Establecer contacto inicial con el Auditado
    • REVISION DE DOCUMENTOS
      Manual de Calidad y demásdocumentos del sistema, incluyendo registros.
      Auditorias anteriores.
      Debe describir y mostrar en forma clara y resumida los procedimientos y métodos, que es lo que hay que hacer, que es lo que se dispuso. Por lo general el manual se subdivide igual que la norma utilizada para implementar el sistema de gestión.
    • REVISION DE DOCUMENTOS
      INSTRUCCIONES DE PROCEDIMIENTO
      Documento que detalla la manera establecida de ejecutar una actividad (medidas de gestión en Calidad). Existe en forma completa, si es adecuada, si es conveniente, etc.
      INSTRUCCIONES DE TRABAJO
      Descripción detallada de las operaciones de una actividad. (Criterios de trabajo). Es adecuada, si es conveniente, limites, referencias a otros documentos.
    • REVISION DE DOCUMENTOS
      DOCUMENTOS DE AUDITORÍAS INTERNAS
      Informes de auditoría verificando desviaciones encontradas, causas, propuestas y medidas de mejora sugeridas e implementadas. Asegura la efectividad de las medidas tomadas después de la auditoría.
    • PREPARAR LA AUDITORÍA DE CAMPO
      Preparación de documentos de trabajo:
      Plan de Auditoria.
      Listas de Verificación.
      Asignar trabajo al equipo auditor.
      Preparar documentos de trabajo.
    • Plan de auditoria
      Objetivos de la auditoría.
      Criterios de la auditoría y documentos de referencia.
      Alcance (unidades organizacionales, funcionales y procesos auditar).
      Fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de la auditoría en sitio.
      Tiempo y duración esperados para cada actividad, incluidas las reuniones.
    • Plan de auditoria
      Asignación de recursos en los puntos críticos de auditoria.
      Idioma de trabajo y presentación de reportes.
      Tópicos del reporte de auditoria, formato y estructura, fecha esperada de su entrega y distribución.
      Arreglos logísticos.
      Confidencialidad.
    • REUNION DE APERTURA
      Presentación particulares.
      Confirmación plan acordado.
      Confirmación auditado será informado de hallazgos.
      Proceso presentación informe.
      Clasificación anotaciones en el informe.
      Recolección información informe.
      Establecer confianza.
      Solución de inquietudes.
      Requisitos de confidencialidad.
      Funciones de acompañantes
    • Recorrido por las instalaciones
      Preparar un plan de reconocimiento para la visita.
      Observar todas las características locales y particulares.
      Observar todas las áreas productivas.
      Empezar el recorrido en el orden mismo del proceso.
      Recoger impresiones (formas de comportamiento, limpieza, forma de almacenamiento, cumplimiento a la señalización).
      Pensar en elementos de Gestión en Calidad.
    • RECOLECCION DE INFORMACION
      Definir fuentes de información.
      Recolección de información mediante muestreo apropiado.
      Verificar la información.
      Evaluar la información contra los criterios de auditoría.
      Generar hallazgos de auditoría.
      Revisar.
      Generar las conclusiones de auditoría.
    • Obteniendo información
      Entrevistas
      Observación
      Personas (actitud).
      Ambiente trabajo.
      Condiciones del medio.
      Documentos
      Manual de Calidad.
      Procedimientos
      Instrucciones
      Licencias y permisos
      Contratos y pedidos
    • Obteniendo información
      Registros.
      Listas de chequeo.
      Minutas.
      Actas de reunión.
      Informes auditorias.
      Programas de seguimiento.
      Resultado mediciones.
      Indicadores.
    • PROCESO DE ENTREVISTA
      OBSERVAR
      ESCUCHAR
      REGISTRAR
      PREGUNTAR
    • Entrevistas
      Con personas de diferentes niveles y funciones.
      Durante las horas de trabajo normales y en el sitio de trabajo normal del entrevistado.
      Procurar que la persona se sienta cómoda.
      Explicar la razón de la entrevista y las notas que se tomen.
      Se pueden iniciar solicitando que se describa el trabajo.
      Los resultados se deben resumir y revisar con la persona.
      Agradecer a la persona por su participación y cooperación.
    • COMO PREGUNTAR
      Objetivo :
      Recolectar información
      Aclarar ideas
      Verificar la exactitud de lo escuchado
      Tranquilizar
      Explicar
      Romper el hielo
      No preguntas inductivas
      Resumir/revisar resultados
      Agradecer
    • CóMO PREGUNTAR
      Despertar el interés del auditado
      Amistoso, no arrogante, no condescendiente
      Metódico, profesional
      Dar tiempo para la respuesta Actuar con naturalidad, no rigidez Firme y persistente
    • Tipos de preguntas
      Abiertas
      De Sondeo
      Cerradas
      Capciosas
      Agresivas
      Múltiples
    • TIPOS DE PREGUNTAS
      Abiertas :
      Como
      Qué
      Cuando
      Por qué
      Dígame
      Muéstreme
      Descríbame
      Extraer información sin crear comportamiento defensivo
       
      Permite desviar la conversación
      Estimula al auditado a expresar su punto de vista.
    • TIPOS DE PREGUNTAS
      Sondeo : Abiertas, información especifica
      Dígame mas acerca de…
      Que quiere decir con….?
      Deme un ejemplo de …..
      Como funciona esto ?
      Me va a decir algo mas ?
      Aclarar temas
      Confirmar la comprensión del significado de palabras y afirmaciones
       Ayuda a evitar malos entendidos
       Brindar información con profundidad
    • TIPOS DE PREGUNTAS
      Cerradas : Respuestas breves
      Usted diligenció este formato ?
      Grabó todo el proceso ?
      Revisó Usted la carpeta de esta persona ?
      Permite al auditor verificar su comprensión de lo afirmado.
      Confirmar que el resumen es exacto.
      Eliminar malos entendidos
      Útiles para auditados comunicativos y también para reservados.
    • TIPOS DE PREGUNTAS
      Capciosas :
      Sugieren la respuesta Supongo que sabe que esto es una violación de la ley.
      Esto no debería estar en el área restringida?
      Por supuesto, para usted es obvio que este es el sello equivocado.
      Animan al auditado a responder para crear la imagen favorable.
      Distorsionan severamente o influencian la información recolectada.
    • TIPOS DE PREGUNTAS
      Agresivas : Poner al auditado fuera de lugar
      Usted es el inepto que coloco el sello al revés?
      No pudo averiguar como archivar esto bien?
      Todo el tiempo que lleva acá no le ha permitido leer el procedimiento?
      Pone al auditado en posición defensiva Método punitivo, no útil, para la resolución de problemas.
    • TIPOS DE PREGUNTAS
      Múltiples :
      Cuando ingreso a la empresa?
      Cómo lo capacitaron para la tarea que Usted realiza?
      Cree Usted que sigue el procedimiento en forma adecuada ?
      Confunden al auditado
      Estimula al auditado a desviarse de los puntos importantes.
    • BLOQUEOS DE LA COMUNICACIÓN
      IMPACIENCIA
      DESCONFIANZA
      DOMINIO DE SÍ MISMO Y DE LA AUTORIDAD
    • Estar preparados
      Auditados
      Tímido.
      Agresivo.
      Distraído.
      Evasivo.
      Otros
      Muestras preparadas
      Aspectos locales (cultura, etc.).
      Chantaje emocional.
      Respuestas limitadas.
    • NO CONFORMIDAD
      Incumplimiento de un requisito
      Norma o estándar
      Política de la organización
      Procedimiento de la organización
      MAYOR “M“
      Falla total de un proceso o procedimiento crítico
      Ausencia total de un requisito
      Numerosas no conformidades menores que al unirse constituyen una falla importante.
      Una no conformidad menor de una auditoria anterior que no se haya cerrado.
      MENOR “m“
      Una deficiencia que no es tan grave como para ser mayor
       
    • OBSERVACION “ O “
      Oportunidad de mejora
      Buenas practicas
      Si no se tratan pueden convertirse en una no conformidad en el futuro
      Una no conformidad en la cual el auditor le da el beneficio de la duda a la organización
      Sugerencias para mejorar el sistema
      FORTALEZA “ F “
      Procesos en los cuales la organización es fuerte.
    • REUNIÓN DE CIERRE
      Presentación de los resultados de la auditoría:
      Procesos auditados
      Hallazgos y conclusiones de la auditoría.
      Solicitud acción correctiva.
      Fechas tentativas para las acciones correctivas.
    • REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES
      NO CONFORMIDADES LARGAS
      La revisión por la gerencia programada para ejecutarse el día 10 de enero de 2001 fue realizada en las instalaciones del club y el programa elaborado coincidía con el evento de entrenamiento en Seguridad para el área operativa, por lo cual fue necesario posponerla hasta el día siguiente (11 de enero de 2001).
      REFERENCIA A NOMBRES
      El Señor: Juan Pérez, Jefe de Compras no posee los registros de los resultados de las evaluaciones de los proveedores aceptables.
      EXPRESIÓN DE OPINIONES
      La metodología de atención de reclamos debería hacerse más personalizada para que los clientes se sintieran mejor y el impacto no fuera tan grande
    • INFORME DE AUDITORÍA
      Incluir o hacer referencia a:
      Objetivo, alcance y criterios
      Fechas y lugares de realización de las actividades de la auditoria
      Elementos auditados
      Persona contacto
       Fortalezas
      Aspectos favorables de la actividad auditada
      Aspectos débiles de la actividad auditada
      Solicitud de acciones correctivas
      Conclusiones de la auditoría
    • INFORME DE AUDITORÍA
      LO QUE NO DEBE INCLUIR:
      Opiniones subjetivas.
      Información confidencial.
      Crítica a individuos.
      Declaraciones ambiguas. (Varias interpretaciones)
      Detalles triviales.
      Observaciones, Hallazgos, No conformidades que no fueron discutidos en la reunión de cierre.
    • INFORME DE AUDITORÍA
      Evite citar:
      Algunos… Equipos están licenciados.
      Muchos… Registros no tienen los resultados de…..
      Pocos … Auditores no tienen la independencia
      Casi todos… Los acuerdos están vencidos.
      Varios… Reclamos muestran despachos tardíos
      Ciertos … Operarios desconocen donde están los instructivos
    • INFORME DE AUDITORÍA
      Informe = Documento que describe el estado del Sistema de Gestión
      Seguir las directrices dadas en el procedimiento de la empresa.
      Notas precisas, reales y fácilmente entendibles (Lugares, proyectos, registros).
      Redactar lo mas pronto posible, en forma clara.
      Entregar oportunamente.
      Conclusiones claras, completas y coherentes.
      Buen uso del lenguaje y presentación.