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20071122 OMG Days EA und BPM - Zwischen Anspruch und Wirklichkeit
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20071122 OMG Days EA und BPM - Zwischen Anspruch und Wirklichkeit 20071122 OMG Days EA und BPM - Zwischen Anspruch und Wirklichkeit Presentation Transcript

  • EA und BPM Zwischen Anspruch und Wirklichkeit Jakob Freund
  • Test: Sie haben einen Wunsch frei!
    • Transparente Prozesse : Wer macht wann was?
    • oder
    • Effiziente Prozesse : Wie senke ich Zeiten/Kosten?
    • oder
    • Agile Prozesse : Wie erreiche ich schnelle Anpassungen?
    Jakob Freund
  • Kurzvita Jakob Freund (Master of Science in Business Computing) Jakob Freund 2005 2007 2008 Geschäftsführer Consultant Solution Architect Gründer / Analyst / Berater Leiter BPM Expertenkreis Berlin / Co-Autor BPM Body of Knowledge Gründer / Gesamtkoordinator Autor / Gastdozent
  • BPM – Die nächste große Welle? Jakob Freund
  • „ Unsere Prozesse? Haben wir voll im Griff!“ Organisation und Systeme Geschäftsprozesse Jakob Freund BPM – Die nächste große Welle?
  • BPM und Gartner: Wohin die Reise geht…
    • „ Auf dem derzeit in London stattfindenden Gartner BPM Summit prognostizierten die Analysten dieser Produktkategorie ein durchschnittliches Umsatzplus von 24 Prozent pro Jahr - und zwar für den Zeitraum 2006 bis 2011.
    • […]
    • Bezüglich des Produktangebots gibt es auch klare Vorstellungen. Während sich reine BPM-Software bislang dadurch auszeichnet, dass sie lediglich den zwischenmenschlichen oder systemtechnischen Workflow unterstützt, reicht dies in Zukunft nicht mehr. Inzwischen geht es um das Handling des gesamten Prozess-Lebenszyklus.“
    Jakob Freund Aus: Computerwoche.de, 28.03.2007: Business-Process-Management verspricht gute Geschäfte, http://www.computerwoche.de/nachrichten/590647/ BPM – Die nächste große Welle?
  • Die zwei Strömungen von BPM Ablauforganisation Business Process Reengineering - BPR Geschäftsprozess- Management - GPM Workflow-Management SOA => Service-Orchestrierung Dokumenten-Management – Systeme – DMS (u.a.) Enterprise Appliation Integration – EAI Organisationslehre bis 1990 1990 - 2000 ab 2000 ab 2004 ab 2000 ab 2005 Business Process Management - BPM Organisation IT Jakob Freund BPM – Die nächste große Welle?
  • Erhebungen zu BPM (Beispiel) Jakob Freund Aktueller Stand bei der Umsetzung von BPM Erhebung in Q2/2007: > 100 „Entscheider“ aus D.A.CH. Durchgeführt von: PAC / IDS Scheer AG
    • Vorrangig Modellierung und QM
    • Ziele: Standardisierung und Effizienz
    • Compliance-Bedeutung sinkt
    • „ Outsourcing wichtig“: ca. 16 %
    • Prozessorientierung „befriedigend“
    • Prozessverantwortung:
      • 39% IT
      • 38% GF / Process Owner
      • 30% nicht geregelt
      • 22% Fachabteilung
    • Intensive Evaluierung: EAM/SOA
    BPM – Die nächste große Welle? Häufig unklar: Repräsentationsfähigkeit von Stichproben
  • Hoffnungen vs. Erfahrungen Jakob Freund
  • Ernüchterung: „Schrankware“ Jakob Freund Daily Doing ändert sich Schwer Verfügbare Modelle Fehler in der Erhebung Unklare Modelle Falsche Modelle Veraltete Modelle Ungenaue Modelle Schrank- ware Mangelnde Akzeptanz „ Prozess- Tapeten“ Unbekannte Modelle Hoffnungen vs. Erfahrungen
  • Ernüchterung: „There‘s no magic!“ Modelling Monitoring EAI / SOA Human Workflow Business IT Magic Process Engine Jakob Freund Hoffnungen vs. Erfahrungen
  • Bis zur Magie ist es noch ein weiter Weg
    • Praxismängel in Standardisierungen werden durch proprietäre Lösungen kompensiert (Herstellerabhängigkeit)
    • Fachliche Prozessmodelle können nicht ausreichend auf technische Workflowbeschreibungen gemapped werden
    • Round-Trip-Engineering funktioniert bestenfalls für „dankbare Szenarien“ (z.B. Urlaubsantrag)
    • BPM-Software wird eingesetzt, um auf deklarativer Ebene zu programmieren
    • Prozessimplementierung erfolgt nach wie vor durch Spezialisten
    • Versprochene Agilität in Bezug auf Prozessänderungen ist nicht gegeben
    • Für die Prozessbewertung relevante Kennzahlen können in automatisierten Workflows häufig nicht vollständig gemessen werden
    Jakob Freund Hoffnungen vs. Erfahrungen
  • Weitere Schwierigkeiten
    • Prozess-Simulation kann aufgrund mangelnder Präzision der Modelle und Parameter selten praktiziert werden
    • Referenzmodelle sind entweder zu allgemein oder zu spezifisch
    • Standards sind noch nicht ausgereift bzw. im ständigen Wandel
    • Toolmarkt ist intransparent
    Jakob Freund Hoffnungen vs. Erfahrungen
  • … und was lernen wir daraus? BPM funktioniert nicht wie versprochen ? BPM wird zukünftig ignoriert Man beschäftigt sich „bodenständig“ mit BPM Chancen verpassen Chancen erkennen Jakob Freund Hoffnungen vs. Erfahrungen
  • Chancen Jakob Freund
  • Beispiel - Transparenter Prozess? Jakob Freund Quelle: Abubakker, „ How To Create Better Looking Process Maps”, www.bpmenterprise.com Chancen
  • (Anti-)Pattern helfen bei der Modellierung Jakob Freund Quelle: Abubakker, „ How To Create Better Looking Process Maps”, www.bpmenterprise.com Chancen
  • Prozesse können rollenspezifisch kommuniziert werden Jakob Freund Prozesslandkarte Prozessdiagramm Prozessdokumentation Prozessmodell Chancen
  • Notationen werden präziser Jakob Freund Chancen BPMN
  • Prozessautomatisierung = Automatisierte Steuerung Jakob Freund Task Zuweisung Service Aufruf Task Zuweisung IT Δ Durchlaufzeit Execution Engine Human Workflow Human Workflow SOA IT IT Chancen
  • Prozessautomatisierung sichert Prozessziele
    • Entsorger: Rechnungsprüfung (Prozessdurchlaufzeit 1-3 Tage)
      • Initiierung durch Erfassung im ERP-System
      • Einbindung der Prozessbeteiligten über Intranet-Portal
      • Verbuchung und Zahlungsanweisung nach Freigabe im ERP-System
    • Handelskonzern: Filialumstellung (Prozessdurchlaufzeit ca. 4 Monate)
      • Initiierung durch Email-Empfang (Excel Sheet als Attachment)
      • Email-Versand zum Initiieren manueller Aktivitäten
      • Email-Empfang zur Kennzeichnung der Fertigstellung
    • Telko-Dienstleister: Monatsreport (Prozessdurchlaufzeit 2 Tage)
      • Initiierung durch Termin (monatlich)
      • Prüfung im ERP-System, ob alle Buchungen > 1 Mio. EUR kommentiert
      • Email an Verantwortliche bei fehlenden Kommentaren
      • Erstellung einer Excel-Tabelle über alle kommentierten Buchungen
    • Zusammenfassung: Prozesse im Griff dank…
      • … Visualisierung des Fortschritts in Echtzeit
      • … Eskalation bei Verzögerungen
      • … KPI-Messung und Reporting mit präzisem Drill-Down
    Jakob Freund Chancen
  • Prozessorientierung kann „sanft“ etabliert werden Jakob Freund Quelle: BPM Body of Knowledge der gfo Chancen
  • Möglichkeiten zur Orientierung: Gesamtkonzepte Jakob Freund
  • BPM LifeCycle Jakob Freund
    • Unternehmensstrategie als Grundlage
    • Prozessorientierung etablieren
    • Strategische Prozessausrichtung konzipieren
    • BPM-Projekte planen und priorisieren
    Strategy
    • Projektziele als Grundlage
    • Ist-Prozesse erheben und modellieren
    • Ist-Prozesse analysieren, Prozessziele definieren
    • Soll-Prozesse entwerfen
    Design
    • Fachliche Soll-Prozessmodelle als Grundlage
    • Change Management
    • Human Workflow Management
    • Systemintegration mit EAI und SOA
    Implementation
    • Gemessene Kennzahlen als Grundlage (BAM)
    • Abgleich mit Prozesszielen, Feedback zur Strategie
    • Absicherung der Prozesse (Monitoring, Eskalation)
    • Kontinuierliche Verbesserung (KVP)
    Controlling Möglichkeiten zur Orientierung: Gesamtkonzepte
  • BPM Body of Knowledge 1 Business Process Management (BPM) 1.1 BPM-Einführung mit Strategie 1.2 Entwicklung BPM-Konzept 1.3 Kosten/Nutzen von BPM 2 Personal und Struktur 2.1 BPM-Rollen und Verantwortlichkeiten 2.2 Prozessorientierte Aufbauorganisation 2.3 Personalentwicklung für BPM 6 IT beim BPM 6.1 BPM-Softwareprodukte 6.2 Prozessautomatisierung 6.3 Prozessorientiertes IT-Management 3 Strategische Prozessausrichtung 3.1 Strategieorientierung und -umsetzung 3.2 Prozessmodelle 3.3 Kernprozesse 3.4 Outsourcing von Prozessen 4 Prozessgestaltung 4.1 Prozessziele 4.2 Prozessdesign 4.3 Prozessmodellierung 4.4 Prozesssimulation und -bewertung 5 Prozesscontrolling und -optimierung 5.1 Prozesscontrolling 5.2 Prozessbenchmarking 5.3 Prozessoptimierung 5.4 Prozessrisikomanagement 7 Kultur beim BPM 7.1 Prozessorientierte Unternehmenskultur 7.2 Kommunikationskonzept 7.3 Mitarbeitereinbindung Jakob Freund Möglichkeiten zur Orientierung: Gesamtkonzepte
  • Möglichkeiten zur Orientierung: Initiativen Jakob Freund
  • Die BPM-Expertenkreise der gfo Jakob Freund Möglichkeiten zur Orientierung: Initiativen
  • BPM Body of Knowledge: Wie geht es weiter?
    • BoK wurde von der IABPM übernommen: International Association for BPM
    • Internationalisierung
      • Übersetzung ins Englische abgeschlossen
      • Übersetzung ins Französische steht bevor
    • Zertifizierung über akkreditierte Trägerorganisationen (gem. ISO 17024)
    • Kontinuierliche Weiterentwicklung des BoK ist geplant
    • BoK-Team trifft sich in regionalen Meetings (siehe BPM-Netzwerk)
    Jakob Freund … Möglichkeiten zur Orientierung: Initiativen
  • BPM-Netzwerk.de Jakob Freund Möglichkeiten zur Orientierung: Initiativen
  • Entwicklung und Zusammensetzung Jakob Freund Möglichkeiten zur Orientierung: Initiativen
  • Prinzip des BPM-Profils: 76 Themen zu BPM Jakob Freund Möglichkeiten zur Orientierung: Initiativen
  • Notationen und Execution Languages Jakob Freund Möglichkeiten zur Orientierung: Initiativen
  • BPM-Software Jakob Freund Möglichkeiten zur Orientierung: Initiativen
  • Das richtige Werkzeug finden Jakob Freund
  • Befragung „BPM-Software 2007“ Jakob Freund
    • Hintergrund: Konzeption eines Empfehlungssystems für BPM-Software
    • Zielsetzung: Prüfung getroffener Annahmen, weitere Impulse
    • Durchführung: Zwei Online-Befragungen im Zeitraum Feb-Mrz 2007
      • Befragung „Erfahrungsberichte“ (108 Teilnehmer)
      • Befragung „Bedarfserfassung“ (93 Teilnehmer)
    • Ergebnisse (Auszug)
      • Jede dritte Beschaffung ist zumindest teilweise ein Fehlkauf
      • Geplantes und tatsächliches Investitionsvolumen divergieren stark
      • BPM-Software vorrangig für Visualisierung/Dokumentation von Prozessen
      • Prozesslandkarten und Modellpublikationen spielen eine große Rolle
      • Anspruchsvolle Methoden und Referenzmodelle weniger relevant
      • Business Process Modeling Notation ist in D.A.CH. angekommen
    Das richtige Werkzeug finden
  • Warum BPM-Software (in Deutschland) gekauft wird Quelle: BPM-Software 2007, eine Befragung von BPM-Guide.de Jakob Freund Das richtige Werkzeug finden
  • Problematik der BPM-Toolauswahl Jakob Freund Probleme bleiben ungelöst U. wissen generell nicht, was BPM-Tools sind/bieten U. brechen Evaluierungen ab U. wählen ungeeignete Tools aus BPM als Thema ist allgemein und abstrakt Verschiedene Methoden unter dem Begriff „ BPM“ Hohe Hetero- genität des Marktes „ BPM“ ist Buzz-Word Potentiale werden nicht realisiert Es wird keine BPM-Software beschafft Auch völlig themenfremde Tools „können“ BPM U. können Produktmerkmale nicht nutzenorientiert intepretieren Abbildung der Methodenvielfalt Im Toolmarkt geringe Transparenz des Marktes U.-Berater sind nicht neutral Große Anbieter verkaufen eigene Tools über Cross-Selling BPM-Projekte scheitern BPM ist als Thema nicht mehr akzeptiert Studien/Events betrachten nur Bruchteil des Marktes U. finden kein geeignetes Tool Geringe Abgrenz- barkeit des Marktes
  • Sinnvolle Aktivitäten im BPM-Tool-Auswahlprozess
    • Priorisierung der Einsatzszenarien (evtl. Stufensystem)
      • Visualisierung und Dokumentation
      • Analyse und Simulation
      • Human Workflow Management und SOA
    • Erstellung eines groben Kriterienkataloges (insbesondere K.O.-Kriterien)
    • Scannen und Filtern des Marktes
      • Marketing Material
      • Veranstaltungen (z.B. OMG infodays, gfo Process Solutions Day, Cebit, SYSTEMS, …)
      • Studien (z.B. Fraunhofer, BARC)
      • Webseiten (z.B. BPM-Guide.de, BPM-Netzwerk.de, Seiten der Hersteller)
    • Erstellung eines feinen Kriterienkataloges
    • Kontaktaufnahme mit den Herstellern
      • Anfordern von Testversionen
      • Live-Präsentation (2-stufig: Internet und vor Ort)
      • Optional: Erstellung eines Prototypen (z.B. für Musterprozess, bei Workflow/SOA sehr zu empfehlen)
    • Finale Entscheidung
    Jakob Freund Das richtige Werkzeug finden
  • Tool-Vergleich über Nutzwertanalyse Jakob Freund Das richtige Werkzeug finden Kriterium Gewicht Tool 1 Tool 2 Beurteilung Bewertung Beurteilung Bewertung Kriterium 1 4 50 200 80 320 Kriterium 2 2 60 120 90 180 Kriterium 3 1 50 50 50 50 Entscheidung 370 550
  • Das Problem: Erfüllungsgrade
    • Abschätzung des „Erfüllungsgrades“ bei einer BPM-Software ist extrem schwierig
      • „ Einfache Bedienung zu 80% erfüllt“
      • „ Anpassbarkeit der Prozessreports zu 40% erfüllt“
      • „ Wartbarkeit des Modells zu 70% erfüllt“
    • Deshalb: Verfeinerung von Kriterien
    • Zielsetzung ist „atomares“ Niveau, also die Abfrage von Eigenschaften, die eine Software entweder besitzt oder nicht
      • „ Neue Elemente können per Drag‘n Drop auf die Zeichenfläche gebracht werden (Ja/Nein)“
      • „ Prozessreport kann hinsichtlich der verwendeten Farben frei konfiguriert werden (Ja/Nein)“
      • „ Alte Modell-Versionen werden nicht überschrieben, sondern in der Historie archiviert (Ja/Nein“
    Jakob Freund Das richtige Werkzeug finden
  • Ein Empfehlungssystem für BPM-Software Jakob Freund 10 76 246 >30 Das richtige Werkzeug finden
  • Vielen Dank – Fragen? Jakob Freund Später fragen: [email_address]